Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»



ПРОЕКТ

Кемеровская область - Кузбасс

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАЙГИНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 13.10.2021 № 553-п

Тайгинский городской округ

Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением главы Тайгинского городского округа от 26.07.2016 N 506-п «Об утверждении Реестра муниципальных услуг муниципального образования «Тайгинский городской округ» администрация Тайгинского городского округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».

2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Тайгинского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», опубликовать настоящее постановление в газете «Тайгинский рабочий», обнародовать путем вывешивания копии постановления на информационном стенде, размещенном в помещении администрации Тайгинского городского округа по адресу: г. Тайга, ул. 40 лет Октября, дом № 23.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Тайгинского городского округа – руководителя аппарата Дворжевского В.А.

Врио главы Тайгинского городского округа

Е.Ю. Кокорчук

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

Тайгинского городского округа

от 13.10.2021 № 553-п

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению муниципальной функции

«Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее – Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении муниципальной функции.

1.2. Муниципальную функцию исполняет архивный отдел администрации Тайгинского городского округа (далее – архив) при участии организаций-источников комплектования архива и иных организаций в случае их ликвидации.

1.3. Получателями муниципальной функции могут быть юридические и физические лица, являющиеся источниками комплектования архива, а также иные юридические и физические лица.

Описание юридических и физических лиц, взаимодействующих с архивом при исполнении муниципальной услуги.

1.3.1.При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:

- организациями-источниками комплектования архива, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в архив;

- гражданами (собственниками или владельцами архивных документов);

- муниципальными и негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования архива, передающими документы постоянного хранения и по личному составу в архив при ликвидации;

- архивным управлением Кузбасса.

1.3.2. Процедура взаимодействия определяется настоящим Регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.

1.4. Предоставление муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Гражданским кодексом Российской Федерации;

Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Закон Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ «Об архивном деле»;

Приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

Уставом Тайгинского городского округа;

Положением об архивном отделе администрации Тайгинского городского округа, утвержденным распоряжением главы Тайгинского городского округа от 29.11.2012 № 261-р;

Настоящим административным регламентом;

Иными нормативными правовыми актами.

1.5. Результат исполнения муниципальной функции.

1.5.1. Обеспечение комплектования муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

1.5.2. Обеспечение учета и сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в администрации Тайгинского городского округа.

1.5.3. Обеспечение использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в администрации Тайгинского городского округа (формы использования архивных документов установлены п. 46 Приказа Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24).

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции.

2.1.1. Сведения о местонахождении и графике работы архива:

Адрес места нахождения

652401, Россия, Кемеровская область - Кузбасс, город Тайга, ул. 40 лет Октября, 23, кабинет № 42

График работы

понедельник - четверг с 8.00 до 17.00 час.

пятница с 8.00 до 16.00

перерыв на обед с 12.00 до 12.48 час.

суббота, воскресенье - выходные дни

Прием и консультация заявителей

вторник, среда, четверг с 10.00 до 12.00 час.

и с 14.00 до 16.00 час.

перерыв на обед с 12.00 до 12.48 час.

понедельник, пятница - не приёмные дни, суббота, воскресенье - выходные дни

Телефон структурного подразделения оказывающего услугу

(384-48) 2-17-37

Адрес электронной почты

arhivtgo@mail.ru

Адрес официального сайта администрации Тайгинского городского округа

http://www.adm-tayga.ru/

В предпраздничные рабочие дни время работы архива сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Прием заявителей должностным лицом архива осуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещается у входа в архив.

2.2. Информация об исполняемой муниципальной функции предоставляется:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении заявителей.

              Должностное лицо архива, принимающее телефонные звонки и осуществляющее личный прием заявителей, обязано дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания муниципальной функции.

2.2.1 Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции:

2.2.1.1. Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архива и документов личного происхождения от физических лиц-источников комплектования архива осуществляется при наличии следующих документов:

- опись дел постоянного хранения, утвержденная ЭПК администрации Тайгинского городского округа;

- историческая справка (при первом приеме документов);

- договор (для организаций негосударственных форм собственности и физических лиц) (Приложение № 1);

- заявление (от физических лиц) о приеме документов в архив (Приложение № 2).

2.2.1.2. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при наличии следующих документов:

- документ, подтверждающий ликвидацию или банкротство организации;

- опись дел по личному составу, согласованная ЭПК администрации Тайгинского городского округа.

2.2.2. Перечень оснований для приостановления или отказа в исполнении муниципальной функции:

2.2.2.1. Документы оформлены в нарушение требований, установленных п.п.2.2.1.1. и 2.2.1.2. настоящего Регламента.

2.2.2.2. Наличие правопреемника или вышестоящего органа организации в случае её ликвидации.

2.3. Муниципальная функция исполняется бесплатно.

2.4. Срок исполнения муниципальной функции.

2.4.1.Прием документов на постоянное хранение от организаций-источников комплектования архива, а также документов личного происхождения от физических лиц-источников комплектования архива осуществляется в течение 1 (одного) дня, согласно графика передачи дел постоянного хранения в архив, утвержденного заместителем главы Тайгинского городского округа – руководителем аппарата.

2.4.2. Прием архивных документов осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п. 37. Приказа Федерального архивного агентства от 02.03.2020 №24.

2.4.3. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляется систематически.

2.4.4. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

2.4.5. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

до 20 рабочих дней - пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней);

до 120 рабочих дней - для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий).

Выдача архивных документов для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором.

Сроки выдачи архивных документов во временное пользование:

фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.4.6. Ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, обязательных архивных справочников осуществляется систематически.

2.5. Сроки ожидания в очереди при подаче запроса заявителя о предоставлении муниципальной функции.

2.5.1. Время ожидания граждан при подаче запроса не может превышать 15 минут. Предоставление устной консультации, непосредственно в ходе личного приема, составляет не более 20 минут.

2.6. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной функции:

- поступившие обращения от получателей муниципальной услуги о приеме документов на хранение в отдел регистрируются в течение одного рабочего дня с момента поступления;

- предоставление муниципальной функции осуществляется по запросу получателя в течение 30 дней со дня поступления запроса в отдел, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе;

- время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 30 минут;

- при необходимости консультации по вопросам предоставления муниципальной функции проводятся в организации-получателе муниципальной функции;

- консультации и справки предоставляются начальником отдела в течение всего срока исполнения муниципальной услуги.

3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Перечень административных процедур:

3.1.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием на постоянное хранение в архив от организаций-источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения;

- прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций;

- прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций;

- прием документов от граждан;

- обеспечение сохранности архивных документов (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы хранения архивных документов);

- проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилищ во временное пользование;

- инициативное информирование пользователей, подготовка выставок и публикаций архивных документов.

3.1.2. Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схемах, представленных в Приложениях №№ 3 – 9 к настоящему Регламенту.

3.2. Прием на постоянное хранение в архив от организаций-источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения

3.2.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций-источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который составляется руководителем архива, по согласованию с источниками комплектования, и утверждается уполномоченным должностным лицом.

При наличии свободных площадей архив вправе осуществлять:

досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения источника комплектования;

временное хранение (свыше 10 лет) архивных документов на основании договора.

3.2.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов.

3.2.3. При приеме архивных документов специалистом архива проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического состояния, проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, проверка комплектности учетных документов.

3.2.4. Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов - полистно) вместе с:

тремя (или двумя - по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе;

электронной копией описи в формате, согласованном с архивом;

страховыми копиями особо ценных документов (при наличии);

исторической справкой об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования).

При приеме архив осуществляет проверку:

физическо-химического, технического и биологического состояния архивных документов в соответствии с главой XII Правил;

комплектности описей дел, документов;

технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии).

На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, организация-источник комплектования принимает меры по их розыску. Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел, документов делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой организацией. При отсутствии (утрате) подлинников принимаются их заверенные копии.

3.3. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций.

3.3.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном п.п.2.2.1 настоящего Регламента.

3.4. Прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций.

3.4.1. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности, документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и в порядке, установленном п.п.2.2.1 настоящего Регламента, на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

3.4.2. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой передается ликвидационной комиссии (ликвидатору).

3.5. Прием документов от граждан.

3.5.1. Документы от граждан принимаются в архивный отдел:

на основании договора купли-продажи или дарения между гражданином и архивом и акта приема-передачи, являющегося неотъемлемой частью договора;

в порядке наследования;

по решению суда.

3.5.2. Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК администрации Тайгинского городского округа, а также Архивного управления Кузбасса по результатам рассмотрения сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

3.5.3. При отрицательном решении вопроса о приеме архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

3.6. Не принимаются на хранение в архив:

- архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;

- архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение.

3.6.1. Не подлежат приему на хранение в архив архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архива, за исключением случая приема документов по личному составу от ликвидируемых муниципальных организаций и иных организаций в порядке, установленном настоящим административным регламентом.

3.7. Обеспечение сохранности архивных документов.

3.7.1. Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, соблюдением порядка доступа в архивохранилища. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Доступ в хранилища имеют только сотрудники архивного отдела. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Каждое хранилище оборудовано огнетушителем.

3.7.2. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для защиты документов применяется хранение в папках, коробках, в оберточной бумаге, которая подлежит замене при износе.

3.7.3. В архивохранилищах должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов, что для бумажных документов составляет: температура воздуха – 17-19 градусов, относительная влажность воздуха – 50-55%. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности). Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем измерения параметров воздуха 2 раза в неделю, при нарушениях режимов хранения – 1 раз в сутки. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

3.7.4. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже 1 раза в год проводится обеспыливание пылесосом стеллажей и средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. Для проведения санитарно-гигиенических работ один раз в месяц планируется санитарный день.

3.8. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов.

3.8.1. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:

- установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;

- уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания);

- проверку правильности составления итоговых записей.

3.8.2. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

3.8.3. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

3.8.4. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов, акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

3.8.5. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел вносится запись «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

3.8.6. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.

3.8.7. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического состояния архивных документов.

3.8.8. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

3.8.9. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в Архивное управление Кемеровской области для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

3.9. Выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование

3.9.1. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит специалист архивного отдела. Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

3.9.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

- выемку архивных документов;

- сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

- полистную проверку архивных дел.

3.9.3. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

3.9.4. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи архивных документов.

3.9.5. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвратившего их фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архива и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение заместителя Главы Тайгинского городского округа, курирующего вопросы архивного дела.

4. Порядок и формы контроля за исполнением

муниципальной функции

4.1. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной функции и принятием решений, осуществляется заведующим архивным отделом Тайгинского городского округа.

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений при предоставлении муниципальной функции. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной функции.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления каких-либо нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих

              Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) муниципального архива и его сотрудников:

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно к вышестоящему должностному лицу.

5.2. В жалобе в обязательном порядке указывается:

- фамилия, имя, отчество,

- почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ,

- содержание сути жалобы,

- личную подпись, дату.

              В случае необходимости заявитель прилагает документы и материалы, либо их копии.

5.3. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.4. По результатам рассмотрения принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя и направляется письменный ответ.

5.5. Жалоба заявителя не рассматривается в случаях:

- отсутствия фамилии и почтового адреса заявителя,

- отсутствия подписи заявителя,

- содержания в тексте жалобы нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи,

- неразборчивого текста письменной жалобы,

- многократных (более 3) письменных ответов по существу на ранее направленные жалобы, при отсутствии в последнем сообщении новых доводов и обстоятельств.

5.6. В случае выявления нарушений прав граждан, виновные сотрудники муниципального архива несут ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Приложение №1

к административному регламенту

Договор о передаче на постоянное (долговременное) хранение в архив документов физическими и юридическими лицами

__________________________________________________________________

(название фонда)

Настоящий договор заключается между (наименование организации или Ф.И.О. гражданина)_______________________________, именуемым далее Владелец, и ____________________________________________, именуемым далее Архив.

Договор заключен в том, что Владелец передает Архиву на хранение документы, являющиеся его собственностью.

Документы в количестве ___ единиц хранения за _________________ годы передаются по сдаточной описи, подписанной Владельцем и утвержденной ЭПК архивного управления Кузбасса. Владелец обязан в 45-дневный срок после заключения настоящего договора передать документы в Архив согласно сдаточной описи

Архив обязан: принять документы и выдать Владельцу акт о приеме-передаче документов; обеспечить сохранность документов. Хранение архивом документов Владельца осуществляется на безвозмездной основе.

Владелец имеет право расторгнуть договор с Архивом и потребовать возврата своих документов; ограничить право допуска к своим документам, как по категориям пользователей, так и по срокам допуска.

Архив имеет право: производить научно-техническую обработку документов (заранее известив о ней Владельца); использовать документы в научно-исторических, справочно-поисковых и практических целях (с согласия Владельца).

Документы передаются в Архив только после заключения между Владельцем документов и Архивом договора о приеме-передаче документов и подписанием акта приема-передачи.

Владелец:                                                                                                                              Архив:

Приложение №2

к административному регламенту

Форма заявления,

необходимого для предъявления в архивный отдел

в целях исполнения муниципальной функции

                                                                                   

Начальнику архивного отдела администрации Тайгинского городского округа

_________________________________________

(фамилия, имя, отчество физического или

должностного лица)

_________________________________________

_________________________________________

адрес заявителя:

_________________________________________

_________________________________________

контактный телефон: ___________________________

                           

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять в архивный отдел администрации Тайгинского городского округа документы:

________________________________________________________________________

(краткое изложение вопроса, цель)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(перечень прилагаемой документации)

Дата __________                             Подпись _______

Приложение № 3

к административному регламенту

Блок-схема административной процедуры «Прием на постоянное хранение в архив от организаций-источников комплектования документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения»

             

Приложение № 4

к административному регламенту

Блок-схема административной процедуры «Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций»

             

Приложение № 5

к административному регламенту

Блок-схема административной процедуры «Прием документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций»

             

Приложение № 6

к административному регламенту

Блок-схема административной процедуры «Прием документов от граждан»

ДА НЕТ

              Приложение № 7

              к административному регламенту

Блок-схема административной процедуры «Обеспечение сохранности архивных документов»

             

Приложение № 8

к административному регламенту

Блок-схема административной процедуры «Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов»

             

              Приложение № 9

              к административному регламенту

Блок-схема административной процедуры «Выдача архивных документов из архивохранилища во временное пользование»