О Порядке ведения и хранения личных дел, документов учета государственных гражданских служащих Астраханской области



ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 08.09.2006               № 381

О Порядке ведения и хранения личных дел, документов учета государственных гражданских служащих Астраханской области

(Утратил силу:

постановление Губернатора Астраханской области от 07.04.2016 №24)

В соответствии с Федеральным законом от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (НГР:RU0000R200302023)

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения и хранения личных дел, документов учета государственных гражданских служащих Астраханской области.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор

Астраханской области

А.А. Жилкин

УТВЕРЖДЕН

постановлением

Губернатора

Астраханской области

от 08.09.2006 № 381

Порядок ведения и хранения личных дел, документов учета государственных гражданских служащих Астраханской области

1. Общие положения

Настоящий Порядок ведения и хранения личных дел, документов учета государственных гражданских служащих Астраханской области (далее - Порядок) разработан в соответствии с федеральными законами от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (НГР:RU0000R200302023), от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (НГР:RU0000R200403290), Трудовым кодексом Российской Федерации (НГР:RU0000R200102414), Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (НГР:RU0000R200502037) и определяет порядок ведения и хранения личных дел, документов учета государственных гражданских служащих Астраханской области (далее - гражданские служащие).

2. Ведение личных дел гражданских служащих в исполнительных органах государственной власти Астраханской области

2.1. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу, ее прохождением и увольнением.

2.2. Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни, позволяющих идентифицировать его личность, содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Порядком.

2.3. Личные дела лиц, замещающих государственные должности Астраханской области в порядке назначения, личные дела гражданских служащих, замещающих должности руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области, личные дела гражданских служащих и иных работников, замещающих должности в администрации Губернатора Астраханской области, ведет управление кадровой политики и государственной службы администрации Губернатора Астраханской области.

2.4. Личные дела гражданских служащих в исполнительных органах государственной власти Астраханской области ведутся соответствующей кадровой службой. Кроме личных дел гражданских служащих, кадровые службы исполнительных органов государственной власти Астраханской области ведут личные дела руководителей подведомственных государственных организаций.

2.5. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).

2.6. К личному делу лиц, замещающих государственные должности Астраханской области в порядке назначения, приобщаются:

- заявление о согласии на замещение государственной должности Астраханской области;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

- копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

- медицинское заключение установленной формы;

- сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Астраханской области;

- копии решений о назначении лица на государственную должность Астраханской области, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

- экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

- сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Астраханской области, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

- справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Астраханской области;

- информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Астраханской области, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Астраханской области, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;

- первичные документы и справка управления кадровой политики и государственной службы администрации Губернатора Астраханской области о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Астраханской области, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Астраханской области, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Астраханской области связано с использованием таких сведений;

- информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Астраханской области, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

- данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Астраханской области, с документами его личного дела;

- копии решений о поощрении лица, замещающего государственную должность Астраханской области, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, замещающего государственную должность Астраханской области.

2.7. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

- письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Астраханской области (далее - должность гражданской службы);

- собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

- копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (Астраханской области);

- копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

- копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.8. Учетные данные лиц, замещающих государственные должности Астраханской области в порядке назначения, и гражданских служащих заполняются в форме №Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего».

Учетные данные гражданских служащих хранятся кадровой службой исполнительного органа государственной власти области на электронных носителях.

2.9. В обязанности кадровой службы исполнительного органа государственной власти Астраханской области, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:

- приобщение документов, указанных в пунктах 2.6, 2.7 настоящего Порядка, к личным делам гражданских служащих;

- обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (НГР:RU0000R200403290) (далее - Федеральный закон), другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Астраханской области, а также в соответствии с настоящим Порядком;

- предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих для опубликования общероссийским и областным средствам массовой информации по их обращениям;

- информирование гражданских служащих об обращении общероссийского или областного средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;

- ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.10. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения установленного порядка ведения личных дел.

2.11. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой исполнительный орган государственной власти Астраханской области или государственный орган Астраханской области его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

2.12. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

2.13. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой исполнительного органа государственной власти Астраханской области, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

3. Требования к получению, обработке, хранению и передаче персональных данных гражданского служащего

3.1. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба исполнительного органа государственной власти Астраханской области обязана соблюдать следующие требования:

- обработка персональных данных осуществляется в целях содействия гражданскому служащему в прохождении службы, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях запроса;

- запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

- при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

- защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств исполнительного органа государственной власти Астраханской области в порядке, установленном федеральным законодательством.

3.2. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, гражданские служащие имеют право:

- получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

- осуществлять свободный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащие персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом;

- требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. При отказе руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданский служащий имеет право заявить в письменной форме руководителю исполнительного органа государственной власти Астраханской области или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

- требовать от руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

- обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных.

Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с федеральным законодательством.