Об утверждении Положения о государственной информационной системе в области государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа «Кадровый учёт»



ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

11 марта 2019 г.               № 222-П

г. Салехард

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ  СИСТЕМЕ В ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА «КАДРОВЫЙ УЧЁТ»

(в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

В соответствии с частью 3 статьи 44.1 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», подпунктом 4.5 пункта 4 постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 07 сентября 2018 года № 951-П «О создании государственной информационной системы в области государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа «Кадровый учёт» Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о государственной информационной системе в области государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа «Кадровый учёт».

2. Рекомендовать Законодательному Собранию Ямало-Ненецкого автономного округа, Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, Счетной палате Ямало-Ненецкого автономного округа, Уполномоченному по правам ребенка в Ямало-Ненецком автономном округе, Уполномоченному по правам человека в Ямало-Ненецком автономном округе, Уполномоченному по защите прав предпринимателей в Ямало-Ненецком автономном округе использовать государственную информационную систему в области государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа «Кадровый учёт» в своей деятельности, связанной с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением.

3. пункт исключен – от 16.10.2020 № 1213-П

Губернатор

Ямало-Ненецкого автономного округа Д.А. Артюхов

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 11 марта 2019 года № 222-П

ПОЛОЖЕНИЕ

о государственной информационной системе в области государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа

«Кадровый учёт»

I. Общие положения

Положение о государственной информационной системе в области государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа «Кадровый учёт» (далее – Положение, ГИС «Кадровый учёт», гражданская служба, автономный округ) определяет задачи, функции, структуру ГИС «Кадровый учёт», порядок информационного взаимодействия исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее – государственные органы), порядок ввода, актуализации и хранения информации, а также персональных данных, подлежащих размещению в ГИС «Кадровый учёт» (далее – кадровая информация), порядок предоставления доступа к ГИС «Кадровый учёт», порядок защиты информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт», требования к резервному копированию и восстановлению данных ГИС «Кадровый учёт».

2. ГИС «Кадровый учёт» представляет собой единую систему автоматизации процессов, связанных со служебными либо трудовыми отношениями, в том числе с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением, с определением правового положения (статуса) государственных гражданских служащих (далее – гражданский служащий), а также автоматизированной обработкой персональных данных.

(пункт 2 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

3. ГИС «Кадровый учёт» совместима с федеральной государственной информационной системой «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» и соответствует унифицированным требованиям к объему и содержанию сведений о кадровом обеспечении государственных органов, подлежащих хранению, обработке и передаче в электронном виде, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации (далее – унифицированные требования).

В ГИС «Кадровый учёт» предусмотрена возможность интеграции данных с существующими и создаваемыми государственными и иными информационными системами.

4. Участниками ГИС «Кадровый учёт» являются:

4.1. оператор ГИС «Кадровый учёт» (далее – оператор) – департамент информационных технологий и связи автономного округа;

4.2. координатор ГИС «Кадровый учёт» (далее – координатор) – аппарат Губернатора автономного округа;

4.3. обладатели информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт» (далее – обладатели информации), – государственные органы в части информации, введенной ими в соответствии с настоящим Положением;

4.4. пользователи ГИС «Кадровый учёт» (далее – пользователи) – уполномоченные сотрудники государственных органов, обладающие собственной учетной записью в ГИС «Кадровый учёт» и имеющие доступ к функциональным модулям ГИС «Кадровый учёт».

5. Основными задачами ГИС «Кадровый учёт» являются:

5.1. оптимизация трудозатрат и повышение оперативности при осуществлении деятельности, связанной со служебными либо трудовыми отношениями, в том числе с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением (далее – кадровые функции) в государственных органах;

5.2. автоматизация и унификация процессов при осуществлении кадровых функций, в том числе создание условий для перехода на типовые формы документов и отчётов;

5.3. повышение качества контроля и учёта кадровой информации, информации о прохождении гражданской службы;

5.4. повышение оперативности предоставления кадровой информации, информации о прохождении гражданской службы, в том числе подготовки статистических и сводных отчетов о деятельности государственных органов при осуществлении кадровых функций;

5.5. ввод, актуализация, хранение и использование максимально полной и достоверной кадровой информации, информации о прохождении гражданской службы.

(пункт 5 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

II. Структура и основные функции

6. ГИС «Кадровый учёт» состоит из следующих основных функциональных модулей, объединенных логическими связями, обеспечиваемыми программными средствами ГИС «Кадровый учёт»:

6.1. модуль «Штатное расписание»;

6.2. модуль «Персональные данные»;

6.3. модуль «Приказы/Распоряжения»;

6.4. модуль «Табельный учёт»;

6.5. модуль «Архив персональных данных»;

6.6. модуль «Индексация»;

6.7. модуль «Аттестация»;

6.8. модуль «Кадровый резерв»;

6.9. модуль «Квалификационный экзамен»;

6.10. модуль «Конкурсы на замещение вакантных должностей или включение в кадровый резерв»;

6.11. модуль «Профессиональное развитие»;

6.12. модуль «Награждение и поощрение»;

6.13. модуль «Сведения о диспансеризации»;

6.14. модуль «Удостоверения»;

6.15. модуль «Присвоение классных чинов»;

6.16. модуль «Наставничество»;

6.17. модуль «Письма»;

6.18. модуль «Документы по военнообязанным»;

6.19. модуль «Резерв управленческих кадров»;

6.20. модуль «Работа в выходной и/или нерабочий праздничный день»;

6.21. модуль «Уведомления пользователей»;

6.22. модуль «Словари»;

6.23. модуль «Администрирование»;

6.24. модуль «НПА»;

6.25. модуль «Награды» (Web-приложение);

6.26. модуль «Служебное жилье».

(пункт 6 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

7. Функции ГИС «Кадровый учёт»:

7.1. автоматизированное ведение организационной структуры и штатного расписания государственного органа;

7.2. автоматизированное ведение кадрового учёта и процессов прохождения гражданской службы;

7.3. автоматизированный учёт служебного (рабочего) времени (в том числе служебных командировок и отпусков), проведение индексаций денежного содержания (вознаграждения), оклада за классный чин и заработной платы;

7.4. автоматизированное формирование документов при проведении конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы, на включение в кадровый резерв;

7.5. автоматизированное формирование документов при проведении аттестации и квалификационного экзамена гражданских служащих;

7.6. автоматизированное ведение реестра гражданских служащих;

7.7. автоматизированная подготовка проектов документов, связанных с ведением кадрового учёта, прохождением гражданской службы, осуществлением трудовой служебной (трудовой) деятельности, замещением государственной должности автономного округа;

7.8. автоматизированное проведение анализа количественного и качественного состава гражданских служащих, лиц, замещающих должности, не отнесенные к должностям гражданской службы;

7.9. автоматизированное формирование персонифицированной и статистической отчетности;

7.10. автоматизированная организация профессионального развития лиц, замещающих должности гражданской службы, и лиц, замещающих должности, не отнесенные к должностям гражданской службы;

7.11. автоматизированная подготовка отчетности в Администрацию Президента Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, иные федеральные государственные органы.

(пункт 7 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

III. Полномочия участников ГИС «Кадровый учёт» и порядок

осуществления информационного взаимодействия

8. Полномочия координатора:

8.1. формирование функциональных требований по развитию ГИС «Кадровый учёт»;

8.2. оказание методической помощи участникам ГИС «Кадровый учёт» при работе в ГИС «Кадровый учёт»;

8.3. подготовка аналитической информации, формирование сводной статистической и иной отчетности;

8.4. подготовка типовых форм кадровых документов, документов о прохождении гражданской службы и отчетов, используемых обладателями информации в ГИС «Кадровый учёт»;

8.5. обеспечение взаимодействия и обмена информацией между участниками ГИС «Кадровый учёт»;

8.6. систематизация, хранение, извлечение и использование информации, находящейся в ГИС «Кадровый учёт»;

8.7. предоставление пользователям доступа к функциональным модулям ГИС «Кадровый учёт»;

8.8. формирование, ведение и актуализация словарей, справочников и классификаторов ГИС «Кадровый учёт», за исключением словарей, справочников и классификаторов ГИС «Кадровый учёт», формирование, ведение и актуализацию которых осуществляют обладатели информации;

8.9. проведение анализа использования ГИС «Кадровый учёт» на основе данных мониторинга работы пользователей;

8.10. назначение лиц из числа сотрудников аппарата Губернатора автономного округа, которым предоставляется расширенный доступ к ГИС «Кадровый учёт».

(пункт 8 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

9. Координатор имеет право:

9.1. запрашивать и получать у обладателей информации и пользователей информацию, необходимую для обеспечения эксплуатации ГИС «Кадровый учёт»;

9.2. получать доступ к информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт»;

9.3. организовывать при необходимости проведение с участниками ГИС «Кадровый учёт» совместных мероприятий по вопросам работы в ГИС «Кадровый учёт»;

9.4. запрашивать в случае возникновения необходимости заполнение в ГИС «Кадровый учёт» отчетных форм, иной информации в объеме, предусмотренном ГИС «Кадровый учёт», обладателями информации и пользователями.

(пункт 9 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

10. Координатор не несет ответственности за полноту и достоверность кадровой информации и информации о прохождении гражданской службы, размещаемой обладателями информации и пользователями в ГИС «Кадровый учёт».

(пункт 10 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

11. Полномочия оператора:

11.1. обеспечение технического сопровождения, администрирования, эксплуатации, бесперебойного функционирования специализированного программного обеспечения ГИС «Кадровый учёт» в рамках заключаемых государственных контрактов;

11.2. осуществление контроля за соблюдением требований по обеспечению безопасности персональных данных в рамках мероприятий, проводимых оператором, по контролю за состоянием технической защиты информации и условиями обработки персональных данных у обладателя информации;

11.3. обеспечение с помощью специализированных средств защиты информации, соответствующих требованиям законодательства Российской Федерации, безопасности персональных данных при их обработке в ГИС «Кадровый учёт», в том числе при их передаче по каналам связи;

11.4. выполнение требований эксплуатационной документации ГИС «Кадровый учёт» к аппаратно-программному обеспечению сервера;

11.5. обеспечение функционирования ГИС «Кадровый учёт» в круглосуточном режиме, за исключением периодов проведения регламентных работ, информирование участников ГИС «Кадровый учёт»о проведении регламентных работ;

11.6. обеспечение возможности интеграции и взаимодействия ГИС «Кадровый учёт» с иными информационными системами, в том числе с федеральной государственной информационной системой «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации»;

11.7. обеспечение разработки руководства пользователя, руководства администратора ГИС «Кадровый учёт» в рамках заключаемых государственных контрактов.

(пункт 11 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

12. Оператор имеет право:

12.1. запрашивать и получать информацию, необходимую для обеспечения эксплуатации ГИС «Кадровый учёт»;

12.2. организовывать проведение с координатором совместных мероприятий по вопросам работы в ГИС «Кадровый учёт».

13. Оператор не несет ответственности за полноту и достоверность кадровой информации и информации о прохождении гражданской службы, размещаемой обладателями информации и пользователями в ГИС «Кадровый учёт».

(пункт 13 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

14. Полномочия обладателей информации:

14.1. исполнение кадровых функций посредством использования информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учет»;

14.2. назначение правовым актом государственного органа лиц, ответственных за работу в ГИС «Кадровый учёт», с указанием уровня доступа («Редактирование»/«Просмотр»), а также функционального доступа с указанием функциональных модулей, либо режимов, отдельных экранных, отчетных форм или отдельных функций, предоставляемых для доступа;

14.3. назначение правовым актом государственного органа лиц, ответственных за установку и настройку ГИС «Кадровый учёт» на рабочих местах пользователей, в том числе в случаях сбоев, создания новых рабочих мест, необходимости обновления ГИС «Кадровый учёт»;

14.4. выполнение требований к аппаратно-программному обеспечению рабочих мест пользователей;

14.5. исполнение требований законодательства в части работы с персональными данными, содержащимися в ГИС «Кадровый учёт»;

14.6. сбор письменных согласий на обработку персональных данных, подтвержденных заявлениями, поданными гражданами в соответствующий государственный орган; недопущение внесения и изменения персональных данных лиц, не давших либо отозвавших согласие на обработку их персональных данных;

14.7. получение и сбор письменных согласий на обработку (в том числе передачу) персональных данных, допускающих их автоматическую обработку, хранение в соответствии со сроками хранения документов кадрового делопроизводства, предусмотренными законодательством;

14.8. обработка, сбор, внесение, систематизация, уточнение (дополнение, изменение), извлечение и использование информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт»;

14.9. обеспечение достоверности, корректности, полноты и актуальности информации, размещаемой в ГИС «Кадровый учёт», для осуществления кадровых функций, формирования аналитической и статистической отчетности;

14.10. внесение и актуализация кадровой, информации о прохождении гражданской службы в ГИС «Кадровый учёт» в течение 2 рабочих дней после принятия соответствующего правового акта либо со дня возникновения изменений;

14.11. формирование в ГИС «Кадровый учёт» отчетных форм, в том числе по запросу координатора;

14.12. передача информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт», между обладателями информации при поступлении запроса;

14.13. обеспечение установки, настройки программного обеспечения ГИС «Кадровый учёт» на рабочих местах пользователей;

14.14. обеспечение исполнения пользователей положений и требований эксплуатационной документации.

(пункт 14 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

15. Обладатель информации вправе:

15.1. использовать информацию, содержащуюся в ГИС «Кадровый учёт», в том числе распространять ее, по своему усмотрению в соответствии с законодательством Российской Федерации;

15.2. передавать (осуществлять иные действия или разрешать осуществление таких действий) информацию, содержащуюся в ГИС «Кадровый учёт», другим лицам и организациям по договорам или на иных основаниях, не противоречащих действующему законодательству;

15.3. защищать установленными законодательством Российской Федерации способами свои права в случае незаконного распространения информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт», или ее незаконного использования иными лицами;

15.4. направлять координатору предложения по совершенствованию порядка работы с ГИС «Кадровый учёт», внесению изменений или дополнений в его функциональные возможности.

16. Обладатель информации обязан в письменном виде уведомить координатора о необходимости прекращения доступа пользователя к ГИС «Кадровый учёт» в течение 1 рабочего дня с момента принятия решения о замене пользователя.

(пункт 16 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

IV. Порядок предоставления доступа пользователям

к ГИС «Кадровый учёт»

(раздел в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

17. Для получения доступа обладатели информации в письменном виде направляют координатору сведения о пользователе, содержащие фамилию, имя, отчество (при наличии последнего), контактный номер телефона и адрес электронной почты, а также копию правового акта государственного органа о назначении лица ответственным за работу в ГИС «Кадровый учёт».

18. Координатор в течение 5 рабочих дней со дня получения от обладателя информации сведений о пользователях, предусмотренных пунктом 17 настоящего Положения:

18.1. включает их в список лиц, имеющих доступ к ГИС «Кадровый учёт», расположенный в ГИС «Кадровый учёт» в электронном виде (далее – список);

18.2. осуществляет регистрацию (создание учетной записи) пользователей в ГИС «Кадровый учёт».

18.3. направляет заявку на адрес электронной почты help@yanao.ru в государственное казенное учреждение «Ресурсы Ямала», которое в течение 5 рабочих дней предоставляет доступ посредством защищенной сети VipNet новым пользователям к ГИС «Кадровый учет».

18.4. извещает посредством электронной почты пользователей в течение 2 рабочих дней со дня предоставления им доступа посредством защищенной сети VipNet о возможности получения логина и пароля.

19. Пользователи обязаны расписаться за получение логина и пароля в журнале регистрации выдачи логинов и паролей к ГИС «Кадровый учет», который ведет координатор по форме согласно приложению к настоящему Положению.

20. Внесение изменений в список осуществляется по следующим основаниям:

20.1.              изменение сведений, предусмотренных пунктом 17 настоящего Положения;

20.2.              замена или исключение пользователя, в том числе по решению обладателя информации;

20.3. расторжение служебного контракта с пользователем (увольнение пользователя).

V. Защита информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт»

21. Информация, содержащаяся в ГИС «Кадровый учёт», подлежит защите в соответствии с законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и о защите информации и законодательством Российской Федерации о персональных данных.

22. Защита информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт», обеспечивается посредством применения организационных и технических мер защиты информации, а также осуществления контроля за эксплуатацией ГИС «Кадровый учёт».

23. Для обеспечения защиты информации в ходе создания, эксплуатации и развития в ГИС «Кадровый учёт» оператором осуществляются:

23.1. разработка и внедрение системы защиты информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт», в том числе применение сертифицированных средств защиты информации, а также аттестация ГИС «Кадровый учёт» на соответствие требованиям к защите информации;

23.2. обеспечение защиты информации в ходе эксплуатации ГИС «Кадровый учёт».

24. Для обеспечения рабочих мест участников ГИС «Кадровый учет» средствами защиты информации в ходе эксплуатации и развития ГИС «Кадровый учёт», а также проведения иных мероприятий, связанных с обеспечением безопасности обрабатываемых персональных данных, обладателем информации принимаются меры:

24.1. по обнаружению фактов и пресечению попыток несанкционированного доступа к персональным данным, других угроз безопасности персональных данных и своевременному на них реагированию, в том числе возможность своевременного обнаружения фактов несанкционированного доступа к информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт»;

24.2. по недопущению передачи персональных данных третьим лицам, в том числе путем предоставления доступа к ним или опубликования, в целях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации, исключение возможности доступа к обрабатываемым персональным данным сторонних организаций, в том числе осуществляющих сопровождение (обновление) программного обеспечения;

24.3. по осуществлению непрерывного контроля за уровнем защищенности информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт»;

24.4. по предупреждению возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт»;

24.5. по недопущению воздействия на технические средства обработки информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт», в результате которого нарушается их функционирование;

24.6. по обеспечению незамедлительного восстановления информации, содержащейся в ГИС «Кадровый учёт», модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;

24.7. по неразглашению персональных данных, обрабатываемых в ГИС «Кадровый учёт», неразглашению логинов и паролей для доступа в ГИС «Кадровый учёт».

25. В соответствии с требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 года № 1119, участники ГИС «Кадровый учёт» обязаны:

25.1. организовать режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещены программно-технические средства, предназначенные для работы в ГИС «Кадровый учёт», препятствующий возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях посторонних лиц;

25.2. обеспечить сохранность материальных носителей, предназначенных для хранения персональных данных;

25.3. осуществить выход из ГИС «Кадровый учёт» при покидании рабочего места;

25.4. не использовать доступ к ГИС «Кадровый учёт» в целях, не связанных с выполнением служебных (трудовых) обязанностей;

(пп. 25.4 в ред. от 16.10.2020 № 1213-П)

25.5. не предоставлять иным лицам логин и пароль для доступа к ГИС «Кадровый учёт», а также не использовать их для организации сеанса работы в ГИС «Кадровый учёт» иного лица.

26. При возникновении одного или нескольких нежелательных событий, с которыми связана реализация угрозы информационной безопасности (далее – инцидент), государственные органы незамедлительно уведомляют в письменном виде об этом оператора и координатора.

27. Оператор совместно с государственным органом, обнаружившим инцидент, принимает меры по локализации инцидента, установлению его причин и устранению последствий.

28. По результатам установления причин инцидента, связанного с угрозой безопасности персональных данных, оператор в течение 3 рабочих дней с даты установления причин инцидента в письменном виде направляет координатору для принятия мер по предотвращению аналогичных ситуаций в будущем следующую информацию: сведения о причине инцидента, о действиях (бездействии), повлекших(ем) его, а также сведения о принятых мерах по локализации инцидента и устранению его последствий, рекомендации по предотвращению наступления аналогичных инцидентов.

VI. Требования к резервному копированию и восстановлению

данных, сроки хранения электронных документов

29. Резервное копирование базы данных ГИС «Кадровый учёт» для обеспечения возможности ее восстановления в случае искажения, уничтожения обрабатываемых персональных данных, возникновения иной нештатной ситуации осуществляется в рамках заключенного соглашения об организации взаимодействия при размещении государственных (муниципальных) автоматизированных информационных систем на мощностях регионального центра обработки данных автономного округа.

30. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Приложение

к Положению о государственной информационной системе в области государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого автономного округа «Кадровый учёт»

ФОРМА ЖУРНАЛА

ЖУРНАЛ

регистрации выдачи логинов и паролей

к государственной информационной системе в области

государственной гражданской службы Ямало-Ненецкого

автономного округа «Кадровый учет»

Наименование органа власти

Ф.И.О.

получившего логин и пароль

Логин

Дата получения, подпись

Примечание

1

2

3

4

5