Об инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа



Об инструкции по делопроизводству в Правительстве

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Об инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

Документ утратил силу:

-постановлением Правительства автономного округа от 12.12.2016 № 1150-П

Документ с изменениями внесенными:

-постановлением Правительства автономного округа от 26.09.2011 № 679-П

-постановлением Правительства автономного округа от 30.11.2011 № 880-П

-постановлением Правительства автономного округа от 18.05.2012 № 382-П

-постановлением Правительства автономного округа от 27.08.2012 № 703-П

-постановлением Правительства автономного округа от 18.12.2012 № 1044-П

-постановлением Правительства автономного округа от 26.03.2013 № 179-П

-постановлением Правительства автономного округа от 16.05.2013 № 325-П

-постановлением Правительства автономного округа от 27.01.2014 № 38-П

-постановлением Правительства автономного округа от 20.03.2014 № 195-П

-постановлением Правительства автономного округа от 28.08.2014 № 658-П

-постановлением Правительства автономного округа от 13.10.2014 № 808-П

- постановлением Правительства автономного округа от 27.02.2015 № 170-П

- постановлением Правительства автономного округа от 16.06.2015 № 524-П

-постановлением Правительства автономного округа от 02.11.2015 № 1048-П

-постановлением Правительства автономного округа от 09.03.2016 № 168-П

-постановлением Правительства автономного округа от 25.08.2016 № 803-П

-постановлением Правительства автономного округа от 01.09.2016 № 830-П

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа в условиях ввода в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – Инструкция).

2. Членам Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа и руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа обеспечить строгое соблюдение Инструкции.

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа привести в соответствие с Инструкцией инструкции по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа в части работы с документами Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа.

4. Признать утратившими силу:

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 октября 2006 года № 476-А «Об инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 декабря 2006 года № 628-А «О внесении изменений в постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 октября 2006 г. № 476-А»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 февраля 2008 года № 67-А «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 ноября 2008 года № 628-А «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 января 2009 года № 16-А «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 апреля 2009 года № 143-А «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 8 июня 2009 года № 292-А «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 2 июля 2009 года № 365-А «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

- постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 11 ноября 2009 года № 597-А «О внесении изменения в пункт 4.2.10 подраздела 4.2 Инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 года № 41-А «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»;

постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 мая 2010 года № 267-А «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа»,

пункт 2 постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 года № 49-А «О работе со служебной информацией ограниченного распространения».

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Соколову И.Б.

Губернатор Ямало-Ненецкого

автономного округа                                                                                                                 Д.Н. Кобылкин

от 14 октября 2010 г. № 300-П

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

(с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

(с изм. от 30.11.2011 № 880-П)

(с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

(с изм. от 27.08.2012 № 703-П)

(с изм. от 18.12.2012 № 1044-П)

(с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

(с изм. от 16.05.2013 № 325-П)

(с изм. от 27.01.2014 № 38-П)

(с изм. от 20.03.2014 № 195-П)

(с изм. от 27.02.2015№ 170-П)

(с изм. от 16.06.2015 № 524-П)

(с изм. от 25.08.2016 № 803-П)

(с изм. от 01.09.2016 № 830-П)

(с изм. от 02.11.2015 № 1048-П)

Инструкция

ПО ДЕЛОПРОИЗВОРДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – Инструкция, автономный округ) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в процессе осуществления возложенных на них функций.

Основным инструментом и инфраструктурой межведомственного и внутреннего документационного взаимодействия Правительства автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа при осуществлении делопроизводства, организации документооборота на бумажных носителях и в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, является система электронного делопроизводства и документооборота исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее – СЭДД). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

На этих же принципах осуществляется документационное взаимодействие с органами государственной власти автономного округа, местного самоуправления в автономном округе, организациями и предприятиями, являющимися участниками региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа (далее – РМСЭД). (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа, законами автономного округа от 25 мая 2010 года № 56-ЗАО «Об исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа» и № 57-ЗАО «О Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа», Регламентом Правительства автономного округа, утверждённым постановлением Правительства автономного округа от 8 июля 2010 года № 127-П «О Регламенте Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее – Регламент Правительства автономного округа), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 02 декабря 2009 года № 76. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

1.3. Члены Правительства автономного округа и руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа при подготовке, обработке, использовании, исполнении и хранении документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа обязаны обеспечить строгое соблюдение требований настоящей Инструкции. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными копиями документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием СЭДД. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения определяет Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утверждённая постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года № 49-А «О работе со служебной информацией ограниченного распространения».

Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утверждёнными нормативными правовыми актами Российской Федерации или автономного округа для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

По отдельным видам документов, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утверждены правовыми актами автономного округа, положения настоящей Инструкции применяются в части, не урегулированной такими правовыми актами автономного округа. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

1.6. Нормативно-методическое руководство системой делопроизводства, в том числе с использованием СЭДД и РМСЭД, Правительства автономного округа, образуемых им совещательных и коллегиальных органов, а также исполнительных органов государственной власти автономного округа, её совершенствование, а также осуществление контроля исполнительской дисциплины и обеспечения установленного настоящей Инструкцией и иными правовыми актами автономного округа порядка работы с документами, возлагается на аппарат Губернатора автономного округа. (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Аппарат Губернатора автономного округа непосредственно осуществляет организацию и ведение делопроизводства Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа за исключением заместителей Губернатора автономного округа, являющихся руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

1.7. При работе с документами Правительства автономного округа не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.

С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы Правительства автономного округа лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.

При обнаружении утраты оригинала документа или значительных физических повреждений, делающих невозможным его дальнейшее использование и хранение, проводится служебная проверка.

1.9. Сотрудники исполнительных органов государственной власти автономного округа несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

II. Основные понятия

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти автономного округа;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включённый в документооборот исполнительного органа государственной власти автономного округа;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная копия документа – электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа – принадлежность документа к определённой группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа – первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации; (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой автором документа в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу в установленных действующим законодательством случаях; (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

регистрационно-контрольная карточка (РКК) – запись базы данных СЭДД, отображаемая в её визуальных формах, включающая в себя электронную копию документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;

обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти автономного округа, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда Российской Федерации;

дело – отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности исполнительного органа государственной власти автономного округа;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства основное – структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, на которое возложены функции по организации и ведению делопроизводства Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;(с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

ответственный делопроизводитель – лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, исполнительного органа государственной власти автономного округа или его структурного подразделения а также по отдельным видам документов назначаемое приказом уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа; (с изм. от 26.09.2011 № 679-П) (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

делопроизводитель секретариата – лицо, ответственное за ведение делопроизводства члена Правительства автономного округа назначаемое приказом аппарата Губернатора автономного округа; (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

документальный фонд исполнительного органа государственной власти автономного округа – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Правительства автономного округа составляют документы, созданные в этом органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами государственной власти, местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами;

печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе; (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

сканирование документа – получение электронного образа документа. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

III. Создание документов

3.1. Бланки документов, печати и штампы

3.1.1. Документы, создаваемые на бумажном носителе в Правительстве автономного округа, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Электронные документы создаются в форме регистрационно-контрольных карточек соответствующих баз данных СЭДД или РМСЭД. Все документы должны иметь установленный настоящей Инструкцией состав реквизитов. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

Эскизы бланков документов составляются в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию эскизов бланков документов исполнительных органов государственной власти и должностных лиц автономного округа (приложение № 1 к настоящей Инструкции) (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля. (утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

Для бланков писем, используемых для внутренней переписки, устанавливается угловой вариант, для остальных – продольный. (утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

3.1.2. В Правительстве автономного округа применяются следующие виды бланков:

3.1.2.1. с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте (приложения №№ 2 – 8 (1) к настоящей Инструкции): (с изм. от 26.09.2011 № 679-П) (с изм. от 16.05.2013 № 325-П)

а) правовых актов:

- бланк постановления Губернатора автономного округа;

- бланк постановления Правительства автономного округа;

- бланк распоряжения Губернатора автономного округа;

- бланк распоряжения Правительства автономного округа;

б) общий бланк Правительства автономного округа;

в) бланк поручения Губернатора автономного округа;

г) бланк письма Губернатора автономного округа;

д) двуязычный бланк письма Губернатора автономного округа. (в ред. от 16.05.2013 № 325-П)

3.1.2.2. с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте (приложения №№ 9 – 11 к настоящей Инструкции):

а) поручения первого заместителя Губернатора автономного округа;

а-1) поручения заместителя Губернатора автономного округа; (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

б) писем:

- продольный бланк письма первого заместителя Губернатора автономного округа;

- продольный бланк письма заместителя Губернатора автономного округа.

(в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

3.1.2.3. резолюций без воспроизведения герба автономного округа (формат А6) (приложения №№ 12 – 14 к настоящей Инструкции):

- бланк резолюции Губернатора автономного округа;

- бланк резолюции первого заместителя Губернатора автономного округа;

- бланк резолюции заместителя Губернатора автономного округа; (пункт в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

3.1.2.4. бланки членов Правительства автономного округа, возглавляющих исполнительные органы государственной власти автономного округа, с воспроизведением герба автономного округа, образцы эскизов которых утверждаются приказом соответствующего исполнительного органа государственной власти автономного округа. (утр. силу от 18.05.2012 № 382-П)

3.1.3. В своей деятельности Губернатор автономного округа и Правительство автономного округа используют печати с воспроизведением герба автономного округа:

- печать Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа;

- печать Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

В целях осуществления действий по обеспечению деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа используются:

- регистрационные штампы Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа;

- круглые печати без воспроизведения герба автономного округа с указанием наименования аппарата Губернатора автономного округа или уполномоченного основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа;

- иные штампы и печати, предназначенные для проставления на документах в виде оттисков реквизитов, отражающих ход согласования, движения или исполнения документов.

3.1.4. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа утверждён постановлением Губернатора автономного округа от 27 апреля 2011 года № 55-ПГ «Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа». (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

3.2. Оформление документов на бумажном носителе

(наименование в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

3.2.1. Документы Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа (далее – документы) изготавливаются с использованием электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.). Заполнение полей форм на бумажном носителе может осуществляться с использованием машинописной техники. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Документы оформляются на одной стороне бланков или стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом чёрного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объёма документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

25 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Электронные документы создаются в формате визуальных форм СЭДД или форматах установленных настоящей Инструкцией, обеспечивающих воспроизведение реквизитов и текста, идентичных оформленным на бумажном носителе. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

3.2.2. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером № 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения. и без переноса (разбиения) слов Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Для отделения реквизитов документа используется набор строк(и) непечатаемых символов с параметрами шрифта предыдущего реквизита.

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа, допускается, но не рекомендуется, уменьшение количества строк непечатаемых символов, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

3.2.3. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.

3.2.4. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.5. Герб автономного округа

Размещение герба автономного округа на документах осуществляется в соответствии с Законом автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа». (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

3.2.6. Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа (наименование должности должностного лица)

Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа – автора документа должно соответствовать его полному наименованию, указанному в утверждённом положении об этом органе. При наличии сокращённого наименования возможно его указание в скобках ниже полного. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

На бланках координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, их наименование указывается ниже наименования «Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа» шрифтом более крупного размера. На бланке должностного лица указывается полное наименование должности. (утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

Если исполнительный орган государственной власти автономного округа подготавливает документ совместно с иными органами государственной власти или должностными лицами, то документ оформляется на стандартном листе бумаги. Наименования органов государственной власти, должностей должностных лиц одного уровня располагаются на одном уровне. Наименования органов государственной власти, должностей должностных лиц разного уровня располагаются друг под другом. Для данных документов, издаваемых на регулярной основе и имеющих постоянный состав соавторов, могут быть изготовлены соответствующие бланки. (утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

3.2.7. Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа

Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населённого пункта), официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (жале – Правила оказания услуг почтовой связи), а именно: вид структуры населённого пункта (улица, проспект, микрорайон и т.д.) и его наименование, номер дома и корпуса (при наличии), наименование населённого пункта, регион и почтовый индекс. (утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

Не допускается указывать в качестве официального адрес электронной почты, размещённый в доменах первого уровня иностранных государств, коммерческих организаций, а также в российских доменах второго уровня, предоставляющих свободный и бесплатный сервис по их размещению. (утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

При указании контактных номеров телефонов или телефаксов их количество не должно быть больше трёх с предшествованием первому из них кода междугородней связи. (утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

3.2.8. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа при их наличии или указывается составителем при подготовке документа.

В письмах наименование вида документа не указывается (пункт в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

3.2.9 Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя – тремя строками непечатаемых символов.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений).

Допускается дату документа оформлять словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова «год» в соответствующем падеже или его сокращением до «г.». Например: 08 сентября 2010 г.

3.2.10. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд Правительства автономного округа.

Регистрационный номер формируется строго в соответствии с Порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа – участника системы электронного документооборота и делопроизводства, утверждённым постановлением Администрации автономного округа от 31 января 2008 года № 26-А «О единых принципах регистрации и учёта документов».

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделённых косой чертой («/») регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

3.2.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма, указывается исполнителем при подготовке письма-ответа и проставляется при его регистрации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю. Указание в тексте письма ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

В РКК СЭДД ответного документа в обязательном порядке устанавливается связь на РКК исходного документа. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

3.2.12. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа (г. Салехард) указывается в бланках документов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и членов Правительства автономного округа, за исключением бланков писем.

На бланке письма место издания помещается в реквизите «Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа».

3.2.13. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляется в порядке, определённом Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утверждённой постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года № 49-А.

3.2.14. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, местного самоуправления, общественным объединениям, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления, общественное объединение, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименований являются условными):

Министерство регионального

развития Российской Федерации

или:

Правительство

Российской Федерации

Департамент делопроизводства

и архива

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например:

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент управления делами

Ведущему специалисту

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации его(её) наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ЗАО «Крайний Север»

В.Н. Логунову

При адресовании документов лицам, имеющим звание (учёное или воинское) или учёную степень, перед фамилией может указываться звание или учёная степень, например:

Ректору государственного

образовательного учреждения

высшего профессионального

образования «Новосибирский

государственный университет»,

члену-корреспонденту

Российской академии наук

Н.С. Диканскому

или

Командиру войсковой части 7425

генерал-майору внутренних войск

Г.А. Новикову

В письме за подписью Губернатора автономного округа, направляемом на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, наиболее длинная строка выравнивается по правому полю, остальные строки центрируются относительно неё:

Губернатору

Магаданской области

И.И. Иванову

Во всех видах написания адреса инициалы и фамилия адресата отделяются одной строкой непечатаемых символов. Инициалы от фамилии отделяются разделительным пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после неё.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, местного самоуправления, общественные объединений, организаций.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, отделяемый одной строкой непечатаемых символов. Порядок написания почтового адреса следующий (в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи):

- наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населённого пункта (города, посёлка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс,

например:

Государственная корпорация

«Банк развития и внешнеэкономической деятельности

(ВНЕШЭКОНОМБАНК)»

Пр. Академика Сахарова, д.9, Москва, 107996(с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

или при адресовании физическому лицу:

Сидорову С.П.

ул. Полярная, д. 8, кв. 28,

г. Салехард, Ямало-Ненецкий

автономный округ, 629007

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в автономном округе, органы государственной власти автономного округа и органы местного самоуправления в автономном округе, постоянным корреспондентам. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывают. Обращение в тексте письма в этом случае относится к первому, основному адресату, остальные адресаты информируются о направлении данного письма во все указанные адреса.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа по форме приложения № 28 к настоящей Инструкции, который прилагается к проекту письма и визируется аналогично проекту письма. В этом случае в проекте письма указывают:

По списку рассылки (с изм. от 26.09.2011 № 679-П).

Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

В этом случае также составляется лист рассылки (в ред. от 26.09.2011 № 679-П).

Если документ отправляют нескольким однородным адресатам, то их можно указывать обобщённо, например:

Исполнительные органы

государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа

или должностным лицам

Руководителям исполнительных органов государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа

Главам (главам местных администраций) городских округов

и муниципальных районов

в Ямало-Ненецком автономном округе

(абзац в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

3.2.15. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), оформленного с полуторным межстрочным интервалом, наименования должности лица, утверждающего, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: (в ред. от 26.09.2011 № 679-П).

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Личная подпись И.О. Фамилия

15 октября 2010 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают в соответствии с должностной иерархией. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают слева направо и сверху вниз в соответствии с должностной иерархией. При равенстве должностей, грифы утверждения располагают в алфавитном порядке фамилий. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П).

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Личная подпись И.О. Фамилия

15 октября 2010 года

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Личная подпись И.О. Фамилия

15 октября 2010 года»;

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

3.2.16. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа (далее – резолюция) даётся должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на исполнение. Резолюция оформляется средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции, в РКК СЭДД или рукописным способом непосредственно на самом документе в местах, свободных от текста или с минимальным его перекрытием, и включает: фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости); дату; подпись должностного лица или её заверение (на бумажном носителе), или отметку о его рассмотрении (в электроном виде), например:

Федосееву А.Г.

Ипатову Ю.Н.

Подготовить проект

распоряжения к 02.10.2010

Личная подпись

Дата»

Подготовка проекта резолюции должностного лица осуществляется специалистами соответствующего секретариата с использованием СЭДД.

Проект резолюции с документом, подлежащим рассмотрению, направляются на рассмотрение должностному лицу:

- на бумажном носителе: оформленной средствами СЭДД на унифицированном бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты рассматриваемого документа, фамилии и инициалов подписывающего должностного лица;

- в электронном виде: средствами СЭДД посредством специализированного модуля «Папка руководителя высшего звена» («Папка РВЗ») для рассмотрения на мобильном клиенте СЭДД.

По документам, поступившим с рассмотрения, осуществляется приведение проекта резолюции в СЭДД в соответствие с полученными указаниями с последующим снятием признака проекта в РКК СЭДД резолюции. (пункт в ред. от 26.09.2011 № 679-П).

3.2.17. Наименование либо аннотация документа (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Наименование документа (аннотация)– краткое содержание (заголовок к тексту) документа – должно быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Оно может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене...», «Об оказании...», «О создании...») и должно быть согласовано с наименованием вида документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

Например: «О подготовке проекта договора...».

При оформлении служебных писем целесообразность указания наименования документа определяет исполнитель документа по согласованию с должностным лицом, его подписывающим.

Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» шрифтом размером № 12, возможно насыщенного начертания, в 2 – 4 строки.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

При оформлении документа средствами СЭДД наименование либо аннотация документа вносится в РКК в поле «Заголовок». (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

3.2.18. Отметка о контроле

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

Дополнительно может проставляться срок исполнения в виде даты завершения исполнения.

3.2.19. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учётом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нём информации. В тексте следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (приложение № 16) к настоящей Инструкции. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение…; …прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет...; ...коллегия постановила...; …департамент не считает возможным...;

1-го и 3-го лица множественного числа: …просим представить данные о...; …представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

В совместных документах текст излагают от 1-го или 3-го лица множественного числа: приказываем..., решили... . (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от наименования документа интервалом в две – три строки непечатаемых символов.

Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 12,5 мм.

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключённый в кавычки.

Если названия органов, учреждений, объектов упоминаются в тексте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращённый вариант (по форме: «далее –...»), который далее будет употребляться в тексте.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются шрифтом размером № 12 в центре верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов («страница», «стр.» и др.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.

При оформлении документа средствами СЭДД текст документа вносится в РКК в поле «Текст». (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

3.2.20. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, планам, программам, отчётам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Отметка о наличии приложений к служебному письму оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одной строкой непечатаемых символов:

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если служебное письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №), при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения, например:

Приложение:

1. Положение об аппарате Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа на 23 л. в 1 экз.

2. Порядок предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков на 5 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

проект постановления Губернатора автономного округа «О...» и приложения к нему, всего на 15 л.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывают только количество экземпляров.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, № 26-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

В случае приложения к письму документов в электронном виде на сменном носителе об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.

или

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на оптическом носителе.

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на магнитном носителе.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@gov.yamal.ru

В случае направления электронной копии исключительно средствами СЭДД (для внутренних документов) на сопроводительном письме указывается:

Приложение: РКК СЭДД.

В этом случае приложение в электронном виде или его электронная копия размещаются в соответствующих полях РКК СЭДД данного документа.

В приложении к правовым актам на первом его листе в правом верхнем углу с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита пишут с полуторным межстрочным интервалом «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к распоряжению Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 30 июля 2010 года № 473-РП

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 88 мм.

Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, насыщенным шрифтом, центрируется по странице и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Допускается использование полуторного межстрочного интервала.

3.2.21. Подпись должностного лица

Подпись включает наименование должности лица (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), подписывающего документ, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Личная подпись

И.О. Фамилия

или на бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

директор департамента

Личная подпись

И.О. Фамилия

или на бланке должностного лица:

Личная подпись

И.О. Фамилия

Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В служебных письмах допускается дополнять подпись словами «С уважением», набираемыми от левого поля документа в строке, предшествующей указанию должности (при наличии) или расшифровки подписи. Рукописное написание указанных слов не рекомендуется.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

директор департамента

Личная подпись

И.О. Фамилия

Главный бухгалтер

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Личная подпись

И.О. Фамилия

Личная подпись

И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Личная подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии:

Личная подпись

И.О. Фамилия

Личная подпись

И.О. Фамилия

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности должностного лица с правом подписи, данный факт подлежит отображению, например:

И.о. директора департамента

Личная подпись

И.О. Фамилия

Исполняющий обязанности директора департамента

Личная подпись

И.О. Фамилия

3.2.22. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа с другими органами государственной власти, местного самоуправления, общественными объединениями и организациями, интересы которых в нём затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, полного наименования должности должностного лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек) набирают с полуторным межстрочным интервалом.

Все составные части реквизита располагают с выравниванием по границе левого поля документа. Длина самой длинной строки реквизита не должна превышать 88 мм.

Если согласование осуществляют другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо заместителя Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 05.05.2010 № 567

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне. При значительном количестве согласующих грифы согласования могут располагаться на отдельном листе. В этом случае на основном документе, в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

3.2.23. Виза (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Согласование проекта документа с членами Правительства автономного округа, должностными лицами и специалистами исполнительных органов государственной власти автономного округа оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) проставляемой в виде штампа или рукописным способом и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

В служебных письмах визы проставляются на экземпляре документа, помещаемого в дело. Для внутренних писем, оформляемых на бумажном носителе средствами СЭДД, указание визирующих осуществляется в границах нижнего колонтитула. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Для отдельных видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования. В этом случае лист согласования по общей форме приложения № 17 к настоящей Инструкции (с учётом специфики конкретного вида документа и типа согласования) печатается на оборотной стороне листа проекта документа, на котором предусматривается подпись должностного лица.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания по тексту (Согласен с учётом замечаний и др.)

Руководитель юридического управления

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном документе (заключении), который подписывают, датируют и прилагают к документу, или направляются автору документа в виде отдельного письма или приложения к сопроводительному письму. В этом случае в визе согласования указывается «С замечаниями».

При наличии листа согласования, вышеуказанные реквизиты и замечания располагают в соответствующих графах.

Допускается полистное визирование документа и его приложений. В этом случае дополнительного заверения визы печатью или иным способ не требуется. Расшифровка подписи указывается на первом и последнем листах визируемого документа, а также на листах, на которых предусмотрена подпись руководителя или вышестоящего должностного лица. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

3.2.24. Оттиск печати.

Использование печати с воспроизведением герба автономного округа осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора автономного округа от 27 апреля 2011 года № 55-ПГ «Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа» и положениями настоящей Инструкции. (пункт в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

3.2.25. Отметка о заверении копии             

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику, на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется в виде текста или оттиска штампа реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати, например:

Подлинник документа находится в деле Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

№ _______ за __________ г.

Верно

Должность Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Многостраничные копии (выписки из документов) при необходимости также заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, листы прошиваются на два-четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесённые в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74х105 мм, на котором указывают/проставляют:

- текст/оттиск штампа по формату и содержанию реквизита «Отметка о заверении копии»;

- текст/оттиск штампа «Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью» с указанием уполномоченного основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, осуществившего заверение, должности и Ф.И.О. заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);

- оттиск печати аппарата Губернатора автономного округа или его уполномоченного структурного подразделения без воспроизведения герба автономного округа проставляется так, чтобы он захватил оба текста/оттиска штампов.

Допускается копию, выписку из документа заверять оттиском круглой печати аппарата Губернатора автономного округа или его уполномоченного структурного подразделения без воспроизведения герба автономного округа.

При заверении копии приложения к правовому акту автономного округа оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты правового акта, которым утверждено данное приложение.

Электронные документы и электронные копии документов могут быть подписаны или заверены электронной подписью уполномоченных должностных лиц в порядке, определяемом Правительством автономного округа. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются должностным лицом или ответственным делопроизводителем, осуществившим его получение средствами СЭДД, РМСЭД или на закрепленный адрес электронной почты. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

Предоставление заверенных копий правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа осуществляется в соответствии с постановлением Правительства автономного округа от 28 февраля 2011 года № 85-П «Об утверждении Административного регламента аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги «Предоставление по запросам заверенных копий правовых актов Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа и Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа». (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

3.2.26. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона без указания кода междугородной связи, если он указан в реквизитах бланка. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа или оборотной стороне бланка документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе печатается от границы левого поля шрифтом размером № 10, например:

Петров Петр Петрович

3-69-81

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Дополнительные отметки «Исп.:», «Исполнитель:» или «Тел.:», «Телефон:» не ставятся.

При оформлении служебных писем на продольных бланках с воспроизведением герба автономного округа специалист, осуществивший оформление, обязан указать на обратной стороне последнего листа в левом нижнем углу индекс своего подразделения по номенклатуре дел, фамилию и инициалы. Например:

02 - Иванова И.П.

3.2.27. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя слова «В дело», наименование должности, фамилию, инициалы и подпись должностного лица, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и датируется должностным лицом, осуществляющим контроль, или лицом, им на то уполномоченным, при снятии документа с контроля.

Возможно проставление отметки об исполнении документа и направлении его в дело в виде штампа.

3.2.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). При внутренней переписке во избежание дублирующих действий по регистрации дополнительный регистрационный номер не присваивается и не указывается.

Отметка о поступлении может проставляться в виде штампа или оформляться штрих-кодом. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

IV. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа

4.1. Порядок подготовки проекта

4.1.1. Правом вносить проекты постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа, постановлений и распоряжений Правительства автономного округа на рассмотрение соответственно Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа обладают члены Правительства автономного округа, руководители органов исполнительной власти автономного округа, главы муниципальных образований в автономном округе (далее – авторы проекта).

4.1.2. Иные органы государственной власти автономного округа, общественные объединения, организации и граждане могут в инициативном порядке направлять проекты постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа, постановлений и распоряжений Правительства автономного округа членам Правительства автономного округа или в органы исполнительной власти автономного округа по принадлежности вопросов.

4.1.3. Проекты правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации и иным правовым актам Российской Федерации, Уставу (Основному закону) автономного округа, законам автономного округа.

4.1.4. В процессе подготовки проекта правового акта автором проекта должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное законодательство и законодательство автономного округа, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

Автор проекта правового акта несёт персональную ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленных документов, за соблюдение служебной тайны и сроков согласования проектов.

4.1.5. К проекту правового акта Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, которая должна содержать обоснование внесения проекта и заверяться подписью автора проекта и оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

К проекту правового акта Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, предусматривающего внесение изменений в ранее принятые правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, прилагается сравнительный анализ вносимых изменений. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

Сравнительный анализ оформляется в виде таблицы согласно приложению № 17(1) к настоящей Инструкции и должен включать в себя только те структурные единицы правового акта, в которые вносятся изменения. Для удобства визуального восприятия вносимых изменений следует применять насыщенный (изменяемый текст) и «зачеркнутый» (исключаемый текст) формат шрифта. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

4.1.6. К проекту правового акта, основанием для принятия которого послужили документы, не включённые в документальный фонд Правительства автономного округа, прилагаются копии этих документов. Обеспечение доступа должностных лиц, указанных в листе согласования, к прилагаемым к проекту правого акта документам, прошедшим регистрацию с использованием СЭДД, возлагается на автора/исполнителя проекта правового акта. В случае отсутствия такого доступа такие документы представляются на бумажном носителе. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

В случае необоснованного востребования с автора проекта дополнительных документов решение данного вопроса может быть вынесено на согласительную комиссию.

4.1.7. Срок подготовки проекта правового акта не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок. Срок подготовки проектов правовых актов по вопросам организации и проведения мероприятий, направленных на предупреждение и ликвидацию чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, не должен превышать 7 календарных дней. (с изм. от 16.06.2015 № 524-П)

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных правовых актов, а также правовых актов, издаваемых совместно несколькими исполнительными органами государственной власти автономного округа, могут создаваться рабочие группы.

4.1.8. Одновременно с разработкой проекта правового акта при необходимости должны быть подготовлены предложения о необходимости изменения, дополнения или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных правовых актов или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей включаются в текст разработанного проекта правового акта.

4.1.9. Если при подготовке проекта правового акта возникла необходимость внесения существенных изменений и дополнений, как правило, превышающих 1/3 объема правового акта,в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения автор проекта разрабатывает и вносит для принятия новую редакцию соответствующего правового акта с учётом всех имеющихся изменений. В проект такого правового акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

4.1.10. При подготовке проекта правового акта, которым образовывается  коллегиальный орган (комиссия, совет, межведомственная рабочая группа и т.д.) или вносится изменение в него, состав коллегиального органа в случае, если федеральным законодательством или законодательством  автономного округа не предусмотрено иное, излагается без указания на персональные данные (Ф.И.О.) должностных лиц, включаемых в состав, с указанием их должностей (включая наименование органа власти) либо с использованием формулировки «представитель от …».

Должность члена Правительства автономного округа «заместитель Губернатора автономного округа», предусмотренная пунктом 4 части 2 статьи 1 Закона автономного округа от 27 июня 2006 года № 33-ЗАО «О государственных должностях Ямало-Ненецкого автономного округа»             

,  в составе коллегиального органа указывается с определением курируемой сферы в соответствии с установленным распределением обязанностей между членами Правительства автономного округа.

При включении в состав коллегиального органа представителя общественности и (или) представителя бизнес-сообщества, не имеющего должности, указываются персональные данные (Ф.И.О.) конкретного лица или указывается организация, которую представляет это лицо, с использованием формулировки «представитель от ...».

Наименование коллегиального органа указывается со строчной буквы. (введен доп. подпункт от 02.11.2015 № 1048-П)

4.2. Порядок оформления проекта

4.2.1. Проекты правовых актов оформляются на листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Размер левого поля составляет 30,0 мм.

Для определения вида правового акта и имитации его расположения на бланке в верхней части первого листа указывают наименование должности высшего должностного лица автономного округа или название высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа, набранного прописными буквами и выровненного по центру в пределах полей. Вид правового акта (постановление, распоряжение) набирается на следующей строке и центрируется по тексту предыдущей строки (приложение № 18 к настоящей Инструкции). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П) (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

4.2.2. Дата акта проставляется при подписании акта и оформляется словесно-цифровым способом.

Номер в пределах календарного года проставляется при регистрации после подписания правового акта.

В проекте реквизиты «Дата» и «Номер» обозначаются набором символа подчеркивания пропорциональной длины с пропуском двух строк непечатаемых символов от предыдущего реквизита. Для реквизита «Дата» допускается указание года в конце реквизита, для реквизита «Номер» – символа «№» в начале.

4.2.3. Место издания печатается на следующей строке с полуторным интервалом и оформляется центрованным способом. На распоряжениях место издания не указывается.

4.2.4. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов, центруется и пишется с прописной буквы, выделяется насыщенным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

4.2.5. Текст отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов и печатается через один интервал.

Оформление проектов правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектов правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, утвержденными постановлением Правительства автономного округа от 06 июня 2011 года № 377-П «О правотворческой деятельности и правовой работе исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа». (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

4.2.6. В случае необходимости правовые акты могут иметь приложения. В них помещаются различного рода перечни, таблицы для исчисления, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.

4.2.7. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов.

Наименование должности печатается в две строки через один межстрочный интервал: во второй строке от границы левого поля печатаются слова «Ямало-Ненецкого автономного округа», содержание первой строки центрируется относительно этих слов.

Инициалы и фамилия должностного лица печатаются в последней строке написания должности у правой границы текстового поля с выравниванием последней буквы фамилии по границе поля.

4.3. Порядок согласования проекта

4.3.1. Согласование проекта правового акта включает:

- обязательные визирование исполнителем проекта правового акта каждой страницы проекта правового акта, включая приложения, и подписание автором проекта правого акта листа согласования и пояснительной записки; (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

- согласование юридической(им) службой (отделом) исполнительного органа государственной власти автономного округа, подконтрольного или подчиненного автору проекта правового акта; (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

- согласование с главами (главами местных администраций) муниципальных образований в автономном округе, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа, в отношении которых проект содержит предписания, а также по вопросам, входящим в их компетенцию; (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

- согласование с членами Правительства автономного округа в соответствии с распределением обязанностей.

Согласование действительно в течение трех месяцев. В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта правового акта обращается к согласующему лицу с просьбой подтвердить согласование. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Согласование проекта правового акта осуществляется на листе согласования. Лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта правового акта, на котором предусматривается подпись должностного лица. В случае оформления листа на нескольких страницах в нижнем колонтитуле второй и последующих страниц указывается наименования проекта правового акта, направляемого на согласование. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Подпись автора проекта правового акта должна быть заверена оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

4.3.2. Согласование проекта правового акта является обязательным:

- по вопросам, связанным с управлением экономикой автономного округа, с директором департамента экономики автономного округа, который несёт персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в сфере управления экономики и заместителем Губернатора автономного округа, курирующим данную сферу деятельности; (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

- по вопросам, связанным с управлением имуществом автономного округа, с директором департамента имущественных отношений автономного округа, который несет персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части управления имуществом, и заместителем Губернатора автономного округа, курирующим данную сферу деятельности; (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

- по вопросам, связанным с установлением и(или) увеличением расходных обязательств автономного округа (формированием доходов окружного бюджета), с заместителем Губернатора автономного округа, директором департамента финансов автономного округа, который несёт персональную ответственность за достоверность, полноту и качество проекта правового акта в части финансов. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

4.3.3. Срок рассмотрения проекта правового акта общим объёмом, включая приложения, до 20 страниц, представленного на согласование, не должен превышать пяти рабочих дней с даты поступления проекта правового акта согласующему органу, по вопросам, связанным с расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет) – семи рабочих дней. Срок рассмотрения проектов правовых актов по вопросам организации и проведения мероприятий, направленных на предупреждение и ликвидацию чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, представленных на согласование, не должен превышать 1 календарного дня с момента поступления проекта правового акта согласующему органу. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П); (с изм. от 16.06.2015 № 524-П)

При направлении проекта правового акта на согласование главам (главам местных администраций) муниципальных образований в автономном округе исчисление срока осуществляется с даты регистрации получателем сопроводительного письма. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

4.3.4. При оперативной подготовке проектов правовых актов по указанию Губернатора автономного округа срок согласования может быть сокращён, вплоть до незамедлительного исполнения.

4.3.5. Согласование проекта правового акта осуществляется по комбинированной схеме в два этапа: (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

- исполнительными органами государственной власти автономного округа и при необходимости главами (главами местных администраций) муниципальных образований в автономном округе – параллельно; (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

- членами Правительства автономного округа – параллельно, но после согласования (последовательно) контролируемыми исполнительными органами государственной власти, участвующими в согласовании.

Должностные лица и органы исполнительной власти автономного округа, указанные в пункте 4.3.2 настоящей Инструкции, осуществляют согласование в порядке их указания на завершающих (последних) этапах изложенной схемы. К проекту правового акта в этом случае прилагаются документы, содержащие его финансово-экономическое обоснование.

При параллельном согласовании всем согласующим одновременно направляются копии проекта правового акта и прилагаемых документов (оригиналы остаются у автора проекта), при последовательном – согласующий получает копию проекта правового акта, содержащую результаты предшествующего этапа.

Проект правового акта с листом согласования направляется на согласование на бумажном носителе, а приложения к проекту правового акта и необходимые для его согласования документы – в электронной форме средствами СЭДД в виде файлов, установленных настоящей Инструкцией форматов. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

4.3.6. Согласование проектов правовых актов вне зависимости от результата оформляется визой на листе согласования, включающей должность визирующего проект, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

При проведении внутреннего согласования в электронном виде, указанные реквизиты, отражающие результат согласования, должны быть перенесены на бумажный носитель и заверены автором проекта правового акта. Должностные лица, осуществляющие реализацию процедур согласования, проведения экспертиз, оформления проекта правового акты должны иметь доступ к электронной версии проекта правового акта, ходу и результатам его согласования. Реализация этого требования возлагается на автора проекта. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

4.3.7. В случае наличия небольших по объёму замечаний, в том числе редакционного характера, согласующий указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования в графе «замечания» указывает: «С замечаниями по тексту». (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

В случае значительных по объёму или принципиальных замечаний по содержанию проекта правового акта они излагаются в отдельном заключении, подписываемом согласующим, которое прилагается к данному проекту правового акта. В этом случае на листе согласования указывается: «С заключением».

Если согласующий (за исключением указанных в пункте 4.3.2 настоящей Инструкции) не высказал своего мнения по проекту правового акта в установленный настоящей Инструкцией срок, то проект считается согласованным по умолчанию, о чём в листе согласования делается отметка «Согласовано по умолчанию» с указанием даты направления проекта, регистрационного номера сопроводительного письма и даты регистрации правового акта в согласующем органе. Данная запись подтверждается подписью автора проекта с указанием фамилии и инициалов и указанием даты.

В случае, если у согласующего имеются дополнительные предложения по предмету проекта правового акта, подлежащие, по его мнению, включению в проект правового акта и не учтённые автором проекта, то они излагаются в отдельном письме на имя автора проекта. В этом случае на листе согласования указывается «С предложениями».

При наличии у согласующего принципиального несогласия с необходимостью принятия правого акта по предмету регулирования или принятия правового акта в предложенной редакции в листе согласования указывается «Отказано в согласовании» с изложением причин отказа в заключении. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Результат согласования проекта правового акта главами (главами местных администраций) муниципальных образований в автономном округе может быть оформлен отдельным письмом с указанием наименования проекта правового акта и результатом его согласования. Заключение или редакционные правки исходного текста при наличии прилагаются к данному письму. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

4.3.8. Внесение согласующими в проект правового акта незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечёт за собой повторного согласования с ним. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение и изложенных в заключениях, автор проекта должен повторно согласовать проект правового акта в установленном настоящей Инструкцией порядке. При проведении повторного согласования согласующий не имеет права высказывать новые дополнительные замечания, кроме ранее им указанных или связанных с их устранением.

4.3.9. Доработка проекта правового акта и формирование новой версии проекта правового акта осуществляется после завершения этапа процедуры согласования и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта замечаний, изложенных в заключении или указанных по тексту и принятых автором проекта.

В случае представления замечаний и возражений, выходящих за пределы установленной сферы деятельности согласующего органа, представившего их, такие замечания и возражения могут не учитываться автором проекта.

Ответственность за соответствие внесенных изменений, дополнений и замечаний в новую версию проекта правового акта согласующих органов возлагается на автора проекта.

Предыдущая версия проекта правового акта с приложением всех заключений и правок по тексту прилагаются при наличии к варианту, направляемому на согласование.

Подготовленная новая версия проекта правого акта оформляется с учетом:

- добавления номера текущей версии проекта правого акта в верхнем правом углу первого листа даты её создания в каждом указании наименования проекта правого акта (в скобках);

- сохранения даты первоначального варианта (первой версии) проекта правового акта, указанной на листе согласования.

Новая версия проекта правового акта направляется на повторное согласование (при необходимости и наличия заключений по предыдущей версии), следующий этап согласования или правовую экспертизу.

(в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

4.3.10. Окончательный вариант проекта правового акта передается на правовую экспертизу. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

При наличии разногласий согласующих органов по проекту правового акта автор проекта должен представить обоснование окончательной редакции и обеспечить обсуждение её с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

По результатам обсуждения автором проекта оформляется протокол согласительного совещания, подписанный руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти автономного округа, имеющих разногласия. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Проект правового акта вместе с протоколом согласительного совещания передаётся на правовую экспертизу. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

4.3.11. Аппаратом Губернатора автономного округа проводится правовая экспертиза проектов правовых актов:

- о составе Правительства автономного округа и распределении обязанностей между членами Правительства автономного округа;

- об утверждении комплексных планов мероприятий Правительства автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа по реализации основных положений Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации, по реализации положений ежегодного отчета Губернатора автономного округа о результатах деятельности Правительства автономного округа, в том числе по вопросам, поставленным Законодательным Собранием автономного округа, и о положении дел в автономном округе, планов заседаний Правительства автономного округа и организационных мероприятий Правительства автономного округа; (в ред. от 25.08.2016 № 803-П)

- о наделении исполнительных органов государственной власти автономного округа полномочиями;

- об утверждении структуры (структур) исполнительных органов государственной власти автономного округа, положений об исполнительных органах государственной власти автономного округа, составов их основных структурных подразделений и предельной штатной численности, а также порядков, регулирующих их разработку;

- об утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг, административных регламентов осуществления регионального государственного контроля (надзора), а также порядков по их разработке; (в ред. от 09.03.2016 № 168-П)

- о ведении реестров государственных услуг (функций), предоставляемых (осуществляемых) исполнительными органами государственной власти автономного округа, за исключением ведения указанных реестров с использованием государственных информационных систем;

- о перечне услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления исполнительными органами государственной власти автономного округа государственных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг; (в ред. от 25.08.2016 № 803-П)

- по вопросам, касающимся порядка согласования и утверждения штатных расписаний исполнительных органов государственной власти автономного округа; 

- по организации деятельности государственных гражданских служащих органов государственной власти автономного округа и иных государственных органов автономного округа в рамках реализации полномочий, возложенных на государственный орган автономного округа по управлению государственной гражданской службой автономного округа;

- по формированию, ведению, подготовке и использованию резерва управленческих кадров автономного округа, а также ведению сводного резерва управленческих кадров автономного округа;

- по вопросам соблюдения законодательства о муниципальной службе, ведения реестра муниципальных служащих в автономном округе, обеспечения дополнительного профессионального образования муниципальных служащих;

- по представлению к награждению государственными наградами Российской Федерации и присвоению почетных званий Российской Федерации, к награждению граждан наградами и присвоению почетных званий автономного округа в соответствии с федеральным законодательством и законодательством автономного округа;

- по распоряжению средствами резервного фонда Правительства автономного округа и контроля за их целевым использованием;

- по проведению комплексных проверок в исполнительных органах государственной власти автономного округа и мероприятий, направленных на изучение деятельности органов местного самоуправления в автономном округе. (абзац в ред. от 27.02.2015№ 170-П)

Правовая экспертиза проектов правовых актов, за исключением проектов правовых актов, правовая экспертиза которых проводится аппаратом Губернатора автономного округа, осуществляется государственно-правовым департаментом автономного округа.

Правовая экспертиза не проводится по проектам правовых актов, не имеющим нормативный правовой характер в случае, если проект правового акта содержит только изменения в составы коллегиальных органов в связи с кадровыми и структурными изменениями либо при внесении изменений в целях устранения допущенных технических ошибок, опечаток, не являющихся юридически значимыми фактами и не влекущих правовых последствий. Автор проекта правового акта направляет указанные проекты правовых актов на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа в аппарат Губернатора автономного округа. (пункт в ред. от 27.01.2014 № 38-П)

4.3.12. Не принимаются проекты правовых актов, оформленные с нарушением положений настоящей Инструкции или не прошедшие предписанную процедуру согласования.

4.3.13. Если при проведении экспертизы в проекте правового акта выявлены несоответствия федеральному законодательству и законодательству автономного округа, правилам юридической техники, то данные факты указываются в заключении по результатам правовой экспертизы.

Если при проведении правовой экспертизы в проекте правового акта выявлены замечания юридико-технического характера, при условии отсутствия замечаний правового характера, то данные замечания указываются непосредственно в тексте проекта правового акта корректорскими правками, выполненными ручкой цветом, отличным от чёрного. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

4.3.14. Проекты правовых актов в соответствии с Законом автономного округа от 04 марта 2009 года № 10-ЗАО «О противодействии коррупции в Ямало-Ненецком автономном округе» подлежат экспертизе на наличие коррупциогенных факторов (далее – антикоррупционная экспертиза).

Антикоррупционная экспертиза проводится согласно Порядку проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов, проектов нормативных правовых актов автономного округа, утверждённому постановлением Правительства автономного округа от 06 июня 2011 года № 377-П «О правотворческой деятельности и правовой работе исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Создание условий для проведения независимой антикоррупционной экспертизы возлагается на автора проекта правового акта, для чего проект правового акта до направления на согласование размещается на официальном Интернет-сайте органов государственной власти автономного округа в сети Интернет в порядке, установленном нормативным правовым актом Правительства автономного округа.

4.3.15. Проекты правовых актов, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вопросы государственной собственности, имеющие межведомственный характер, могут быть направлены аппаратом Губернатора автономного округа на юридическую экспертизу (в том числе антикоррупционную) в прокуратуру автономного округа, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу.

4.3.16. По решению заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа проекты правовых актов и правовые акты автономного округа могут быть дополнительно направлены на научную экспертизу, которая осуществляется научными учреждениями, высшими учебными заведениями, экспертами из числа ведущих учёных и специалистов соответствующего профиля, а также иными компетентными организациями и лицами на договорной основе.

4.3.17. В первоочередном порядке на научную экспертизу могут быть направлены проекты правовых актов автономного округа и правовые акты автономного округа, имеющие цель урегулировать и регулирующие отношения в следующих сферах:

1) жилищные отношения;

2) порядок предоставления льгот, пособий, субсидий, субвенций;

3) оказание государственной помощи (государственной поддержки);

4) вопросы государственного заказа и государственных поставок;

5) полномочия органов власти по лицензированию видов деятельности и порядок осуществления этих полномочий;

6) контрольные полномочия исполнительных органов государственной власти автономного округа и порядок осуществления этих полномочий;

7) управления государственным имуществом и приватизации;

8) земельные отношения;

9) проекты нормативных правовых актов об:

утверждении административных регламентов предоставления (исполнения) государственных услуг (функций);

установлении административной ответственности.

На научную экспертизу также направляются проекты правовых актов автономного округа и правовые акты автономного округа при условии их значительного объёма и (или) содержащие дискреционные полномочия.

4.3.18. Экспертиза проекта правового акта общим объемом, включая приложения, до 20 страниц проводится до 5 рабочих дней. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Срок экспертизы проектов правовых актов объёмом свыше указанного увеличивается на один день на каждые последующие полные или неполные 20 страниц, но не может превышать 15 рабочих дней. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

При необходимости проведения в рамках экспертизы дополнительных экспертиз (антикоррупционная, научная, юридическая) срок увеличивается на период их проведения. Автор проекта уведомляется об этом письменно или средствами СЭДД. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

4.3.19. В случае наличия замечаний по результатам проведения экспертизы такие замечания излагаются в заключении экспертизы, после чего проект правового акта и все документы к нему с приложением заключения возвращаются автору проекта.

После устранения замечаний по результатам экспертизы проект правового акта согласуется с контролирующим первым заместителем либо заместителем Губернатора автономного округа и повторно направляется на экспертизу.

В случае отрицательного заключения экспертизы проект правового акта и все документы к нему с приложением заключения возвращаются автору проекта.

В случае положительного заключения, орган исполнительной власти автономного округа, осуществивший проведение экспертиз, самостоятельно направляет проект правового акта на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа с уведомлением письменным или средствами СЭДД автора проекта об этом.

На рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа проекты правовых актов направляются не позднее чем за 10 рабочих дней до окончания текущего года. Проекты правовых актов, поступившие после установленной даты, будут вынесены на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа в следующем году. (в ред. от 27.01.2014 № 38-П)

4.3.20. Проект правового акта с неурегулированными разногласиями согласующих органов при наличии положительного заключения правовой экспертизы вносится  на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа первым заместителем Губернатора автономного округа, заместителем Губернатора автономного округа, курирующим деятельность исполнительного органа государственной власти автономного округа, являющегося автором проекта правового акта,  с обоснованием необходимости принятия проекта правового акта в данной редакции, с приложением (при наличии) поручения, резолюции Губернатора автономного округа и (или) иных документов, послуживших основанием для разработки данного проекта правового акта.

Первым заместителем Губернатора автономного округа, заместителем Губернатора автономного округа, курирующим деятельность исполнительного органа государственной власти автономного округа, являющегося автором проекта правового акта, могут быть проведены дополнительные согласительные процедуры (согласительные совещания, переговоры и т.д.) с членами Правительства автономного округа, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа, имеющими разногласия, с целью поиска взаимоприемлемого решения.

Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает Губернатор автономного округа.

По вопросам, решение по которым принимается исключительно на заседании Правительства автономного округа, окончательное решение по урегулированию разногласий принимается на заседании Правительства автономного округа. (пункт в ред. от 27.01.2014 № 38-П)

4.3.21. Проект правового акта в случае отрицательного заключения по результатам проведенной правовой экспертизы не может быть направлен на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа.

В случае несогласия с заключением по результатам проведенной правовой экспертизы проект правового акта может быть направлен на дополнительную экспертизу (в том числе антикоррупционную) в рамках действующих соглашений Правительства автономного округа с прокуратурой автономного округа, Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу и (или) научную экспертизу. В целях организации проведения дополнительной экспертизы и (или) научной экспертизы проект правового акта направляется в аппарат Губернатора автономного округа первым заместителем Губернатора автономного округа, заместителем Губернатора автономного округа, курирующим деятельность исполнительного органа государственной власти автономного округа, являющегося автором проекта правового акта. Результаты дополнительной экспертизы и (или) научной экспертизы в течение трех рабочих дней с момента их получения направляются аппаратом Губернатора автономного округа первому заместителю Губернатора автономного округа, заместителю Губернатора автономного округа, направившему данный проект правового акта.

Проект правового акта с замечаниями по результатам проведения дополнительной экспертизы дорабатывается автором проекта или  в случае положительного заключения по результатам дополнительной экспертизы повторно направляется  на правовую экспертизу с обязательным приложением всех заключений по результатам дополнительной экспертизы. (пункт в ред. от 27.01.2014 № 38-П)

4.3.22. Проект правового акта может быть внесён с разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания и замечаниями, подписанными руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти автономного округа, имеющих разногласия. (утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

4.3.23. Проекты правовых актов, внесённые с неурегулированными разногласиями, докладываются Губернатору автономного округа с предложениями о порядке дальнейшей работы с ними.

Окончательное решение по урегулированию разногласий принимает Губернатор автономного округа.

По вопросам, решение по которым принимается исключительно на заседании Правительства автономного округа, окончательное решение по урегулированию разногласий принимается на заседании Правительства автономного округа. (пункт утр. силу от 26.09.2011 № 679-П)

4.4. Принятие, отклонение и опубликование

4.4.1. При поступлении проекта правового акта на рассмотрение Губернатором автономного округа и (или) Правительством автономного округа в аппарате Губернатора автономного округа осуществляется проверка комплектования пакета документов, а именно наличие всех приложений к проекту правового акта, пояснительной записки, листов согласования, заключения правовой экспертизы, выявленных замечаний юридико-технического характера, и регистрация в базе данных СЭДД «Входящие документы» (ВхД) по виду правового акта.

В случае выявления несоответствия представленного пакета документов требованиям настоящей Инструкции он возвращается в орган исполнительной власти, направивший данный проект на рассмотрение Губернатором автономного округа и (или) Правительством автономного округа, для устранения выявленных нарушений.

О поступлении проекта правового акта на рассмотрение Губернатором автономного округа и (или) Правительством автономного округа аппарат Губернатора автономного округа уведомляет средствами СЭДД автора или исполнителя проекта правового акта и запрашивает электронную версию окончательного варианта проекта правового акта.

Электронная версия окончательного варианта проекта правового акта с сопроводительным электронным письмом средствами СЭДД направляется в уполномоченное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа в виде файлов в форматах, установленных настоящей Инструкцией. Письмо и приложения к нему средствами СЭДД подписываются автором или исполнителем проекта правового акта. Автор/исполнитель проекта правового акта несет персональную ответственность за соответствие представленного в электронном виде проекта правового акта оригиналам на бумажном носителе.

(в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

4.4.2. В аппарате Губернатора автономного округа в полученный в электронном виде текст правового акта вносятся выявленные при проведении правовой экспертизы замечания юридико-технического характера, указанные по тексту проекта правового акта на бумажном носителе, и при необходимости проводится форматирование текста в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами оформления проектов правовых актов. В случае обнаружения на данном этапе значительных, многочисленных или имеющих принципиальное значение расхождений между полученными вариантами (на бумажном носителе и в электронной форме) либо при несоответствии оформления проекта правового акта форматам, установленным настоящей Инструкцией, проект правового акта возвращается автору без проведения лингвистической экспертизы для устранения выявленных расхождений.

Лингвистическая экспертиза проекта правового акта заключается в оценке соответствия представленного текста нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов и устранении грамматических ошибок.

В случае выявления замечаний лингвистического характера аппарат Губернатора автономного округа имеет право самостоятельно внести необходимые изменения в части соответствия текста правилам русского языка или при наличии специальных (отраслевых) особенностей текста направить автору проекта правового акта замечания (рекомендации) по устранению логических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании терминов.

После проведения лингвистической экспертизы проект правового акта переносится на бланк с воспроизведением герба автономного округа в соответствии с видом документа.

(в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

4.4.3. Оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией проект передаётся заместителю Губернатора автономного округа, руководителю аппарата Губернатора автономного округа для принятия окончательного решения о направлении проекта правового акта на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа.

Решение заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа о направлении проекта на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа оформляется визой в нижнем левом углу листа проекта, на котором предусматривается подпись должностного лица.

4.4.4. Оформленный и подготовленный к подписанию проект правового акта Губернатора автономного округа направляется на рассмотрение Губернатора автономного округа, проект правового акта Правительства автономного округа – на рассмотрение Губернатора автономного округа и/или Правительства автономного округа в соответствии с Регламентом Правительства автономного округа.

При проведении голосования методом опроса членов Правительства автономного округа, заочного голосования членов Правительства автономного округа аппаратом Губернатора автономного округа готовится лист голосования методом опроса членов Правительства автономного округа либо заочного голосования членов Правительства автономного округа (приложение № 19 к настоящей Инструкции), который рассылается всем членам Правительства автономного округа вместе с копией проекта правового акта и пакетом материалов, необходимых для принятия решения. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

4.4.5. Подписанный правовой акт автономного округа регистрируется аппаратом Губернатора автономного округа в день его подписания. При регистрации правового акта проверяется содержание, оформление и комплектность (наличие всех приложений), указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер в пределах календарного года отдельно для каждого вида правового акта.

К порядковому номеру постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс «ПГ».

К порядковому номеру распоряжений Губернатора автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс «Р».

К порядковому номеру распоряжений Губернатора автономного округа по кадровым вопросам через дефис добавляется буквенный индекс «рк».

К порядковому номеру постановлений Правительства автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс «П».

К порядковому номеру распоряжений Правительства автономного округа по основной деятельности через дефис добавляется буквенный индекс «РП».

К порядковому номеру распоряжений Правительства автономного округа по кадровым вопросам через дефис добавляется буквенный индекс «ПК».

К порядковому номеру распоряжений Правительства автономного округа по заключению (одобрению) договоров (соглашений) через дефис добавляется буквенный индекс «д».

4.4.6. Датой принятия правового акта Губернатора автономного округа является дата подписания Губернатором автономного округа.

Датой принятия правового акта Правительства автономного округа является дата заседания Правительства автономного округа, в случае его рассмотрения на заседании Правительства автономного округа, дата заседания Президиума Правительства автономного округа в случае его рассмотрения на заседании Президиума Правительства автономного округа либо дата подписания Губернатором автономного округа в иных случаях, предусмотренных Регламентом Правительства автономного округа.

4.4.7 Изготовленная копия правового акта Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа сверяется с подлинником и заверяется в аппарате Губернатора автономного округа.

4.4.8. Копии правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в течение трёх рабочих дней направляются средствами СЭДД должностным лицам, исполнительным органам государственной власти автономного округа, муниципальным образованиям в автономном округе, представительствам автономного округа согласно листу рассылки, подписанному заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа или по его поручению руководителем уполномоченного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа.

В исключительных случаях направление осуществляется факсимильной связью или электронной почтой на официальные электронные адреса.

Автору проекта правового акта направление осуществляется в том числе и на бумажном носителе.

4.4.9. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, изменяющие, дополняющие или отменяющие ранее принятые правовые акты, направляются адресатам, по листам рассылки изменённых или отменённых правовых актов.

4.4.10. Копии нормативных правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа направляются в обязательном порядке:

- в Конституционный Суд Российской Федерации в соответствии с письмом Конституционного Суда Российской Федерации от 21 декабря 2007 года № 1610 «О направлении официальных документов ЯНАО»;

- в Парламентскую Библиотеку Российской Федерации в соответствии со статьёй 11 Федерального закона от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» в количестве двух экземпляров;

- в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу;

- в Законодательное Собрание автономного округа;

- прокурору автономного округа;

- Главному федеральному инспектору в автономном округе.

4.4.11. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа подлежат официальному опубликованию в соответствии с законодательством автономного округа.

4.4.12. Правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, подлежащие официальному опубликованию, направляются средствами СЭДД для размещения на официальном Интернет-сайте исполнительных органов государственной власти автономного округа (http://правительство.янао.рф), Портале государственных услуг автономного округа (www.pgu-yamal.ru) и информационно-поисковых правовых базах данных. Данные правовые акты могут быть направлены для размещения и на иные сайты. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

4.4.13. Подлинники всех правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа и их электронные копии находятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.

V. Договоры (соглашения), заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа

5.1. Порядок заключения договоров (соглашений)

5.1.1. Договоры, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях (далее – договоры (соглашения)) от имени автономного округа заключаются в пределах полномочий автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа.

Договоры (соглашения) от имени автономного округа подписываются Губернатором автономного округа.

5.1.2. Договоры (соглашения) от имени Правительства автономного округа заключаются в пределах полномочий Правительства автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, а также соглашениями с федеральными органами государственной власти о передаче осуществления части полномочий.

Договоры (соглашения) от имени Правительства автономного округа подписываются Губернатором автономного округа либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, другими должностными лицами.

5.1.3. Договоры (соглашения) с органами государственной власти Российской Федерации и субъектами Российской Федерации, договоры (соглашения) об осуществлении международных и  внешнеэкономических связей заключаются только от имени автономного округа или Правительства автономного округа. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

5.1.4. Договоры (соглашения), заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в аппарате Губернатора автономного округа. Подлинники договоров (соглашений) хранятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты.

Договоры (соглашения) по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесённые к государственной тайне, заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в исполнительном органе государственной власти автономного округа, ответственном за мобилизационную подготовку. Подлинники договоров по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесённые к государственной тайне, хранятся в исполнительном органе государственной власти автономного округа, ответственном за мобилизационную подготовку, вместе с документами, на основании которых они приняты.

В случае, если договор (соглашение) содержит условия о конфиденциальности сведений, касающихся предмета договора (соглашения), его исполнения и полученных результатов, при регистрации договора (соглашения) на первой странице экземпляра ставится штампом отметка «онфиденциально».

Договоры (соглашения) об осуществлении международных и  внешнеэкономических связей и межрегиональные договоры (соглашения), заключаемые от имени автономного округа, передаются аппаратом Губернатора автономного округа в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и межрегиональные связи, для последующего направления на утверждение Законодательным Собранием автономного округа в установленном законодательством автономного округа порядке. (абзац в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

             

5.2. Порядок оформления договоров (соглашений)

5.2.1. Текст договора (соглашения) фиксирует соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении отношений и регулирует эти отношения.

5.2.2. Проект договора (соглашения) оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и должен соответствовать обязательным для сторон требованиям, установленным действующим законодательством, и содержать:

- учётные реквизиты договора (соглашения) (номер, дату, место подписания);

- преамбулу (вводную часть), в которой определяются субъекты, уполномоченные заключить договор (соглашения);

- полное наименование контрагентов, под которым они внесены в Единый государственный реестр юридических лиц;

- предмет договора (соглашения);

- права и обязанности сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств по договору (соглашению);

- ответственность сторон;

- основания прекращения обязательств по договору (соглашению);

- порядок разрешения споров;

- сроки и условия вступления договора (соглашения) в силу;

- срок действия договора (соглашения);

- адреса и банковские реквизиты сторон;

- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор (соглашение);

- подписи сторон, заверенные оттиском печати юридического лица;

- сведения о регистрации договора (соглашения).

5.2.3. Договор (соглашение), подписанный Губернатором автономного округа от имени автономного округа, скрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

Договор (соглашение), подписанный от имени Правительства автономного округа, скрепляется оттиском печати Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

5.2.4. В случае необходимости договоры (соглашения) могут иметь приложения. В тексте договора (соглашения) должны быть ссылки на эти приложения. Приложения к договору (соглашению) являются неотъемлемой частью договора.

5.2.5. Количество подлинников договора (соглашения) должно быть не менее числа подписывающих его сторон.

5.2.6. Если текст договора (соглашения) состоит из нескольких страниц, то он должен быть парафирован путём проставления на каждой странице текста договора соответствующего штампа Правительства автономного округа или подписания на каждой странице текста договора (соглашения). Специальных полномочий для парафирования не требуется.

5.3. Порядок подготовки проектов договоров (соглашений)

5.3.1. Правом вносить проекты договоров (соглашений) на рассмотрение Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа обладают члены Правительства автономного округа, руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее – авторы проектов).

5.3.2. Проекты договоров (соглашений) могут поступать Губернатору автономного округа или в Правительство автономного округа в качестве оферты от контрагентов.

В таком случае проект договора (соглашения) направляется членам Правительства автономного округа либо непосредственно в исполнительный орган государственной власти автономного округа по принадлежности предмета договора для выработки заключения и внесения проекта договора (соглашения). Согласование поступившего от контрагента договора (соглашения) осуществляется в установленном настоящей Инструкцией порядке на копии такого договора (соглашения).

5.3.3. К проекту договора (соглашения) в обязательном порядке прилагается пояснительная записка. Пояснительная записка должна содержать в себе обоснование заключения предлагаемого в проекте договора (соглашения), оценку финансово-экономических и других последствий заключения договора (соглашения) и заверяться подписью автора проекта и оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

5.3.4. К проекту договора (соглашения), основанием для заключения которого послужили другие документы не входящие в состав документального фонда Правительства автономного округа, прилагаются копии этих документов.

5.3.5. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа – авторы проекта договора (соглашения) по вопросам подготовки, разработки, согласования проектов договоров (соглашений) Правительства автономного округа несут персональную ответственность за качество, достоверность и законность исполняемых документов, а также осуществляют текущий контроль и непосредственное исполнение договорных обязательств заключённым по договорам (соглашениям) (далее – ответственные исполнители).

5.4. Порядок согласования проектов договоров (соглашений)

5.4.1 Согласование проекта договора (соглашения) включает:

-обязательные визирование исполнителем каждой страницы проекта договора (соглашения), включая приложения, и подписание автором проекта листа согласования и пояснительной записки; (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

- согласование с юридической(им) службой (отделом) исполнительного органа государственной власти автономного округа, подконтрольного или подчинённого автору проекта; (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

- согласование с членами Правительства автономного округа в соответствии с распределением обязанностей, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа по вопросам, входящим в их компетенцию;

- согласование с руководителями иных органов и организаций.

Согласование проекта договора (соглашения) осуществляется на листе согласования. Лист согласования печатается на оборотной стороне листа проекта договора (соглашения), на котором предусматриваются подписи сторон.

Подпись автора проекта договора (соглашения) должна быть заверена оттиском печати исполнительного органа государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

5.4.2. Согласование проекта договора (соглашения) является обязательным с членами Правительства автономного округа по вопросам, отнесённым к их компетенции в соответствии с распределением обязанностей между членами Правительства автономного округа.

По вопросам, связанным с установлением и(или) увеличением расходных обязательств автономного округа (формированием доходов окружного бюджета),, согласование проекта договора (соглашения) обязательно с заместителем Губернатора автономного округа, директором департамента финансов автономного округа. Данное согласование осуществляется непосредственно перед направлением проекта договора (соглашения) на правовую экспертизу.(с изм. от 18.2012 № 382-П)

5.4.3. Срок рассмотрения проекта договора (соглашения), представленного на согласование, не должен превышать пяти рабочих дней с момента регистрации проекта договора (соглашения) в согласующем органе, если не установлен иной срок.

5.4.4. При оперативной подготовке проектов договоров (соглашений) по поручению Губернатора автономного округа срок согласования не должен превышать трёх рабочих дней с момента получения документа согласующим органом, в отдельных случаях – незамедлительно.

5.4.5. При повторном представлении на согласование проекта договора (соглашения), доработанного по замечаниям исполнительных органов государственной власти автономного округа или должностных лиц, согласование не должно превышать двух рабочих дней, если не установлен иной срок.

5.4.6. Согласование проектов договоров (соглашений) оформляется визой на листе согласования, включающей должность визирующего проект, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

5.4.7. В случае наличия небольших по объёму замечаний, в том числе редакционного характера, согласующий орган указывает замечания в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью указывает «С замечаниями по тексту».

В случае значительных по объёму или принципиальных замечаний по содержанию проекта договора (соглашения) они излагаются в отдельном заключении, которое прилагается к данному проекту договора. В этом случае на листе согласования указывается «С заключением».

5.4.8. Внесение согласующими органами в проект договора (соглашения) незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечёт за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, автор проекта должен повторно согласовать проект договора (соглашения) в установленном настоящей Инструкцией порядке.

5.4.9. При наличии разногласий при согласовании проекта договора (соглашения) автором проекта представляется обоснование окончательной редакции.

Окончательное решение по вопросам разногласий к проекту договора (соглашения) принимает Губернатор автономного округа или Правительство автономного округа.

5.4.10. Доработка проекта договора (соглашения) осуществляется после согласования всеми согласующими органами и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесённых согласующими органами и принятых автором проекта.

Ответственность за соответствие внесённых изменений, дополнений и замечаний в проект договора (соглашения) согласующих органов возлагается на автора проекта.

5.4.11. Согласованный проект договора (соглашения) на бумажном носителе с визами автора проекта на каждой странице и его электронная копия с сопроводительным письмом представляется в государственно-правовой департамент автономного округа для проведения правовой экспертизы со следующими документами:

- лист согласования;

- пояснительная записка с обоснованием целесообразности заключения, оценкой финансово-экономических и других последствий;

- копии учредительных документов (свидетельств о регистрации) контрагента (при необходимости);

- копии документов, подтверждающих полномочия контрагента на подписание договора (соглашения) (приказ, доверенность и др.) (при необходимости);

- замечания исполнительных органов государственной власти автономного округа к проекту договора (соглашения), оформленные в виде отдельного документа при прохождении процедуры согласования (при наличии).

5.4.12. Правовая экспертиза проекта договора (соглашения) осуществляется в течение 5 рабочих дней с момента его поступления, если не установлены иные сроки. При оперативной подготовке проекта договора (соглашения) по поручению Губернатора автономного округа может быть установлен иной срок.

При установлении противоречий действующему законодательству, требующих внесения изменений в содержание договора (соглашения), весь пакет документов возвращается автору проекта с приложением заключения и визой в листе согласования: «С заключением».

В случае положительного заключения правовой экспертизы проект договора и все документы к нему с приложением заключения направляются в аппарат Губернатора автономного округа.

5.4.13. Согласование действительно в течение двух месяцев. Периоды проведения внешнего согласования с контрагентом или иными органами власти, общественными объединениями и организациями в этот срок не входит.

В случае необходимости продления срока действия согласования автор проекта договора (соглашения) обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование.

5.4.14. Вся работа по рассмотрению и надлежащему оформлению проекта договора (соглашения) должна быть осуществлена в 30-дневный срок с момента поступления в адрес Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа, если иное не предусмотрено в оферте (проекте договора (соглашения), сопроводительном письме контрагента), законе или ином правовом акте.

5.4.15. При возвращении контрагентом договора (соглашения) с протоколом разногласий проект договора (соглашения) вновь проходит согласование в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

5.5. Порядок подписания и регистрации договоров (соглашений)

5.5.1. Решения о заключении (о расторжении) договоров (соглашений) принимаются в форме распоряжений Правительства автономного округа. (с изм. от 20.03.2014 № 195-П)

Проект распоряжения Правительства автономного округа о заключении (расторжении) договора (соглашения) готовится автором проекта и представляется в государственно-правовой департамент автономного округа для проведения правовой экспертизы вместе с документами, предусмотренными пунктом 5.4.11 настоящей Инструкции. (введен доп. абзац от 01.09.2016 № 830-П)

5.5.2. После проведения правовой экспертизы и положительного заключения по её результатам проект договора (соглашения) с проектом распоряжения Правительства автономного округа о его заключении направляется в аппарат Губернатора автономного округа для организации их подписания.

После проведения правовой экспертизы и положительного заключения по ее результатам проект распоряжения о расторжении договора (соглашения)  направляется в аппарат Губернатора автономного округа для организации его подписания. (в ред. от 20.03.2014 № 195-П)

5.5.3. Распоряжение о заключении (расторжении) договора (соглашения) должно содержать положение по контролю за исполнением распоряжения. Контроль возлагается на первого заместителя или заместителя Губернатора автономного округа, курирующего вопросы, являющиеся предметом заключаемого (расторгаемого) договора (соглашения). (с изм от 01.09.2016 № 830-П)

5.5.4. Проект распоряжения о заключении договора (соглашения) вносится аппаратом Губернатора автономного округа на рассмотрение Правительства автономного округа одновременно с проектом договора (соглашения). Согласование проекта распоряжения о заключении договора (соглашения) с другими исполнительными органами государственной власти автономного округа не требуется. (с изм. от 20.03.2014 № 195-П)

Проект распоряжения о расторжении договора (соглашения) вносится аппаратом Губернатора автономного округа на рассмотрение Правительства автономного округа одновременно с проектом дополнительного соглашения к договору (соглашению) о расторжении. Согласование  проекта распоряжения  о расторжении договора (соглашения) осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией. (в ред. от 20.03.2014 № 195-П)

5.5.5. Подписанное распоряжение о заключении договора (соглашения) регистрируется в аппарате Губернатора автономного округа в день подписания. Договор (соглашение) регистрируется в аппарате Губернатора автономного округа в день представления экземпляра автономного округа или Правительства автономного округа договора (соглашения), подписанного всеми сторонами. (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Подписанное распоряжение о расторжении договора (соглашения) регистрируется в аппарате Губернатора автономного округа в день подписания. (в ред. от 20.03.2014 № 195-П)

5.5.6. В случаях, когда договоры (соглашения) от имени автономного округа или Правительства автономного округа заключены (подписаны) без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, такие договоры (соглашения) в последующем подлежат обязательному одобрению. Решения об одобрении договоров (соглашений) принимаются в форме распоряжений Правительства автономного округа.

Автор договора (соглашения), заключенного от имени Правительства автономного округа без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, готовит проект распоряжения Правительства автономного округа, согласовывает в порядке, установленном настоящей Инструкцией для согласования проекта правового акта, и направляет в государственно-правовой департамент автономного округа для проведения правовой экспертизы. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Договор (соглашение), заключенный от имени Правительства автономного округа без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, регистрируется в аппарате Губернатора автономного округа в день принятия распоряжения Правительства автономного округа об его одобрении. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

Согласование и реализация соглашений о сотрудничестве между Правительством автономного округа и предприятиями топливно-энергетического комплекса регламентируется порядком, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 12 мая 2011 года № 258-П «О порядке взаимодействия исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при разработке, заключении и реализации соглашений о сотрудничестве между Правительством Ямало-Ненецкого автономного округа и предприятиями топливно-энергетического комплекса (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

5.5.7. После подписания и регистрации договор (соглашение) скрепляется оттиском печати с воспроизведением герба автономного округа и направляется аппаратом Губернатора автономного округа автору с сопроводительным письмом для дальнейшего подписания другой стороной контрагентом. Роспись в получении фиксируется в журнале регистрации договоров.

В случае подписания и представления другой стороной контрагентом экземпляра договора (соглашения), не парафированного путем проставления на каждой странице текста договора (соглашения) соответствующего штампа Правительства автономного округа, автор проекта договора (соглашения) заверяет надлежащим образом представленную редакцию текста договора (соглашения) и обеспечивает внесение соответствующих изменений в распоряжение Правительства автономного округа. Рассылка копий данного заключенного договора (соглашения) осуществляется после принятия распоряжения Правительства автономного округа о внесении соответствующих изменений. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

В случае подписания договора (соглашения), существенно отличающегося от формы, являющейся приложением к распоряжению Правительства автономного округа о заключении договора (соглашения), автор проекта договора (соглашения) готовит проект соответствующего распоряжения о признании утратившим силу распоряжения Правительства автономного округа о заключении договора (соглашения) либо о внесении изменений в распоряжение Правительства автономного округа  о заключении договора (соглашения) в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией. (в ред. от 20.03.2014 № 195-П)

В случае если сторонами соглашения не предполагается подписание дополнительного договора (соглашения) о расторжении договора (соглашения), а предусмотрена процедура направления уведомления одной из сторон о намерении расторжения договора (соглашения), готовится проект распоряжения Правительства автономного округа о расторжении договора (соглашения) в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, без проекта дополнительного соглашения о расторжении договора (соглашения). (в ред. от 20.03.2014 № 195-П)

5.5.8. Рассылка копий заключённого договора (соглашения) (подписанного всеми сторонами) осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа согласно листу рассылки, подписанному заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа, под роспись в журнале регистрации договоров (соглашений) (приложение № 20 к настоящей Инструкции). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

5.5.9. Первому заместителю или заместителю Губернатора автономного округа, на которого возложен контроль за исполнением распоряжения Правительства автономного округа о заключении договора (соглашения), копия заключённого договора (соглашения) направляется с сопроводительным письмом.

При необходимости, по поручению первого заместителя или заместителя Губернатора автономного округа, контролирующего исполнение распоряжения о заключении договора (соглашения), возглавляемые или контролируемые им исполнительные органы государственной власти автономного округа в течение 7 дней со дня получения копии заключённого договора (соглашения) готовят проект распоряжения Правительства автономного округа о контроле за исполнением условий договора (соглашения), в котором определяются меры по исполнению договора (соглашения), утверждается план мероприятий по реализации его условий, определяются непосредственные исполнители. (абзац утр. силу от 18.05.2012 № 382-П)

5.5.10. Если исполнение договора (соглашения) связано с поступлением денежных средств в окружной бюджет и (или) расходованием средств из окружного бюджета, копия заключённого договора (соглашения) направляется в департамент финансов автономного округа под роспись в журнале регистрации договоров (соглашений) для осуществления контроля за соблюдением условий договора (соглашения) в части финансирования и связанных с ним обязательств.

5.5.11. Подлинники распоряжений Правительства автономного округа о заключении и одобрении договоров (соглашений) с подлинниками договоров хранятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки.

Подлинники распоряжений Правительства автономного округа о расторжении договоров (соглашений) хранятся в аппарате Губернатора автономного округа вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки. (в ред. от 20.03.2014 № 195-П)

5.6. Претензионная работа

5.6.1. В случае неисполнения условий договора (соглашения), в результате которого нанесён или может быть нанесён имущественный и иной вред (ущерб) интересам автономного округа, Правительства, руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа направляют в установленном порядке информацию Губернатору автономного округа.

В случае обращения Правительства автономного округа в суд с исковыми требованиями, а также в случае предъявления исковых требований к Правительству автономного округа интересы Правительства автономного округа защищает его представитель на основании доверенности, оформленной в установленном настоящей Инструкцией порядке.

5.6.2. Претензионная работа ведется в соответствии с Порядком осуществления претензионно-исковой работы и представления интересов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа в судах, утверждённым постановлением Правительства автономного округа от 06 июня 2011 года № 377-П «О правотворческой деятельности и правовой работе исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее – Порядок). (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

5.6.3. Исковые заявления от имени Правительства автономного округа в суд подписываются Губернатором автономного округа или лицом, временно исполняющим обязанности Губернатора автономного округа. Исковое заявление в обязательном порядке визируется членом Правительства автономного округа, координирующим соответствующее направление и сферу деятельности Правительства автономного округа.

5.6.4. Для участия в судебном разбирательстве привлекаются сотрудники ответственного исполнителя. При необходимости и по согласованию с заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа для участия в деле могут привлекаться сотрудники государственно-правового департамента автономного округа или аппарата Губернатора автономного округа.

5.6.5. Ответственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение сведений и направляют в аппарат Губернатора автономного округа:

- ежеквартально, не позднее десяти дней после истечения предыдущего квартала, и по окончании года (в срок до 15 января следующего года) информацию о ходе выполнения обязательств по договорам (соглашениям), заключённым от имени Правительства автономного округа (каждая страница информации должна быть подписана руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа) (приложение № 21 к настоящей Инструкции); (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

- раз в полугодие, до десятого числа месяца, следующего за отчётным, информацию по судебно-арбитражной практике по заключению и исполнению договоров (соглашений) от имени автономного округа и от имени Правительства автономного округа (каждая страница информации должна быть подписана руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа) (приложение № 22 к настоящей Инструкции). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Информация, представленная с нарушением сроков, должна содержать объяснение о причине задержки.

В случае представления неполной (недостоверной) либо непредставления информации в установленный настоящей Инструкцией срок, по поручению заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа готовится служебная записка на имя Губернатора автономного округа. (пункт утр. силу от 18.05.2012 № 382-П)

5.6.7. Аппарат Губернатора автономного округа ежегодно обобщает и анализирует информацию ответственных исполнителей о ходе и результатах выполнения договоров (соглашений) до 1 апреля года, следующего за отчётным. (пункт утр. силу от 18.05.2012 № 382-П)

5.6.8. Центральные исполнительные органы государственной власти автономного округа ежеквартально, до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляют в государственно-правовой департамент автономного округа отчет о результатах работы при рассмотрении гражданских и иных дел судами по форме согласно приложению к Порядку. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

VI. Подготовка и оформление отдельных видов документов

6.1. Протокол заседания (совещания)

6.1.1. Протокол – обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Правительства автономного округа, совещаниях (заседаниях) Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа.

6.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведённых во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

6.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе совещания (заседания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого совещания (заседания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой «Для служебного пользования».

6.1.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протокола заседания Правительства автономного округа, возлагается на аппарат Губернатора автономного округа. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление возлагается на специалистов соответствующих секретариатов и (или) на специалистов исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), на ответственных секретарей коллегиальных органов, утверждённых нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

6.1.5. Протоколы имеют следующие реквизиты (приложение № 23 к настоящей Инструкции): (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку насыщенным шрифтом № 14 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания располагается по центру, печатается насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов.

Место проведения совещания (заседания) указывается при оформлении протоколов совещания (заседания) в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается по центру через две строки непечатаемых символов после реквизита «вид совещания (заседания)», отделяется от него линейкой.

Датой протокола является дата совещания (заседания). Дата оформляется в словесно-цифровой форме и печатается через две строки непечатаемых символов ниже предыдущего реквизита. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные символы.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашённых на заседание (совещание). Список участвующих в совещании ранжируется в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются с начала абзаца и нумеруются арабскими цифрами.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ –ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами шрифтом насыщенного начертания, каждое – с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга одной строкой непечатаемых символов.

В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За –..., против – ..., воздержалось – ...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

6.1.6. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на совещании, при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю (председательствующему) письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

6.1.7. Протокол подписывается председателем (председательствующим) заседания (совещания), отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов, включает личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) председательствовавшего на заседании (совещании).

6.1.8. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщённо.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

6.1.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов участников совещания (заседания).

Подготовка и регистрация протоколов заседаний (совещаний), проводимых Губернатором автономного округа, за исключением заседаний (совещаний) координационных, совещательных органов, обеспечение деятельности которых в соответствии с утверждёнными положениями о них возложено на иные исполнительные органы государственной власти автономного округа, осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Протоколы совещаний (заседаний), проводимых членами Правительства автономного округа, регистрируются специалистами соответствующих секретариатов и (или) специалистами исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), ответственными секретарями коллегиальных органов. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

6.1.10. Оттиск печати ставится на копии, выписке из протокола для удостоверения её соответствия подлиннику. Копии, выписки из протоколов допускается заверять печатью исполнительных органов государственной власти автономного округа, их уполномоченных структурных подразделений или коллегиальных органов, утверждённых правовыми актами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа, на которых возложены обязанности по подготовке и оформлению протоколов.

6.1.11. Протоколы заседаний (совещаний) хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.

6.1.12. Копии, выписки из протоколов заседаний Правительства автономного округа, заверяются и рассылаются первым заместителям и заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с листом рассылки, утверждённым заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Обязательному включению в список рассылки подлежат лица, принявшие участие в заседании или внесшие вопросы на его рассмотрение. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Копии, выписки из протоколов совещаний (заседаний), проводимых членами Правительства автономного округа подготавливаются и рассылаются, специалистами соответствующих секретариатов и (или) специалистами исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), ответственными секретарями коллегиальных органов. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

6.1.13. Подготовка проектов правовых актов автономного округа во исполнение решений, принятых на заседаниях Правительства автономного округа, совещаниях (заседаниях), проводимых Губернатором автономного округа, первыми заместителями и заместителями Губернатора автономного округа, возлагается на должностных лиц, указанных в протоколе.

6.1.14. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа, осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства автономного округа.

Контроль за исполнением решений, принятых на совещаниях (заседаниях), проводимых Губернатором автономного округа, временно исполняющим обязанности Губернатора автономного округа, возлагается на аппарат Губернатора автономного округа.

Контроль за исполнением решений, принятых на совещаниях (заседаниях), проводимых первыми заместителями и заместителями Губернатора автономного округа, возлагается на специалистов соответствующих секретариатов и (или) специалистов исполнительных органов государственной власти автономного округа, на которых возложена подготовка совещания (заседания), ответственных секретарей коллегиальных органов.

6.2. Доверенность

6.2.1. Проект доверенности от имени Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, и пояснительная записка о необходимости её выдачи готовятся заинтересованным исполнительным органом государственной власти автономного округа (далее –автор проекта доверенности).

К проекту доверенности, основанием для выдачи которой послужили другие документы, прилагаются копии этих документов.

6.2.2. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа определяют ответственных исполнителей, которые организуют согласование и подготовку материалов по проекту доверенности.

6.2.3. Согласование проекта доверенности оформляется путём визирования. Подписи согласования располагаются на листе согласования, печатаемом на оборотной стороне того листа проекта доверенности, на котором предусмотрен реквизит подписи Губернатора автономного округа или уполномоченного должностного лица Правительства автономного округа.

6.2.4. Согласование проекта доверенности включает обязательное визирование автором проекта доверенности, членами Правительства автономного округа в соответствии с их должностными обязанностями, руководителями исполнительных органов государственной власти автономного округа по вопросам, входящим в их компетенцию.

6.2.5. Срок рассмотрения проектов доверенностей не должен превышать трёх рабочих дней с момента регистрации в согласующем органе, если не установлен иной срок. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

6.2.6. Согласованный проект доверенности и его электронную копию на магнитном носителе автор проекта доверенности передаёт в государственно-правовой департамент автономного округа для осуществления правовой экспертизы, оформления и регистрации доверенности.

6.2.7. Порядок осуществления правовой экспертизы, регистрации доверенностей, выдаваемых от имени Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, и контроля за их исполнением утверждён постановлением Правительства автономного округа от 06 июня 2011 года № 377-П «О правотворческой деятельности и правовой работе исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа». (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

6.2.8. Доверенность, выдаваемая от имени Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа оформляется соответственно на общем бланке Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа, общем бланке Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа и регистрируется в СЭДД.

Образец оформления проекта доверенности приведён в приложении № 24 к настоящей Инструкции.

6.2.9. Доверенности выдаются на срок до одного года (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте самой доверенности.

6.2.10. Доверенность от имени Губернатора автономного округа подписывается Губернатором автономного округа и заверяется печатью Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

Доверенность от имени Правительства автономного округа рассматривается в Правительстве автономного округа в соответствии с Регламентом Правительства автономного округа и подписывается Губернатором автономного округа, либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, другими должностными лицами. Подписанная доверенность заверяется печатью Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

6.2.11. При регистрации доверенности в журнале регистрации доверенностей указывается лицо, которому выдаётся доверенность, дата выдачи, номер и срок её действия.

Оригинал доверенности выдаётся лично под роспись лицу, указанному в доверенности.

Проект доверенности и пояснительная записка хранятся в государственно-правовом департаменте автономного округа.

6.2.11-1. Заверение копии доверенности осуществляется государственно-правовым департаментом автономного округа в установленном порядке.

Заверение копии доверенности осуществляется не позднее дня обращения.

Факт выдачи заверенной государственно-правовым департаментом автономного округа копии доверенности фиксируется в журнале регистрации доверенностей в графе «Примечание»(в ред. от 13.10.2014 № 808-П)

6.2.12. Лицо, которому выдана доверенность, ежемесячно с момента выдачи доверенности представляет в государственно-правовой департамент автономного округа письменный отчёт, подписанный автором проекта доверенности, о совершённых по ней действиях по форме согласно приложению № 25 к настоящей Инструкции.

6.2.13. Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть её в государственно-правовой департамент автономного округа при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность её использования, в частности, при истечении срока доверенности, изменении должности (увольнении) и др.

6.3. Деловое (служебное) письмо

6.3.1. Деловое (служебное) письмо (далее – письмо) – документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату.

6.3.2. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на документы, на основании которых подготовлено письмо. Во второй части излагается основная часть документа: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений.

Для выделения части текста, наименования, заголовка, примечания могут использоваться насыщенное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Объём текста служебного письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объёма, она оформляется приложением к сопроводительному письму.

6.3.3. Часть содержания приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих столбцов. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Для таблиц возможно использование другого шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и граф или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

6.3.4. Обращение к адресату располагается по центру через три строки непечатаемых символов от предыдущего реквизита. Наиболее частыми употребляемыми формами обращения являются:

Уважаемый Сергей Васильевич!

Уважаемый господин Смирнов!

6.3.5. Текст отделяется от заголовка или обращения тремя строками непечатаемых символов. Текст письма излагается как от первого лица единственного и множественного числа, так и от третьего лица единственного числа, например:

Представляю Вам на утверждение...

Считаем целесообразным...

Комиссия просит Вас изыскать возможность...

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты, такие как: «Внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно изучив Ваши замечания...».

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

6.3.6. Проект письма за подписью Губернатора автономного округа, направляемого на имя руководителя законодательного, исполнительного органа государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, оформляется шрифтом № 16. Заголовок, при наличии, печатается шрифтом № 14 и выравнивается по левому полю. Наиболее длинная строка реквизита «Адресат» выравнивается соответственно по правому полю, остальные строки реквизита центрируются относительно неё (приложение № 26 к настоящей Инструкции). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

6.3.7. За подписью Губернатора автономного округа письма направляются на имя:

- Президента Российской Федерации;

- Председателя Совета Безопасности Российской Федерации;

- Председателя Правительства Российской Федерации;

- Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Председателя Конституционного Суда Российской Федерации;

- Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

- Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

- Генерального прокурора Российской Федерации;

- Руководителя Администрации Президента Российской Федерации;

- полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;

- Чрезвычайного и Полномочного посла Российской Федерации, аккредитованного в иностранном государстве, Чрезвычайного и Полномочного посла иностранного государства, аккредитованного в Российской Федерации.

Направление писем на руководителей высших органов государственной власти Российской Федерации за подписью должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора автономного округа, не допускается. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

6.3.8. За подписью Губернатора автономного округа или первого заместителя Губернатора автономного округа письма направляются на имя:

- Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации;

- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- руководителя органа государственной власти субъекта Российской Федерации;

- Председателя Законодательного Собрания автономного округа;

- председателя политической партии Российской Федерации;

- руководителя основной религиозной конфессии на территории Российской Федерации;

- главнокомандующего, командующего родом или видом войск Российской Федерации, флота или военного округа;

- руководителя естественной монополии в Российской Федерации.

6.3.9. Первые заместители и заместители Губернатора автономного округа подписывают письма по направлениям курируемой ими деятельности на имя:

- члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- руководителя федерального министерства и ведомства Российской Федерации;

- руководителя структурного подразделения Администрации Президента Российской Федерации;

- главного федерального инспектора в автономном округе;

- руководителя структурного подразделения Правительства Российской Федерации;

- Губернатора автономного округа, Председателя Законодательного Собрания автономного округа;

- главы посольства или дипломатической миссии Российской Федерации за границей, главы посольства или дипломатической миссии иностранного государства в Российской Федерации;

- руководителя регионального отделения политической партии Российской Федерации;

- председателя представительного органа местного самоуправления муниципального образования,

а также ответы на корреспонденцию, поступившую на имя Губернатора автономного округа, в адрес Правительства автономного округа и направленную для исполнения по подведомственности в соответствии с утверждённым распределением обязанностей, или во исполнение резолюции Губернатора автономного округа. Допускается направление корреспонденции за подписью заместителя Губернатора автономного округа на имя заместителя должностного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию Губернатора автономного округа.

Ответные письма на запросы, поступившие на имя первого заместителя или заместителя Губернатора автономного округа, подписываются ими без ограничений, вне зависимости от корреспондента. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

6.3.10. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округ при исполнении документов Правительства автономного округа могут по направлениям курируемой ими деятельности подписывать и направлять корреспонденцию на имя контролирующего первого заместителя Губернатора автономного округа либо заместителя Губернатора автономного округа, главы (главы администрации) муниципального образования в автономном округе, руководителя территориального органа федерального органа государственной власти по автономному округу, а также ответные письма на запросы, поступившие на их имя или в адрес возглавляемого ими органа государственной власти автономного округа, вне зависимости от корреспондента, а также на имя руководителя федерального органа государственной власти по вопросам исполнения переданных полномочий Российской Федерации субъекту Российской Федерации, направления на регулярной основе статистической и иной отчётности.

Допускается направление корреспонденции за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа на имя заместителя должностного лица, направление писем на имя которого входит в компетенцию курирующего заместителя Губернатора автономного округа.

6.3.11. Представители Губернатора автономного округа в муниципальных образованиях в автономном округе осуществляют переписку по предмету своей деятельности с Губернатором автономного округа, членами Правительства автономного округа и исполнительными органами государственной власти автономного округа, а также с организациями и гражданами в географических пределах своего представительства. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

6.3.12. Письма единого содержания, направляемые главам (главам местных администраций) муниципальных образований в автономном округе, или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа, не содержащие информацию ограниченного доступа, подготавливаются и оформляются в следующем порядке: наименование адресатов указывается в обобщенном виде, индивидуальные обращения не указываются. (в ред. от 30.11.2011 № 880-П) (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

По каждому индексу номенклатуры дел подготавливается отдельный проект письма, оформляемый на бланке, с приложением листа рассылки. Визы согласования при необходимости указываются на оборотной стороне последнего листа письма (без приложений). После подписания и регистрации рассылка писем осуществляется в копиях, оригиналы документа и листа рассылки помещаются в дело. Приложения в электронном виде направляются средствами РМСЭД или СЭДД. Электронная копия листа рассылки также размещается в РКК документа. (в ред. от 30.11.2011 № 880-П) (с изм. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

6.4. Поручения Губернатора автономного округа и первых заместителей Губернатора автономного округа

             

6.4.1. В случае необходимости изложения более подробных, развёрнутых указаний по исполнению документа или нескольких документов, объединённых одной или близкими целями, подготавливается поручение. Поручения первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа принимаются по вопросам, отнесенным к компетенции члена Правительства автономного округа, и содержат указания по исполнению в отношении координируемых или возглавляемых исполнительных органов государственной власти автономного округа. (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Подготовка проекта поручения возлагается на специалистов соответствующего секретариата или контролируемых исполнительных органов государственной власти автономного округа.

6.4.2. В общем случае оформление проекта поручения соответствует правилам, установленным для оформления проектов правовых актов Губернатора автономного округа. Преамбула при наличии завершается словом "поручаю", набранного на одной строке насыщенным шрифтом с разрядкой.

6.4.3. Проекты поручений Губернатора автономного округа в обязательном порядке согласовываются всеми членами Правительства автономного округа.

Визы согласования проставляются в листе согласования, который размещается на оборотной стороне листа проекта поручения, на котором предусматривается подпись Губернатора автономного округа.

Проведение правовой экспертизы поручений Губернатора автономного округа осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

6.4.4. Поручения Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа оформляются на специальных бланках типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа. (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Оформление на бланк и регистрация поручения Губернатора автономного округа возлагается на службу делопроизводства, первых заместителей Губернатора автономного округа – на делопроизводителей секретариата.

Регистрация осуществляется в базе данных СЭДД «Организационно-распорядительные документы».

6.4.5. Направление исполнителям копий поручения Губернатора автономного округа осуществляется по листу рассылки, подготовленному его исполнителем. В случае отсутствия такового направление осуществляется только исполнителю.

Доведение до исполнителей поручений первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа возлагается на делопроизводителей секретариата. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

6.4.6. Внесение изменений в ранее принятые поручения или признание их утратившими силу осуществляется путем принятия нового поручения. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

6.5. Телеграмма

6.5.1. Телеграмма – документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации (приложение № 27 к настоящей Инструкции). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

6.5.2. В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

- категория телеграммы;

- телеграфный (почтовый) адрес получателя;

- текст (содержание телеграммы);

- подпись отправителя;

- регистрационный номер;

- дата отправления;

- адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой).

6.5.3. Категория телеграммы (люкс, срочная, правительственная) проставляется составителем и указывается перед адресом.

6.5.4. Адрес получателя в телеграмме даётся точный, без индекса: указывается населённый пункт, улица, номер дома, наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения и фамилия, инициалы получателя. При адресовании телеграммы по нескольким адресам прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

6.5.5. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов «номер НР», «Ваш» или «на Ваш».

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя).

Знаки следует писать: «!» - ВСК; «№» - НР; «@» – собака.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Текст телеграммы заканчивается знаком «=«. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Весь текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами.

(в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

6.5.6. Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, с указанием полного почтового адреса, должность, фамилия, инициалы отправителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

6.5.7. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются). Полномочия по подписанию телеграмм совпадают с полномочиями по подписанию писем.

Подготовка проекта отправляемой телеграммы и проекта РКК СЭДД с приложением электронной версии в текстовом формате возлагается на делопроизводителей секретариата. (абзац утр. силу от 26.03.2013 № 179-П)

6.5.8. Проекты телеграмм визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к проектам отправляемых писем.

Подготовка проекта отправляемой телеграммы и проекта РКК СЭДД с приложением электронной версии в текстовом формате возлагается на делопроизводителей секретариата.

(в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

VII. Организация документооборота в Правительстве автономного округа

Приём проектов документов на оформление, документов на регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.30 часов. В предпраздничные дни – до 15.30.

Документы, поступившие после 16.30 (в предпраздничные дни – после 15.30), оформляются, регистрируются и поступают в обработку на следующий день.

При регистрации документа, отнесенного в дело с установленным сроком хранения «5 лет ЭПК», ответственный делопроизводитель выдает экспертное заключение об установлении срока хранения документа. При экспертном заключении об установлении документу постоянного срока хранения он отмечается особо: (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

- при регистрации в СЭДД: установлением отметки «Экспертиза ценности» в РКК документа (по умолчанию); (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

- при журнальной форме регистрации: штампом «Постоянно». (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

Документы, прошедшие регистрацию с использованием СЭДД и наличием в РКК электронной копии (для документов на бумажном носителе) или содержания (для электронных документов), подписанного или заверенного электронной подписью, отнесенные в дела со сроком хранения до 5 лет или отсутствием экспертного заключения об установлении постоянного срока хранения (далее – документы СЭДД временного срока хранения), в дела на бумажном носителе не оформляются. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

7.1. Приём, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

7.1.1. Поступающая корреспонденция на имя Губернатора автономного округа, а также в адрес Правительства автономного округа, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД в централизованном порядке службой делопроизводства.

Корреспонденция, поступающая на имя первого заместителя Губернатора автономного округа или на заместителя Губернатора автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД ответственными ответственным делопроизводителем секретариата. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД делопроизводителями данного исполнительного органа государственной власти автономного округа (далее – делопроизводитель органа). (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

7.1.2. При приёме и первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

Конверты с пометкой «лично» не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учётом положений Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утверждённой постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года № 49-А О работе со служебной информацией ограниченного распространения. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

При повреждении конверта, несоответствии вложений, отсутствии оговоренных в документе приложений либо наличии ошибочно направленных документов составляется акт в трех экземплярах, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый остается у получателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или в случае невозможности пересылки адресату возвращаются отправителю с приложением составленного акта и сопроводительного письма за подписью руководителя службы делопроизводства о невозможности доставки адресату. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае, конверт сохраняется до полного исполнения документа.

7.1.3. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;

- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- пакеты с пометкой «Лично»;

- анонимные документы;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок («спам»).

7.1.4. Приём телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, а также отправка телеграмм за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа производится специалистами службы делопроизводства.

7.1.5. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа на номер факсимильного аппарата, указанного в реквизитах соответствующих бланков, возлагается на специалистов службы делопроизводства.

Факсимильные сообщения первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа обрабатываются делопроизводителями секретариата или делопроизводителями органа. (далее – делопроизводители) (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Сообщения факсимильной связи могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном для корреспонденции порядке. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Прием факсимильных сообщений от участников РМСЭД не осуществляется. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

7.1.6. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Правительства автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства. Именных служебных ящиков электронной почты Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа – делопроизводителями. (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Документы, поступившие в электронном виде, могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном настоящей Инструкцией порядке с приложением, при возможности и необходимости, исходных электронных материалов. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения.

7.1.7. Приём и регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем, устных обращений граждан, адресованных на имя Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа а также карточек личного приёма, осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с обращениями граждан. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и автономного округа о работе с обращениями граждан.

В случае получения делопроизводителем секретариата обращения непосредственно от гражданина оно направляется в уполномоченное структурное подразделение аппарата Губернатора автономного округа, ответственное за работу с обращениями граждан.

Личные обращения, заявления сотрудников к представителю нанимателя обращениями граждан не являются. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

7.1.8. При предварительном рассмотрении документов осуществляется определение места и необходимости регистрации и индекс отнесённого дела по номенклатуре дел, возможность направления по подведомственности в соответствии с распределением обязанностей, необходимость осуществления контроля исполнения рассматриваемого документа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

7.2. Регистрация поступающих документов

7.2.1. Поступившая корреспонденция, подлежащая регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируется в базе данных СЭДД «Входящие документы» (ВхД) в день обработки.

Письма, поступившие от участников РМСЭД электронного образа документа и полного комплекта приложений (при наличии) в электронном виде, регистрируются, переносятся на бумажный носитель и поступают в обработку в день поступления. Проверка поступления таких документов осуществляется не реже одного раза в день. В случае последующего поступления оригинала производится замена на подлинник документа. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П) (с изм. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

7.2.2. Поступившие без сопроводительных писем правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации регистрируются в базе данных СЭДД «Организационно-распорядительные документы» (ОРД) с указанием вида правового акта и сохранением его исходного номера.

7.2.3. РКК СЭДД включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.

7.2.4. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД и включает в себя (слева направо) индекс дела утверждённой номенклатуры дел места регистрации, разделительный символ «/», порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.

Регистрационный номер поступивших ответов на ранее направленные запросы формируется на основании регистрационного номера исходного запроса с добавлением через разделительный символ «.» порядкового номера документа по его исполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса. Аналогичным способом регистрируются повторные, дублирующие документы.

7.2.5. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления штампа в указанном месте, он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.

Дополнительно к штампу на документ может быть нанесён штрих-код, содержащий указанные реквизиты.

Документы, не отнесённые к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронной копии в состав реквизитов РКК СЭДД.

7.3. Порядок рассмотрения и доведения документов до исполнителей

7.3.1. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Губернатору автономного округа, первым заместителям и заместителям Губернатора автономного округа в соответствии с утверждённым распределением обязанностей с учётом вида, автора и содержания документа.

7.3.2. Повторные запросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса направляются автору/исполнителю последнего. Документы по исполнению резолюций Губернатора автономного округа за подписью указанных в резолюции ответственных исполнителей направляются головному исполнителю по данному документу вне зависимости от первоначального адресования.

7.3.3. Копии документов с указанием обязательности исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены потенциальным исполнителям до получения резолюции уполномоченного должностного лица.

7.3.4. Документы за подписью Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Счётной палаты Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, глав субъектов Российской Федерации и Председателя Счётной палаты автономного округа, направляемые на рассмотрение в период отсутствия Губернатора автономного округа должностному лицу, исполняющему его обязанности, в обязательном порядке доводятся до сведения Губернатора автономного округа.

7.3.5. Оригиналы документов передаются на рассмотрение и принимаются после рассмотрения через делопроизводителей под роспись в журнале не реже двух раз в день (до обеденного перерыва и после), а в случае документов срочного исполнения – незамедлительно. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Доставка и получение документов Губернатора автономного округа в секретариате Губернатора автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства.

7.3.6. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более трёх рабочих дней. Делопроизводители обязаны принять меры по обеспечению сроков рассмотрения, определению состава исполнителей и порядка исполнения документа.

7.3.7. В случае ошибочного направления, отсутствия у исполнителя требуемых полномочий, планируемого или внепланового длительного отсутствия самого исполнителя или по иным другим причинам, делающим исполнение данного документа в указанные сроки данным исполнителем невозможным, документ должен быть возвращён в срок, не превышающий 24 часов с момента получения, с приведением соответствующей аргументации.

7.3.8. Проект резолюции должностного лица подготавливается делопроизводителями с использованием СЭДД и оформляется на унифицированных бланках резолюций Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа.

После подписания резолюции осуществляется внесение в РКК СЭДД её актуальных статуса, текста, реквизитов и электронной копии.

Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним. Возможно дополнительное направление копии резолюции должностного лица на бумажном носителе.

В случае указания исполнителей, не входящих в систему исполнительных органов государственной власти или не являющихся участниками СЭДД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.

7.3.9. Подлинник документа, за исключением документов журнальной формы регистрации, и оригинал резолюции в обязательном порядке возвращаются по месту регистрации, где и осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.

7.4. Организация работы с отправляемыми документами

7.4.1. Подготовка проектов служебных писем Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа осуществляется специалистами соответствующих секретариатов, возглавляемых или контролируемых исполнительных органов государственной власти автономного округа или возглавляемых коллегиальных органов автономного округа.

7.4.2. Отправляемые письма за подписью Губернатора автономного округа или должностного лица, временно исполняющего обязанности Губернатора автономного округа, ответы на письма, поступившие на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа, после проведения лингвистической, стилистической проверок и возможной корректировки текста в централизованном порядке оформляются на продольных бланках с воспроизведением герба автономного округа специалистами службы делопроизводства.

Инициативные письма за подписью первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа подготавливаются и оформляются на бланках делопроизводителями. (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Отправляемые письма заместителя Губернатора автономного округа как руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа оформляются на бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Письма за подписью члена Правительства автономного округа как руководителя коллегиального органа автономного округа, учреждённого нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа, в случае отсутствия бланка коллегиального органа оформляются на продольных бланках писем Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа. Наименование должности в этом случае заменяется или дополняется наименованием должности руководителя коллегиального органа. (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Подготовка и регистрация документов коллегиального органа возлагается на секретаря или исполнительный орган государственной власти автономного округа, определенный в утвержденном положении о коллегиальном органе ответственным за его документационное обеспечение, который также осуществляет и контроль за исполнением документов коллегиального органа, если в них не указано иное. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

7.4.3. Автор (исполнитель) представляет проект письма в электронном виде и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц и указанием их фамилий и инициалов. К проектам ответов за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей или заместителей Губернатора автономного округа дополнительно прилагается копия исходного запроса.

При направлении письма в несколько адресов автором (исполнителем) прилагается заверенный лист рассылки, а также перечень адресатов в электронном виде по форме приложения № 28 к настоящей Инструкции.

7.4.4. Набор текста с рукописных материалов и под диктовку не производится.

7.4.5. При наличии фактографических, значительного количества орфографических и грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление на бланк не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю.

7.4.6. Очерёдность оформления определяется иерархией Правительства автономного округа и хронологическим порядком поступления.

Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки («Срочно», «Весьма срочно»), а также со сроками исполнения до трёх рабочих дней обрабатываются незамедлительно.

7.4.7. Оформленные документы направляются на подписание Губернатором автономного округа специалистами службы делопроизводства, на подписание первыми заместителями и заместителями Губернатора автономного округа – возвращаются исполнителю для самостоятельной организации подписания.

7.5. Регистрация отправляемых документов

7.5.1. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма. Наличие второго экземпляра с визами согласования проекта и полного в т.ч. и в электронном виде в РКК проекта документа, в случае их указания, являются обязательными. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

Второй экземпляр письма с оригиналом подписи и визами согласования и, при наличии копии, приложений, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Правительства автономного округа.

7.5.2. Место регистрации определяется наименованием должности должностного лица, подписавшего документ или наименованием должности, временно, на период отсутствия, замещаемой данным должностным лицом.

7.5.3. Регистрация отправляемых документов вне зависимости от вида и способа доставки, в т.ч. в форме электронных документов, направляемых средствами электронной почты, осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в базе «Исходящие документы» (ИсхД) СЭДД только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронные вариант письма и, при наличии, приложений к нему. Определение индекса по номенклатуре дел места регистрации осуществляется делопроизводителем. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

7.5.4. Регистрационный номер инициативных писем формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утверждённым порядком и включает в себя (слева направо) индекс дела утверждённой номенклатуры дел места регистрации, разделительный символ «/», порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.

Регистрационный номер ответов на ранее поступившие запросы формируется на основании входящего номера исходного запроса с добавлением через разделительный символ «.» порядкового номера документа по его исполнению. На бланке письма в этом случае реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа» подлежит обязательному заполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса.

7.5.5. После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа». На втором экземпляре заполнение указанных реквизитов осуществляется в соответствующих местах проставленного регистрационного штампа.

Электронная копия полностью заполненного документа, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РКК СЭДД.

7.6. Отправка документов

7.6.1. Документы, прошедшие регистрацию, направляются на отправку или возвращаются исполнителю для её самостоятельной организации. В последнем случае на обратной стороне последнего листа второго экземпляра документа (без приложений) исполнитель ставит собственноручную подпись с указанием фамилии и инициалов, даты.

7.6.2. Отправка документов за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа осуществляется специалистами службы делопроизводства.

Отправка документов за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа, временно исполняющих обязанности заместителей Губернатора автономного округа, осуществляется ответственными делопроизводителями органа.

7.6.3. Документы для отправки передаются полностью оформленными и готовыми к отправке с указанием почтового адреса и получателя на конверте, за исключением корреспонденции, направляемой в адреса Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счётной палаты Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, Законодательного Собрания автономного округа, органов местного самоуправления в автономном округе и представительств автономного округа за его пределами.

Неправильно законвертованные документы и оформленные конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

7.6.4. Документы, отправляемые средствами почтовой связи, подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки. (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

7.6.5. На заказную корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах, один из которых возвращается в службу делопроизводства  с распиской работника почтового отделения связи, обеспечивающего отправку корреспонденции (документов). (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

7.6.6. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».

7.6.7. Документы, подписанные Губернатором автономного округа, первым заместителем или заместителем Губернатора автономного округа, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счётную палату Российской Федерации, аппарат Полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, руководителям федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации отправляются фельдъегерской связью. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

7.6.8. Отправка копий документов средствами факсимильной связи или по электронной почте осуществляется исполнителями самостоятельно.

7.7. Регистрация и прохождение внутренних документов

7.7.1. Документы, направляемые членами Правительства автономного округа членам Правительства автономного округа и/или в исполнительные органы государственной власти автономного округа и получаемые от них, являются внутренней перепиской, регистрируются с использованием СЭДД в базе данных «Внутренние документы» (ВнД) и направляются адресату делопроизводителями. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П) (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

7.7.2. При получении внутреннего документа его повторная регистрация не осуществляется. Регистрационный штамп может не ставиться или содержать дату (и время) получения документа, а также подпись лица, его принявшего.

7.7.3. Внутренние документы, за исключением направляемых на имя Губернатора автономного округа, оформляются на бланках, изготавливаемых с использованием компьютерной, в т.ч. средствами СЭДД, или копировальной техники в монохромном исполнении.

Внутренние документы, направляемые адресатам в пределах утверждённой структуры исполнительного органа государственной власти, а также в иные исполнительные органы государственной власти по вопросам текущего характера, являются служебными записками и могут не оформляться на бумажный носитель.

Приложения ко всем внутренним документам, за исключением направляемых на имя Губернатора автономного округа или являющихся сопроводительными письмами к направляемым на согласование или экспертизу проектам правовых актов, договоров (соглашений) или доверенностей, направляются только средствами СЭДД в электронном виде. (пункт в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

7.8. Копирование и тиражирование документов

7.8.1. Выполнение копировально-множительных работ в Правительстве автономного округа осуществляется службой делопроизводства и делопроизводителями посредством печатной, копировально-множительной техники, имеющейся в их пользовании. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

7.8.2. Тиражирование служебных документов, непосредственно связанных с обеспечением деятельности Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, осуществляется службой делопроизводства.

Копирование документов, объёмом до пяти страниц и в количестве до десяти экземпляров, а также копирование для текущих, оперативных нужд членов Правительства осуществляется делопроизводителями. (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

7.8.3. В первоочередном порядке тиражированию подлежат правовые акты Российской Федерации и автономного округа, материалы к заседаниям Правительства автономного округа.

7.8.4. Оригиналы документов, направляемых для тиражирования, представляются чётко напечатанными в несброшюрованном, раскреплённом виде, на оборотной стороне каждого листа при необходимости карандашом проставляются номера страниц.

7.8.5. Грязные, надорванные материалы, газетные и журнальные статьи, а также документы, оформленные на листах бумаги формата более А3, для тиражирования не принимаются.

7.8.6. Тиражирование бланков с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте, используемых в Правительстве автономного округа, запрещается. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

7.9. Порядок обработки и учёта иностранной корреспонденции

7.9.1. Поступившие документы на иностранных языках направляются для перевода в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и внешнеэкономические связи, после чего проходят первичную обработку. При регистрации данного документа в РКК делается отметка о языке оригинала. Заверенный текст перевода прикрепляется к оригиналу.

7.9.2. Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, в том числе и на иностранном языке, должны подготавливаться/согласовываться с руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа, ответственного за международные и внешнеэкономические связи.

Указание дат в проектах таких писем производится строго в словесно-цифровой форме.

7.9.3. Оформление оригинала на иностранном языке и второго экземпляра на русском языке осуществляется в соответствии с международными правилами оформления деловой переписки. В остальном, порядок подготовки, направления на подписание, регистрации и отправления осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

7.10. Порядок рассмотрения представлений прокурора автономного округа и подготовки мотивированного ответа

(подраздел в ред. от 27.01.2014 № 38-П)

7.10.1. Представление прокурора автономного округа (далее –представление), поступившее на имя Губернатора автономного округа, подлежит безотлагательному рассмотрению. Конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих, должны быть приняты в течение месяца со дня внесения представления.

7.10.2. Поступившее в адрес Губернатора автономного округа представление подлежит обязательной регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и незамедлительной передаче его на рассмотрение Губернатора автономного округа или лица, временно исполняющего обязанности Губернатора автономного округа.

7.10.3. После рассмотрения представления Губернатором автономного округа или лицом, временно исполняющим обязанности Губернатора автономного округа в соответствии с его поручением (резолюцией) представление в течение 1 рабочего дня направляется первому заместителю Губернатора автономного округа, заместителю Губернатора автономного округа, к сфере ведения которого отнесены вопросы, затрагиваемые в представлении (далее – ответственный заместитель Губернатора автономного округа), для рассмотрения по существу и подготовки проекта мотивированного ответа.

В целях обеспечения контроля за своевременностью подготовки мотивированного ответа, соблюдения установленных законодательством Российской Федерации сроков рассмотрения представления и принятия соответствующих мер копия представления направляется заместителю Губернатора автономного округа, руководителю аппарата Губернатора автономного округа.

7.10.4. Ответственный заместитель Губернатора автономного округа, получивший на рассмотрение представление, организует работу по проведению анализа обоснованности внесенного представления и несет ответственность за полное и своевременное рассмотрение представления, подготовку на него проекта мотивированного ответа за подписью Губернатора автономного округа или лица, временно исполняющего обязанности Губернатора автономного округа (с приложением копии распоряжения Губернатора автономного округа), и направление его прокурору автономного округа.

7.10.5. При необходимости ответственный заместитель Губернатора автономного округа принимает решение о рассмотрении представления коллегиально, по результатам которого составляется заключение и мотивированный ответ.

7.10.6. Аппарат Губернатора автономного округа осуществляет контроль за своевременным рассмотрением представлений, направлением мотивированного ответа прокурору автономного округа, для чего ответственный заместитель Губернатора автономного округа сообщает о принятых мерах в аппарат Губернатора автономного округа, прилагает копию мотивированного ответа с отметкой о получении и документов, подтверждающих устранение нарушений закона.

В случае рассмотрения представления коллегиально дополнительно направляется копия заключения.

7.10.7. Представление, заключение могут быть обжалованы в соответствии с действующим законодательством.

VIII. Документальный фонд Правительства автономного округа

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Основой формирования документального фонда Правительства автономного округа является номенклатура дел Правительства автономного округа.

8.1.2. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность Правительства автономного округа и порядок её документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Правительства автономного округа.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с отметкой конфиденциальности и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел Правительства автономного округа являются наименования должностей членов Правительства автономного округа, координационных, совещательных и иных органов, образуемых Правительством автономного округа.

8.1.4. Сводная номенклатура дел Правительства автономного округа разрабатывается аппаратом Губернатора автономного округа на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел членов Правительства автономного округа, подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела (далее – ЭПК) и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

Индивидуальная номенклатура дел члена Правительства автономного округа разрабатывается делопроизводителями секретариата на основании Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти автономного округа – участника СЭДД в строгом соответствии с порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа – участника системы электронного документооборота и делопроизводства, утверждённых постановлением Администрации автономного округа от 31 января 2008 года № 26-А «О единых принципах регистрации и учёта документов». (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Номенклатуры дел члена Правительства автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, в сводную номенклатуру дел Правительства автономного округа не включаются, а учитываются при составлении и включаются в состав номенклатуры дел данного исполнительного органа государственной власти автономного округа. (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

8.1.5. Согласование с ЭПК уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела номенклатуры дел проводится не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений в Правительстве автономного округа.

В случае изменения состава Правительства автономного округа в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся исправления. В случае реструктуризации Правительства автономного округа, изменения его функций, полномочий и других изменений, повлекших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.

8.1.6. Сводная номенклатура дел Правительства автономного округа в конце каждого года уточняется на основании предложений ответственных делопроизводителей, подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

После утверждения номенклатуры дел Правительства автономного округа служба делопроизводства оформляет и направляет выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Правительства автономного округа делопроизводителям секретариатов и руководителям основных структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа, осуществляющим функции делопроизводства по отдельным видам документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, для использования в работе. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

8.1.7. Сводная номенклатура дел готовится в количестве четырех экземпляров:

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дела.

Второй используется в службе делопроизводства в качестве рабочего экземпляра.

Третий применяется в архиве Правительства автономного округа.

Четвёртый – в уполномоченном исполнительном органе государственной власти автономного округа в области архивного дела.

8.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение № 29 к настоящей Инструкции). (с изм. от 26.09.2011 № 679-П)

8.1.8.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения должностей членов Правительства и порядкового номера заголовка и при необходимости подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

12-05,

где 12 – обозначение раздела,

05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется.

8.1.8.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращённых слов и сокращённых наименований органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) – номинальный признак, является обязательным;

- наименование автора документа – авторский признак, является необязательным;

- наименование адресата документа – корреспондентский признак, является необязательным;

- краткое содержание документов дела – предметно-вопросный признак, является необязательным;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, – географический признак, является необязательным;

- дата (период), к которой относятся документы дела, – хронологический признак, является необязательным.

Как минимум один из необязательных признаков должен присутствовать в наименовании заголовка дела и располагаться после номинального признака. Возможна комбинация из произвольного числа необязательных признаков в указанной последовательности. Изменение порядка расположения необязательных реквизитов допускается только для обеспечения логической последовательности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (аналитические записки, информации) исполнительных органов государственной власти автономного округа, представленные для сведения.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с исполнительными органами государственной власти автономного округа по основным вопросам деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении сотрудников, присвоении почётных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним, например:

Переписка с Законодательным Собранием автономного округа по основным вопросам деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления муниципальных образований в автономном округе по основным вопросам деятельности.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населённого пункта), её(его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с органами власти Тюменской области по основным вопросам деятельности.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), на(за) который составлены планы (отчёты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Квартальные отчёты о работе...

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещённого в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.1.8.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

8.1.8.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК срок хранения.

8.1.8.5. В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, об основных структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа, ответственных за формирование дел, и др. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

8.1.9. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведённых дел (томов).

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Формирование дел в Правительстве автономного округа и их текущее хранение осуществляется по месту регистрации.

Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется специалистами службы делопроизводства.

8.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие правила:

- в дела помещаются только исполненные, правильно и полностью оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);

- приложения помещают вместе с основными документами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);

- по объёму дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объёма заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», Т. 2» и т.д.

8.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

8.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

8.2.6. Уставы, положения, инструкции, утверждённые нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

8.2.7. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

8.2.8. Все документы отчётного и информационного характера по исполнению нормативных правовых актов Российской Федерации или автономного округа, находящиеся на контроле, подшиваются в заведённое на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчётные документы подшиваются в дело переписки постоянного хранения за текущий год.

8.2.9. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

8.2.10. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы коллегий, комиссий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

8.2.11. Плановые и отчётные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

8.2.12. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

8.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению группируются отдельно.

8.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твёрдые обложки или папки-регистраторы.

8.2.15. Ответственные делопроизводители несут ответственность за качество формирования дел в Правительстве автономного округа и отвечают за сохранность документов и дел. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

8.2.16. Дела размещают в служебных кабинетах или специально отведённых для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учёта и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

8.2.17. Дела документального фонда Правительства автономного округа, находящиеся на текущем хранении, подлежат учёту. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя, при реорганизации Правительства автономного округа или ликвидации должности члена Правительства автономного округа.

Проверка наличия проводится путём сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путём их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, информация о результатах которого доводится до заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа с определением степени дисциплинарной ответственности лица, виновного в утрате.

8.2.18. Представление подлинников документов на ознакомление или во временное пользование членам Правительства автономного округа или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа производится на основании мотивированного письменного запроса за подписью члена Правительства автономного округа или руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа.

Выданный документ замещается в деле его заверенной копией и картой-заместителем, утверждённой руководителем службы делопроизводства. В последней указывается дата выдачи, полное наименование должности, инициалы и фамилия, собственноручная подпись лица, получившего документ во временное (до одного месяца) пользование.

8.2.19. Выдача дел во временное пользование членам Правительства автономного округа или руководителям исполнительных органов государственной власти автономного округа производится на основании их обоснованных письменных запросов на имя заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа и производится по актам передачи, подписанных автором запроса и руководителем службы делопроизводства, согласованных с членом Правительства автономного округа и руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, по документам которого осуществляется формирование затребованного дела, и утверждаемых заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приёме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

8.2.20. Копии или выписки из документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа предоставляются в соответствии с постановлением Правительства автономного округа от 05 апреля 2011 года № 170-П «Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги «Предоставление пользователям информацией по их запросу информации о деятельности государственного органа Ямало-Ненецкого автономного округа». (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.3.1. Организация архивного хранения документов

8.3.1.1. Документы Правительства автономного округа являются государственной собственностью автономного округа, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив автономного округа.

8.3.1.2. Для хранения указанных документов и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учёта, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение аппарат Губернатора автономного округа организует формирование архива Правительства автономного округа.

В архив Правительства автономного округа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 2 года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Правительства автономного округа, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Передача дел в архив Правительства автономного округа осуществляется ежегодно в порядке и в сроки, определяемые приказом аппарата Губернатора автономного округа. (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Ответственность за качественную подготовку и своевременную передачу дел в архив возложена на ответственных делопроизводителей. (абзац в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

8.3.1.3. При подготовке к передаче в архив Правительства автономного округа дел постоянного и временного сроков хранения документы в них должны располагаться сверху вниз, т.е. документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года – первым в деле.  При этом все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

В период подготовки дел к передаче в архив Правительства автономного округа специалистом службы делопроизводства, принимающим архивные дела, совместно с ответственным делопроизводителем предварительно проверяется качество их формирования, оформления, соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, заведённых в соответствии с номенклатурой дел Правительства автономного округа.

При обнаружении в делах неисправимых повреждений документов составляется акт. Дела, оформленные с нарушением установленных требований, на архивное хранение не принимаются. Дела и документы возвращаются для устранения ответственным делопроизводителем в 10-дневный срок всех выявленных при проверке недостатков в формировании и оформлении дел. В исключительных случаях утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

8.3.1.4. Приём каждого дела производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приёма-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив Правительства автономного округа, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Правительства автономного округа передаются регистрационные картотеки на документы и (или) базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, конвертированные (преобразованные) в структурированный вид текстового формата. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Правительства автономного округа (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несёт подразделение, передающее документы).

Если при передаче дел обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих документов. Причины их отсутствия отражаются в прилагаемой к акту приема-передачи справке ответственного делопроизводителя. (абзац в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

8.3.1.5. В случае ликвидации соответствующего секретариата или основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа ответственный делопроизводитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы Правительства автономного округа в дела, оформляет дела и передаёт их в архив Правительства автономного округа независимо от сроков хранения на основании акта приёма-передачи.

При реорганизации, сопровождающейся передачей полномочий, все имеющиеся документы и дела передаются по акту руководителю или ответственному делопроизводителю структуры, принимающей полномочия, с участием представителя службы делопроизводства. Акт приёма-передачи подписывается руководителем службы делопроизводства и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

8.3.1.6. Дела постоянного хранения через 10 лет передаются на постоянное хранение в государственный архив автономного округа в соответствии с Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года № 105-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе».

Дела по личному составу находятся в архиве Правительства автономного округа в течение 75 лет.

8.3.1.7. Подготовка документов и дел к передаче в архив Правительства автономного округа и на уничтожение предусматривает проведение ответственными делопроизводителями комплекса работ, включая: (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел и подготовку к передаче в архив Правительства автономного округа;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.3.2. Экспертиза ценности документов

8.3.2.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов Правительства автономного округа проводится:

в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

8.3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив Правительства автономного округа образовывается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация её работы определяется Положением, утверждённым постановлением Правительства автономного округа от 09 декабря 2010 года № 445-П «Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа». (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Состав ЭК утверждается приказом аппарата Губернатора автономного округа.

8.3.2.3. ЭК является совещательным органом, её решения утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

8.3.2.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в соответствующих секретариатах и структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа непосредственно ответственными делопроизводителями совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства.

8.3.2.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства автономного округа; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. (абзац в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

8.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства автономного округа. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без полистного просмотра самих документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, документы, подлежащие возврату, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

8.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра у ответственного делопроизводителя. Подготовленные ответственными делопроизводителями описи служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства автономного округа. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

8.3.3. Оформление дел и подготовка к передаче на архивное хранение

8.3.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы делопроизводства и ответственными делопроизводителями, в обязанность которых входит заведение и формирование дел. (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

8.3.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 30); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплёт дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.3.3.3. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме(приложение № 31). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нём можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке (титульном листе) дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти (фондообразователя) или должности должностного лица автономного округа; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа или должности должностного лица указывается полностью: «Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа». В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- номер дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Правительства автономного округа;

- заголовок дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.);

- дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчёты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

8.3.3.4. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приёме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

8.3.3.5. Количество пронумерованных в деле листов проставляется в листе- заверителе дела.

8.3.3.6. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

8.3.3.7. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы утверждённых сводных описей (до этого он проставляется карандашом).

8.3.3.8. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

8.3.3.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формат A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в государственный архив автономного округа допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.3.3.10. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

8.3.3.11. Для учёта документов определённых категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 32).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объёмные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учёта и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной настоящей Инструкцией форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной настоящей Инструкцией форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

8.3.3.12. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твёрдую обложку из картона или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплёта) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплёту) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается, и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном настоящей Инструкцией порядке.

8.3.3.13. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твёрдого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

8.3.3.14. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощённой схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

8.3.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

8.3.4.1. В аппарате Губернатора автономного округа описи на дела Правительства автономного округа постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела. По этим описям документы сдаются в архив государственный автономного округа.

8.3.4.2. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются по форме приложения № 33 к настоящей Инструкции отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа, который вёл дела и закончил их делопроизводством. В случаях, когда исполнительный орган государственной власти автономного округа в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

8.3.4.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются.

8.3.4.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

8.3.4.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьёй заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

8.3.4.6. Опись дел Правительства автономного округа подписывается руководителем службы делопроизводства и составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

8.3.4.7. Опись дел постоянного хранения составляется в четырёх экземплярах, три из которых передаются в уполномоченный исполнительный орган государственной власти автономного округа в области архивного дела, четвёртый остаётся в качестве контрольного экземпляра.

Опись дел по личному составу составляется в трёх экземплярах, два из которых передаются в уполномоченный исполнительный орган государственной власти автономного округа в области архивного дела, третий остаётся в качестве контрольного экземпляра.

8.3.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.3.5.1. По результатом отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение № 34).

Дела включаются в акт, если срок их хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 году дела с трёхлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2012 года).

8.3.5.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на все дела (при этом дела по каждому разделу номенклатуры дел составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесённых к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

8.3.5.3. Ответственным делопроизводителям запрещается самостоятельно уничтожать дела и документы по истечении срока хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение) в службу делопроизводства. Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляется под контролем сотрудника службы делопроизводства, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

8.3.5.4. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно всегда быть санкционированным;

- документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются в период установленных периодов хранения по истечении сроков указанных судебных разбирательств и расследований;

- уничтожение документов должно проводиться  в порядке, обеспечивающем конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

IX. Особенности работы с электронными документами

9.1. Основные принципы работы с электронными документами

9.1.1. В Правительстве автономного округа  создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДД. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

9.1.2. Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке.

9.1.3. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведённых им действий.

9.1.4. Приём и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или ответственными делопроизводителями. (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

9.1.5. При получении электронных документов ответственный делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, при наличии электронной подписи осуществляется проверка её подлинности. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

9.1.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9.1.7. Единицей учёта электронного документа является электронный документ (РКК), зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении.

Обязательным является заполнение полей РКК в соответствии с перечнем приложения № 35 к настоящей Инструкции. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

9.1.8. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю даётся письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

9.1.9. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел. и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

9.1.10. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведётся в электронном виде.

9.1.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.1.12. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Правительства автономного округа, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются Правительством автономного округа с учётом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов.

9.1.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

9.1.14. Примерный перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов в формате исходных файлов, приведен в приложении № 35(1) к настоящей Инструкции. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

9.2. Сообщение электронной почты

9.2.1. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов и других материалов в электронном виде средствами электронной почты.

Отправка осуществляется с адресов электронной почты в адресном пространстве исполнительных органов государственной власти автономного округа (gov.yanao.ru).

Передача информации, отнесенной в соответствии с федеральным законодательством, законодательством автономного округа к информации ограниченного доступа, в том числе персональной, по публичным каналам связи запрещена.

(пункт в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

9.2.2. Письмо электронной почты имеет следующие обязательные реквизиты:

9.2.2.1. Адрес электронной почты.

Адресование письма электронной почты возможно только на адреса получателей, указанные ими на официальном бланке органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или должностного лица, сообщённых в официальной переписке или полученных отправителем из других официальных источников. Правильность написания адреса и, как следствие, адресность отправления возлагается на отправителя электронного сообщения.

По возможности получатель должен быть проинформирован о направлении в его адрес сообщения электронной почты, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

Не допускается указание в одном отправлении более пяти получателей, кроме случаев рассылки, имеющей постоянный характер или определённой правовыми актами автономного округа.

9.2.2.2. Тема письма.

Тема письма содержит краткую характеристику сообщения электронной почты, позволяющую получателю идентифицировать его содержание.

Не допускается написание темы на языке, отличном от государственного, кроме случаев направления сообщения корреспонденту другого государства.

9.2.2.3. Текст письма.

Текст письма оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки и положениями настоящей Инструкции.

В обязательном порядке указываются инициалы, фамилия и должность (полностью) отправителя, контактные номера телефонов, почтовый адрес исполнительного органа государственной власти автономного округа.

9.2.2.4. Приложение.

В случае необходимости к сообщению электронной почты могут быть добавлены (присоединены) электронные копии материалов, подготовленные в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

9.2.3. Сообщения электронной почты, направляемые во исполнение документов, поступивших на имя Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа или членов Правительства автономного округа, в случае невостребованности автором запроса направления информации на бумажном носителе подлежат регистрации в СЭДД по месту отправки. В этом случае направление информации осуществляется на адреса электронной почты указанные автором. В теме письма дополнительно указываются реквизиты (регистрационный номер и дата) исходного запроса и ответа на него. (в ред. от 12.05.2012 № 382-П) (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

9.3. Электронные копии документов

9.3.1. Под электронной копией понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, виза и т.д.).

9.3.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесённые по отдельным файлам разного формата.

Текст сохраняется в текстовых файлах формата RTF (проекты) или в защищённом от изменений виде (подписанные документы). (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата, совместимого с форматом электронных таблиц Microsoft Excel версии 5.

Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.

По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.

9.3.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (дискеты, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты или СЭДД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.

Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы «\», «/», «:», «*», «?», «<», «>», «|» и кавычки.

Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.

В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещён. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.

При значительных объёмах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов, как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.

9.3.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законами Российской Федерации и автономного округа по вопросам применения электронной цифровой подписи.

9.3.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определяться отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа.

X. Организация работы с документами Правительства автономного округа

10.1. Работа исполнителей с документами Правительства автономного округа

10.1.1. Организация работы с документами Правительства автономного округа осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между членами Правительства автономного округа, утверждёнными полномочиями исполнительных органов государственной власти автономного округа, а также на основании поручений и резолюций вышестоящего должностного лица.

10.1.2. Доведение документов, в том числе средствами СЭДД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

10.1.3. Поступившие на исполнение поручения и иные документы рассматриваются должностными лицами в следующем порядке:

- поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

- поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

- поручения, содержащие указание «срочно», и оперативные поручения рассматриваются в течение часа с момента их получения.

10.1.4. Член Правительства автономного округа, указанный в документе (поручении, резолюции) в единственном числе или указанный в поручении первым, или обозначенный словом «созыв» («ответственный»), является головным исполнителем документа (поручения, резолюции), организует работу по его исполнению и несёт персональную ответственность за исполнение.

В случае упоминания в документе (поручении, резолюции) нескольких исполнителей с различными указаниями по исполнению, головным исполнителем является лицо, подписавшее документ (поручение, резолюцию), или указанное особо.

В правовом акте головной исполнитель указывается в последнем пункте с формулировкой «Контроль … возложить на…».

10.1.5. Исполнители, не определённые в качестве головного исполнителя, являются соисполнителями.

10.1.6. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

- по правовым актам – путём внесения изменений в исходный правовой акт;

- по поручениям, зафиксированным документами Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа (протоколами, решениями, самостоятельными документами) – путём внесения изменений в исходный документ или на основании резолюции Губернатора автономного округа к нему;

- по документам, направленным на исполнение в соответствии с резолюцией должностного лица – на основании резолюции вышестоящего должностного лица, повторной резолюции этого же должностного лица или лица, исполняющего его обязанности.

Информация об указанных изменениях направляется как должностным лицам, ранее указанным в качестве исполнителей, так и вновь вменённым должностным лицам. РКК СЭДД документа приводится в актуальное состояние соответствующими ответственными делопроизводителями.

10.1.7. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя с проектами требуемых документов представляются должностному лицу, давшему поручение, заинтересованным должностным лицом в течение трёх дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно.

10.1.8. В случае, если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определённых поручением, данные должностные лица обеспечивают его исполнение в пределах компетенции. При этом головной исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трёх дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно.

10.1.9. Головной исполнитель определяет меры по исполнению документа (поручения, резолюции), утверждает, при необходимости, план мероприятий по его реализации и осуществляет общую координацию действий по исполнению.

Реализация мер по исполнению должна обеспечить исчерпывающее и своевременное исполнение документа (поручения, резолюции) в соответствии с его текстом и указаниями по его исполнению.

Разрабатываемый, при необходимости, план мероприятий должен предусматривать порядок текущего контроля, периодичность проверок, в том числе и с выездом на место, заслушивание информации о ходе выполнения, определять сроки и форму представления информации о выполнении документа.

10.1.10. Планы и мероприятия, проводимые соисполнителями по исполнению поручения, должны быть сообразованы с мероприятиями, проводимыми головным исполнителем. Сроки исполнения должны предшествовать срокам, установленным для головного исполнителя.

10.1.11. Головной исполнитель и соисполнители определяют непосредственных исполнителей из числа руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа, обладающих требуемыми полномочиями, правами и компетенцией. Сроки исполнения, установленные для исполнителей, должны предшествовать срокам, установленным для соисполнителя.

При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, для чего согласовывает предложения соисполнителей в рабочем порядке, используя для этого согласительные мероприятия.

10.1.12. Документы исполняются в установленные сроки.

Сроки исполнения:

- с пометкой «срочно» – в течение 3 дней с даты регистрации;

- с пометкой «оперативно» – в течение 10 дней с даты регистрации;

- с конкретной датой исполнения – до истечения установленной даты;

- с указанием периода исполнения (например, в течение месяца) – последний день истечения указанного периода, срок по которому начинает исчисляться: по правовым актам – с даты вступления их в законную силу, по иным документам – с даты их подписания (для внутренних) или регистрации (для поступивших).

Если срок исполнения в документе не указан, он подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания, а для поступивших – с даты регистрации (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Сроки исполнения документов исчисляются календарными днями. Срок, определенный календарной датой, истекает при наступлении указанной календарной даты (в день её наступления). (с изм. от 26.03.2013 № 179-П)

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Поручения (резолюции) по организации исполнения документов с установленными сроками должны содержать указания со сроками исполнения, предшествующим указанным в документе вышестоящего должностного лица. (пункт в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.1.13. В соответствии с федеральным законодательством и законодательством автономного округа в течение пятнадцати дней исполняются:

- парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации;

- запрос парламентской комиссии Федерального Собрания Российской Федерации или рабочей группы;

- запрос уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- запрос Законодательного Собрания автономного округа (направляется с соответствующим постановлением Законодательного Собрания автономного округа);

- запрос уполномоченного по правам ребёнка в автономном округе, если в самом запросе не установлен иной срок.

Ответ на парламентский запрос Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, запрос члена Совета Федерации Российской Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, общественной палаты автономного округа должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней.

10.1.14. Сроки и процедура рассмотрения актов прокурорского реагирования и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу устанавливаются в соответствии с Порядком рассмотрения протестов прокурора автономного округа и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по автономному округу на правовые акты автономного округа, утверждённым постановлением Правительства автономного округа от 06 июня 2011 года № 377‑П «О правотворческой деятельности и правовой работе исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа». (в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

10.1.15. В течение первой половины срока, отведённого на исполнение поручения, ответственные исполнители представляют соисполнителю, соисполнители – головному исполнителю, в установленные им сроки необходимые документы в письменном и электронном виде (проекты документов, справки, сведения и т.д.), а, при необходимости и востребованности, свои предложения по организации исполнения.

10.1.16. Непосредственные исполнители обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации, готовят, при необходимости, проекты законов автономного округа, правовых актов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, иных документов, а также проекты докладов о ходе и результатах исполнения контролируемых документов и резолюций.

Доклады об исполнении контролируемых документов содержат краткие сведения об исполнении документа, ссылку на него с указанием реквизитов документа, подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Информация о положении дел с исполнением документов, об изменении сроков и исполнителей, о дополнительных запросах и промежуточных ответах, об исполнении и снятии с контроля документов своевременно вводится в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК уполномоченными специалистами исполнительного органа государственной власти автономного округа или лицом, осуществляющим контроль за исполнением документа.

10.1.17. Соисполнители осуществляют свод или визирование информации, поступившей от непосредственных исполнителей, и в установленные сроки направляют её головному исполнителю. Документы, направленные соисполнителями непосредственно должностному лицу, давшему поручение, минуя головного исполнителя, в принудительном порядке, вне зависимости от первоначального адресования, направляются головному исполнителю.

10.1.18. Соисполнители и непосредственные исполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

10.1.19. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение трёх дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения сотрудников.

Объяснения, представляемые руководителем исполнительного органа государственной власти, визируются курирующим членом Правительства автономного округа.

10.2. Контроль за исполнением документов Правительства автономного округа

10.2.1. Контроль за исполнением документов Правительства автономного округа устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности должностных лиц Правительства автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа за безусловное и своевременное исполнение документов.

10.2.2. Централизованный контроль за исполнением документов Правительства автономного округа членами Правительства автономного округа, исполнительными органами государственной власти автономного округа и органами местного самоуправления в автономном округе осуществляет аппарат Губернатора автономного округа.

В секретариатах первых заместителей Губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа ответственность за своевременное исполнение документов, а также организацию и координацию работы в контролируемых и возглавляемых исполнительных органах государственной власти автономного округа осуществляют назначенные должностные лица из числа консультантов и помощников первых заместителей Губернатора автономного округа и заместителей Губернатора автономного округа. (в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

Организация исполнения документов в исполнительных органах государственной власти автономного округа возлагается на их руководителей. (в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.3. Основаниями для постановки на контроль документов являются содержащиеся в них предписания (за исключением предписаний с отлагательными условиями) Губернатору автономного округа, Правительству автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа либо их руководителям. (в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

Под предписаниями с отлагательными условиями понимаются предписания, необходимость исполнения которых возникает после совершения иных действий, определенных в соответствующем поручении, относительно которых неизвестно наступят они или нет. (в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указания необходимости и (или) сроки исполнения: (в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.3.1. указов и распоряжений Президента Российской Федерации, директив и поручений Президента Российской Федерации;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации;

- поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;

- поручений главного федерального инспектора в автономном округе; (пункт в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.3.2. постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

10.2.3.3. решений заседаний/совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, в том числе Правительства автономного округа и Президиума Правительства автономного округа, оформленных соответствующими протоколами;

10.2.3.4. поручений Губернатора автономного округа;

10.2.3.5. договоров (соглашений), заключаемых от имени Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа;

10.2.3.6. планов основных мероприятий Правительства автономного округа и исполнительных органов государственной власти автономного округа; (утр. силу. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.3.7. деловых (служебных) писем, поступивших на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа;

10.2.3.8. резолюций Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа, при направлении в соответствии с распределением обязанностей или на период временного исполнения полномочий Губернатора автономного округа, на служебную корреспонденцию, поступившую на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа;

10.2.3.9. обращений граждан, направленных на имя Губернатора автономного округа, первых заместителей или заместителей Губернатора автономного округа, а также в адрес Правительства автономного округа;

10.2.3.10. доверенностей, выдаваемых от имени Правительства автономного округа на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами;

10.2.3.11. других документов, целесообразность постановки на контроль которых, определяет Губернатор автономного округа или лицо, исполняющее его обязанности, и заместитель Губернатора автономного округа, руководитель аппарата Губернатора автономного округа.

10.2.4. Контроль за исполнением документов включает в себя постановку документов на контроль, заполнение соответствующих реквизитов в РКК СЭДД документа, своевременное направление документов, копий (выписок) исполнителям, проверку хода исполнения, учёт и обобщение результатов исполнения, информирование Губернатора автономного округа и заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа об исполнении документов, о результатах исполнения или о причинах неисполнения.

Поручения и указания Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора автономного округа от 08 апреля 2013 года № 39-ПГ. (в ред. от 16.05.2013 № 325-П)

10.2.5. Члены Правительства автономного округа осуществляют текущий контроль за исполнением документов на основании информации, представляемой специалистами соответствующего секретариата, возглавляемых или контролируемых исполнительных органов государственной власти автономного округа, отображения текущего состояния в специализированном модуле СЭДД «Контроль исполнения поручений руководителя».

Ответственность за качество, полноту и своевременность внесения в СЭДД информации о ходе исполнения возлагается на специалистов секретариата и исполнителей.

10.2.6. Аппарат Губернатора автономного округа при необходимости имеет право в любой момент запросить у головного исполнителя и (или) соисполнителей, исполнителей информацию о ходе исполнения документов.

В целях реализации функции опережающего контроля головному исполнителю и (или) соисполнителям, исполнителям не позднее чем за 10 дней до истечения срока исполнения документа направляется напоминание об истечении срока и необходимости своевременного отражения информации об исполнении в РКК СЭДД.

Напоминание формируется средствами СЭДД с внесением соответствующей записи в РКК документа.

Промежуточная информация размещается по документам, срок исполнения которых определен более шести месяцев. Промежуточная информация должна содержать предварительный отчет головного исполнителя и (или) соисполнителей, исполнителей о результатах и сроках исполнения поручений документов, в том числе информацию о предполагаемом продлении срока исполнения.

Головной исполнитель и (или) соисполнители, исполнители обязаны отражать промежуточную информацию по исполнению документов в РКК СЭДД до истечения первой половины установленного срока, но не реже одного раза в полугодие.

В случае непредставления в срок информации об исполнении запрос информации об исполнении и причинах несвоевременного представления информации об исполнении документа за подписью заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа направляется на имя курирующего в соответствии с распределением обязанностей члена Правительства автономного округа. (пункт в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.7. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению документов в установленный срок, головной исполнитель не позднее чем по истечении 2/3 установленного срока готовит ходатайство с обоснованными предложениями о продлении срока исполнения автору документа.

В ходатайстве о продлении срока исполнения документа должны быть указаны причины, препятствующие его своевременному исполнению, конкретные меры, принимаемые для обеспечения его исполнения, и предложения о продлении срока исполнения. (пункт в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.8. Продление срока исполнения документов осуществляется:

- по правовым актам – путем внесения изменений в исходный правовой акт;

- по иным документам, кроме указанных в пункте 10.1.13 настоящей Инструкции – на основании решения автора (органа либо уполномоченного должностного лица) соответствующего документа.

В случае положительного решения вопроса о продлении срока исполнения документов головной исполнитель и (или) соисполнитель, исполнитель обязаны проинформировать об этом аппарат Губернатора автономного округа в письменном виде в течение 1 рабочего дня с момента, когда он узнал или должен был узнать о принятии автором документа решения о продлении срока его исполнения.

По документам, сроки исполнения по которым не определены, аппарат Губернатора автономного округа продлевает срок исполнения документа на основании представленных мотивированных ходатайств головного исполнителя о продлении срока исполнения с указанием причин невозможности исполнения документа в месячный срок. (пункт в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.9. Проекты ответов на документы с контрольными сроками исполнения, за исключением документов, исполняемых в срочном или оперативном порядке, за подписью Губернатора автономного округа, первых заместителей и заместителей Губернатора автономного округа представляются на подпись не менее чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения.

Проект ответа представляется с визами головного исполнителя и соисполнителей, указанных в поручении, с приложением копии контролируемого документа-запроса.

10.2.10. Ответы на запросы, поступившие на имя Губернатора автономного округа, могут быть подписаны первым заместителем или заместителем Губернатора автономного округа, в адрес Правительства автономного округа –первым заместителем, заместителем Губернатора автономного округа или руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа. Подписание осуществляется в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утверждёнными полномочиями.

От имени Правительства автономного округа направляется единый ответ. Не допускается самостоятельное направление исполнителями несогласованных ответов. Документ в этом случае считается не исполненным.

Регистрация ответов на запросы, поступившие на имя Губернатора автономного округа или в адрес Правительства автономного округа и прошедшие регистрацию в службе делопроизводства, осуществляется службой делопроизводства, вне зависимости от должности должностного лица, подписавшего ответ и формы его направления (на бумажном носителе, средства электронной почты и т.д.). (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

10.2.11. Документы снимаются с контроля аппаратом Губернатора автономного округа, по представлению руководителя уполномоченного основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа, который осуществляет действия по обеспечению своевременного представления исполнителями отчётов о проделанной работе, обобщает поступающую информацию и ежеквартально информирует Губернатора автономного округа о состоянии исполнительской дисциплины в Правительстве автономного округа и в исполнительных органах государственной власти автономного округа.

10.2.12. Головной исполнитель и (или) соисполнитель, исполнитель обязаны отразить информацию об исполнении документа в полном объеме в день его исполнения в РКК СЭДД либо направить в аппарат Губернатора автономного округа копию письма об исполнении с приложением подтверждающих материалов. Документ считается исполненным и снимается с контроля аппаратом Губернатора автономного округа после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. (пункт в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.13. В случае неисполнения контрольного документа или его отдельных пунктов (положений) в определённые поручением сроки, в информации должны быть указаны причины неисполнения, предложения о продлении сроков исполнения и ответственности исполнителей, по вине которых документ не был исполнен в срок.

При неисполнении и отсутствии аргументированных объяснений причин неисполнения и принимаемых мер аппарат Губернатора автономного округа рассматривает вопрос о целесообразности проведения контрольной проверки хода выполнения данного контрольного документа.

Предложения об ответственности исполнителей за срыв исполнения контрольного документа выносятся на рассмотрение Правительства автономного округа. (в ред. от 27.08.2012 № 703-П)

10.2.14. Настоящий раздел не применяется к правоотношениям, регулируемым постановлением Губернатора автономного округа от 22 февраля 2012 года № 22-ПГ «О реализации отдельных полномочий аппаратом Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа. (в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

XI. Изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

(раздел в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

11.1. Изготовление печатей, штампов и бланков документов

11.1.1. Изготовление бланков документов с воспроизведением герба автономного округа осуществляется полиграфическими предприятиями или средствами оперативной полиграфии исполнительного органа государственной власти автономного округа, компьютерной или копировально-множительной техники в монохромном исполнении (далее – бланки типографского изготовления, одноцветные бланки, при совместном упоминании – бланки).

На одноцветных бланках запрещается воспроизведение изображения герба автономного округа в многоцветном варианте.

11.1.2. В целях учета бланков типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте производится их нумерация. Уникальный порядковый номер и при необходимости серия проставляются на оборотной стороне в верхнем левом углу. (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

11.1.3. Проекты эскизов бланков согласовываются в аппарате Губернатора автономного округа.

При изменении эскиза бланка осуществляется повторное его согласование. В этом случае нумерация первой партии бланков типографского изготовления начинается со следующего высшего разряда используемого порядкового номера.

В случае изменения отдельных контактных или учётных реквизитов исполнительного органа государственной власти автономного округа повторное согласование не требуется.

11.1.4. При направлении заявки на изготовление партии бланков типографского изготовления указываются наименование вида бланка, количество бланков и порядковый номер первого бланка в партии. К заявке прилагается эскиз или образец бланка. В последнем случае образец должен быть приведён в состояние, исключающее его использование по прямому назначению (диагональная надпись на лицевой стороне «Образец»).

При получении партии бланков типографского изготовления осуществляется проверка её соответствия заявке (количество, нумерация) и проверка бланков – на соответствие эскизу или образцу. В случае несоответствия всей партии осуществляется её возврат. Отдельные бракованные экземпляры отбираются на уничтожение. Ненумерованные бланки типографского изготовления повторно направляются на нумерацию (при пропуске порядкового номера) или уничтожаются на месте.

11.1.5. Эскизы печатей исполнительных органов с воспроизведением герба автономного округа (далее – печати) разрабатываются с использованием изображения герба автономного округа в одноцветном варианте.

11.1.6. Изготовление печатей осуществляют штемпельно-гравёрные мастерские, имеющие сертификаты добровольной системы сертификации «Полиграфсерт» или «ПечатьСерт».

11.1.7. Печати изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Допускается изготовление печатей диаметром не менее 20 мм и не более 25 мм для проставления оттиска на служебных удостоверениях.

Использование герба автономного округа на печатях и штампах иных форм и содержания не допускается.

11.1.8. Оттиски печатей проставляются в специальном журнале учёта печатей по форме согласно приложению № 36 к настоящей Инструкции, ведение которого осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.

11.2. Учёт печатей, штампов и бланков документов

11.2.1. Бланки типографского изготовления и печати подлежат обязательному учёту и хранению. Печати не могут передаваться иным юридическим или физическим лицам.

11.2.2. Лица, ответственные за использование и хранение бланков типографского изготовления и печатей, назначаются приказом исполнительного органа государственной власти автономного округа. Ознакомление назначенных ответственных должностных лиц с приказом осуществляется под личную подпись.

11.2.3. При уходе в ежегодный отпуск или увольнении лицо, ответственное за использование и хранение бланков типографского изготовления и печатей, передает их другому ответственному лицу, о чем делается соответствующая отметка в журнале учёта бланков или печатей. Печати передаются по акту приёма-передачи, утверждаемому руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа.

В случае отсутствия другого ответственного лица передача бланков типографского изготовления и печатей осуществляется руководителю исполнительного органа государственной власти автономного округа или его заместителю, которые передают их в дальнейшем вновь назначенному ответственному лицу.

11.2.4. Ответственными лицами ведутся журналы:

- учёта (движения, выдачи) бланков документов типографского изготовления (общей формы согласно приложению № 37 к настоящей Инструкции);

- учёта печатей (общей формы согласно приложению № 38 к настоящей Инструкции).

11.2.5. Возможно использование иных форм журналов, утверждаемых приказом исполнительного органа государственной власти автономного округа, а также ведение отдельных журналов учёта, движения и выдачи бланков типографского изготовления и печатей с воспроизведением герба автономного округа.

Листы журналов нумеруются, журналы прошиваются, скрепляются оттиском печати и заверяются ответственным лицом.

Журналы учёта (движения, выдачи) в обязательном порядке включаются в номенклатуру дел исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Журналы учёта и движения бланков типографского изготовления могут вестись в электронном виде с использованием офисного или специализированного программного обеспечения, в т.ч. функционального модуля СЭДД «Бланки строгой отчётности». (в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

11.2.6. В целях обеспечения деятельности руководителей и сотрудников исполнительных органов государственной власти автономного округа на выезде допускается передача ограниченных партий бланков писем типографского изготовления.

Передача осуществляется:

- личным порядком сотрудникам исполнительных органов государственной власти автономного округа, замещающим должности государственной гражданской службы не ниже начальника отдела, с внесением соответствующей записи в учётные формы;

- сопроводительным письмом за подписью руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа с приложением реестра с указанием вида и каждого номера направленных бланков, при этом в учетных формах указываются реквизиты сопроводительного письма, запись в журнале учёта (движения, выдачи) заверяется ответственным лицом.

После использования выданных бланков писем типографского изготовления или по окончании календарного года даты выдачи/направления лицо, их получившее, должно представить отчёт о расходовании бланков документов типографского изготовления по форме согласно приложению № 39 к настоящей Инструкции. В случае неиспользования или порчи бланков писем типографского изготовления осуществляется их возврат.

Запрещена передача бланков писем типографского изготовления лицу, ранее их получившему и не представившему отчёт о полном или частичном использовании предыдущей партии.

11.2.7. При смене руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа печати учитываются поштучно в описи или акте приёма-передачи имущества исполнительного органа государственной власти автономного округа.

11.3. Использование печатей, штампов и бланков документов

11.3.1. В деятельности исполнительных органов государственной власти автономного округа используются бланки конкретных видов документов, общие бланки, бланки писем и резолюций.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма, бланки резолюций – только для резолюций.

Губернатор автономного округа и Правительство автономного округа используют в своей деятельности специальные бланки для каждого вида документов.

В минимальный набор утверждённых бланков исполнительного органа государственной власти автономного округа в обязательном порядке входят: бланк письма, общий бланк или бланк правового акта.

Образцы эскизов и шаблонов бланков включаются в инструкцию по делопроизводству в исполнительном органе государственной власти автономного округа. (абзац с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

11.3.2. Руководители координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа и их основных структурных подразделений, а также должностные лица, исполняющие их обязанности, используют в своей деятельности бланки возглавляемого ими органа, основного структурного подразделения. Создание бланка должностного лица в данном случае не допускается.

11.3.3. Для документов, подготавливаемых исполнительным органом совместно с иными органами государственной власти, издаваемых на регулярной основе и имеющих постоянный состав соавторов, могут быть изготовлены соответствующие бланки.

11.3.4. Бланки должны использоваться строго по назначению.

На бланках типографского изготовления оформляются:

- правовые акты – на бланках соответствующего вида;

- доверенности, акты и иные документы, требующие оформления на бланках, но для которых не установлен специальный вид бланка, – на общих бланках;

- письма, направляемые адресатам вне системы исполнительных органов, – на бланках писем.

На одноцветных бланках оформляются письма, направляемые в исполнительные органы государственной власти автономного округа, органы местного самоуправления или их структурные подразделения, а также письма, направляемые в курируемые ими учреждения и организации.

11.3.5. При регистрации документов, оформленных на бланках типографского изготовления, в регистрационно-учётные формы (журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка СЭДД) вносятся сведения о виде и номере использованного бланка.

11.3.6. Печати используются для удостоверения документов, подписанных должностными лицами, которые обладают правом подписи таких документов.

Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа, а также на утверждённых унифицированных формах документов в местах для этого предназначенных (отметка «Место печати», «МП» или иные аналогичные отметки).

Оттиск печати с воспроизведением герба автономного округа следует проставлять с соблюдением ориентации относительного его изображения таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности должностного лица.

При проставлении оттиска печати используется штемпельная краска синего цвета, а для печатей, проставляемых на служебных удостоверениях, – красного.

11.4. Хранение печатей, штампов и бланков документов

11.4.1. Бланки типографского изготовления и печати должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц, в запираемых шкафах или сейфах.

11.4.2. Проверка наличия, порядка использования и условий хранения бланков типографского изготовления и печатей проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом исполнительного органа государственной власти автономного округа, либо постоянно действующей экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти автономного округа в случае наличия данных полномочий в положении о ней.

11.4.3. В случае обнаружения нарушений при работе с бланками типографского изготовления и печатями проводится служебная проверка, результаты которой оформляются актом, который доводится до сведения руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа, и могут служить основанием для привлечения виновных к дисциплинарной и иной предусмотренной законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа ответственности.

В случае утраты бланков типографского изготовления или печатей акт служебной проверки служит основанием для списания утраченных носителей. В последнем случае в средствах массовой информации автономного округа в срок до 5 рабочих дней публикуется объявление о признании недействительными утраченных бланков типографского изготовления и печатей.

11.5. Уничтожение печатей, штампов и бланков документов

11.5.1. Уничтожение бракованных, утративших своё значение или пришедших в негодность бланков типографского изготовления и печатей производится постоянно действующей экспертной комиссией в случае наличия данных полномочий в положении о ней (далее – комиссия) или комиссией, создаваемой приказом исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Бланки типографского изготовления, использованные для оформления документов ограниченного доступа и пришедшие в негодность, передаются на уничтожение только в части, содержащей сведения о виде бланка и его номере.

11.5.2. Уничтожение бланков типографского изготовления и печатей производится:

- мастичных печатей – путем их отделения от основания, разрезания не менее чем на четыре части и последующим сжиганием (измельчением);

- бланков типографского изготовления – путем измельчения (сжигания).

11.5.3. В случае реорганизации, ликвидации, изменения наименования исполнительного органа государственной власти автономного округа все бланки и печати подлежат уничтожению ликвидационной комиссией по акту в день внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности государственного органа.

11.5.4. При изменении отдельных реквизитов (адрес, ИНН, ОКПО и др.), отображаемых на бланках и печатях, уничтожению подлежат только бланки и печати, содержащие изменённые реквизиты.

11.5.5. Комиссия составляет акт об уничтожении бланков документов типографского изготовления согласно приложению № 40 к настоящей Инструкции и клише печати согласно приложению № 41 к настоящей Инструкции, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа или должностным лицом, исполняющим его обязанности. Акт подшивается в дело согласно утвержденной номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Оснастки штампов (печатей) списываются в порядке, установленном для осуществления материального учёта.

В журналах учёта делается отметка об уничтожении бланков типографского изготовления и печати с указанием реквизитов акта..

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по оформлению эскизов бланков документов исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и их должностных лиц

I. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют состав, расположение и принципы форматирования (размер используемого шрифта, его начертание и цвет) реквизитов эскизов и проектов эскизов бланков документов, в том числе с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – автономный округ) в различных вариантах (многоцветный и одноцветный), предназначенных для изготовления как средствами промышленной полиграфии в многоцветном или двуцветном исполнении, так и средствами копировально-множительной и компьютерной техники в двуцветном или монохромном исполнениях.

1.2. Целью настоящих Методических рекомендаций является:

- формирование единого стиля бланков документов исполнительных органов государственной власти автономного округа, координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, их должностных лиц и основных структурных подразделений как с воспроизведением герба автономного округа, так и без него;

- обеспечение выполнения установленных требований использования изображения герба автономного округа, оформления документов и бланков документов.

1.3. Настоящие Методические рекомендации подготовлены в соответствии с:

- Законом автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа»;

- постановлением Губернатора автономного округа 27 апреля 2011 года № 55-ПГ «Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа»;

- постановлением Правительства автономного округа от 14 октября 2010 года № 300-П «Об Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа»;

- ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 02 декабря 2009 года № 76;

а также сложившейся практикой подготовки эскизов бланков документов с воспроизведением герба автономного округа и технических возможностей средств их воспроизведения.

1.4. Бланки документов разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов. Для бланков писем должностных лиц при внутренней переписке в пределах системы исполнительных органов государственной власти автономного округа может быть использован угловой вариант расположения реквизитов.

1.5. Бланки документов изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А6 (105 x 148 мм) для резолюций.

Для бланков документов формата А4 устанавливаются следующие размеры полей:

25 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее (для бланков документов без воспроизведения герба автономного округа).

Расположение реквизитов угловых бланков писем осуществляется в зоне ограниченной границей левого поля бланка шириной 73±2 мм.

1.6. Бланки документов оформляются в типовой красно-синей цветовой гамме – оттенков цветов государственных флагов Российской Федерации и автономного округа.

В целях обеспечения контрастного отображения реквизитов бланков документов как при цветном, так и при монохромном воспроизведении используются следующие цветовые схемы в формате RGB (Red-Green-Blue (Красный-Зелёный-Синий)):

- RGB (0,0,255) – синий;

- RGB (255,0,0) – красный.

Электронные версии эскизов бланков документов должны быть оформлены в цветном изображении, вне зависимости от планируемого способа их воспроизведения.

1.7. Создание проектов эскизов осуществляется с использованием компьютерной техники. Проекты эскизов и эскизы бланков документов сохраняются в форматах текстовых (RTF, PDF или совместимых с текстовым редактором MS Word версии 2003 и ранее) или графических (JPG, BMP или TIFF) файлов в цветном изображении.

1.8. Для текстовых реквизитов бланков документов используют шрифт Times New Roman. Не допускается использовать иные начертания (курсив, подчёркивание и т.д.), кроме насыщенного.

II. Герб автономного округа

2.1. Изображение и размещение герба автономного округа на бланках документов должно соответствовать положениям Закона автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа».

2.2. Для изображения герба автономного округа в одноцветном варианте на бланках документов, изготавливаемых в цветном исполнении, используется синий цвет.

2.3. Изображение герба автономного округа высотой 17±2 мм размещается на расстоянии 3 – 4 мм от верхнего края листа и центруется относительно полей (без абзацного отступа) для продольных бланков документов или в пределах зоны размещения реквизитов – для угловых. Допускается только пропорциональное (с сохранением соотношения высоты и ширины) изменение размера изображения герба автономного округа.

При подготовке проектов эскизов бланков документов с воспроизведением герба автономного округа для изготовления средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники, в связи с техническими ограничениями используемых средств, расстояние до верхнего края листа может быть увеличено, но не более чем до 10 мм.

При подготовке заказа на типографское изготовление в техническом задании или непосредственно на проекте эскиза бланка указывается требуемое значение.

2.4. На совместных бланках документов органов государственной власти автономного округа изображение герба автономного округа не дублируется, при этом используется вариант изображения герба автономного округа наименьшего статуса.

На совместных бланках документов исполнительных органов государственной власти автономного округа и органов государственной власти Российской Федерации или иных субъектов Российской Федерации, а также муниципальных образований в автономном округе соответствующие гербы указанного размера располагаются над наименованиями соавторов документа и центруются относительно их.

III. Наименование автора документа

3.1. Наименование автора документа выводится шрифтом насыщенного начертания прописными символами синего цвета с выравниванием по центру в пределах полей (без абзацного отступа) без переносов, в т.ч. и составных слов, с одним межстрочным интервалом.

Все слова наименования набираются шрифтом одного размера, начертания, цвета и форматирования.

Наименование юридического лица – автора документа должно полностью соответствовать наименованию, указанному в утверждённом Положении о нём.

Эскизы продольных бланков документов

3.2. Рекомендованным размером в вертикальном направлении полного наименования (с учётом наименований вышестоящих органов и сокращенного наименования) является 20 мм. Не допускается его превышение более чем на 5 мм.

3.3. Формирование наименований исполнительных органов государственной власти автономного округа и должностей высших лиц автономного округа начинается с последней строки, набором в пределах полей документа (без абзацного отступа) слов «ЯМАЛО‑НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА» с использованием шрифта размером № 20:

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Предшествующие слова наименования набираются в вышестоящих строках с использованием шрифта того же размера, начертания и форматирования. Если полное наименование занимает не более трёх строк, то размер шрифта не изменяется:

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Департамент международных и внешнеэкономических связей

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Если при использовании шрифта исходного размера наименование превысило объём в три строки, то осуществляется последовательное уменьшение используемого размера шрифта:

Департамент по взаимодействию с федеральными органами государственной власти и мировой юстиции ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Служба по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

При этом рекомендуется при возможности сохранять логическую связь составных частей наименования.

3.4. Наименования координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, основных структурных подразделений и должностных лиц исполнительных органов государственной власти автономного округа не должны занимать более двух строк.

3.5. Над наименованием автора документа располагается наименование вышестоящего органа, набранного шрифтом меньшего размера насыщенного начертания. Разделение наименований осуществляется пропуском одной строки с параметрами форматирования предыдущего реквизита.

Над наименованием координационных, совещательных и иных органов, образованных Правительством автономного округа, размещается наименование вышестоящего органа: «Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа», набранное шрифтом размера № 14:

Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа

На бланках документов членов Правительства автономного округа наименование высшего исполнительного органа государственной власти автономного округа не указывается.

Над наименованием основных структурных подразделений и должностных лиц исполнительного органа государственной власти автономного округа указывают его наименование:

аппарат губернатора ямало-ненецкого автономного округа

управление документационного обеспечения

Служба по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ОТДЕЛ КАДРОВОГО‚ ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОГО И ПРАВОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

3.6. При разработке проектов эскизов бланков документов основных структурных подразделений исполнительного органа государственной власти автономного округа рекомендуется использовать пакетный принцип: единовременная разработка эскизов для всех основных структурных подразделений исполнительного органа государственной власти автономного округа с соблюдением единого формата написания вышестоящего органа.

Например, при разработке отдельного эскиза бланка основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа – управления документационного обеспечения представляется возможным использовать для написания наименования основного структурного подразделения шрифт размером № 17, для наименования вышестоящего органа – шрифт размером № 13:

аппарат губернатора ямало-ненецкого автономного округа

управление документационного обеспечения

Для написания наименования другого основного структурного подразделения аппарата Губернатора автономного округа – управления по обеспечению деятельности Правительства и Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа в целях соблюдения установленных настоящими Методическими рекомендациями ограничений возможно использование шрифта размером № 13, что определяет меньший (№ 12) размер шрифта для наименования вышестоящего органа:

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Управление по обеспечению деятельности правительства

и губернатора ямало-ненецкого автономного округа

Таким образом, в целях сохранения единообразия в бланках документов основных структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа для написания наименования вышестоящего органа используется шрифт размером № 12.

3.7. Сокращенное наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа приводят в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о нём. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного:

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЖИЛИЩНАЯ ИНСПЕКЦИЯ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

(Госжилинспекция янао)

3.8. В случае указания в наименовании должности должностного лица полного наименования вышестоящего органа или должностного лица допускается не указывать их наименование дополнительно:

первый заместитель руководителя аппарата губернатора ямало-ненецкого автономного округа

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ УПРАВЛЯЮЩЕГО ДЕЛАМИ ПРАВИТЕЛЬСТВА Ямало-Ненецкого автономного округа

Эскизы угловых бланков документов

3.9. Формирование наименований исполнительных органов государственной власти автономного округа и должностей высших лиц автономного округа начинается с последних строк, набором в зоны размещения реквизитов (без абзацного отступа) слов «ЯМАЛО‑НЕНЕЦКОГО» и «АВТОНОМНОГО ОКРУГА» с использованием шрифта размером № 15

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО

АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Предшествующие слова наименования набираются в вышестоящих строках с использованием шрифта того же размера, начертания и форматирования. Если полное наименование занимает не боле пяти строк, то размер шрифта не изменяется:

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО

АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Эскизы совместных бланков документов

3.10. Эскизы совместных бланков документов создаются на основе продольного варианта.

Наименования органов государственной власти, должностей должностных лиц одного уровня располагаются на одном уровне в алфавитном порядке. Наименование органов государственной власти Российской Федерации предшествуют наименованию исполнительного органа государственной власти автономного округа, а муниципальных образований в автономном округе следуют за ним.

Реквизиты соавторов, оформленные в соответствии с угловым вариантом, располагаются в зонах, определяемых количеством соавторов, с расстоянием по горизонтали не менее 10 мм между ними.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

IV. Графический разделитель

4.1. Графический разделитель используется только в бланках для писем и представляет собой горизонтальную сдвоенную линию красного цвета, разделяющую наименование автора документа от его реквизитов.

Толщина верхней линии и расстояние между линиями составляют 2 ± 0,5 мм, толщина нижней не превышает 0,5 мм.

4.2. Графический разделитель проводится в вертикальных пределах строки с форматированием предыдущего реквизита:

- для продольных бланков – в пределах полей бланка (без абзацного отступа):

- для угловых – в пределах зоны реквизита (без абзацного отступа):

V. Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа

5.1. Справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа указываются только на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера контактных телефонов и/или факсимильных аппаратов (с кодом населённого пункта), официального адреса электронной почты и адреса официального сайта и другие сведения по усмотрению исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Все справочные данные об исполнительном органе (должностном лице) государственной власти автономного округа оформляются с использованием шрифта синего цвета единого размера и начертания, центрируются относительно полей бланка (без абзацного отступа). Размер шрифта определяется наименьшим размером, использованным для написания составных частей.

5.2. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее – Правила оказания услуг почтовой связи), а именно:

- вид структуры населённого пункта (улица, проспект, микрорайон и т.д.) и его наименование;

- номер дома и корпуса (при наличии);

- наименование населённого пункта;

- субъект Российской Федерации (опускается при сокращенном варианте);

- почтовый индекс,

которые разделяются запятыми.

5.3. На бланках писем, используемых для переписки внутри системы исполнительных органов государственной власти автономного округа, можно использовать сокращенный набор справочных данных (почтовый адрес, номера контактных телефонов и факсимильных аппаратов).

Эскизы продольных бланков документов

5.4. Почтовый адрес выводится непосредственно под графическим разделителем синим цветом насыщенного начертания полностью в одной строке. Размер используемого шрифта определяется длиной выводимой строки.

Например:

проспект Молодёжи, 9, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008

или

ул. Республики, 72, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008

5.5. Контактные координаты полностью выводятся в нижележащей строке в следующем порядке:

5.5.1. номера телефонов, с разделяющим символом «-», с указанием в скобках кода междугородней связи населённого пункта с предшествованием слова «Телефон» (для единственного номера), «Телефоны» (при указании нескольких номеров, но не более трёх) или, в сокращенном варианте, «Тел.» с последующим двоеточием;

5.5.2. номера факсимильных аппаратов (при наличии) в аналогичном формате (код населённого пункта, в случае его указания ранее можно опустить) с предшествованием слов «Тел./факс» (при совмещении функций) или слова «Факс» с последующим двоеточием;

5.5.3. официальный адрес электронной почты с предшествованием слов «E‑mail» с последующим двоеточием. Не допускается указывать в качестве официального адреса адрес электронной почты, размещённый в доменах первого уровня иностранных государств, коммерческих организаций, а также в российских доменах второго уровня, предоставляющих свободный и бесплатный сервис по их размещению.

В связи с тем что при обмене сообщениями электронной почты написание адреса прописными или строчными символами не оказывает влияния, предпочтительным, с точки зрения мнемоники распознавания и запоминания, является использование при написании символов смешанного регистра.

Например:

Наименование адресата

Наименование адреса электронной почты

(без указания доменных имён) с использованием символов

одного регистра

смешанных регистров

1

2

3

Соколова И.Б., заместитель Губернатора автономного округа, руководитель аппарата Губернатора автономного округа

ibsokolova

IBSokolova

Департамент финансов автономного округа

depfin

DepFin

Управление по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора автономного округа

obrgr

ObrGr

Управление документационного обеспечения аппарата Губернатора автономного округа

uprdoc

UprDoc

;

5.5.4. адрес официального сайта исполнительного органа государственной власти автономного округа или сайта должностного лица с предшествованием слова «Сайт» с последующим двоеточием. Отсутствие данного контактного реквизита на бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа является неисполнением Федерального закона Российской Федерации от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

Например:

Тел.: (34922) 2-27-34. Тел./факс: (34922) 2-29-83. E-mail: Apparat@apparat.gov.yanao.ru. Сайт: www.apparat-yanao.ru

или

Тел.: (34922) 2-24-36, 3-12-49. Тел./факс: (34922) 4-63-57. Телетайп 235035 ЛУЧ. E-mail: DepFin@YamalFin.ru

5.6. Для бланков писем, направляемых адресатам вне системы исполнительных органов государственной власти автономного округа, в целях информирования получателя о статусе автора документа предпочтительным является указание через запятую данных государственной регистрации юридического лица – автора документа:

ОКПО – код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;

ОГРН – основной государственный регистрационный номер юридического лица в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

ИНН/КПП – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например:

ОКПО 12502405, ОГРН 1028900508724, ИНН/КПП 8901012609/890101001

5.7. Указание на бланке письма полных банковских реквизитов остаётся на усмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа.

Эскизы угловых бланков документов

5.8. Почтовый адрес в сокращенном варианте указывается в одной – двух строках непосредственно под графическим разделителем синим цветом насыщенного начертания и центруется в пределах зоны реквизитов. Размер используемого шрифта определяется длиной выводимой строки:

проспект Молодёжи, 9, г. Салехард, 629008

5.9. Контактные координаты выводятся в нижележащих строках шрифтом тех же параметров:

Тел./факс: (34922) 2-29-39

E-Mail: KFilant@apparat.gov.yanao.ru

VI. Вид документа

6.1. Вид документа указывается только на бланках конкретного вида документа.

При использовании общих бланков для правовых актов наименование вида правого акта включается в текст правового акта и выводится на бланк при его оформлении.

6.2. Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ, ПРИКАЗ) выводится прописными символами красного цвета насыщенного начертания с полуторным межстрочным интервалом от предыдущего реквизита и центрируется в пределах полей бланка (без абзацного отступа).

Размер шрифта устанавливается не менее чем на две единицы больше, чем был использован для наименования автора документа, но размером шрифта не более № 22.

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

приказ

Служба по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

приказ

VII. Места проставления реквизитов «Дата документа» и «Номер документа»

7.1. Место проставления реквизита «Дата документа» предназначено для проставления даты документа при его регистрации, формируется с учётом словесно-цифрового способа указания даты и состоит из набора символов нижнего подчеркивания («_») и шаблона указания года в формате «20___ г.». Добавление в набор символов нижнего подчеркивания иных символов (пробелы, кавычки и т.д.) с целью разделения мест написания компонентов даты (день месяца, месяц) не допускается.

Место проставления реквизита «Номер документа» предназначено для проставления номера документа при его регистрации, состоит из символа «№» и набора символов нижнего подчеркивания («_»).

7.2. Места проставления реквизитов «Дата документа» и «Номер документа» оформляются шрифтом размером № 12 синего цвета насыщенного начертания при общей длине не более 73±2 мм.

Расположение мест проставления реквизитов «Дата документа» и «Номер документа» осуществляется с пропуском одной строки с форматированием предыдущего реквизита.

Место проставления реквизита «Дата документа» устанавливается от левого поля (без абзацного отступа) бланка.

Место проставления реквизита «Номер документа» устанавливается для:

- бланка письма – непосредственно после места проставления реквизита «Дата документа» с разделительным пробелом:

________________20___г. №__________

- бланка конкретного вида документа и общего бланка – в одной строке с местом проставления реквизита «Дата документа» с выравниванием по правому полю:

________________20___г.

№__________

7.3. Для эскизов бланков, предназначенных для оформления документов с использованием компьютерной техники, в т.ч. системы электронного документооборота и делопроизводства, места проставления реквизитов «Дата документа» и «Номер документа» специально не оформляются. Формирование и печать реквизитов «Дата документа» и «Номер документа» осуществляется в момент оформления документа на бланк средствами используемого программного обеспечения.

VIII. Место проставления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

8.1. Место проставления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» предназначено для проставления на бланках писем ссылки на регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ, формируется с учётом цифрового способа указания даты и состоит из слов «На №», набора символов нижнего подчеркивания («_») для написания номера документа, слова «от» набора символов нижнего подчеркивания («_») для написания даты документа. Использование иных символов не допускается.

8.2. Место проставления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется шрифтом размером № 12 синего цвета насыщенного начертания при общей длине не более 73±2 мм осуществляется от левого поля (без абзацного отступа) бланка с пропуском одной строки с форматированием предыдущего реквизита:

На № _______________ от ___________

8.3. Для эскизов бланков, предназначенных для оформления документов в автоматизированном режиме, в т.ч. с использованием СЭДД, место проставления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» специально не оформляется. Формирование и печать реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» осуществляется в момент оформления документа на бланк средствами используемого программного обеспечения, а при отсутствии необходимости в нём пропускается.

IX. Место составления или издания

9.1. Место составления или издания документа указывают на бланке конкретного вида документа и общем бланке. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

9.2. Место составления или издания документа оформляется шрифтом размером № 12 синего цвета насыщенного начертания в строке ниже предыдущего реквизита по центру относительно полей (без абзацного отступа):

г. Салехард».

Приложение № 2

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

________________20___г.

№__________

г. Салехард

Образец бланка постановления Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение № 3

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

________________20___г.

№__________

г. Салехард

Образец бланка постановления Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение № 4

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

________________20___г.

№__________

г. Салехард

Образец бланка распоряжения Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение № 5

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

________________20___г.

№__________

г. Салехард

Образец бланка распоряжения Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение № 6

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

________________20___г.

№__________

г. Салехард

Образец общего бланка Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте»

Приложение № 7

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

             

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОРУЧЕНИЕ

________________20___г.

№__________

г. Салехард

Образец бланка поручения Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте»

Приложение № 8

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

проспект Молодёжи, 9, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008

Тел.:(34922) 2-26-01. Факс:(34922) 4-79-99. Телетайп: 235035 Луч. Сайт: www.Kobilkin.ru. E-mail: DKobilkin@gov.yanao.ru

________________20___г. №__________

На № _______________ от ___________

Образец бланка письма Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение № 8 (1)

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 16.05.2013 № 325-П)

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

9 Molodezhi Avenue, Salekhard, Russia, 629008

Tel: +7 34922 22601, Fax: +7 34922 47999, Email: AdmOkr@apparat.gov.yanao.ru, URL: www. kobilkin.ru

Governor

Yamal-Nenets autonomous district                                                                                    D. Kobylkin

Образец двуязычного бланка письма Губернатора автономного округа

с воспроизведением герба автономного округа в многоцветном варианте

Приложение № 9

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОРУЧЕНИЕ

________________20___г.

№__________

г. Салехард

Образец бланка поручения первого заместителя Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте

Приложение № 9 (1)

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

(в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОРУЧЕНИЕ

________________20___г.

№__________

г. Салехард

Образец бланка поручения заместителя Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте

Приложение № 10

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

проспект Молодёжи, 9, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008

________________20___г. №__________

На № _______________ от ___________

Образец продольного бланка письма первого заместителя Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте

Приложение № 11

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

проспект Молодёжи, 9, г. Салехард, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008

________________20___г. №__________

На № _______________ от ___________

Образец продольного бланка письма заместителя Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте

Приложение № 12

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Ямало-Ненецкий автономный округ

ГУБЕРНАТОР

Образец унифицированного бланка резолюции Губернатора автономного округа

Приложение № 13

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Ямало-Ненецкий автономный округ

первый заместитель ГУБЕРНАТОРа

Образец унифицированного бланка резолюции первого заместителя Губернатора автономного округа»

Приложение № 14

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

             

Ямало-Ненецкий автономный округ

заместитель ГУБЕРНАТОРа

Образец унифицированного бланка резолюции заместителя Губернатора автономного округа

Приложение № 15

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которых ставится печать Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа

Печать Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа ставится на:

- бланках наград Губернатора автономного округа;

- доверенности на представление от имени Губернатора автономного округа;

- наградных листах, направляемых для присвоения государственных наград Российской Федерации, подписываемых Губернатором автономного округа;

- правовых актах Губернатора автономного округа;

- протоколах совещаний, проводимых Губернатором автономного округа.

Печать Правительства автономного округа с воспроизведением герба автономного округа ставится на:

- доверенности на представление от имени Правительства автономного округа;

- наградных листах, направляемых для присвоения государственных наград Российской Федерации, подписываемых членом Правительства автономного округа;

- правовых актах Правительства автономного округа;

- протоколах совещаний, проводимых исполняющим обязанности Губернатора автономного округа или членом Правительства автономного округа;

- cоглашения, заключаемые от имени автономного округа.

В том числе печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа, а также на утверждённых унифицированных формах документов в местах, для этого предназначенных (отметка «Место печати», «МП» или иные аналогичные).

Приложение № 16

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

Бульвар – бул.

Бывший – б.

Век, века – в., вв. (при цифрах)

Глава, главы – гл.

Год, годы – г., гг. (при цифрах)

Город, города – г., гг. (не указывается

для городов федерального значения:

Москва, Санкт-Петербург)

Господин, господа, госпожа – г-н, гг.,

г-жа

Господину – г-ну

Гражданин, граждане – гр-н, гр-не

Гражданка, гражданки – гр-ка, гр-ки

Деревня – дер.

Железная дорога – ж.д.

Железнодорожный – ж.-д.

Заведующий – зав.

Заместитель – зам.

Издание – изд.

Исполняющий обязанности – и.о.

(И.о.)

И другие – и др.

И прочие – и пр.

И так далее – и т.д.

И тому подобное – и т.п.

Лист, листы – л., лл.

Мадам – м-м

Микрорайон – м/р

Миллиард, миллиарды – млрд.

Миллион, миллионы – млн.

Область – обл.

Озеро – оз.

Переулок – пер.

Площадь – пл.

Посёлок – пос.

Проспект – пр.

Пункт, пункты – п., пп.

Район – р-н.

Река – р. (но реки)

Сего года – с.г.

Село – с.

Сельское хозяйство – с.х.

Сельскохозяйственный – с.-х.

Смотри – см.

Станция – ст.

Статья, статьи – ст. (при цифрах)

Страница, страницы – с. (при цифрах)

Строка, строки – стр.

Текущие года – т.г.

То есть – т.е.

Том, тома – т., тт. (при цифрах)

Тысяча, тысячи – тыс.

Улица – ул.

Экземпляр – экз.

Перечень общепринятых или официально установленных сокращений

Приложение № 17

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта _______________________________________________________________

(наименование вида правового акта)

Автор проекта: _________________________________________________________

(наименование должности и Ф.И.О. автора проекта)

Исполнитель: __________________________________________________________

(наименование должности и Ф.И.О. исполнителя проекта)

№

п/п

Ф.И.О. члена Правительства автономного округа

Замечания

Дата, подпись

1.

2.

№
п/п

Ф.И.О., должность лица, согласующего проект

Замечания

Дата, подпись

1.

2.

Юрист/ начальник юридической службы исполнительного органа государственной власти автономного округа

№
п/п

ФИО, должность лица, осуществляющего экспертизу проекта

Результат

Дата, подпись

Рассылка документа:

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

Дата _____________________

Образец листа согласования общей формы

Приложение № 17(1)

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред.от 18.05.2012 № 382-П)

№ п/п

Действующая редакция

Предлагаемая редакция

Обоснование внесения изменения

структурная единица правового акта

текст структурной единицы

структурная единица правового акта

текст структурной единицы

.

Примерная форма оформления сравнительного анализа изменений, вносимых в правовой акт

Приложение № 18

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

№ ___

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ



2 строки



26 августа 2010 г.

№ 174-ПГ

г. Салехард



2 строки



О признании утратившими силу некоторых постановлений

Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа



2 строки



12,5 мм.В целях систематизации нормативных правовых актов Ямало-Ненецкого автономного округа п о с т а н о в л я ю:

 1 строка

12,5 мм.1. Признать утратившими силу:

12,5 мм.- постановление Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 мая 2000 года № 374 «О государственной регистрации прав собственности Ямало-Ненецкого автономного округа»;

12,5 мм.- постановление Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 октября 2000 года № 691 «О передаче в государственную собственность Ямало-Ненецкого автономного округа объекта социально-культурного назначения».

12,5 мм.2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.



3 строки



Губернатор

Ямало-Ненецкого автономного округа

Д.Н. Кобылкин

Приложение № 19

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

ЛИСТ ГОЛОСОВАНИЯ МЕТОДОМ ОПРОСА

Дата голосования с ______________ по _______________ 20___ года.

Проект постановления (распоряжения) Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа: ___________________________________________________

Автор проекта:________________________________________________________

№

п/п

Ф.И.О. члена Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

За/против/

воздерживаюсь

Дата,

подпись

Особое мнение:_______________________________________________________________________________________________________________________________

Управление по обеспечению деятельности Правительства

и Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа м.п.

аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

Образец листа голосования

Приложение № 20

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ)

№ договора (соглашения)

Дата заключения договора

Предмет договора, кем подписан

Сумма договора

Срок действия

Допол- нитель-ные согла- шения

Рассылка

1

2

3

4

5

6

7

Образец оформления журнала регистрации договоров (соглашений)

Приложение № 21

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

(утр. силу от 18.05.2012 № 382-П)

Заместителю Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

руководителю аппарата Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

___________________________

ОТЧЁТ

О ЗАКЛЮЧЁННЫХ ДОГОВОРАХ (СОГЛАШЕНИЯХ)

__________________________________________________________________

(наименование исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа)

за ____________ квартал 20__ года

№

п/п

Номер, дата договора

Контрагент

Предмет договора

Сумма договора

Срок действия

Исполнение
договора (оплата, поставка, выполнение
работ, оказание услуг)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Наименование должности руководителя

исполнительного органа государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа                                                        ____________________

Форма отчёта о ходе выполнения обязательств по договорам (соглашениям)

Приложение № 22

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

(утр. силу от 18.05.2012 № 382-П)

Форма 1

ОТЧЁТ

ПО СУДЕБНО-АРБИТРАЖНОЙ ПРАКТИКЕ

(иски, предъявленные ___________________________________________________________________________________)

(наименование исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа)

за _______ полугодие 20__ года

тыс. рублей

№

п/п

Предмет иска

Всего предъявле-но исков

из них

Передано для реализации решений

из них

Примеча-ние

количество

сумма

удовлетворено

отказано (в т.ч. в приёме исковых заявлений и т.д.)

на рассмотре-нии

количество

сумма

реализовано

отказано

кол-во

сумма

коли-чество

сумма

коли-чество

сумма

коли-чество

коли-чество

коли-че6ство

сумма

I. Арбитраж

ИТОГО:

II. Суд общей юрисдикции

ИТОГО

ВСЕГО:

Наименование должности руководителя

исполнительного органа государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа                                                        ____________________

Форма 2

ОТЧЁТ

ПО СУДЕБНО-АРБИТРАЖНОЙ ПРАКТИКЕ

(иски, предъявленные к___________________________________________________________________________________)

(наименование исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа)

за _______ полугодие 20__ года

тыс. рублей

№

п/п

Предмет иска

Всего предъявлено исков

из них

Примечание

количество

сумма

удовлетворено

отказано (в т.ч. в приёме исковых заявлений и т.д.)

на рассмотрении

коли-чество

сумма

коли-чество

сумма

коли-чество

сумма

I. Арбитраж

ИТОГО:

II. Суд общей юрисдикции

ИТОГО:

ВСЕГО:

Наименование должности руководителя

исполнительного органа государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа                                                        ____________________

Формы отчётов по судебно-арбитражной практике

Приложение № 23

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

П Р О Т О К О Л



2 строки



совещания (заседания) ...



2 строки



________________ 20__ г.

№ _____



2 строки



Председатель: И.О. Фамилия

 1 строка

Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали: 25 человек, список прилагается



2 строки



ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ (ЗАСЕДАНИЯ):

1. Тема (доклада, отчёта, сообщения), докладчик (должность полностью, фамилия, инициалы).

2. Тема (доклада, отчёта, сообщения), докладчик (должность полностью, фамилия, инициалы).

 1 строка

СЛУШАЛИ:

Докладчик (фамилия, инициалы) – текст доклада приводится или прилагается.

 1 строка

ВЫСТУПИЛИ:

Выступающий (фамилия, инициалы) – краткая запись выступления.

 1 строка

РЕШИЛИ:

(текст принятого решения)

 1 строка

Голосовали:               за –

против –

воздержались –

или

Решение принято единогласно.



3 строки



Председатель

личная подпись

И.О. Фамилия



3 строки



Секретарь

личная подпись

И.О. Фамилия

Образец оформления полного протокола

Приложение № 24

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Салехард ____________________________________________________________

(дата прописью)

Настоящей доверенностью Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа в лице __________________________________________________________,

(Ф.И.О., должность уполномочивающего лица)

действующего на основании _____________________________________________,

(указать основание)

уполномочивает ________________________________________________________

(Ф.И.О. полностью, должность, паспортные данные уполномочиваемого лица)

вести дела и представительствовать от имени и в интересах Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа во всех судебных учреждениях со всеми правами, предоставленными законом истцу, ответчику, третьему лицу, в том числе с правом подписания исковых заявлений, полного или частичного отказа от исковых требований, признания иска, изменения предмета или основания иска, заключения мирового соглашения, обжалований решений и определений суда, подписания заявления о принесении протеста, предъявления исполнительного листа к взысканию, получению документов по делу __________________________

______________________________________________________________________.

(указать дело, по которому идет судебное разбирательство)

Для выполнения данного поручения доверяется получать и передавать все необходимые документы, расписываться и совершать иные действия, связанные с выполнением настоящего поручения.

Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Доверенность выдана сроком до _____________________________________.

(число, месяц, год (прописью))

_______________________________ ______________________________

(должность уполномочивающего лица)                                           (подпись, расшифровка подписи)

Образец оформления проекта доверенности

Приложение № 25

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

Заместителю Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

руководителю аппарата Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа

___________________________

ОТЧЁТ

о действиях, совершённых в соответствии с доверенностью

№ _____ от ___________________ 20__ года

за период с ___ по ___________________ 20__ года

№

п/п

Ф.И.О., должность

Реквизиты доверенности

Делегированные доверенностью полномочия

Осуществлённые
по доверенности
действия

(с указанием даты)

Примечание

Наименование должности должностного лица

__________________

И.О. Фамилия

(подпись)

Форма письменного отчёта о совершённых по выданной доверенности действиях

Приложение № 26

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

Губернатору

Тюменской области

 1 строка

В.В. Якушеву



3 строки



Уважаемый Владимир Владимирович!



3 строки



12,5 мм.Направляю Вам перечень мероприятий областной целевой программы "Сотрудничество" в части Ямало-Ненецкого автономного округа на 2011 год.

 1 строка

12,5 мм.Приложение: на 3 л. в 1 экз.



3 строки



Д.Н. Кобылкин

Иванов Иван Иванович

3-19-78

Пример оформления проекта служебного письма на имя руководителя исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации за подписью Губернатора автономного округа

Приложение № 27

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.03.2013 № 179-П)

ПРИМЕР

ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ

ТЕЛЕГРАММА ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

ПУРОВСКИЙ РАЙОН, Г. ТАРКО-САЛЕ, УЛ. РЕСПУБЛИКИ, 25

ГЛАВЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПУРОВСКИЙ РАЙОН СКРЯБИНУ Е В=

УВАЖАЕМЫЙ ЕВГЕНИЙ ВЛАДИМИРОВИЧ ВСК 12 октября 2012 года В 14.00 ЧАСОВ СОСТОИТСЯ ЗАСЕДАНИЕ СОВЕТА ГЛАВ ПРИ ГУБЕРНАТОРЕ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА, ПО АДРЕСУ: ГОРОД САЛЕХАРД, ПРОСПЕКТ МОЛОДЁЖИ, ДОМ 9, ЗАЛ НР 435.

Информацию об участии прошу направить по факсу (34922) 2-29-21 или электронной почтой по адресу: org-otdelСОБАКАyandex.ru до 10 октября 2012 года=

ГУБЕРНАТОР ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА КОБЫЛКИН-

ПРОСПЕКТ МОЛОДЁЖИ, 9, Г. САЛЕХАРД, 629008

ГУБЕРНАТОР ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО

АВТОНОМНОГО ОКРУГА __________________ Д.Н. КОБЫЛКИН

(ПОДПИСЬ)

09.10.2012

ИСПОЛНИТЕЛЬ

ТЕЛЕФОН

Приложение № 28

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

Наименование адресата

(в дательном падеже)

ФИО

(в дательном падеже)

Обращение

Главе муниципального образования

Красноселькупский район

В.М. Мельникову

Вячеслав Михайлович!

Главе муниципального образования

Надымский район

Л.И. Захарову

Лев Ильич!

И.п. Главы муниципального образования Пуровский район

Е.В. Скрябину

Евгений Владимирович!

Главе муниципального образования

Приуральский район

С.М. Ямкину

Сергей Миронович!

Форма представления перечня адресатов

Приложение № 29

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На _______________ год

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа, руководитель аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

_________________ И.О. Фамилия

__________________20__г.

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части)

Количество дел (томов частей)

Срок хранения и

№ статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства

И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _______________№___

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в ________ году в Правительстве автономного округа

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства

И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива

И.О. Фамилия

Дата

Форма номенклатуры дел Правительства автономного округа

Приложение № 30

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___

В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________

(цифрами и прописью)

листа(ов).

В том числе: литерные номера листов ________________________________

пропущенные номера ___________________________________________ + листов

внутренней описи ______________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись                                                                      _______________                            _________________

Дата

Форма листа-заверителя дела

Приложение № 31

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

ПРАВИТЕЛЬСТВО

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

________________________________________________________________

_________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

Дело № ___________Том №____

(индекс)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(дата)

На _____________ лист

Хранить ____________

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 32

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _______________

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ______________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 33

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

Фонд № _______

ОПИСЬ №____

дел постоянного хранения

за ______ год

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

руководитель аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

____________________ И.О. Фамилия

_____________20__ г.

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата

дела

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Наименование раздела

В данный раздел описи внесено _______________ дел с № _______________

(цифрами и прописью)

по № ______________________, в том числе:

литерные номера:_______________________________________________________ пропущенные номера:___________________________________________________

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства

И.О. Фамилия

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ______________ № _____

Форма описи дел постоянного хранения и по личному составу

Приложение № 34

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

правительство ямало-ненецкого автономного округа

АКТ

____________20___г. № ____

г. Салехард

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Ямало-Ненецкого автономного округа,

руководитель аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа

_______________И.О. Фамилия

___________________ 20__г.

На основании __________________________________________________,

название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ___________.

№

п/п

Заголовок

дела или групповой заголовок дел

Крайние

даты

Номер

описи

Индекс дела

по номенклатуре или номер дела по описи

Кол-во

дел

Сроки

хранения и номера ст.

по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого __________________________ дел за _____________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ______________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от __________________ № ____________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от __________ № _____

Документы в количестве _____________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

уничтожены путём измельчения (сжигания).

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства

И.О. Фамилия

Наименование должности лица,

ответственного за ведение архива

И.О. Фамилия

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение № 35

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

(с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

Наименование сведений о документе

Наименование поля/закладки РКК

(базы данных СЭДД)

Характеристика информации, включаемой в РКК

1

2

3

Адресант

«Корреспондент», «Автор» (ВхД);

«Место регистрации», «Подпись»,

«Другие подписи» (ИсхД, ВнД)

полное официальное и сокращённое наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или фамилия, инициалы лица-отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)

Адресат

«Место регистрации», «Адресаты» (ВхД)

«Адресаты» (ИсхД, ВнД)

полное официальное и сокращённое наименование органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации или фамилия, инициалы лица-получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»)

Должность, фамилия и инициалы автора документа

(с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

«Подпись»,

«Другие подписи» (ИсхД, ВнД, ОРД)

В соответствии с реквизитом «Подпись»

Вид документа

«Вид документа»

(ВхД, ИсхД, ОРД)

в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа

Дата документа

«Дата документа» (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)

в соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует

Номер документа

«№ документа»

(ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)

в соответствии с номером, присвоенным документу автором

Дата поступления документа

«Дата регистрации» (ВхД)

«Дата документа» (ИсхД, ВнД)

дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)

Входящий номер документа

«Входящий №»

(ВхД)

номер, проставляемый в отметке о поступлении (входящем штампе)

Ссылка на исходящий номер и дату документа

«Связи»

(ВхД, ИсхД)

в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите

Наименование либо аннотация документа (с изм. от 18.05.2012 № 382-П)

«Заголовок» (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)

краткое содержание документа (заголовок к тексту)

Индекс дела

«Отношение к делу»

(ВхД. ИсхД, ВнД, ОРД)

индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа

Сведения о переадресации документа

«Доставка»

(ВхД)

на основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»)

Количество листов основного документа

«Количество листов» (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)

количество листов основного документа

Количество приложений

«Количество прил.» (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)

количество приложений

Общее количество листов приложений

«Дополнительно» (ВхД, ИсхД, ВнД, ОРД)

общее количество листов приложений

Указания по исполнению документа

«Ход исполнения», «Резолюция»

(ВхД, ВнД, ОРД)

резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

«Исполнители»

(ИсхД, ВнД, ОРД)

должность, фамилия и инициалы исполнителя

Отметка о конфиден-циальности

«Особые отметки» (ВхД. ИсхД, ВнД)

(«Для служебного пользования», «Конфиденциально»,

«Коммерческая тайна» и др.

Бланк

для документов, оформленных на бланке с воспроизведением герба автономного округа

Обязательные сведения о документе, включаемые в РКК СЭДД

Приложение № 35(1)

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред.от 18.05.2012 № 382-П)

Примерный перечень

документов, создание, хранение и использование которых может

осуществляться исключительно в форме электронных документов

в формате исходных файлов

1. Предложения, направляемые для включения в месячные и квартальные планы организационных мероприятий Правительства автономного округа.

2. Доклады, обзоры информационного характера.

3. Справочные документы, в т.ч. списки адресов, телефонов.

4. Документы (справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам деятельности.

5. Информация, предоставляемая по запросам и предназначенная для дальнейшего свода.

6. Документы по регистрации, учету и контролю (журналы, карточки, реестры и т.д.).

Приложение № 36

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

№

п/п

Наименование

исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

Оттиск печати с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа

Дата проставления оттиска печати

Ф.И.О. ответственного за хранение печати, дата, номер приказа о назначении

Примечание

1

2

3

4

5

6

Форма журнала учёта печатей исполнительных органов государственной власти автономного округа с воспроизведением герба автономного округа

1

Приложение № 37

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

№ п/п

Наименование

вида бланка

Ф.И.О.

специалиста

Порядковые номера бланков

Количе-ство бланков

Дата

выдачи

Подпись в получении

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Форма журнала учёта бланков документов типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа

1

Приложение № 38

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

№

п/п

Оттиск печати с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа (штампа)

Дата получения печати от изготовителя

Выдал

(должность, подразделение, дата, Ф.И.О., подпись)

Принял

(должность, подразделение, дата, Ф.И.О., подпись)

Дата возврата печати

Акт об уничтожении

(дата, номер)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Форма журнала учёта печатей с воспроизведением герба автономного округа и штампов

1

Приложение № 39

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

ОТЧЁТ

о расходовании бланков документов типографского изготовления с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа

__________________________________________________________________

(наименование вида бланков документов типографского изготовления с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа)

____________________________________________________________________

(наименование должности, структурного подразделения/территориального органа исполнительного органа государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа)

За период _____________________________

№

бланка

Причина расходования

(регистрационный № письма, дата, адресат)

Ф.И.О., подпись должностного лица

Наименование должности руководителя отчётного должностного лица

И.О. Фамилия

Образец отчёта о расходовании бланков документов типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа

1

Приложение № 40

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Утверждаю

Наименование должности руководителя исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

_____________________________(Ф.И.О.)

_____________________________

(дата)

АКТ № _______

об уничтожении бланков документов типографского изготовления с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа

г. Салехард ________________________

(дата)

Руководствуясь постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 апреля 2011 года № 55-ПГ «Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа», комиссия, утверждённая приказом (наименование исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа) от ____________ 20__ года №____ (наименование приказа), в составе:

1. Ф.И.О. – должность

2. Ф.И.О. – должность

…

n. Ф.И.О. – должность

отобрала к уничтожению утратившие своё значение (пришедшие в негодность) бланки документов _____________________________________________________

(наименование исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого

автономного округа)

с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа типографского изготовления:

1) (наименование вида бланка, перечень (диапазон) номеров, количество экз.);

2) (наименование вида бланка, перечень (диапазон) номеров, количество экз.).

Уничтожение бланков документов с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа типографского изготовления путём измельчения (сожжения) комиссия удостоверяет.

Председатель комиссии

(подпись)

И.О. Фамилия

Члены комиссии:

(подпись)

И.О. Фамилия

(подпись)

И.О. Фамилия

Образец акта об уничтожении бланков документов типографского изготовления с воспроизведением герба автономного округа

1

Приложение № 41

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 26.09.2011 № 679-П)

Утверждаю

Наименование должности руководителя исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

_____________________________(Ф.И.О.)

_____________________________

(дата)

АКТ № _______

об уничтожении печати с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа

г. Салехард _________________

(дата)

Руководствуясь постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 апреля 2011 года № 55-ПГ «Об утверждении Порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба Ямало-Ненецкого автономного округа», комиссия, утверждённая приказом (наименование исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа) от ____________ 20__ года №____ (наименование приказа), в составе:

1. Ф.И.О. – должность

2. Ф.И.О. – должность

n. Ф.И.О. – должность

отобрала к уничтожению как утратившую практическое значение (пришедшую в негодность в результате эксплуатации) печать ______________________________________________________________________

(наименование исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа)

с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа

Оттиск печати

Комиссия удостоверяет уничтожение клише печати путём измельчения (сожжения)/спиливания.

Председатель комиссии

(подпись)

И.О. Фамилия

Члены комиссии:

(подпись)

И.О. Фамилия

(подпись)

И.О. Фамилия

Образец акта об уничтожении клише печати с воспроизведением герба автономного округа