Об утверждении положений об архиве, постоянно действующей экспертной комиссии МКУ "Администрация МО СП "Тарбагатайское"



РЕСПУБЛИКА БУРЯТИЯ ТАРБАГАТАЙСКИЙ РАЙОН МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «ТАРБАГАТАЙСКОЕ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«14» июля 2020 года№ 18 с. Тарбагатай

Об утверждении положений об архиве, постоянно действующей экспертной комиссии МКУ «Администрация МО СП «Тарбагатайское»

В целях совершенствования ведения делопроизводства и упорядочения архивного дела в Администрации муниципального образования сельского поселения «Тарбагатайское» постановляю:

1. Утвердить положение об архиве Администрации муниципального образования сельского поселения «Тарбагатайское» (приложение № 1).

2. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) Администрации муниципального образования сельского поселения «Тарбагатайское» (приложение № 2)

3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава муниципального образования
сельского поселения «Тарбагатайское» А.В. Думнова

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением

МКУ Администрации

МО СП «Тарбагатайское»

от «14» июля 2020г.  №18

Положение
об архиве МКУ Администрация муниципального образования

сельского поселения «Тарбагатайское» Тарбагатайского района

I. Общие положения

Положение об архиве Администрации МО СП «Тарбагатайское» (далее – положение) разработано  на основании примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018г. №42.

Положение распространяется на архив Администрации, выступающий источником комплектования районного Архива Администрации МО «Тарбагатайский район.

Архив Администрации СП «Тарбагатайское» (далее - Архив) создается для осуществления хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в районный Архив Администрации МО «Тарбагатайский район», источником комплектования которого выступает Администрация СП «Тарбагатайское». Функции возлагаются на специалиста.

Администрация МО СП «Тарбагатайское» разрабатывает положение. Положение подлежит согласованию на предмет соответствия его положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Администрации с ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия.

После согласования положение об Архиве Администрации утверждается Постановлением Главы МО СП «Тарбагатайское»

5. Архив Администрации  в своей деятельности руководствуется Федеральным

законом от 22.20.2004 № м125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; № 50, ст.5280;2007, № 49, ст.6079;2008, №20, ст2253;2010, № 19,ст.2291, №31, ст.4196; № 7 ст.611; 20014, №40, ст.5320;2015, №48, ст.6723;2016, № 10, ст.1317,№ 22 ст.3097; 2017, №25,ст.3596;2018, № 1 ст.19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Бурятия в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, учета использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов, государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

        II. Состав документов Архива Администрации МО СП «Тарбагатайское»

6. Архив Администрации хранит:

а) документы постоянного, в т.ч. похозяйственные книги, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения, в т.ч. похозяйственные книги, и документы по личному составу фонда исполкома Тарбагатайского сельского Совета народных депутатов;

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Администрации.

III. Задачи Архива Администрации МО СП «Тарбагатайское»

7. К задачам Архива Администрации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II положения.

7.2. Комплектование Архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в районный Архив МО «Тарбагатайский район»

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации и своевременной передачей их в Архив Администрации.

IV. Функции Архива Администрации МО СП «Тарбагатайское»

8. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

8.3. Представляет в районный Архив МО «Тарбагатайский район» учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[4].

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Бурятия описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия  описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главы Администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в районный архив Администрации МО «Тарбагатайский район».

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

8.9. Организует информирование главы МО СП «Тарбагатайское» и работников Администрации о составе и содержании документов Архива в Администрации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.12. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.13. Оказывает методическую помощь

  в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, в подготовке документов к передаче в Архив Администрации.

V. Права Архива Администрации МО СП «Тарбагатайское»

9. Архив Администрации имеет право:

а) представлять Главе МО СП «Тарбагатайское» предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Администрации;

б) запрашивать у работников Администрации сведения, необходимые для работы Архива Администрации;

в) давать рекомендации работникам Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива;

г) информировать работников Администрации о необходимости передачи документов в Архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия

«____» ______________2020г. № _____

  УТВЕРЖДЕНО

Постановлением МКУ Администрация

МО СП «Тарбагатайское»

от «14» июля 2020г.№ 18

Положение
об экспертной комиссии МКУ Администрации

МО СП «Тарбагатайское» Тарбагатайского района

1. Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии Администрации МО СП «Тарбагатайское» (далее –положение) разработано  на основании примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018г. №43

2. Экспертная комиссия Администрации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрации МО СП «Тарбагатайское» (далее - Администрация)

3. ЭК является совещательным органом при Главе МО СП «Тарбагатайское», создается распоряжением  Администрации и действует на основании положения, разработанного на основе положения, утвержденного Постановлением Главы МО СП «Тарбагатайское».

Администрация согласовывает положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Республики Бурятия.

4. Персональный состав ЭК определяется распоряжением Главы МО СП «Тарбагатайское».

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, работники Администрации.

Председателем ЭК назначается Глава МО СП «Тарбагатайское».

5. В своей работе ЭК руководствуется  Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральным государственных органах, органах местного самоуправления и Администрации, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Бурятия в области архивного дела, локальными нормативными актами.

2.Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Администрации, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел организации;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

6.3. Обеспечивает совместно с сотрудником Администрации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив Администрации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом Администрации представление на согласование ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел Администрации.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом Администрации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

3. Права ЭК

7.ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации работникам Администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Администрации.

7.2. Запрашивать у специалистов:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях специалистов  о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив Администрации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей районного архива.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Администрации.

7.6. Информировать Главу МО СП «Тарбагатайское» по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

4. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия, а также с районным  архивом Администрации МО «Тарбагатайский район».

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты  имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия

«____» ______________2020г. № ____