Об утверждении административного регламента исполнения комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об а...



Утратило силу постановлением комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 20.12.2018 № 6

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

К О М И Т Е Т

ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 05.06.2017 г. № 1 г. Ростов-на-Дону

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

Во исполнение Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Областного закона от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений», постановления Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183 «Об утверждении Положения о комитете по управлению архивным делом Ростовской области», постановления Правительства Ростовской области от 05.09.2012 № 861 «О разработке и утверждении органами исполнительной власти Ростовской области административных регламентов предоставления государственных услуг и административных регламентов исполнения государственных функций», постановления Правительства Ростовской области от 19.09.2013 № 579 «О правовых актах органов исполнительной власти Ростовской области»

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить административный регламент исполнения комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Ростовской области» согласно приложению.

Признать утратившими силу приказы комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области: от 07.06.2011 № 34 «Об утверждении административного регламента по исполнению комитетом по управлению архивным делом Администрации Ростовской области функции осуществления контроля за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации в Ростовской области», от 04.06.2013 № 34 «О внесении изменений в административный регламент по исполнению государственной функции осуществления контроля за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации в Ростовской области, утвержденный приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 07.06.2011 № 34», от 17.02.2014 № 17/2 «О внесении изменений в приказ комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 07.06.2011 № 34», от 18.02.2015 №5/2 «О внесении изменений в приказ комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 07.06.2011 № 34», 02.07.2015 № 28/5 «О внесении изменений в приказ комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 07.06.2011 № 34».

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на председателя комитета В.Е. Захарова.

И.о. председателя комитета

по управлению архивным

делом Ростовской области

С.С. Володьков

УТВЕРЖДЕН

Постановлением

комитета по управлению

архивным делом

Ростовской области

от 05 июня 2017 года № 1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения комитетом по управлению архивным делом

Ростовской области государственной функции

«Осуществление контроля за соблюдением

законодательства об архивном деле в Ростовской области»

I. Общие положения

Административный регламент исполнения комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Ростовской области» (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов исполнения указанной государственной функции для участников правоотношений, возникающих при ее осуществлении, устанавливает сроки и последовательность административных процедур при исполнении государственной функции в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1. Наименование государственной функции

Государственная функция «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Ростовской области» (далее – государственная функция).

2. Наименование органа исполнительной власти Ростовской области, исполняющего государственную функцию

Исполнение государственной функции осуществляется комитетом по управлению архивным делом Ростовской области (далее – комитет).

3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации («Российская газета» 25.12.1993 №237, 21.01.2009 №7, Собрание законодательства Российской Федерации 03.03.2014 №9 ст. 851, 14.04.2014 №15 ст. 1691, 04.08.2014 №31 ст. 4398);

- Гражданским кодексом Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации 05.12.1994 №32 ст. 3301, «Российская газета» 08.12.1994 №238-239);

- Федеральным законом от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 18 октября 1999 года, № 42, ст. 5005);

- Федеральным законом от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 06.10. 2003 № 40 ст. 3822, «Российская газета» 08.10.2003 №202, «Парламентская газета» 08.10.2003 № 186);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 25.10. 2004 № 43 ст. 4169, «Российская газета» 27.10.2004 №237, «Парламентская газета» 27.10.2004 № 201);

- Федеральным законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее - Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ) (Собрание законодательства РФ 29.12.2008 № 52 (ч. 1) ст. 6249, «Российская газета» 30.12.2008 №266, «Парламентская газета» 31.12.2008 № 90);

- Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства РФ 16.02.2009 № 7 ст. 776, «Российская газета» 13.02.2009 №25, «Парламентская газета» 19.02.2009 № 8, 13);

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 г. № 489 «Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее - Постановление Правительства РФ от 30 июня 2010 г. № 489) (Собрание законодательства РФ, 12.07.2010, № 28, ст. 3706);

- Постановлением Правительства РФ от 31 октября 2016 г. № 1106 «О подготовке государственными органами, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора) за деятельностью органов государственной власти субъектов Российской Федерации и должностных лиц органов государственной власти субъектов Российской Федерации, проектов ежегодных планов проведения проверок органов государственной власти субъектов Российской Федерации и должностных лиц органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также о согласовании внеплановых проверок органов государственной власти субъектов Российской Федерации и должностных лиц органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (далее - Постановление Правительства РФ от 31 октября 2016 г. №1106) (Официальный интернет-портал правовой информации" (www.pravo.gov.ru) 2 ноября 2016 г., Собрание законодательства РФ 07.11.2016 № 45 (часть II) ст. 6270);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти № 20 14.05.2007);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 сентября 2015 года);

- приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 141 г. «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее - приказ Минэкономразвития РФ от 30 апреля 2009 г. №141) («Российская газета» 14.05.2009 №85);

- приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 21 апреля 2014 г. № 222 «О порядке формирования и согласования в органах прокуратуры ежегодного плана проведения государственными органами, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора), проверок деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления и о порядке согласования в органах прокуратуры внеплановых проверок деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления» (далее - приказ Генеральной прокуратуры РФ от 21 апреля 2014 г. №222) (Законность №7, 2014);

- Областным законом от 12.03.2007 г. № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области» (газета «Наше время» от 21 марта 2007 г. №№ 89-90 18151-18152);

- Областным законом от 22.09.2005 г. № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» (газета «Наше время» от 27 октября 2005 г. №№271-273 17606-17608);

- постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 г. № 183 «Об утверждении Положения о комитете по управлению архивным делом Ростовской области» (Собрание правовых актов Ростовской области, декабрь 2011 года №12);

- постановлением Правительства Ростовской области от 05.09.2012 г. № 861 «О разработке и утверждении органами исполнительной власти Ростовской области административных регламентов предоставления государственных услуг и административных регламентов исполнения государственных функций» (газета «Наше время» 13.09.2012 №№ 517-526 21173-21182).

             

4. Предмет регионального государственного контроля (надзора)

Предметом государственного контроля, осуществляемого посредством проведения выездных проверок, является соблюдение обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Ростовской области (далее – законодательство об архивном деле), государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее – организации).

5. Права и обязанности должностных лиц при осуществлении регионального государственного контроля (надзора)

5.1. Должностные лица комитета при осуществлении государственной функции имеют право:

- запрашивать необходимые для рассмотрения в ходе проверки документы, при необходимости истребовать заверенные руководителем и печатью копии документов, относящиеся к предмету проверки;

- получать беспрепятственный доступ к местам хранения архивных документов;

- осуществлять осмотр архивных документов и места их хранения, проводить выборочную проверку наличия архивных документов.

5.2. Должностные лица комитета при осуществлении государственной функции в пределах своей компетенции обязаны:

- своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- соблюдать законодательство Российской Федерации и Ростовской области, права и законные интересы организаций, проверка которых производится;

- соблюдать установленные действующим законодательством ограничения при проведении проверок;

- проводить проверку на основании приказа председателя комитета, заместителя председателя комитета о ее проведении в соответствии с ее назначением;

- проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебного удостоверения, копии приказа председателя комитета, заместителя председателя комитета, копии документа о согласовании внеплановой проверки прокуратурой Ростовской области;

- не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

- знакомить руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации с результатами проверки;

- доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании руководителем, иным должностным лицом или уполномоченным представителем организации;

- соблюдать сроки проведения проверок;

- не требовать от руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации документы и сведения, представление которых не предусмотрено законодательством;

- перед началом проведения выездной проверки по просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации ознакомить их с настоящим Административным регламентом, в соответствии с которым проводится проверка;

- учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной опасности для жизни, здоровья людей, для животных, растений, окружающей среды, объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, особо ценных, в том числе уникальных, документов Архивного фонда Российской Федерации, документов, имеющих особое историческое, научное, культурное значение, входящих в состав национального библиотечного фонда, безопасности государства, для возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц;

- осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок в случае его наличия у организации.

6. Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю (надзору)

6.1. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель организации имеют право:

- непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- получать от комитета, их должностных лиц информацию, которая относится к предмету проверки;

- знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц комитета;

- обжаловать действия (бездействие) должностных лиц комитета, повлекшие за собой нарушение прав руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации при проведении проверки, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель организации при проведении проверки обязаны:

- обеспечить присутствие руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- не уклоняться от проведения проверок и не препятствовать их проведению;

- при проведении проверки предоставить должностным лицам, проводящим проверку, возможность знакомиться с запрашиваемыми ими документами, относящимися к предмету проверки;

- при необходимости предоставлять заверенные подписью руководителя и печатью копии документов, относящиеся к предмету проверки;

- обеспечить должностным лицам, проводящим проверку, беспрепятственный доступ к местам хранения архивных документов.

7. Описание результата исполнения государственной функции

Результатом исполнения государственной функции является:

1) В случае выявления соблюдения организацией законодательства об архивном деле - составление акта проверки.

2) В случае выявления фактов нарушения организацией законодательства об архивном деле - составление акта проверки и выдача предписания об устранении выявленных нарушений законодательства с указанием сроков их устранения.

3) В случае предупреждения нарушений организацией обязательных требований, устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушениям обязательных требований, и выявления при проведении мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией нарушений обязательных требований - выдача предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции             

1.1. Информация о месте нахождения и графике работы комитета, способы получения информации

Место нахождения комитета и его почтовый адрес: пр. Ворошиловский, 28, г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы комитета: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы комитета сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

Информация о месте нахождения и графике работы комитета предоставляется непосредственно в комитете, а также по телефону, электронной почте и посредством размещения указанных сведений на официальном сайте Правительства Ростовской области и официальном сайте комитета в сети Интернет.

1.2. Справочные телефоны структурных подразделений комитета, исполняющих государственную функцию и организаций, участвующих в исполнении государственной функции, в том числе номер телефона - автоинформатора

Телефоны комитета:

приемная: 8 (863) 244-09-83;

отдел организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (далее – отдел комитета): 8 (863) 244-09-84, 8 (863) 262-07-27, 8 (863) 262-29-45.

Функционирование телефона - автоинформатора в комитете не предусмотрено.

1.3. Адреса официального сайта комитета, организаций, участвующих в исполнении государственной функции, в сети Интернет, содержащих информацию о порядке исполнения государственной функции, адреса их электронной почты

Адреса официального сайта и электронной почты комитета в сети Интернет:

- официальный сайт комитета - cuadaro.donland.ru.

- адрес электронной почты комитета: cuadaro@mail.ru.

1.4. Порядок получения информации заинтересованными лицами по вопросам исполнения государственной функции, сведений о ходе исполнения государственной функции, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»

Информация по вопросам исполнения государственной функции, в том числе о ходе исполнения государственной функции, предоставляется в устной (лично и (или) по телефону) и (или) письменной форме, а также в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – Единый портал), в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – Региональный портал).

              При личном приеме заинтересованного лица должностное лицо комитета, ответственное за исполнение государственной функции, дает устный ответ в течение 15 минут. Если для подготовки ответа требуется дополнительная информация от заинтересованного лица, должностное лицо комитета предлагает ему направить в комитет письменное обращение, ответ на которое представляется в письменной форме, или назначить другое удобное для него время консультации.

При письменном обращении заинтересованного лица ответ выдается заинтересованному лицу, либо направляется по почте в его адрес, в случае поступления обращения по электронной почте - на электронный адрес заинтересованного лица в течение 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

1.5. Порядок, форма и место размещения указанной в настоящем подпункте информации, в том числе на стендах в местах исполнения государственной функции, на официальном сайте, в сети Интернет, а также в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»

Информация по вопросам исполнения комитетом государственной функции размещается:

- на официальном сайте комитета, (электронный адрес cuadaro.donland.ru.);

- на Едином портале и Региональном портале;

- на информационном стенде, расположенном в комитете.

В информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном сайте комитета, на Едином портале, на Региональном портале, на информационном стенде, расположенном в комитете, размещается следующая информация:

местонахождение, график работы, номера телефонов, почтовый адрес и адрес электронной почты комитета;

сведения о руководителе, заместителе руководителя комитета;

текст настоящего Административного регламента с приложениями;

план проведения плановых проверок;

информация о результатах проведенных проверок;

другая необходимая информация.

2. Срок исполнения государственной функции

Срок исполнения государственной функции (с даты начала проверки до даты составления акта проверки) не может превышать 20 (двадцати) рабочих дней.

В исключительных случаях, связанных с проведением специальных экспертиз, со значительным объемом мероприятий по контролю, на основании мотивированных предложений должностных лиц, проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен председателем (заместителем председателя) комитета, но не более чем на 20 (двадцать) рабочих дней.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенностей выполнения административных процедур в электронной форме

Исчерпывающий перечень административных процедур

1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) формирование и утверждение ежегодного плана проведения плановых проверок;

2) принятие решения о проведении проверки;

3) уведомление организации о проведении проверки;

4) проведение проверки;

5) оформление результатов проверки;

6) принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки.

1.2. При организации и проведении мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований, осуществляются следующие процедуры:

1) организация и проведение мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований;

2) оформление результатов мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований.

1.3. При организации и проведении мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией осуществляются следующие процедуры:

1) организация и проведение мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией;

2) оформление результата мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией.

Блок-схема последовательности административных процедур (действий) по исполнению государственной функции изложена в Приложении № 5 к настоящему Административному регламенту.

2. Формирование и утверждение ежегодного плана проведения плановых проверок

2.1. Основания для начала административной процедуры

Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения плановых проверок является истечение 2-х лет со дня окончания последней плановой проверки государственного органа, органа местного самоуправления.

Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план проведения плановых проверок является государственная регистрация юридического лица, индивидуального предпринимателя и истечение 3-х лет со дня окончания последней плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя.

2.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

2.2.1. Должностное лицо комитета, ответственное за подготовку проектов ежегодных планов проведения плановых проверок, обеспечивает составление проектов ежегодных планов проведения плановых проверок в соответствии с типовыми формами ежегодных планов проведения проверок государственных органов, утвержденной постановлением Правительства РФ от 31.10.2016 г. №1106, органов местного самоуправления, утвержденной приказом Генеральной прокуратуры РФ от 21 апреля 2014 г. №222, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2010 г. № 489, с указанием содержащихся в данных формах сведений.

При подготовке проектов ежегодных планов проведения плановых проверок учитываются результаты проводимых внеплановых проверок организаций, информация о соблюдении ими обязательных требований, установленных законодательством об архивном деле.

Максимальная продолжительность административного действия составляет 30 рабочих дней.

2.2.2. Подготовленный проекты ежегодных планов проведения плановых проверок не позднее 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, направляется должностным лицом комитета на рассмотрение в прокуратуру Ростовской области на электронном и бумажном носителях нарочным способом или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

2.2.3. В случае поступления в комитет предложений прокуратуры Ростовской области по результатам рассмотрения проектов ежегодных планов проведения плановых проверок, должностное лицо комитета, ответственное за подготовку проектов ежегодных планов проведения плановых проверок, осуществляет доработку проектов ежегодных планов проведения плановых проверок с учетом указанных предложений и представляет их на утверждение председателю комитета.

Максимальная продолжительность административного действия составляет 15 рабочих дней.

2.2.4. Утвержденный председателем комитета ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на бумажном носителе (с приложением копии в электронном виде) в срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок направляется в прокуратуру Ростовской области на электронном и бумажном носителях нарочным способом или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Не позднее 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых

проверок органов местного самоуправления ежегодный план размещается на официальном сайте комитета в сети «Интернет».

2.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами в комитете при выполнении каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются:

председатель комитета;

заместитель председателя комитета;

начальник отдела комитета;

главные специалисты отдела комитета;

ведущие специалисты отдела комитета.

2.4. Условия, порядок и срок приостановления исполнения государственной функции

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено приостановление исполнения государственной функции.

2.5. Критерии принятия решений

Критерием принятия решения о включении плановых проверок организаций в проекты ежегодных планов проведения плановых проверок являются основания, указанные в пункте 2.1. раздела III (основание для начала) настоящего Административного регламента.

2.6. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом исполнения административной процедуры является утверждение ежегодных планов проведения плановых проверок.

2.7. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме

Способом фиксации результата административной процедуры является утверждение ежегодных планов проведения плановых проверок организаций и размещение их на официальном сайте комитета в сети Интернет.

3. Принятие решения о проведении проверки

3.1. Основания для начала административной процедуры

Основанием для начала административной процедуры по принятию решения о проведении проверки являются:

для плановых проверок:

наступление срока проведения проверки согласно утвержденным ежегодным планам проведения плановых проверок;

для внеплановых проверок:

1) мотивированное представление должностного лица комитета по результатам анализа результатов мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией, рассмотрения или предварительной проверки поступивших в комитет обращений и заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:

- возникновение угрозы причинения вреда особо ценным, в том числе уникальным документам Архивного фонда Российской Федерации, безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

- причинение вреда особо ценным, в том числе уникальным документам Архивного фонда Российской Федерации, документам, имеющим особое историческое, научное, культурное значение, входящим в состав национального библиотечного фонда, безопасности государства, а также возникновение чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

2) необходимость проведения проверки на основании поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и на основании требования Генерального прокурора Российской Федерации, прокурора субъекта Российской Федерации о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям;

3) истечение срока исполнения организацией ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований, предметом проверки в указанном случае может являться только исполнение выданного комитетом предписания.

Обращения, не позволяющие установить лицо, обратившееся в комитет, а также обращения, не содержащие сведений о фактах, указанных в подпункте 1 пункта 3.1. раздела III настоящего Административного регламента, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки.

3.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

3.2.1. При наличии оснований, предусмотренных в пункте 3.1. раздела III настоящего Административного регламента, должностное лицо комитета, ответственное за подготовку проекта приказа председателя комитета о проведении проверки:

подготавливает предложения по персональному и численному составу специалистов для включения в проект указанного приказа;

определяет цели и задачи проверки;

определяет предмет и вид (выездная) проверки, даты ее начала и завершения;

составляет перечень обязательных требований, соблюдение которых организацией является предметом проверки (со ссылкой на положения нормативных правовых актов, их устанавливающих, и необходимых для достижения целей и задач проверки мероприятий по контролю, а также перечня документов, подлежащих представлению организацией).

Проект приказа председателя комитета о проведении проверки подготавливается в соответствии с формой, утвержденной приказом Минэкономразвития РФ от 30 апреля 2009 г. №141.

Максимальный срок подготовки проекта приказа о проведении плановой проверки составляет 20 рабочих дней до даты, предшествующей дате направления письма-уведомления о проведении проверки в организацию. Максимальный срок подготовки проекта приказа о проведении внеплановой проверки по основаниям, предусмотренным в подпунктах 1 и 2 пункта 3.1. раздела III настоящего Административного регламента, составляет 1 рабочий день после поступления в комитет соответствующей информации.

3.2.2. При наличии оснований для проведения внеплановой проверки, указанных в подпункте 1 пункта 3.1. раздела III настоящего Административного регламента, должностное лицо комитета, ответственное за подготовку проекта приказа председателя комитета о проведении проверки, наряду с административными действиями, изложенными в подпункте 1 пункта 3.2.1. раздела III настоящего Административного регламента, осуществляет подготовку проекта заявления о согласовании проведения внеплановой проверки организации с прокуратурой Ростовской области согласно форме, утвержденной приказом Минэкономразвития РФ от 30 апреля 2009 г. №141.

3.2.3. Подготовленный проект приказа о проведении проверки, проект заявления о согласовании проведения внеплановой проверки организации с прокуратурой Ростовской области в срок не позднее 15 рабочих дней до даты начала проверки представляются на подпись председателю комитета (в его отсутствие – заместителю председателя) и в течение 3 рабочих дней подписывается им.

3.2.4. Подписанное председателем комитета (его заместителем) заявление о согласовании проведения внеплановой проверки организации представляется или направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении на бумажном носителе, в прокуратуру Ростовской области в день подписания приказа о проведении проверки. К этому заявлению прилагаются копия приказа о проведении проверки и документы, которые содержат сведения, послужившие основанием ее проведения.

3.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами в комитете при выполнении каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются:

председатель комитета;

заместитель председателя комитета;

начальник отдела комитета;

главные специалисты отдела комитета;

ведущие специалисты отдела комитета.

3.4. Условия, порядок и срок приостановления исполнения государственной функции

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено приостановление исполнения государственной функции.

3.5. Критерии принятия решений

Критерием принятия решения является наличие оснований, изложенных в пункте 3.1. раздела III настоящего Административного регламента.

3.6. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом исполнения административной процедуры по принятию решения о проведении проверки является издание приказа председателя комитета о проведении проверки.

3.7. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация приказа председателя комитета о проведении проверки в журнале учета приказов о проведении проверок комитетом организаций и должностных лиц организаций, по форме согласно Приложению №1 к настоящему Административному регламенту.

Уведомление организации о проведении проверки

4.1. Основания для начала административной процедуры

Основанием для начала административной процедуры по уведомлению организации о проведении проверки является издание приказа председателя комитета о проведении проверки.

4.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

4.2.1. Должностное лицо комитета, ответственное за делопроизводство, направляет письмо-уведомление, по форме согласно Приложению №2 к настоящему Административному регламенту, с копией приказа председателя комитета о проведении проверки в адрес организации в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом, не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до даты начала проведения проверки.

4.2.2 Копия приказа председателя комитета о проведении внеплановой выездной проверки, за исключением внеплановой выездной проверки, проводимой по основаниям, предусмотренным подпунктами 1 и 2 пункта 3.1. раздела III настоящего Административного регламента, направляется в адрес организации аналогичным способом не позднее, чем за 24 (двадцать четыре) часа до начала проведения проверки.

4.2.3. В случае, если в результате деятельности организации причинен или причиняется вред жизни, здоровью граждан, окружающей среде, безопасности государства, а также возникли или могут возникнуть чрезвычайные ситуации природного и техногенного характера, предварительное уведомление организации о начале проведения внеплановой выездной проверки не требуется.

4.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами в комитете при выполнении каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются:

председатель комитета;

заместитель председателя комитета;

начальник отдела комитета;

главные специалисты отдела комитета;

ведущие специалисты отдела комитета.

4.4. Условия, порядок и срок приостановления исполнения государственной функции

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено приостановление исполнения государственной функции.

4.5. Критерии принятия решений

Критерием принятия решения является наличие основания, изложенного в пункте 4.1. раздела III настоящего Административного регламента.

4.6. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом исполнения административной процедуры по уведомлению организации о проведении проверки является направление в адрес организации письма-уведомления с копией приказа председателя комитета о проведении проверки.

4.7. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации об отправлении письма-уведомления с копией приказа председателя комитета о проведении проверки.

Проведение проверки

5.1. Основания для начала административной процедуры

Основанием для начала административной процедуры по проведению проверки является приказ председателя комитета о проведении проверки, а в случае проведения внеплановой выездной проверки по основаниям, предусмотренным в подпунктах 1 и 2 пункта 3.1. раздела III настоящего Административного регламента, – приказ председателя комитета при условии согласования проведения внеплановой проверки прокуратурой Ростовской области.

5.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

5.2.1. Проверка (выездная) проводится должностными лицами комитета или комиссией по проверке, численный и персональный состав которой определяется приказом председателя комитета о проведении проверки, в срок, указанный в пункте 2 раздела II настоящего Административного регламента.

5.2.2. Выездная проверка проводится по месту нахождения организации.

1) Должностные лица, ответственные за проведение выездной проверки, по прибытии к месту проведения проверки предъявляют руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации служебные удостоверения.

В случае проведения проверки на режимном объекте указанные должностные лица должны иметь при себе справки о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну, по соответствующей форме, которые также представляются руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации.

2) Председатель комиссии по проверке (уполномоченное должностное лицо) в день прибытия к месту проведения проверки обязан ознакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя организации с приказом председателя комитета о проведении проверки, полномочиями специалистов, проводящих проверку, ее целями, задачами и основаниями проведения, видами и объемом мероприятий по контролю, со сроками и с условиями ее проведения, а также вручить под роспись заверенную печатью комитета копию указанного приказа и дать разъяснения по возникающим в этой связи вопросам.

В случае проведения внеплановой выездной проверки по основаниям, предусмотренным подпунктами 1 и 2 пункта 3.1. раздела III настоящего Административного регламента, председатель комиссии по проверке (уполномоченное должностное лицо) в день прибытия к месту проведения проверки вручает руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации под роспись копию решения о согласовании проведения такой проверки прокуратурой Ростовской области.

Факт получения копии приказа председателя комитета о проведении проверки и копии решения о согласовании проведения внеплановой выездной проверки удостоверяется подписью руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации на оригинале приказа о проведении проверки (решения о согласовании проведения внеплановой выездной проверки) с указанием должности, фамилии, имени и отчества, а также даты и времени его получения. Оригиналы указанных документов остаются у председателя комиссии по проверке (уполномоченного должностного лица).

По требованию руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации председатель комиссии по проверке (уполномоченное должностное лицо) обязан его ознакомить с настоящим Административным регламентом, а также в целях подтверждения своих полномочий представить информацию о комитете.

3) Председатель комиссии по проверке (уполномоченное должностное лицо) совместно с руководителем, иным должностным лицом или уполномоченным представителем организации определяют круг лиц, с которыми будет осуществляться взаимодействие в ходе проверки, уточняет перечень документов, возможность ознакомления с которыми организация обязана обеспечить, а также временной режим проверки (с учетом действующего режима работы организации).

4) В ходе проверки осуществляются визуальный осмотр архивных документов и мест их хранения, анализ документов и представленной информации организацией (перечень рассматриваемых направлений деятельности и документов при проведении проверки изложен в Приложении № 3 к настоящему Административному регламенту).

Документы и (или) информация, содержащиеся в Перечне, утвержденном распоряжением Правительства Российской Федерации от 19 апреля 2016 г. №724-р, запрашиваемая в рамках межведомственного информационного взаимодействия при организации и проведении проверок, отсутствуют.

Визуальный осмотр осуществляется уполномоченными должностными лицами в присутствии руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации.

В ходе выездной проверки организации, уполномоченные должностные лица вправе потребовать для ознакомления документы организации по вопросам, связанным с целями, задачами и предметом выездной проверки.

В случае отсутствия документов (информации) и (или) возникновения иных обстоятельств, препятствующих их представлению, руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель организации имеет право представить председателю комиссии по проверке (уполномоченному специалисту) письменное объяснение причин непредставления документов.

В случае отказа руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации представить необходимые для проведения проверки документы в акте проверки производится соответствующая запись.

5.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами в комитете при выполнении каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются:

председатель комитета;

заместитель председателя комитета;

начальник отдела комитета;

главные специалисты отдела комитета;

ведущие специалисты отдела комитета.

5.4. Условия, порядок и срок приостановления исполнения государственной функции

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено приостановление исполнения государственной функции.

5.5. Критерии принятия решений

Критерием принятия решения является соблюдение или не соблюдение организацией обязательных требований, установленных законодательством об архивном деле.

5.6. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом исполнения административной процедуры по проведению проверки является:

установление факта наличия либо отсутствия несоблюдения требований законодательства об архивном деле;

установление обоснованности либо необоснованности поступивших в комитет обращений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, информации от органов государственной власти, местного самоуправления, из средств массовой информации.

5.7. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме

Способ фиксации результата выполнения административной процедуры не предусмотрен.

6. Оформление результатов проверки

6.1. Основания для начала административной процедуры

Основанием для начала административной процедуры по оформлению результатов проверки является составление акта проверки и ознакомление с его содержанием руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации.

6.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

6.2.1. Акт проверки составляется председателем комиссии по проверке (уполномоченным должностным лицом) после ее завершения в течение 5 (пяти) рабочих дней, по форме, утвержденной приказом Минэкономразвития РФ от 30 апреля 2009 г. №141.

6.2.2. Акт составляется в двух экземплярах. В акте проверки указываются:

              - дата, время и место составления акта проверки;

              - наименование комитета;

              - дата и номер приказа председателя комитета, заместителя председателя комитета;

              - фамилии, имена, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку;

              - наименование проверяемой организации, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, присутствовавшего при проведении проверки;

              - дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

              - сведения о результатах проверки, в том числе о несоблюдении требований, установленных правовыми актами, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;

              - сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у организации указанного журнала;

              - подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

К акту проверки прилагаются объяснения руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, на которых возлагается ответственность за несоблюдение обязательных требований, и иные связанные с результатами проверки документы или их копии (далее - приложения).

Результаты проверки, содержащие информацию, составляющую государственную или иную охраняемую законом тайну, оформляются с соблюдением требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.2.3. Члены комиссии (уполномоченное должностное лицо) подписывают каждый из экземпляров акта проверки. В случае несогласия члена комиссии с содержанием акта проверки он излагает в письменной форме особое мнение, которое прилагается к акту проверки. Наличие особого мнения не является основанием для отказа от подписания акта проверки.

6.2.4. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки. В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в деле комитета. При наличии согласия проверяемого лица на осуществление взаимодействия в электронной форме в рамках государственного контроля акт проверки может быть направлен в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью лица, составившего данный акт, руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации. При этом акт, направленный в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью лица, составившего данный акт, проверяемому лицу способом, обеспечивающим подтверждение получения указанного документа, считается полученным проверяемым лицом.

В случае если для проведения внеплановой выездной проверки организации требовалось согласование ее проведения с прокуратурой Ростовской области копия акта проверки с копиями приложений направляется в прокуратуру Ростовской области в течение 5 рабочих дней со дня составления акта проверки.

В случае, если проведение плановой или внеплановой выездной проверки оказалось невозможным в связи с отсутствием руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, либо в связи с фактическим неосуществлением деятельности организацией, либо в связи с иными действиями (бездействием) руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя организации, повлекшими невозможность проведения проверки, должностное лицо комитета составляет акт о невозможности проведения соответствующей проверки с указанием причин невозможности ее проведения. В этом случае комитет в течение трех месяцев со дня составления акта о невозможности проведения соответствующей проверки вправе принять решение о проведении в отношении таких организаций плановой или внеплановой выездной проверки без внесения плановой проверки в ежегодный план плановых проверок и без предварительного уведомления организации.

6.2.5. Организация, проверка которой проводилась, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, в течение 15 дней, с даты получения акта проверки, вправе представить в комитет в письменной форме возражения в отношении акта проверки в целом или его отдельных положений.

При этом организация вправе приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность возражений, или их заверенные копии либо в установленный срок передать их в комитет.

6.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами в комитете при выполнении каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются:

председатель комитета;

заместитель председателя комитета;

начальник отдела комитета;

главные специалисты отдела комитета;

ведущие специалисты отдела комитета.

6.4. Условия, порядок и срок приостановления исполнения государственной функции

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено приостановление исполнения государственной функции.

6.5. Критерии принятия решений

Критерием принятия решения является завершение проверки организации.

6.6. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом исполнения административной процедуры по оформлению результатов проверки является составление акта проверки, его подписание и (или) направление руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации.

6.7. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является проставление подписи руководителем, иным должностным лицом или уполномоченным представителем организации в акте проверки.

Принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки.

7.1. Основания для начала административной процедуры

Основанием для начала административной процедуры является выявление в ходе проверки нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле.

7.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

              В случае выявления при проведении проверки нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле должностное лицо комитета обязано на основании акта проверки выдать предписание об устранении нарушений законодательства об архивном деле (далее – Предписание) с указанием сроков их устранения, а также принять меры по контролю за устранением выявленных нарушений, их предупреждению, предотвращению возможного причинения вреда документам Архивного фонда Российской Федерации.

Предписание является документом, содержащим в себе обязательное для исполнения требование руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации провести мероприятия по устранению выявленных нарушений в установленный в предписании срок.

Содержание предписания определяется председателем комитета и оформляется сотрудником комитета, ответственным за проведение проверки вместе с актом проверки.

В предписании (Приложение №4 к настоящему Административному регламенту) указывается:

наименование комитета;

нормативные правовые акты, на основании которых проведена проверка;

дата проведения проверки;

вид проверки (выездная, плановая (внеплановая));

наименование проверяемой организации;

номер и дата акта о результатах проверки;

факты нарушений обязательных требований законодательства, со ссылкой на соответствующие статьи и пункты нормативных актов, сроки их устранения.

Предписание составляется в 2 (двух) экземплярах, подписывается председателем комитета и направляется вместе с актом проверки в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю организации. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель организации знакомится с предписанием и возвращает один экземпляр предписания с отметкой об ознакомлении в комитет.

Сроки устранения нарушений требований законодательства об архивном деле, выявленных при проведении проверки организации, не должны превышать 12 месяцев со дня составления предписания. Указанные в предписании сроки изменению, продлению не подлежат.

Предписания хранятся в делах вместе с документами об организации и результатах проверки (приказ, копии уведомлений, акт и др.).

По истечении срока исполнения предписания в течение 5 рабочих дней руководителем, иным должностным лицом или уполномоченным представителем организации в комитет направляется информация об исполнении (неисполнении) предписания в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.

7.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами в комитете при выполнении каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются:

председатель комитета;

заместитель председателя комитета;

начальник отдела комитета;

главные специалисты отдела комитета;

ведущие специалисты отдела комитета.

7.4. Условия, порядок и срок приостановления исполнения государственной функции

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено приостановление исполнения государственной функции.

7.5. Критерии принятия решений

Критерием принятия решения является нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле.

7.6. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом исполнения административной процедуры является исполнение предписания или полное (частичное) неисполнение предписания руководителем, иным должностным лицом или уполномоченным представителем организации.

7.7. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме

В случае если информация об исполнении предписания подтверждает факт исполнения предписания в полном объеме, уполномоченное должностное лицо комитета, проводившее проверку, делает отметку об его исполнении на имеющимся в комитете экземпляре предписания.

В случае полного (частичного) не устранения организацией в установленный предписанием срок выявленных нарушений законодательства об архивном деле должностное лицо комитета в десятидневный срок с момента выявления указанного факта направляет в прокуратуру Ростовской области информацию о фактах нарушения законодательства об архивном деле для принятия мер прокурорского реагирования.

Описание административных процедур при организации и проведении мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований

8.1. Организация и проведение мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований.

8.1.1. Основания для начала административной процедуры.

Основанием для осуществления мероприятий, в целях предупреждения нарушений организацией обязательных требований, устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушениям обязательных требований, является ежегодно утверждаемые программы профилактики нарушений.

8.1.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

В целях профилактики нарушений обязательных требований комитет осуществляет следующие мероприятия:

- обеспечивает размещение на официальном сайте в сети «Интернет» для каждого вида государственного контроля перечней нормативных правовых актов или их отдельных частей, содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом государственного контроля, а также текстов соответствующих нормативных правовых актов;

- осуществляет информирование организаций по вопросам соблюдения обязательных требований, в том числе посредством разработки и опубликования руководств по соблюдению обязательных требований, проведения семинаров и конференций, разъяснительной работы в средствах массовой информации и иными способами. В случае изменения обязательных требований комитет подготавливает и распространяет комментарии о содержании новых нормативных правовых актов, устанавливающих обязательные требования, внесенных изменениях в действующие акты, сроках и порядке вступления их в действие, а также рекомендации о проведении необходимых организационных, технических мероприятий, направленных на внедрение и обеспечение соблюдения обязательных требований;

- обеспечивает регулярное (не реже одного раза в год) обобщение практики осуществления в соответствующей сфере деятельности государственного контроля и размещение на официальном сайте в сети «Интернет» соответствующих обобщений, в том числе с указанием наиболее часто встречающихся случаев нарушений обязательных требований с рекомендациями в отношении мер, которые должны приниматься организациями, в целях недопущения таких нарушений;

- выдает предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований, в соответствии с частями 5 – 7 статьи 8.2 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, если иной порядок не установлен федеральным законом.

8.1.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами, проводящие мероприятия, направленные на профилактику нарушений обязательных требований, являются должностные лица комитета.

8.1.4. Критерии принятия решений

Критерием принятия решений на осуществление мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований, является наличие ежегодно утверждаемых программ профилактики нарушений.

8.1.5. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом административной процедуры является проведения всех мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований.

8.2. Оформление результатов мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований.

8.2.1. Основания для начала административной процедуры.

Основанием оформления результатов мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований является наличие либо отсутствие сведений у комитета о готовящихся нарушениях или о признаках нарушений обязательных требований в случаях, если отсутствуют подтвержденные данные о том, что нарушение обязательных требований причинило вред жизни, здоровью граждан, вред животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также привело к возникновению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера либо создало непосредственную угрозу указанных последствий.

8.2.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

Комитет объявляет организации предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагают принять меры по обеспечению соблюдения обязательных требований и уведомить об этом в установленный в таком предостережении срок комитет.

Составление и направление предостережения осуществляется не позднее 30 дней со дня получения должностным лицом комитета сведений о готовящихся нарушениях или о признаках нарушений обязательных требований, полученных в ходе реализации мероприятий по контролю, осуществляемых без взаимодействия с организацией, либо содержащихся в поступивших обращениях и заявлениях (за исключением обращений и заявлений, авторство которых не подтверждено), информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации в случаях, если отсутствуют подтвержденные данные о том, что нарушение обязательных требований причинило вред жизни, здоровью граждан, вред животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также привело к возникновению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера либо создало непосредственную угрозу указанных последствий, и если организация ранее не привлекалась к ответственности за нарушение соответствующих требований.

Предостережение направляется в бумажном виде заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо иным доступным для организации способом, включая направление в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью лица, принявшего решение о направлении предостережения с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в том числе по адресу электронной почты организации, либо посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

По результатам рассмотрения предостережения организацией могут быть поданы в комитет возражения.

Комитет рассматривает возражения, по итогам рассмотрения направляет организации в течение 20 рабочих дней со дня получения возражений ответ.

При отсутствии возражений организации в указанный в предостережении срок направляет в комитет уведомление об исполнении предостережения.

8.2.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами за проводящие административной процедуры, являются должностные лица комитета.

8.2.4. Критерии принятия решений

Критерием принятия решений является наличие либо отсутствие оснований для оформления результатов мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований.

8.2.5. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом административной процедуры является выдача предостережения о недопустимости нарушения организацией обязательных требований.

Описание административных процедур при организации и проведении мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией

9.1. Организация и проведение мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией.

9.1.1. Основания для начала административной процедуры.

Основанием для осуществления мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией является задание на проведение таких мероприятий, утвержденное председателем комитета, либо его заместителем.

9.1.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

К мероприятиям по контролю, при проведении которых не требуется взаимодействие должностных лиц комитета с организацией, относятся:

- наблюдение за соблюдением обязательных требований посредством анализа информации о деятельности либо действиях организации, обязанность по представлению которой (в том числе посредством использования федеральных государственных информационных систем) возложена на такие лица в соответствии с федеральным законом;

- другие виды и формы мероприятий по контролю, установленные федеральными законами.

В соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ мероприятия по контролю без взаимодействия с организацией, могут осуществляться с привлечением государственных или муниципальных учреждений, иных организаций с соблюдением установленных федеральным законом условий участия государственных учреждений, иных организаций в осуществлении мероприятий по контролю, в том числе положений, не допускающих возникновения конфликта интересов.

9.1.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами, проводящие мероприятия по контролю без взаимодействия с организацией, являются должностные лица комитета.

9.1.4. Критерии принятия решений

Критерием принятия решений является наличие либо задания на проведение таких мероприятий, утвержденного председателем комитета, либо его заместителем.

9.1.5. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом административной процедуры является проведения всех мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией.

9.2. Оформление результата мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией.

9.2.1. Основания для начала административной процедуры.

Основанием оформления результатов мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией является:

- выявление при проведении мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией нарушений обязательных требований;

- получение в ходе проведения мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией сведений о готовящихся нарушениях или признаках нарушения обязательных требований.

9.2.2. Содержание каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения

В случае выявления при проведении мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией нарушений обязательных требований, должностные лица комитета принимают в пределах своей компетенции меры по пресечению таких нарушений, а также направляют в письменной форме председателю комитета или его заместителю мотивированное представление с информацией о выявленных нарушениях для принятия при необходимости решения о назначении внеплановой проверки организации.

9.2.3. Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры

Ответственными должностными лицами за проведение административной процедуры являются должностные лица комитета.

9.2.4. Критерии принятия решений

Критерием принятия решений является наличие либо отсутствие оснований для оформления результатов мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией.

9.2.5. Результат административной процедуры и порядок передачи результата, который может совпадать с основанием для начала выполнения следующей административной процедуры

Результатом административной процедуры является:

- мотивированное представление в письменной форме председателю комитета или его заместителю информации о выявленных нарушениях обязательных требований при проведении мероприятий по контролю без взаимодействия с организацией;

- выдача предостережения о недопустимости нарушения организацией обязательных требований.

Подготовка и направление предостережения осуществляется в порядке предусмотренном для оформления результатов мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением

государственной функции

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами комитета положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также за принятием ими решений

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием решений должностными лицами комитета осуществляется постоянно председателем и заместителем председателя комитета путем проведения систематических проверок соблюдения и исполнения должностными лицами комитета положений Административного регламента и других нормативных правовых актов Российской Федерации и Ростовской области.

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции

2.1. Для осуществления контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции в комитете, выявления и устранения нарушений прав организации, рассмотрения и принятия решений на обращения указанных лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц комитета, проводятся плановые и внеплановые проверки исполнения государственной функции.

Плановые проверки осуществляются в соответствии с годовыми планами работы, утверждаемыми председателем комитета.

Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению организации.

2.2. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции приказом председателя комитета формируется комиссия и ее состав.

2.3. Результаты плановой и внеплановой проверок оформляются актом. Акт составляется в двух экземплярах в произвольной форме, при этом в акте приводится информация о выявленных в ходе проверки нарушениях административных процедур и сроков, установленных Административным регламентом, ссылку на документы, отражающие данные обстоятельства, с указанием должностных лиц, допустивших нарушения; о правомочности и обоснованности принятых решений; о соответствии должностных регламентов (должностных инструкций) лиц, участвующих в исполнении государственной функции Административному регламенту в части наличия в них записи о соответствующих административных действиях, о выводах комиссии по результатам проверки полноты и качества исполнения государственной функции и предложениях по устранению недостатков.

2.4. Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается председателем комитета.

2.5. В случае проведения внеплановой проверки по конкретному обращению организации, в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения в комитете, обратившемуся лицу направляется по почте информация о результатах проверки, проведенной по обращению. Данная информация подписывается председателем комитета.

3. Ответственность должностных лиц комитета за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе исполнения государственной функции

3.1. Уполномоченное должностное лицо комитета, осуществляющее консультирование и информирование заинтересованных лиц, несет ответственность за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования.

3.2. Уполномоченное должностное лицо комитета, ответственное за осуществление административных процедур при исполнении государственной функции, несет ответственность за соблюдение сроков, последовательности выполнения и правильности выполнения административных действий, установленных Административным регламентом.

3.3. Персональная ответственность сотрудников комитета за несоблюдение порядка осуществления административных процедур в ходе исполнения государственной функции закрепляется в их должностных регламентах (должностных инструкциях).

3.4. Должностные лица комитета, допустившие нарушения настоящего Административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации и Ростовской области.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

4.1. Граждане, их объединения и организации вправе направить письменное обращение в адрес комитета с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения нормативных правовых актов Российской Федерации и Ростовской области, положений Административного регламента, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, полноты и качества исполнения государственной функции в случае нарушения прав и законных интересов заинтересованных лиц при исполнении государственной функции.

4.2. Комитет рассматривает обращения заинтересованных лиц в течение 30 календарных дней со дня их регистрации в комитете и направляет по результатам рассмотрения информацию о результатах проведенной проверки обратившимся заинтересованным лицам по почте.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) комитета, исполняющего

государственную функцию, а также должностных лиц

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения государственной функции

1.1. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель организации при проведении проверки имеют право обжаловать действия (бездействие) должностных лиц комитета и решения, принятые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции и повлекшие за собой нарушение прав организации в досудебном (внесудебном) порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.2. В жалобе в обязательном порядке указываются:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (наименование организации), подающего жалобу;

почтовый адрес (в случае направления жалобы в форме электронного документа - адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа), по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации жалобы;

должность, фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его жалобы;

личная подпись заявителя в случае направления жалобы в письменной форме.

2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

2.1. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются любые действия (бездействия) и решения, принятые (осуществляемые) должностными лицами комитета в ходе исполнения государственной функции.

3. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы и случаев, в которых ответ на жалобу не дается

3.1. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

3.2. Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:

1) если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, направившего ее, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) если в обращении обжалуется судебное решение (жалоба в течение семи дней со дня регистрации возвращается инициатору жалобы, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения);

3) при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, а также членам его семьи, комитет вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить лицу, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;

4) если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается лицу, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

5) если в письменном обращении содержится вопрос, на который инициатору жалобы многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с инициатором жалобы по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в комитет или одному и тому же должностному лицу (о данном решении уведомляется инициатор жалобы);

6) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (инициатору жалобы сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).

4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

4.1. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы на решения, действия (бездействие) комитета, а также должностных лиц комитета и ее регистрация в приемной комитета.

4.2. Жалобы рассматриваются работниками, на которых возложено полномочие по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решения или действия (бездействие) которого обжалуется.

5. Право заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

5.1. Заявитель имеет право получать информацию и документы, необходимые для обоснования жалобы, знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и, что в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Такие документы и материалы предоставляются заявителю по его письменному запросу в течение 5 дней с момента регистрации такого запроса в комитете.

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

6.1. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции должностным лицом комитета – председателю комитета, заместителю председателя комитета.

6.2. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции председателя комитета – в Правительство Ростовской области.

7. Сроки рассмотрения жалобы

7.1. Жалобы заявителя подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с даты поступления в комитет. Срок рассмотрения жалобы заявителя не должен превышать тридцати дней с момента регистрации жалобы в комитете. Ответ на жалобу подписывается председателем комитета.

7.2. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу или адресу электронной почты, указанному в жалобе заявителя.

7.3. В исключительных случаях председатель комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 (тридцать) дней. Решение о продлении срока рассмотрения жалобы сообщается заявителю в письменном виде с указанием причин продления.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

8.1. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, должностное лицо комитета, на которое возложена обязанность рассмотрения жалобы заявителя:

1) признает правомерными действия (бездействие) и решения в ходе исполнения государственной функции;

2) признает действия (бездействие) и решения неправомерными и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения допущенных нарушений.

8.2. Если в результате рассмотрения жалобы доводы заявителя признаны обоснованными, к должностным лицам комитета применяются меры дисциплинарной ответственности, предусмотренные Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», о чем сообщается заявителю.

8.3. По итогам рассмотрения жалобы заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, в том числе с указанием мер дисциплинарного воздействия, принятых в отношении должностных лиц, допустивших нарушения административного регламента (в случае, если они были приняты).

Приложение № 1

к Административному

регламенту исполнения

комитетом по управлению

архивным делом

Ростовской области

государственной функции

«Осуществление контроля

за соблюдением

законодательства об архивном

деле в Ростовской

области»

Журнал учета приказов о проведении проверок

комитетом по управлению архивным делом Ростовской области

Начат______________________

Окончен____________________

№пп

№ приказа

Дата издания приказа

Краткое содержание приказа

Ф.И.О. сотрудника, подготовившего проект приказа

Подпись

Приложение № 2

к Административному

регламенту исполнения

комитетом по управлению

архивным делом

Ростовской области

государственной функции

«Осуществление контроля

за соблюдением

законодательства об

архивном деле

в Ростовской области»

Бланк

комитета по управлению архивным делом

Ростовской области

Наименование должности руководителя организации

И.О.Фамилия

№

На № ____________________ от _________________

Уважаемая (ый) !

             

На основании статьи 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации» и в соответствии с приказом комитета от _____________ № ____ «Об утверждении плана проведения проверок комитетом по управлению архивным делом Ростовской области на _____ год» и приказом комитета от _____________ №______ «О проведении проверки соблюдения законодательства об архивном деле в _____________________________», проводится  проверка соблюдения

наименование организации

законодательства об архивном деле в ________________________________.

наименование организации             

Прошу Вас поручить оказать содействие в проверке ____________________________________________________________.

(наименование должности, ФИО проверяющего)

Приложение: приказ о проведении проверки на ____ л. в ____ экз.

  С уважением,

председатель комитета _____________ __________________  

   подпись расшифровка подписи

ФИО и телефон исполнителя

Приложение № 3

к Административному регламенту исполнения комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Ростовской области»

Перечень, рассматриваемых направлений деятельности и документов

при проведении проверки

№пп

Наименование направления деятельности, документов

Муниципальные архивы (далее – архив)

1.1. Перечень рассматриваемых направлений деятельности

1.1.1.

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве:

- размещение архивохранилищ;

- противопожарный режим;

- охранный режим;

- температурно-влажностный режим;

- световой режим;

- санитарно-гигиенический режим;

- оборудование архивохранилищ средствами хранения;

- информационно-телекоммуникационные технологии;

- порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок, ведение топографических указателей;

- оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов;

- проверка наличия и состояния архивных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилища.

1.1.2.

Организация работы архива:

- наличие номенклатуры дел архива;

- ведение делопроизводства архива в соответствии с номенклатурой дел.

1.1.3.

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве:

- учетные документы архива;

- формирование дел фондов;

- учет поступления и выбытия архивных документов;

- оцифровывание научно-справочного аппарата и документов.

1.1.4.

Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов:

- взаимодействие архива с организациями-источниками комплектования;

- прием архивных документов и утверждение описей на экспертно-проверочной комиссии комитета (далее – ЭПК комитета);

- формирование наблюдательных дел организаций-источников комплектования.

1.1.5.

Создание учетных баз данных, автоматизированного научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем:

- ведение базы данных «Архивный фонд»;

- ведение тематических подборок документов (баз данных);

- усовершенствование и переработка описей.

1.1.6.

Предоставление информационных услуг и использование документов:

- формы использования архивных документов;

- порядок исполнения запросов пользователей;

- взаимодействие с многофункциональными центрами.

1.2. Перечень рассматриваемых документов

1

Законодательные и нормативно-правовые акты органов законодательной и исполнительной власти Ростовской области об архивной деятельности

2

Приказы председателя и решения коллегии комитета по управлению архивным делом

3

Постановления и распоряжения главы администрации района (города) об основной деятельности

4

Документы проверок архива комитетом по управлению архивным делом Ростовской области (акты, предписания, информации, отчеты, переписка о выполнении предписаний)

5

Документы по работе с Управлением ПФР (акты проверок, соглашения, справки, переписка)

6

Докладные записки руководителя архива руководству администрации города (района)

7

Переписка с комитетом по управлению архивным делом Ростовской области, администрацией района (города), организациями по вопросам архивного дела

8

Положение об архиве, должностные регламенты (инструкции) работников

9

Административные регламенты по предоставлению муниципальным архивом муниципальных услуг

10

Инструкция по делопроизводству архива

11

Методические рекомендации, инструкции Росархива, комитета по управлению архивным делом Ростовской области

12

Годовой план работы архива

13

Годовой отчет о работе архива

14

Акты приема-передачи при смене руководителя архива

15

Номенклатура дел архива

16

Журнал учёта методических пособий, примерных номенклатур, инструкций и др.

17

Журнал регистрации поступающих документов

18

Журнал регистрации отправляемых документов

19

Документы по укреплению материально-технической базы архива (карточка учета состояния материально-технической базы, заявки, заказы на изготовление стеллажей, коробок и др.)

20

Документы по обеспечению безопасности архива (акты поверки государственного пожарного надзора, предписания, планы действий на случай ЧС, планы эвакуации, переписка и др.)

21

Журнал осмотра и опечатывания помещений архива

22

Журнал проведения работ по техническому обслуживанию и планово-предупредительному ремонту силового и осветительного электрооборудования

23

Журнал учета наличия и состояния первичных средств пожаротушения

24

Журнал регистрации температурно-влажностного режима в архивохранилище (отдельно по каждому хранилищу)

25

Документы учета выдачи дел во временное пользование (акты, постановления, требования, заявки, заказы, гарантийные письма)

26

Список фондов

27

Дело фонда (историческая справка, договор с негосударственной организацией – источником комплектования о передаче документов в отдел (сектор), акты проверки наличия и состояния документов, сводные ведомости по итогам проверки наличия дел, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях, протоколы выемки документов и др.)

28

Паспорт архива

29

Реестр описей

30

Контрольный экземпляр описей документов постоянного срока хранения и по личному составу

31

Рабочий экземпляр описей документов постоянного срока хранения и документов по личному составу

32

Карточки фондов

33

Карточки учёта физического состояния дел

34

Книга учёта поступлений документов в архив

35

Книга учёта выбытия документов из архива

36

Журнал учета усовершенствования и переработки описей

37

Список организаций – источников комплектования архива на 01.01…

38

Наблюдательные дела организаций-источников комплектования архива (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения и предисловия к ним, описи дел по личному составу и предисловия к ним (др. описи), паспорт архива организации, выписки из приказов о назначении ответственного за работу архива и делопроизводство; о создании экспертной комиссии (далее - ЭК), положения об архиве, ЭК, сведения об организации сохранности архивных документов в организации, переписка с организацией)

39

Заключения на описи и номенклатуры дел, направляемые архивом на рассмотрение ЭПК, переписка о доработке описей и номенклатур дел, выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями

40

Книга регистрации утвержденных и согласованных описей дел, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству

41

Карточки учета работы с организациями – источниками комплектования архива

42

Информационные материалы, подготовленные по документам архива для органов исполнительной власти и организаций

43

Журнал (картотека) регистрации и учета исполнения тематических запросов

44

Журнал (картотека) регистрации запросов организаций и обращений граждан социально-правового характера

45

Запросы учреждений, анкеты-заявления, письма граждан и организаций социально-правового характера и ответы на них положительного характера

46

Запросы учреждений, анкеты-заявления, письма граждан и организаций социально-правового характера и ответы на них отрицательного характера

47

Запросы учреждений, граждан, пересланные в другие организации (непрофильные)

48

Тематические запросы учреждений, граждан об установлении отдельных фактов и ответы на них

49

Журнал регистрации посещений архива пользователями

50

Журнал учета выдачи дел пользователям

51

Журнал учёта выдачи копий документов

52

Журнал учета использования документов для организации выставок, экскурсий, лекций и т.д.

53

Книга отзывов и предложений о работе архива

54

Картотека учета местонахождения документов по личному составу организаций города (района)

Государственные органы, органы местного самоуправления (за исключением муниципальных архивов), юридические лица и индивидуальные предприниматели (далее – ведомственный архив)

2.1. Перечень, рассматриваемых направлений деятельности

2.1.1.

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в ведомственном архиве:

- размещение архивохранилищ;

- противопожарный режим;

- охранный режим;

- температурно-влажностный режим;

- световой режим;

- санитарно-гигиенический режим;

- оборудование архивохранилищ средствами хранения;

- порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок, ведение топографических указателей;

- оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилища.

2.1.2.

Организация работы ведомственного архива:

- номенклатура дел ведомственного архива;

- ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

2.1.3.

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в муниципальном архиве:

- учетные документы ведомственного архива;

- формирование дела фонда ведомственного архива;

- учет поступления и выбытия архивных документов.

2.1.4.

Организация комплектования ведомственного архива документами Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов:

- утверждение описей на ЭПК комитета;

- передача архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

2.2. Перечень, рассматриваемых документов:

1

- инструкция по делопроизводству;

2

- номенклатура дел организации;

3

- историческая справка (дополнение к ней);

4

- описи дел постоянного хранения и предисловия к ним;

5

- описи дел по личному составу и предисловия к ним;

6

- описи дел временного срока хранения (свыше 10 лет);

7

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

8

- акты о выдаче дел во временное пользование сотрудникам;

9

- журнал выдачи дел во временное пользование сотрудникам;

10

- паспорт архива организации;

11

- выписки из приказов о назначении ответственного за работу архива и делопроизводство; о создании ЭК;

12

- положения об архиве, ЭК;

13

- протоколы заседаний ЭК организации;

14

- акты (справки) проверок;

15

- переписка с государственным (муниципальным) архивом

16

- акты приема-передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

17

- справки организации об утрате документов, взятых на учет

18

- акт приема-передачи при смене ответственного за архив

19

- перечень обязанностей лиц, ответственных за делопроизводство и архив.

Приложение № 4

к Административному регламенту исполнения комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Ростовской области»

Комитет по управлению архивным делом

Ростовской области

ПРЕДПИСАНИЕ №

об устранении нарушения законодательства

________________________ «___» _____________ 201_ г.  (место вынесения предписания)

На основании акта проверки от ____________ 201_ г. № _____, руководствуясь частью 3 статьи 21 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», статьей 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

я, _________________________________________________________________,

(должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, вынесшего предписание, № и дата выдачи служебного удостоверения)

ПРЕДПИСЫВАЮ:

____________________________________________________________________

(указываются Ф.И.О. руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя государственного органа, органа местного самоуправления, адрес местонахождения государственного органа, органа местного самоуправления (структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления), Ф.И.О., адрес места жительства индивидуального предпринимателя, дата и место государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, ОГРНИП, ИНН; наименование, место нахождения юридического лица, дата и место государственной регистрации в качестве юридического лица, ОГРН, ИНН)

Содержание предписания

Срок исполнения

Основание 
выдачи предписания

Предписание может быть обжаловано в установленном законом порядке. Обжалование не приостанавливает исполнение настоящего предписания.

Информацию о выполнении настоящего предписания (с документами, подтверждающими выполнение настоящего предписания) необходимо направить в ______________________________________________________

  (указывается наименование и адрес органа исполнительной власти, телефон должностного лица)

не позднее пяти рабочих дней по истечении срока выполнения настоящего предписания.

              За невыполнение в установленный срок законного предписания предусмотрена административная ответственность в соответствии со статьей 19.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

_______________  _______________  ____________________________

   (должность)  (подпись)  (фамилия и инициалы

                                                                                                                  должностного лица,

   вынесшего предписание)

Предписание получил: "__" ____________ 201_ г.

_______________ _______________ _______________________________

   (должность) (подпись)   (фамилия и инициалы руководителя,

иного должностного лица или

уполномоченного представителя организации)

Приложение № 5

к Административному регламенту исполнения комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственной функции «Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Ростовской области»

Блок-схема исполнения государственной функции

  плановая   внеплановая

 

   нет да

  

   да              нет