ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ



Утратило силу Постановлением Правительства Республики Бурятия от 01.04.2020 №174

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ  БУРЯТИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОТ 8 СЕНТЯБРЯ 2009 ГОДА № 329

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

Изменения в редакции постановлений Правительства Республики Бурятия:

НГР ru04000201000176 (от 02.04.2010 № 125)

НГР ru04000201101174 (от 01.12.2011 № 629)

НГР ru04000201200069 (от 13.02.2012 № 52)

НГР ru04000201501286 (от 24.12.2015 № 644)

НГР ru04000201600661 (от 02.08.2016 № 360)

В целях совершенствования организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия Правительство Республики Бурятия постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.

2. Управлению по делам архивов Республики Бурятия (Елаев А.А.) до 1 июля 2010 года подготовить и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.

В редакции Постановления Правительства Республики Бурятия от 02.04.2010 № 125

3. Исполнительным органам государственной власти Республики Бурятия до 1 ноября 2010 года на основе настоящих Правил, с учётом условий и специфики своей деятельности, разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, согласовав с Управлением по делам архивов Республики Бурятия.

В редакции Постановления Правительства Республики Бурятия от 02.04.2010 № 125

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Контрольный комитет Главы и Правительства Республики Бурятия (Мещеряков С.А.).

В редакции Постановления Правительства Республики Бурятия от 13.02.2012 № 52

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Исполняющий обязанности Председателя

Правительства Республики Бурятия

И.М.Егоров

Утверждены

постановлением Правительства

Республики Бурятия

от 08.09.2009 № 329

В редакции постановлений Правительства Республики Бурятия:

НГР ru04000201000176 (от 02.04.2010 № 125)

НГР ru04000201101174 (от 01.12.2011 № 629)

НГР ru04000201200069 (от 13.02.2012 № 52)

НГР ru04000201501286 (от 24.12.2015 № 644)

НГР ru04000201600661 (от 02.08.2016 № 360)

Правила

делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия.

2. Требования правил распространяются как на делопроизводство на бумажных носителях, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, и с другими документами независимо от их носителей.

3. Организация и ведение делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия осуществляется структурным подразделением исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

4. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Порядок работы с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

II. Термины и определения

Наименование структурной части в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

5. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия;

«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включённый в документооборот исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия;

«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

«номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия;

«служба делопроизводства» - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

«электронная копия документа» - копия документа, созданная в электронной форме;

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

Структурная единица утратила силу: постановление Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360;

«система электронного документооборота» - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

Пункты введены Постановлением Правительства Республики Бурятия от 01.12.2011 № 629

III. Оформление документов в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия

6. В соответствии с Законом Республики Бурятия от 10.06.1992 г. № 221-XII «О языках народов Республики Бурятия» делопроизводство в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия ведётся на государственном языке Российской Федерации.

7. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

8. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

Пункт введен Постановлением Правительства Республики Бурятия от 01.12.2011 № 629

9. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

10. Существуют следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк резолюции;

- бланк конкретного вида документа.

11. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются приказом руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

В редакции Постановления Правительства Республики Бурятия от 01.12.2011 № 629

12. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия, являются:

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

а) герб Республики Бурятия;

б) наименование исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия;

в) наименование структурного подразделения исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия;

г) наименование должности;

д) справочные данные об исполнительном  органе государственной  власти Республики Бурятия;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

13. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

14. На основании статьи 14 Закона Республики Бурятия от 10.06.1992 г. № 221-XII «О языках народов Республики Бурятия» наименование исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, а также тексты официальных печатей и бланков оформляются на бурятском и русском языках.

15. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия

16. В документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

17. В исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, электронной почты.

18. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

19. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

20. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Бурятия.

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

21. Утратил силу: постановление Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

22. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия или по решению руководителя исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия иным должностным лицам исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

23. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передаётся в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в исполнительном  органе государственной  власти Республики Бурятия.

Структурная единица введена постановлением Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

24. Документы после их подписания руководителем исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

25. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

26. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

27. Передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия осуществляется через службу делопроизводства.

28. В исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия службой делопроизводства ведётся учёт поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия в установленном им порядке.

29. В целях учёта и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия

30. Исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с Министерством культуры Республики Бурятия перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Пункт в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 24.12.2015 № 644

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых исполнительным  органом государственной  власти Республики Бурятия.

Структурная единица введена постановлением Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

31. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия осуществляется службой делопроизводства путём составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учёта и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

В редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

32. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после её согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Республики Бурятия руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Бурятия;

г) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Республики Бурятия.

Пункт в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 24.12.2015 № 644

33. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

34. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

35. Дела со дня их формирования до передачи в архив исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия или на уничтожение  хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

36. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

37. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

38. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

Структурная единица в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

39. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

40. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия определяется Министерством культуры Республики Бурятия.

Пункт в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 24.12.2015 № 644

VI. Особенности работы с электронными документами в исполнительном  органе государственной  власти Республики Бурятия

Структурная часть в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

41. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительных  органов государственной  власти Республики Бурятия.

42. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизитов «Государственный герб Республики Бурятия» и «Печать».

В исполнительном  органе государственной  власти Республики Бурятия используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

Состав электронных документов в исполнительном  органе государственной  власти Республики Бурятия, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, устанавливается правовым актом Правительства Республики Бурятия.

Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица исполнительного  органа государственной  власти Республики Бурятия в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

В системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия  и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия и на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия с созданием в ней электронной копии такого документа.

Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в хранилище системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они уничтожаются на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия.

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Правилам делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Республики Бурятия

Приложение в редакции постановления Правительства Республики Бурятия от 02.08.2016 № 360

ПЕРЕЧЕНЬ

обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия

1. Адресант (автор)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

11. Индекс дела по номенклатуре дел

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)