О взаимодействии экспертных комиссий организаций – источников комплектования с муниципальным казенным учреждением «Архив муниципального образования Щекинский район»



1

Тульская область

Муниципальное образование Щекинский район

Администрация

Постановление

от 13 апреля 2020 года

№ 4-363

О взаимодействии экспертных комиссий организаций – источников комплектования с муниципальным казенным учреждением «Архив муниципального образования Щекинский район»

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», на основании Устава муниципального образования Щекинский район, в целях регулирования полномочий муниципального архива по согласованию номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях организаций – источников комплектования, администрация муниципального образования Щекинский район ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить список организаций – источников комплектования муниципального казенного учреждения «Архив муниципального образования Щекинский район», предоставляющих номенклатуры дел, положения об экспертных комиссиях на согласование муниципальному архиву (приложение № 1).

2. Утвердить Примерное Положение об экспертной комиссии организаций – источников комплектования муниципального казенного учреждения «Архив муниципального образования Щекинский район» (приложение № 2).

3. Рекомендовать использовать форму номенклатуры дел организаций – источников комплектования муниципального казенного учреждения «Архив муниципального образования Щекинский район» (приложение № 3).

4. Утвердить Порядок взаимодействия экспертных комиссий организаций – источников комплектования с муниципальным казенным учреждением «Архив муниципального образования Щекинский район» (приложение № 4).

5. Постановление обнародовать путем размещения на официальном Портале муниципального образования Щекинский район и на информационном стенде администрации Щекинского района по адресу: пл. Ленина, д. 1, г. Щекино, Тульская область.

6. Постановление вступает в силу со дня официального обнародования.

Глава администрации

муниципального образования

Щекинский район                                                 А.С. Гамбург

1

Приложение № 1

к постановлению администрации

муниципального образования

Щекинский район

от 13.04.2020 № 4 – 363

СПИСОК

организаций – источников комплектования муниципального

казенного учреждения «Архив муниципального образования Щекинский район», представляющих номенклатуры дел, положения об экспертных комиссиях на согласование муниципальному архиву

Организации, структурные подразделения

администрации Щекинского района

Собрание представителей муниципального образования Щекинский район

Собрание депутатов муниципального образования рабочий поселок Первомайский Щекинского района

Собрание депутатов муниципального образования город Советск Щекинского района

Собрание депутатов муниципального образования город Щекино Щекинского района

Собрание депутатов муниципального образования Крапивенское Щекинского района

Собрание депутатов муниципального образования Лазаревское Щекинского района

Собрание депутатов муниципального образования Ломинцевское Щекинского района

Собрание депутатов муниципального образования Огаревское Щекинского района

Собрание депутатов муниципального образования Яснополянское Щекинского района

Администрация муниципального образования город Советск Щекинского района

Администрация муниципального образования рабочий поселок Первомайский Щекинского района

Администрация муниципального образования Крапивенское Щекинского района

Администрация муниципального образования Лазаревское Щекинского района

Администрация муниципального образования Ломинцевское Щекинского района

Администрация муниципального образования Огаревское Щекинского района

Администрация муниципального образования Яснополянское Щекинского района

Контрольно-счетная комиссия муниципального образования Щекинский район

Муниципальное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия Щекинского района»

Муниципальное казенное учреждение муниципального образования город Щекино Щекинского района «Щекинская городская централизованная бухгалтерия»

Муниципальное казенное учреждение муниципального образования город Советск Щекинского района «Централизованная бухгалтерия муниципального образования город Советск Щекинского района»

Сельскохозяйственный производственный кооператив «Крапивенский»

Общество с ограниченной ответственностью племенное хозяйство «Лазаревское»

Муниципальное казенное учреждение «Щекинское городское управление жизнеобеспечения и благоустройства»

Муниципальное казенное учреждение «Управление капитального строительства Щекинского района»

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Гимназия №1-Центр образования»

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Лицей № 1» г. Щекино

Муниципальное казенное учреждение «Центр обеспечения деятельности системы образования Щекинского района»

Территориальная избирательная комиссия Щекинского района Тульской области

1

Приложение № 2

к постановлению администрации

муниципального образования

Щекинский район

от 13.04.2020 № 4 – 363

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИЙ – ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «АРХИВ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ЩЕКИНСКИЙ РАЙОН»

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии (название организации)

1. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия (далее – ЭК, Комиссия) (название организации) создана для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в результате деятельности (название организации).

1.2. Комиссия является совещательным органом при руководителе (название организации), создается приказом (постановлением, распоряжением) организации, работает во взаимодействии с МКУ «Архив Щекинского района (далее – муниципальный архив).

Положение об ЭК согласовывается с ЭК (название организации), далее представляется на согласование в муниципальный архив и вводится в действие приказом (постановлением, распоряжением) (название организации).

1.3. Персональный состав ЭК (нечетное количество – 3, 5, 7 человек) определяется приказом (постановлением, распоряжением) (название организации).

В состав ЭК включаются: председатель Комиссии, секретарь Комиссии, представители службы делопроизводства основных структурных подразделений, лицо, ответственное за архив. Секретарем Комиссии является лицо, ответственное за архив.

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя.

1.4. В своей работе Комиссия руководствуется Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; законодательными, правовыми актами органов местного самоуправления и другими документами, принятыми в сфере архивного дела, делопроизводства и защиты персональных данных.

2. Основные задачи ЭК

2. Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и уничтожению.

2.3. Организация и проведение экспертизы ценности носителей информации, в том числе содержащих персональные данные.

3. Основные функции ЭК

3. Ежегодно: организует включение документов в номенклатуру дел, образующихся в деятельности (название организации); осуществляет отбор дел для хранения и уничтожения.

ЭК осуществляет следующие функции:

3.1. Рассматривает, принимает решения о согласовании и далее представляет на согласование муниципальному архиву, а затем на утверждение руководителю (название организации):

1) положение об ЭК;

2) номенклатуру дел.

3.2. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет на рассмотрение муниципальному архиву для дальнейшего утверждения на ЭПК уполномоченного исполнительного органа государственной власти Тульской области в сфере архивного дела (далее ЭПК), а затем на утверждение руководителю (название организации):

1) описи дел постоянного хранения управленческой документации;

2) описи электронных дел, документов постоянного хранения.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и далее представляет на рассмотрение муниципальному архиву для дальнейшего согласования на ЭПК, а затем на утверждение руководителю (название организации) описи дел по личному составу.

3.4. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет на рассмотрение муниципальному архиву для дальнейшего согласования на ЭПК, а затем на утверждение руководителю (название организации):

1) акты об утрате документов;

2) акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

3.5. Представляет на рассмотрение муниципальному архиву предложения:

об изменении сроков хранения документов, установленных перечнями типовых управленческих архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;

об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями, а также предложения по уточнению сроков хранения носителей информации, в том числе содержащих персональные данные.

3.6. Рассматривает, принимает решения о согласовании и предоставляет на утверждение руководителю (название организации):

1) описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

2) акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе бумажных носителей информации, содержащих персональные данные;

3) проектов локальных нормативных актов и методических документов (название организации) по делопроизводству и архивному делу.

IV. Права ЭК

4. ЭК имеет право:

4.1. Давать рекомендации структурным подразделениям, работникам (название организации) по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценностей документов, розыска недостающих дел постоянного хранения, по личному составу, а также упорядочения документов.

4.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений (название организации):

1) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, а также носителей информации, содержащих персональные данные;

2) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседание ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей сторонних организаций по профилю рассматриваемого вопроса.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство (название организации) по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

V. Организация работы ЭК

5.1. ЭК (название организации) взаимодействует c муниципальным архивом, получает от них организационно-методические указания.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже, чем два раза в год. Все заседания ЭК протоколируются.

5.3. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на нем присутствует более половины ее состава.

Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При разделение голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

5.4. Организационно-техническое обеспечение деятельности ЭК, а также контроль за исполнением принятых решений осуществляет секретарь ЭК.

Руководитель организации

СОГЛАСОВАНО

протокол ЭК

(наименование организации)

от ____________№ _______

СОГЛАСОВАНО

протокол ЭК МКУ «Архив Щекинского района»

от ____________№ _______

1

Приложение № 3

к постановлению администрации

муниципального образования

Щекинский район

от 13.04.2020 № 4 – 363

ФОРМА

номенклатуры дел

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

На __________ год

Руководитель организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

Количество

дел

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации Подпись Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

(наименование организации)

от ___________ № ________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК МКУ

«Архив Щекинского района»

от __________ N _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году

в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

1

Приложение № 4

к постановлению администрации

муниципального образования

Щекинский район

от 13.04.2020 № 4 – 363

ПОРЯДОК

ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЭКСПЕРТНЫХ КОМИССИЙ

ОРГАНИЗАЦИЙ – ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

С МУНИЦИПАЛЬНЫМ КАЗЕННЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ

«АРХИВ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЩЕКИНСКИЙ РАЙОН»

1. Документы, предоставляемые на заседание ЭК МКУ «Архив Щекинского района (далее ЭК муниципального архива)

Организации – источники комплектования предоставляют на заседание ЭК муниципального архива проекты документов: положения об ЭК, номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты об утрате, о неисправимых повреждениях архивных документов, которые представляются с копией протокола заседания ЭК организации. Все поступающие на очередное заседание ЭК муниципального архива проекты документов, подготовленные организациями – источниками комплектования, рассматриваются ЭК муниципального архива в течение 30 календарных дней со дня их поступления.

2. Требования к проектам документов, предоставляемых

на заседание ЭК муниципального архива

Проекты документов, представляемые на рассмотрение ЭК муниципального архива, оформляются на бумажном носителе формата А4, с использованием шрифта – PT Astra Serif, кегль – 14. Не допускается наличие подчисток, приписок, зачеркнутых слов, исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать содержание документов. Проекты документов, представляемые на рассмотрение ЭК муниципального архива, разрабатываются с учетом требований к оформлению, структуре и содержанию, изложенных в законодательных и иных нормативных правых актах Российской Федерации, Федерального архивного агентства и иных федеральных органов исполнительной власти и государственных органов, государственных стандартах.

Положение об ЭК организации разрабатывается на основе соответствующего «Примерного положения об экспертной комиссии организаций – источников комплектования МКУ «Архив Щекинского района». В случае изменений нормативных правовых актов в сфере архивного дела, Положение об ЭК подлежит пересоставлению, пересогласованию, утверждению.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется ежегодно по установленной форме (приложение 3 к Постановлению) на календарный год, утверждается руководителем организации до 15 декабря текущего года, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, пересогласованию, утверждению.

3. Сроки и количество проектов документов, предоставляемых

на заседание ЭК муниципального архива

Положения об ЭК организаций – источников комплектования предоставляются для согласования в случае изменения на бумажном носителе в 2 (двух) экземплярах и в электронном виде.

Номенклатуры дел организаций - источников комплектования, составленные на следующий календарный год, предоставляются для согласования один раз в 5 лет с марта по октябрь текущего года на бумажном носителе в 2 (двух) экземплярах и в электронном виде.

Описи дел предоставляются согласно сроку, указанному в постановлении администрации Щекинского района «Об упорядочении дел, о составлении и предоставлении описей дел постоянного хранения и по личному составу от организаций – источников комплектования муниципального казенного учреждения «Архив муниципального образования Щекинский район» на текущий год на бумажном носителе в 4 (четырех) экземплярах и в электронном виде.

Акты об утрате, о неисправимых повреждениях архивных документов организаций – источников комплектования предоставляются по мере необходимости на бумажном носителе в 2 (двух) экземплярах и в электронном виде.

4. Количество экземпляров документов, предоставляемых

в муниципальное казенное учреждение «Архив Щекинского района», утвержденных руководителем организации – источника комплектования

Положение об ЭК организации предоставляется в муниципальный архив в 1 (одном) экземпляре.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) предоставляется в муниципальный архив в 1 (одном) экземпляре.

Описи дел предоставляются в муниципальный архив в 3 (трех) экземплярах на бумажном носителе и в электронном виде.

Акты на уничтожение, об утрате, о неисправимых повреждениях архивных документов предоставляются в муниципальный архив в 1 (одном) экземпляре.

5. Принятие решений на заседании ЭК муниципального архива

ЭК муниципального архива действует на основании «Положения об экспертной комиссии МКУ «Архив Щекинского района», утвержденного приказом директора МКУ «Архив Щекинского района».

В случае принятия ЭК муниципального архива решений об отказе:

1) в согласовании документов (Положений об ЭК, номенклатур),

2) о направлении описей дел, актов на ЭПК уполномоченного исполнительного органа государственной власти Тульской области в сфере архивного дела для утверждения, согласования,

организации – источники комплектования после устранения причин, послуживших основанием для принятия указанных решений, представляют вышеуказанные документы повторно в порядке и сроки, установленные настоящим Порядком.