О внедрении единой системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Астраханской области



ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 08.05.2009 № 205-П

О внедрении единой системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Астраханской области

В целях повышения эффективности документационного обеспечения деятельности Губернатора, Правительства Астраханской области, исполнительных органов государственной власти Астраханской области, в соответствии с распоряжением Правительства Астраханской области от 30.12.2008 № 601-Пр «О пилотной эксплуатации системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Астраханской области»

Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый Порядок внедрения единой системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Астраханской области (далее - Порядок).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Астраханской области:

- организовать внедрение единой системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Астраханской области в соответствии с Порядком, утвержденным настоящим постановлением;

- организовать ведение всех входящих и исходящих документов исполнительных органов государственной власти Астраханской области в единой системе электронного документооборота. В случае наличия только бумажной версии входящего документа обеспечить перевод его в электронный вид с последующим размещением в единой системе электронного документооборота;

- внести изменения в инструкции по делопроизводству исполнительных органов государственной власти области;

- в срок до 1 июля 2009 года представить отчет о ходе внедрения единой системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Астраханской области в администрацию Губернатора Астраханской области.

3. Агентству по печати и информационным коммуникациям Астраханской области (Зайцева М.А.) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

4. Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор Астраханской области

А.А. Жилкин

УТВЕРЖДЕН

постановлением

Правительства

Астраханской области

от 08.05.2009 № 205-П

ПОРЯДОК

внедрения единой системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Астраханской области

I. Общие положения и понятия

В настоящем Порядке используются следующие положения и понятия:

- система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Астраханской области (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая автоматизированный процесс документооборота и делопроизводства в администрации Губернатора Астраханской области, исполнительных органах государственной власти Астраханской области;

- автоматизированное рабочее место СЭД (АРМ СЭД) - программно-технический комплекс, предназначенный для подключения к СЭД;

- координатор СЭД - структурное подразделение или организация, осуществляющие координацию работ по развитию СЭД в части издания нормативных правовых актов Астраханской области и контроля их исполнения. Координатором СЭД является администрация Губернатора Астраханской области;

- группа технической поддержки СЭД - структурное подразделение или организация, осуществляющие техническое сопровождение СЭД, не требующее корректировок программного кода и структуры базы данных. Функции группы технической поддержки возлагаются на государственное учреждение Астраханской области «Центр информационной компетенции»;

- заказчик СЭД - структурное подразделение или организация, осуществляющие заключение государственного контракта на работы по внедрению СЭД в исполнительных органах государственной власти Астраханской области. Заказчиком СЭД на этапе пилотной эксплуатации является агентство по печати и информационным коммуникациям Астраханской области, в дальнейшем - исполнительный орган государственной власти Астраханской области, инициирующий проведение работ по модернизации СЭД;

- исполнитель работ по СЭД - организация, осуществляющая работы по дополнительной настройке, развитию или модернизации СЭД. Данная организация должна обладать сертификатом разработчика платформы СЭД «Directum», на базе которого разработана СЭД. Исполнитель работ по СЭД определяется в соответствии с действующим законодательством о размещении государственного заказа. Исполнителем работ по СЭД на этапе пилотной эксплуатации является Астраханский филиал ОАО «АйСиЭл КПО ВС»;

- администратор СЭД - структурное подразделение или организация, назначенные ответственным за администрирование и поддержку серверов СЭД. Функции администратора СЭД возлагаются на государственное учреждение Астраханской области «Центр информационной компетенции»;

- пользователь СЭД - исполнительный орган государственной власти Астраханской области, государственное учреждение Астраханской области или орган местного самоуправления Астраханской области, подключенные к СЭД;

- оператор СЭД - сотрудник пользователя СЭД, уполномоченный на выполнение функций в СЭД;

- локальный администратор пользователя СЭД - специалист или специалисты пользователя СЭД, назначенные ответственными за техническое сопровождение и поддержку АРМ СЭД пользователя.

2. Основные этапы внедрения СЭД

2.1. Первое полугодие 2009 года - пилотная эксплуатация СЭД в исполнительных органах государственной власти Астраханской области. Ответственные: заказчик СЭД, группа технической поддержки СЭД, исполнитель работ по СЭД, подразделения координатора СЭД.

2.2. Апрель-май 2009 года - модернизация программной платформы СЭД. Переход на версию Enterprise (без ограничений по численности рабочих мест). Ответственные: координатор СЭД, заказчик СЭД, группа технической поддержки СЭД, исполнитель работ по СЭД.

2.3. Апрель-май 2009 года - установка дополнительных пользовательских версий на рабочих местах руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области. Расширение числа АРМ СЭД, подключенных к СЭД. Ответственные: координатор СЭД, заказчик СЭД, группа технической поддержки СЭД, исполнитель работ по СЭД, пользователи СЭД, администратор СЭД.

2.4. II квартал 2009 года - разработка группой технической поддержки совместно с рабочей группой по регламентированию процессов создания, внедрения, модернизации и эксплуатации информационных систем и типовых автоматизированных рабочих мест сотрудников исполнительных органов государственной власти Астраханской области, проектов регламентов, определяющих конфигурацию АРМ СЭД и основные правила работы в СЭД. Контроль соблюдения разработанных регламентов возлагается на координатора СЭД совместно с группой технической поддержки СЭД. Ответственные: координатор СЭД, группа технической поддержки СЭД, пользователи СЭД.

2.5. В течение 2009 года - расширение числа автоматизированных рабочих мест, подключение к СЭД заместителей руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области, руководителей структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Астраханской области. Ответственные: координатор СЭД, группа технической поддержки СЭД, пользователи СЭД, администратор СЭД.

2.6. III, IV кварталы 2009 года - внедрение технологии электронной цифровой подписи. Ответственные: координатор СЭД, заказчик СЭД, группа технической поддержки СЭД, исполнитель работ по СЭД, пользователи СЭД, администратор СЭД.

2.7. С IV квартала 2009 года - внедрение модулей: «Подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатора Астраханской области», «Подготовка и согласование проектов правовых актов Правительства Астраханской области», «Исходящая корреспонденция», «Протоколы заседаний Правительства Астраханской области», «Протоколы еженедельных совещаний Губернатора Астраханской области», «Протоколы совещаний Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области», «Договоры и соглашения», «Архив». Ответственные: координатор СЭД, исполнитель работ по СЭД, администратор СЭД.

3. Регистрация и учёт входящих и исходящих документов

3.1. Регистрация документов, поступающих на имя Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области, их сканирование и направление электронной версии в соответствующий секретариат осуществляются в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.

3.2. Введение резолюций руководства (контролёра и других исполнителей), текста резолюции, даты резолюции, плановой даты исполнения, отметки о необходимости возврата документа, формирование задачи и направление по маршруту электронной версии документа осуществляются в секретариатах Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области.

3.3. Проверка правильности ввода резолюций, введение информации о местонахождении документа осуществляются в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.

3.4. Введение информации об исполнении на этапе пилотной эксплуатации СЭД осуществляется в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области, в дальнейшем - исполнителями (сотрудниками секретариатов руководителей, сотрудниками, ответственными за делопроизводство в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации Губернатора Астраханской области).

3.5. Снятие с контроля исполненных документов и ввод информации о списании их в дело осуществляется в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора области.

3.6. На основании данных о прохождении документов управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области ежемесячно готовится информация об исполнении поручений по служебной корреспонденции.

3.7. Регистрация исходящих инициативных документов и документов - ответов на входящую служебную корреспонденцию от имени Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области осуществляется в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.

На пилотной стадии эксплуатации СЭД электронный документооборот сопровождается документами на бумажном носителе.

4. Регистрация и учёт принятых распоряжений и постановлений Губернатора, Правительства Астраханской области

4.1. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства Астраханской области готовятся исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации Губернатора Астраханской области (далее - ответственный). Ответственный размещает в СЭД электронную версию проекта и карточки согласования. Проект визируется руководителем исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения администрации Губернатора Астраханской области, внёсшего проект.

4.2. Ответственным определяется маршрут согласования проекта правового акта в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области, утвержденной постановлением Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 №309, и направляется на согласование.

4.3. Доработанный, согласованный проект правового акта, прошедший правовую экспертизу, направляется ответственным на бумажном и электронном носителях в управление делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области для редактирования и оформления.

4.4. Оформленные проекты правовых актов Губернатора Астраханской области на бумажном и электронном носителях управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области направляются в секретариат руководителя администрации Губернатора Астраханской области для визирования руководителем администрации Губернатора Астраханской области, затем на подпись Губернатору Астраханской области.

Оформленные проекты правовых актов Правительства Астраханской области на бумажном и электронном носителях включаются управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области в повестку дня заседания Правительства Астраханской области.

После принятия на заседании Правительства Астраханской области проекты правовых актов проходят визирование в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области и направляются на подпись Губернатору Астраханской области.

4.5. Регистрация, учёт принятых распоряжений и постановлений Губернатора, Правительства Астраханской области, прикрепление текстов правовых актов к регистрационным данным, вторичная обработка документов (роспись рассылки документов, отправка) осуществляются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области с помощью СЭД в течение 3 дней с даты подписания документа.

Пункты 4.1 - 4.4 настоящего Порядка реализуются при условии внедрения модулей «Подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатора Астраханской области», «Подготовка и согласование проектов правовых актов Правительства Астраханской области».

5. Регистрация и учёт протоколов заседаний Правительства Астраханской области

5.1. Проекты протоколов заседаний Правительства Астраханской области готовятся управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области (далее - управление делопроизводства).

5.2. Управление делопроизводства размещает в СЭД электронную версию проекта протокола. Проект визируется начальником управления делопроизводства, руководителем администрации Губернатора Астраханской области, затем направляется на подписание вице-губернатору - председателю Правительства Астраханской области (направляется также бумажная версия) или лицу, его замещающему, председательствующему на заседании Правительства.

5.3. После подписания управление делопроизводства регистрирует протокол и направляет его электронную версию согласно составленному списку рассылки (обязательна рассылка в контрольно-правовое управление администрации Губернатора Астраханской области).

Пункты 5.2 - 5.3 настоящего Порядка реализуются при условии внедрения модуля «Протоколы заседаний Правительства Астраханской области».

6. Регистрация и учёт протоколов еженедельных совещаний Губернатора Астраханской области

6.1. Проекты протоколов еженедельных совещаний Губернатора Астраханской области готовятся отделом протокола администрации Губернатора Астраханской области (далее - отдел протокола).

6.2. Отдел протокола размещает в СЭД электронную версию проекта протокола. Проект визируют начальник отдела протокола, заместитель руководителя администрации Губернатора Астраханской области, затем направляется на подписание руководителю администрации Губернатора Астраханской области (направляется также бумажная версия).

6.3. После подписания отдел протокола регистрирует протокол и направляет его электронную версию согласно составленному списку рассылки (обязательна рассылка в контрольно-правовое управление администрации Губернатора Астраханской области).

Пункты 6.2 - 6.3 настоящего Порядка реализуются при условии внедрения модуля «Протоколы еженедельных совещаний Губернатора Астраханской области».

7. Регистрация и учёт протоколов совещаний Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области

7.1. Проекты протоколов совещаний готовятся соответствующими исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации Губернатора Астраханской области, ответственными за содержательную часть совещания (далее - ответственный).

7.2. Ответственный размещает в СЭД электронную версию проекта протокола, направляет его на визирование, а затем на подписание (направляется также бумажная версия) председательствовавшему на совещании.

7.3. После подписания соответствующий секретариат регистрирует протокол и направляет его электронную версию согласно списку рассылки, составленному ответственным (обязательна рассылка в контрольно-правовое управление администрации Губернатора Астраханской области).

Пункты 7.2 - 7.3 настоящего Порядка реализуются при условии внедрения модуля «Протоколы совещаний Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области».

8. Регистрация и учёт договоров (соглашений)

8.1. Проекты договоров (соглашений) от имени Астраханской области, Правительства Астраханской области готовятся соответствующими исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее - ответственный).

8.2. Ответственный размещает в СЭД электронную версию проекта договора (соглашения), карточки согласования.

8.3. После визирования проекта руководителем исполнительного органа государственной власти Астраханской области (ответственным) проект договора направляется для согласования исполнительными органами государственной власти области структурным подразделениям администрации Губернатора Астраханской области.

Маршрут согласования проекта определяет ответственный в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области.

8.4. После согласования проект договора (также на бумажном носителе) направляется в секретариат руководителя администрации Губернатора Астраханской области для визирования руководителем администрации Губернатора Астраханской области, затем на подпись Губернатору Астраханской области.

8.5. После подписания секретариат руководителя администрации Губернатора Астраханской области регистрирует договор (соглашение) и направляет его электронную версию по списку рассылки, составленному ответственным (обязательна рассылка в контрольно-правовое управление администрации Губернатора Астраханской области).

Пункты 8.2 - 8.5 настоящего Порядка реализуются при условии внедрения модуля «Договоры и соглашения».

9. Контроль исполнения поступающих документов

9.1. Документы, зарегистрированные в соответствии с установленным порядком, подлежащие контролю, поступают в электронном виде исполнителям и в контрольно-правовое управление администрации Губернатора Астраханской области (далее - контрольно-правовое управление). Исполнители подтверждают факт их получения.

9.2. Контрольно-правовое управление на основе указанных в документах поручений формирует исполнителям задачи путём ввода информации в регистрационно-контрольную карточку поручений (РКК поручений).

9.3. Контрольно-правовым управлением осуществляется формирование задач по следующим служебным документам, контроль за выполнением которых в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области возложен на управление:

- правовым актам федеральных органов исполнительной власти, поручениям Президента и Правительства Российской Федерации;

- постановлениям и распоряжениям Губернатора и Правительства Астраханской области;

- протоколам еженедельных совещаний Губернатора Астраханской области, протоколам заседаний Правительства Астраханской области, протоколам совещаний Губернатора и вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области (в том числе выездных);

- договорам (соглашениям).

9.4. Исполнителями по результатам выполнения поручений вводится соответствующая информация в карточки поступивших заданий и прикрепляются (вкладываются) отчёты с подробной информацией о выполнении поручений (электронные копии писем, справок, служебных записок и т.п.).

9.5. Контрольно-правовым управлением после анализа выполнения поручений и документа на основе поступивших отчётов принимается решение принять их исполнение или вернуть на доработку. При принятии отчёта как исполненного осуществляется снятие поручения с контроля. При принятии решения о возврате отчёта на доработку исполнитель принимает меры к выполнению задачи в точном соответствии с поставленной задачей.

9.6. На основе информации, вводимой в РКК поручений, о состоянии выполнения исполнителями документов и поручений в СЭД осуществляется автоматическое формирование отчётов по видам документов.

10. Регистрация, учёт и контроль исполнения обращений граждан

10.1. Регистрация обращений граждан, поступающих на имя Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области, начальника управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора Астраханской области, их сканирование и направление электронной версии в соответствующий секретариат осуществляется в отделе прохождения корреспонденции, аналитического и информационного обеспечения управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора Астраханской области (далее - отдел управления).

10.2. Введение резолюций заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области, формирование задачи и направление по маршруту электронной версии обращения осуществляются в соответствующих секретариатах.

10.3. Введение проектов резолюций Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области осуществляется в отделе управления.

10.4. Проверка правильности ввода резолюций, введение информации о местонахождении обращения осуществляются в отделе управления.

10.5. Введение информации об исполнении и направление ответа в электронном виде в управление по работе с обращениями граждан администрации Губернатора Астраханской области осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации Губернатора Астраханской области.

10.6. Снятие с контроля исполненных документов и списание их в дело осуществляется в отделе управления.

На пилотной стадии эксплуатации СЭД электронный документооборот сопровождается документами на бумажном носителе.

11. Ведение справочников СЭД

Глобальный справочник СЭД, содержащий данные (фамилию, имя, отчество, структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Астраханской области, должность, рабочий телефон) лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, в администрации Губернатора Астраханской области и исполнительных органах государственной власти Астраханской области, справочники «Наши организации», «Подразделения», «Персоны» ведутся администратором СЭД согласно информации, представленной управлением государственной гражданской службы и кадров администрации Губернатора Астраханской области, исполнительными органами государственной власти Астраханской области.

Справочники СЭД «Организации», «Подразделения организаций» и «Контактные лица организаций» ведутся сотрудниками отделов управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.

Справочники модуля «Обращения граждан» ведутся сотрудниками управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора Астраханской области.

12. Установка и сопровождение рабочих мест СЭД

Для подключения к СЭД пользователь СЭД обязан определить не менее одного ответственного сотрудника, на которого возлагаются обязанности локального администратора пользователя СЭД. Информация о данных сотрудниках должна быть направлена в трехдневный срок с момента подключения к СЭД группе технической поддержки СЭД и администратору СЭД.

12.1. Организация технической возможности работы в СЭД.

Организация АРМ СЭД осуществляется локальным администратором пользователя СЭД при наличии необходимого числа лицензий для работы. В случае отсутствия необходимого количества лицензий недостающее число лицензий приобретается пользователем СЭД самостоятельно. В случае возникновения проблем с установкой и настройкой программного обеспечения СЭД специалистами группы технической поддержки на основании заявки от пользователя СЭД (приложение № 1) осуществляются работы по консультированию, установке и настройке программного обеспечения СЭД.

12.2. Обновление программного обеспечения АРМ СЭД.

Обновление программного обеспечения АРМ СЭД осуществляется локальным администратором пользователя СЭД. В случае возникновения проблем при установке обновлений специалистами группы технической поддержки на основании заявки от пользователя СЭД (приложение № 1) осуществляются работы по консультированию, установке и настройке обновлений программного обеспечения СЭД.

12.3. Администрирование операторов СЭД.

Добавление, блокировка, смена прав и удаление операторов СЭД осуществляются администратором СЭД на основании заявки от пользователя СЭД (приложение № 2). Информация должна быть предоставлена администратору СЭД не менее чем за 24 часа в случае добавления или удаления оператора и не менее чем за 1 час в случае смены прав или блокирования оператора до события, вызвавшего необходимость внесения изменений. Соответствующие изменения в работу СЭД вносятся администратором СЭД в течение 30 минут с момента поступления заявки.

12.4. Требования к операторам СЭД.

Работу в СЭД могут осуществлять только сотрудники, имеющие сертификат установленного образца на работу в СЭД \"Directum\". Обучение и сертификация сотрудников производится за счет пользователя СЭД, которому принадлежат данные сотрудники, в авторизованном учебном центре, выбранном на основании норм действующего законодательства.

12.5. Предоставление консультаций по работе с программным обеспечением СЭД.

Консультационная поддержка пользователей СЭД по вопросам использования и настройки функциональных систем СЭД осуществляется исполнителем работ по СЭД, который обеспечивает доведение до всех пользователей СЭД контактной информации сервисной службы СЭД (телефон/факс и e-mail), а также обеспечивает работоспособность указанных технических средств с 8.30 до 17.30 с понедельника до пятницы.

13. Администрирование СЭД

13.1. Резервное копирование данных.

Администратором СЭД осуществляется ведение резервных копий баз данных СЭД. Полное резервирование серверного программного обеспечения (ПО) СЭД и базы данных (БД) СЭД осуществляется еженедельно, по воскресеньям. В течение недели осуществляется резервирование изменений ПО (ежедневное, в конце рабочего дня) и БД (ежечасное).

При отсутствии резервных копий исполнителю работ по СЭД, администраторам СЭД и локальным администраторам пользователей СЭД запрещается выполнение любых работ, связанных с программным обеспечением или базами данных СЭД, до создания резервных копий ПО и БД.

13.2. Управление программно-аппаратными средствами сервера СЭД.

Администратор СЭД осуществляет ежедневный мониторинг работы программно-аппаратных средств серверов СЭД. В случае возникновения внештатных ситуаций администратор СЭД совместно с группой технической поддержки осуществляет локализацию и устранение неисправностей в максимально короткие сроки.

Администратор СЭД совместно с группой технической поддержки формирует и направляет координатору СЭД предложения по модернизации программно-аппаратных средств серверов СЭД и развитию СЭД.

Приложение № 1

к Порядку

Заявка на   выполнение работ

по   установке/обновлению СЭД

Приложение № 2

к Порядку

Заявка на   выполнение работ

по   администрированию пользователей СЭД

(нужное подчеркнуть)