Об утверждении Типового положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)



РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 07 августа 2009 года №328

Об утверждении Типового положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Постановление Правительства РС(Я) от 04.10.2012 №434)

В целях организации работ по защите конфиденциальной информации Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Типовое положение о порядке обращения с конфиденциальной информацией в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

2. Рекомендовать главам муниципальных образований, руководителям предприятий, организаций, учреждений, независимо от форм собственности, разработать положение о порядке обращения с конфиденциальной информацией в соответствии с утвержденным Типовым положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

3. Опубликовать настоящее постановление в республиканских средствах массовой информации.

4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) Скрыбыкина А.Н.

Председатель Правительства

Республики Саха (Якутия)

Е. БОРИСОВ

Утверждено

постановлением Правительства

Республики Саха (Якутия)

от 07 августа 2009 года № 328

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке обращения с конфиденциальной информацией в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

1. Общие положения

Положения настоящего раздела распространяются на работу с документами и другими материальными носителями (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.) (далее по тексту - документы), содержащими сведения конфиденциального характера. К конфиденциальной информации в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (далее по тексту - Орган) относится несекретная служебная информация, ограничения на доступ и (или) распространение которой предусмотрены законодательством Российской Федерации или диктуются служебной необходимостью, за исключением информации, доступ к которой не может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.1. утратил силу - Постановление Правительства РС(Я) от 04.10.2012 №434

1.2. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка «Для служебного пользования».

1.3. Руководитель Органа в пределах своей компетенции определяет:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду конфиденциальной информации;

порядок передачи конфиденциальной информации другим органам и организациям;

порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей конфиденциальной информации;

организацию защиты конфиденциальной информации.

1.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду конфиденциальной информации, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

1.5. За разглашение конфиденциальной информации, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник Органа может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.6. В случае ликвидации Органа решение о дальнейшем использовании конфиденциальной информации принимает ликвидационная комиссия.

2. Разработка, изготовление, размножение, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих конфиденциальную информацию

2.1. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны готовиться только на специально определенных для этого автоматизированных системах, с проведением всех требуемых мероприятий по защите конфиденциальной информации, в том числе Специальных требований и рекомендаций по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К), утвержденных приказом Председателя Гостехкомиссии России от 30 августа 2002 года № 282-ДСП. Запрещается разрабатывать, изготавливать, хранить документы, содержащие конфиденциальную информацию, на средствах вычислительной техники, подключенных к информационно-телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе к сети «Интернет», без специально предназначенных для этого средств защиты информации, в том числе шифровальных (криптографических) средств, прошедших в установленном законодательством Российской Федерации порядке сертификацию в Федеральной службе безопасности Российской Федерации и (или) получивших подтверждение соответствия в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю.

2.2. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах, содержащих конфиденциальную информацию, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.3. На последней странице документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу (а если не позволяет место, то на оборотной стороне) делается отметка о том:

регистрационный номер;

сколько исполнено экземпляров;

получатель экземпляра документа, если более 5 получателей, то по листу рассылки;

кто исполнитель, телефон;

кто печатал;

дата.

Например:

Рег. №СИБ-25-дсп

Исполнено 2 экз.

1 экз. - в дело

2 экз. - в Администрацию МР «Алданский район»

Исполнил: А.В.Семенов, 111-111

Отпечатал: А.И.Иванова

14.06.2009

или

Рег. №СИБ-25-дсп

Исполнено 12 экз.

1 экз. - в дело

2 - 12 экз. - согласно рассылке

Исполнил: А.В.Семенов, 111-111

Отпечатал: А.И.Иванова

15.06.2009

2.4. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих конфиденциальную информацию, выдача исполнителям для работы, контроль за возвратом и наличием, хранение осуществляются ответственными сотрудниками за делопроизводство структурных подразделений, которым, как правило, поручены прием и учет несекретной документации.

2.5. Документы с грифом «Для служебного пользования»:

отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет; черновики уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в журнале учета;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации, при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами; к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

сопроводительные и приложения к ним регистрируются за разными регистрационными номерами. Если документ переводится на другие языки, то каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером поэкземплярно в журнале учета;

учет (регистрация) отпечатанных с помощью средств вычислительной техники документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определенном для бумажных носителей информации;

исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».

2.6. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема - передачи этих документов, который утверждается руководителем Органа или структурного подразделения Органа.

2.7. При поступлении в структурное подразделение документы, содержащие конфиденциальную информацию, передаются на доклад руководству и для работы исполнителям с разрешения соответствующего руководителя работником, ответственным за учет и хранение таких документов, под расписку в реестре установленной формы. Во время работы документы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц.

2.8. Проверка наличия документов, дел с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распорядительным документом руководителя Органа. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

2.9. По факту утраты документов, дел, содержащих конфиденциальную информацию, либо разглашения этой информации назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.

2.10. На утраченный документ с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в журналах учета.

2.11. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

2.12. Документы с пометкой «Для служебного пользования» должны храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), исключающих доступ к ним посторонних лиц.

2.13. Снятие копий или выписки с документов с пометкой «Для служебного пользования» производится с письменного разрешения или поручения руководства Органа или руководителя структурного подразделения Органа.

2.14. При письменном разрешении руководителя структурного подразделения Органа на свободном месте титульного или последнего листа документа, а при отсутствии свободного места на обратной стороне последнего листа, ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», разрешения на снятие копии или выписки с документа с указанием адресатов.

2.15. Исполнитель учитывает копии или выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе, с которого снимал копии или делал выписки, о том, сколько снято копий (сделано выписок из каких пунктов документа), за какими номерами они учтены и дату. На копиях или выписках проставляется соответствующая отметка «Копия», «Выписка» и номер экземпляра.

Например:

Ивановой Л.И.

1. Сделать одну копию и направить в Минфин РС(Я).

2. Сделать выписку с пунктов 1 - 4, 7 и выслать в Минэкономики РС(Я).

3. Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.

______________________________

Сняты 2 копии. Учтены за N 17/4 дсп

Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7, учтена за N 17/5 дсп.

Подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

3. Прием и отправка (рассылка) документов с пометкой «Для служебного пользования»

3.1. Запрещается отправлять по незащищенным открытым каналам связи (факсимильная связь, электронная почта и пр.) документы, содержащие конфиденциальную информацию. Допускается пересылка документов, содержащих сведения ограниченного доступа, по информационно-телекоммуникационным сетям передачи данных, в которых используются специально предназначенные средства защиты информации, в том числе шифровальные (криптографические) средства, прошедшие в установленном законодательством Российской Федерации порядке сертификацию в Федеральной службе безопасности Российской Федерации и (или) получившие подтверждение соответствия в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю.

3.2. Отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется структурным подразделением или ответственным специалистом, назначенным распорядительным документом руководителя Органа.

3.3. При отправке нескольких документов с пометкой «Для служебного пользования» исполнитель прилагает реестр рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Реестр рассылки подписывается исполнителем или руководителем подразделения, готовившего документ

3.4. Пересылка документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» производится заказными или ценными почтовыми отправлениями, фельдъегерской и специальной связью, а также с курьерами органов исполнительной власти, организаций, ведомств. При пересылке исполнитель упаковывает их в конверты (пакеты). На конверте проставляются:

в правом верхнем углу - пометка «Для служебного пользования»;

под адресом и наименованием получателя - регистрационные номера вложенных документов с указанием номеров экземпляров.

4. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию

4.1. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В журнале учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

4.2. Уничтожение документов производится механическим путем (разбивание или разрезание на части размером не более 1x1 см). Уничтожение производится по акту с отметкой об уничтожении в книгах учета.