Об утверждении Положения об архиве администрации Ахтырского городского поселения Абинского района



Документ подписан электронно-цифровой подписью:

Владелец: Скуратов Анатолий Анатольевич

Должность:

Дата подписи: 05.11.2020 17:05:54

КРАСНОДАРСКИЙ КРАЙ

АБИНСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ АХТЫРСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

АБИНСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

5 октября 2020 года                              № 370                                        пос. Ахтырский

Об утверждении Положения об архиве администрации Ахтырского городского поселения Абинского района

В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года № 958-КЗ «Об архивном деле в Краснодарском крае», Уставом Ахтырского городского поселения Абинского района, администрация Ахтырского городского поселения Абинского района постановляет:

1 Утвердить Положение об архиве администрации Ахтырского городского поселения Абинского района согласно приложению.

2. Общему отделу администрации Ахтырского городского поселения Абинского района (Потапчук) обнародовать настоящее постановление и разместить на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального образования Ахтырского городского поселения Абинского района в сети Интернет.

3. Постановление вступает в законную силу со дня его обнародования.

Исполняющий обязанности Главы

Ахтырского городского поселения

Абинского района

Е.В.Кухарев

Приложение

Утверждено

постановлением администрации

Ахтырского городского поселения

Абинского района

от 05.10.2020 г.№ 370

Положение об архиве администрации Ахтырского городского поселения Абинского района

1. Общие положения

1.1. Документы администрации Ахтырского городского поселения Абинского района (далее – администрация поселения), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда РФ, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе администрации муниципального образования Абинский район.

До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах, установленных архивной службой РФ, хранятся в архиве администрации поселения.

1.2. Администрация поселения обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в её деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации Ахтырского городского поселения.

За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные лица администрации Ахтырского городского поселения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Архивное хранение документации администрации Ахтырского городского поселения осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года № 958-КЗ «Об архивном деле в Краснодарском крае», нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, других законодательных актов, настоящего Положения.

1.4. Комплектование архивных документов производится в структурных подразделениях администрации Ахтырского городского поселения в соответствии с утвержденным делопроизводством. Распоряжением главы Ахтырского городского поселения назначается должностное лицо, ответственное за ведение архива администрации поселения. Контроль за деятельностью архива администрации поселения осуществляет глава Ахтырского городского поселения Абинского района.

1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет архивный отдел администрации муниципального образования Абинский район.

1.6. Основные понятия, применяемые в настоящем Положении:

- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

- архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой;

- документ архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

- постоянное хранение документов - хранение документов без определения срока (бессрочное);

- документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда;

- упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описание и формирование таких единиц хранения дел, в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации, федеральным органом исполнительной власти;

- владелец архивных документов - орган местного самоуправления, осуществляющий владение и пользование архивными документами и реализующий полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

- пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством администрации поселения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2.2.Документы по личному составу:

2.3. Документы по личному составу (распоряжения, карточки формы Т 2, личные дела, книги начисления заработной платы) Ахтырского городского поселения и его преемников Совета и городского округа.

2.4. Личные фонды ведущих работников администрации поселения, поступившие в архив;

2.5. Научно-справочный материал к документам архива (описи дел, паспорт архива, историческая справка и т.д.).

Документы временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации Ахтырского городского поселения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами должностного лица, ответственного за ведение архива администрации Ахтырского городского поселения являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на хранение в архивный отдел администрации муниципального образования Абинский район с соблюдением требований, устанавливаемых архивной службой РФ.

3.1.4. Осуществления контроля по формированию и оформлению дел в делопроизводстве администрации поселения.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами должностное лицо, ответственное за ведение архива администрации Ахтырского городского поселения осуществляет следующие функции:

3.2.1. Ведет учет документов, образующихся в деятельности отделов администрации Ахтырского городского поселения, обработанных в соответствии с требованиями действующего законодательства, контролирует их сохранность.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при администрации Краснодарского края и передачи документов Архивного фонда РФ на хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации поселения и экспертно-проверочной комиссии при администрации Краснодарского края.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует главу Ахтырского городского поселения Абинского района и работников администрации Ахтырского городского поселения о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации Ахтырского городского поселения Абинского района.

3.2.8. Оказывает методическую помощь специалистам администрации Ахтырского городского поселения в области делопроизводства в составлении номенклатуры дел администрации поселения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архивный отдел администрации муниципального образования Абинский район.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников администрации Ахтырского городского поселения.

3.2.10. Ежегодно представляет в архивный отдел администрации муниципального образования Абинский район сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел администрации муниципального образования Абинский район документы, образовавшиеся в деятельности поселения, согласно утвержденным описям.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций должностное лицо, ответственное за ведение архива администрации Ахтырского городского поселения имеет право:

4.1. Требовать от структурных подразделений администрации Ахтырского городского поселения своевременной подготовки архивной документации в упорядоченном состоянии.

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах администрации Ахтырского городского поселения.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений администрации Ахтырского городского поселения необходимые для работы архива сведения.

5. Ответственность

5.1. За утрату и порчу документов архива поселения ответственные должностные лица администрации поселения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Начальник общего отдела

Д.Ю.Потапчук