Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики



УТРАТИЛО СИЛУ В РЕДАКЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ОТ 24.11.2020Г. №338

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 14.09.2009г. г. Грозный №167

Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики

В соответствии со статьей 11 Федерального закона « и о защите информации» Правительство Чеченской Республики

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1 . Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики.

2. Делопроизводство в органах исполнительной власти Чеченской Республике осуществлять в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики.

3 . Рекомендовать органам местного самоуправления в Чеченской Республике организовать ведение делопроизводства с учетом Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики, утвержденных настоящим постановлением.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия и подлежит официальному опубликованию.

Председатель Правительства

Чеченской Республики

О.Х.Байсултанов

УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением Правительства

Чеченской Республики

от 14.09.2009г. №167

ПРАВИЛА

делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики (далее - орган исполнительной власти).

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти.

4. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти Чеченской Республики осуществляются структурным подразделением органа исполнительной власти Чеченской Республики, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Чеченской Республики.

II. Основные понятия

1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.

III. Создание документов в органе исполнительной власти

1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов, печатаются шрифтом Times New Roman, как правило, №14 и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2. Бланки органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и,20 мм - нижнее.

4. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти отдельно либо в составе инструкции по делопроизводству.

5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:

5.1. герб Чеченской Республики;

5.2. наименование органа исполнительной власти;

5.3. должность лица, подписавшего документ;

5.4. подпись должностного лица;

5.5. вид документа;

5.6. место составления (издания) документа;

5.7. справочные данные об органе исполнительной власти;

5.8. адресат;

5.9. дата документа;

5.10. регистрационный номер документа;

5.11. наименование документа;

5.12. текст документа;

5.13. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

5.14. отметка о наличии приложений;

5.15. гриф согласования;

5.16. гриф утверждения;

5.17. виза;

5.18. оттиск печати;

5.19. отметка о заверении копии;

5.20. отметка об исполнителе;

5.21. указания по исполнению документа;

5.22. отметка о контроле документа;

5.23. отметка об исполнении документа;

5.24. отметка о конфиденциальности.

6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

7. Согласование документа в органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти

1. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

2. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

5. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти.

7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти - иным должностным лицам органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассыпки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

13. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.

14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд органа исполнительной власти

1. Орган исполнительной власти:

1.1. формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

1.2. разрабатывает и утверждает по согласованию с Архивным управлением Правительства Чеченской Республики перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

3. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

4. Номенклатура дел органа исполнительной власти:

4.1. составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

4.2. утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

4.3. один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Архивного управления Чеченской Республики, куда передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнительной власти документы;

4.4. в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Архивного управления Правительства Чеченской Республики.

5. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти.

6. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

7. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

8. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

10. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

11. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

12. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти определяется органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти

1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

2. Для подписания электронных документов органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи (далее также ЭЦП). Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

3. При рассмотрении и согласовании электронных документов из системы электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется (например, логин и пароль доступа).

4. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

5. При получении электронных документов с проставленным ЭЦП служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе ,с электронными документами передаются (указываются, хранятся) их регистрационные данные.

7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.

9. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о вьщелении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Правилам делопроизводства

в органах исполнительной власти

Чеченской Республики

ПЕРЕЧЕНЬ

обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота органов исполнительной власти

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности