ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА, ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АВТОНОМНОГО...



ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ-ЮГРА

(Тюменская область)

ГУБЕРНАТОР

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 14.07.2006                                                                                                                 № 97

г. Ханты-Мансийск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА, ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АВТОНОМНОГО ОКРУГА

[Документ признан утратившим силу             

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012  года № 176]

[Документ с изменениями внесенными

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.09.2007 г. № 147

Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

В целях приведения в соответствие с изменившимся федеральным законодательством и законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры:

1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа (прилагается).

2.Признать утратившим силу постановление Губернатора автономного округа от 23.05.2000 № 167 «Об утверждении Инструкции».

3.Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа В.Д.Кривых.

Губернатор автономного округа А.В.Филипенко

Приложение

к постановлению Губернатора

автономного округа

от 14.07.2006 № 97

[по всему тексту приложения к постановлению заменены слова «Военно-мобилизационное управление Администрации Губернатора автономного округа» в соответствующих падежах словами «Управление специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа» в соответствующих падежах постановленем Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.09.2007 г. № 147]

[по всему тексту приложения к постановлению заменены слова «Отдел законодательства и ведения федерального регистра Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Уральскому федеральному округу» в соответствующих падежах словами «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре» в соответствующих падежах постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Инструкция

по делопроизводству в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа

Раздел 1. Общие положения

1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает порядок работы с документами и материалами несекретного характера и письмами граждан (далее - документы, документ) в Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Администрация Губернатора автономного округа, Администрация Губернатора), Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Правительство автономного округа, Правительство) и иных исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - исполнительные органы государственной власти автономного округа).

1.2.Порядок работы с секретными документами в Администрации Губернатора автономного округа устанавливается соответствующими правовыми актами и специальной инструкцией.

1.3.Настоящая Инструкция обязательна для всех лиц, замещающих государственные должности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, должности государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы и осуществляющих техническое обеспечение деятельности государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа, работники - в соответствующих падежах).

Работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством.

Сведения, содержащиеся в проектах постановлений, распоряжений и поручений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, других служебных документах (далее - проекты, документы, документ) на стадии подготовки в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего или занимающегося с документами.

Об утрате документа работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа немедленно сообщают руководителю и в Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа (далее - Управление делопроизводства). В этом случае руководителем назначается служебное расследование. О результатах служебного расследования информируется Управление делопроизводства.

Передача документов, содержащих сведения конфиденциального характера или служебную информацию, осуществляется в соответствии с настоящей инструкцией, с соблюдением законодательства о государственной тайне, коммерческой тайне и государственной гражданской службе.

Предоставление информации о деятельности органов государственной власти автономного округа, в том числе предоставление документов или их копий, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

[Абзац 6 пункта 1.3 раздела 1 постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

При обращении с документами, поступившими в Администрацию Губернатора автономного округа, Правительство автономного округа, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев служебных целей и перемещений.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются Пресс-службой Губернатора по разрешению (поручению, указанию) Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора, членов Правительства автономного округа.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.

1.4.Делопроизводство в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и в исполнительных органах государственной власти автономного округа осуществляется службами делопроизводства или специально на то уполномоченными лицами (далее - службы делопроизводства).

Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа регламентируются соответствующими положениями, утверждаемыми соответствующими руководителями в соответствии с настоящей инструкцией и законодательством. Обязанности и права работников служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа определяются также должностными регламентами.

На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

прием, учет, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;

передача корреспонденции на рассмотрение руководству подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;

контроль прохождения документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполнении и находящихся на исполнении документах;

ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;

оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

регистрация корреспонденции и ввод информации о ходе и результатах исполнения документов в электронную базу данных в течение дня с даты поступления, подписания или росписи документа;

ежедневное копирование электронной базы данных подразделения на магнитные носители;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования»;

списание в дело исполненных документов;

составление номенклатуры дел подразделения;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел подразделения на очередной год;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в Ведомственный архив Управления делопроизводства;

подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей и организация их учета;

проведение инструктажа принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.5.Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа осуществляет:

организацию единой системы делопроизводства, документационного и технического обслуживания деятельности Администрации Губернатора автономного округа, подразделений Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа;

проведение учебы работников, подготовку рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства, внедрение автоматизированных технологий обработки документов;

контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в Администрации Губернатора автономного округа, подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа.

1.6.Подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем подразделении.

1.7.Копия настоящей Инструкции выдается Управлением делопроизводства под расписку лицам, уполномоченным на ведение и учет служебных документов.

2.1. Корреспонденция, поступающая в адрес Губернатора автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, Председателя Правительства автономного округа, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства автономного округа, Правительства автономного округа, принимается и регистрируется в Управлении делопроизводства.

[Абзац 1 пункта 2.1 раздела 1 изложен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.

Письма граждан, адресованные Губернатору, Губернатору автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, Председателю Правительства автономного округа, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Организационно - контрольного управления Администрации Губернатора автономного округа (далее - Организационно-контрольное управление).

[Абзац 3 пункта 2.1 раздела 1 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Обращения граждан, адресованные исполнительным органам государственной власти автономного округа, регистрируются в этих органах.

Корреспонденция, письма граждан, поступающие в представительства автономного округа, принимаются и регистрируются в представительствах самостоятельно.

[Абзац 5 пункта 2.1 раздела 1 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1).

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой «Вручить лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.2.При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним; при этом сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт (приложение 2) в трех экземплярах, один из которых остается в Управлении делопроизводства (подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа), другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

2.3.В Управлении делопроизводства документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных с распечаткой регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части листа, входящего документа и двух экземпляров учетных карточек (приложение 3). Одна из них прилагается к документу, вторая находится в электронной базе данных. Ежедневно делается отчет о поступившей корреспонденции.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе «Делопроизводство» не менее 5 лет.

Распределение поступающей корреспонденции осуществляется Управлением делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

Пакеты с пометкой «лично» учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.4.Поступающая в адрес Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, его заместителей корреспонденция на иностранных языках регистрируется и направляется предварительно в Комитет по внешним связям автономного округа для перевода на русский язык, после перевода - передается по назначению или снимается с контроля, если не имеет силу документов.

2.5.Зарегистрированные в Управлении делопроизводства служебные документы направляются адресатам по принадлежности.

Документы, адресованные Губернатору, Председателю Правительства автономного округа, направляются помощнику для доклада Губернатору, Председателю Правительства автономного округа.

Судебные и другие аналогичные документы Управлением делопроизводства направляются в Юридическо-правовое, Организационно-контрольное управления и другие подразделения Администрации Губернатора автономного округа для предварительной проработки.

Копии протестов органов прокуратуры и экспертных заключений органов юстиции на нормативные правовые акты автономного округа, проектов федеральных законов, проектов законов автономного округа, поступивших из Думы автономного округа, незамедлительно направляются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.

Зарегистрированные в Управлении делопроизводства документы, корреспонденция с пометкой «Вручить лично», а также нерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем поступления. При этом документы с пометкой о срочности доставки «Вручить немедленно» обрабатываются и вручаются немедленно, а с пометкой «Срочно» обрабатываются вне очереди и вручаются в очередной рейс доставки. График рейсов доставки утверждается начальником Управления делопроизводства.

Обращения Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества передаются заместителю Председателя Правительства автономного округа, курирующему вопросы внешних связей, а в случае его отсутствия - в Комитет по внешним связям автономного округа и рассматриваются с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 года № 300 «О порядке рассмотрения обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества».

[Абзац 6 пункта 2.5 раздела 2 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Отправка документов производится через Управление делопроизводства, кроме особых случаев по усмотрению руководства.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляется заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.6.Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.6.1.При приеме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники подразделений Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа руководствуются следующим:

запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом «Для служебного пользования», а также рукописные материалы;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года (приложение 4);

объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, как правило, не должен превышать 5 листов;

подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы (приложение 5) без проставления штампа регистрации;

подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются в электронной базе данных и доставляются по назначению;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода (кроме Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа).

2.6.2.Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации Губернатора, осуществляется руководителями этих подразделений.

3.1.Документы, поступившие непосредственно в подразделение Администрации Губернатора автономного округа, исполнительный орган государственной власти автономного округа, учитываются в электронной базе данных.

Подразделение или исполнительный орган государственной власти автономного округа самостоятельно ведет их прием и учет. Данные документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2 настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками подразделений, подлежат обязательной регистрации.

В подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа ведется учет поступивших экземпляров законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов и иных актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа. Учет указанных документов ведется в электронной базе данных, в журналах или учетных карточках, или в иных накопителях хронологической подшивки.

3.2.Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную и учетную карточки.

3.3.Передача зарегистрированных документов из одного подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением переадресования.

На оборотной стороне последнего листа документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата и время переадресования.

3.4.При составлении и оформлении документов работники подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа руководствуются следующими основными требованиями:

документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между подразделениями Администрации Губернатора автономного округа бланк может не использоваться;

цветные гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет цветных гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале);

для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Управлением делопроизводства отправляемому документу присваивается исходящий номер, состоящий:

из первых букв имени и фамилии руководителя, подписавшего документ;

его должности;

порядкового номера (например: АФ-Г-300).

Документу, отправляемому исполнительными органами государственной власти автономного округа, присваивается только исходящий номер и указывается дата.

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателями рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;

подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего подразделения, комиссии, отдела с обязательной визой должностного лица;

представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа;

на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год- четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять: 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2003г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица, например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В.Семиной

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

Главам городских округов и муниципальных районов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

[Абзац изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

При направлении документа в подразделение Администрации Губернатора автономного округа, исполнительный орган государственной власти автономного округа или организацию их наименования пишут в именительном падеже, например:

Департамент образования и науки

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Адрес печатается в правом верхнем углу документа, с выравниванием по правому краю листа.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д.5,кв.12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. В случае направления документа большому числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз.(при этом на первом листе прилагаемого текста указывается, «приложение к №____от____2006 г.).

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи «Верно», должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных нормативных, распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением ведомственной

комиссии от 05.04.2005

протокол 1

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя Правительства

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Личная подпись А.П.Иванов

Дата

Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2005 № 10

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического управления

Личная подпись И.И.Петров

Дата

При наличии замечаний (предложений, заключений) к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л.

Начальник юридического управления

Личная подпись И.И.Петров

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

3.5.Зарегистрированные в подразделении Администрации Губернатора автономного округа исходящие документы передаются для отправки адресатам в Управление делопроизводства. Исполнительные органы государственной власти и подразделения могут вести самостоятельное делопроизводство по своей переписке и статусу исходя из требований настоящей Инструкции.

Служебная корреспонденция подразделений Администрации Губернатора автономного округа, направляемая по всем видам связи в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и (или) Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, органы законодательной (представительной) власти и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписывается Губернатором, Председателем Правительства автономного округа или лицом, его замещающим, или лицом согласно распределению обязанностей, или по поручению данных лиц соответствующим работником (руководителем) и отправляется только Управлением делопроизводства.

Документы с пометкой «Лично» пересылаются адресатам в законвертованном виде.

3.6.Состояние работы с документами в подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, закончено, доложено, списано в дело) фиксируется ответственным за ведение делопроизводства на машинных носителях и в учетных карточках. Учетные карточки хранятся отдельно от документов в течение двух лет, после чего уничтожаются.

3.7.Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Администрации Губернатора автономного округа не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в электронную базу подразделения и учетные карточки; составляет отчет и докладывает руководителю подразделения о прохождении и исполнении документов.

4.1.При подготовке проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа (приложение 22) подразделения Администрации Губернатора автономного округа исполнительные органы государственной власти автономного округа руководствуются законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и настоящей Инструкцией.

При подготовке проектов постановлений и распоряжений Правительства автономного округа исполнители также руководствуются Регламентом Правительства автономного округа.

4.2.Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа, законопроектов, их согласование с заинтересованными сторонами несут заместители Председателя Правительства автономного округа, члены Правительства автономного округа, руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа и подразделений Администрации Губернатора автономного округа, которые их вносят (рекомендации к оформлению проектов правовых актов прилагаются).

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа по кадровым вопросам подготавливаются отделом по работе с персоналом Управления по вопросам кадровой политики Администрации Губернатора автономного округа на основании соответствующих представлений подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

[Абзац 2 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Руководители подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа и должностные лица, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа, определяют из числа работников подразделений ответственных исполнителей за эти акты, обеспечивают проведение антикоррупционной экспертизы, организуют их согласование с заинтересованными службами.

[Абзац 3 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

4.3.Согласование проекта акта оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату поступления и выдачи проекта. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта акта в нижней его части (проекты актов Губернатора автономного округа) или на листе согласования с указанием заголовка акта (для принятия акта Правительства в рабочем порядке необходимо иметь не менее 2/3 подписей членов Президиума Правительства автономного округа) (приложения 6,7).

4.4.Проекты постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа визируются в следующем порядке:

[Абзац 1 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

исполнитель - руководитель соответствующего подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа или работник, по указанию руководителя (полистно(, включая приложения);

руководители подразделений или лица, их замещающие, которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководители заинтересованных исполнительных органов государственной власти автономного округа;

Департамент финансов автономного округа;

Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа (полистно(, включая приложения);

заместитель Губернатора - руководитель Администрации Губернатора автономного округа.

Проекты распоряжений Губернатора автономного округа о направлении официальных делегаций в иностранные государства (зарубежных служебных поездок), проведении намечаемых международных мероприятий (визитов, переговоров, встреч и т.п.) подлежат обязательному согласованию с заместителем Председателя Правительства, курирующим вопросы внешних связей, Комитетом по внешним связям автономного округа.

[Абзац 7 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителю заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, Управлением делопроизводства.

[Абзац изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Проекты постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа после их визирования заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа и приложения к ним вместе с обосновывающими документами передаются на подпись Губернатору автономного округа.

4.5.Проекты постановлений и распоряжений Правительства автономного округа визируются в следующем порядке:

исполнитель - руководитель соответствующего подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа или работник по указанию руководителя (полистно(, включая приложения);

руководители подразделений или лица, их замещающие, которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководители заинтересованных исполнительных органов государственной власти автономного округа;

Департамент финансов автономного округа;

Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа (далее - Юридическо-правовое управление) (полистно(, включая приложения);

директор Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа.

Иной порядок последовательности и количества согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства автономного округа может быть предусмотрен Регламентом Правительства.

Проекты распоряжений Правительства автономного округа о направлении официальных делегаций в иностранные государства (зарубежных служебных поездок), проведении намечаемых международных мероприятий (визитов, переговоров, встреч и т.п.) подлежат обязательному согласованию с заместителем Председателя Правительства, курирующим вопросы внешних связей, Комитетом по внешним связям автономного округа.

[Абзац 7 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителю директором Департамента по организации деятельности Правительства автономного округа, Управлением делопроизводства.

[Абзац 8 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Проекты постановлений, распоряжений Правительства после визирования директором Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа и обсуждения на заседании Правительства (или путем заочного опроса) передаются на подпись Председателю Правительства автономного округа.

4.6.К проекту постановления, распоряжения Губернатора, Правительства автономного округа прилагаются материалы, которые являются основанием для их подготовки (ранее принятые постановления, распоряжения, письма и т.д.). Указанные проекты правовых актов вместе с материалами, указателем рассылки после регистрации в Управлении делопроизводства направляются соответственно заместителю Губернатора - руководителю Администрации Губернатора автономного округа или директору Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа.

4.7.Подписанные Губернатором, Председателем Правительства автономного округа постановления и распоряжения передаются в Управление делопроизводства для их оформления и выпуска.

4.8.Проекты законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора и Правительства автономного округа направляются Юридическо-правовым управлением на  правовую экспертизу (нас согласование) в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре (по согласованию).

Проекты нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа направляются Юридическо-правовым управлением Администрации Губернатора автономного округа в Прокуратуру автономного округа.

[Абзац 2 пункта 4.8 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Проекты законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, указанные в статье 13 Закона автономного округа от 26 февраля 2006 года № 33-оз «Об Общественной палате Ханты-Мансийского автономного округа - Югры», по окончании подготовки данных проектов направляются исполнительными органами государственной власти автономного округа в Общественную палату автономного округа для проведения общественной экспертизы (общественной антикоррупционной экспертизы). В случае если указанные проекты законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа не направлялись в Общественную палату автономного округа, Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа при проведении правовой и антикоррупционной экспертиз направляет данные проекты нормативных правовых актов в Общественную палату автономного округа для проведения общественной экспертизы.

[Абзац 3 пункта 4.8 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

4.9.Проекты законов автономного округа, постановлений Губернатора и Правительства автономного округа, затрагивающие вопросы антимонопольного законодательства, направляются исполнителем или Юридическо-правовым управлением на экспертизу в Управление Федеральной антимонопольной службы по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре (по согласованию).

4.10.Проекты нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, затрагивающие вопросы предпринимательской деятельности, труда, направляются (по согласованию) на заключение соответственно в Торгово-промышленную палату Ханты-Мансийского автономного округа, объединение организации профсоюзов автономного округа.

[Пункт 4.10 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

4.11.Проекты постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа регистрируются в отделе по оформлению и выпуску документов Управления делопроизводства.

4.12.Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа.

4.13.Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию соответственно предмету регулирования должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

4.14.Приложение к проекту акта визируется ответственным исполнителем и руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа полистно.

4.15.Проекты законов, подготовленные в качестве законодательной инициативы Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, вносятся на рассмотрение Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа только при наличии положительного согласования (заключения) Департамента финансов автономного округа и Юридическо-правового управления Администрации Губернатора автономного округа.

4.16.Проекты постановлений Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа представляются на рассмотрение соответственно Губернатора или Правительства автономного округа только при наличии положительного согласования (заключения) Департамента финансов автономного округа и Юридическо-правового управления Администрации Губернатора автономного округа.

4.17.Проекты правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, проекты распоряжений заместителя Губернатора -руководителя Администрации Губернатора автономного округа печатаются в машинописной и множительной службе Управления делопроизводства в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов (далее также - акты).

4.18.Выпускаемым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа, распоряжений, постановлений Правительства автономного округа, распоряжений заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа. К порядковому номеру распоряжения Губернатора автономного округа через тире добавляются буквы "рг", к порядковому номеру распоряжения Правительства - "рп", порядковому номеру постановления Правительства добавляется буква "п". К порядковому номеру распоряжения заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа добавляется буква «р».

4.19.Копии постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа, копии распоряжений заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, заверенные печатью, направляются адресатам Управлением делопроизводства согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

Копии законов автономного округа после подписания Губернатором автономного округа направляются Управлением делопроизводства в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре, Прокуратуру автономного округа (в течение трех дней со дня подписания), Общественную палату Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, в другие органы в соответствии с указателем рассылки, а также передаются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.

[Абзац 2 пункта 4.19 изложен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Копии нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного   округа  Управлением  делопроизводства  направляются  в Администрацию Президента Российской Федерации (Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации), Прокуратуру автономного округа (в течение трех дней со дня подписания), передаются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.

[Абзац 3 пункта 4.19 изложен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Копии нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа направляются в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре.

[Абзац изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Копии нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа для опубликования направляются в средства массовой информации Пресс-службой Губернатора автономного округа согласно рассылке документов.

4.20.Копии постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства автономного округа, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, учреждениям и организациям автономного округа, которым рассылались эти акты.

4.21.Замена ранее разосланных постановлений и распоряжений производится по указанию заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа или начальника Управления делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

4.22.Подлинники и оригиналы постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа (протоколы заседаний Правительства, Президиума Правительства автономного округа) после их выпуска вместе с оригиналами документов, на основании которых приняты решения, и указателями рассылок хранятся в Ведомственном архиве Управления делопроизводства до передачи на хранение в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

4.23.По проектам законов автономного округа, проектам нормативных правовых актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа антикоррупционная экспертиза проводится исполнительными органами государственной власти, органами государственной власти автономного округа при разработке проектов нормативных правовых актов и Юридическо-правовым управлением Администрации Губернатора автономного округа при проведении правовой экспертизы (согласовании) указанных проектов нормативных правовых актов.

[Пункт 4.23 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

5.1.Подготовка и оформление законопроектов, законов производится в соответствии с Законом Ханты-Мансийского автономного округа от 25.02.2003 № 14-оз «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры», Регламентом Думы автономного округа и Правительства автономного округа и настоящей Инструкцией.

5.2.Рассылку законов (согласно указателю рассылки) осуществляет Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

5.3.Рассылку законов автономного округа для опубликования в средствах массовой информации осуществляет Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

5.4.Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры рассылается подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре Управлением делопроизводства и по подписке.

[Пункт 5.4 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

6.1.Заседания, совещания и другие мероприятия в Администрации Губернатора автономного округа проводятся в соответствии с Регламентом Правительства, распоряжениями Губернатора, Правительства автономного округа, планами, утвержденными Губернатором, Председателем Правительства, заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа.

[Пункт 6.1 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

6.2.Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, Правительством автономного округа, осуществляется Организационно-контрольным управлением, Управлением делопроизводства, Управлением делами Губернатора автономного округа (далее - Управление делами Губернатора), Департаментом по вопросам организации деятельности Правительства, Пресс-службой Губернатора автономного округа совместно с другими подразделениями Администрации Губернатора автономного округа в соответствии с Регламентом Правительства и настоящей Инструкцией.

6.3.Оформление и подготовка документов на заседания Правительства, Президиума Правительства проводятся в соответствии с разделом 4 настоящей Инструкции, Регламентом Правительства автономного округа.

[Пункт 6.3 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

6.4.Руководители подразделений Администрации Губернатора, Правительства, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за качество подготовки материалов к заседаниям и совещаниям.

Материалы к заседаниям и совещаниям передаются для формирования рабочих папок в Управление делопроизводства согласно Регламенту Правительства или не позже 2-х дней до проведения совещания.

6.5.В ходе заседания и совещания ведутся протокол и аудиозапись.

Ведение протокола и аудиозаписи заседаний и совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, Правительством автономного округа, осуществляется Управлением делопроизводства.

[Абзац 2 пункта 6.5 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Ведение протокола и аудиозаписи оперативных совещаний, заседаний комиссий, советов, рабочих групп, конференций, переговоров осуществляется сотрудниками подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

[Абзац 3 пункта 6.5 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

6.6.Стенографическая запись мероприятий осуществляется Управлением делопроизводства.

6.7.Подготовка материалов для средств массовой информации о проведении мероприятий осуществляется Пресс-службой Губернатора автономного округа и ответственными за содержательную часть мероприятия.

6.8.Подготовку других заседаний и совещаний (кроме вышеуказанных), необходимых документов к ним и оформление протоколов обеспечивают соответствующие подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа.

Звукозапись мероприятий производится силами самих подразделений или по их заявкам специализированными службами на основании поручения заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа.

6.9.Стенограммы и другие документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в дела в подразделениях Администрации, исполнительных органах государственной власти автономного округа в соответствии с номенклатурой дел.

7.1.Оформление, учет и регистрация протоколов заседаний Правительства, Президиума Правительства автономного округа, хранение их до передачи в архив осуществляются Управлением делопроизводства.

7.2.Оформление, учет и регистрация протоколов заседаний, совещаний в исполнительных органах государственной власти автономного округа осуществляются службами делопроизводства данных органов.

7.3.Протокол заседания оформляется на бланке на основании стенограммы, ведущейся в ходе заседания, документов, внесенных на рассмотрение Правительства, Президиума Правительства автономного округа.

7.4.Протоколы заседаний в исполнительных органах государственной власти автономного округа оформляются на простом стандартном листе бумаги.

7.5.Протокол оформляется по схеме:

дата и номер;

место проведения заседания;

председательствовал;

присутствовали;

повестка дня;

слушали;

выступили;

решили.

При наличии в повестке дня заседания нескольких вопросов по каждому из них текст строится по схеме «слушали - выступили - решили».

7.6.Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании Правительства, Президиума Правительства, исполнительных органов государственной власти автономного округа и рассылке не подлежит.

7.7.Управление делопроизводства (служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти автономного округа) оформляет, выпускает и готовит к рассылке протокольные поручения Правительства, Президиума Правительства автономного округа (исполнительного органа государственной власти автономного округа) в виде выписок из протокола.

7.8.Текст протокольного поручения согласовывается с членом Правительства (руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа) - автором данного поручения и визируется им или директором Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа.

7.9.Выписка из протокола заседания Правительства, Президиума Правительства оформляется на специальном бланке или стандартном листе бумаги и подписывается председательствующим на заседании или руководителем Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа.

7.10.Выписка из протокола заседания Правительства, Президиума Правительства, исполнительного органа государственной власти автономного округа рассылается без сопроводительного письма по списку, завизированному директором Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа (далее - Департамент по вопросам организации деятельности Правительства), руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа, согласовавшем текст с автором протокольного поручения.

7.11.Протоколы заседаний оформляются в срок, установленный Регламентом Правительства автономного округа (исполнительного органа государственной власти автономного округа).

8.1.Проекты поручений Губернатора автономного округа готовятся:

по поступившим документам и письмам граждан - помощниками Губернатора, заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа;

по поручениям с заседаний Правительства - директором Департамента по вопросам организации деятельности Правительства;

по поручениям с совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, - Управлением делопроизводства согласно указаниям Губернатора автономного округа.

Проекты поручений других руководителей готовятся их помощниками.

8.2.Поручения печатаются на бланках установленной формы (приложение 8), излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, и сроков исполнения.

8.3.Подписанное поручение с документом, по которому дано поручение, передается соответствующим подразделением Администрации Губернатора автономного округа в Управление делопроизводства для регистрации, оформления и рассылки. Поручению присваивается регистрационный номер. Поручение оформляется на бланке поручений, простом листе бумаги или на самом документе, на свободном от записи месте. На тексте документа визу ставить не рекомендуется.

8.4.Подлинники документов, по которым даны эти поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа, другим - копии поручения и документа. Должностное лицо, указанное в поручении первым, координирует работу по исполнению данного поручения и готовит обобщенную информацию.

Копии поручений, как правило, направляются организациям и должностным лицам, на обращения которых даны поручения.

Поручения Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, подлежащие контролю, направляются в Организационно-контрольное управление вместе с соответствующими документами для постановки на контроль и выдачи копий исполнителям.

Копии поручений, данных по письмам граждан, вместе с копиями писем направляются в отдел по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления.

8.5.В том случае, если поручение дано по документу, переданному руководителю на личном приеме, или исполнитель которого заранее не установлен, документ направляется в службу руководителя, давшего поручение. Служба руководителя направляет затем документ в подразделение Администрации Губернатора автономного округа или исполнительный орган государственной власти автономного округа по принадлежности.

Если по документу не оформляется поручение, то в службе руководителя на оборотной стороне документа отмечается, кому и когда он доложен, и документ списывается в дело.

9.1.Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются по установленной форме (приложение 9).

9.2.Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

9.3.При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения (кроме писем, адресованных правительственным учреждениям, исполнительным, законодательным (представительным) органам, субъектам Российской Федерации), а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, индекс машинистки и дата печатания. Копии письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Подлинник телеграммы Губернатора автономного округа визируется Губернатором автономного округа.

При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

9.4.Подписанные письмо и телеграмма вместе с завизированными копиями и двумя экземплярами указателя рассылки передаются для регистрации и отправки в Управление делопроизводства, где им присваивается исходящий номер.

Телеграммы за подписью Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, направляемые Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, отправляются, как правило, по каналам специальной связи.

9.5.Законвертованная в Управлении делопроизводства исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки, определяемой соответствующим руководителем, отправляется адресатам почтой или фельдсвязью.

Экземпляр документа (письма, телеграммы) и указателя рассылки, на котором проставлен штамп, удостоверяющий отправку, остается в Управлении делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

9.6.Порядок ведения шифрованной переписки в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа обеспечивается отделом специальной документальной связи.

10.1.Контролю подлежит исполнение:

законов автономного округа

[Абзац 2 пункта 10.1 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

поручений, содержащихся в актах Губернатора, Правительства автономного округа;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа и его Президиума;

поручений Председателя Правительства или его заместителей, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

поручений, содержащихся в распоряжениях заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа;

поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатора, Председателя Правительства автономного округа или его заместителей по рассмотренным документам;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний при Губернаторе, Председателе Правительства автономного округа.

постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа, постановлений, распоряжений руководителя Администрации Губернатора автономного округа.

10.2.Контроль осуществляет Организационно-контрольное управление Администрации Губернатора автономного округа, Департамент по вопросам организации деятельности Правительства и исполнительные органы государственной власти автономного округа в соответствии с их функциями.

Контроль за исполнением поручений заместителей Председателя Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа осуществляют их помощники.

Документы, поставленные на контроль, регистрируются в электронной базе данных в день поступления.

При осуществлении своих функций Организационно-контрольное управление, Департамент по вопросам организации деятельности Правительства запрашивают сведения о ходе исполнения поручений у исполнителей в департаментах, комитетах, управлениях, службах делопроизводства, у руководителей департаментов, комитетов, управлений и готовят информацию о ходе исполнения находящихся на контроле актов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в исполнительных органах государственной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Губернатор автономного округа или Правительство автономного округа, и представляют ее Губернатору, Председателю Правительства или заместителю Губернатора - руководителю Администрации Губернатора автономного округа.

Руководитель подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти, которому дано поручение, определяет из числа ответственных работников исполнителя документа или поручения, который обеспечивает сопровождение, контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов о ходе или результатах выполнения.

10.3.Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается, как правило, в тексте документа.

Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, как правило, устанавливается до 15 дней, по документам вышестоящих организаций - не более 10 дней, если в документе не указан другой срок. Поручения с пометкой «Срочно» исполняются в 3-дневный срок; требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 7 дней; с пометкой «Весьма срочно» - незамедлительно в течение рабочего дня. Срок исполнения постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа устанавливается до 30 дней, если не определен иной срок. Документы судебных и правоохранительных органов исполняются в соответствии с указанными в них сроками.

Срок исполнения телеграмм устанавливается в 7 дней, если не указан иной срок.

При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменения вносятся в электронную базу данных и учетные карточки.

10.4.Анализ и обобщение поступающих на имя Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа информаций о ходе выполнения постановлений и распоряжений, а также информаций о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Губернатора или Правительства автономного округа, и подготовку соответствующих проектов постановлений, распоряжений обеспечивают Департамент по вопросам организации деятельности Правительства и Организационно-контрольное управление Администрации Губернатора. Учет и контроль по срокам исполнения всех поручений Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, поручений заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа обеспечивает Организационно-контрольное управление. Учет и контроль по срокам исполнения документов и поручений заместителей Председателя Правительства, заместителей Губернатора автономного округа обеспечивают их помощники.

Контроль за сроками исполнения поручений, данных Губернатором автономного округа по поступившим на его имя шифртелеграммам, осуществляет в установленном порядке отдел специальной документальной связи Правительства автономного округа.

10.5.Документы и поручения считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу, давшему поручение.

В информациях о выполнении поручений должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения и содержаться сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ автору обращения.

О ходе и результатах выполнения каждого поручения Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, а также поручений заместителей Председателя Правительства автономного округа представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности.

Информации о выполнении поручений заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, данных ими в соответствии с указаниями Губернатора автономного округа по поступившим на его имя обращениям, представляются на имя Губернатора автономного округа.

Информации, отчеты (далее - документы) о выполнении поручений Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, представленные для снятия с контроля или продления срока их исполнения, предварительно поступают в Организационно-контрольное управление, Департамент по вопросам организации деятельности Правительства, которые проверяют правильность оформления документов и полноту решения поставленных в поручениях вопросов.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.

Документы, отвечающие установленным требованиям, передаются Организационно-контрольным управлением или Департаментом по вопросам организации деятельности Правительства помощнику Губернатора автономного округа для доклада Губернатору автономного округа.

Если исполнение поручения завершилось выпуском постановления или распоряжения Губернатора автономного округа или Правительства, которое является основанием для снятия поручения с контроля, то достаточно представления в Организационно-контрольное управление копии нормативного правового акта.

10.6.Руководители подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа самостоятельно и через подчиненных работников систематически анализируют состояние исполнения контролируемых поручений и производят сверку в Организационно-контрольном управлении.

Организационно-контрольное управление ежемесячно представляет Губернатору и заместителю Губернатора - руководителю Администрации Губернатора автономного округа информацию о состоянии исполнения поручений Губернатора или Правительства автономного округа и других контролируемых поручений.

За нарушение установленных сроков рассмотрения документов производится снижение ежемесячного денежного поощрения в соответствии с действующим порядком.

11.1.Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных и поступающих в электронной форме обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

11.2.Поступившие письма граждан регистрируются в Отделе по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора автономного округа (далее также - Отдел по работе с обращениями граждан) в электронной базе данных и в учетных карточках установленной формы.

Информация (ответы) о рассмотрении писем граждан, поступившая из структурных подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, регистрируется в Отделе по работе с обращениями граждан.

11.3.Зарегистрированные в Отделе по работе с обращениями граждан обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с регистрационной карточкой Губернатору, Председателю Правительства автономного округа, заместителям Председателя Правительства, первым руководителям для рассмотрения и дачи поручений по их исполнению.

Копии поручений вместе с копиями обращений, а в последующем и материалы по результатам исполнения поручений, передаются в Отдел по работе с обращениями граждан.

Если поручение по письму дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым.

Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного структурного подразделения в другое производится через Отдел по работе с обращениями граждан.

11.4.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

11.5.Если обращение граждан требует рассмотрения в подразделении Администрации Губернатора автономного округа или в исполнительном органе государственной власти автономного округа, то Отдел по работе с обращениями граждан направляет его в соответствующее подразделение или исполнительный орган государственной власти через Управление делопроизводства.

11.6.Письма рассматриваются в подразделениях Администрации, в исполнительных органах государственной власти автономного округа в срок до 30 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в Отдел по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме (о чем делается запись в правом нижнем углу первого листа письменного обращения либо на отдельном листе с указанием даты уведомления).

Письменное обращение гражданина, по которому было дано поручение Губернатора, Председателя Правительства автономного округа или его заместителей, снимается с контроля по решению должностного лица, которое давало поручение.

11.7.Личный прием граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

11.8.Личный прием граждан в приемных Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа организуется помощниками и секретарями приемных. Учет граждан и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется в электронной базе данных и на карточках установленной формы.

Переданное на личном приеме гражданином письменное обращение учитывается и рассматривается в установленном порядке.

Устное обращение граждан на личном приеме оформляется карточкой личного приема с кратким изложением существа вопроса и рассматривается как письменное обращение, если иное не установлено Федеральным Законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Отдел по работе с обращениями граждан ведет ежемесячный сбор информации о личном приеме граждан Губернатором автономного округа, заместителями Председателя Правительства автономного округа, подводит квартальные, годовые итоги.

11.9.Отдел по работе с обращениями граждан анализирует и обобщает поступающую почту, систематически представляет Губернатору автономного округа, заместителям Председателя Правительства, заместителю Губернатора - руководителю Администрации Губернатора автономного округа сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

12.1. Машинописные работы:

12.1.1.Печатание документов в Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа производится в соответствующем подразделении Управления делопроизводства.

Отдельные машинописные работы должны выполняться
непосредственно в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти с соблюдением установленных правил печатания.

12.1.2.Для печатания принимаются только служебные материалы.

Печатание на бланках распоряжений, постановлений Губернатора, Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа и писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа осуществляется только в Управлении делопроизводства.

Печатание под диктовку не допускается.

Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в Управлении делопроизводства.

12.1.3.Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется Управлением делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Документы, сданные в работу после 16 часов 30 минут, печатаются, как правило, на следующий день.

12.1.4.Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в подразделении Администрации Губернатора автономного округа или исполнительных органах государственной власти автономного округа с использованием компьютерной техники или если его объем превышает 2 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию в формате текстового редактора Win Word на дискете 3,5 дюйма.

При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю.

12.1.5.Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, вид и номер бланка (для постановлений и распоряжений), кто печатал.

12.1.6.Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров, на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников документов, указанных в настоящем пункте, исполнитель должен вносить в них возможные правки только в машинописной и множительной службе Управления делопроизводства.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Документы, представляемые на подпись Губернатору автономного округа для направления их в вышестоящие органы, печатаются, как правило, через два интервала.

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля документа.

12.1.7.На последнем листе отпечатанного документа внизу слева проставляются инициалы машинистки (колонтитул), дата, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

На лицевой стороне последнего листа документа проставляется наименование файла.

В подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти черновики и испорченные экземпляры напечатанного документа уничтожаются в машинах для уничтожения деловых бумаг (шредерах).

12.2. Копировально-множительные работы:

12.2.1.Выполнение копировально-множительных работ (тиражирование, ксерокопирование документов) в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа осуществляется Управлением делопроизводства или Информационно-издательским центром по заказам Управления делопроизводства, оформленным на бланках установленной формы (приложения 10, 11), а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы.

Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются служебные материалы и документы к заседаниям Правительства, Президиума Правительства автономного округа.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется соответствующей отметкой на бланке заказа руководителями подразделений или Управления делопроизводства.

Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

12.2.2.Документы и материалы (как правило, первые экземпляры-подлинники) передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тиражирование бланков Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства подразделениями Администрации Губернатора автономного округа, исполнительными органами государственной власти не допускается.

В Управлении делопроизводства ведется учет произведенных работ по тиражированию документов и материалов (приложение 12).

12.2.3.Сотрудники Управления делопроизводства, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.

12.3.Звукозапись мероприятий:

12.3.1.Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором, Правительством автономного округа, осуществляется Управлением делопроизводства, Управлением делами Губернатора автономного округа.

Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором, Правительством автономного округа, как правило, производится на магнитных носителях.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

Учет, научно-техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает Управление делопроизводства.

В течение года архивные звукозаписи хранятся в Управлении делопроизводства в опечатываемых помещениях в специальных опечатываемых металлических шкафах.

При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Звукозаписи закрытых мероприятий после окончания записи передаются на хранение в Управление специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа.

12.3.2.Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнению машинописных работ.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

12.3.3.Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются сразу после подготовки стенограммы.

13.1.Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с пометкой «Для служебного пользования». К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью*.

13.2.Пометка «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

13.3.Документы (издания) с пометкой «Для служебного пользования» учитываются в отдельных журналах или карточках отдельно от несекретной документации.

При незначительном объеме документов с пометкой «Для служебного пользования» разрешается вести их учет в одних журналах с несекретной документацией, выделяя для учета отдельные листы. Нумерация документов «Для служебного пользования» отдельная, с добавлением к регистрационному номеру отметки ДСП.

13.4.Ознакомление исполнителей с поступившими в структурное подразделение документами «Для служебного пользования» осуществляет ответственный за учет и хранение таких документов сотрудник, с письменного разрешения руководителя.

13.5.Необходимость пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, который несет персональную ответственность за завышение или занижение грифа.

13.6.Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» производится специально назначенным сотрудником, отвечающим за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», на компьютере, аттестованном согласно требованиям по безопасности информации.

13.7.Перенос информации с пометкой «Для служебного пользования» должен осуществляться только на учтенных магнитных или оптических носителях.

Носители информации с пометкой «Для служебного пользования» (винчестеры, дискеты, компакт - диск) учитываются в специальных журналах.

На сам носитель наносятся его учетный номер и пометка «ДСП». Хранятся такие носители отдельно от других, в местах, обеспечивающих их сохранность и защиту от несанкционированного доступа к ним.

13.8.Уничтожение магнитных оптических носителей информации производится механическим путем (разбивание или разрезание на части размером не более 1x1 см). Уничтожение производится по акту с отметкой об уничтожении в книгах учета. Использование носителей в несекретном делопроизводстве после стирания информации с пометкой «Для служебного пользования» запрещено.

13.9.Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного документа к ним.

13.10.На последней странице документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу (а если не позволяет место, то на оборотной стороне ) делается отметка о том:

сколько исполнено экземпляров;

краткий перечень рассылки;

кто исполнитель;

кто печатал;

дата.

Например:

Исполнено 23 экз.

1 экз - в дело

2 - 23 экз. - в администрации муниципальных образований

Исполнил: А.В. Семенов

Отпечатал: А.И. Иванова

27.06.2006

или

Исполнено 12 экз.

1 экз. - в дело

2 -12 экз. - согласно рассылке

Исполнил: А.В. Семенов

Отпечатал: А.И. Иванова

27.06.2006

13.11.Снятие копий и изготовление выписок с документов с пометкой «Для служебного пользования» производятся с письменного разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ, или руководителя структурного подразделения в адрес которого поступил документ или отписан руководителем исполнительного органа государственной власти, ведущего собственное делопроизводство. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа, а при отсутствии свободного места на обратной стороне последнего листа, ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», о том, сколько снять копий или сделать выписок, и каких пунктов документа, и куда отправить.

Исполнитель учитывает копии или выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе, с которого снимал копии или делал выписки, о том, сколько снято копий (сделано выписок из каких пунктов документа), за какими номерами они учтены и дату.

Например:

Ивановой Л.И.

1.Сделать одну копию и направить в Комитет по финансам администрации Белоярского района.

2.Сделать выписку с пунктов 1-4,7 и выслать в Департамент транспорта и связи автономного округа.

3. Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.

_____________________________

Сняты 2 копии. Учтены за №17/4 дсп

Сделана одна выписка с пунктов 1-4,7 учтена за №17/5 дсп.

Подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

13.12. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется Управлением делопроизводства. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

13.13.Документы с пометкой «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».

13.14.Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти по акту.

* - отнесение информации к конфиденциальной, служебной информации ограниченного распространения несекретных сведений регулируется нормами Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации, Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», законодательством автономного округа в данной сфере.

[Примечание к пункту 13.1 раздела 13 изменено постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в государственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа -Югры.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел (приложение 23).

14.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел:

14.1.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

14.1.2.Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения (свыше 10 лет).

Графы номенклатуры дел Администрации Губернатора автономного округа (исполнительного органа государственной власти автономного округа) заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру дел. Индекс состоит из номера подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре внутри раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группа цифр индекса отделяется одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию, далее - плановую, затем - отчётную, потом следует вся остальная документация по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учёта и регистрации.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов автономного округа, срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведённых дел (томов).

14.1.3.Номенклатура дел подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении или исполнительном органе государственной власти. Разработанная номенклатура дел согласовывается с ведомственным архивом Управления делопроизводства Администрации Губернатора, с экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов автономного округа и подписывается руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа (приложение 13).

14.1.4.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, положениями об организации и о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами, номенклатурами дел за предшествующие годы, необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа, их виды, состав и содержание.

14.1.5.Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора, Правительства автономного округа составляется Управлением делопроизводства на основании номенклатур дел подразделений Администрации Губернатора автономного округа, согласованных с ЭПМК (экспертно-проверочной методической комиссией) Управления по делам архивов автономного округа, подписывается начальником Управления делопроизводства и утверждается заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа (приложение 14).

Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора автономного округа, номенклатуры дел исполнительных органов государственной власти автономного округа представляются 1 раз в 5 лет на согласование в ЭПМК Управления по делам архивов автономного округа, а также после каждого изменения структуры или функций исполнительного органа государственной власти автономного округа.

После утверждения номенклатуры дел Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и (или) дополнения.

14.1.6.Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменения структуры Администрации Губернатора, Правительства автономного округа в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

14.2.Формирование дел в подразделениях Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа; оформление дел, законченных делопроизводством:

14.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

14.2.2.Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа, ответственного за ведение делопроизводства, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и сформированы исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, указанием срока хранения и даты списания. Отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Не допускается проставление отметки о списании в дело на оформленной резолюции.

Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

14.2.3.Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.

14.2.4.Отдельные дела заводятся на постановления и распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и относятся к тому календарному году, в котором они приняты. При отсутствии документов, послуживших основанием для принятия указанных решений, отдельные дела не заводятся.

Комплексные дела заводятся на решения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа по однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Заголовок комплексных дел дается обобщенной формулировкой. Пункты в комплексном деле располагаются в порядке хронологии принятия решений и разделяются листами-разделителями одного цвета.

Дела переписки заводятся по вопросам, решенным оформленными резолюциями Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, по рассмотренным документам и их письмам, а также по вопросам, рассмотренным в оперативном порядке.

Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.

14.2.5.В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.

Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянным сроком хранения и отдельно для документов с временным сроком хранения.

14.3. Систематизация документов внутри дела:

14.3.1.В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов. Приложения, объем которых превышает 250 листов, формируются в отдельные тома.

Документы в деле постоянного срока хранения располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

14.3.2.В комплексном деле разделы располагаются в хронологическом порядке сверху вниз по мере принятия актов. В комплексном деле по однородным вопросам лист-разделитель подшивается в начало каждого раздела. В комплексном деле по одному вопросу лист-разделитель подшивается перед экземпляром акта Губернатора, Правительства автономного округа. На листе-разделителе проставляются номера актов Губернатора, Правительства автономного округа.

В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются листы-разделители одного цвета со сплошной нумерацией разделов одного года.

При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома на листе-разделителе делается запись «Продолжение дела (пункта) см. том .»

14.3.3.Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

14.3.4.В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

14.3.5.В случаях изъятия документов из архива органами правопорядка (в соответствии с законодательством Российской Федерации) на месте изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указывается номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все следующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

14.3.6.Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки, и вопросы по ним решены одним актом Губернатора, Правительства автономного округа, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

14.3.7.В случае выхода постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа во исполнение, изменение, дополнение, принятых в предшествующие годы, они формируются в дело текущего года. При этом делаются взаимные ссылки в делах.

14.3.8.Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений, поручений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, находящиеся на контроле в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, подшиваются в заведённое на эти документы дело. Если на эти документы дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Информация (справка, записка) о снятии с контроля постановления, распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа подшивается в дело, заведенное на данное постановление, распоряжение. При включении в информацию (справку, записку) о снятии с контроля нескольких постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа, Правительства следует сделать необходимое количество копий и подшить их в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

14.3.9.Если в переписке или материалах, послуживших основанием к выпуску постановления, распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа встречаются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в Управление специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа для формирования секретного дела.

14.3.10.Включение в дело документов по решениям, принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий, а также документов, подлежащих возврату, не допускается.

14.3.11.В делах переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись установленной формы (приложение 15). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

14.4. Оформление обложки:

14.4.1.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу составляются и оформляются по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. (приложение 16).

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

14.4.2.Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований организаций, структурных подразделений и т.д.

При написании заголовков дел переписки за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

14.4.3.На обложке каждого дела проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При обозначении крайних дат не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Обложка дела заполняется черными чернилами (пастой). Наименование подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти, год, номер дела проставляются на обложке штампом.

14.5. Нумерация листов:

14.5.1.Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами (пастой) не допускается.

Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

14.5.2.В конце каждого дела помещается лист-заверитель на отдельном листе (приложение 17). В книгах заверительная запись делается на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа последнего документа.

14.5.3.В каждое дело подшивается не более 250 листов.

14.6. Передача дел в архив:

14.6.1.Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа. Затем дела постоянного и пятилетнего срока хранения сдаются в архив по графику, составленному архивом и утвержденному заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа в Администрации Губернатора автономного округа, руководителем - в исполнительном органе государственной власти автономного округа.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения, исполнительного органа государственной власти формирует все имеющиеся документы в деле и передает их в архив независимо от сроков хранения.

14.6.2.Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в ведомственный архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится по акту установленной формы (приложение 18), который утверждается руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа.

14.6.3.На делах постоянного и долговременного сроков хранения, прошедших научно-техническую обработку и подготовленных для передачи в ведомственный архив, на последнем листе внутренней описи, а при её отсутствии - на первом листе документа дела, в правом нижнем углу документа, проставляется штамп «в архив», который заверяется подписью руководителя подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа.

В комплексном деле каждое решение Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа формируется для сдачи в архив самостоятельно. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив подлежит передаче каждый том.

В делах переписки временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, отметка о списании делается на последнем листе сдаточной описи.

14.6.4.Приём дел в ведомственный архив из подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа производится начальником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения по описи установленной формы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приёма - передачи дел, а также подписи начальника ведомственного архива и лица, передавшего дела. Первый экземпляр описи остается в архиве, второй хранится в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа.

В начало описи постоянного срока хранения (приложение 19) вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела согласно порядковой записи в реестре. Если дела имеют одинаковое наименование, то в описи вместо повторения заголовка пишется "то же", при этом все остальные реквизиты дела указываются полностью. Приложение к делу вносится в опись под собственным наименованием.

Дела, оставленные на контроле в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа, включаются в опись года. В графе «Примечание» карандашом делается запись "н/к" (на контроле). Описи подписывает работник, ответственный за ведение делопроизводства, с указанием года, месяца и числа их составления.

На дела временного срока хранения, подлежащие сдаче в архив, составляется отдельная опись (приложение 20).

14.7.Экспертиза научно-практической ценности документов Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа и создание Экспертной комиссии:

14.7.1.Для рассмотрения номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается Центральная экспертная комиссии Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа (ЦЭК), состав которой утверждается распоряжением Губернатора автономного округа. В исполнительных органах государственной власти автономного округа приказом создаются свои самостоятельные экспертные комиссии (ЭК).

14.7.2.В состав ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа входят по должности начальник Управления делопроизводства (председатель комиссии), заведующий архивом (заместитель председателя комиссии), секретарь ЦЭК (ЭК) и члены комиссии.

14.7.3.ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:

дает заключение о характере документов для определения сроков хранения;

рассматривает годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, описи дел по личному составу;

выносит решения о предоставлении описей дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) соответствующего архивного учреждения;

выносит решение о представлении описи дел по личному составу на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией соответствующего архивного учреждения;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

рассматривает проекты номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел;

принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

14.7.4.Заседания Центральной экспертной комиссии, экспертных комиссий исполнительных органов государственной власти автономного округа проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

14.7.5.Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа. Решение экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов разрешаются заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии соответствующего архивного учреждения.

14.7.6.Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) возлагается на секретаря ЦЭК (ЭК).

14.8.Подготовка и оформление дел для передачи на государственное хранение, отбор документов к уничтожению:

14.8.1.До передачи в государственный архив все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил по работе ведомственных архивов и Единой государственной системы документационного обеспечения управления.

14.8.2.Ответственное лицо за архив обязано тщательно пересмотреть дела постоянного срока хранения. На обложке дела должны быть: заголовок дела, его индекс в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел, на которые составляется единая опись.

14.8.3.Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Дела в опись вносятся в порядке расположения их в сводной номенклатуре дел. Годовые разделы описи №1 рассматриваются Центральной экспертной комиссией Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, после согласования передаются на рассмотрение ЭПМК Управления по делам архивов автономного округа вместе с протоколами ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа.

В отдельную опись № 2 вносят дела по личному составу, которые аналогично рассматриваются и согласуются с ЭПМК соответствующего архивного органа.

К первому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавления, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; делается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

14.8.4.После утверждения годовых разделов описи на дела постоянного хранения и согласования описи дел по личному составу, ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа решает вопрос об уничтожении документов за этот период.

14.8.5.Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов. Акты на выделенные к уничтожению дела рассматриваются экспертной комиссией. При составлении акта на уничтожение должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам;

если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения;

заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком, с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

14.8.6.Архивный отдел Управления по делам архивов автономного округа проверяет правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного срока хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

14.8.7.Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению уничтожаются путем измельчения в специальных бумагоуничтожающих машинах (шредерах) или путем сжигания. В акте делается запись, каким путем уничтожены документы.

14.9. Порядок передачи документов на государственное хранение:

14.9.1.Передача документов постоянного хранения в государственный архив проводится по описям ежегодно в соответствии с утвержденными графиками. Особо ценные документы передаются по отдельным описям.

Прием дел (документов) на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, который оформляется в двух экземплярах.

Перед передачей документов на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарного состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

Если при передаче документов обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приёма-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке председателя Центральной экспертной комиссии Администрации Губернатора автономного округа, экспертной комиссии исполнительных органов государственной власти автономного округа.

14.9.2.При первой передаче документов в государственный архив представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происходящих изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности и составе переданных на государственное хранение документов.

14.10. Использование документов архива:

14.10.1.Дела и копии документов, хранящихся в Ведомственном архиве Управления делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, предоставляются сотрудникам Администрации Губернатора для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Работники Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

14.10.2.Подлинники актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и указателей рассылки не выдаются.

14.10.3.Порядок работы с хранящимися в архиве секретными документами определяется отдельной инструкцией.

14.11. Передача документов и дел при увольнении или переводе работника на другую работу:

14.11.1.При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа, специалист передает дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

14.11.2.Заведующий делопроизводством (работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа) при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.

[раздел 15 приложения в редакции постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.09.2007 г. № 147]

15.1.Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий подлинникам в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве, исполнительных органах государственной власти автономного округа используются соответственно требуемого документа гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

15.2.Гербовые печати проставляются на постановлениях, распоряжениях, законах, подписанных Губернатором, Председателем Правительства автономного округа, распоряжениях заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, на постановлениях и распоряжениях заместителей Председателя Правительства (при возложении на них обязанностей Председателя Правительства), удостоверениях должностных лиц, назначаемых Губернатором автономного округа, на платежных поручениях, расходных расписаниях и других финансовых документах на получение денежных средств, на доверенностях и в иных установленных случаях.

15.3.На рассылаемых копиях актов, подписанных Губернатором, Председателем Правительства автономного округа, распоряжениях, подписанных заместителями Председателя Правительства автономного округа, заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа проставляется соответствующая круглая (не гербовая) печать с обязательным реквизитом соответственно: «Губернатор», «Правительство», «Управление делопроизводства».

При оформлении документов по личному составу, доверенностей, командировочных удостоверений проставляется печать «Отдел по работе с персоналом».

[Абзац 2 пункта 15.3 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Печать Управления делами Губернатора автономного округа применяется при оформлении гарантийных писем и других бухгалтерских документов.

На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать «Для пакетов».

15.4.Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. При этом оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

15.5.Изготовление гербовых печатей для Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа производится по указанию управляющего делами Губернатора автономного округа. Исполнительные органы государственной власти автономного округа заказывают и изготовляют печати самостоятельно.

Образцы печатей и штампов подразделениями Администрации Губернатора автономного округа согласовываются с заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа и Юридическо-правовым управлением Администрации Губернатора автономного округа. Исполнительные органы государственной власти автономного округа согласовывают образцы печатей и штампов с Юридическо-правовым управлением Администрации Губернатора автономного округа. Заявки на их изготовление подразделения Администрации Губернатора автономного округа направляют в Управление делами Администрации Губернатора автономного округа для размещения исполнения заказов.

15.6.Все печати и штампы Администрации Губернатора, Правительства автономного округа регистрируются, выдаются и принимаются на уничтожение в Управлении делами Губернатора автономного округа.

В случае реорганизации государственного органа, смены его наименования, организационно-кадровых изменений, в результате которых требуется изготовление новых печатей и штампов, старые печати и штампы аннулируются.

[Пункт 15.6 изложен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

15.7.В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставятся в известность Управление делами Губернатора автономного округа, Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

[Пункт 15.7 изложен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

15.8.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в Управление делами Губернатора автономного округа при получении вновь изготовленных. Уничтожение пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов производится Управлением делами Губернатора автономного округа.

[Пункт 15.8 изложен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

15.9.Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

При смене руководителя печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

Руководители подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа возлагают ответственность за хранение и пользование печатями и штампами на одного из подчиненных им работников.

15.10. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения клише с факсимильным воспроизведением подписи, а также право на их использование устанавливаются Губернатором автономного округа.

[пункт 15.10 раздела 15 дополнен постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.09.2007 г. № 147]

16.1.Работникам подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа даются соответствующие справки при необходимости для выполнения порученной им работы, по их запросам:

о документах, поступивших на имя Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, заместителей Председателя Правительства автономного округа, в Юридическо-правовое управление и другие подразделения Администрации Губернатора автономного округа и исполнительные органы государственной власти автономного округа, и об исполнении этих документов - Управлением делопроизводства;

об отправке исходящей корреспонденции по назначению - отделом входящей и исходящей документации Управления делопроизводства;

об изданных законах, постановлениях и распоряжениях Губернатора, Правительства автономного округа (кто готовил, кому разослан принятый документ) - Управлением делопроизводства;

о распоряжениях по кадровым вопросам Администрации Губернатора, Правительства автономного округа - отделом по работе с персоналом Управления по вопросам кадровой политики Администрации Губернатора автономного округа;

[Абзац 5 пункта 16.1 изменен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

по вопросам обеспечения бланочной продукцией подразделений Администрации Губернатора автономного округа - Управлением делопроизводства, штампами - Управлением делами;

о секретных документах, поступивших на имя Губернатора автономного округа, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, и исполнителях этих документов, а также об отправке секретной корреспонденции по назначению в установленном порядке лицам, имеющим соответственный уровень допуска- Военно-мобилизационным управлением Администрации Губернатора автономного округа;

о проведенных и готовящихся совещаниях под председательством Губернатора автономного округа, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства автономного округа - протокольным отделом Управления делопроизводства, Департаментом по вопросам организации деятельности Правительства и Организационно-контрольным управлением;

о письмах граждан, поступивших в Администрацию Губернатора, Правительство автономного округа, - отделом по работе с обращениями граждан Управления по вопросам кадровой политики;

о нормативных актах по делопроизводству Администрации Губернатора, Правительства автономного округа - Управлением делопроизводства;

о поручениях Губернатора автономного округа, помощника Губернатора, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа - Организационно-контрольным управлением;

о документах, сданных в государственный архив подразделениями Администрации Губернатора автономного округа, исполнительными органами государственной власти автономного округа, - государственным архивом.

16.2.Устная информация неслужебного характера по вопросам, находящимся на рассмотрении в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа, может даваться по телефону соответствующими исполнителями.

Справки по отдельным вопросам работы с документами в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти даются службами делопроизводства этих подразделений.

16.3.Справки о систематизированных фондах правовой информации даются Юридическо-правовым управлением и Комитетом по информационным ресурсам Администрации Губернатора автономного округа.

16.4.По функционально-отраслевым направлениям фонды и банки данных правовой информации для правового обеспечения внутренней деятельности и справок создаются и поддерживаются также в исполнительных органах государственной власти автономного округа, в том числе путем издания электронных правовых справочников и отраслевых специализированных справочных систем (на магнитных носителях).

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

ПЕРЕЧЕНЬ

нерегистрируемых документов

1.Копии документов организаций и учреждений.

2.Пакеты с пометкой «Лично», кроме служебных и не имеющих силу документов.

3.Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

4.Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.

5.Дайджесты прессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.

6.Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

7.Аналитические обзоры исполнительных органов государственной власти, иные материалы, представленные для сведения.

8.Документы на иностранных языках без перевода (в отдельных случаях, не имеющих силу документов).

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся работники Управления делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, составили акт о том, что «_______»______________20__г. при вскрытии пакета________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

в нем не оказалось________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах

Подписи:___________________________________________________

_______________________________________________________________

________________________________________________________________

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Подлежит возврату с информацией об исполнении каб. № 513

Дело

Вх. №

от20____г.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТА

Исх. № от

Адресант: город организация

Содержание:

Резолюция:

________________________ _____________________ ____________________

(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)

руководителя)

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

ЗАЯВКА

на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи

Подразделение______________________________________________________

___________________________________________________________________

Исполнитель (фамилия, инициалы, должность, телефон)__________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Название передаваемой информации (полностью)

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Прошу передать служебную информацию

Страна, код страны___________________________________________________

Город, код города____________________________________________________

Телефон____________________________________________________________

Кому_______________________________________________________________

Объем передаваемого сообщения__________________листов

_________________________ _________________ _____________________

(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)

руководителя подразделения)

«__________»____________20__г.

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

ЖУРНАЛ

учета служебных документов, отправляемых по каналам факсимильной

связи

№ п/п

Наименование подразделения, Ф.И.О. и телефон исполнителя

Адрес получателя, код, телефон, страна, город

Кол-во

листов

Дата и время поступления

Отправил (Ф.И.О., дата, время)

Отметка о возврате материала

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

[Приложение 6 изменено

Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

Лист согласования

с членами Президиума Правительства к проекту постановления (распоряжения) Правительства

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество, должность

Дата

поступления

Подпись,

дата

выдачи

Замечания

(не менее 11 подписей)

Исполнитель (фамилия, телефон)

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Лист согласования

к проекту постановления (распоряжения) Губернатора автономного округа

по вопросу___________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Фамилия, имя,   отчество,

должность

Дата поступления

Подпись,

дата

выдачи

Замечания

Исполнитель (фамилия, телефон)

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Образец 1

Ханты-Мансийский автономный округ - Югра

ГУБЕРНАТОР

ПОРУЧЕНИЕ

Подпись

Образец 2

Ханты-Мансийский автономный округ - Югра

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА - РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОРУЧЕНИЕ

Подпись

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

103132 Москва, Старая площадь,4

Президенту Российской Федерации

ПУТИНУ В.В.

Ваш исх номер 3005 от 9 февраля 2006 года соответствии поручением Правительства Российской Федерации № Ф-11 рассмотрен зпт подписан проект программы проведения эколого-экономического эксперимента по повышению уровня использования нефтяного газа зпт углубления его переработки тчк Качестве реальных мер поддержки предприятий утилизирующих попутный нефтяной газ прошу Вашего указания подготовить соответствующее постановление Правительства РФ =Губернатор автономного округа (фамилия)

____________________________________________________________________

17.02.2006

Губернатор автономного округа Подпись

исп. Ф.И.О.

3-13-24

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

ЗАКАЗ

на печатание документов

Наименование подразделения__________________________________________

Исполнитель_________________________________________________________

Телефон_____________________________________________________________

Наименование документа (полностью)___________________________________

____________________________________________________________________

Стр._____________________________Экз.________________________________

Дата____________________________Время_______________________________

Подпись_____________________________________________________________

Оператор_____________________Дата___________Время__________________

Подпись исполнителя, получившего заказ________________________________

Дата___________________________Время________________________________

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

сшить

с обложкой

с оборотом

уменьшить

увеличить

(необходимое подчеркнуть)

ЗАКАЗ

на копирование (тиражирование) документов

Наименование подразделения_________________________________________

Исполнитель_________________________________________________________

Телефон_____________________________________________________________

Наименование документа (полностью)___________________________________

____________________________________________________________________

Стр.__________________________Экз.___________________________________

Дата________________________Время___________________________________

Подпись_________________Дата___________Время_______________________

Подпись исполнителя, получившего заказ________________________________

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

ЖУРНАЛ

учета изготовления копий документов и материалов

№

п/п

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

__________№ _____________ Наименование должности

__________________________ руководителя организации

(место составления) Подпись Расшифровка

подписи

на_______________год Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

Кол-во

ед.хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения

от_________№___________ от___________№_______________

(Продолжение приложения 13)

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в_______году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности руководителя

службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности, передавшего

сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________№_____________

_________________________

(место составления)

на__________год

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во

ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от______________№__________________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

К выписке из сводной номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 13, и делается отметка о передаче итоговых сведений в ведомственный архив.

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. №______________________

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок   документа

Номера листов   ед.хр.

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого_____________________________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи____________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код гос. архива________

Код организации_______

Ф.№

__________________

Оп.№

__________________

Д.№

__________________

___________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО №________ТОМ №________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)

____________________________________________________________________

(крайние даты)

На ____________листах

Хранить_____________

Ф.№_________

Оп.№________

Д.№_________

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

ИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №___________

В деле прошито и пронумеровано_________________________________листов

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_______________________________________________;

пропущенные номера листов___________________________________________

+ листов внутренней описи_____________________________________________

Особенности   физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

__________№___________ руководителя организации

_______________________ Подпись Расшифровка подписи

(место составления)

О выделении к уничтожению Дата

документов, не подлежащих

хранению

На основании________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

____________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №____________________

(название фонда)

№ п/п

Заголовок дела или   групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре   или № дела по описи

Кол-во ед. хр.

Сроки хранения и   номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого______________________________ед. хр. за____________________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за____________годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК_____________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от_______________№_______________)

Наименование должностного лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от___________№___________

(Продолжение приложения 18)

Документы в количестве_______________________________________ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом_____________кг сданы в________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от_______________№_______

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

архива, внесшего

изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

Фонд №______________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ №____________ Наименование должности

руководителя организации

за_______________год

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено_______________________________ед.хр.

(цифрами и прописью)

с №_____________________по №____________________________,в том числе:

литерные номера:_____________________________________________________

пропущенные номера:_________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения организации

от__________№_______ от_________№_______

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

Фонд №_____________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ №___________ Наименование должности

дел временного (свыше 10лет) хранения руководителя организации

за___________год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено______________________________ ед.хр.,

с №_____________________________по №_________________,в том числе:

литерные номера:_____________________________________________________

пропущенные номера:_________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от__________№_________

Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

Фонд №______________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ №________ Наименование должности

дел по личному составу руководителя организации

за____________год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела   (структурного подразделения организации)

№п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено_________________________________ед. хр.,

с №__________________________по №__________________, в том числе:

литерные номера:___________________________________________________

пропущенные номера:_______________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от__________№__________ от_________№________

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

РЕКОМЕНДАЦИИ

по подготовке и оформлению

проектов постановлений и распоряжений

1.Губернатор автономного округа и Правительство автономного округа издают постановления и распоряжения (далее - акты).

Постановления принимаются, как правило, по вопросам, затрагивающим интересы всех или большей части жителей, выполнения основных направлений плана экономического и социального развития, бюджета и т.д.

Распоряжения принимаются по вопросам текущей внутренней деятельности, решению оперативных мероприятий, частным вопросам.

2.Проект акта должен содержать следующие реквизиты:

титул (Ханты-Мансийский автономный округ - Югра), Губернатор (Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры);

наименование акта (постановление, распоряжение);

дата, номер;

заголовок к тексту акта;

текст акта;

подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, которым будет подписан акт);

отметка об исполнителе;

визы согласования.

3.Каждый акт должен иметь предельно краткий заголовок, исключение составляют небольшие по объему распоряжения, которые печатаются на малом бланке (формат А5). Заголовок раскрывает содержание акта, начинается предлогами «О» и «Об», отвечает на вопрос «О чем?», соответствующий его содержанию. Заголовок в кавычки не заключается, в конце заголовка точка не ставится.

4.Текст постановления, распоряжения должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим законодательству Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

4.1.Текст постановления, распоряжения делится на 2 части: констатирующую и постановляющую.

4.2.В констатирующей части постановления, распоряжения освещаются мотивы и цели их издания. Она должна быть, как правило, значительно меньше постановляющей части (в случае необходимости информационный материал может быть приложен к проекту в виде справки). Максимальное ограничение объема констатирующей части постановления (распоряжения) обеспечивается объединением ее с началом решающей части. Это достигается путем размещения констатирующей части в первом предложении, которое соединяет в себе как констатирующую часть (целиком), так и постановляющую (начало). Такое предложение начинается формулировками типа «В целях.», «В связи с тем, что.», «Во исполнение.», «В соответствии.».

4.3.В распоряжении может употребляться комплексная констатирующая часть, мотивировочная («В целях.», «В связи с тем, что.»), ссылочная («В соответствии с.», «Во исполнение.»).

4.4.Если содержание акта не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может вообще отсутствовать. В основном это приемлемо для распоряжений, имеющих оперативный характер, и потому не требующих особых пояснений.

4.5.При переходе от констатирующей части к постановляющей:

в актах, которые издаются на основе единоначалия, слово «постановляет» опускается.

Поэтому при наличии в акте констатирующей части переход от нее к постановляющей части происходит по общему правилу непосредственно, без каких-либо связующих слов - просто путем постановки двоеточия.

Например: В целях.: 1. Предложить.

Или может быть использована неопределенная форма глагола, после которой ставится двоеточие.

Например: «В целях.предложить.».

В актах, которые принимают коллегиально, между констатирующей и постановляющей частями пишется «Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры постановляет:», «Правительство автономного округа постановляет:»

4.6.В проектах постановлений, распоряжений при написании имён собственных (фамилии, имена, отчества, географические названия, наименования организаций и предприятий), в которых содержится буква «ё», применение данной буквы определяет ответственный исполнитель в строгом соответствии с правоустанавливающими документами (документом, удостоверяющим личность).

[Подпункт 4.6 пункта 4 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

4.7.Применение буквы «ё» при написании нарицательных имен или когда необходимо предупредить неверное чтение и понимание слов,

определяет Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа при осуществлении лингвистической экспертизы проектов законов автономного округа, проектов постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, распоряжений Администрации Губернатора автономного округа.

[Подпункт 4.7 пункта 4 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

5.Если постановление, распоряжение принимается на основании акта вышестоящего органа, то в констатирующей части должна быть указана дата, номер и название этого акта, а в необходимых случаях - содержание соответствующих разделов или всего акта.

6.Постановляющая часть подразделяется на составные части, которые

называются пунктами (знак параграфа не используется).

6.1. Пункты нумеруются только арабскими цифрами.

6.2.Пункты могут быть разделены на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами 1.1., 1.2., или абзацы подпунктов без их нумерации.

6.3.Если документ содержит один пункт, то он не нумеруется. Каждый пункт документа (если пункты нумеруются) начинается с большой буквы и заканчивается точкой.

6.4.Если же подпункты не нумеруются, а выступают в качестве абзацев, то первое слово такого подпункта начинается со строчной буквы.

Заканчивается подпункт (кроме последнего) точкой с запятой.

6.5.Постановляющая (распорядительная) часть документа должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информаций, отчетов о их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

6.6.Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.

6.7.При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.

6.8.Распорядительная часть акта излагается в повелительной форме. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

6.9.В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или организации.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Если поручение дается какому-то ни было управлению, комитету, отделу и указывается фамилия (Ф.И.О.) руководителя, то она пишется в скобках в именительном падеже (Иванов Б.Я.).

Если же поручение дается непосредственно начальнику управления, комитета, отдела, то Ф.И.О. пишутся без скобок в дательном падеже Иванову Б.Я.

6.10.Содержание пунктов актов должно быть конкретным.

Должны быть указаны исполнители и сроки исполнения.

Если пункт не связан с определенным исполнителем, то начинается он с глагола в неопределенной форме «Установить.», «Утвердить.».

6.11.В постановлениях, распоряжениях названия предприятий, организаций приводятся полностью - в строгом соответствии с их официальным наименованием.

6.12.Не допускается сокращение слов, кроме общепринятых.

6.13.Если в пунктах акта предложения начинаются с числа, то число пишется прописью.

6.14.Если пункт акта начинается с общепринятой аббревиатуры названия организации, учреждения и т.д., то в этом случае название учреждения, организации пишется полностью.

Например: «1.Открытому акционерному обществу «Юганск-нефтегаз».».

7.Составной частью документа (постановления, распоряжения) может быть приложение.

7.1.Приложение должно иметь заголовок, идентичный его названию в тексте акта.

7.2.В правом верхнем углу должна быть ссылка на принадлежность приложения данному документу.

7.3.Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, знак № при этом не ставится. Например: «Приложение 2».

7.4.Ссылка на приложение в тексте акта делается путем постановки термина «согласно приложению», «прилагается», если приложений несколько, то «согласно приложениям 1-4».

7.5.Текст приложения к постановлению, распоряжению Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа (положение, порядок, регламент, перечень и другое) может содержать разделы, нумеруемые римскими цифрами, либо непосредственно пункты.

Разделы состоят из пунктов.

Разделы, при большом объеме текста приложения, могут включать главы, нумеруемые арабскими цифрами.

Заголовок раздела или главы нормативного правового акта включает соответственно слово «раздел» или «глава» с заглавной буквы, затем порядковый номер и наименование раздела или главы.

Пункты могут иметь сквозную нумерацию по всему тексту приложения либо раздельную нумерацию в пределах каждого раздела.

Пункт нумеруется арабской цифрой с точкой.

Пункт начинается с абзацного отступа и может включать:

подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой или со скобкой либо обозначаемые буквами со скобкой;

абзацы, обозначаемые абзацным отступом без нумерации.

Подпункт может включать абзацы.

[Подпункт 7.5 пункта 7 дополнен постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13.11.2009 года № 179]

8.Акт подписывается Губернатором автономного округа, Председателем Правительства автономного округа или в его отсутствие - соответствующим заместителем Председателя Правительства. При этом должна быть указана фамилия и должность именно того лица, которое подписало проект акта (черта и слово «за» не употребляются).

9.Ниже подписи Губернатора, Председателя Правительства автономного округа на лицевой стороне акта делается отметка об исполнителе (Ф.И.О.), номер телефона; далее следуют согласования заинтересованных лиц и служб (подпись лиц, согласовавших документ, расшифровка подписи и дата согласования).

На листе согласования указывается, по какому вопросу производится согласование, кто и когда согласовал, замечания.

10.К проектам прикладываются:

документы, являющиеся основанием издания данного проекта;

указатель рассылки, который заполняется исполнителем.

Схемы проектов актов прилагаются (1,2).

Схема 1

к приложению 22

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Проект

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

(Тюменская область)

ГУБЕРНАТОР

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

(РАСПОРЯЖЕНИЕ)

от____________ №_____________

г. Ханты-Мансийск

Заголовок (о чем)

Преамбула (констатирующая часть - изложение целей, мотивов, оснований для принятия документа, его законодательная основа; составляет с постановляющей частью единое предложение; в некоторых случаях может отсутствовать).

Постановляющая (решающая) часть - что сделать, кому сделать, когда сделать (обеспечить, организовать, утвердить, поручить, установить, создать и т.д.) состоит из частей - пунктов:

1.

2.

3.

и т.д.

При необходимости заключительный пункт оговаривает вопросы контроля за выполнением документа:

4.Контроль за выполнением постановления (распоряжения) возложить на.

Подпись

Исполнитель (должность, Ф.И.О.)

Согласовано:

Лист 2

(Если необходимо)

Приложение 1 (2,3)

к постановлению (распоряжению)

Губернатора автономного округа

от________________№________

Название

Текст

Схема 2

к приложению 22

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Проект

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

(Тюменская область)

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

(РАСПОРЯЖЕНИЕ)

от_________№_________

г. Ханты-Мансийск

Заголовок (о чем)

Преамбула (констатирующая часть - изложение целей, мотивов, оснований для принятия документа, его законодательная основа; составляет с постановляющей частью единое предложение; в некоторых случаях может отсутствовать). В проектах постановлений преамбула заканчивается словами: «Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (автономного округа) п о с т а н о в л я е т:».

Постановляющая (решающая) часть - что сделать, кому сделать, когда сделать (обеспечить, организовать, утвердить, поручить, установить, создать и т.д.) состоит из частей - пунктов:

1.

2.

3.

и т.д.

При необходимости заключительный пункт оговаривает вопросы контроля за выполнением документа:

4.Контроль за выполнением постановления (распоряжения) возложить на

Подпись

Исполнитель

(Проект вносит)

Согласовано:

Лист согласования

с членами Президиума Правительства к проекту постановления (распоряжения) Правительства автономного округа___________________________________________

________________________________________________________________________

(название документа)

Фамилия, должность

Дата поступления

Подпись,

дата выдачи

Исполнитель (не менее 11 подписей членов

Президиума Правительства)

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Определения терминов, применяемых в Инструкции по

документационному обеспечению (делопроизводству)

(соотнесены со стандартизированными терминами согласно

ГОСТ Р51141-98)

Электронная   регистрационная карточка

аналог бумажной   регистрационной учетной карточки, создаваемый на документ, регистрируемый в   электронной базе данных

Акт

обобщающее   наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в   установленном порядке, к которым относятся акты органов государственной   власти и управления:

законы   Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - законодательные акты;

постановления,   распоряжения Губернатора автономного округа - акты Губернатора автономного   округа;

постановления,   распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры - акты   Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

документ,   составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или   события (например: акты уничтожения документов (дел), приема-передачи   документов (дел), материальных ценностей и т.п.)

Бланк документа

стандартный лист   бумаги, на часть которого нанесена постоянная информация (реквизиты), а для   помещения переменной информации предназначена свободная часть листа или   специально отведенное (указанное) на нем место

Дело

совокупность   документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку   деятельности, помещенных в отдельную обложку

Документационное   обеспечение (делопроизводство)

деятельность   Администрации Губернатора, Правительства автономного округа по   документированию и организации работы с документами в процессе осуществления   своих функций

Доклад

документ,   содержащий информацию о выполнении (исполнении) принятого решения (поручения)   либо изложение определенных вопросов с выводами и предложениями

Документирование

создание   документов

Заголовок   документа

реквизит   документа, кратко излагающий его содержание

Документооборот

движение   документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или   отправки;

характеризуется   объемом, исчисляемым количеством входящих, исходящих и внутренних документов   за определенный отрезок времени

Документ,   документированная информация

зафиксированная на   материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее   идентифицировать, в том числе фото-, кино, видео- и аудиопленки, бумажные,   машинные и другие носители информации

Внутренний   документ

документ,   подготовленный в Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного   округа - Югры (структурными подразделениями Администрации), не выходящий за   пределы Администрации Губернатора автономного округа (подразделения   Администрации Губернатора автономного округа)

Входящий   (поступивший) документ

зарегистрированный   (учтенный) документ, поступивший в Администрацию Губернатора (подразделение   Администрации)

Исходящий   (отправляемый) документ

документ,   отправляемый из Администрации Губернатора, Правительства (структурных   подразделений Администрации Губернатора) за подписью должностного лица и   имеющий реквизиты Администрации Губернатора автономного округа (ее   подразделения)

Копия документа

экземпляр   документа, в точности воспроизводящий подлинник документа, при необходимости   заверенный в установленном порядке

Нормативные   документы

правовые акты,   решения и другие документы, в которых устанавливаются (содержатся) какие-либо   нормы, правила, предписания, рассчитанные на постоянное или многократное   действие

Организационно-распорядительные   документы

документы, в   которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а   также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования   деятельности исполнительных органов государственной власти, учреждений,   предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (постановления   Губернатора автономного округа, постановления и распоряжения Правительства   Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, распоряжения заместителя   Губернатора -руководителя Администрации Губернатора автономного округа,   поручения, письма, протоколы и др.)

Служебный документ

документ с   необходимыми реквизитами, созданный или полученный Администрацией Губернатора   автономного округа (ее подразделением, работником), Правительством в связи с   осуществлением служебных функций и полномочий

Подлинник документа

первый или   единственный экземпляр документа

Заключение

документ,   содержащий мнения, оценки, выводы подразделения, комиссии, должностного лица   или специалиста по какому-либо вопросу (документу)

Инструкция

правовой акт,   утверждаемый (издаваемый) в целях установления правил, регулирующих   специальные стороны деятельности Администрации Губернатора (подразделений,   работников Администрации), Правительства;

инструктивный   характер носят также такие акты как «Правила», «Рекомендации», «Методические   указания» и другие документы

Номенклатура дел

систематизированный   перечень наименований дел с указанием сроков их хранения

Поручение

документ   организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий   или подтверждающий (согласующий) целесообразность предлагаемых мер,   преимущественно оперативных вопросов

Регистрация   документов

фиксация факта   создания, принятия либо получения документов с присвоением им порядковых   номеров и записью сведений о них;

на входящих   (поступивших) документах при регистрации проставляются регистрационные штампы

Резолюция

указание   руководителя или иного должностного лица по организации исполнения документа   или поручения

Реквизит документа

обязательный   элемент оформления служебного документа

Служба   делопроизводства

подразделение,   часть подразделения, отдельные работники, на которых возложены обязанности по   организации документационного обеспечения и ведению делопроизводства

Служебная   информация

сведения   служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также   получаемые в связи с выполнением служебных функций

Служебные письма

обобщенное   наименование вида (видов, групп) документов различного содержания, служащих   средством общения Администрации Губернатора (ее подразделений и должностных   лиц), Правительства в процессе осуществления своих функций с учреждениями,   организациями и частными лицами

Справка

документ,   содержащий текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо   определенному вопросу, истории вопроса, о состоянии дел, характерные показатели,   описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (например, справка о   состоянии подготовки документов, справка о документообороте, справка о   проверке состояния работы с документами и т.д.)

Учет документов

фиксация факта   получения документов без проставления на них регистрационных штампов

Ханты-Мансийский   автономный округ - Югра

официальное   наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийского автономного   округа - Югры

автономный округ -

допускаемое   сокращенное наименование Ханты-Мансийского автономного округа - Югры,   применяемое в документах, равнозначное официальному наименованию