ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ



АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Утратило силу постановлением администрации Костромской области от 30.08.2016 года № 332-а (НГР RU44000201600876)

В редакции:

постановления администрации Костромской области № 235-а от 08.10.2007 года

постановления администрации Костромской области № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586)

постановления администрации Костромской области № 495-а от 29.12.2008 года (НГР ru44000200800917)

постановления администрации Костромской области № 107-а от 16.03.2009 года (НГР ru44000200900157)

В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов архивных фондов Костромской области, обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности губернатора Костромской области и администрации Костромской области,

администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Костромской области (приложение № 1).

2. Утвердить положение об архиве администрации Костромской области (приложение № 2).

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора Костромской области Сахарова В.И.

(п. 3 в новой редакции постановления администрации Костромской области № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586))

Губернатор области

В.А. Шершунов

Приложение № 1

Утверждено

постановлением администрации

Костромской области

от 09 апреля 2007г. № 77-а

ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Костромской области

Глава 1. Общие положения

1. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов архивных фондов Костромской области, включая управленческую, аудиовизуальную, электронную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности губернатора Костромской области, администрации Костромской области.

2. Экспертная комиссия является координационным органом.

Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения заместителем губернатора области. В необходимых случаях (пункт 10 Положения) решения комиссии утверждаются только после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) комитета по делам архивов Костромской области.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 495-а от 29.12.2008 года (НГР ru44000200800917))

3. Персональный состав экспертной комиссии назначается распоряжением администрации области из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений аппарата администрации области под председательством начальника управления делопроизводства администрации области.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 495-а от 29.12.2008 года (НГР ru44000200800917))

В состав экспертной комиссии включаются:

лицо, ответственное за ведение архива администрации области (секретарь комиссии);

представители управления делопроизводства администрации области, отдела бухгалтерского учета и отчетности администрации области и правового управления администрации области;

(в редакции постановления администрации Костромской области № 235-а от 08.10.2007 года, № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586))

представитель ЭПК комитета по делам архивов Костромской области, а также представитель ГУ «Государственный архив Костромской области».

В качестве экспертов и консультантов к работе экспертной комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других организаций.

4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации и комитета по делам архивов Костромской области, ГУ «Государственный архив Костромской области», типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, правовыми актами губернатора Костромской области и администрации Костромской области, а также Положением об экспертной комиссии администрации Костромской области.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 107-а от 16.03.2009 года (НГР ru44000200900157))

Глава 2. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами экспертной комиссии являются:

5. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирование дел.

6. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

7. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Глава 3. Функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

8. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов согласно номенклатуре дел администрации области для дальнейшего хранения и уничтожения.

9. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов губернатора Костромской области и администрации Костромской области и по подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативных и методических документов по названным вопросам.

10. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

1) на утверждение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области, а затем на утверждение, заместителю губернатора области:

(в редакции постановлений администрации Костромской области № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586), № 495-а от 29.12.2008 года (НГР ru44000200800917))

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

2) на согласование ЭПК комитета по делам архивов Костромской области, а затем на утверждение, заместителю губернатора области:

(в редакции постановлений администрации Костромской области № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586), № 495-а от 29.12.2008 года (НГР ru44000200800917))

сводную номенклатуру дел администрации области,

описи дел по личному составу,

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения с отметкой «ЭПК» в перечнях;

3) на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

4) на утверждение заместителю губернатора области:

(в редакции постановлений администрации Костромской области № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586), № 495-а от 29.12.2008 года (НГР ru44000200800917))

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с отметкой «ЭПК» в перечнях (кроме перечисленных в подпункте 1),

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

11. Совместно с управлением делопроизводства администрации области и управлением государственной службы и организационной работы администрации области проводит для сотрудников аппарата администрации области консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 235-а от 08.10.2007 года, № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586))

Глава 4. Права экспертной комиссии

Экспертная комиссия имеет право:

12. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям аппарата администрации области по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

13. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

14. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений аппарата администрации области о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов архивных фондов Костромской области, о причинах утраты документов.

15. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений аппарата администрации области и других организаций, а также представителей комитета по делам архивов Костромской области и ГУ «Государственный архив Костромской области».

16. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

17. Информировать руководство администрации области по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

18. В установленном порядке представлять свое учреждение в комитете по делам архивов Костромской области.

Глава 5. Организация работы экспертной комиссии

19. Экспертная комиссия администрации области работает в контакте с ЭПК комитета по делам архивов Костромской области.

20. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному начальником управления делопроизводства администрации области.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586))

21. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

22. Заседания экспертной комиссии считаются правомочными, если в заседании принимают участие более половины членов экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председательствующий на заседании экспертной комиссии (в необходимых случаях по согласованию с комитетом по делам архивов Костромской области).

23. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря комиссии.

Приложение № 2

Утверждено

постановлением администрации

Костромской области

от 09 апреля 2007г. № 77-а

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве администрации Костромской области

Глава 1. Общие положения

1. Документы губернатора Костромской области и администрации Костромской области, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются собственностью Костромской области, входят в состав архивных фондов Костромской области и подлежат хранению в ГУ «Государственный архив Костромской области».

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в администрации Костромской области.

2. Аппарат администрации Костромской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности. По истечении сроков ведомственного хранения документов, в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, администрация области передает эти документы на постоянное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации области.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации области несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

3. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое назначение, а также документов по личному составу, их учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение администрация области образует архив администрации области (далее - архив).

Администрация области обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

4. Архив входит в состав протокольного отдела управления делопроизводства администрации области, организация работы архива возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

(в редакции постановлений администрации Костромской области № 235-а от 08.10.2007 года, № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586))

5. В своей работе архив руководствуется:

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», другими федеральными законами в области архивного дела, а также принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

основными правилами работы архивов организации и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации;

(в редакции постановления администрации Костромской области № 107-а от 16.03.2009 года (НГР ru44000200900157))

законами и иными нормативными правовыми актами Костромской области, в том числе методическими документами комитета по делам архивов Костромской области и ГУ «Государственный архив Костромской области» и настоящим положением.

6. Положение об архиве администрации области разработано на основании основных правил работы архивов организаций и утверждается постановлением администрации Костромской области по согласованию с экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области.

7. Контроль за деятельностью архива администрации области осуществляет начальник управления делопроизводства администрации области.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586))

8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации области осуществляет комитет по делам архивов Костромской области и ГУ «Государственный архив Костромской области».

Глава 2. Состав документов архива

9. В архив поступают законченные делопроизводством архивные документы:

1) постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений аппарата администрации области, документы временного срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу,

2) служебные и ведомственные издания,

3) фотодокументы, видеофонограммы, машиночитаемые (электронные документы),

4) научно-справочный аппарат к документам архива.

Глава 3. Задачи и функции архива

10. Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего положения;

1) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

2) подготовка и своевременная передача документов архивных фондов Костромской области на постоянное хранение в ГУ «Государственный архив Костромской области» в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации;

(в редакции постановления администрации Костромской области № 107-а от 16.03.2009 года (НГР ru44000200900157))

3) осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации области.

11. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

1) принимает не позднее, чем через три года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы постоянного, временного сроков хранения и по личному составу структурных подразделений аппарата администрации области, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации;

(в редакции постановления администрации Костромской области № 107-а от 16.03.2009 года (НГР ru44000200900157))

2) разрабатывает и согласовывает с ГУ «Государственный архив Костромской области» графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) комитета по делам архивов Костромской области и передачи документов архивных фондов Костромской области на постоянное хранение;

3) составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области;

4) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГУ «Государственный архив Костромской области».

6) организует использование документов:

информирует руководство и работников аппарата администрации области о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

12. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации области.

13. Составляет сводную номенклатуру дел администрации области, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации области.

14. Ежегодно представляет в ГУ «Государственный архив Костромской области» сведения о составе и объеме документов, хранящихся в архиве, по установленной форме.

15. По истечении сроков ведомственного хранения документов, подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГУ «Государственный архив Костромской области» документы архивных фондов Костромской области.

Глава 4. Права архива

16. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации области;

запрашивать от структурных подразделений аппарата администрации области сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Глава 5. Ответственность за работу архива

Начальник управления делопроизводства администрации области, начальник протокольного отдела управления делопроизводства и специалист, ответственный за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в объеме, предусмотренном их должностными обязанностями.

(глава 5 в новой редакции постановления администрации Костромской области № 75-а от 25.03.2008 года (НГР ru44000200800586))