ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ И ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ, А ТАКЖЕ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ И ЧЕРНОВИКОВ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖ...



1

ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 09 декабря 2014 года №420

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ И ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ, А ТАКЖЕ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ И ЧЕРНОВИКОВ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ, В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ, ФОРМИРУЕМЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

В целях установления единого порядка хранения и уничтожения бланков строгой отчетности и документов, содержащих персональные данные, а также испорченных бланков строгой отчетности и черновиков документов, содержащих персональные данные, в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, 

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемый Порядок хранения и уничтожения бланков строгой отчетности и документов, содержащих персональные данные, а также испорченных бланков строгой отчетности и черновиков документов, содержащих персональные данные, в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области.

2. Руководителям структурных подразделений аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области и органов исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, обеспечить строгое выполнение требований Порядка, утвержденного в соответствии с пунктом 1 настоящего постановления.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора  Еврейской автономной области Антонова Г.А.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор области

А.А. Винников

УТВЕРЖДЕН

Постановлением губернатора

Еврейской автономной области

от 09.12.2014 №420

Порядок

хранения и уничтожения бланков строгой отчетности и документов, содержащих персональные данные, а также испорченных бланков строгой отчетности и черновиков документов, содержащих персональные данные, в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет обязательные  требования по хранению и уничтожению бланков строгой отчетности (далее – бланки) и документов, содержащих персональные данные, а также испорченных бланков и черновиков документов, содержащих персональные данные (далее – черновики).

1.2. В целях реализации настоящего Порядка:

- к документам, содержащим персональные данные, относятся в том числе их копии;

- к черновикамотносятся неподписанные документы, содержащие персональные данные.

1.3. В структурных подразделениях аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области (далее – аппарат) и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее – органы исполнительной власти области), руководителями назначаются сотрудники, ответственные за хранение и уничтожение бланков и документов, содержащих персональные данные, а также испорченных бланков и черновиков (далее – ответственный сотрудник).

1.4. Оформление на хранение и уничтожение бланков и документов,  содержащих персональные данные, в структурных подразделениях аппарата и органах исполнительной власти области производится в соответствии с требованиями Основных Правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденной постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 № 237 (далее – Инструкция).

2. Порядок хранения бланков и документов, содержащих персональные данные, а также испорченных бланков и черновиков

2.1. Бланки и документы, содержащие персональные данные, а также испорченные бланки и черновики должны храниться в сейфах, металлических шкафах и т.п., позволяющих обеспечить их сохранность.

2.2. Дела, содержащие бланки и документы, содержащие персональные данные, должны храниться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от несанкционированного доступа.

3. Порядок уничтожения бланков и документов, содержащих персональные данные, а также испорченных бланков и черновиков

3.1. Бланки и документы, содержащие персональные данные, для уничтожения отбирает экспертная комиссия аппарата либо органа исполнительной власти области.

При этом ответственным сотрудником составляется акт о выделении к уничтожению документов в соответствии с требованиями Инструкции, к которому прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени.

Описи дел с временными сроками хранения и акты о выделении к уничтожению документов должны рассматриваться на заседаниях экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться заместителем председателя правительства области – руководителем аппарата, руководителем органа исполнительной власти области.

Дела, включенные в утвержденный акт о выделении к уничтожению документов, отделяются от остальных дел, упаковываются,  опечатываются и  передаются структурным подразделением аппарата на уничтожение уполномоченному структурному подразделению аппарата, определяемому заместителем председателя правительства области – руководителем аппарата, в органе исполнительной власти области – специалисту, ответственному за осуществление уничтожения.

Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, подготовленной в соответствии с требованиями Инструкции, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес сдаваемой макулатуры.

3.2. Уничтожение дел осуществляется путем сжигания либо измельчения в бумагорезательной машине в присутствии ответственного сотрудника.

Факт  уничтожения фиксируется в акте об уничтожении документов, составленном ответственным сотрудником, форма которого утверждается заместителем председателя правительства области – руководителем аппарата, руководителем органа исполнительной власти области.

К акту об уничтожении документов прилагается приемо-сдаточная накладная.

3.3. Черновики, испорченные бланки уничтожаются ответственным сотрудником путем сжигания либо измельчения в бумагорезательной машине. В учетных данных документа (карточке, журнале) делаетсяотметка об уничтожении черновика, испорченного бланка с указанием количества листов, проставлением даты и подписиответственного сотрудника.