Об использовании аутсорсинга исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

14 ноября 2008 № 252-ПП

Об использовании аутсорсинга исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики

В целях повышения эффективности деятельности исполнительных органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики в рамках реализации мероприятий по проведению административной реформы Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила передачи на аутсорсинг административно-управленческих и вспомогательных видов деятельности исполнительных органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики.

2. Возложить методическое руководство и координацию работ по реализации механизма передачи на аутсорсинг на Министерство экономического развития и торговли Кабардино-Балкарской Республики.

Председатель Правительства

Кабардино-Балкарской Республики

А. Ярин

Утверждены

постановлением Правительства

Кабардино-Балкарской Республики

от 14 ноября 2008 года № 252-ПП

ПРАВИЛА

передачи на аутсорсинг административно-управленческих и вспомогательных видов деятельности исполнительных органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики

I. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют порядок передачи на аутсорсинг видов деятельности (далее - виды деятельности либо действия), выделяемых из состава функционала, осуществляемого исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - органы государственной власти) в соответствии с положениями, регламентирующими их деятельность.

2. Понятия, используемые в настоящих Правилах:

аутсорсинг - совокупность действий, проводимых органом государственной власти, связанных с приобретением на конкурсной основе услуг сторонних организаций для исполнения видов деятельности, необходимых органу государственной власти в связи с осуществлением возложенных на него полномочий, либо с целью повышения их эффективности;

аутсорсер - юридическое или физическое лицо, отобранное на конкурсной основе для исполнения видов деятельности, передаваемых на аутсорсинг;

процесс - комплекс последовательных, взаимосвязанных видов деятельности (операций), направленных на формирование определенного результата (исполнение функции);

рынок услуг аутсорсинга - сфера профессиональной деятельности юридических и физических лиц в области, совпадающей с предполагаемой к передаче на аутсорсинг.

3. Аутсорсинг в органах государственной власти осуществляется по следующим этапам:

определение целесообразности передачи видов деятельности на аутсорсинг;

детальный, углубленный анализ рынка услуг аутсорсинга;

оценка влияния перехода на аутсорсинг на эффективность деятельности структурных подразделений и органа государственной власти в целом;

разработка описания количественных и качественных требований к результатам, намеченным для получения по аутсорсингу, а также составление технических заданий;

разработка требований к аутсорсеру;

проведение конкурса по отбору аутсорсера и заключение с ним контракта на аутсорсинг;

разработка и внедрение организационно-структурных, кадровых и иных административных решений, связанных с передачей видов деятельности на аутсорсинг;

разработка и внедрение системы мониторинга и контроля качества услуг, получаемых по аутсорсингу.

4. Каждый последующий этап проводится после завершения предыдущего.

5. Орган государственной власти несет ответственность за качество исполнения возложенных функций и полномочий в целом и качество исполнения отдельных видов деятельности, передаваемых на аутсорсинг, и отвечает перед потребителями результатов исполнения государственной функции (полномочия) за действия аутсорсера, которому виды деятельности, связанные с выполнением функции, передаются на аутсорсинг.

6. Решение о передаче на аутсорсинг в органе государственной власти инициируется руководителем органа государственной власти, который назначает должностное лицо ответственным за проведение указанной процедуры с определением результатов и сроков ее исполнения (далее -уполномоченное должностное лицо).

II. Определение целесообразности передачи на аутсорсинг

7. Работы на данном этапе проводятся уполномоченным должностным лицом.

8. Результатом работы на данном этапе будет перечень видов деятельности органа государственной власти, передачу которых на аутсорсинг рекомендуется признать целесообразной.

9. В рамках работы на данном этапе необходимо: произвести анализ (аудит) состояния существующих функций; провести анализ видов деятельности органа государственной власти; определить виды деятельности, передача которых на аутсорсинг по изложенным ниже критериям (факторам) является целесообразной;

определить возможные краткосрочные и долгосрочные направления аутсорсинга в органе государственной власти. В каждое направление аутсорсинга включаются однотипные виды деятельности структурных подразделений и отдельных государственных служащих органа государственной власти, которые признаны целесообразными к передаче на аутсорсинг (например, организация подбора кадров, финансовый и бухгалтерский учет, техническое обслуживание зданий и сооружений, находящихся на балансе органов государственной власти).

10. Реальная возможность передачи на аутсорсинг определяется в ходе исследования рынка услуг аутсорсинга и зависит от финансово-ресурсных возможностей органа государственной власти.

11. Органу государственной власти следует учитывать следующие основные факторы, влияющие на принятие решения о передаче на аутсорсинг:

фактор значимости функции, действия по реализации которой предполагается передать на аутсорсинг; ресурсный фактор; стоимостный фактор; временной фактор; фактор качества; ограничительный фактор.

12. Каждый фактор оценивается в баллах - от 1 до 5. Для оценки факторов используются данные административных регламентов исполнения государственных функций, разработанные органом государственной власти.

13. Фактор значимости функции. При аудите существующих функций и видов деятельности по: их реализации определяется, относится ли данная функция к стратегическим (основным) функциям органа государственной власти или к вспомогательным (обеспечивающим) функциям. Классификация и оценка значимости видов деятельности органа государственной власти осуществляются с позиции полномочий, функций, целей и задач органа государственной власти. Виду деятельности присваивается от 1 (вспомогательный либо обеспечивающий) до 5 баллов (основной вид деятельности).

14. Ресурсный фактор. При рассмотрении ресурсного фактора производится аудит осуществляемых функций и целевых программ, а также определяются действия и виды деятельности, на реализацию которых в соответствии со стратегическими планами деятельности органа государственной власти требуется первоочередное направление материальных и трудовых ресурсов органа государственной власти. Орган государственной власти, как правило, обладает ограниченными кадровыми и финансовыми ресурсами. Если на исполнение некоторых действий или процессов не могут быть направлены достаточные кадровые ресурсы, обеспечивающие их качественное исполнение, то при наличии финансовых ресурсов в органе государственной власти виды деятельности могут быть признаны целесообразными для передачи на аутсорсинг. Видам деятельности, на исполнение которых ресурсы направляются в первую очередь, присваивается 5 баллов, а наименее значимым - 1 балл.

15. Стоимостный фактор. При рассмотрении стоимостного фактора количественно определяются совокупные затраты органа государственной власти, которые связаны с выполнением видов деятельности, предполагаемых к передаче на аутсорсинг. Для определения количественных показателей оценки стоимости видов деятельности органу государственной власти следует пользоваться Методикой по определению себестоимости государственных и муниципальных услуг (функций), критериев их качества и полезности, утверждаемой Министерством экономического развития и торговли Кабардино-Балкарской Республики.

Если стоимость услуг по аутсорсингу видов деятельности, предлагаемая на рынке, меньше рассчитанной себестоимости действий внутри органа государственной власти, то такие виды деятельности могут быть признаны целесообразными для передачи на аутсорсинг.

Рыночная стоимость услуг по аутсорсингу определяется первоначально в ходе исследования рынка услуг аутсорсинга и окончательно в ходе получения предложений и проведения конкурса на закупку услуг аутсорсинга.

Поскольку рыночная стоимость услуг аутсорсинга на данном этапе может быть определена приблизительно, то при рыночной стоимости ниже расчетной себестоимости стоимостному фактору присваивается 1 балл, 3 балла - если они приблизительно равны и 5 баллов - если рыночная стоимость выше расчетной себестоимости.

16. Временной фактор. При рассмотрении временного фактора выявляются действия, которые требуется осуществить в сроки, не достижимые по тем или иным причинам с помощью ресурсов органа государственной власти, или в сроки, которые требуют уменьшения.

В первом случае действие рассматривается как подлежащее передаче на аутсорсинг. Временному фактору присваивается 1 балл.

Во втором случае рассматриваются два варианта: назначение дополнительных ресурсов органа государственной власти для исполнения или передача на аутсорсинг, если аутсорсерами могут быть предложены меньшие временные рамки.

Если в соответствии с пунктами 2.8 и 2.9 настоящих Правил целесообразность передачи на аутсорсинг была установлена, то вопрос о выделении дополнительных ресурсов на ускорение исполнения видов деятельности не рассматривается и временному фактору также присваивается 1 балл.

17. Фактор качества. При рассмотрении фактора качества определяются виды деятельности, реализация которых не обеспечивает требуемый уровень качества функции (полномочия) за счет ресурсов органа государственной власти или достижение которых требует отвлечения значительных ресурсов органа государственной власти. Такие виды деятельности могут быть переданы на аутсорсинг. Качество исполнения видов деятельности оценивается по показателям, указанным в административном регламенте исполнения функции, на реализацию которой направлено их выполнение. Если разница между требуемыми в указанных документах показателями и реальными показателями качества исполнения функции составляет 50 процентов и более, то фактору качества присваивается от 3 до 1 балла.

18. Ограничительный фактор. При рассмотрении ограничительного фактора рассматриваются положения нормативных правовых актов, регулирующих исполнение функции. Если в соответствии с этими актами виды деятельности по реализации функции не могут быть переданы на исполнение третьей стороне и исполняются исключительно сотрудниками органа государственной власти, то ограничительному фактору присваивается 5 баллов. Если никаких правовых ограничений в передаче на аутсорсинг не существует, то ограничительному фактору присваивается 1 балл.

19. Если сумма баллов по всем 6 факторам меньше 18, то вид деятельности может быть признан целесообразным для передачи на аутсорсинг.

20. При рассмотрении вопроса о признании целесообразности для передачи на аутсорсинг необходимо проанализировать возможность достижения конечного состояния видов деятельности как путем использования внутренних ресурсов органа государственной власти, так и путем передачи их на аутсорсинг и выбрать наиболее эффективный путь достижения конечного результата.

21. После обсуждения результатов анализа с исполнителями вида деятельности уполномоченное должностное лицо подготавливает до 1 июня года, предшествующего планируемому периоду, перечень видов деятельности по их реализации, предполагаемых к передаче на аутсорсинг, и передает его на рассмотрение руководителю органа государственной власти.

22. В рамках данного этапа проводится также анализ функций на предмет соответствия целям и задачам, программам и на предмет дублирования выполнения функций структурными подразделениями органа государственной власти. По итогам данного анализа функции органа государственной власти, закрепленные в положении о нем, могут быть переформулированы, признаны избыточными либо определены как подфункции. При необходимости разрабатываются предложения по изменению существующей организационной структуры органа государственной власти.

III. Детальный, углубленный анализ рынка услуг, предполагаемых к получению по аутсорсингу

23. Работы на данном этапе проводятся уполномоченным должностным лицом,

24. Результатом работы на данном этапе будут уточненный перечень видов деятельности органа государственной власти, передача которых на аутсорсинг признается целесообразной и возможной, и список организаций, работающих на местном рынке и способных предоставить услуги аутсорсинга надлежащего качества.

25. В рамках работы на данном этапе необходимо провести следующие мероприятия:

определение набора действий, выделение и четкое описание процедур, в соответствии с которыми будет осуществляться аутсорсинг (разработка административных регламентов);

выявление законодательных или административных барьеров, препятствующих передаче на аутсорсинг;

сбор и анализ полной информации о государственных предприятиях, учреждениях или органах государственной власти, непосредственно участвующих в выполнении функции, виды деятельности по реализации которой передаются на аутсорсинг;

определение потенциальных аутсорсеров;

маркетинговое исследование или непосредственный анализ рынка.

26. В ходе проведения специального маркетингового исследования: уточняется перечень видов деятельности, передаваемых на аутсорсинг, на основе проведения сравнительного анализа состава, объема, качества и стоимости их исполнения органом государственной власти и аутсорсерами;

детализируются описания, формируются структура показателей их качества и цель передачи на аутсорсинг (изменение состояния, показателей);

определяются наличие на рынке организаций, обладающих опытом предоставления услуг, передаваемых на аутсорсинг, присутствие и активность этих организаций в регионе, уровень развития и стабильность рынка услуг аутсорсинга;

исследуются уровень интенсивности конкуренции на рынке и возможности для организации и проведения конкурса на право заключения контракта по исполнению действий или процессов организациями;

анализируются качество работы потенциальных аутсорсеров, компетентность и квалификация их персонала, технологические возможности;

оценивается надежность потенциальных аутсорсеров в отношении выполнения взятых обязательств и кредитоспособности;

анализируется рыночная стоимость услуг, передаваемых на аутсорсинг, уточняется рыночная стоимость услуг но аутсорсингу на основании их детализации, проведенной на данном этапе;

определяются желание и возможность организаций, предоставляющих услуги по аутсорсингу, работать с данным органом исполнительной власти;

прогнозируются стабильность и планы развития и функционирования организаций, предоставляющих услуги по аутсорсингу;

формулируются предварительные требования, предъявляемые к организациям при проведении конкурсов, в том числе относительно уровня качества услуг, уровня цен, соблюдения сроков и способности партнеров по аутсорсингу приспособиться к специфическим требованиям заказчика.

27. Исследование рынка услуг по аутсорсингу проводится аналогично исследованиям рынков любых иных услуг. Результаты исследования оформляются в виде аналитического отчета. Исследование рынка услуг по аутсорсингу, проводимое на данном этапе, само может быть передано на аутсорсинг.

28. На основании анализа рынка услуг аутсорсинга принимается решение о возможности передачи выбранных видов деятельности на аутсорсинг. При этом первоначальный перечень, подготовленный на первом этапе, может быть сокращен.

29. После обсуждения результатов исследования рынка с ответственными в органе государственной власти за исполнение функции, связанной с передаваемыми действиями (процессами), уполномоченное должностное лицо подготавливает:

перечень видов деятельности, передаваемых на аутсорсинг;

перечень организаций, потенциально способных предоставить данные услуги аутсорсинга надлежащего качества;

проект приказа руководителя органа государственной власти о передаче на аутсорсинг.

IV. Оценка влияния перехода на аутсорсинг на деятельность органа исполнительной власти

30. Работы на данном этапе проводятся уполномоченным должностным лицом.

31. Результатом работы на данном этапе будут предложения по решению вопросов и проблем, связанных с передачей на аутсорсинг.

32. Передача видов деятельности на аутсорсинг может оказать влияние на осуществление других административно-управленческих, производственных или вспомогательных процессов органа государственной власти, то есть на деятельность органа государственной власти в целом. Построение взаимоотношений с организацией, оказывающей услуги по аутсорсингу, может потребовать определенные организационные изменения в деятельности органа государственной власти (например, введение новых должностных обязанностей для работников органа государственной власти по управлению взаимодействием с аутсорсером, по контролю за качеством предоставляемых услуг в случае аутсорсинга вспомогательных процессов и т.п.). Таким образом, следует оценить последствия и возможную трансформацию видов деятельности органа государственной власти при передаче отдельных действий на аутсорсинг.

33. При оценке последствий перехода на аутсорсинг, а также при разработке условий государственного контракта с аутсорсером об уровне предоставляемых по аутсорсингу услуг и при планировании деятельности органа государственной власти с учетом передачи отдельных видов деятельности на аутсорсинг необходимо учитывать следующие факторы:

ресурсы органа государственной власти, привлекаемые для обеспечения управления аутсорсингом, а также степень их использования аутсорсером;

высвобождающиеся ресурсы органа государственной власти для возможного перенаправления на решение других задач, выполнение программ и функций;

дополнительные финансовые затраты, возникающие при передаче отдельных видов деятельности на аутсорсинг;

влияние передачи отдельных видов деятельности на аутсорсинг на выполнение функции, связанной с их реализацией, и других функций органа государственной власти;

потребность в организационно-структурных и иных административных решениях, связанных с предполагаемой передачей на аутсорсинг;

необходимость внесения изменений в распределение расходов республиканского бюджета Кабардино-Балкарской Республики и планы работы органа государственной власти в связи с переходом на аутсорсинг;

риски передачи органом государственной власти отдельных видов деятельности на аутсорсинг;

план восстановления работоспособности органа государственной власти в случае возникновения непредвиденных обстоятельств в процессе получения услуг по аутсорсингу.

34. Рассмотрение вышеперечисленных факторов может внести изменения в решения о передаче и форме передачи отдельных видов деятельности на аутсорсинг, принятые на предыдущих этапах.

V. Разработка описания количественных и качественных требований к услугам, намеченным для получения по аутсорсингу. Составление технических заданий

35. Работы на данном этапе проводятся уполномоченным должностным лицом и исполнителями функций.

3 6. Целью работ на данном этапе является формулирование технических заданий, необходимых для проведения конкурса и заключения государственного контракта об оказании услуг при передаче на аутсорсинг, на основе:

детализации описания действий, связанных с их выполнением;

формирования системы показателей их качества и формулирования критериев достижения целей передачи на аутсорсинг.

На основе детализации описания процессов формулируются требования к услугам, приобретаемым по аутсорсингу, которые могут носить как количественный, так и качественный характер и должны содержать:

наименование и описание услуги, приобретаемой по аутсорсингу (далее - услуги);

результаты (конечные и промежуточные) предоставления услуги;

описание порядка предоставления услуги;

основные количественные и качественные показатели услуги;

методики определения показателей услуг;

место и сроки предоставления услуги;

тарифы и порядок расчета стоимости предоставляемой услуги;

уровень доступности (готовности) получения услуги (там, где это применимо);

месторасположение, типы и количество пользователей (получателей) услуги.

Данные требования являются основой для технического задания на проведение конкурса по выбору аутсорсера и последующего заключения государственного контракта - соглашения об уровне предоставляемых услуг (далее - контракт на аутсорсинг).

37. Результатом работы на данном этапе будет техническое задание по услугам, приобретаемым по аутсорсингу.

38. В контракте на аутсорсинг указываются также: общая стоимость контракта на аутсорсинг; порядок платежей и взаиморасчетов;

права и обязанности сторон;

порядок выставления и устранения претензий получателей услуги к ее качеству;

порядок действий по возобновлению предоставления услуги после возникновения чрезвычайных ситуаций;

размер и порядок взыскания штрафных санкций за несвоевременное или некачественное предоставление услуг;

ответственность в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;

компенсации в случае нанесения ущерба персоналу или имуществу получателя услуги;

компенсации в случае возникновения претензий третьей стороны, вызванных несвоевременным или некачественным предоставлением услуги получателю.

VI. Разработка требований к аутсорсеру

39. Работы на данном этапе проводятся уполномоченным должностным лицом и исполнителями функций.

40. Результатом работы на данном этапе будет формулирование требований к аутсорсеру.

41. Критерии отбора аутсорсера при проведении конкурса устанавливаются в соответствии с законодательством о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.

VII. Проведение конкурса по отбору аутсорсера и заключение с ним контракта на аутсорсинг

42. Работы на данном этапе проводятся уполномоченным должностным лицом, исполнителями функций, а также ответственными за проведение конкурсов и заключение государственных договоров (если таковые имеются в органе государственной власти).

43. Результатом работы на данном этапе будут проведение конкурса по отбору аутсорсера и заключение с ним контракта на аутсорсинг.

44. Проведение конкурса по отбору аутсорсера осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 года № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

45. Виды деятельности, передаваемые на аутсорсинг, выставляются как предмет конкурса отдельными лотами по каждому виду деятельности, в виде объединенных лотов, если действия взаимосвязаны и взаимозависимы, Перечень услуг и критерии отбора аутсорсера по каждому лоту могут быть различными.

46. Для участия в конкурсе представляются сведения и документы, установленные законодательством о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.

47. Итоги проведения конкурса публикуются в установленном порядке. В установленные сроки с победителем конкурса заключается контракт на аутсорсинг.

48. Контроль исполнения условий государственного контракта о передаче видов деятельности на аутсорсинг и качества получаемых по аутсорсингу услуг возлагается на уполномоченное должностное лицо.

VIII. Разработка и внедрение организационно-структурных, кадровых и иных административных решений, связанных с передачей на аутсорсинг

49. Работы на данном этапе проводятся уполномоченным должностным лицом и руководителями структурных подразделений органа государственной власти, виды деятельности которых передаются на аутсорсинг.

50. Результатом работы на данном этапе будет решение о проведении организационно-структурных, кадровых и иных административных изменений, связанных с передачей видов деятельности на аутсорсинг.

51. В рамках работы на данном этапе необходимо провести следующие мероприятия:

план организационно-структурных, кадровых и иных административных изменений и решений, связанных с передачей видов деятельности на аутсорсинг;

назначение ответственных лиц по взаимодействию с аутсорсером;

назначение ответственных за операции и решение технологических вопросов в рамках реализации контракта на аутсорсинг;

образование в случае необходимости новых структурных подразделений органа государственной власти;

изменения административно-управленческих и производственных процессов, связанных с переходом на аутсорсинг;

внесение изменений в бюджетные заявки на последующий период и/или перемещение (в случае необходимости) бюджетных ассигнований между статьями экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации в установленном порядке в связи с переходом на аутсорсинг;

утвержденный порядок взаимодействия с аутсорсером;

система управления, мониторинга и контроля качества предоставляемых по аутсорсингу услуг со стороны органа государственной власти за исполнением обязательств сторон по контракту на аутсорсинг.

52. Освободившиеся и не востребованные при переходе на аутсорсинг ресурсы органа государственной власти могут быть перераспределены на решение других задач, выполнение программ и функций органа государственной власти.

IX. Разработка и внедрение системы мониторинга и контроля качества услуг, получаемых по аутсорсингу

53. Результатом работы на данном этапе будет выполнение работ аутсорсером по контракту на аутсорсинг с надлежащим качеством и в установленные сроки.

54. Для реализации проектов по передаче отдельных видов деятельности на аутсорсинг необходима разработка системы мониторинга качества предоставления услуг и получения предполагаемых результатов. Для каждого отдельного вида деятельности, передаваемого на аутсорсинг, разрабатывается своя система измеряемых и проверяемых количественных и качественных показателей, которые согласуются с аутсорсером.

55. Порядок взаимодействия с аутсорсером в случае отклонений от запланированных показателей регулируется дополнительным соглашением к государственному контракту.

56. В случае предоставления аутсорсером услуг с нарушением установленных требований к нему применяются меры, установленные действующим законодательством, и штрафные санкции, указанные в контракте на аутсорсинг.