ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ФОНДА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРЕДАЧА...



АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 декабря 2007 г. N 1105

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ФОНДА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ"

Изменения:

Постановление Правительства Воронежской области от 19.01.2009 №06 НГР ru36000200900001

Утратило силу постановлением правительства Воронежской области от 27.08.2010 №730 НГР ru36000201000966

В целях реализации административной реформы, в соответствии с распоряжением администрации Воронежской области от 11 октября 2006 года N 2829-р "О регламентации исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти области" и во исполнение решения расширенного заседания комиссии по проведению административной реформы администрация Воронежской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент управления делопроизводства администрации области по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области".

2. Утвердить прилагаемый план мероприятий по внедрению административного регламента "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора области Кобяшева В.Г.

Губернатор Воронежской области                                                                                                                                                                                         В.Г.КУЛАКОВ

Утвержден

постановлением

администрации области

от 05.12.2007 N 1105

Приложение в ред.постановления Правительства Воронежской области от 19.01.2009 №06 НГР ru36000200900001

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ФОНДА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ"

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции по формированию документационного фонда администрации Воронежской области, передачи документов на хранение в государственный архив Воронежской области (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления делопроизводства администрации области, порядок взаимодействия между структурными подразделениями администрации области и должностными лицами, архивным отделом Воронежской области, государственным архивом Воронежской области по формированию документационного фонда администрации области, передачи документов на хранение в государственный архив Воронежской области.

1.2. Нормативное правовое, методическое регулирование исполнения государственной функции по формированию документационного фонда администрации Воронежской области, передачи документов на хранение в областной государственный архив Воронежской области осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами и методическими документами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", "Российская газета", N 237, 27.10.2004;

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "Российская газета", N 185, 29.07.2006;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

(абз.4 в ред.постановления Правительства Воронежской области от 19.01.2009 №06 НГР ru36000200900001)

- указом губернатора Воронежской области от 27.10.2006 N 22 "Об утверждении регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области";

- указом губернатора Воронежской области от 15.01.2007 N 3 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области";

- постановлением администрации Воронежской области от 15.07.2005 N 650 "Об утверждении Положения об управлении делопроизводства администрации области";

- основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000;

- иными федеральными и областными нормативными правовыми актами, регламентирующими правоотношения в сфере формирования документационного фонда администрации Воронежской области.

1.3. Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции.

1.3.1. Структурные подразделения администрации области формируют исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения администрации области. По истечении 3 лет хранения документов в подразделении ответственные исполнители оформляют дела на постоянное хранение и по описи передают в управление делопроизводства администрации области.

1.3.2. Управление делопроизводства администрации области осуществляет методическое руководство по формированию документационного фонда администрации области, разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации области, организует техническое оформление документов в дела, составляет сводные описи дел администрации области, историческую справку и предисловие к описям.

1.3.3. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного отдела Воронежской области согласовывает номенклатуру дел администрации области и утверждает описи дел постоянного хранения.

1.3.4. Государственный архив Воронежской области обеспечивает исполнение государственной функции путем приема документов администрации области на государственное хранение и использование их в научных и практических целях.

1.3.5. Контроль за исполнением государственной функции осуществляет заместитель губернатора Воронежской области.

Реализация государственной функции по формированию документационного фонда администрации области, передаче документов на хранение в государственный архив Воронежской области заключается в пополнении документационного фонда администрации области документами постоянного хранения, отражающими основные направления социально-экономического развития области, и включает в себя следующие административные процедуры:

- составление и оформление номенклатуры дел;

- формирование дел в структурных подразделениях администрации области;

- экспертиза научной и практической ценности документов;

- оформление дел, принимаемых в архив администрации области, составление описей дел постоянного хранения;

- передача дел постоянного хранения и по личному составу в архив администрации области;

- передача дел постоянного хранения в государственной архив Воронежской области.

Блок-схема последовательности действий по исполнению государственной функции "Формирование документационного фонда администрации Воронежской области, передача документов на хранение в государственный архив Воронежской области" (приложение N 1).

2.1.1. Ежегодно в срок до 15 декабря текущего года структурные подразделения администрации области подготавливают и направляют в управление делопроизводства администрации области номенклатуру дел.

2.1.2. Номенклатуру дел структурного подразделения администрации области составляет ответственный за делопроизводство (далее - ответственный исполнитель) по установленной форме (приложение N 2).

Номенклатура дел оформляется на общем бланке структурного подразделения администрации области, подписывается руководителем и ответственным исполнителем.

2.1.3. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения администрации области ответственный исполнитель руководствуется положением о подразделении, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного хранения, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

2.1.4. Специалист управления делопроизводства администрации области составляет на основе номенклатуры дел структурных подразделений администрации области сводную номенклатуру дел администрации области по установленной форме (приложение N 3).

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности администрации области, а также дела с документами постоянно действующих советов, комиссий, штабов.

2.1.5. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается руководителем управления делопроизводства администрации области, специалистом управления делопроизводства администрации области, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) администрации области и представляется на согласование в срок до 25 декабря текущего года в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного отдела Воронежской области.

2.1.6. Согласованная с ЭПК архивного отдела Воронежской области сводная номенклатура дел утверждается заместителем губернатора Воронежской области и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

2.1.7. Сводная номенклатура дел администрации области согласовывается с ЭПК архивного отдела Воронежской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры администрации области разрабатывается новая номенклатура дел и согласовывается с ЭПК архивного отдела.

2.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации области специалист управления делопроизводства администрации области направляет в структурные подразделения администрации области выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

2.2.1. Группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел ежедневно осуществляют ответственные исполнители структурных подразделений администрации области.

2.2.2. В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; запрещается группировать в дела черновые, а также документы, подлежащие возврату.

2.2.3. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела.

2.3.1. Экспертная комиссия администрации области организует и проводит работу по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.3.2. Проведение работы по экспертизе ценности документов администрации области ежегодно осуществляют ответственные исполнители структурных подразделений администрации области и специалист управления делопроизводства администрации области.

2.3.3. На экспертизу ценности представляются документы структурных подразделений администрации области по истечении 3-летнего срока хранения.

2.3.4. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации области осуществляется отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в архив администрации области; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

2.3.5. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

2.4.1. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области проводят формирование документов в дела и оформление дел по завершению делопроизводственного года в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

2.4.2. Специалист управления делопроизводства организует переплет или подшивку дел.

2.4.3. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области ежегодно составляют архивные описи на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу по установленной форме (приложения NN 4, 5).

2.4.4. Специалист управления делопроизводства администрации области ежегодно составляет и представляет на утверждение в ЭПК архивного отдела Воронежской области сводные описи дел постоянного хранения администрации области по установленной форме (приложения NN 4, 6).

К первому разделу сводной описи составляются предисловие и историческая справка. К последующим разделам описи составляются дополнения к предисловию и исторической справке.

2.5.1. Ответственные исполнители структурных подразделений администрации области ежегодно по графику, утвержденному руководителем управления делопроизводства администрации области, передают в архив администрации области дела постоянного хранения и по личному составу.

2.5.2. Специалист управления делопроизводства проверяет оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству сдаваемых дел.

2.5.3. Прием каждого дела производится специалистом управления делопроизводства администрации области в присутствии ответственного лица структурного подразделения администрации области по описи.

2.6. Передача дел постоянного хранения

в государственный архив Воронежской области

2.6.1. Архивные документы постоянного хранения администрации области передаются на государственное хранение по истечении 10 лет хранения в архиве администрации области.

2.6.2. Исполнение государственной функции по передаче документов на государственное хранение в государственный архив Воронежской области осуществляется специалистом управления делопроизводства администрации области в следующей последовательности:

- сверка наличия дел, подлежащих передаче на государственное хранение, с описями дел;

- доставка дел в государственный архив Воронежской области;

- поединичная передача дел ответственному исполнителю областного государственного архива Воронежской области.

2.6.3. Качественное формирование документационного фонда администрации области, обеспечение сохранности документов на стадии делопроизводства в структурных подразделениях администрации области и на стадии временного хранения в архиве администрации области позволяет использовать его в научных и практических целях.

Приложение N 2

к Административному регламенту

Администрация Воронежской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________ N ________

____________________

г. Воронеж

На _________ год

Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Срок хранения и N
статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 3

к Административному регламенту

Администрация Воронежской области УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Заместитель губернатора

_________ N ________ Воронежской области

____________________

г. Воронеж Подпись Расшифровка

подписи

На _________ год Дата

Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Срок хранения и N
статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Руководитель

управления делопроизводства Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Протокол ЭПК

администрации области архивного отдела Воронежской области

от _______________ N _________ от _______________ N _________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 4

к Административному регламенту

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

___________________________________________________________

(Наименование государственного архива)

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

___________________________________________________________

(Название фонда)

___________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)

ФОНД N _____________

ОПИСЬ N 1

_______________

дел постоянного хранения

_________________________________________________________________

(Название описи)

за 2004 - 2005 годы

___________________

крайние даты

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 5

к Административному регламенту

Администрация УТВЕРЖДАЮ

Воронежской области

Руководитель правового управления

Правовое управление

Фонд N ____________ Подпись Расшифровка

подписи

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения Дата

за_______год

Название раздела (структурного подразделения организации)

N
п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние
даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата Подпись Расшифровка подписи

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 6

к Административному регламенту

Администрация УТВЕРЖДАЮ

Воронежской области

Руководитель управления

делопроизводства

Фонд N ____________ Подпись Расшифровка

подписи

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения Дата

за ______ год

Название раздела (структурного подразделения организации)

N
п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние
даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _______________________, в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

архивного отдела Протокол ЭК

Воронежской области администрации области

от ___________ N _________ от ____________ N _________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Утвержден

постановлением

администрации области

от 05.12.2007 N 1105

ПЛАН

МЕРОПРИЯТИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ФОНДА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРЕДАЧА

ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ"

N
п/п

Наименование
мероприятий

Ответственный
исполнитель

Срок
исполнения

1

2

3

4

1.

Довести регламент до сведения всех
сотрудниковструктурных
подразделений администрации области,
ответственных за делопроизводство

Управление
делопроизводства

Январь
2008 года

2.

Оказать методическую и практическую
помощьструктурным подразделениям
администрации области в составлении
номенклатурыдел ипроведении
экспертизы научной ипрактической
ценности документов в соответствии с
настоящим регламентом

Управление
делопроизводства,
структурные
подразделения
администрации области

В течение
года

3.

Организоватьприемдокументов
постоянного хранения из структурных
подразделений администрации области
в соответствииснастоящим
регламентом

Управление
делопроизводства,
структурные
подразделения
администрации области

В течение
года

4.

Провестипроверкуисполнения
основныхположенийрегламента в
структурныхподразделениях
администрации области

Управление
делопроизводства

Декабрь
2008 года