Об утверждении Административного регламента исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции по выявлению уникальных документов и особо ценных документ...



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Об утверждении Административного регламента исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции по выявлению уникальных документов и особо ценных документов

(постановление утратило силу на основании постановления Правительства автономного округа от 24.06.2016 № 587-П)

Документ с изменениями внесенными:

-постановлением Правительства автономного округа от 27.01.2011 №4-П

              Во исполнение постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 16 апреля 2009 № 184-А «Об утверждении окружной целевой программы «Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2009 – 2011 годы» Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции по выявлению уникальных документов и особо ценных документов.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Соколову И.Б. (с изм. от 27.01.2011 №4-П)

Губернатор Ямало-Ненецкого

автономного округа                                                                                                                Ю.В. Неёлов

от 10 декабря 2009 № 680-А

Утверждён

постановлением Администрации

Ямало-Ненецкого автономного округа

Административный регламент
исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного округа государственной функции

по выявлению уникальных документов и

особо ценных документов

I. Общие положения

Наименование государственной функции

              1. Административный регламент по исполнению службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – Служба) государственной функции по выявлению уникальных документов и особо ценных документов (далее – государственная функция) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Службы, порядок взаимодействия между архивными учреждениями, музеями, библиотеками Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – автономный округ) при осуществлении государственной функции.

Наименование органа,

исполняющего государственную функцию

              2. Государственную функцию исполняет Служба при участии архивных учреждений, музеев, библиотек автономного округа.

Перечень нормативных правовых актов,

регулирующих исполнение государственной функции

              3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

              Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 2009, № 7);

              Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

              приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);

              приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23 октября 2007 года № 1296 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 52);

              Уставом (Основным законом) автономного округа от 28 декабря 1998 года № 56-ЗАО (Ведомости Государственной Думы Ямало-Ненецкого автономного округа, 2008, январь – февраль, № 1);

              Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года № 105-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе» (Красный Север, 2005, декабрь, спецвыпуск № 106);

              постановлением Администрации автономного округа от 16 апреля 2009 года № 184-А «Об утверждении окружной целевой программы «Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2009 – 2011 годы» (Красный Север, 2009, апрель, спецвыпуск № 43/1);

              постановлением Губернатора автономного округа от 6 июля 2009 года № 83-ПГ «Об утверждении положений некоторых исполнительных органов власти Ямало-Ненецкого автономного округа» (Красный Север, 2009, июль, спецвыпуск №75/2).

Описание результатов исполнения государственной функции

              4. Результатом исполнения государственной функции являются:

              решение центральной экспертно-проверочной комиссии Федерального архивного агентства (далее – ЦЭПК) о включении уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

              решение ЦЭПК об отказе включения уникального документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

              решение экспертно-проверочной комиссии Службы (далее – ЭПК) о включении особо ценного документа в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа;

              решение ЭПК об отказе внесения особо ценного документа в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа.

Описание заявителей

              5. Заявителями являются архивные учреждения, музеи, библиотеки автономного округа в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы, подлежащие отнесению к уникальным или особо ценным, а также другие юридические и физические лица – собственники документов, подлежащих отнесению к уникальным или особо ценным (далее – заявители).

              Юридические и физические лица – собственники документов, подлежащих отнесению к уникальным или особо ценным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности таких документов архивным учреждениям автономного округа.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

6. Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.

Порядок информирования о правилах

исполнения государственной функции

              7. Государственная функция по выявлению уникальных и особо ценных документов, находящихся в архивных учреждениях, музеях, библиотеках автономного округа, исполняется Службой в форме подготовки вопроса о включении выявленных уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа на рассмотрение ЭПК.

              8. Юридический адрес Службы:

              629001, г. Салехард, ул. Подшибякина, д. 39-а.

              9. Фактическое место нахождения Службы и её почтовый адрес:

              629008, г. Салехард, ул. Матросова, д. 7, корп. 1.

              10. Место нахождения архивного управления (Государственного архива автономного округа) (далее – профильное структурное подразделение Службы):

              629001, г. Салехард, ул. Комсомольская, д. 37-а.             

              11. График работы Службы, за исключением нерабочих праздничных дней, установленных статьёй 112 Трудового кодекса Российской Федерации:

понедельник

вторник – пятница

перерыв на обед

выходные дни

8.30 – 18.00;

8.30 – 17.00;

12.30 – 14.00;

суббота, воскресенье.

              В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы Службы изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).

              12. Электронный адрес Службы: arсhivе@arch.gov.yanao.ru.

              13. Справочные телефоны: (34922) 2-23-05, 2-41-46 (факс).

              14. Время личного приёма граждан (далее – заявителей) должностными лицами Службы:

руководитель Службы

каждый четверг месяца

с 17.00 до 18.00

первый заместитель

руководителя Службы

каждую среду месяца

с 17.00 до 18.00.

              15. График приёма заявителей в профильном структурном подразделении Службы (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):

понедельник

среда

перерыв на обед

выходные дни

9.00 – 17.00

9.00 – 16.00

12.30 – 14.00

суббота, воскресенье.

              16. Информация о порядке и процедуре исполнения государственной функции осуществляется непосредственно в Службе:

              посредством личного обращения;

              посредствам размещения информации на стенде и на сайте www.region-yamal.ru;

              по телефону;

              по письменным обращениям, направленным по почте;

              по электронной почте,

              а также посредством размещения на Интернет-ресурсах органов, участвующих в исполнении государственной функции, путём размещения в сети Интернет в информационной системе «Портал государственных услуг автономного округа» http://www.pgu-yamal.ru.

              17. При консультировании заявителей по телефону и на личном приёме специалисты Службы подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

              При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведён) на другого специалиста Службы или сообщён номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

              В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, принявший звонок, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.

              18. При информировании по письменным обращениям заявителей по процедуре исполнения государственной функции ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации данного обращения.

              19. При информировании по процедуре исполнения государственной функции по обращениям заявителей, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации данного обращения.

Сроки исполнения государственной функции

              20. Срок исполнения государственной функции Службой составляет 1 месяц со дня представления заявителем (регистрации в Службе) документов, перечисленных в пунктах 51, 52, 60 настоящего Административного регламента.

              21. Регистрация документов, поступивших от заявителей, осуществляется в день поступления данных документов в Службу.

              22. Рассмотрение документов председателем ЭПК и определение структурного подразделения Службы, отвечающего за подготовку материалов для рассмотрения на заседании ЭПК, осуществляется в течение 1 рабочего дня.

              23. Проверка комплектности и правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, не должна превышать 5 рабочих дней. При выявлении нарушений в составе и оформлении документов секретарь ЭПК информирует об этом заявителя.

              Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации документов в Службе заявитель не представит необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа о выполнении государственной функции Службой и в течение 5 рабочих дней направляет его заявителю по почте по адресу, указанному в сопроводительном письме к представленным документам.

              24. Секретарь ЭПК после проверки комплектности и правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК (в случае отсутствия замечаний или своевременного устранения замечаний), в течение 5 рабочих дней включает в повестку очередного заседания ЭПК рассмотрение вопроса о возможности включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа. Рассмотрение вопроса о возможности включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа выносится на очередное заседания ЭПК.

              25. В случае решения ЭПК о возможном включении уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации документы в течение 5 рабочих дней направляются в Федеральное архивное агентство для рассмотрения ЦЭПК.

              26. В случае решения ЭПК о включении особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа документы в течение 3 рабочих дней направляются для дальнейшей работы в профильное структурное подразделение Службы.

              27. Решение ЦЭПК о включении или отказе от включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации направляется заявителю в течение 7 рабочих дней со дня поступления (регистрации) в Службу соответствующих документов из Федерального архивного агентства.

              28. Решение ЭПК о включении или отказе от включения особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа направляется заявителю в течение 7 рабочих дней со дня принятия соответствующего решения ЭПК о включении особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа.

Перечень документов, необходимых для

исполнения государственной функции

              29. Основанием для исполнения государственной функции являются поступившие в адрес Службы надлежаще оформленные документы о включении уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа, перечисленные в пунктах 51, 52, 60 настоящего Административного регламента.

Перечень оснований для отказа

в исполнении государственной функции

              30. Основаниями для отказа в исполнении государственной функции являются:

              непредставление в Службу всех необходимых документов, перечисленных в пунктах 51, 52, 60 настоящего Административного регламента;

              ненадлежащее оформление представленных в Службу документов, перечисленных в пунктах 51, 52, 60 настоящего Административного регламента.

Требования к местам исполнения государственной функции

              31. Приём документов о включении уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа осуществляется по месту нахождения Службы в часы приёма, указанные в пункте 11 настоящего Административного регламента.

              32. Центральный вход в здание Службы должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с полным наименованием Службы.

              33. Территория, прилегающая к Службе, должна быть оборудована местами для стоянки автотранспортных средств заявителей. Доступ к местам для стоянки автотранспортных средств является бесплатным. На стоянке должно быть не менее 10 машино-мест, из них не менее одного места – для стоянки специальных транспортных средств инвалидов.

              34. Приём заявителей проводится специалистом Службы, обеспечивающим приём и регистрацию почтовой корреспонденции, поступающей на рассмотрение ЭПК, без предварительной записи в соответствии с графиком работы Службы, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента.

              35. В помещении, предназначенном для работы с заявителями размещается информационный стенд.

              На стенде размещается следующая обязательная информация:

              график приёма заявителей;

              перечень представляемых заявителями документов, необходимых для исполнения государственной функции;

              бланки документов, предусмотренные настоящим Административным регламентом.

              Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

              36. В помещениях, где проводится приём заявителей, должна быть предусмотрена возможность для копирования документов.

              37. Для ожидания приёма заявителям отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками), писчей бумагой, ручками, бланками документов для возможности оформления документов.

              38. Здание Службы должно быть оборудовано системами кондиционирования (охлаждения и нагревания) воздуха, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

              39. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

              40. Специалист, осуществляющий приём заявителей, обязан носить бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

              41. Вход и выход из здания должен быть оборудован соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий

при исполнении государственной функции

              42. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры Службы:

              выявление и экспертиза ценности уникальных и особо ценных документов;

              представление документов для включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

              представление документов для включения особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа;

              включение особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа и их регистрация;

              внесение изменений в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа;

              информирование заявителя о включении или отказе от включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа.

              43. Блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции приведена в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

Выявление и экспертиза ценности уникальных

и особо ценных документов

              44. Выявление и экспертиза ценности уникальных документов и особо ценных документов проводится в плановом порядке на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных Федеральным архивным агентством, наиболее квалифицированными специалистами архивных учреждений, музеев, библиотек автономного округа, а также юридическими и физическими лицами – собственниками документов с привлечением наиболее квалифицированных специалистов архивных учреждений, музеев, библиотек автономного округа.

              45. Выявление уникальных документов и особо ценных документов может осуществляться как одновременно, так и раздельно.

              46. Выявление уникальных и особо ценных документов проводится поэтапно:

              выявление фондов, частей фондов, содержащих уникальные, особо ценные дела;

              изучение описей выявленных фондов, отбор дел путём просмотра заголовков дел;

              полистный просмотр отобранных дел.

              47. При выявлении уникальных и особо ценных документов учитываются следующие обязательные критерии:

              время создания документа;

              ценность содержащейся в документе информации;

              юридическая сила, подлинность документа;

              значение фондообразователя;

              наличие художественных и других особенностей.

              48. Опубликованность документов не является препятствием к отнесению их к категории уникальных и особо ценных документов.

              49. Уникальные и особо ценные документы могут быть выявлены также в процессе других видов работ: при научно-технической обработке, усовершенствовании описей, при каталогизации, подготовке сборников информационных документов, при исполнении тематических, биографических запросов и т.д.

              50. По результатам экспертизы ценности уникальных документов составляются:

              экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности включения документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (приложение № 2 к настоящему Административному регламенту);

              лист учёта и описания уникального документа (приложение № 3 к настоящему Административному регламенту).

              51. По результатам экспертизы ценности особо ценных документов составляется опись особо ценных дел (приложение № 4 к настоящему Административному регламенту) или перечень номеров особо ценных дел (номерник) (приложение № 5 к настоящему Административному регламенту) и акт о завершении работ по выявлению особо ценных дел (приложение № 6 к настоящему Административному регламенту).

Представление документов для включения уникальных документов

в Государственный реестр уникальных документов

Архивного фонда Российской Федерации

              52. Для включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации ежегодно до 1 августа заявитель представляет в Службу с сопроводительным письмом следующие документы:

              лист учёта и описания уникального документа на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком проведения этой работы (приложение № 7 к настоящему Административному регламенту);

              экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух).

              В качестве экспертов могут выступать сотрудники государственных архивов, других заинтересованных органов и организаций.

              53. Юридические и физические лица – собственники уникальных или особо ценных документов могут представлять свои предложения в Службу в виде заявления в произвольной форме. В этом случае Служба поручает подготовку документов, необходимых для исполнения государственной функции, одному из архивных учреждений автономного округа.

              54. В случае, если результаты экспертизы документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории автономного округа, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

              55. Поступившие от заявителей документы регистрируются специалистом Службы, обеспечивающим приём и регистрацию почтовой корреспонденции, поступающей на рассмотрение ЭПК в день поступления данных документов, и передаются для рассмотрения председателю ЭПК (рассмотрение в течение 1 рабочего дня).

              56. После рассмотрения председателем ЭПК (вынесения резолюции) руководитель структурного подразделения Службы, отвечающий за подготовку материалов для рассмотрения на заседании ЭПК, проверяет комплектность и правильность оформления документов, организует проведение экспертизы членами ЭПК, а также другими экспертами поступивших документов. С учётом полученных экспертных заключений готовит экспертное заключение, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

              57. Секретарь ЭПК после проверки комплектности и правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК:

              в случае наличия замечаний к документам информирует заявителя об устранении замечаний в 10-дневный срок, в случае неустранения замечаний готовит уведомление с обоснованием отказа о выполнении государственной функции Службой и в течение 5 рабочих дней направляет его заявителю;

              в случае отсутствия замечаний или своевременного устранения замечаний включает в повестку очередного заседания ЭПК рассмотрение вопроса о возможности включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

              58. Рассмотрение вопроса о возможности включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с порядком работы ЭПК.

              59. Протокол ЭПК о возможности включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, утверждается руководителем Службы.

              60. В случае решения ЭПК о возможном включении уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации документы направляются в Федеральное архивное агентство для дальнейшего рассмотрения ЦЭПК, решение ЦЭПК доводится до сведения заявителя.

Представление документов для включения особо ценных

документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа

              61. Для включения особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа ежегодно до 1 августа заявитель представляет в Службу с сопроводительным письмом следующие документы:

              акт о завершении работ по выявлению особо ценных дел;

              опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник).

              62. В случае, если результаты экспертизы документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории автономного округа, дают основания для их отнесения к категории особо ценных, документы включаются в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

              63. Поступившие от заявителей документы регистрируются специалистом Службы, обеспечивающим приём и регистрацию почтовой корреспонденции, поступающей на рассмотрение ЭПК в день поступления данных документов, и передаются для рассмотрения председателю ЭПК (рассмотрение в течение 1 рабочего дня).

              64. После рассмотрения председателем ЭПК (вынесения резолюции) руководитель структурного подразделения Службы, отвечающий за подготовку материалов для рассмотрения на заседании ЭПК, проверяет комплектность и правильность оформления документов.

              65. Секретарь ЭПК после проверки комплектности и правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК:

              в случае наличия замечаний к документам информирует заявителя об устранении замечаний в 10-дневный срок, в случае неустранения замечаний готовит уведомление с обоснованием отказа о выполнении государственной функции Службой и в течение 5 рабочих дней направляет его заявителю;

              в случае отсутствия замечаний или своевременного устранения замечаний, включает в повестку очередного заседания ЭПК рассмотрение вопроса о возможности включения особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа.

              66. Рассмотрение вопроса о возможности включения особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с порядком работы ЭПК.

              67. Протокол ЭПК о включении особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа подписывается председателем ЭПК и секретарём ЭПК, утверждается руководителем Службы.

              68. В случае решения ЭПК о включении особо ценных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа в течение 3 рабочих дней документы направляются для дальнейшей работы в профильное структурное подразделение Службы, заявитель информируется о принятом решении.

Включение особо ценных документов в

Реестр особо ценных документов архивных фондов

автономного округа и их регистрация

              69. В случае решения ЭПК о включении особо ценного документа в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа сведения об особо ценном документе подлежат включению в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа, при этом специалистом профильного структурного подразделения Службы, ответственным за ведение учётных документов:

              особо ценному документу присваивается в валовом порядке регистрационный номер;

              вносятся изменения в список фондов, содержащих особо ценные документы (приложение № 8 к настоящему Административному регламенту), в опись особо ценных дел, документов, а также в реестр описей особо ценных дел, документов.

              70. При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учёта проставляются отметки «ОЦ».

              71. Отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда в списке фонда, номеру описи дел, документов в реестре описей.

              72. В итоговой записи к описи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учёта, включённых в опись.

              73. Сведения об отнесении документов к особо ценным заносятся в учётную базу данных (БД) «Архивный фонд», которая обеспечивает ведение централизованного государственного учёта документов в автоматизированном режиме, и в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа (приложение № 9 к настоящему Административному регламенту).

Внесение изменений в Реестр особо ценных документов

архивных фондов автономного округа

              74. Сведения, полученные в результате изучения особо ценного документа, а также информация о проведении его реставрации подлежат внесению в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа.

              75. Изменения в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа вносятся специалистом профильного структурного подразделения Службы, ответственным за ведение учётных документов на основании акта о внесении изменений и дополнений в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа, утверждённый решением ЭПК. Акт составляется в произвольной форме.

Информирование заявителя о включении или отказе от включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации

и особо ценных документов в Реестр особо ценных

документов архивных фондов автономного округа

              76. Информирование заявителя о включении или отказе от включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации:

              в случае включения документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации Служба направляет заявителю выписку из протокола заседания ЦЭПК Федерального архивного агентства и один экземпляр листа учёта и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в течение 7 рабочих дней со дня поступления (регистрации) в Службу соответствующих документов из Федерального архивного агентства;

              в случае отказа от включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации Служба направляет заявителю оба экземпляра листа учёта и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде в течение 7 рабочих дней со дня поступления (регистрации) в Службу соответствующих документов из Федерального архивного агентства.

              77. Информирование заявителя о включении или отказе от включения уникальных документов в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа:

              в случае включения или отказа от включения в Реестр особо ценных документов архивных фондов автономного округа Служба направляет заявителю выписку из решения ЭПК в течение 7 рабочих дней со дня принятия соответствующего решения ЭПК.

IV. Порядок и формы контроля

за совершением действий и принятием решений

              78. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется руководителем профильного структурного подразделения Службы или его заместителем.

              79. Текущий контроль осуществляется путём проведения руководителем профильного структурного подразделения Службы или его заместителем проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за исполнение государственной функции, положений настоящего Административного регламента.

              80. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

              Периодичность проведения плановых проверок определяется в соответствии с квартальными планами работы Службы.

              Проведение проверок во внеплановом порядке осуществляется в связи с конкретным обращением заявителя.

              81. Для проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Службы.

              82. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

              83. Руководитель Службы или его первый заместитель осуществляет контроль за исполнением государственной функции.

              84. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Службы, ответственных за исполнение государственной функции.

              85. По результатам проведённых проверок в случае выявления нарушений к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,

осуществляемых в ходе исполнения государственной функции

              86. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц и специалистов Службы, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции, в досудебном и судебном порядке.

              87. Заявитель имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение (жалобу).

              88. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения (жалобы) составляет не более 30 дней со дня его регистрации в Службе.

              В исключительных случаях руководитель Службы или его первый заместитель вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение (жалобу).

              89. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:

              для юридического лица – наименование юридического лица;

              для физического лица – фамилию;

              наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

              суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

              почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);

              личную подпись и дату.

              В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.

              90. Руководитель Службы или его первый заместитель:

              обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости – с участием заявителя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

              запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы в архивных учреждениях автономного округа, архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации, в органах государственной власти, иных государственных органах, органах местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

              принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, даёт письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

              91. Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе исполнения государственной функции.

              92. Заявителю, направившему обращение (жалобу), в письменной форме сообщается о принятом решении и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением.

              93. Обращение (жалоба) считается разрешённым, если рассмотрены все поставленные в нём вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

              94. Ответ на обращение (жалобу) подписывается руководителем Службы или его первым заместителем и направляется по почтовому адресу, указанному в обращении (жалобе).

              95. Обращение (жалоба) остаётся без рассмотрения в следующих случаях:

              если в обращении (жалобе) не указаны необходимые в соответствии с настоящим Административным регламентом данные о заявителе;

              в случае, если текст обращения (жалобы) не поддаётся прочтению;

              в случае, если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии (бездействии);

              в случае, если обращение (жалоба) содержит оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностных лиц и (или) специалистов Службы, а также членов их семей.

              96. Если в обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в адрес Службы обращениями (жалобами), и при этом в данном обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Службы или его первый заместитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

              О данном решении заявитель, направивший жалобу, должен быть письменно уведомлён в течение 30 дней с момента регистрации очередного обращения (жалобы) в Службе.

              97. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется заявителю не позднее 30 дней с момента его регистрации в Службе.

              98. Если заявитель не удовлетворён решением, принятым в ходе рассмотрения его обращения (жалобы), или решение по данному обращению (жалобе) не было принято, обращение (жалоба) может быть подано в управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Уральскому федеральному округу, находящееся по адресу: пр-т. Ленина, д. 39, г. Екатеринбург, 620075, тел. 359-01-00, 359-01-59.

              99. Заявитель вправе сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, нарушении положений настоящего Административного регламента, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностных лиц и специалистов Службы, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностных лиц и специалистов Службы, участвующих в исполнении государственной функции, по номерам телефонов и электронной почте, указанным в настоящем Административном регламенте.

              100. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения Службы, должностных лиц и специалистов Службы, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной функции, в судебном порядке, обратившись с соответствующим заявлением в суд по подсудности, определённой статьями 24 – 27 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, в установленные законодательством Российской Федерации сроки.

Приложение № 1

к Административному регламенту

исполнения службой по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

государственной функции по выявлению уникальных документов

и особо ценных документов

Блок-схема

последовательности действий

при исполнении государственной функции

Условные обозначения

Начало или завершение административной процедуры

Операция, действие, мероприятие

Ситуация выбора, принятие решения

Внешний документ, передача документа

Блок-схема

административной процедуры по выявлению уникальных документов

Блок-схема

административной процедуры по выявлению особо ценных документов

Приложение № 2

к Административному регламенту

исполнения службой по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

государственной функции по

выявлению уникальных документов

и особо ценных документов

Перечень

сведений, необходимых для включения в

экспертное заключение на уникальный документ

Объектом, подлежащим включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, может являться отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов, заслуживающих включения в реестр.

В исключительных случаях для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации может быть представлен комплекс документов, фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.

Включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и по документному (поединичному) учёту в нём подлежат подлинные уникальные документы, которые единственные прямо и непосредственно, то есть адекватно и единовременно отражают события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие общества и государства; отражают жизнь и деятельность великих исторических личностей; которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным общенациональным (мировым) историко-культурным значением и большой материальной ценностью.

Исходя из задачи определения документов высшей категории ценности, выявление уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации производится по следующим критериям, находящим отражение в экспертном заключении:

Древность документа.

Подлинность документа.

Бесспорность культурно-исторической значимости документа.

Публичность документа.

Высокая материальная ценность документа.

Отношение документа к историческому событию.

Юридическое значение документа.

Художественные и оформительские особенности документа.

Приложение № 3

к Административному регламенту

исполнения службой по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

государственной функции по выявлению

уникальных документов

и особо ценных документов

ЛИСТ УЧЁТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА[*]

Регистрационный номер _________________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _______________________________

1. Описание документа

Название (заголовок) документа __________________________________________________

Самоназвание документа _________________________________________________________

Вид документа __________________________________________________________________

Автор документа ________________________________________________________________

Дата (время создания) документа __________________________________________________

Век ____________________________________________________________________________

Ориентировочная дата ___________________________________________________________

Язык документа _________________________________________________________________

Аннотация _____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Историческая справка ____________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней __________________________________________

________________________________________________________________________________

Палеографические особенности ____________________________________________________

________________________________________________________________________________

Печати ________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления __________________________________________

Собственность ___________________________________________________________________

Владелец ______________________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель _________________________________________________________

Размеры ______________________________________________________________________

Объём _________________________________________________________________________

Физическое состояние ___________________________________________________________

Сведения о реставрации __________________________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения ________________________________________________________________

Адрес места хранения ___________________________________________________________

Архивный шифр: фонд № _______ , оп. № _______ , ед.хр. № ________ , ед.уч. № _______ , лл. ______

4. Служебная информация

Кем представлен документ: ______________________________________________________

Протокол ЭПК от __________________ года № ____________________________________

Протокол ЦЭПК Росархива от ________________ года № ___________________________

Формат А4(210х297)

Форма Листа учёта и описания уникального документа

Приложение № 4

к Административному регламенту исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции

по выявлению уникальных документов и

особо ценных документов

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

_________________________

(подпись, расшифровка подписи)

_________________________

(дата)

№ п/п

№ описи

№ дела

Заголовок дела

Крайние даты

Коли-

чество листов

№ ед.уч ** (ед.хр.) страхового фонда

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого по описи _______________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

_______________________________________________________________из них скопировано

Наименование должности

составителя ____________________ __________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК

от ___________№___________

______________________________________________

* К описи составляется титульный лист в установленном порядке.

** Номер единицы учёта страхового фонда указывается только для микрофиш.

Форма описи* особо ценных дел

Формат А 4 (210 х 297)

Приложение № 5

к Административному регламенту

исполнения службой по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

государственной функции по выявлению

уникальных документов и

особо ценных документов

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

_________________________

(подпись, расшифровка подписи)

_________________________

(дата)

Итого по перечню (номернику) –______________________________________________ед.хр.,

(цифрами и прописью)

из них скопировано_________________________________________________________________

Наименование должности

составителя ____________________ __________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК

от ___________№___________

______________________________________________

* Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Форма перечня номеров особо ценных дел, документов (номерника)

Формат А 4 (210 х 297)

Приложение № 6

к Административному регламенту

исполнения службой по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

государственной функции по выявлению

уникальных документов и

особо ценных документов

______________________________

(название архива)

АКТ

__________№________

(дата)

о завершении работы по выявлению особо ценных дел

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

_____________

_____________

(дата)

Фонд №___________

Название фонда__________________________________________________________

________________________________________________________________________

В ходе выполнения_______________________________________________________

(наименование проводимых работ)

проведено выявление особо ценных дел.

В результате выявлено:

Номер описи

Номера дел

Примечание

1

2

3

Всего выявлено_____________________________________________________ед.хр.

                                                                                                  (цифрами и прописью)                           

Начальник отдела

__________________

(подпись)

__________________________

(расшифровка подписи)

__________________

(дата)

Наименование должности

работника

___________________

(подпись)

__________________________

(расшифровка подписи)

__________________

(дата)

Форма акта о завершении работы по выявлению особо ценных дел

Формат А 4 (210 х 297)

Приложение № 7

к Административному регламенту

исполнения службой по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

государственной функции по выявлению уникальных

документов и особо ценных документов

Порядок составления

Листа учёта и описания уникального документа

              На уникальные документы, выявление которых в плановом порядке осуществляют наиболее квалифицированные специалисты архивных учреждений автономного округа, музеев, библиотек, на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, составляются листы учёта и описания уникальных документов (приложение № 1 к Административному регламенту).

              Реквизиты формы Листа учёта и описания уникального документа соответствуют реквизитам БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».

              Лист учёта и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации состоит из 4 разделов:

              1. Описание документа.

              2. Физическое состояние документа.

              3. Место хранения документа.

              4. Служебная информация.

              Реквизиты «Регистрационный номер» и «Дата включения документа в Государственный реестр» – заполняются ответственным исполнителем Центральной экспертно-проверочной комиссии Федерального архивного агентства.

              Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).

Составление первого раздела «Описание документа»

              Реквизит «Название (заголовок) документа» – указывается название документа, под которым он учтён в описи дел, документов, других основных учётных документах архива.

              Реквизит «Самоназвание документа» – указывается закрепившееся в научных исследованиях индивидуальное название документа – по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

              Реквизит «Вид документа» – указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.

              Реквизит «Автор документа» – указывается автор (создатель) текста и документа – фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

              Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является общепринятым.

Например: «Жалованная грамота Ивана III».

              Реквизит «Дата (время создания документа)» – заполняется, если документ датирован его создателем.

              Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).

              Реквизит «Век» – заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

              Реквизит «Ориентировочная дата» – указывается дата, установленная по косвенным данным, например: «Не ранее 12.12.1923. – не позднее 12.12.1923.» или «80-ые годы 19 века», «1-ая половина 15 века», «11 век».

              Реквизит «Язык документа» – указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

              - старославянский;

              - церковно-славянский;

              - русский;

              - латинский;

              - греческий;

              - арабский;

              - старофранцузский и т.д.

              Реквизит «Аннотация» – излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение.

              В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробные сведения»).

              По возможности включаются сведения, в каких еще хранилищах имеются подобные документы.

              Если речь идёт о старопечатных книгах, то следует отразить вопрос об их экземплярности.

              Реквизит «Историческая справка» – включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

              Реквизит «Наличие драгоценных металлов и камней» – указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учёта дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

              Реквизит «Палеографические особенности» – указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

              Реквизит «Печати» – указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

              Реквизит «Художественные особенности оформления» – отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, подписей, надписей и других элементов, имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплёта и др.

              Реквизит «Собственность» – указывается через меню со значениями:

              - федеральная;

              - государственная субъекта федерации.

              Реквизит «Владелец» – указывается через меню со значениями:

              - федеральный архив;

              - федеральный музей;

              - федеральная библиотека;

              - государственный архив субъекта Российской Федерации;

              - государственный музей субъекта Российской Федерации;

              - государственная библиотека субъекта Российской Федерации;

              - организация Российской академии наук.

Составление второго раздела «Физическое состояние документа»

              Реквизит «Материальный носитель» – указывается через меню со значениями:

              - бумага;

              - калька;

              - пергамент;

              - ткань;

              - пленка и др.

              Реквизит «Размеры» – указывается формат (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).

              Реквизит «Объём» – указывается количество листов, кадров, фотографий, метраж (для кинодокументов) и др.

              Реквизит «Физическое состояние» – описывается состояние сохранности документа (для документов на бумажной основе – с использованием буквенно-цифровой индексации повреждений носителя и текста по отраслевой методике).

              Реквизит «Сведения о реставрации» – отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты её проведения, организации, ф.и.о. реставраторов.

Составление третьего раздела «Место хранения документа»

              Реквизит «Место хранения» – указывается официально принятое полное и в скобках сокращённое название архива.

              Реквизит «Адрес места хранения» – указывается полный почтовый адрес архива.

              Реквизит «Архивный шифр» – указываются номера архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учёта, листов.

              В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.

Составление четвёртого раздела «Служебная информация»

              Реквизит «Кем представлен документ» – указывается название архивных учреждений автономного округа, музеев, библиотек, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, представившего предложения о включении документов в Государственный реестр.

              Реквизит «Протокол ЭПК» – указывается название совещательного органа (экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела), утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр.

              Реквизит «Протокол ЦЭПК» – указывается номер и дата протокола Центральной экспертно-проверочной комиссии Федерального архивного агентства, принявшей решение о включении уникального документа в Государственный реестр.

Приложение № 8

к Административному регламенту

исполнения службой по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа государственной функции

по выявлению уникальных документов и особо ценных документов

№

п/п

Номер фонда

Название фонда

Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы

Примечание

1

2

3

4

5

Итого на 01.01….г.___________________________________________________________________фондов

(цифрами и прописью)

_____________________ ________________________ ______________________

(наименование должности работника) (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы

Формат А4 (297 х 210)

Приложение № 9

к Административному регламенту

исполнения службой по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа государственной

функции по выявлению уникальных документов

и особо ценных документов

№ п/п

(№ по реестру)

Номер фонда

Номер описи

Номер ед.хр.

Заголовок документа

Дата создания документа

Количество листов

Основание для включения в реестр

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Итого на 01.01….г.___________________________________________________________________документов

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило в_______г.____________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

_____________________ ________________________ ______________________

(наименование должности работника) (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Форма реестра особо ценных дел, документов

Формат А4 (297 х 210)

[*]               В зависимости от объёма аннотации, исторической справки и др. Лист учёта и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.