ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПРАВИЛАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ



ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

9 августа 2012 года № 400

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПРАВИЛАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

(В редакции постановлений Правительства Калужской области от 2 ноября 2012г. № 554; от 7 декабря 2012г. № 610; от 2 апреля 2013г. № 168; от 1 августа 2013г. № 389; от 24 марта 2014г. № 186; от 1 сентября 2014г. № 521; от 15 октября 2014г. № 606; от 09 апреля 2015г. № 183; от 22 июня 2015г. № 330; от 21 августа 2015г. № 473; от 05 декабря 2016г. № 645; от 28 декабря 2016г. № 707, от 27 октября 2017г. № 608;

от 13 февраля 2020г. № 96, от 13 апреля 2020г. № 292)

В соответствии с Законом Калужской области «О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужской области» в целях совершенствования организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области Правительство Калужской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Положение о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области (далее - Положение) (прилагается).

2. Исполнительным органам государственной власти Калужской области на основе настоящего Положения в срок до 15 октября 2012 года разработать и утвердить правила делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Калужской области, учитывающие условия и специфику деятельности, а также особенности делопроизводства на материальных носителях в исполнительном органе государственной власти Калужской области.

Заместитель Губернатора Калужской области -

руководитель администрации

Губернатора Калужской области    В.Х. Квасов

Приложение

к Постановлению

Правительства Калужской области

от 9 августа 2012 г. № 400

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПРАВИЛАХ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

(В редакции постановлений Правительства Калужской области от 2 ноября 2012г. № 554; от 7 декабря 2012г. № 610; от 2 апреля 2013г. № 168; от 1 августа 2013г. № 389; от 24 марта 2014г. № 186; от 1 сентября 2014г. № 521; от 15 октября 2014г. № 606; от 09 апреля 2015г. № 183; от 22 июня 2015г. № 330; от 21 августа 2015г. № 473; от 05 декабря 2016г. № 645; от 28 декабря 2016г. № 707, от 27 октября 2017г. № 608, от 13 февраля 2020г. № 96)

(Нумерация пунктов в редакции постановления Правительства Калужской области от 05 декабря 2016г. № 645)

1. Общие положения

1. Настоящее Положение о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области (далее - Положение) устанавливает единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области.

2. Действие настоящего Положения не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

2. Основные понятия

3. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Калужской области;

«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Калужской области;

«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительных органов государственной власти Калужской области;

«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Калужской области, с указанием сроков их хранения;

(Абзац 8 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

(Абзац 10 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

«реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

(Абзац 11 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

«система электронного документооборота (далее - СЭД)» - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

(Абзац 12 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

«сканирование документа» - создание электронной копии документа;

(Абзац 13 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

«служба делопроизводства» - подразделение исполнительного органа государственной власти Калужской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области;

«указание по исполнению документа (резолюция)» - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом исполнительного органа государственной власти Калужской области и содержит указания по исполнению документа;

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

(Абзац 16 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

электронный документ» (далее - ЭД)- документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

(Абзац 17 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

«электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы;

«электронная копия документа» - копия документа, созданная в электронной форме.

(Абзац 19 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

Иные понятия, используемые в настоящем Положении, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Постановления и распоряжения

4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области производятся в соответствии с настоящим Положением, а постановлений Правительства Калужской области - в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области, утвержденным постановлением Правительства Калужской области от 26.04.2004 № 119 «О Регламенте Правительства Калужской области» (в ред. постановлений Правительства Калужской области от 18.04.2008 № 169, от 17.07.2008 № 295, от 21.08.2008 № 344, от 26.01.2009 № 14, от 22.09.2009 № 390, от 21.10.2010 № 417, от 28.02.2011 № 95, от 09.09.2011 № 485, от 24.02.2012 № 85).

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области подготавливаются и вносятся исполнительными органами государственной власти Калужской области на основании поручений Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, подписанной руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Проекты распоряжений Губернатора Калужской области о создании рабочей группы подготавливаются и вносятся исполнительными органами государственной власти Калужской области на основании поручений Губернатора Калужской области, в отсутствие Губернатора Калужской области - первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, исполняющего обязанности Губернатора Калужской области, в соответствии с распределением обязанностей.

{Абзац дополнен:

Постановление Правительства Калужской области от 22 июня 2015г. № 330;

НГР:ru40000201500516}

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области должны проверяться с точки зрения их законности юридическими службами соответствующих исполнительных органов государственной власти Калужской области (организаций), представивших проект.

{Абзац дополнен:

Постановление Правительства Калужской области от 22 июня 2015г. № 330;

НГР:ru40000201500516}

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, вносимые на рассмотрение Губернатора Калужской области, направляются их разработчиками в прокуратуру Калужской области в электронном виде в срок, установленный Губернатором Калужской области.

{Абзац дополнен:

Постановление Правительства Калужской области от 1 августа 2013г. № 389;

НГР:ru40000201300505

5. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители исполнительных органов государственной власти Калужской области, которые готовят и вносят эти проекты.

6. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области печатаются на бланках установленной формы.

7. Текст проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области состоит из констатирующей части (преамбулы) и постановляющей части.

Констатирующая часть (преамбула) проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области содержит обоснование необходимости принятия данного нормативного правового акта и/или перечень нормативных актов, во исполнение которых принят данный нормативный правовой акт.

Констатирующая часть (преамбула) проекта распоряжения Губернатора Калужской области о создании рабочей группы дополнительно содержит цели создания и сроки деятельности рабочей группы.

Иные распоряжения Губернатора Калужской области преамбулы могут не содержать.

В констатирующую часть (преамбулу) проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области не включаются положения нормативного характера.

Преамбула в проектах постановлений Губернатора Калужской области завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», которое печатается прописными буквами жирным шрифтом.

Постановляющая часть проектов постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

В необходимых случаях проекты постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области могут делиться на разделы, а они, в свою очередь, - на главы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Постановляющая часть проекта распоряжения Губернатора Калужской области о создании рабочей группы должна содержать указание ответственных лиц и/или подразделения, на которых возлагается контроль исполнения распоряжения Губернатора Калужской области.

Если в проекте постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области должны иметь ссылки на эти приложения.

{Пункт 7 в редакции:

Постановление Правительства Калужской области от 22 июня 2015г. № 330;

НГР:ru40000201500516}

8. Одновременно с разработкой проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области или их частей включаются в текст проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

9. В проектах постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области употребляются только официальные наименования органов и организаций.

10. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Заголовок печатается с прописной буквы жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

11. Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области должны быть проверены на соответствие грамматическим правилам и стилистическим нормам русского языка уполномоченным сотрудником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области (далее - корректор) и завизированы им.

(Пункт 11 в редакции постановлений Правительства Калужской области от 2 апреля 2013г. № 168; от 24 марта 2014г. № 186; от 13 февраля 2020г. № 96)

12. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются:

- исполнителем;

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), представившего проект;

{Абзац дополнен:

Постановление Правительства Калужской области от 22 июня 2015г. № 330;

НГР:ru40000201500516}

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), представившим проект;

- руководителями исполнительных органов государственной власти Калужской области (организаций), которым в постановлении (распоряжении) Губернатора Калужской области предусматриваются задания или поручения;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области;

(Абзац 7 в редакции постановлений Правительства Калужской области от 2 апреля 2013г. № 168; от 24 марта 2014г. № 186; от 13 февраля 2020г. № 96)

- первым заместителем Губернатора Калужской области (заместителем Губернатора Калужской области), осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Виза включает в себя наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

{В редакции:

Постановления Правительства Калужской области от 09.04.2015 № 183)

13. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, содержащие вопросы управления и распоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министром экономического развития Калужской области или его заместителем, а также с начальником административно-хозяйственного управления администрации Губернатора Калужской области в отношении имущества, находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области.

(Абзац 1 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, визируются министром финансов Калужской области или его заместителем.

Проекты постановлений Губернатора Калужской области об установлении и отмене карантина и иных ограничений, направленных на предотвращение распространения и ликвидацию очагов особо опасных болезней животных, об отчуждении животных и (или) изъятии продуктов животноводства в целях предотвращения возникновения и ликвидации очагов особо опасных болезней животных, об установлении уровня реагирования при введении режима повышенной готовности или чрезвычайной ситуации для органов управления и сил территориальной подсистемы Калужской области единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций в исключительном порядке визируются:

{В редакции:

Постановление Правительства Калужской области от 2 апреля 2013г. № 168;

НГР:ru40000201300204

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области, представившего проект;

{Абзац дополнен:

Постановление Правительства Калужской области от 22 июня 2015г. № 330;

НГР:ru40000201500516}

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области, представившим проект;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области;

(Абзац  в редакции постановлений Правительства Калужской области от 2 апреля 2013г. № 168; от 24 марта 2014г. № 186; от 13 февраля 2020г. № 96)

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

В исполнительных органах государственной власти Калужской области и организациях проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области согласовываются (рассматриваются) не более двух рабочих дней.

{В редакции:

Постановления Правительства Калужской области от 09.04.2015 № 183)

Приложения и пояснительные записки к проектам постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, содержащие вопросы использования информационно-коммуникационных технологий, создания, развития, модернизации, эксплуатации информационных систем и информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, подлежат согласованию с министром цифрового развития Калужской области или его заместителем.

(Абзац 11 в редакции постановления Правительства Калужской области от 28 декабря 2016г. № 707; от 13 февраля 2020г. № 96)

14. Если в процессе согласования в проект постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

При наличии у лица, визирующего проект постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.

15. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим проекты постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области.

16. Подготовленные для подписания проекты постановления и распоряжения Губернатора Калужской области передаются управлением по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области через консультанта (помощника) Губернатора Калужской области на подпись Губернатору Калужской области либо лицу, его замещающему.

(Пункт 16 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

17. Постановления и распоряжения, подписанные Губернатором Калужской области, передаются в управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области для оформления и выпуска.

{В редакции:

Постановление Правительства Калужской области от 2 апреля 2013г. № 168;

НГР:ru40000201300204

Постановление Правительства Калужской области от 24 марта 2014г. № 186;

НГР:ru40000201400180

Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно, причем постановления Правительства Калужской области отдельно от постановлений Губернатора Калужской области.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора Калужской области через дефис добавляется буква «р», по личному составу - «лс».

(Пункт 17 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

18. Копии постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, заверенные печатью управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем постановления и распоряжения Губернатора Калужской области, изменяющие или дополняющие ранее принятые постановления и распоряжения Губернатора Калужской области, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.

Абзац исключен:

Постановление Правительства Калужской области от 24 марта 2014г. № 186;

НГР:ru40000201400180

(Пункт 18 в редакции постановлений Правительства Калужской области от 2 апреля 2013г. № 168; от 24 марта 2014г. № 186; от 13 февраля 2020г. № 96)

19. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской области вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки остаются в управлении по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области для последующей передачи в ведомственный архив Администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 19 в редакции постановлений Правительства Калужской области от 2 апреля 2013г. № 168; от 24 марта 2014г. № 186; от 13 февраля 2020г. № 96)

20. Копии постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области независимо от указателя рассылки направляются для контроля в контрольное управление Администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 20 в редакции постановлений Правительства Калужской области от 24 марта 2014г. № 186; от 13 февраля 2020г. № 96)

3.2. Договоры и соглашения

(Подраздел в редакции постановления Правительства Калужской области от 05 декабря 2016г. № 645)

1. Общие положения

21. Для целей настоящей главы используются следующие понятия:

Разработчик - орган государственной власти Калужской области, государственный орган Калужской области, подготовивший текст соответствующего проекта договора (соглашения) исходя из своих полномочий и (или) по поручению Губернатора Калужской области или иного лица, уполномоченного на подписание такого договора, а также орган государственной власти Калужской области, государственный орган Калужской области, представивший текст соответствующего проекта договора (соглашения), разработанного стороной, не являющейся органом власти Калужской области.

(Пункт 21 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

21.1. Положения настоящей главы распространяются на договоры (соглашения), подписываемые ЭП в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет» (далее - ГИИС «Электронный бюджет»)

(Подпункт дополнен – постановление Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608) ; В редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

21.2. Положения настоящей главы в отношении договоров (соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области, распространяются на договоры (соглашения), заключаемые уполномоченными на то должностными лицами от имени Калужской области.

К договору (соглашению), заключаемому уполномоченными на то должностными лицами от имени Калужской области, прилагается заверенная копия правового акта или доверенности, подтверждающих полномочия должностного лица на подписание данного договора (соглашения).

(Подпункт дополнен – постановление Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608) ;В редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

22. При оформлении проекта договора (соглашения) необходимо:

наличие подлинников договора (соглашения), количество которых должно соответствовать количеству, указанному в тексте договора (соглашения). При подписании договора (соглашения) в ГИИС «Электронный бюджет» на бумажном носителе подготавливается один экземпляр договора (соглашения);

(Абзац в новой редакции – постановление Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608) ;В  редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон.

23. Проекты договоров (соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области, визируются:

- руководителем разработчика;

- юридической службой разработчика;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором;

- начальником отдела организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области;

(Абзац 6 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

24. Проекты договоров (соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области, содержащие вопросы управления и распоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министром экономического развития Калужской области и заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по данным вопросам.

25. Проекты договоров (соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, подлежат согласованию с министром финансов Калужской области и заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по данным вопросам.

26. Проекты договоров (соглашений), заключаемых заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области от имени Администрации Губернатора Калужской области, визируются:

(Абзац 1 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

- начальником управления бухгалтерского учета Администрации Губернатора Калужской области;

(Абзац 2 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

(Абзац 5 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

27. Проекты договоров (соглашений), заключаемых заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области от имени Администрации Губернатора Калужской области, в отношении имущества, находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области, подлежат согласованию с начальником административно-хозяйственного управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 27 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

28. Проект сопроводительного письма к договору (соглашению), направляемому для подписания сторонам договора (соглашения), визируется в соответствии с пунктом 51 главы 3.4 «Письма за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области» раздела 3 «Подготовка и оформление отдельных видов документов» настоящего Положения.

(Пункт 28 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

29. К проектам договоров (соглашений), предметом которых являются имущественные правоотношения, на каждый указанный в проекте договора (соглашения) объект недвижимого имущества, в том числе земельные участки, на которых располагаются либо будут располагаться такие объекты недвижимого имущества, разработчиком прилагаются выписки из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, полученные не позднее тридцати дней до передачи проекта договора (соглашения) на согласование.

30. При подписании договора (соглашения) от имени Правительства Калужской области по доверенности лицо, уполномоченное подписать данный договор (соглашение), несет ответственность за соблюдение процедуры, установленной настоящей главой, в том числе порядка согласования, подписания, удостоверения печатью Правительства Калужской области, регистрации и хранения договоров (соглашений).

Если в процессе согласования в проект договора (соглашения) вносятся изменения, меняющие его условия, то он подлежит повторному согласованию.

При наличии замечаний, особых мнений и дополнений к проекту договора (соглашения) согласующее его должностное лицо излагает их на отдельном листе. В этом случае виза согласования должна включать отметку «Замечания прилагаются.

(Абзацы дополнены – постановление Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608) В редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

31. К проекту договора (соглашения) (за исключением соглашений о предоставлении субсидии из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации, подписание которых осуществляется в ГИИС «Электронный бюджет») прилагается справка в произвольной форме о наличии (отсутствии) в нем информации ограниченного доступа, подписанная руководителем разработчика (к проекту договора (соглашения), заключаемого от имени Администрации Губернатора Калужской области, - руководителем подразделения Администрации Губернатора Калужской области, представляющего проект договора (соглашения)).

Наличие информации ограниченного доступа определяется разработчиком (подразделением Администрации Губернатора Калужской области, представляющим проект договора (соглашения), заключаемого от имени Администрации Губернатора Калужской области).

(Пункт 31 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

32. При наличии в договоре (соглашении) информации ограниченного доступа проект договора (соглашения) оформляется на бумажном носителе, регистрируется в СЭД, но не сканируется.

(Пункт 32 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

33. При согласовании проекта договора (соглашения) на бумажном носителе визы согласования оформляются внизу лицевой стороны каждого листа договора (соглашения) в виде подписи руководителя разработчика и подписей согласующих лиц, располагаемых на одном уровне.

(Пункт дополнен – постановление Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608)

34. По окончании процесса визирования на бумажном носителе проекта договора (соглашения), заключаемого от имени Правительства Калужской области, отдел организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области подготавливает на бумажном носителе необходимое количество экземпляров договора (соглашения) (далее - комплекты) для подписания Губернатором Калужской области либо лицом, уполномоченным подписать данный договор (соглашение), и иными сторонами договора (соглашения). Подготовка комплектов для подписания осуществляется в полном соответствии с окончательной, согласованной в соответствии с настоящей главой редакцией договора (соглашения). Комплекты для подписания вместе с экземплярами, содержащими визы должностных лиц, согласовавших данный проект, передаются начальнику управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 34 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

35. При отсутствии в договоре (соглашении), заключаемом от имени Правительства Калужской области, информации ограниченного доступа проект договора (соглашения) проходит процесс согласования в СЭД. При этом по окончании процесса согласования текст договора (соглашения) пересылается начальником отдела организации деятельности Правительства Калужской области администрации Губернатора Калужской области по СЭД в адрес начальника управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области. Одновременно отдел организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области подготавливает на бумажном носителе необходимое количество комплектов договора (соглашения) для подписания Губернатором Калужской области либо лицом, уполномоченным подписать данный договор (соглашение), и иными сторонами договора (соглашения). Подготовка комплектов для подписания осуществляется в полном соответствии с окончательной, согласованной в соответствии с настоящей главой редакцией договора (соглашения). Комплекты для подписания передаются начальнику управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области с распечаткой из СЭД электронных регистрационных карточек, которые подтверждают согласование проекта договора (соглашения) в соответствии с положениями пунктов 23 - 27 настоящей главы.

(Пункт 35 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

36. Сотрудники управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, ответственные за работу с договорами (соглашениями), перед подписанием иными сторонами договора (соглашения) пронумеровывают, прошивают, заверяют своей подписью и печатью управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области экземпляры договора (соглашения), заключаемого от имени Правительства Калужской области, и передают разработчику для подписания у иных сторон договора (соглашения), кроме Правительства Калужской области, с занесением записи об этом в журнал регистрации передачи договоров (соглашений); при наличии сопроводительного письма к договору (соглашению) за подписью Губернатора Калужской области либо заместителя Губернатора Калужской области направляют договор (соглашение) для подписания иной его стороне, кроме Правительства Калужской области, посредством фельдсвязи (почтовой связи) с занесением отметки в электронную регистрационную карточку СЭД, которая подтверждает согласование проекта договора (соглашения).

Экземпляры договора (соглашения), заключаемого от имени Правительства Калужской области, после подписания Губернатором Калужской области либо заместителем Губернатора Калужской области, уполномоченным подписать данный договор (соглашение), сотрудники управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, ответственные за работу с договорами (соглашениями), предоставляют начальнику отдела организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области для удостоверения печатью Правительства Калужской области (за исключением случаев, когда договор (соглашение) подписывается в ГИИС «Электронный бюджет».

(Абзац в редакции постановления Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608); В редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

(Пункт 36 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

37. Экземпляр договора (соглашения) для Правительства Калужской области, подписанный остальными сторонами и удостоверенный печатями (при наличии печатей) остальных сторон договора (соглашения), после получения его разработчиком в срок, не превышающий трех рабочих дней, возвращается в управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, о чем вносится запись в журнал регистрации передачи договоров (соглашений).

(Абзац в редакции постановления Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608)

В случае заключения договора (соглашения) посредством государственной информационной системы после подписания договора (соглашения) электронными подписями всеми сторонами соглашения разработчик:

- распечатывает из государственной информационной системы копию подписанного всеми сторонами договора (соглашения) (далее - копия договора (соглашения)) на бумажном носителе;

- подготавливает служебную записку в произвольной форме за подписью руководителя о направлении на регистрацию договора (соглашения) в Администрацию Губернатора Калужской области, содержащую указание на факт его подписания электронными подписями в ГИИС «Электронный бюджет», а также подтверждение сверки текста подписанного в ГИИС «Электронный бюджет» договора (соглашения) и текста соответствующего проекта договора (соглашения), согласованного в установленном порядке;

(Абзац 4 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

- направляет копию договора (соглашения) на бумажном носителе с приложением служебной записки для регистрации в Администрацию Губернатора Калужской области.

(Абзацы дополнены – постановление Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608)

(Пункт 37 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

38. По окончании процесса визирования на бумажном носителе проекта договора (соглашения), заключаемого от имени Администрации Губернатора Калужской области, сотрудники управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, ответственные за работу с договорами (соглашениями), подготавливают на бумажном носителе необходимое количество экземпляров данного договора (соглашения), пронумеровывают, прошивают, заверяют подписью и печатью управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области и вместе с экземпляром, содержащим визы должностных лиц, согласовавших данный проект, передают их на подпись заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 38 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

39. При отсутствии в договоре (соглашении), заключаемом от имени Администрации Губернатора Калужской области, информации ограниченного доступа проект договора (соглашения) проходит процесс согласования в СЭД. При этом по окончании процесса согласования сотрудники управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, ответственные за работу с договорами (соглашениями), подготавливают на бумажном носителе необходимое количество экземпляров данного договора (соглашения), пронумеровывают, прошивают, заверяют их подписью и печатью управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области и передают на подпись заместителю Губернатора Калужской области - руководителю администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 39 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

40. Подлинники подписанных всеми сторонами и удостоверенных печатями (при наличии печатей) всех сторон договоров (соглашений) регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, размещаются в СЭД путем заполнения электронной регистрационной карточки, в случае отсутствия в тексте договора (соглашения) и приложений информации ограниченного доступа сканируются и затем хранятся в управлении по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области до сдачи их в архив администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 40 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

41. В проекте договора (соглашения), представленном разработчиком на согласование в соответствии с пунктами 23 - 27 настоящей главы на бумажном носителе, не допускается наличие подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений, а также договор (соглашение) не может быть исполнен карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей.

(Пункт 41 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

42. В случае представления разработчиком на согласование проекта договора (соглашения) на бумажном носителе, содержащего подчистки или приписки, зачеркнутые слова либо иные неоговоренные исправления, в том числе исполненные карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей, такой проект договора (соглашения) возвращается разработчику без согласования.

43. В случае если договор (соглашение) на стадии подписания сторонами и удостоверения печатями (при наличии печатей) подвергается изменению сторонами в форме исправлений, зачеркиваний, подчисток, приписок, в том числе путем нарушения прошивки, то на полях каждого экземпляра договора (соглашения) напротив таких изменений проставляются заверяющие подписи и печати всех сторон договора (соглашения), а разработчиком готовится и прикладывается к договору (соглашению) служебная записка (докладная записка) с указанием всех внесенных в договор (соглашение) изменений и причин их внесения, а также причин расшивки договора (соглашения), подписанная руководителем разработчика и адресованная лицу, подписавшему договор (соглашение) от имени Правительства Калужской области или от имени администрации Губернатора Калужской области.

Подписанный таким образом всеми сторонами договор (соглашение) вместе со служебной запиской (докладной запиской) представляется разработчиком на повторное согласование в соответствии с пунктами 23 - 27 настоящей главы.

По завершении повторного согласования договора (соглашения) начальник отдела организации деятельности Правительства Калужской области Администрации Губернатора Калужской области делает соответствующую отметку в системе электронного документооборота в адрес разработчика, после чего последний направляет договор (соглашение) со служебной (докладной) запиской в адрес заместителя Губернатора Калужской области - руководителя Администрации Губернатора Калужской области в целях его регистрации в Администрации Губернатора Калужской области.

(Абзац дополнен – постановление Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608) ; В редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

44. Копии подписанных всеми сторонами и удостоверенных печатями (при наличии печатей) всех сторон договоров (соглашений) передаются разработчику, который представил проект договора (соглашения), для исполнения.

Копии подписанных всеми сторонами и удостоверенных печатями (при наличии печатей) всех сторон договоров (соглашений), содержащих информацию ограниченного доступа, передаются в контрольное управление Администрации Губернатора Калужской области для контроля за их исполнением.

(Пункт 44 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

45. Управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской ведет в электронном виде реестры подписанных договоров (соглашений), заключенных от имени Правительства Калужской области и от имени Администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 45 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

3.3. Приказы

46. Подготовка и оформление приказов исполнительными органами государственной власти Калужской области осуществляются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации» (в ред. приказа Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст), приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», а также Законом Калужской области «О нормативных правовых актах органов государственной власти Калужской области».

(Пункт 46 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

47. Приказы исполнительных органов государственной власти Калужской области, затрагивающие права и обязанности граждан, устанавливающие правовой статус организаций или носящие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в порядке, определенном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 № 205 «Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области».

3.4. Письма за подписью Губернатора Калужской области,

первого заместителя Губернатора Калужской области,

заместителя Губернатора Калужской области,

заместителя Губернатора Калужской области - руководителя

администрации Губернатора Калужской области

48. Подготовка письма за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области (далее - письмо) осуществляется в соответствии с настоящим Положением и включает в себя:

(Абзац в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

- сбор и обработку необходимой информации;

- разработку и оформление проекта письма и всех необходимых приложений к нему с соблюдением требований настоящего Положения;

- визирование проекта письма (виза включает в себя наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта письма);

- доработку проекта письма, в том числе внесение исполнителем проекта письма замечаний в проект письма по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта письма, направление проекта письма на повторное визирование (если в процессе согласования в проект письма внесены изменения, меняющие его первоначальный смысл);

- подготовку списка (указателя) рассылки письма (в случае направления письма адресатам по списку);

(Абзац 6 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

- передачу на подпись окончательного варианта проекта письма, прошедшего процедуру согласования.

Ответственность за качество и соблюдение сроков подготовки письма, обеспечение его согласования в установленном порядке (контроль соблюдения сроков рассмотрения и последовательности согласования, определенных настоящим Положением, а также правильности адресования документа согласующим лицам), соответствие представленной на согласование редакции проекта письма редакции, согласованной на предыдущем этапе согласования, несет руководитель исполнительного органа государственной власти Калужской области, представивший проект письма.

(Абзац 8 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

49. Письма подготавливаются на соответствующих бланках писем Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области.

В случае когда письмо оформляется на бланке письма Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, содержание письма излагается от первого лица единственного числа.

В случае оформления письма на бланке Правительства Калужской области за подписью Губернатора Калужской области как руководителя Правительства Калужской области либо на бланке Администрации Губернатора Калужской области за подписью заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области допускается изложение содержания письма от первого лица множественного числа либо от третьего лица единственного числа.

(Пункт 49 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

50. Письма за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области (далее - письмо) могут быть ответными или инициативными.

Ответное письмо представляет собой ответ на запрос органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, общественного объединения и гражданина.

Инициативное письмо - это письмо, подготовленное по инициативе руководителя, его подписывающего.

Порядок подписания ответных писем на документы, поступившие на имя Губернатора Калужской области либо в адрес Правительства Калужской области, а также инициативных писем от имени Губернатора Калужской области либо Правительства Калужской области регламентируется распоряжением Губернатора Калужской области от 10.08.2015 № 74-р «О подписании ответов на документы, поступившие на имя Губернатора Калужской области либо Правительства Калужской области».

Инициативные письма готовятся по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, по каждому из вопросов готовятся отдельные письма. Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата.

Текст инициативного письма состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели направления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Вторая часть начинается с нового абзаца и содержит выводы, предложения, просьбы. Вторая часть инициативного письма выделяется полужирным шрифтом.

К проекту письма исполнитель прилагает материалы, на основании которых он подготовлен.

(Пункт 50 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

51. Проекты писем, подготовленные за подписью Губернатора Калужской области, визируются:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), который представил проект;

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), представившего проект;

- министром финансов Калужской области (если в проекте затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования);

- корректором;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Проекты писем, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), который представил проект;

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), представившего проект;

- корректором;

- министром финансов Калужской области (если в проекте затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования);

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

Проекты писем в адрес Губернатора Калужской области, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются:

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области (организации), который представил проект;

- при наличии в проекте правовых вопросов - начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 51 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

52. Подписанные письма передаются помощником Губернатора Калужской области, помощником первого заместителя Губернатора Калужской области, помощником заместителя Губернатора Калужской области, помощником заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области для регистрации и отправки.

(Пункт 52 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

53. Письма, оформленные в нарушение требований настоящего Положения, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Копия подписанного письма и указатель рассылки остаются в управлении по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

(Пункт 53 в редакции постановлений Правительства Калужской области от 2 апреля 2013г. № 168; от 24 марта 2014г. № 186; от 13 февраля 2020г. № 96)

54. Письма исполнительного органа государственной власти Калужской области за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области оформляются в соответствии с разделом 4 настоящего Положения и правилами делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Калужской области.

(Пункт 54 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

3.5. Доверенности

55. Подготовка, оформление и согласование доверенностей, выдаваемых Правительством Калужской области, осуществляются в порядке, аналогичном подготовке и оформлению писем за подписью Губернатора Калужской области.

(Абзац в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

Подготовка, оформление и согласование доверенностей, выдаваемых исполнительным органом государственной власти Калужской области, осуществляются в порядке, аналогичном подготовке, оформлению и согласованию писем за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области.

55.1. Регистрация доверенностей, выдаваемых Правительством Калужской области, осуществляется управлением по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

55.2. Под регистрацией доверенностей в целях настоящего Положения понимается совокупность действий по присвоению доверенности уникального порядкового номера, проставлению даты выдачи доверенности, скреплению печатью Правительства Калужской области и внесению соответствующей информации в регистрационно-контрольную карточку СЭД Администрации Губернатора Калужской области.

55.3. Доверенность подлежит регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления подписанной доверенности в управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

55.4. Управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области обеспечивает передачу зарегистрированной доверенности представителю под роспись с занесением соответствующей отметки в журнал передачи доверенностей.

55.5. Управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области ведет в электронном виде реестр подписанных доверенностей, выдаваемых Правительством Калужской области, содержащий следующую информацию:

а) номер доверенности и дата ее выдачи;

б) фамилия, имя, отчество представителя, его должность;

в) цель предоставления доверенности;

г) срок действия доверенности;

д) отметка о прекращении доверенности.

55.6. Предоставление по запросу сведений о выдаче доверенности и ее текущем правовом статусе осуществляется управлением по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области в течение десяти рабочих дней.

55.7. За десять рабочих дней до истечения срока действия доверенности управлением по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области в адрес представителя направляется соответствующее уведомление.

55.8. Об отзыве (отмене) доверенности представитель извещается управлением по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области не позднее рабочего дня, следующего за днем отзыва (отмены).

55.9. В случае прекращения доверенности она подлежит возврату в течение трех рабочих дней, следующих за днем прекращения (отзыва, отмены), в управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области под роспись с занесением соответствующей отметки в журнал передачи доверенностей.

(Раздел в новой редакции – постановление Правительства Калужской области от  27 октября 2017г. № 608)

3.6. Подготовка и оформление поручений Губернатора

Калужской области

(Глава 3.6 дополнена постановлением Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

56. Проекты поручений Губернатора Калужской области (далее - проекты поручений) разрабатываются по решению Губернатора Калужской области либо по согласованию с ним.

57. Разработчик проекта поручения Губернатора Калужской области - исполнительный орган государственной власти Калужской области, подготовивший текст соответствующего проекта поручения (далее - разработчик проекта поручения).

58. Проекты поручений подготавливаются на бланках установленной формы.

В проекте поручения указываются исполнители поручения, содержание поручения с указанием на результат его исполнения, сроки исполнения поручения, оформляется реквизит подписи, указывается разработчик проекта поручения.

Если поручение адресовано нескольким исполнителям, указывается ответственный за контроль исполнения поручения и форма контроля.

59. Проекты поручений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются:

- руководителем разработчика проекта поручения;

- юридической службой разработчика проекта поручения;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области, непосредственно координирующим и контролирующим деятельность разработчика проекта поручения;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Проекты поручений Губернатора Калужской области, содержащие вопросы управления и распоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министром экономического развития Калужской области, а в отношении имущества, находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области, - с начальником административно-хозяйственного управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области.

Проекты поручений Губернатора Калужской области, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, визируются министром финансов Калужской области.

60. Подписанное поручение Губернатора Калужской области передается в управление по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области, где оно регистрируется в СЭД и рассылается исполнителям, взаимодействующим с Администрацией Губернатора Калужской области в рамках СЭД, в электронном виде, а не взаимодействующим с Администрацией Губернатора Калужской области в рамках СЭД - на бумажном носителе по почте.

3.7. Подготовка и оформление протоколов заседаний

(совещаний)

(Глава 3.7 дополнена постановлением Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

61. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, рабочих групп, совещаниях (далее - совещательные органы) оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании рукописных (диктофонных) записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений в срок не более пяти рабочих дней с даты заседания (совещания), если иной срок не установлен председательствующим на заседании (совещании).

62. Реквизитами протокола являются: наименование вида документа, заголовок к тексту, наименование органа государственной власти, местного самоуправления, организации, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

63. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание совещательного органа, заседание которого протоколируется, либо наименование темы совещания, протокол которого оформляется.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - дата окончания.

64. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря (при наличии); фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола указывается их число и делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола в виде приложения к нему.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

65. Протокол может составляться в полной и краткой форме.

Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания (совещания), включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.

В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика, фамилии выступивших в ходе обсуждения и принятые решения.

66. Основная часть протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - ..., против - ..., воздержалось - ...».

67. Протокол заседания (совещания) подписывается председателем (председательствующим) и секретарем (при наличии) заседания (совещания), если иное не установлено нормативным актом исполнительного органа государственной власти Калужской области.

68. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в соответствии с указателем рассылки.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

69. Протокол заседания (совещания) под председательством Губернатора Калужской области (за исключением протоколов заседаний, рабочих совещаний Правительства Калужской области, координационных совещаний руководителей органов государственной власти Калужской области и территориальных органов федеральных органов государственной власти по Калужской области) в обязательном порядке визируется:

- секретарем заседания (совещания) (при наличии);

- должностным лицом, ответственным за организацию заседания (совещания);

- должностным лицом, ответственным за проведение заседания (совещания);

- корректором;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области (при наличии в протоколе поручений правовому управлению Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству Администрации Губернатора Калужской области.

Протокол заседания (совещания) под председательством первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируется секретарем заседания (совещания) (при наличии), а также должностным лицом, ответственным за организацию заседания (совещания).

4. Создание документов в исполнительном органе

государственной власти Калужской области

70. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Калужской области, оформляются на бланках, на листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

71. Бланки исполнительного органа государственной власти Калужской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в исполнительном органе государственной власти Калужской области используются электронные шаблоны бланков документов.

72. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, имеет поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

При создании документа на двух и более страницах на бланке изготавливают только первую страницу документа. Для следующих страниц документа используются чистые листы.

Вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа с применением той же гарнитуры шрифта того же размера, которые использованы при оформлении текста документа.

Допускается создание отдельных документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа в исполнительных органах государственной власти Калужской области не допускается для нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области, поручений Губернатора Калужской области, а также писем за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области.

На лицевой и оборотной сторонах листа допускается создание доверенностей.

(Абзацы 2-6 дополнены постановлением Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

73. При подготовке документов в исполнительных органах государственной власти Калужской области применяется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого в исполнительных органах государственной власти Калужской области в соответствии с законодательством Российской Федерации, размер шрифта № 13 пт через 1 - 1,5 межстрочного интервала. В случае необходимости размещения текста не более чем на одном печатном листе допускается применение шрифта размером № 12 пт. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньшего размера - № 11 пт или № 10 пт.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа), абзацный отступ текста документа должен составлять 1,25 см; интервал между словами должен составлять один пробел.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Реквизиты «адресат» и «подпись», персональное обращение к адресату выделяются полужирным шрифтом. Допускается выделять полужирным шрифтом отдельные фрагменты текста.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

(Пункт  в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

74. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов исполнительного органа государственной власти Калужской области утверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной власти Калужской области.

75. При подготовке и оформлении документов в исполнительных органах государственной власти Калужской области используются следующие реквизиты:

а) Герб Калужской области;

б) наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области - автора документа;

в) наименование подразделения - автора документа;

г) наименование должности лица - автора документа;

д) наименование вида документа;

е) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

и) место нахождения, адрес исполнительного органа государственной власти Калужской области;

к) пометка об ограничении доступа к документу;

л) адресат;

м) гриф утверждения документа;

н) заголовок к тексту;

о) текст документа;

п) отметка о приложении;

р) гриф согласования документа;

с) виза;

т) подпись должностного лица;

у) отметка об электронной подписи;

ф) печать;

х) отметка об исполнителе;

ц) отметка о заверении копии;

ч) отметка о поступлении документа;

ш) резолюция;

щ) отметка о контроле;

э) отметка о направлении документа в дело.

(Пункт  в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

76. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

77. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Калужской области оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Калужской области. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Калужской области, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

(Нумерация пунктов 70-77 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

4.1. Оформление отдельных реквизитов в процессе подготовки

документов

(Глава 4.1 дополнена постановлением Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

78. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа, дата протокола - дате проведения заседания (совещания).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо работником службы делопроизводства.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

79. Дата документа может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставятся.

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово «год» или его сокращение «г.».

80. Регистрационный номер документа - это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению исполнительного органа государственной власти Калужской области, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица, кодом подразделения корреспондента, цифровым обозначением года создания документа).

В текст ответного письма сведения о регистрационном номере и дате документа, на который направляется ответ, не включаются.

81. В случае необходимости ограничения распространения служебной информации, содержащейся в документе, созданном в исполнительном органе государственной власти Калужской области, используется пометка об ограничении доступа к документу «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителем на стадии подготовки проекта документа или должностным лицом в момент подписания или утверждения документа.

82. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа либо на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия, имя, отчество исполнителя, контактный телефон исполнителя, фамилия и инициалы работника, печатавшего документ, и дата печатания документа.

83. Адресат - реквизит, используемый при оформлении писем, а также внутренних документов (докладных, служебных записок, поручений и др.).

Адресатом документа может быть организация, подразделение организации, должностное или физическое лицо.

84. Реквизит «адресат» оформляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Каждая составная часть реквизита (наименование организации (органа государственной власти, органа местного самоуправления); наименование подразделения; должность; инициалы и фамилия должностного лица; почтовый адрес) начинается с новой строки и оформляется с отступом от предыдущей составной части в один межстрочный интервал.

Перенос частей слова на другую строку в реквизите «адресат» не допускается. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

85. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и инициалы, фамилия должностного лица.

При адресовании документа в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование подразделения.

При направлении документа руководителю подразделения организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование подразделения, инициалы, фамилия. Наименование должности пишется полностью, без сокращений.

Перед инициалами и фамилией (именем и фамилией) иностранного адресата употребляется слово «господину», если адресат мужчина, или «госпоже», если адресат женщина.

86. Если документ направляется нескольким адресатам одного типа или в подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. При этом названия организаций, подразделений указываются в именительном падеже, а наименование должностей адресатов - в дательном.

При рассылке документа не всем адресатам одного типа или не во все подразделения одной организации, наименование которых указанно обобщенно, под реквизитом «адресат» в скобках указывается «(по списку)».

Если документ направляется нескольким организациям или нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех исполнитель составляет список рассылки документа и почтовых адресов адресатов, который прикладывается к документу.

87. В состав реквизита «адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (в ред. приказов Минкомсвязи России от 13.02.2018 № 61, от 13.11.2018 № 619, от 27.03.2019 № 106).

88. Почтовый адрес может не указываться в составе реквизита «адресат» в документах, направляемых постоянным корреспондентам.

89. Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

90. При отправке письма по электронной почте (без досылки по почте) указывается не почтовый, а электронный адрес.

91. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом или решением коллегиального органа.

92. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю реквизита или центрируются относительно самой длинной строки реквизита.

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после него.

93. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, начинающегося с прописной буквы наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне.

94. При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, и в скобках - сведения о протоколе - дата и номер.

95. Заголовок обязательно составляется к тексту правового документа.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?»).

96. Заголовок оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля.

Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится, внутри заголовка знаки препинания сохраняются. В заголовке не допускается подчеркивание.

Строка заголовка не должна заканчиваться союзом или предлогом. Не допускается переносить часть слова на другую строку.

Строки заголовка выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной его строки, длина которой должна быть менее ширины текста документа.

97. Заголовок к тексту не составляется, если документ является ответным письмом.

98. Отметка о приложении обязательна для оформления в документе, имеющем приложение.

99. Отметка о наличии приложения к письму, документу информационного характера (далее - основной документ) оформляется на один межстрочный интервал ниже текста перед реквизитом «Подпись» от границы левого поля с абзацным отступом 1,25 см следующим образом: слово «Приложение» печатается с прописной буквы. После слова «Приложение» (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие.

100. Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если основной документ имеет приложение, не названное в тексте, или если приложений несколько, приводятся наименования прилагаемых документов с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений в отметке об их наличии приложения нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение:

1. Положение о ______________ на 4 л. в 3 экз.

2. Структура ________________ на 1 л. в 3 экз.

Если документ, являющийся приложением, в свою очередь, также имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 21 марта 2018 г. № СД/45-18 и приложения к нему, всего на 17 л.

Если приложение (приложения) к документу сброшюровано, то указывается только количество экземпляров, а именно:

Приложение: брошюра в 4 экз.

Приложение: отчет о деятельности в 2 экз.

Если приложением к основному документу является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: CD в 3 экз.

Приложение: usb-флеш-накопитель в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается электронный носитель, указываются имена записанных на него файлов и их объем.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

101. В правовых актах, договорах (соглашениях) (далее - документ) отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании о приложении в скобках указывается «(приложение)». Если приложений более одного, они нумеруются арабскими цифрами следующим образом: «(приложение 1)» или «(приложение № 1)»;

- на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение к ...» с указанием наименования документа, его даты и номера. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки реквизита, длина которой должна быть менее ширины текста документа.

102. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица должность этого лица не указывается), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Оформляется реквизит «Подпись» следующим образом:

- в случае подписания документа на бланке должностного лица - на четыре одинарных межстрочных интервала ниже последней строки текста и включает только расшифровку подписи (инициалы и фамилию) должностного лица, подписывающего документ;

- в случае подписания на бланке органа исполнительной власти Калужской области - на три одинарных межстрочных интервала ниже последней строки текста и включает наименование должности лица, подписывающего документ, которое выравнивается от границы левого поля документа, и расшифровку его подписи (инициалы и фамилию), которая выравнивается от границы правого поля документа.

103. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности.

При этом подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности не допускается. Подготавливается проект документа с реквизитом подписи должностного лица органа исполнительной власти Калужской области, которое фактически будет подписывать документ.

104. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих их, а распределение между членами комиссии обязанностей. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

105. При визуализации ЭД, подписанного ЭП, отметка об ЭП используется с соблюдением требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации» (в ред. приказа Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст).

106. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны (обязательно для писем, не содержащих информацию ограниченного доступа) или оборотной стороны последнего листа подлинника документа с применением шрифта размером № 9 - 10 пт.

Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, а также номер телефона исполнителя документа (в письмах, отправляемых иногородним адресатам, указывается код города).

107. Согласование документа осуществляется в связи с необходимостью оценки соответствия документа нормативным правовым актам, а также обоснованности предлагаемых в нем решений.

Гриф согласования документа оформляется в целях подтверждения согласия или несогласия согласующего лица с содержанием документа.

108. При согласовании документа, подготовленного в исполнительном органе государственной власти Калужской области, гриф согласования может оформляться:

- на оборотной стороне последнего листа документа;

- на последнем листе документа ниже реквизита подписи.

Гриф согласования на оборотной стороне последнего листа документа (виза) оформляется при согласовании проектов писем и протоколов за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Калужской области, руководителей подразделений исполнительных органов государственной власти Калужской области, а также проектов поручений Губернатора Калужской области, проектов договоров (соглашений), заключаемых от имени Правительства Калужской области, проектов нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области.

Гриф согласования на последнем листе документа ниже реквизита подписи оформляется в случае необходимости подтверждения согласия должностного лица исполнительного органа государственной власти Калужской области с решением, предложением, изложенным в документе, адресованном иному должностному лицу исполнительного органа государственной власти Калужской области.

109. Гриф согласования включает в себя слово «Согласовано», наименование должностей лиц, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), их личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилии) и даты согласования.

110. По проекту документа, представленному на согласование, могут быть подготовлены замечания, в соответствии с которыми вносятся исправления непосредственно в представленный на визу проект документа, который визируется согласующим лицом без замечаний в прилагаемой редакции, либо замечания оформляются в виде отдельного документа (заключения, особого мнения), подписанного согласующим лицом и направляемого исполнителю, при этом в гриф согласования наряду с подписью вносится отметка «Замечания прилагаются».

111. Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, фамилия и инициалы автора резолюции, подпись и дата.

112. Резолюция к документу на бумажном носителе оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного документа, к которому она относится, и даты ее подписания. Такая резолюция для направления исполнителю посредством СЭД вносится в электронную регистрационную карточку документа путем сканирования.

Если резолюция к документу на бумажном носителе не оформляется на отдельном листе, то оформляется на свободном месте рабочего поля первого листа документа.

Электронная резолюция оформляется в электронной регистрационной карточке документа в СЭД.

113. Отметка об исполнении и направлении в дело документа, подлежащего списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях, проставляется на исполненных бумажных документах и в электронной регистрационной карточке документа.

В отметку об исполнении включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также слова «В дело», подпись и дата проставления отметки.

5. Требования к организации документооборота на бумажных

носителях в исполнительном органе государственной власти

Калужской области

64. В документообороте исполнительного органа государственной власти Калужской области выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

65. В исполнительном органе государственной власти Калужской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

66. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Калужской области, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

67. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

68. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

69. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Организация работы с обращениями граждан в исполнительном органе государственной власти Калужской области осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» и административным регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым нормативным правовым актом исполнительного органа государственной власти Калужской области.

70. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Калужской области. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

71. Копии документа направляются в подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области, ответственные за исполнение документа. Подлинник документа остается в службе делопроизводства и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.

72. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Калужской области передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

73. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, подготовленному исполнителем. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

74. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

75. Передача документов между подразделениями исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется через службу делопроизводства.

76. В исполнительном органе государственной власти Калужской области службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области в установленном им порядке.

6. Документальный фонд исполнительного органа

государственной власти Калужской области

77. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области.

6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

78. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти Калужской области. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Калужской области составляют документы, созданные в исполнительном органе государственной власти Калужской области и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

79. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об исполнительном органе государственной власти Калужской области, положений о подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность исполнительного органа государственной власти Калужской области и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти Калужской области.

В исполнительном органе государственной власти Калужской области составляются номенклатуры дел подразделений (приложение № 1 к настоящему Положению) и сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области (приложение № 2 к настоящему Положению).

80. Номенклатура дел подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства подразделения, согласовывается с архивом исполнительного органа государственной власти Калужской области, службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

81. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области составляется службой делопроизводства из номенклатур дел подразделений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Калужской области оказывают сотрудники архива и экспертная комиссия, создаваемая в исполнительном органе государственной власти Калужской области для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Один раз в 5 лет номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов Калужской области.

Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Калужской области, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Калужской области номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК управления по делам архивов Калужской области.

82. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве исполнительного органа государственной власти Калужской области, 4-й - в управлении по делам архивов Калужской области.

Номенклатура дел составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе государственной власти Калужской области цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

В заголовке дела не употребляются неконкретные формулировки, а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела или разновидности документов; название исполнительного органа государственной власти Калужской области или подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел уточняются в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК управления по делам архивов Калужской области срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти Калужской области для продолжения.

83. Если в течение года в исполнительном органе государственной власти Калужской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование дел и их текущее хранение

84. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

85. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи сотрудников архива исполнительного органа государственной власти Калужской области.

86. При формировании дел в подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с указанием порядкового номера тома.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы исполнительного органа государственной власти Калужской области, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

87. Дела со дня их заведения до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

88. В каждом подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

89. Дела документального фонда исполнительного органа государственной власти Калужской области, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, проводится проверка наличия и состояния документов и дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

6.3. Оформление дел и подготовка дел к передаче

на архивное хранение

90. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

91. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе государственной власти Калужской области создается постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании положения, утверждаемого руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.

92. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.

93. По результатам экспертизы ценности документов составляются по установленной форме описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 3 к настоящему Положению), а также акты о выделении дел к уничтожению.

94. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем подразделения.

Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

95. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

96. Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел исполнительного органа государственной власти Калужской области, которую готовит архив исполнительного органа государственной власти Калужской области и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.

97. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела исполнительного органа государственной власти Калужской области подлежат оформлению.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях исполнительного органа государственной власти Калужской области, при методической помощи и под контролем архива исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.

98. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 4 к настоящему Положению), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 5 к настоящему Положению), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 6 к настоящему Положению), подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области (фондообразователя) и подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом.

Наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой.

Делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел.

Заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и тема. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных.

Дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела. Все листы дела, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа на свободном от текста документа поле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы не подшиваются, а вкладываются в конверты.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа), составляется внутренняя опись документов дела.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

99. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими

сроками хранения

100. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 7 к настоящему Положению).

101. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего исполнительного органа государственной власти Калужской области (при этом дела каждого подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Калужской области одновременно).

Согласованные экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Калужской области акты утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области только после утверждения ЭПК управления по делам архивов Калужской области описей дел постоянного хранения.

102. После утверждения руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной.

6.5. Подготовка и передача документов в архив

исполнительного органа государственной власти

Калужской области

103. В архив исполнительного органа государственной власти Калужской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу.

104. Передача документов в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области производится по утвержденным описям дел.

105. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводства.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области, как правило, не подлежат; хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Калужской области осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями подразделений и службой делопроизводства.

106. В период подготовки дел подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел сотрудник подразделения обязан устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

107. Прием дел производится работником архива исполнительного органа государственной власти Калужской области в присутствии работника подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива исполнительного органа государственной власти Калужской области и лица, передавшего дела.

7. Особенности электронного документооборота

в исполнительном органе государственной власти

Калужской области

7.1. Общие положения электронного документооборота

в исполнительном органе государственной власти

Калужской области

108. Особенности электронного документооборота в исполнительном органе государственной власти Калужской области регламентируют организацию электронного документооборота, создание электронных документов, порядок работы с электронными документами, а также их дальнейшее хранение и использование.

109. Электронный документооборот распространяется на следующие виды документов:

- нормативные правовые акты (проекты нормативных правовых актов) Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области, иных органов государственной власти Калужской области;

- правовые акты (проекты правовых актов) индивидуального (ненормативного) характера Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области, иных органов исполнительной власти Калужской области;

- протоколы заседаний, рабочих совещаний Правительства Калужской области, координационных совещаний руководителей органов государственной власти Калужской области и территориальных органов федеральных органов государственной власти по Калужской области;

- поручения Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области;

{Абзац дополнен:

Постановление Правительства Калужской области от 22 июня 2015г. № 330;

НГР:ru40000201500516}

- решения заседаний консультативного Совета Глав местных администраций муниципальных районов и городских округов Калужской области;

- обращения органов государственной власти Калужской области (их должностных лиц), государственных органов Калужской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Калужской области, судебных органов (за исключением исковых заявлений, отзывов и возражений сторон судебного процесса, решений, определений, постановлений судебных инстанций всех уровней, судебных запросов), организаций;

- письма (проекты писем), служебные записки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка);

- заявки на проведение торгов, котировочные заявки, проекты государственных контрактов;

- проекты гражданско-правовых договоров, иных соглашений.

Не подлежат электронному документообороту:

- документы, содержащие сведения конфиденциального характера, в том числе документы с пометкой «Для служебного пользования», и сведения, составляющие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

{Абзац в редакции:

Постановление Правительства Калужской области от 21 августа 2015г. № 473;

НГР:ru40000201500724}

- корреспонденция без основного документа или сопроводительного письма;

- документы, содержащие персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством об обработке персональных данных;

- документы, направляемые в Администрацию Губернатора Калужской области для осуществления процедуры государственной регистрации в порядке, установленном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 № 205 «Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области» (в ред. постановления Правительства Калужской области от 09.09.2011 № 489).

(п. 86 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 09.04.2015 № 183)

7.2. Общие требования к организации электронного

документооборота в исполнительном органе

государственной власти Калужской области

110. Электронные документы (электронные образы документов) создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области.

111. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания. Каждый документ регистрируется только один раз, основным принципом регистрации является однократность.

112 Для подписания электронных документов исполнительного органа государственной власти Калужской области используется ЭП.

113. Электронные документы заверяются ЭП руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области или лица, его замещающего, наделенного правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

(п. 90 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

114. Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

115. В целях учета и поиска документов в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению № 8 к настоящему Положению. В СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области могут использоваться дополнительные сведения о документах.

115. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в базе данных исполнительного органа государственной власти Калужской области в течение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

116. При необходимости использования информации ЭД на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. Содержание ЭД и его бумажной копии должно быть идентичным.

Бумажная копия ЭД при отправке адресатам должна содержать оттиск штампа исполнительного органа государственной власти Калужской области, осуществившего перевод ЭД на бумажный носитель. Оттиск штампа размещается на бумажной копии ЭД рядом с реквизитом «Подпись».

Реквизитами штампа являются:

- наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области, создавшего электронный документ;

- надпись «Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью _____________________________________________ (должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего электронный документ электронной подписью)»;

- дата распечатки бумажной копии электронного документа;

- фамилия, инициалы и собственноручная подпись уполномоченного лица, заверившего электронный документ.

При необходимости бумажная копия электронного документа заверяется печатью исполнительного органа государственной власти Калужской области в порядке, предусмотренном для заверения копий документов на бумажном носителе.

Заверение бумажных копий ЭД осуществляется уполномоченными сотрудниками службы делопроизводства.

(п. 94 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

117. В конце каждого операционного дня после ввода информации СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области создается резервная копия базы данных за день на электронных носителях информации, которая хранится в течение семи дней.

118. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота ответственными сотрудниками исполнительных органов государственной власти Калужской области.

Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

Исполненные ЭД систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительных органов государственной власти Калужской области.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, предоставляющего возможность проверки ЭП хранимых ЭД.

После истечения установленного срока хранения ЭД на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные ЭД и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из СЭД).

(п. 96 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

119. Единицей учета ЭД является ЭД, зарегистрированный в СЭД исполнительного органа государственной власти Калужской области.

120. Оформление проектов электронных документов осуществляется согласно требованиям главы 3 и главы 4 настоящего Положения.

121. Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области несет ответственность за полное соответствие электронного образа поступившего документа его оригиналу на бумажном носителе.

Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется путем применения ЭП сотрудника службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

122. При уходе в отпуск, выезде в командировку, а также при увольнении или при переходе на другую работу сотрудники исполнительного органа государственной власти Калужской области обязаны переслать посредством СЭД находящиеся у них на исполнении документы руководителю подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3. Обработка и регистрация документов

7.3.1. Поступающая документация

123. Прием и первичная обработка электронных документов, полученных посредством СЭД, осуществляются сотрудниками службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

124. Регистрация поступающих документов производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области путем ввода информации в СЭД посредством заполнения электронной регистрационной карточки документа и создания электронного образа документа, полученного при его сканировании, или прикрепления к карточке файла документа.

Сканированию не подлежат:

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

- документы с пометкой «Для служебного пользования»;

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

{Абзац в редакции:

Постановление Правительства Калужской области от 21 августа 2015г. № 473;

НГР:ru40000201500724}

- документы, содержащие персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством об обработке персональных данных;

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

- нормативные правовые акты, представляемые в администрацию Губернатора Калужской области для государственной регистрации в порядке, установленном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 № 205 «Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области» (в ред. постановления Правительства Калужской области от 09.09.2011 № 489);

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

- документы с пометкой «Снятие копий запрещается»;

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

- книги, буклеты, карты, диаграммы;

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

- документы форматом более А4;

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

- документы, содержащие информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

(абзац введен Постановлением Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

К регистрационной карточке ЭД может быть прикреплено любое число файлов, содержащих текст, аудио- или видеоматериал.

Указанные действия совершаются службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в день поступления документа либо на следующий рабочий день.

125. При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку документа используются следующие реквизиты:

вид документа;

корреспондент - наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области;

примечание - фамилия, инициалы руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области или организации; наименование организации;

дата поступления документа - используется цифровой способ оформления даты;

входящий номер документа - формируется автоматически по выставленным параметрам; при повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности;

дата и номер входящего документа;

краткое содержание документа - ключевая фраза содержания поступившего документа;

индекс дела по номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Калужской области;

количество страниц документа;

количество страниц приложений;

сканированный документ или (и) прикрепленный документ - электронный образ документа;

вид контроля документа;

дата исполнения документа.

126. ЭД после регистрации посредством СЭД направляется должностному лицу (исполнителю) исполнительного органа государственной власти Калужской области.

(в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

127. Подлинник документа, представленный на бумажном носителе, помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.2. Отправляемая документация

128. Исходящими документами являются документы, направляемые в органы власти Калужской области, должностным лицам.

Стандартный цикл исходящего документа выглядит следующим образом: «Подготовка проекта» - «Согласование проекта» - «Направление проекта на подписание» - «Подписание и регистрация» - «Отправка».

(в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

129. Регистрация исходящих документов в СЭД ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

130. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется сотрудником службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в соответствии с порядком работы в СЭД.

(п. 108 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

131. При отправке ЭД, заверенного ЭП уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется (за исключением документов, не подлежащих сканированию в СЭД).

(п. 109 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

132. Регистрация в СЭД подписанного инициативного документа на бумажном носителе со сканированием подлинника осуществляется службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

(п. 110 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

7.3.3. Внутренняя документация

133. Внутренний документопоток включает в себя такие виды документов, как: распоряжения, постановления, приказы, протоколы, служебные записки, внутренние поручения, проекты на согласование.

133.1. Распоряжение, постановление, приказ.

Подписанный документ регистрируется службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в карточке документа типа «Постановление», «Распоряжение», «Приказ» в соответствии с видом документа.

Рассылка поручений, указанных в резолюциях, ответственным исполнителям по конкретным вопросам производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем.

133.2. Протокол заседания (совещания).

Регистрация в СЭД протокола, составленного на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), подписанного председательствующим на заседании (совещании) и секретарем данного совещания, производится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области с занесением в карточку документа типа «Протокол» следующих реквизитов:

- корреспондент, примечание (должность, фамилия, инициалы председательствующего на данном совещании);

- дата регистрации (проставляется системой автоматически);

- регистрационный номер, присвоенный в СЭД;

- номер и дата протокола заседания (совещания);

- краткое содержание (вопрос совещания и дата проведения);

- сканированный документ (подписанный протокол) - электронный образ документа;

- дата и вид контроля.

133.3. Проекты на согласование.

Подразделение исполнительного органа государственной власти Калужской области, разработавшее проект документа в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления, является подразделением-инициатором.

Общий контроль над качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, осуществляется вышестоящим руководителем подразделения-инициатора.

133.4. Служебные записки, докладные записки.

В СЭД регистрируются служебные записки, докладные записки.

Служебную записку (докладную записку) составляет сотрудник или руководитель подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области на имя руководителя или специалиста другого подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области.

7.3.4. Документы ограниченного распространения с пометкой

«Для служебного пользования»

{Раздел в новой редакции:

Постановление Правительства Калужской области от 21 августа 2015г. № 473;

НГР:ru40000201500724}

134. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа необходимо указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, контактный телефон исполнителя, фамилию и инициалы работника, печатающего документ, и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются службой делопроизводства в СЭД, но не подлежат сканированию. К регистрационному индексу документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляются заглавные буквы «ДСП».

Документы на бумажном носителе с пометкой «Для служебного пользования» поступают к исполнителю на бумажном носителе под расписку.

Информация об исполнении документа заносится непосредственно исполнителем в карточку документа и направляется должностному лицу, давшему поручение.

В случае выхода информации об исполнении на бумажном носителе документ (не сканируется, не прикрепляется к электронной карточке документа) направляется адресату на бумажном носителе в установленном законодательством порядке.

Для обработки (в том числе печатания и размножения) документов со служебной информацией ограниченного распространения используются только сертифицированные, аттестованные по требованиям безопасности информации технические средства ее обработки, передачи и хранения.

7.4. Согласование проекта документа

135. В СЭД согласуют проекты распоряжений и постановлений Губернатора Калужской области, проекты постановлений Правительства Калужской области, проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, проекты служебных писем.

136. При последовательном способе электронного согласования проект документа направляется посредством СЭД для согласования в несколько этапов в последовательности, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Возможен параллельный способ электронного согласования проекта документа. В этом случае проект документа направляется посредством СЭД на рассмотрение одновременно всем подразделениям (должностным лицам).

137. Проекты распорядительных документов, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в двухдневный срок.

Допускается согласование законопроектов (проектов программ) в правовом управлении Администрации Губернатора Калужской области в течение 10 рабочих дней.

(Пункт 137 в редакции постановления Правительства Калужской области от 13 февраля 2020г. № 96)

138. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД:

- исполнителем;

- руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области, который представил проект;

- юридической службой исполнительного органа государственной власти Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области;

- руководителем исполнительного органа государственной власти Калужской области.

139. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью Губернатора Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД в соответствии с пунктом 29 настоящего Положения.

(п. 117 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

140. Проекты служебных писем, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются в электронном виде посредством СЭД в соответствии с пунктом 29 настоящего Положения.

(п. 118 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 15.10.2014 № 606)

141. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются на бумажном носителе Губернатором Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей.

142. Письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, а также зарубежным адресатам направляются на бумажном носителе за подписью Губернатора Калужской области.

(п. 120 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 09.04.2015 № 183)

143. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем подразделения организации и руководителем самой организации, который представил проект;

- руководителями исполнительных органов государственной власти Калужской области, по должности отвечающими за данный вопрос;

- руководителями организаций, которым в решении предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором (сотрудником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству администрации Губернатора Калужской области);

(в ред. Постановлений Правительства Калужской области от 02.04.2013 № 168, от 24.03.2014 № 186)

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству администрации Губернатора Калужской области;

(в ред. Постановлений Правительства Калужской области от 02.04.2013 № 168, от 24.03.2014 № 186)

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

144. Визирование проектов постановлений Правительства Калужской области в электронном виде посредством СЭД осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области.

145. Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- руководителем подразделения администрации Губернатора Калужской области, представившим проект;

- руководителями подразделений администрации Губернатора Калужской области, в чьи должностные обязанности входит решение данного вопроса;

- руководителями подразделений администрации Губернатора Калужской области, которым в проекте распоряжения предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником правового управления администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления по работе с обращениями граждан, их объединений и делопроизводству администрации Губернатора Калужской области.

(в ред. Постановлений Правительства Калужской области от 02.04.2013 № 168, от 24.03.2014 № 186)

146. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение (замечания).

Доработка проекта документа предполагает внесение исполнителем-инициатором замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа, направление проекта документа на повторное визирование.

В случае, если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись все особые мнения и замечания, не принятые исполнителем-инициатором документа, должны поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителю.

В электронную карточку проекта документа исполнитель-инициатор прикрепляет окончательный вариант проекта документа, прошедший процедуру согласований.

147. Проекты постановлений Губернатора Калужской области, распоряжений Губернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются Губернатором Калужской области на бумажном носителе.

148. Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области на бумажном носителе.

149. Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области при представлении проекта распорядительного документа на подпись должностному лицу определен следующий порядок работы:

- при параллельном способе электронного согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатывается проект распорядительного документа и на листе согласований проставляется согласование руководителя службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области, подтверждающее, что проект документа имеет все необходимые согласования;

- при последовательном способе согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатываются карточка документа (лист согласований) и сам проект документа;

- распечатанный проект распорядительного документа передается руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области на подпись вместе с распечатанным листом согласований;

- службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области выпускаемому подписанному документу присваивается регистрационный номер (порядковый номер в пределах календарного года);

- информация о подписании распорядительного документа и присвоении ему регистрационного номера заносится службой делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области в историю прохождения проекта электронного документа.

7.5. Организация работы по исполнению электронных документов

150. Должностное лицо (исполнитель) исполнительного органа государственной власти Калужской области при получении направленного к нему ЭД добавляет поручение (резолюцию) с указанием исполнителя (с пометкой «ответственный» по мере необходимости) в регистрационную карточку ЭД.

При формулировании поручений необходимо придерживаться следующих правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель с пометкой «ответственный».

В строке резолюции исполнителя, ответственного за свод информации, должно быть указано «свод информации».

151. Исполнение поручения предусматривает:

- пересылку поручения на исполнение в подразделение;

- ознакомление с материалами в соответствии с поручением «ознакомиться» без направления результата исполненного указания должностному лицу, давшему поручение;

- прикрепление к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа);

- согласование проекта документа (при необходимости - его утверждение в электронном виде) и направление следующему исполнителю на согласование;

- результат исполнения поручения.

152. Руководитель подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области при получении направленного указания по исполнению документа пересылает данное поручение, используя СЭД, в свое подразделение непосредственному исполнителю либо оставляет исполнение поручения за собой.

Непосредственный исполнитель направляет руководителю подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области результат исполнения поручения путем прикрепления к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа).

Проект документа направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области на лингвистическую экспертизу (для выявления грамматических и стилистических ошибок в случае их наличия).

В случае обнаружения грамматических и стилистических ошибок в проекте документа непосредственный исполнитель вносит исправления в проект документа и повторно направляет проект документа в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области для согласования.

При необходимости оценки обоснованности проекта документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям данный проект документа пересылается руководителем подразделения-инициатора (или непосредственным исполнителем) в юридическую службу исполнительного органа государственной власти Калужской области.

Исполненный документ, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области непосредственно должностному лицу, давшему поручение.

При соисполнении документа предусматривается направление исполненного документа «ответственному» исполнителю, указанному в поручении должностного лица исполнительного органа государственной власти Калужской области.

153. При необходимости представления исполненного документа на подпись руководителю исполнительного органа государственной власти Калужской области на бумажном носителе проект документа, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется руководителем подразделения исполнительного органа государственной власти Калужской области в службу делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области для вывода на бумажный носитель. Документ, подготовленный на подпись руководителю подразделения - инициатора исполнительного органа государственной власти Калужской области, выводится на бумажный носитель исполнителем документа и передается на подпись.

Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области направляет подписанный должностным лицом исполнительного органа государственной власти Калужской области документ на бумажном носителе на отправку адресату, а при необходимости - адресатам (по списку), и вносит информацию об этом в электронную карточку документа в СЭД со сканированием подлинника.

154. Дата исполнения документа фиксируется в регистрационной карточке ЭД.

7.6. Организация движения электронных документов между

исполнительными органами государственной власти

Калужской области

155. Контроль качества подготовки документов, направляемых в электронном виде, осуществляют сотрудники службы делопроизводства исполнительного органа государственной власти Калужской области.

156. При пересылке поручения между исполнительными органами государственной власти Калужской области необходимо направлять указание по исполнению документа в полном объеме или формулировать поручение в точном соответствии с поставленной задачей.

8. Контроль исполнения поручений Губернатора

Калужской области и Правительства Калужской области

(в ред. Постановления Правительства Калужской области

от 02.11.2012 № 554)

157. Порядок организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области определяется Губернатором Калужской области.

(п. 135 в ред. Постановления Правительства Калужской области от 02.11.2012 № 554)

Приложение № 1

к Положению

о правилах делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Калужской области

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Калужской области

Наименование подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 № ______

__________________________

На _______ год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

руководителя подразделения                                      подписи

Дата _______________

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

руководителя архива                                             подписи

(лица,  ответственного

за  архив)

Дата _________________

Итоговая  запись  о  категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в

подразделении:

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

ответственного                                                  подписи

за делопроизводство

Дата

Итоговые сведения переданы

в службу делопроизводства

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

передавшего сведения                                            подписи

Дата

Приложение № 2

к Положению

о правилах делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Калужской области

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Калужской области

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                           Наименование должности

                                           руководителя исполнительного

                                           органа государственной власти

                                           Калужской области

                                           _________  _____________________

                                           (подпись)  (расшифровка подписи)

                                           Дата _____________

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 № ________

__________________________

   (место составления)

На___________год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

руководителя службы                                             подписи

делопроизводства

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                   Протокол ЭПК

от ____________ № _______                     от ___________ № _________

Итоговая  запись  о  категориях  и количестве дел, заведенных в _____году в

органе исполнительной власти:

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

руководителя службы                                             подписи

делопроизводства

Дата

Итоговые сведения переданы

в архив

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

передавшего сведения                                            подписи

Дата

Приложение № 3

к Положению

о правилах делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Калужской области

Наименование исполнительного органа

государственной власти Калужской области

____________________________________

(наименование подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя подразделения

Подпись        Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ № _____

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Срок хранения дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Наименование раздела

В данную опись внесено _________________________ дел с № __________________

                         (цифрами и прописью)

по № _______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

составителя описи                                               подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя    Подпись                  Расшифровка

службы делопроизводства                                         подписи

___________________________________________________________________________

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

Передал _______________________________________________________________ дел

                           (цифрами и прописью)

и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

    (цифрами и прописью)

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

сотрудника подразделения                                        подписи

Дата

Принял ___________________________ дел и __________________________________

           (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

руководителя архива (лица,                                      подписи

ответственного за архив)

Дата

Приложение № 4

к Положению

о правилах делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Калужской области

                                                Код архива ________________

                          Код органа исполнительной власти ________________

_____________________________________      ┌──────────────────────────────┐

                                           │Ф. № _________________________│

_____________________________________      │Оп. № ________________________│

                                           │Д. № _________________________│

_____________________________________      │                              │

                                           └──────────────────────────────┘

___________________________________________________________________________

                           (наименование архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                (наименование органа исполнительной власти)

                      ДЕЛО № ________, том № _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

___________________________________________________________________________

                              (крайние даты)

                                                      На ___________ листах

                                                  Хранить _________________

┌──────────────────────────────┐

│Ф. № _________________________│

│Оп. № ________________________│

│Д. № _________________________│

└──────────────────────────────┘

Приложение № 5

к Положению

о правилах делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Калужской области

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),

                                     (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________________

пропущенные номера листов _________________________________________________

листов внутренней описи ___________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Должность                              Подпись                                  Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 6

к Положению

о правилах делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Калужской области

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                         ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № _______

№ п/п

Индекс документов

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

ИТОГО __________________________________________________________ документов

                           (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________

                                              (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,           Подпись                  Расшифровка

составившего внутреннюю опись                                   подписи

документов дела

Дата _______________

Приложение № 7

к Положению

о правилах делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Калужской области

Наименование  исполнительного

органа  государственной власти

Калужской области

┌───────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐

│              АКТ              │             УТВЕРЖДАЮ              │

│__________________ № _________ │                                    │

│______________________________ │                                    │

│    (место составления)        │                                    │

│                               │Наименование должности              │

│о выделении к уничтожению      │руководителя исполнительного органа │

│документов, не подлежащих      │государственной власти              │

│хранению                       │Калужской области                   │

│                               │                                    │

│                               │Подпись         Расшифровка подписи │

└───────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘

На основании ______________________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

                           с указанием сроков их хранения)

___________________________________________________________________________

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда № _______________________.

                                                       (название фонда)

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документа

Крайние даты

Номера описей

Индексы дела по номенклатуре или № дела по описи

Количество ед. хр.

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого _________________________ ед. хр. за __________________________ годы.

        (цифрами и прописью)

Описи  дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, по личному

составу согласованы с ЭПК управления по делам архивов Калужской области

(протокол от ____________________ № __________).

Наименование должности лица,           Подпись                  Расшифровка

проводившего экспертизу                                         подписи

ценности документов

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ________________ № ___________

Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.,

весом _______________ кг сданы в __________________________________________

                                          (наименование организации)

на   переработку   по   приемо-сдаточной накладной от _____________ № ____.

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

работника, сдавшего документы                                   подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности                 Подпись                  Расшифровка

руководителя архива (лица,                                      подписи

ответственного за архив), внесшего

изменения в учетные документы

Дата

Приложение № 8

к Положению

о правилах делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Калужской области

ПЕРЕЧЕНЬ

ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ

ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование либо аннотация документа.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.