Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления сельского поселения Устьянское



1

АДМИНИСТРАЦИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ УСТЬЯНСКОЕ

УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

с. Устье

  от  01.04.2020                                                                                                    № 58

Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах   местного самоуправления сельского поселения Устьянское

В связи с введением в действие Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года № 2004-ст (с изменениями и дополнениями), в целях совершенствования организации работы с документами в органах местного самоуправления  сельского поселения Устьянское, оперативного исполнения документов и поручений, повышения качества подготовки распорядительных документов и на основании пункта 8 статьи 3 и статьи 36 Устава поселения администрация поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления сельского поселения Устьянское (прилагается).

2. В организации работы с документами руководствоваться настоящей Инструкцией.

3. Настоящее постановление вступает в силу с момента принятия.

Глава поселения                                                                                               И.В. Быков

Утверждена

постановлением

администрации поселения

от 01.04.2020  № 58 

(приложение)                                                                

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в органах местного самоуправления

сельского поселения Устьянское

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления сельского поселения Устьянское (далее соответственно – Инструкция и ОМС) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и автоматизированными информационными ресурсами в ОМС.

1.2. Документы и автоматизированные информационные ресурсы ОМС являются муниципальной собственностью, имуществом сельского поселения.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 (с последующими изменениями), приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», Правилами  организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 № 526, требованиями Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ  Р 7.0.8-2013), регламентами ОМС.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя документа. Автоматизированные технологии обработки документированной информации, применяемые в ОМС должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Организация ведения и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в ОМС осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в администрации поселения.

Организация  ведения и совершенствование  делопроизводства в работе с обращениями граждан, объединениями граждан,  в том числе юридических лиц (далее – обращения), запросами государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений  (далее – запросы), методическое руководство и контроль  за соблюдением  установленного порядка работы с обращениями и запросами в администрацию поселения осуществляются  специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в администрации поселения.

1.6. Основные потоки документов в  ОМС делятся  на:

- документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти области, обладающих статусом юридического лица, а также физических лиц (входящая документация);

- документы, направляемые в иные организации, документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, а также физическим лицам (исходящая документация).

- документы, созданные в ОМС и не предназначенные для направления в иные организации, органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица (далее также – внутренняя корреспонденция, входящая внутренняя корреспонденция, исходящая внутренняя корреспонденция).

1.7. Организация (регистрация) работы с документами, поступившими от иных организаций, органов ОМС на имя  Главы поселения и с документами, направляемыми в иные организации, осуществляется специалистом администрации поселения на бумажных носителях или в электронном виде.

Организация работы с документами, поступившими из органов исполнительной государственной власти области осуществляется через автоматизированную систему электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области  (далее – АСЭД «Директум»).

Организация работы с обращениями, запросами осуществляется специалистом администрации поселения на бумажных носителях.

Организация работы с документами, связанными с проведением личных приемов граждан Главой поселения  осуществляется на бумажных носителях.

1.8. Организация работы с внутренней корреспонденцией, документами, поступившими от ОМС, обладающих статусом юридического лица, и документами, направляемыми в ОМС, обладающие статусом юридического лица, осуществляется специалистом администрации на бумажных носителях.

              1.9. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в ОМС, за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на Главу сельского поселения.

Глава поселения распоряжением назначает ответственного за ведение делопроизводства,  который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя о состоянии их исполнения, осуществляет ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их на хранение в архив,  а также ознакомление работников с нормативными  и методическими документами по делопроизводству.

              1.10. Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется специалистами администрации  поселения.

              1.11. При работе с подлинниками документов в ОМС не разрешается вносить в них исправления и делать  пометки, искажающие смысл и содержание документа.

              1.12. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц и специалистов ОМС. Должностные лица и специалисты несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность служебных документов.

1.13. При увольнении, перемещении по службе должностные лица, специалисты обязаны передать все находящиеся у них документы специалисту, ответственному за делопроизводство в ОМС, или иному специалисту по указанию руководителя ОМС. При увольнении специалиста или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.14. Делопроизводство в ОМС ведется АСЭД «Директум» (Правительство Вологодской области) и на бумажных носителях.

1.15. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

реквизит документа - элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

входящие документы - документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти области, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;

исходящие документы - документы, направляемые в иные организации,  органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, а также исходящая внутренняя корреспонденция;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОМС

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в ОМС оформляются на бланках (черно-белых), стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.

2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А 4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм)

При подготовке документов в органах ОМС используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.3. В ОМС  применяются следующие виды бланков:

бланк постановления ОМС;

бланк распоряжения ОМС;

бланк решения ОМС

бланк письма ОМС

бланк протокола заседания.

В ОМС применяются три  вида бланков распоряжений:

Бланк распоряжений  по основной деятельности ОМС (-р);

Бланк распоряжений по личному составу ОМС(-р лс);

Бланк распоряжений на отпуска, командировки, взыскания ОМС (-р ок).

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.

2.1.4. Для каждого вида бланков устанавливается свой состав реквизитов:

1) для бланков постановления, распоряжения, решения ОМС (продольные черно-белые бланки):

- наименование организации (администрация, Совет сельского поселения Устьянское);

- вид документа (решение, постановление, распоряжение);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- место составления (издания) документа (с.Устье);

- наименование высшего должностного лица ОМС (Глава сельского поселения).

2) для бланка письма ОМС (угловой черно-белый  бланк):

-наименование  органа местного самоуправления (администрация сельского поселения, Совет сельского поселения);

- справочные данные об ОМС (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;

3) для бланка протокола заседания при Главе поселения (продольный черно-белый бланк):

- вид документа (протокол заседания при Главе поселения);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- место составления (издания) документа.

2.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

2.1.6. Образцы бланков, используемых в администрации сельского поселения,  приведены в приложении 1 к Инструкции.

2.2. Оформление реквизитов документов

2.2.1. Документы (бланки), создаваемые в процессе деятельности ОМС имеют установленный состав реквизитов, а также порядок их расположения и оформления.

2.2.2. На основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, настоящей Инструкцией устанавливается следующий состав реквизитов документов ОМС:

-наименование исполнительного органа местного самоуправления (администрация  сельского поселения Устьянское, Совет сельского поселения Устьянское);

-фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;

-должность лица, подписавшего документ;

-подпись должностного лица;

-вид документа;

-место составления (издания) документа;

-справочные данные об ОМС;

-адресат;

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-наименование документа;

-текст документа;

-ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

-отметка о наличии приложений;

-гриф согласования;

-гриф утверждения;

-виза;

-оттиск печати;

-отметка о заверении копии;

-отметка об исполнителе;

-указания по исполнению документа;

-отметка о контроле документа;

-отметка об исполнении документа.

2.2.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Правила оформления реквизитов документов представлены в приложении 2 к Инструкции.

2.3. Подготовка и оформление проектов правовых актов ОМС

2.3.1. Постановления, распоряжения и решения ОМС (далее в настоящем подразделе  также – проект правового акта, проект, постановление, распоряжение, решение) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов области, района, поселения, а также должностных лиц, имеющих в соответствии с Уставом поселения, право вносить проекты муниципальных правовых актов.

2.3.2. Постановления, распоряжения и решения ОМС оформляются на бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов. В ОМС используются электронные шаблоны бланков проектов правовых актов.

2.3.3. Проекты постановлений, распоряжений и решений ОМС готовятся в соответствии с порядком подготовки и в сроки, установленные регламентом ОМС.

Порядок согласования проектов постановлений, распоряжений и решений ОМС, состав документов, сопровождающих указанные проекты, порядок принятия и доведения до исполнителей принятых актов устанавливаются регламентом ОМС.

2.3.4. Основные требования к оформлению проектов правовых актов:

2.3.4.1. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) без оборотной стороны шрифтом Times New Roman размером № 13-14 с соблюдением полей, установленных пунктом 2.1.2 подраздела 2.1 раздела II Инструкции. В верхнем правом углу первого листа проекта печатается слово «Проект».

2.3.4.2. Проекты правовых актов содержат следующие реквизиты:

проекты постановлений, распоряжений и решений ОМС:

-наименование ОМС (администрация, Совет  сельского поселения Устьянское);

-наименование вида акта (постановление, распоряжение, решение);

-дата;

-регистрационный номер;

-место составления;

-заголовок;

-текст;

-подпись должностного лица;

-виза должностного лица, ответственного за разработку проекта, рассылка.

2.3.4.3. Такие реквизиты, как количество экземпляров в рассылке, опубликование,  наименование вида акта, наименование ОМС, дата, регистрационный номер, место составления, оформляются в соответствии с правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к Инструкции).

2.3.4.4. Заголовок оформляется по ширине страницы над текстом централизованным способом, печатается обычным шрифтом через один межстрочный интервал без кавычек и не подчеркивается. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста правового акта. Точка в конце заголовка не ставится.

2.3.4.5. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, выравнивается по левой и правой границам текстового поля, печатается через одинарный межстрочный интервал; при наборе текста необходимо использовать функцию автоматического переноса во избежание неоправданно больших пробелов между словами. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст правового акта должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.

Текст может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей или распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки акта. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и другое. Если акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и наименование документа (заголовок к тексту).

Преамбула в постановлениях администрации поселения завершается словами «администрация поселения ПОСТАНОВЛЯЕТ:».

Преамбула в решениях Совета поселения завершается словами «Совет поселения РЕШИЛ:».

Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» печатаются с новой строки без отступа от границы левого поля прописными буквами жирным шрифтом.

Преамбула в распоряжениях администрации поселения может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

2.3.4.6. Постановляющая (распорядительная) часть проекта правового акта, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые также нумеруются арабскими цифрами с точкой.

В постановляющей (распорядительной) части могут содержаться конкретные поручения, указываться исполнители  (органы власти поселения, конкретные должностные лица, специалисты), описываться механизмы реализации устанавливаемых данным актом  норм и поручений, устанавливаться сроки их исполнения, могут содержаться сведения  о должностном лице, специалисте на которое возлагается контроль за исполнением данного акта.

              В текстах постановлений, распоряжений, решений и текстовых приложениях допускается использование стандартных общепринятых сокращений слов и словосочетаний с целью сокращения объема документа и ускорения восприятия информации (например: г. - год, город; д. - деревня; с. - село; ул. - улица; и т.д. - и так далее; и т.п. - и тому подобное). Использование аббревиатур в постановлениях, распоряжениях, решениях и текстовых приложениях к ним допускается только при условии введения их в качестве сокращения какого-либо понятия (словосочетания, наименования и другое) после первого его упоминания в тексте, например:

«Об утверждении регламента органа местного самоуправления (далее - ОМС)».

В нетекстовых приложениях помимо общепринятых сокращений допускается использовать аббревиатуры без введения их в качестве сокращений, но при этом необходимо составлять список сокращений, использованных в таких приложениях.

Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. При этом в тексте допускается последующее сокращение наименования.

2.3.4.7. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Подчеркивание, выделение слов или словосочетаний в текстах правовых актов  не допускаются. В тексте не допускается написание аббревиатуры РФ вместо слов «Российская Федерация».

Не допускается вместо года «2000 (2001, 2002)» писать «00 (01, 02)».

В тексте проекта правового акта следует использовать словесно-цифровое написание даты: «5 января 2001 года». Проставлять ноль в обозначении даты, содержащей одну цифру, не следует.

В тексте проекта правового акта инициалы рекомендуется ставить перед фамилией.   Не допускается переносить на другую строку или страницу фамилии от инициалов, знаки номера, параграфа, процентов, часа и прочее от соответствующих цифр.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (в последней группе - три цифры): 65 439; 7 230. Разбивка чисел на группы возможна только в отношении чисел, обозначающих количественные выражения (объем, сумма, количество и другое).  В числах, состоящих из целой и дробной частей, точка между цифровыми группами не ставится. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов, знаменательных дат не рекомендуется переносить словесные выражения на другую строку или страницу отдельно от цифровых.

2.3.4.8. В проектах правовых актов о выделении средств из  бюджета поселения, наименования статей расхода бюджета должны соответствовать их наименованиям в решении Совета  сельского поселения Устьянское о бюджете поселения на соответствующий календарный год.

2.3.4.9. В предписаниях, адресуемых не находящимся в подчинении ОМС организациям, расположенным на подведомственной территории, применяются глаголы «предложить», «рекомендовать». В отдельных случаях возможна категоричная форма обращения, если распорядительный правовой акт издается по вопросам компетенции Главы поселения, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

2.3.4.10. При необходимости признания утратившим силу действующего (действующих) акта (актов), текст пункта об этом начинается словами:

«Признать утратившим (утратившими) силу …».             

              Далее следуют   реквизиты правовых актов  (перечень правовых актов), которые утрачивают силу, в последовательности: вид правового акта, наименование органа,  принявшего (издавшего) акт, дата, регистрационный номер, наименование акта.

2.3.4.11. Проект постановления должен содержать указания на дату и порядок вступления в силу правового акта.

Например:

«Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания»

или

«Настоящее постановление вступает в силу на следующий день после его официального опубликования (обнародования)».

              2.3.4.12. Проекты о внесении изменений в ранее принятые акты, как правило, начинаются фразой:

«Внести  в постановление  (решение, распоряжение) ОМС  (дата, номер, наименование) следующие изменения:».

Далее следует перечень изменений, которые необходимо внести в правовой акт, по схеме от меньшего к большему: абзац, подпункт, пункт, раздел, например: «в абзац первый подпункта 1.1 пункта 1 раздела I».

Все изменения, вносимые в ранее принятые постановления, распоряжения, должны соответствовать структуре основного правового акта, в который вносятся изменения.

При необходимости внесения существенных и многочисленных изменений в действующий правовой акт составляется новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего, подлежащего отмене или признанию  утратившим   силу.

Внесение поправок, меняющих смысл и содержание текстов проекта правового акта, полностью прошедших согласование в ОМС  в соответствии с регламентом ОМС, не допускается. Внесение изменений в утвержденные правовые акты осуществляется в соответствии с регламентом ОМС.

2.3.4.13. Подпись должностного лица отделяется от текста правового акта 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Глава сельского поселения» инициалов и фамилии  Главы сельского поселения, или слов «По поручению  Главы сельского поселения  заместитель Главы поселения», инициалов и фамилии  заместителя  Главы поселения.

Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при необходимости размещения текста проекта на одной странице.

2.3.4.14. Проекты решений, распоряжений и постановлений ОМС могут иметь приложения.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифта идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений ОМС. В тексте приложений  используется  одинарный межстрочный интервал.

              В приложениях помещаются положения, порядки, регламенты, перечни, списки, составы комиссий, графики и иное. В тексте решений, постановлений и распоряжений ОМС должна содержаться ссылка на приложение.

Приложения нумеруются в порядке их упоминания в тексте, знак «№» при этом не ставится. Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложение не утверждается, в тексте правового акта делается ссылка «согласно приложению» или «(прилагается)», на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», а ниже дается ссылка на соответствующее постановление или распоряжение в дательном падеже. Все составные части реквизита оформляются флаговым способом  (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов), например:

«Приложение

к постановлению

администрации поселения

от ___________ № __»

«Приложение

к решению Совета поселения

от ___________ № __»

             

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения со ссылкой на постановление или распоряжение, его дату и номер, например:

«УТВЕРЖДЕНО

постановлением

администрации поселения

от _________ № ____

(приложение 1)»

Гриф утверждения в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: соответственно порядок – УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, рекомендации - УТВЕРЖДЕНЫ.

Если утверждается (приводится) форма какого-либо стандартного, типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через дополнительный интервал от границы правого поля пишется слово «Форма», а далее идет заголовок приложения, например:

«Приложение 1

к Порядку

Форма

Отчет

об исполнении бюджета  сельского поселения Устьянское

Слово «Форма», как правило, включается в заголовок приложения, если он не является частью утверждаемой (приводимой в приложении) формы, например:

«Форма

номенклатуры дел администрации

сельского поселения Устьянское»

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 3 к Инструкции.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, полужирным шрифтом, например:

«Положение

об оплате труда в органах местного самоуправления

сельского поселения Устьянское»

Через 2 - 3 межстрочных интервала печатается текст приложения.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела.

Для обозначения подразделов используется нумерация второго уровня                                    (с использованием двух цифр). Пункты в подразделах нумеруются с использованием нумерации третьего уровня (тремя цифрами, разделенными точками, первая и вторая из которых повторяют номер подраздела, третья обозначает порядковый номер пункта).

Пункты при необходимости  могут подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации четвертого уровня (номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами, пункты - арабскими или разделы - арабскими с нумерацией первого уровня, пункты - арабскими с нумерацией второго уровня, например:

«1. Название раздела

1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта.

1.3.1. Текст подпункта.

1.3.2. Текст подпункта.

1.3.3. Текст подпункта»

или

«I. Название раздела

1.1. Название подраздела

1.1.1. Текст пункта.

1.1.2. Текст пункта.

1.2. Название подраздела

1.2.1. Текст пункта.

1.2.2. Текст пункта.

II. Название раздела

2.1. Название подраздела

2.2.1. Текст пункта.

2.2.2. Текст пункта».

2.3.4.15. Для объяснения  тех или иных особенностей, которые могут быть отражены в нормативном предписании  проекта правового акта, а также в целях уточнения отдельных нормативных предписаний проекта к отдельным его частям (пунктам, подпунктам, абзацам, отдельным словосочетаниям или словам) может быть сделана сноска, обозначаемая звездочкой или арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса, например:  «¹», «²» и так далее.

Текст сноски печатается через один межстрочный интервал, размером шрифта меньше размера шрифта основного текста (например, размером № 10 или № 12) в конце каждой страницы. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. 

Также после символа сноски можно поставить знак «тире». В этом случае текст сноски будет печататься со строчной буквы, после сноски будет ставиться точка с запятой, а после последней сноски - точка.

Применяемые в проекте правового акта тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.

В проекте правового акта допускается использование примечаний в случаях, когда нормативное предписание не представляется возможным изложить в соответствующем пункте текста. Если примечаний несколько, они обозначаются порядковыми номерами, оформленными арабскими цифрами. Примечания могут оформляться в конце пункта (подпункта) проекта, после таблицы или в конце документа.

Примечания печатаются шрифтом меньшего размера, чем размер шрифта основного текста (например, размером № 10 или № 12).

Если примечание одно, то после текста с красной строки пишется слово «Примечание», ставится двоеточие и далее в строку со строчной буквы пишется текст  примечания.

Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются после слова «Примечания», каждое с красной строки, например:

«Примечания:

1. ....

2. ....

и т.д.»

2.3.4.16. Если в текст  приложения необходимо включить формулу, то следует придерживаться соответствующего порядка ее пояснения:

сначала упоминается наименование показателя, рассчитываемого по формуле, после которого в скобках указывается его буквенное обозначение и ставится двоеточие;

далее после двоеточия через дополнительный межстрочный интервал по центру текстового поля пишется формула, после которой через запятую пишется слово «где» и ставится двоеточие;

далее с красной строки следуют пояснения буквенных обозначений формулы в порядке их следования в ее составе, например:

Коэффициент бюджетной эффективности налогоплательщиков - физических лиц (Кбэнп) рассчитывается по формуле:

         ПБ1

К бэнп  =  __________, где:

                                                                     ПБ2

ПБ1 - объем потерь  бюджета поселения в результате предоставления налоговых льгот за период, предшествующий оцениваемому;

ПБ2 - объем потерь бюджета поселения в результате предоставления налоговых льгот за оцениваемый период.»

2.3.4.17. Если проект предусматривает утверждение состава комиссии, то, как правило, персональный состав комиссии оформляется в приложении. Помимо председателя комиссии в составе должен быть определен секретарь комиссии. Также может быть определен заместитель председателя комиссии.

Перед перечнем членов комиссии должна быть строка «Члены комиссии:», перечень оформляется без нумерации. Сведения о членах комиссии содержат фамилии, инициалы (допускается при необходимости прописывать имена и отчества членов комиссии полностью), должности. Фамилии членов комиссии перечисляются по алфавиту.

Если член комиссии не является должностным лицом ОМС, к сведениям о нем добавляется отметка «(по согласованию)». Если таких членов в комиссии более пяти, то отметку «(по согласованию)» можно заменить значком «*», а в конце последнего листа сделать сноску: «- по согласованию».

Указанные выше требования также обязательны при оформлении составов любых коллегиальных органов (комитетов, советов и др.).

2.3.4.18. Таблицы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 «№ п/п», после которой текст  строки в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст пишется со строчной буквы, за исключением имен собственных и наименований, которые пишутся с заглавной буквы.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, выравниваются по центру. Текст в строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы, например:

Наименование объекта

Объем финансирования за счет средств

федерального  бюджета

областного  бюджета

местного  

бюджета

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, сокращение слов в заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы (например, в графе «Единица измерения») употребляются только общепринятые условные обозначения. Главным словом заголовков и подзаголовков граф и строк таблицы является, как правило, имя существительное в именительном падеже единственного числа. В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс. рублей, тыс. тонн и другое).

Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф. Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами разных граф, то он опускается.

Если в таблице есть строки, содержащие слова «Итого», «Всего», то после указанных слов двоеточие не ставится.

Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять кавычками в пределах фрагмента таблицы, расположенного на одной странице. Повторяющиеся в графах числовые значения заменять кавычками нельзя, например:

№

п/п

Наименование

организации-поставщика

Единица измерения

Коли-

чество

Срок

поставки

Наименование

ответственного

органа

1.

ОАО        
«Вектор»

  штук  

    100  

I квартал
2008 года

Департамент строительства и жилищно-коммунального хозяйства области

2.

ОАО «Автодизель»

  - " - 

    100  

  - " - 

       - " -       

С целью однозначного, правильного понимания соотношения элементов таблицы числовые значения располагаются на уровне последней строки наименования показателя (в приведенной выше таблице – показатель «штук»). В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись начинается на уровне первой строки, например:

№п/п

Наименование  показателя

Пояснения по заполнению

1.

Высшие и средние     
специальные учебные  
заведения            

указываются полные наименования учебных      
заведений (указание сокращенных наименований 
не допускается)                              

2.

Специальность        

наименование специальности указывается в     
соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию 

Оформление таблиц допускается на листах формата А3.

2.4. Оформление отдельных видов документов  в ОМС

2.4.1. Состав документов ОМС

2.4.1.1. В деятельности ОМС помимо правовых актов (постановления,  распоряжения, решения ОМС) создается комплекс организационно-распорядительных документов:  положения, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другое.

2.4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний  при Главе ОМС, иных заседаний и совещаний (далее также – заседания (совещания)).

2.4.1.3. Взаимные обязательства ОМС с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

2.4.1.4. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности ОМС  создаются иные виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и  другое.

2.4.2. Протокол

2.4.2.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях каких-либо коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных секретарем совещания (заседания) либо иным участником совещания (заседания) во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.4.2.2. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.4.2.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должности. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в  вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

«Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).»

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня (сколько пунктов включено в повестку, столько разделов она содержит). Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса  излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал).

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:) отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 

1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,

1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

При необходимости приводятся итоги голосования:

«За - ...,

против - ...,

воздержалось - ...».

2.4.2.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей:  вводной и основной. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей, а справа от наименования должностей – соответствующие инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

«Присутствовали:

Главный специалист администрации поселения И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрировано размером шрифта №№ 13,14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Инициалы и фамилии печатаются с красной строки через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.4.2.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

2.4.2.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы заседаний рабочих групп, протоколы координационных, экспертных советов и иные.

2.4.2.7. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4, протоколы заседания депутатов Совета поселения, совещания при Главе ОМС – на бланке протоколов и имеют следующие реквизиты:

наименование ОМС (администрация  поселения Устьянское, Совет  сельского поселения Устьянское) - печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;

вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита «вид документа» одним межстрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится заседание (совещание) или в каком месте; печатается через 2 межстрочных  интервала после реквизита «вид заседания (совещания)», отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже реквизита «место проведения заседания (совещания)»; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста основной части протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.4.2.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

2.4.2.9. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

Выписки из протокола заседания при Главе ОМС заверяются  печатью «Администрация».

Выписки из протокола заседания Совета ОМС заверяются  печатью «Совет».

Образцы оформления протоколов (полного и краткого) представлены в приложениях 4, 5 к Инструкции.

2.4.3. Акт

              2.4.3.1. Акт - документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и  другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

              2.4.3.2. Акт оформляется на угловом бланке ОМС либо на листах бумаги формата А4.

              2.4.3.3. Акт содержит следующие  реквизиты:  наименование ОМС (администрация  сельского поселения Устьянское, Совет  сельского поселения Устьянское), название вида документа (АКТ), дата и номер акта, место издания, заголовок, текст документа, отметка о наличии приложений (при необходимости), подписи, гриф утверждения (при необходимости).

Наименование ОМС (администрация или Совет  сельского поселения Устьянское) – указывается полное официальное наименование.

Наименование вида документа – если акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово АКТ печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером № 17, допускается центрирование.

Дата и номер акта – дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже реквизита «наименование вида документа»; номер акта обозначается арабскими цифрами, состоит из порядкового номера документа, который при необходимости дополняется индексом дела по номенклатуре.

Место составления – с. Устье.

Заголовок – включает в себя краткое содержание текста. Он может начинаться с предлога «О» или «Об», например: «О проверке наличия и сохранности документов».

              Текст имеет сложную структуру и делится на части.

              Вводная часть всегда начинается со слова «ОСНОВАНИЕ». Далее в именительном падеже указываются реквизиты правового акта, в соответствии с которым была образована комиссия, например:

ОСНОВАНИЕ: распоряжение ОМС от 15 августа 2013 года № 15 «О проведении инвентаризации»

Далее ниже указывается состав комиссии  начиная с председателя, например:

«Составлен комиссией:

Председатель комиссии                        должность                                           И.О. Фамилия

Члены комиссии                                          должность                                          И.О. Фамилия»

Если во время работы комиссии присутствовали другие должностные лица, не включенные в состав  комиссии, это оформляется так:

«Присутствовали                                          должность                                          И.О. Фамилия»

Констатирующая часть начинается с целей и задач проведения работы, далее фиксируются установленные факты. Эта часть акта может быть оформлена в виде таблицы, которая позволяет в небольшом объеме обеспечить высокую степень информативности.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа (комиссия установила).

Число экземпляров акта определяется либо нормативными документами, либо практической необходимостью. При указании экземплярности указывается их местонахождение, например:

«Составлен в 2 экземплярах:

1 экз. – в бухгалтерию;

2 экз. – в дело №.»

2.4.3.4. Приложение – отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

«Приложение: на 3 л. в 2 экз.»

Такое оформление допускается в том случае, когда наименование прилагаемого документа указано в тексте. Если наименование прилагаемого документа не указано в тексте, отметку о наличии приложения оформляют так:

«Приложение: Инструкция по делопроизводству на 85 л. в 1 экз.»

В самом приложении к акту на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка о принадлежности приложения к акту с указанием даты составления и номера акта, например:

«Приложение

к акту комиссии

от     № »

Если приложений несколько, они обязательно нумеруются.

Подпись – акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

              Гриф утверждения – состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего акт, его подписи, даты утверждения.

В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией, дата утверждения ставится собственноручно в момент утверждения акта должностным лицом, который ставит подпись.

              Гриф утверждения акта располагают в правом верхнем углу.

Образец оформления акта представлен в приложении 6 к Инструкции.

2.4.4. Записка (докладная, объяснительная)

2.4.4.1. Докладная записка – документ, адресованный Главе сельского поселения, заместителю Главы сельского поселения содержащая обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может носить инициативный (побуждающий принять решение), информационный или отчетный характер.

2.4.4.2. Докладная записка оформляется на листе бумаги формата А4 в свободной форме, подписывается составителем и не регистрируется.

2.4.4.3. Докладная записка должна иметь следующие реквизиты:

адресат – Глава сельского поселения, заместитель Главы сельского поселения,

фамилия, имя, отчество составителя докладной записки,

заголовок к тексту, который начинается с предлога «О» или «Об»,

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) - слова                  ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА печатаются прописными буквами в разрядку  полужирным шрифтом размером № 17 по центру),

текст документа - состоит из двух частей: в первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, и приводится их анализ, во второй содержатся выводы и предложения,

дата,

подпись составителя докладной записки.

              2.4.4.4. Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию Главы сельского поселения, заместителей Главы сельского поселения.              Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

2.4.5. Служебная переписка

2.4.5.1. Служебное письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату.

              2.4.5.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы (бланк письма  ОМС) и имеют следующие реквизиты:

наименование органа;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об ОМС;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

наименование к документу (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

виза;

отметка об исполнителе.

Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к Инструкции).

2.4.5.3. Требования к тексту служебного письма.

Текст письма печатается через один межстрочный интервал (если текст небольшой по объему (4-5 строк), допускается полуторный межстрочный интервал)  размером шрифта №№ 13,14 и представляет собой последовательное, связное изложение, состоящее, как правило, из двух частей.

В первой части служебного письма указываются причины, основания или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма; во второй (заключительной), начинающейся с абзаца, помещаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и другое, то для лучшего восприятия его следует делить на абзацы.

Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. Несколько вопросов освещаются в письме в том случае, если они связаны одной темой.

Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, без многословия, которое может мешать выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным, без использования вычурных оборотов изъявления вежливости типа «не будете ли вы так любезны», «соблаговолите подписать», носящих архаичный оттенок.

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается использованием вводных слов и конструкций: «по-видимому», «по-прежнему», «как известно», «если возможно» и т.д. При обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений, например: «В порядке обмена...», «В связи...», «В соответствии...».

Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая обстоятельства ….», «принимая во внимание», «руководствуясь правовыми актами …» и т.п.

Оформленное на бланке письмо не рекомендуется начинать с указания наименования подразделения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц печатного текста.

Служебные письма излагаются, как правило, от третьего лица единственного числа, например:

              «Администрация поселения рассмотрела…»

              или от первого лица множественного числа, например:

              «Просим направить…»,

              «Высылаем перечень…».

              2.4.5.4. К служебным письмам составляется реквизит «наименование документа (заголовок к тексту)», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

              2.4.5.5. В служебных письмах чаще всего используются фразы этикетного характера: «Уважаемый…!» - в начале письма над текстом и  «С уважением …» - в заключительной части письма.

2.4.5.6. Служебные письма ОМС готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Губернатора Вологодской области, Правительства Вологодской области Главы района;

как сопроводительные письма к документам;

как ответы на письма (запросы) различных органов власти, организаций и физических лиц;

как инициативные письма.

2.4.5.6.1. Сопроводительные письма прилагаются к документу либо пакету документов, направляемых в чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются документы. Сопроводительное письмо может содержать информацию о поручениях и сроках их исполнения.

2.4.5.6.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать, поступившим запросам, указаниям по исполнению поступивших документов, на которые готовится ответ.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы, содержащиеся в письме, на которое дается ответ, могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если ответное письмо содержит отказ, он должен быть убедительно аргументирован.

2.4.5.6.3. Инициативные письма составляются по инициативе адресанта (должностных лиц ОМС) в зависимости от цели подразделяются на следующие виды:

письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-обращение и другое);

письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение и другое).

2.4.5.6.4. По характеру информации письма подразделяются  на:

информационные;

гарантийные;

письма-подтверждения;

письма-напоминания;

письма-приглашения;

письма-извещения и др.

Информационные письма - это письма, сообщающие различного рода сведения.

Гарантийные письма - документы, обеспечивающие исполнение изложенных в нем обязательств. В них адресату обычно гарантируется оплата или исполнение иного обязательства. Изложение текста в таких письмах должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи: Главы поселения или  управляющего делами ОМС, в органах ОМС руководителя органа  или заместителя руководителя, главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки таких писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Допустимо составление писем-напоминаний, содержащих в себе только заключительную часть.

Письма-приглашения содержат предложение адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Как правило,  текст этих писем начинается словами: «Приглашаем Вас...», «Просим Вас принять участие...». В них раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Текст письма-извещения обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и т.п. Такие письма составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.

Образец расположения реквизитов письма и границы заполнения на формате А4 представлен в приложении 7 к Инструкции.

Информация, объем которой превышает две страницы печатного текста, оформляется приложением к сопроводительному письму.

             

2.4.6. Договор (муниципальный контракт, соглашение)

2.4.6.1. Договор  (соглашение) – соглашение двух или нескольких сторон об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

2.4.6.2. Договор (соглашение)  оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа – ДОГОВОР (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ КОНТРАКТ, СОГЛАШЕНИЕ) – печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля;

заголовок договора (соглашения) – печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится, например:

«ДОГОВОР

между администрацией сельского поселения Устьянское

и  ООО «Ресурс –В» …»

дата - печатается от правой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка и оформляется словесно-цифровым способом после подписания договора (соглашения) последней стороной договора (соглашения);

регистрационный номер – печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка (на одном уровне с датой);

текст – состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (муниципального контракта, соглашения) могут иметь заголовки;

преамбула – содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное), фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, которыми будет подписан договор (муниципальный контракт, соглашение), наименования и реквизиты документов, на основании которых действуют представители сторон;

число разделов – статей текста договора (муниципального контракта, соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (муниципального контракта, соглашения) и согласия сторон;

заключительная часть – содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов сторон, подписи должностных лиц (подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (муниципальный контракт, соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи), оттиска печати каждой из сторон;

приложения – ряд урегулированных договором (муниципальным контрактом, соглашением) вопросов может быть вынесен в приложения. В этом случае они рассматриваются как составные части договора (муниципального контракта, соглашения). В тексте договора (муниципального контракта, соглашения) обязательно должна быть сделана ссылка на имеющиеся приложения, а также должно быть отмечено, что все приложения к договору (муниципальному контракту, соглашению) являются неотъемлемой частью договора (муниципального контракта, соглашения).

2.4.6.3. Количество экземпляров договора (муниципального контракта, соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (муниципальный контракт, соглашение), за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами предусмотрено иное количество экземпляров договора (муниципального контракта, соглашения). Все экземпляры договора (муниципального контракта, соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

2.4.6.4. Основные требования и порядок подготовки, согласования, регистрации и хранения договоров (муниципальных контрактов, соглашений) определены регламентом ОМС.

2.4.7. Доверенность

2.4.7.1. Доверенность – письменно оформленное полномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

2.4.7.2. Доверенность оформляется на угловых бланках ОМС, а также на стандартных листах бумаги формата А4 и подписывается руководителем.

2.4.7.3. Доверенность содержит следующие реквизиты:

наименование выдавшего ее органа – администрация сельского поселения Устьянское

  (наименование должности высшего должностного лица  ОМС  – Глава  сельского поселения),

наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ),

дата и регистрационный номер,

текст – в тексте указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица (наименование органа), передающего полномочия, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени Главы поселения); фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица; паспортные данные; перечисляются передаваемые по доверенности полномочия, устанавливается срок действия  доверенности,

подпись (Главы сельского поселения или лица, им уполномоченного),

оттиск печати.

2.4.8. Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи

2.4.8.1. Телеграмма

2.4.8.1.1. Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов может использоваться передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм).

2.4.8.1.2. В  ОМС отправка телеграмм осуществляется специалистами ОМС.  Виды, порядок и условия оказания услуг телеграфной связи установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».

              2.4.8.1.3. Телеграмма составляется и адресуется так же, как письмо. Отметка об особом виде телеграммы (правительственная, срочная, обыкновенная, на художественном бланке, схемная и др.) делается перед адресом.

К отправке не принимаются телеграммы, текст которых содержит исправления и пометки.

2.4.8.1.4. Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, печатается размером шрифта № 13, № 14 и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы,

отметка о виде телеграммы,

наименование адресата (адресатов),

текст документа,

регистрационный номер документа и дата документа,

подпись отправителя (руководителя).

2.4.8.1.5. При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить список адресатов.

2.4.8.1.6. Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания – строчными (тчк - точка, зпт - запятая, двтч - двоеточие, квч – кавычки), без предлогов, союзов и местоимений.

              2.4.8.1.7. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются.

              2.4.8.1.8. Основные реквизиты телеграммы отделяются от  дополнительных (подпись должностного лица и ее расшифровка) сплошной чертой.

              Под чертой печатаются строчными буквами от левого поля: наименование и адрес отправителя, подпись должностного лица и ее расшифровка, визы исполнителей.

              В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.

2.4.8.2. Факсограмма

              2.5.8.2.1. Факсограмма – это документ, получаемый по каналам факсимильной связи. Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

2.4.8.2.2. Факсограмма подлежит первичной обработке в случае наличия в ней следующих реквизитов:

адресант,

почтовый и электронный адрес адресанта,

регистрационный номер и дата,

текст,

должность и фамилия лица, подписавшего документ,

подпись.

              2.4.8.2.3. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:

              запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения и иную информацию ограниченного доступа, а также тексты документов с грифом «Для служебного пользования» и рукописные материалы;

              документы на иностранных языках, направляемые посредством факсимильной связи, отправляются в иные органы и организации при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ на иностранном языке, а иностранному адресату передаются без перевода;

              ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и на должностное лицо, его подписавшее.

2.4.8.3.Телефонограмма

              2.4.8.3.1. Телефонограмма – документ, в котором содержится дословное содержание сообщения (информации), переданного (принятого) посредством телефонной связи.

Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания, конкретные срочные поручения и другое).

2.4.8.3.2. Телефонограммы в  ОМС, ее органах   оформляются на бумаге в свободной форме.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

2.4.8.3.3. При оформлении телефонограммы могут использоваться следующие реквизиты:

наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА),

адресат, адресант,

текст передаваемого (принимаемого) сообщения,

дата и время передачи (получения) телефонограммы.

2.4.8.4. Электронный документ

2.4.8.4.1. Исходящий электронный документ должен содержать реквизиты, установленные для служебных писем пунктом 2.4.5.2 подраздела 2.4.5. подраздела 2.4. раздела II настоящей Инструкции.

2.4.8.4.2. Входящий электронный документ подлежит первичной обработке в случае наличия в нем следующих реквизитов:

адресант,

почтовый и электронный адрес адресанта,

регистрационный номер и дата,

текст,

должность и фамилия лица, подписавшего документ,            подпись

III. Организация документооборота

3.1. Принципы организации документооборота

              3.1.1. Движение документов в ОМС с момента их создания или получения до завершения исполнения (помещения в дело) или отправки образует документооборот.

3.1.2. Технология работы с документами в ОМС определяется Регламентом ОМС.

3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

              3.2.1. Доставка документов в администрацию сельского поселения осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электросвязи, а также нарочными, курьерами, гражданами.

3.2.2. Специалисты ОМС принимают документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, под подпись.

Поступившие обращения, запросы передаются заместителю главы поселения (в его отсутствии главному специалисту). Конверты с обращениями не вскрываются.

              3.2.3. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресации документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений.

3.2.4. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений,
несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении
документов составляется акт в трех экземплярах,  один из которых остается в
в ОМС, второй - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту. В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, вскрывшего конверт, дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают должностное лицо, вскрывшее конверт, и  утверждает его непосредственный руководитель.

Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом  повреждении документов, представлена в приложении 8 к Инструкции.

Документы с некомплектными приложениями, а также ошибочно доставленные документы возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом.

3.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают обращения;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

Если на конверте или поступившем документе имеются грифы «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», на данном документе отмечается точные дата и время его получения, например: 05.12.2015 10.35.

Поступившие конверты (пакеты) с грифом «Лично» не вскрываются, на таком конверте (пакете) проставляется штамп «Администрация сельского поселения Устьянское»,                                                                                                 указывается дата поступления, и он передается адресату.

3.2.6. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 9 к Инструкции.

3.2.7. По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.2.8. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Главе сельского поселения, заместителю Главы сельского поселения осуществляется специалистами администрации.

3.3. Регистрация входящих документов

3.3.1. Регистрация документов, поступивших в администрацию поселения осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, в журналах регистрации документов.

3.3.2. Поступившие документы регистрируются в день их поступления, созданные - в день подписания или утверждения Главой поселения, заместителем Главы поселения.

Обращения и запросы, поступивши в администрацию  поселения, регистрируются  в течение трех дней с момента поступления, поступившие  в электронном виде в этот же день.

Документы, поступившие в администрацию поселения после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.

Телеграммы и документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и документы, требующие срочного исполнения, регистрируются незамедлительно после их поступления.

3.3.3. В нижнем правом углу первого  листа документа проставляется
регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и
регистрационного номера (входящая корреспонденция, входящие документы, обращения граждан).

В регистрационном штампе на обращении и запросе указывается дата регистрации обращения и запроса и регистрационный номер.

Обращению и запросу, приложенным к ним сопроводительным письмам, присваивается регистрационный номер соответствующего обращения, запроса.

Обращения, переданные на личном приеме, подлежат  регистрации в ОМС.

3.3.4. В документы, поступившие в администрацию сельского поселения и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить правки и пометки, искажающие смысл и содержание документа.

3.3.5. Телеграммы и документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» регистрируются и доставляются адресатам немедленно.

3.4. Порядок подготовки входящих  документов к рассмотрению

3.4.1. Подготовка к рассмотрению документов осуществляется специалистом администрации поселения, ответственным за ведение делопроизводства, и  включает в себя следующие действия:

ознакомление с содержанием документов;

подготовка и оформление регистрационной карточки  на документы;

передача документов для рассмотрения Главе сельского поселения;

наложение визы Главы поселения на регистрационную карточку документа.

3.4.2. Подготовка к рассмотрению обращений и запросов осуществляется специалистом администрации  поселения, ответственным за ведение делопроизводства, и включает в себя следующие действия:

- ознакомление с содержанием обращения и запроса;

- подготовка и оформление регистрационной карточки на обращение, запрос  по всем поставленным в нем вопросам;

- передача обращения, запроса на рассмотрение Главе поселения;

- наложение визы Главы поселения на регистрационную карточку;

-подготовка сопроводительных писем и направление обращений, запросов в соответствии с компетенцией в государственные органы, в органы местного самоуправления и иные организации.

3.4.3. Порядок оформления резолюций представлен в приложении 2 к Инструкции.

3.4.4. Глава сельского поселения, заместитель Главы сельского поселения при поступлении документа с проектом резолюции на рассмотрение: знакомятся с содержанием документа и визой к нему.

3.4.5. Поступившие документы должны рассматриваться должностными
лицами ОМС в день их  поступления и  за исключением обращений, запросов, которые рассматриваются должностными лицами ОМС,  не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации.

Документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и требующие срочного исполнения рассматриваются незамедлительно.

3.4.6. Заместитель Главы сельского поселения (в его отсутствие - главный специалист), организует работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

             

3.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

3.5.1. Регистрация, подготовка к отправке и хранение исходящих документов, подписанных Главой сельского поселения, заместителем Главы сельского поселения, осуществляется  в соответствии с регламентом ОМС.

3.5.2. Исходящие документы, не связанные с деятельностью ОМС к отправке не принимаются.

3.5.3. Регистрация исходящих документов ОМС осуществляется на бумажных носителях в журнале регистрации. Ответу на обращение, запрос гражданина, поступивший на имя Главы сельского поселения, присваивается регистрационный номер обращения или запроса.

3.5.4. Исходящим документам одинаковым по содержанию и направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

3.5.5.               Документы, направляемые в иные организации, отправляются только с подлинной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание. Использование факсимильного воспроизведения подписи  Главы сельского поселения  с помощью средств механического или иного копирования допускается только на поздравительных открытках, приглашениях, извещениях, экземплярах постановлений, распоряжений после подписания проекта подлинной подписью.             

3.5.6. Документы, направляемые в иные организации, поступившие в ОМС  для отправки после 15 часов, кроме телеграмм и срочных документов, отправляются на следующий день.

3.5.7. Документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других реквизитов, необходимых для их отправки, принимаются ОМС на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

              3.5.8. Подготовка документов к отправке в иные организации включает в себя проставление на конвертах адресных данных, фальцовку (сложение путем перегиба) документов, вложение документа в конверты (тексты, упаковки), заклеивание конвертов. Если документы направляются в иные организации фельдъегерской или специальной связью, на конвертах проставляется оттиск печати «АДМИНИСТРАЦИЯ».

3.5.9. Подготовка документов, направляемых в иные организации к отправке почтовой, фельдъегерской и специальной связью               подписанных Главой сельского поселения, заместителем Главы сельского поселения, осуществляется специалистом ОМС, ответственным за ведение делопроизводства.

3.5.10. Подготовленные к отправке документы доставляются в почтовое отделение.

3.5.11. Передача телеграмм осуществляется администрацией поселения по каналам телеграфной связи.

3.6. Прием, регистрация, подготовка к рассмотрению и передача документов по каналам факсимильной связи

3.6.1. Поступающие на официальные номера факсов в администрацию поселения, факсограммы регистрируются специалистом ОМС.

3.6.2. Дальнейшая регистрация и подготовка к рассмотрению документов, полученных по факсимильной связи, осуществляется соответствующими специалистами ОМС в журнале регистрации входящих документов.

Поступившему впоследствии документу, полученному ранее по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы.

3.6.3. По факсимильной связи могут быть переданы документы, создаваемые в процессе деятельности ОМС, при этом регистрации подлежит документ, направляемый в иные организации.

3.6.4. После передачи документа, направляемого в иные организации,  адресату посредством факсимильной связи подлинник данного документа направляется адресату.

3.6.5. Для передачи исходящего документа посредством факсимильной связи нескольким адресатам составляется список рассылки, в котором указываются адресат, номер факса адресата.

3.6.6. Факсограммы, поступившие в администрацию поселения,  до 16 часов, регистрируются и передаются адресату в тот же день, после 16 часов - на следующий рабочий день, факсограммы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и требующие срочного исполнения - незамедлительно.

3.6.7. Факсограммы, поступившие в адрес ОМС, подшиваются и хранятся в ОМС.

3.7. Прием, обработка и передача документов по электронной почте

3.7.1. Поступающие на официальные адреса электронной почты ОМС, (далее также - документы, поступившие по электронной почте) переносятся на бумажный носитель, регистрируются специалистом ОМС в журнале регистрации входящих документов.

В случае если объем поступившего документа превышает 10 страниц печатного текста, перенесение его на бумажный носитель не требуется. Такой документ  направляется в адрес ответственного исполнителя по электронной почте.

3.7.2. Дальнейшая регистрация и подготовка к рассмотрению документов, полученных по электронной почте, осуществляется соответствующими должностными лицами ОМС в соответствии с подразделами 3.3-3.4 настоящего раздела Инструкции.

Поступившему впоследствии документу, полученному ранее по электронной почте, присваивается регистрационный номер электронного документа.

3.7.3. По электронной почте могут быть переданы документы, создаваемые в процессе деятельности ОМС. При этом регистрации подлежит исходящий документ.

3.7.4. После передачи электронного документа подлинник исходящего документа направляется адресату.

3.7.5. Для передачи электронных документов нескольким адресатам составляется список рассылки, в котором указываются адресат, адрес электронной почты адресата.

3.7.6. В ОМС прием электронных документов и отправка с официального адреса электронной почты ОМС (ust_admin@mail.ru) осуществляются специалистами ОМС.

Прием электронных документов и отправка с официальных адресов электронной почты органов ОМС осуществляются специалистами ОМС.

С официального адреса электронной почты ОМС документы направляются за подписью Главы сельского поселения,  заместителя Главы сельского поселения.

3.7.7. Документы, поступившие по электронной почте в ОМС до 16 часов, регистрируются и передаются адресату в тот же день, после 16 часов - на следующий рабочий день, электронные документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и требующие срочного исполнения - незамедлительно.

3.7.8. Перенесенные на бумажный носитель документы, поступившие по электронной почте в адрес ОМС, подшиваются и хранятся в ОМС в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В случае если объем поступившего документа превышает 10 страниц печатного текста и если указанный документ не является документом постоянного срока хранения, в дело подшивается только сопроводительное письмо к документу.

IV. Документальный фонд ОМС

4.1. Составление номенклатуры дел

4.1.1.              В ОМС существуют номенклатуры дел (администрации и Совета сельского поселения), которые представляют собой систематизированные перечни наименований дел, заводимых в делопроизводстве ОМС, с указанием сроков их хранения, оформленные в порядке, установленном настоящей Инструкцией (далее - номенклатуры дел).

4.1.2. Номенклатуры дел предназначены для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения и являются основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.1.3.              В номенклатуры дел должны включаться все документы, образующиеся в деятельности ОМС, в том числе переходящие дела, документы с пометкой «Для служебного пользования».

4.1.4. В номенклатуры дел включаются дела временно действующих органов.

4.1.5. В номенклатуры дел не включаются периодические издания.

4.1.6. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться регламентом ОМС, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления,  утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (далее - Перечень документов), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры  Российской Федерации  от 31 марта 2015 года № 526.

4.1.7. Номенклатуры дел ОМС составляются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства и архива по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции не позднее 15 декабря текущего года при методической помощи специалиста архивного отдела администрации Усть-Кубинского муниципального района.

4.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений либо направлений деятельности ОМС, разделы располагаются в соответствии с ут­вержденной структурой.

4.1.9. Графы номенклатур дел ОМС заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ОМС цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделе­ния. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-11, где 01-обозначение структурного подразделения, 11 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовка дел внутри разделов и подразделов но­менклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содер­жащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формули­ровок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей по­следовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления и т.д.);

название структурного подразделения ОМС;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки, к которым относятся документы дела);

указание на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ве­домственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласо­ванный с архивным отделом администрации района срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, ис­пользованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

4.1.10. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

4.1.11. По окончании делопроизводственного года специалисты заполняют в номенклатуре дел итоговую запись о количестве заведенных дел.

4.1.12. Вновь созданные структурные подразделения ОМС обязаны в месячный срок со дня вступления в силу положения о структурном подразделении, разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее для согласования с экспертной комиссией ОМС.

4.1.13. Номенклатуры дел ОМС,  подписываются специалистами и согласовы­ваются с экспертной комиссией администрации Усть-Кубинского муниципального района.

4.1.14. Номенклатуры дел ОМС не согласованные с экспертной комиссией администрации Усть-Кубинского муниципального района считаются недействующими.

4.1.15. Согласованная с экспертной комиссией номенклатуры дел ОМС уточняется и утверждается Главой сельского поселения не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

4.1.16. После утверждения номенклатуры дел направляются специалистам ОМС для использования в работе.

4.1.17. В случае изменения функций и структуры ОМС, номенклатуры дел  подлежат переработке, согласованию с экспертной комиссией ОМС и экспертной комиссией администрации Усть-Кубинского муниципального района.

4.1.18. Утвержденные экспертной комиссией администрации Усть-Кубинского муниципального района номенклатуры дел действуют в течение пяти лет и подлежат пересоставлению в случае внесения изменений или дополнений.

4.2. Формирование дел

4.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией документы на основании заголовков дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело делится на тома.

4.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет Специалист.

4.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

4.2.5. Распорядительные документы (постановления, распоряжения) группируются в дела по видам и хроноло­гии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными до­кументами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанны­ми документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного доку­мента, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения по личному составу (о командировках, отпусках, взыскани­ях) формируются в отдельное дело.

4.2.6. Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повесткой дня, приглашением, списками участников заседания и приглашенных, докладами или тезисами выступлений, справочными материалами по обсуждаемым вопросам, проектами решений и итоговых документов (все по одному экземпляру).               Допускается группировать протоколы и материалы к ним в разные дела: в одно дело - протоколы, в другое - материалы к ним.

4.2.7. Протоколы разных коллегиальных органов формируются в разные дела.

4.2.8. Протоколы в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

4.2.9. Утвержденные документы формируются в дела отдельно от проектов данных документов.

4.2.10. Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления.

4.2.11. Ведение личных дел лиц, замещающих муниципальные должности и должности муниципальной службы,  осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609.

4.2.12. Формирование дел по бухгалтерскому учету ОМС осуществляется муниципальным казенным учреждением «Централизованная бухгалтерия Усть-Кубинского поселения», действующим на основании  соглашения о бухгалтерском обслуживании в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 года № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению».

4.2.13. Учет документов и формирование дел в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд осуществляется с учетом особенностей, установленных Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и иными принятыми в реализацию указанного Федерального закона нормативными правовыми актами.

4.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

4.3. Оформление дел

4.3.1. Дела структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

4.3.2. Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками ОМС.

4.3.3. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

4.3.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

4.3.5. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:

- полное название структурного подразделения, органа ОМС;

- индекс дела по номенклатуре дел и номер тома;

- заголовок дела;

- дату дела (крайние даты начала и окончания дела);

- количество листов в деле;

- срок хранения (или отметка «хранить постоянно»).

4.3.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат  частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле,

не нумеровать листы дела,

не составлять листы-заверители дела.

4.3.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

4.3.8. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела по форме согласно приложению 11 к Инструкции, который располагается в конце дела.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе. В листе - заверителе дела цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Лист-заверитель дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с листом-заверителем дела.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне документов.

4.3.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 12 к Инструкции.

4.3.10. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

4.3.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре или пять проколов в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.3.12. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по форме согласно приложению 13 к Инструкции.

4.3.13. При изменении наименования структурного подразделения, органа ОМС в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в иной орган (структурное подразделение, орган ОМС) на обложке дописывается новое наименование структурного подразделения, органа ОМС, а прежнее заключается в скобки.

4.4. Экспертиза ценности документов

4.4.1. Экспертиза ценности документов в ОМС - это изучение состава и содержания документов на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

4.4.2. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности документов подвергается весь комплекс документов образующихся в ОМС.

4.4.3. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

4.4.4. Экспертиза ценности документов проводится:

в ОМС специалистом при составлении номенклатур дел, формировании дел и подготовке их к передаче в ведомственные архивы ОМС;

4.4.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ОМС, создаются экспертные комиссии.

4.4.6. Состав, функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются нормативными актами ОМС. Экспертная комиссия администрации Усть-Кубинского муниципального района осуществляет научно-методическое руководство.

4.4.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в ведомственные архивы ОМС; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в ОМС, выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых, истекли.

4.4.8. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело,  законченное делопроизводством в 2010 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2016 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, то есть нельзя уничтожать документы, сформированные в одно дело, например, за июль 2010 года, срок хранения которых составляет 5 лет, 1 августа 2015 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2016 года.

4.4.9. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

4.4.10. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах дел или на обложках дел без просмотра самих документов.

4.4.11. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

4.4.12. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.              

4.4.13. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии.

4.5. Составление описей дел и актов о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

4.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и прошедшие экспертизу ценности документов, специалистами ОМС ежегодно составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (далее - описи дел) по форме согласно приложению 14 к Инструкции;

4.5.2. На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.

4.5.3. На дела по личному составу составляются отдельные описи согласно приложению 15 к Инструкции.

4.5.4. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с утвержденной  номенклатурой дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям дел ОМС устанавливается по согласованию с архивным отделом администрации Усть-Кубинского муниципального района;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям ОМС со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и другое.

4.5.5. В конце описей дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

4.5.6. Описи дел ОМС подписываются составителем, с указанием его должности, утверждается Главой ОМС после согласования с экспертной комиссией ОМС.

4.5.7. Описи дел составляются в четырех экземплярах и направляются вместе с заключением архивного отдела администрации Усть-Кубинского муниципального района для утверждения и согласования в Экспертно-проверочную комиссию органа управления архивным делом Вологодской области.

В архивный отдел администрации Усть-Кубинского муниципального района направляется электронная версия описей дел.

4.5.8. По результатам экспертизы ценности документов в ОМС, специалистом, ответвленным за ведение делопроизводства и архива, составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.5.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится в структурных подразделениях после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период.

4.5.10. Подготовленные к уничтожению документы передаются  специалисту ОМС для составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 16 к Инструкции.

4.5.11. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются на дела ОМС, название каждого раздела дел в соответствии с номенклатурой, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

4.5.12. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании соответствующей экспертной комиссии одновременно.

4.5.13. Акты подписываются составителями - специалистами ОМС, с указанием их должностей, и утверждаются Главой сельского поселения после согласования с экспертной комиссией ОМС.

4.5.14. Акт составляется в 2-х экземплярах, один хранится у специалиста,  второй направляется для сведения в архивный отдел администрации Усть-Кубинского муниципального района.

4.6. Уничтожение дел

4.6.1. После составления и утверждения описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также документы со сроком хранения «До минования надобности» унич­тожаются путем сжигания в специально отведенном месте.

4.7. Оперативное хранение документов и дел

4.7.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования в ОМС.

4.7.2. Глава сельского поселения и специалисты несут ответственность за сохранность дел.

4.7.3. Дела должны находиться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

4.7.4. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

4.7.5. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

4.8. Передача дел на архивное хранение

4.8.1. Документы ОМС, являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством Российской Федерации, по истечении 5-летнего ведомственного срока хранения подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Усть-Кубинского муниципального района (муниципальный архив) как часть документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.8.2. До передачи в архивный отдел администрации Усть-Кубинского муниципального района (муниципальный архив) документы постоянного хранения находятся в ведомственных архивах ОМС. Документы по личному составу хранятся в ведомственных архивах, передаче в архивный отдел администрации Усть-Кубинского муниципального района (муниципальный архив) подлежат только при ликвидации ОМС.

4.8.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив ОМС после истечения 2-летнего срока их хранения у специалистов.

4.8.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный ар­хив, как правило, не подлежат, они хранятся у специалистов ОМС и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.8.5. В случае выявления в формировании и оформлении дел недостатков указанные дела возвращаются специалистом для устранения недостатков в течение 10 дней со дня возврата дел.

4.8.6. Если отдельные дела необходимо оставить на хранение в структурном подразделении ОМС для текущей работы, специалист по заявке руководителя структурного подразделения ОМС оформляет выдачу дел во временное пользование.

4.8.7. Отбор, учет, сохранность, обработка, хранение и передача кинофотодокументов, образующихся в процессе деятельности ОМС осуществляется в соответствии с Основными правилами работы с кинофотодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах, утвержденными приказом Главархива СССР от 10 ноября 1988 года № 78.

4.8.8. При смене специалиста, ответственного за ведение делопроизводства и архива, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также проверка помещения ведомственного архива, инвентаря и оборудования производятся по акту установленной формы согласно приложению 17 к Инструкции.

4.8.9. При приеме-передаче дел проверяется наличие и состояние:

документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;

учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и замещающих их номенклатур дел, книг поступления и выбытия документов);

штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

4.8.9. При реорганизации ОМС документы, хранящиеся в ОМС, передаются по актам приема-передачи документов в те органы, к которым присоединяются ОМС.

4.8.10. При ликвидации ОМС документы постоянного срока хранения и по личному составу подлежат передаче в архивный отдел администрации Усть-Кубинского муниципального района (муниципальный архив).

4.9. Использование документов архива

4.9.1.              Использование архивных документов - применение информации архивных доку­ментов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения за­конных прав и интересов граждан.

Документы ведомственного архива являются открытыми для использования всеми пользовате­лями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательны­ми актами в категории ограниченного доступа.

4.9.2. Дела, хранящиеся в ведомственных архивах, предоставляются специалистам ОМС для работы под подпись в книге вы­дачи дел во временное пользование на срок не более одного месяца по заявке, согласованной с ответственным за ведение архива ОМС.

4.9.3. На выданное дело в ведомственном архиве заводится карта-заместитель дела установленной формы (при­ложение 18 к Инструкции). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

4.9.4. Должностным лицам ОМС запрещается расшивать дела, делать в них какие-либо пометки, исправления, подчеркивания. По возвращении дела в ведомственный архив специалист обязан проверить наличие всех страниц в деле.

4.9.5. Должностные лица ОМС несут ответствен­ность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и со­держащейся в них информации.

4.9.6. При увольнении должностные лица ОМС, обязаны сдать в ведомственный архив находя­щиеся у них во временном пользовании архивные документы.

4.9.7. Дела с подлинными постановлениями и распоряжениями ОМС должностным лицам ОМС, для работы из ведомственных архивов не выдаются.

4.9.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях в установленном законодательством порядке, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выемке документов.

4.9.9. Выдача копий с документов, находящихся на хранении в ведомственном архиве, производится на основании письменного запроса, направленного в адрес Главы сельского поселения.

4.9.10. При необходимости копии документов заверяются должностными лицами ОМС, уполномоченными на выполнение таких действий, и печатями ОМС.

V. Особенности работы с электронными документами

5.1. В ОМС создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в АСЭД.

5.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в программе  АСЭД.

Документы, создаваемые в ОМС, поступающие в ОМС, на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в АСЭД возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа).

5.3. Составление и оформление проектов электронных документов осуществляется по правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних документов, создаваемых в электронной форме, в АСЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

5.4. При передаче электронных документов на рассмотрение Главе поселения, отправке электронных документов и хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

5.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.6. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Главой сельского поселения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.8. Хранение электронных документов,   относящихся к входящей и исходящей внутренней корреспонденции, документам, направляемым в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, документам, поступающим от органов исполнительной государственной власти, обладающих статусом юридического лица, может осуществляться в электронном виде (в том числе в АСЭД), а также посредством их перевода на бумажный носитель с последующим  формированием в дела  согласно номенклатурам дел ОМС.

Организация хранения указанных в настоящем пункте электронных документов осуществляется в ОМС.

VI. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов

и бланков документов

6.1. Изготовление, учет, хранение, использование и уничтожение простых печатей и штампов

6.1.1. В ОМС имеются простые печати «АДМИНИСТРАЦИЯ», «ГЛАВА» и «СОВЕТ». Печатями заверяются подписи Главы сельского поселения, заместителя Главы сельского поселения, других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением Главы сельского поселения предоставлены соответствующие полномочия.

6.1.2. Оттиск печати «АДМИНИСТРАЦИЯ» ставится на муниципальных правовых актах администрации сельского поселения Устьянское, договорах, соглашениях, справках и т.д., а также в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Право заверения таких копий принадлежит Главе поселения и заместителю Главы поселения.

Оттиск печати ставится на архивных справках и архивных выписках, копиях документов по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем), подготовленных ОМС.

Перечень документов, на которых ставиться оттиск печати, представлен в приложении 19 к Инструкции.

Оттиск всех элементов печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

6.1.3. Оттиск печати «СОВЕТ» ставится на нормативно-правовых актах Совета сельского поселения Устьянское, на архивных справках и архивных выписках, соглашениях.

6.1.4. Оттиск печати «ГЛАВА» ставится на документах с грифом «УТВЕРЖДАЮ», «СОГЛАСОВАНО» за подписью Главы сельского поселения, доверенности.

6.1.5. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печати в соответствующем количестве принимает Глава сельского поселения.

6.1.6. Печати ОМС хранятся у Главы сельского поселения.

6.1.7. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении и заверении документов применяются соответствующие штампы: «Получено», «Копия», «Копия верна» и другие.

6.1.2. Порядок оформления заказа на изготовление

простых печатей, штампов и их учет

6.1.2.1. Изготовление простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

6.1.2.2. Заказ на изготовление печатей и штампов производится ОМС.

6.1.2.3. Все изготовленные печати и штампы  регистрируются в специальных  журналах с проставлением их оттисков.

6.1.2.4. ОМС ведут учет используемых в деятельности печатей и штампов в журнале учета выдачи печатей и штампов с проставлением их оттисков (форма журнала представлена в приложении 20 к Инструкции), в котором листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

6.1.2.5. Глава сельского поселения назначает специалистов, ответственных за учет, использование и хранение печатей и штампов, несущих персональную ответственность за их использование и сохранность.

6.1.2.6. Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания и (или) помещения ОМС не допускаются.

6.1.3. Хранение печатей и штампов

6.1.3.1. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

6.1.3.2. Запрещается передавать печати и штампы на хранение лицам, не имеющим на это право.

6.1.3.3. При утере печати незамедлительно в письменном виде ставится в известность Глава сельского поселения.

6.1.4. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

6.1.4.1. Должностное лицо, получающее печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

6.1.4.2. Печати числятся за получившим их должностным лицом до их передачи (сдачи), либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.1.4.3. Специалисты ОМС в течение рабочего дня используют печати, штампы, а по окончании совершаемого действия возвращают их Главе сельского поселения для хранения в сейфе.

6.1.4.4. Замена печатей производится на основании разрешения Главы поселения.

6.1.4.5. В случае ликвидации органа ОМС печати и штампы подлежат передаче для последующего уничтожения по акту.

Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

6.1.4.6. В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело «Акты о выделении к уничтожению печатей и штампов», которое хранится вместе с печатями, штампами и журналом их учета.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

6.1.5. Контроль за состоянием учета, использования и

хранения печатей и штампов

6.1.5.1. Проверку наличия и контроль за  правильностью использования печатей и штампов в ОМС осуществляет Глава сельского поселения.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета.

6.1.5.2. При переводе, увольнении должностного лица, ответственного за учет, использование и хранение печатей и штампов создается комиссия для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям в журнале учета.

Результаты  проверки   отражаются   в акте приема-передачи печатей и штампов другому должностному лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей  и штампов.

6.1.5.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности должностных лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

Приложение 1

к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ УСТЬЯНСКОЕ

УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

с.Устье

от                                                                                                                    №

наименование постановления

Глава сельского поселения                 Подпись                   Расшифровка подписи

Образец бланка постановления администрации сельского поселения (продольный)

АДМИНИСТРАЦИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ УСТЬЯНСКОЕ

УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

с.Устье

от                                                                                                                    №    -р

наименование распоряжения

Глава сельского поселения                Подпись                   Расшифровка подписи

Образец бланка распоряжения администрации сельского поселения

(продольный)

АДМИНИСТРАЦИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ УСТЬЯНСКОЕ

УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

с. Устье

от                                                                                                                    №    -р лс

наименование распоряжения

Глава сельского поселения                    Подпись                Расшифровка подписи

С распоряжением ознакомлен(а) ____________________     _________________

                                                               (подпись)                     (инициалы, фамилия)

«____»______________ 20 __

Образец бланка распоряжения по личному составу

администрации сельского поселения (продольный)

АДМИНИСТРАЦИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ УСТЬЯНСКОЕ

УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

             

РАСПОРЯЖЕНИЕ

с. Устье

от                                                                                                                    №    -р ок

наименование распоряжения

Глава сельского поселения                Подпись                   Расшифровка подписи

С распоряжением ознакомлен(а) ____________________    _________________

                                                                       (подпись)           (инициалы, фамилия)

«____»______________ 20 ___ г.

Образец бланка распоряжения администрации сельского поселения по личному составу (отпуска, командировки), (продольный)

СОВЕТ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ УСТЬЯНСКОЕ

УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

РЕШЕНИЕ

с. Устье

от                                                                                                                    №   

наименование решения

Глава сельского поселения                Подпись                   Расшифровка подписи

Образец бланка решения Совета сельского поселения

(продольный)

АДМИНИСТРАЦИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

УСТЬЯНСКОЕ

Усть-Кубинского района

Вологодской области

Советская ул., д. 15, с. Устье,

Усть-Кубинский район, Вологодская

область, Россия, 161140

тел./факс (8-81753) 2-14-19,

ust_admin@mail.ru

___________ № __________

на № ________ от _________

Заголовок

Иванова Светлана Николаевна (шрифт 10-11)

8(81753)……………

Образец бланка письма администрации сельского поселения

(угловой)

СОВЕТ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

УСТЬЯНСКОЕ

Усть-Кубинского района

Вологодской области

Советская ул., д. 15, с. Устье,

Усть-Кубинский район, Вологодская

область, Россия, 161140

тел./факс (8-81753) 2-14-19,

ust_admin@mail.ru

___________ № __________

на № ________ от _________

             

Заголовок

Иванова Светлана Николаевна (шрифт 10-11)

8(81753)……………

Образец бланка письма Совета сельского поселения

(угловой)

Приложение 2

к Инструкции

Правила оформления реквизитов документов

Наименование органа местного самоуправления

Наименование ОМС, ее органов указывается в точном соответствии с учредительными документами (положением об управлении).

Сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах, помещается ниже полного наименования (в скобках).

Над наименованием ОМС указывается наименование органа местного самоуправления поселения – администрации сельского поселения Устьянское, Совет  сельского поселения Устьянское.

Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц.

Справочные данные об органе местного самоуправления поселения

Справочные данные об ОМС помещаются только на бланках писем. Этот реквизит включает в себя почтовый адрес, номера телефона, факса, официальный  адрес электронной почты и другие сведения.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составление или издания документа (c.Устье) указывается в бланках постановлений, решений, распоряжений, протоколов.

Дата документа

Датой  документа является дата его подписания (распоряжение, постановление, письмо, докладная, служебная записка акты и др.) утверждения  (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -  четырьмя арабскими цифрами, например: 15.01.2019.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (здесь и далее примеры носят условный характер), например, в договорах: 15 января 2019 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документу в ОМС присваивается в случае если документ подлежит регистрации.

Структура регистрационного номера состоит из порядкового номера документа и года регистрации документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают его регистрационный номер и дату. Этот реквизит располагается под датой и номером исходящего документа, например:

09.07.2014 № 114

На № 01-0245/14 от 23.06.2014

Наличие указанного реквизита в ответном документе исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Адресат

Документы адресуют органам власти, их структурным подразделениям, организациям, должностным лицам, гражданам.

Реквизит печатается в правом верхнем углу документа (при угловом расположении реквизитов – на одном уровне с наименованием организации – автора) и состоит из элементов (наименование организации, наименование структурного подразделения, должность получателя, фамилия и инициалы должностного лица, почтовый адрес), каждый из которых печатается с новой строки через одинарный межстрочный интервал.

При оформлении реквизита первая строка должна располагаться не выше уровня, на котором находится первое слово углового штампа. Строки адреса и адресата выравниваются по левому краю. Допускается центровка элементов адресата относительно самой длинной строки реквизита. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

При адресовании документа в орган власти или структурное подразделение (без указания должностного лица), организацию их наименования пишутся в именительном падеже, указывается их полное или сокращенное наименование, например:                                                                   

Администрация

города Вологды

Департамент

экономического развития

- в состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной  приказом Министерства  связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее – Правила). В соответствии  с указанными Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество (инициалы для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

- при адресовании документа руководителю организации, наименование которой входит в состав наименования должности адресата, должность и фамилия указываются в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Север»

Фамилия И.О.

или:

- при адресовании документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:                                               

                                                                          ЗАО «Снежинка»

Главному бухгалтеру

Фамилия И.О.

- фамилия, имя, отчество отделяются от наименования должности двойным межстрочным интервалом, инициалы ставятся после фамилии, между инициалами и фамилий ставится пробел.

- при адресовании документа частному лицу указываются фамилия (в дательном падеже) и инициалы, между фамилий и инициалами ставится пробел, а затем через двойной межстрочный интервал указываются   почтовой адрес и индекс получателя, например:

Фамилия И.О.

Лермонтова ул., д. 15, кв. 8,

г. Белозерск,

Вологодская область,

161200

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует указывать обобщенно, например:

Главам

сельских

поселений

Руководителям структурных подразделений ОМС

                           

Почтовый адрес не указывается в документах за подписью Главы сельского поселения,  заместителя Главы сельского поселения, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, аппарата Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Вологодской области, Правительства Вологодской области и Законодательного Собрания области, постоянных корреспондентов.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки документа.

Наименование документа

Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименование вида документа, например:

Распоряжение

- о чем?

О создании комиссии

Инструкция

- почему?

- о чем?

Инструкция по технике безопасности

Инструкция о порядке представления отчетов

Письмо

- о чем?

Об оказании консультационной помощи

Должностная инструкция

- кого?

Должностная инструкция главного специалиста департамента

Положение

- о чем?

Положение о порядке реализации Федерального закона «О ветеранах»

Протокол

- чего?

Протокол совещания с главами муниципальных образований

Договор

- о чем?

- на что?

- чего?

Договор об оказании услуг

Договор на расчетно-кассовое обслуживание

Договор поручительства

Акт

- о чем?

- чего?

Акт о списании

Акт приема-передачи.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка, от границы левого поля непосредственно перед текстом шрифтом №№ 13,14 через одинарный интервал. Заголовок может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

В проектах нормативных, правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

Заголовок не заключается в кавычки, не подчеркивается, в конце его точка не ставится.

Текст документа

Документ может быть оформлен в виде текста, представляющего собой последовательное, связное изложение, таблицы или в виде соединения этих структур. Текст должен отражать основное смысловое содержание документа - управленческое решение, действие, порядок и другое.

В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, вторая часть представляет собой решения, выводы, просьбы, предложения, рекоменда­ции. Текст может  содержать и  одну часть  (например, распоряжения - распоряди­тельную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без поясне­ния;  справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются наименование вида документа, наименование организации – автора документа, дата и регистрационный номер документа, его полное наименование, например:

«На основании Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ                   «О государственной гражданской службе Российской Федерации»…

В соответствии с постановлением Правительства области от 21 января 2013 года № 56 «О региональных стандартах на 2013 год»…

Если текст содержит несколько решений, выводов, его следует разби­вать на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки разделов пи­шутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки пишутся также с прописной буквы. Пункты и подпункты ну­меруются арабскими цифрами разделенными точками. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

В постановлениях  ОМС  изложение текста должно идти соответственно от третьего лица единственного числа («Администрация поселения постановляет: создать…»).

В распоряжениях ОМС при изложении текста используется неопределенная форма глагола («Создать….»)

В совместных распорядительных документах, протоколах текст изла­гается от третьего лица множественного числа («постановили», «решили», «слушали», «выступили»).

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «на­правляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Администрация поселения не возражает», «Совет сельского поселения считает возможным»).

В отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень, статистический отчет) тексты излагают­ся в виде таблиц, которые оформляются в соответствии с правилами, изложенными в подразделе 2.3.4. раздела II настоящей Инструкции.

При создании текста документа используется официально-деловой стиль речи, основными чертами которого являются нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность. Кроме того, особенностью данного стиля речи является широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Это вызвано, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. В деловой переписке используются местоимения «мы»  и «Вы» вместо «я» и «он».

Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям и распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля через один межстрочный интервал.

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, употребляется в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Отметку о наличии приложения, наименование которого содержится в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, наименование которого не содержится в тексте документа, указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при нали­чии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Справка о выполнении поручения на 3 л. в 1 экз.

    2. Проект постановления ОМС на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий при­ложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор о сотрудничестве от 15 июля 2012 года № 7

  и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адре­са, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях,

                       для служебного пользования, рег. № 27-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Приложения оформляются на отдельных листах. В приложении к сопроводительному письму на первом его листе в правом верхнем углу слово «Приложение» не пишется.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу пишется, например:

Приложение

к постановлению администрации

сельского поселения

от _________№______

Если приложение одно, оно не нумеруется. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Нумерация приложений к документу осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа, знак номера не ставится, например:

Приложение 2

к распоряжению администрации

сельского поселения

от _____________№_______

Если приложением к правовому акту ОМС является утверждаемый этим актом документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа, а ниже – отметка о приложении, например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

сельского поселения

от____________№_____

(приложение 1)

В случае если приложение к правовому акту ОМС также имеет приложения, рассматриваемый реквизит на первом листе приложения к приложению оформляется следующим образом:

Приложение

к Порядку

или

Приложение 7

к Инструкции

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

Гриф согласования

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (внешнее согласование) или визой на документе (внутренне согласование).

Внешнее согласование имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименова­ние организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фа­милия) и даты согласования. Он располагается ниже подписи на лицевой стороне документа в левом нижнем углу, например:

СОГЛАСОВАНО

Глава сельского поселения

Устьянское

личная подпись  И.О. Фамилия

дата

Внешнее согласование может быть оформлено документом, как правило, письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной

комиссии Департамента культуры,

туризма и охраны объектов культурного

наследия  области

от        № 

Виза

Согласование проекта документа (договора, проекта, нормативного акта, распорядительного документа, письма и другое) с должностными лицами ОМС, ее органов, структурных подразделений оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и  дату, например:

              Личная подпись               И.О. Фамилия

              дата

              При наличии замечаний по документу виза согласования оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Глава поселения

личная подпись               И.О. Фамилия

              дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Представляемые на подпись документы визируются полистно на оборотной стороне проекта документа (включая приложения к ним) ответственным исполнителем или руководителем органа, структурного подразделения ОМС, где готовился проект документа.

Проек­ты правовых актов  ОМС, которые проходят процедуру согласования без оформления листа согласования, визируются должностными лицами, согласующими проект, на первой странице проекта.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и другое) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При согласовании отдельных видов документов в случаях, установленных регламентом ОМС, используются листы согласования установленной формы, которые прилагаются к регламенту ОМС.

Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, придающим ему юридическую силу. Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с распределением обязанностей между Главой ОМС, заместителем Главы ОМС. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за его содержание.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, со­кращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись, расшиф­ровка подписи (инициалы и фамилия),  например:

не на бланке:

Глава сельского поселения

         личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должно­сти, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне, например:

Глава  сельского поселения

Устьянское

_____________ И.О. Фамилия

(личная подпись)

Глава Троицкого сельского

поселения

____________И.О. Фамилия

(личная подпись)

              В документах, составленных комиссией (иными коллегиальными органами), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соот­ветствии с распределением, например:

Председатель комиссии

личная подпись

                И.О. Фамилия

Члены комиссии

личная подпись

                И.О. Фамилия

(в алфавитном порядке)

личная подпись

                 И.О. Фамилия

личная подпись

                 И.О. Фамилия

Документ может быть подписан заместителем Главы сельского поселения с указанием его фактической должности и фамилии. В наименовании должности слово «Заместитель» пишется полностью или в сокращении «Зам.», а словосочетание «Исполняющий обязанности» – в сокращенной форме: «И.О.»              Не допускается перед наименованием должности ставить предлог «За» или косую черту.

                            Право подписи документов устанавливается организационно-распорядительными документами  ОМС,  должностными инструкциями, в которых предусматривается порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты, например:                          

                                                                 УТВЕРЖДАЮ

Глава поселения

___________И.О. Фамилия

(личная подпись)

___________

(дата)

Допускается в реквизите «гриф утверждения документа» центрировать элементы относительной самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении  документа постановлением   (распоряжением), решением, приказом гриф утверждения состоит из слова  «УТВЕРЖДЕН», которое согласуется с видом утверждаемого документа (соответственно инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО,  акт УТВЕРЖДЕН, мероприятия УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера,  например:          

                                                                 УТВЕРЖДЕН

постановлением

администрации поселения

от_______ № _______

Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенной отметкой «М.П.» или иным образом.

В делопроизводстве  ОМС  применяются:

простая печать, воспроизводящая лишь наименование органа ОМС.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа проставляют заверительную  надпись «Верно» (с прописной буквы, без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию, дату заверения), например:

Верно

Глава сельского поселения                 личная подпись              И.О. Фамилия

Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении  копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии___л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год») и заверяется печатью организации»; 

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru. можно сократить до ФИО полностью и телефон (как в администрации района )

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (10-11)».             

             

Указания по исполнению документа (резолюция)

После первичной обработки и регистрации документ направляется должностному лицу для рассмотрения. Результат рассмотрения и принятое решение отражается в резолюции.

Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По характеру резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например, «Выделить 100 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок действий по решению вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей указываются в таком случае обычно после фамилии, например:

Смирновой Н.В.

Прошу подготовить проект

постановления администрации

сельского поселения

к 25 августа 2019 года

______________________

личная подпись должностного лица

дата

В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный исполнитель организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса, например:

Попову В.А.

Фомичевой Т.П.

Прошу подготовить ответ

о невозможности удовлетворения

просьбы из-за отсутствия

законных оснований.

Срок исполнения –

15.10.2019

_____________________

личная подпись

должностного лица

дата

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок исполнения вопроса, подпись и дату.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Отметка о контроле документа

Отметка о контроле об исполнении документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Реквизит проставляется справа в углу верхнего поля первого листа документа.

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, в котором исполнен документ.

Сведения об исполнении документа заносятся в его регистрационно-контрольную форму.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в ОМС содержит порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом справа на нижнем поле первого листа документа.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования» и проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Приложение 3

к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих утверждению

1. АКТЫ (проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации)

2. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).

3. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

5. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода топлива, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

6. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

7. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

8. ПЛАНЫ (работы администрации поселения, Совета поселения и т.д.).

9. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, о премировании и т.д.).

10. ПРАВИЛА

11. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

12. РЕГЛАМЕНТЫ.

13. СМЕТЫ расходов.

14. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

15. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

16. УСТАВ.

17. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение 4

к Инструкции

СОВЕТ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ УСТЬЯНСКОЕ

УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПРОТОКОЛ

заседания Совета поселения

с. Устье

№________                                                                                                      Дата

Председательствующий — И.О. Фамилия

Секретарь — И.О. Фамилия

Присутствовали: 7 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Об оказании содействия ...

Доклад заместителя Главы поселения………

О ………………………………..             

СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия — текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия — краткая запись выступления

И.О. Фамилия — краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. ...

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий

Подпись

И.О. Фамилия

Секретарь

Подпись

И.О. Фамилия

Образец оформления полного протокола
                                                                                             Приложение 5

   к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ УСТЬЯНСКОЕ

УСТЬ-КУБИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПРОТОКОЛ

совещания у Главы поселения

И.О. ФАМИЛИЯ

с. Устье

№_________                                                                                              дата

Присутствовали:

Наименование должности

-                                   И.О. Фамилия

Наименование должности

-                                    И.О. Фамилия

Наименование должности

-                                    И.О. Фамилия

ПОВЕСТКА ДНЯ:

…………………………………………….

……………………………………………

I. О реализации проекта «Команда Губернатора: муниципальный уровень»

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

1. Принять к сведению …

2. Заместителю главы поселения    ...

II. О развитии форм участия молодежи в осуществлении

местного самоуправления

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

1. Принять к сведению ...

2.

Глава поселения                                                                                И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола

Приложение 6

к Инструкции

Администрация сельского

поселения Устьянское

УТВЕРЖДАЮ

Должность лица,

утвердившего акт

Подпись           Расшифровка

                          подписи

Дата

А К Т

_________№ _________

(дата)

с. Устье

Заголовок акта

ОСНОВАНИЕ: распоряжение (приказ) руководителя организации

      от ____________ № ______ «Название распоряжения, (приказа)»

Составлен комиссией:

Председатель:         (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии:1. (должность, инициалы, фамилия)

                                                2. (должность, инициалы, фамилия)

Текст

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр…

2-й экземпляр…

     Председатель

      комиссии

Подпись

Расшифровка подписи

     Члены комиссии

Подпись

Расшифровка подписи

Образец оформления акта

Приложение 7

к Инструкции

Образец  расположения реквизитов письма и границы заполнения на формате А4

Образец расположения реквизитов письма
                                                                                                        Приложение 8

          к Инструкции

                      Форма

УТВЕРЖДАЮ

__________________________

(наименование должности лица,

____________________________

утвердившего акт)

___________   ________________

     (подпись)       (расшифровка подписи)

«_____»_________________20__года

АКТ*

Мы, нижеподписавшиеся должностные лица ________________________

____________________________________________________________________,

(наименование структурного подразделения)

составили акт о том, что «_____» ______________20____ года при вскрытии пакета

____________________________________________________________________

в нем не оказалось ____________________________________________________

____________________________________________________________________

             

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.                          

Непосредственный руководитель

должностного лица,

вскрывшего конверт                 ________________                 ____________

                                                                 должность                                   подпись

Должностное лицо,

вскрывшее конверт                    ________________                 ____________

                                                                 должность                                   подпись

             

*Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом размером № 14.

Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов

Приложение  9 

к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. ГОСТы, ОСТы, ТУ.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и

бухгалтерская учетная и отчетная документация.

4. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой

«Лично».

5. Научные отчеты.

6. Нормы и нормативы расхода материалов.

7. Планово-финансовые документы.

8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

9. Поздравительные письма, телеграммы.

10. Прейскуранты.

11. Презентации.

12. Пригласительные билеты.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

15. Задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по

командировкам.

16. Технические условия.

17. Учебные планы, программы.

18. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).

Приложение 10

к Инструкции

Форма

Администрация

сельского поселения Устьянское

Усть-Кубинского района

Вологодской области

УТВЕРЖДАЮ

Глава  сельского поселения

Устьянское

Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Номенклатура дел

на _____  год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Специалист, ответственный за

ведение делопроизводства:

должность                                                     Подпись             Расшифровка подписи

«___»____________20__ года

Ответственный за архив:

должность                                                     Подпись             Расшифровка подписи

«___»____________20__ года

СОГЛАСОВАНО                              

Протокол Экспертной комиссии

сельского поселения Устьянское

от __________ № _____________                             

СОГЛАСОВАНО                              

Протокол Экспертной комиссии

Администрация Усть-Кубинского муниципального района

от _________ №_____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Специалист, ответственный за

ведение делопроизводства:

должность                                                     Подпись             Расшифровка подписи

«___»____________20__ года

Ответственный за архив:

должность                                                     Подпись             Расшифровка подписи

«___»____________20__ года

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения                                Подпись         Расшифровка подписи

«___»____________20__ года

Форма номенклатуры дел ОМС

Приложение 11

                         к Инструкции

Форма

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________

В деле подшито и пронумеровано ________________________________ листов

                                                                     (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N ___________________________,

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________

пропущенные номера листов _____________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________

Особенности физического состояния и

формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности

работника                                                    Подпись          Расшифровка подписи                                 

Дата                                                      

                                                                                          Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма листа-заверителя дел

Приложение 12

к Инструкции

Форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _____________

N п/п

Регистрационный индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ______________________________________________________документов.

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                                                                 (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                             Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма внутренней описи документов

Приложение 13

к Инструкции

Форма

Наименование организации

Ф. № _______________

Оп. № ______________

Д. № _______________

(заполняется архивным отделом ОМС)

ДЕЛО N __________ ТОМ N ______________

                                                      (индекс)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(заголовок дела)

Начато:____________________________________

Окончено: _________________________________

(крайние даты)

На ________________ листах

Хранить __________________

Ф. N ______________

Оп. N ______________

Д. N ______________

(заполняется архивным отделом

ОМС)

Форма обложки дела

Приложение 14

к Инструкции

Форма

Наименование организации 

УТВЕРЖДАЮ

Фонд № ________    

ОПИСЬ № _______                                                

дел постоянного хранения

(указать вид описи)                         

за ____ год

Руководитель организации

Подпись Расшифровка подписи Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

В данный раздел описи внесено ____________________________дел,

                                                                           (цифрами и прописью)

с № ___________ по № _________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________

Опись составил:

Наименование должности

составителя описи                            Подпись         Расшифровка подписи

дата

Ответственный за архив:

Наименование должности

руководителя ведомственного

архива                                                Подпись         Расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ________ № ___ п. ____

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК органа управления архивным делом Вологодской области

от __________ №____§ ______

Форма описи дел постоянного хранения

Приложение 15

к Инструкции

Форма

Наименование организации 

УТВЕРЖДАЮ

Фонд № ________    

ОПИСЬ № _______                                                

дел по личному составу

(указать вид описи)                         

за ____ год

Руководитель организации

Подпись Расшифровка подписи Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

В данный раздел описи внесено _____________________________дел,

                                                                                     (цифрами и прописью)

с № ___________ по № _________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________

Опись составил:

Наименование должности

составителя описи                                      Подпись         Расшифровка подписи

дата

Ответственный за архив:

Наименование должности

руководителя ведомственного

архива                                                          Подпись         Расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ________ № ___ п. ____

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК органа управления архивным делом Вологодской области

от __________ №____§ ______

Форма описи дел по личному составу

                                                                                                                    Приложение 16

к Инструкции

Форма

Наименование организации

          АКТ                                                          УТВЕРЖДАЮ

__________ N ___________                             Руководитель организации

о выделении к уничтожению

архивных документов,                                      Подпись  Расшифровка подписи

не подлежащих хранению                                Дата

На основании ______________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием

__________________________________________________сроков их хранения)

номенклатуры дел  (название организации) отобраны к уничтожению как не имеющие  научно-исторической  ценности и утратившие практическое значение нижеследующие документы временного срока хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, ДМН

N

п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Номер описи <*>

Количество ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

6

7

8

Итого ______________________________ ед. хр. за _____________________ годы.

                     (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены ЭПК________________________________________________________

                    (наименование органа управления архивным делом Вологодской области)

(протокол от _______________ N _____________________)

Акт составил:

Наименование должности                            Подпись           Расшифровка подписи

дата

Ответственный за архив:

Наименование должности                            Подпись           Расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от __________ N _____________

--------------------------------

Документы в количестве ______________________________________ ед. хр.: на бумажном носителе весом ____________________________________ кг сданы на уничтожение;

на электронном носителе сданы на уничтожение _______________________

___________________________________________________________________

                           (способ уничтожения)

Наименование должности работника,

сдавшего документы                              Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                                  Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма акта о выделении документов, не подлежащих хранению

Приложение 17

к Инструкции

Форма

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

АКТ 

__________ N ___________                            

(место составления)

приема-передачи дел при смене

руководителя (специалиста)

архива

Подпись  Расшифровка подписи

Дата

На основании приказа Министерства культуры  Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», распоряжения ОМС от _______ № ___________ передал, а _____________ принял

                                                       (Ф.И.О.)                              (Ф.И.О.)

документы архива, за _________ годы и справочный аппарат к ним:

№№ п/п

Название и № описи

Количество экземпляров описи

Количество принятых дел

Примечание

1

2

3

4

5

ИТОГО принято _____________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

Состояние документов и описей дел: __________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(общая характеристика)

одновременно передается:

Научно-справочный аппарат______________________________________________

____________________________________________________________________

(количество, виды, состояние)

Состояние помещения архива:________________________________________

___________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(общая характеристика)

Наличие и состояние оборудования и инвентаря:________________________

____________________________________________________________________

(общая характеристика)

Передал:                                  подпись                      Расшифровка подписи

«____»______________20___ года

Принял:

должность                                                   подпись                      Расшифровка подписи

«____»______________20___ года

Председатель ЭК организации:

должность                                                         подпись                      Расшифровка подписи

«____»______________20___ года

Члены ЭК организации:

должность                                                         подпись                      Расшифровка подписи

«____»______________20___ года

Форма Акта приема-передачи дел при смене руководителя

(специалиста) архива

Приложение 18

к Инструкции

Форма

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело __________________________________________________________

                                 (N и название)

Опись _________________________________________________________

                                 (N и название)

Фонд __________________________________________________________

                                 (N и название)

Выдано во временное пользование:

N п/п

Ф.И.О. пользователя, наименование структурного подразделения

Дата выдачи

Дата возврата

Подпись выдавшего дело

Подпись получившего дело

1

2

3

4

5

6

Всего выдано во временное пользование ______ дел,  на срок до ____ 20__ года.

Ответственный за ведение

делопроизводства и архива:

Наименование должности                        Подпись           Расшифровка подписи

дата

Документы возвращены:

Ответственный за ведение

делопроизводства и архива:

Наименование должности                            Подпись           Расшифровка подписи

дата

Форма карты-заместителя дела

Приложение 19

к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ОТТИСК  ПЕЧАТИ «АДМИНИСТРАЦИЯ»

Постановления, распоряжения администрации сельского поселения.

2. Документы по вопросам награждения государственными, ведомственными, областными наградами, оформляемые в соответствии с требованиями федерального законодательства и законодательства области.

3. Договоры, соглашения, муниципальные контракты.

4. Карточки с образцами подписей и оттиска печати органов местного самоуправления поселения, орган ОМС.

5. Сметы расходов на содержание ОМС.

6. Финансовые документы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.

7. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате.

8. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.

9. Акты ревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей.

10. Выписки из документов, заверенные копии документов.

11. Справки.

12. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

13. Нормы расхода.

14. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

15. Удостоверения.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ОТТИСК  ПЕЧАТИ «СОВЕТ»

Решения Совета  сельского поселения Устьянское.

Справки, заверенные копии, выписки из документов.

Соглашения.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ОТТИСК  ПЕЧАТИ «ГЛАВА»

Документы с грифом «УТВЕРЖДАЮ», «СОГЛАСОВАНО» за подписью Главы сельского поселения.

Доверенности.

Приложение 20

  к Инструкции

Форма

Журнал учета печатей и штампов

№

п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование

печати (штампа)

Дата получения

печати

(штампа)

Предприятие-изготовитель,

дата и № сопроводительного документа

Кому выдана (должность, подразделение)

1

2

3

4

5

6

Подпись

специалиста

Дата возврата

печати

Подпись

специалиста

Дата уничтожения печати

Дата, номер акта

7

8

9

10

11

Форма журнала учета печатей и штампов

  Приложение 21

к Инструкции

СОГЛАСОВАНО

Глава  поселения

_______________(инициалы, фамилия)

«____»______________ 2016 г.

СПРАВКА

о выполнении постановления (распоряжения), поручения

__________________________________

(наименование, номер, дата документа)

              1. Срок исполнения, срок продлен.

              2. В справке о выполнении постановления (распоряжения) ответственным исполнителем представляется обобщенная информация, как была организована работа по выполнению документа.

              В справке дается общий вывод о выполнении документа и предложение ответственного исполнителя о снятии документа с контроля.

Должность ответственного, на которого возложен контроль за выполнением постановления (распоряжения)

                                  Ф.И.О.

«____»_______________ 20____ г.

Рекомендуется снять с контроля

Глава поселения

                                    Ф.И.О.

«____»_______________ 20____ г.

Приложение 22

                       к Инструкции

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ (РЕШЕНИЯ) ОМС

Наименование  постановления (решения)__________________________________

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Проект подготовлен _________________________________________________

___________________________________________________________________

Проект согласован:

Дата

ФИО, должность

Суть замечаний и предложений

Личная подпись

Размещено на сайте                                             «____»_____________20___г.

Направлено в прокуратуру района                   «____»______________20__г.

Регистрация постановления                                 «____»_____________20__г.

Рассылка  _______________________________________________________________

Проект сдан _________________                   «____»________________20__г.

Глава поселения                                        ___________________        

ОГЛАВЛЕНИЕ

I.

Общие положения

2

II.

Создание документов в ОМС

5

2.1.

Бланки документов

5

2.2.

Оформление реквизитов документов

6

2.3.

Подготовка и оформление проектов правовых актов ОМС

7

2.4.

Оформление отдельных видов документов в ОМС

15

2.4.1.

Состав документов ОМС

15

2.4.2.

Протокол

16

2.4.3.

Акт

19

2.4.4.

Записка (докладная, объяснительная)

21

2.4.5.

Служебная переписка

21

2.4.6.

Договор (муниципальный контракт, соглашение)

24

2.4.7.

Доверенность

25

2.4.8.

Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи (телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронный документ)

26

III.

Организация документооборота

28

3.1.

Принципы организации документооборота

28

3.2.

Прием и первичная обработка поступающих документов

28

3.3.

Регистрация входящих документов

29

3.4.

Порядок подготовки входящих  документов к рассмотрению

29

3.5.

Регистрация, обработка и отправка исходящих

документов

30

3.6.

Прием, регистрация, подготовка к рассмотрению и передача документов по каналам факсимильной связи

31

3.7.

Прием, обработка и передача документов по электронной почте

32

IV.

Документальный фонд ОМС

33

4.1.

Составление номенклатуры дел

33

4.2.

Формирование дел

35

4.3.

Оформление дел

36

4.4.

Экспертиза ценности документов

38

4.5.

Составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

39

4.6.

Уничтожение дел

40

4.7.

Оперативное хранение документов и дел

41

4.8.

Передача дел на архивное хранение

41

4.9.

Использование документов архива

42

V.

Особенности работы с электронными документами

43

VI.

6.1

Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

Изготовление, учет, хранение, использование и уничтожение простых печатей и штампов

44

44

6.1.2.

Порядок оформления заказа на изготовление простых печатей, штампов и их учет

45

6.1.3.

Хранение печатей и штампов

45

6.1.4.

Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

45

6.1.5.

Контроль за состоянием учета, использования и хранения печатей и штампов

46

Приложения к Инструкции

Приложение 1. 

Образы бланков постановлений, распоряжений, решений, писем ОМС

47

Приложение 2. 

Правила оформления реквизитов документов

54

Приложение 3.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

67

Приложение 4.

Образец оформления полного протокола

68

Приложение 5.

Образец оформления краткого протокола

69

Приложение 6.

Образец оформления акта

70

Приложение 7.

Образец расположения реквизитов письма

71

Приложение 8.

Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов

72

Приложение 9.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

73

Приложение 10.

Форма номенклатуры дел

74

Приложение 11.

Форма листа-заверителя дела

76

Приложение 12.

Форма внутренней описи документов

77

Приложение 13.

Форма обложки дела

78

Приложение 14.

Форма описи дел постоянного хранения

79

Приложение 15.

Форма описи дел по личному составу

80

Приложение 16.

Форма акта о выделении документов, не подлежащих хранению

81

Приложение 17.

Форма Акта приема-передачи дел при смене руководителя (специалиста) архива

83

Приложение 18.

Форма карты-заместителя дела

85

Приложение 19.

Перечень документов, на которых ставиться оттиск печати

86

Приложение 20.

Форма журнала учета печатей и штампов

87

Приложение 21.

Справка о выполнении постановления (распоряжения), поручения

88

Приложение 22.

Лист согласования проекта постановления (решения) ОМС

89

Оглавление                                                                                                              90