Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 октября 2009 года № 418

Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Постановление Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547)

Постановление Правительства РС (Я) от 14.01.2015 №6)

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Правительство Республики Саха (Якутия) постановляет:

1. Утвердить Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) (Николаев А.С.) до 01 января 2010 года разработать и внести на рассмотрение Правительства Республики Саха (Якутия) методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия).(признан утратившим силу постановлением Правительства РС(Я) от 14.01.2015 №6)

3. Опубликовать настоящее постановление в официальных средствах массовой информации Республики Саха (Якутия).

3. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на Руководителя Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) Куприянова Ю.С.

(в редакции постановления Правительства РС(Я) от 14.01.2015 №6)

Республики Саха (Якутия)

Е. БОРИСОВ

Утверждены

постановлением Правительства

Республики Саха (Якутия)

от 15 октября 2009 года № 418

ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (далее - орган исполнительной власти).

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. В качестве языков делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются саха и русский государственные языки и местные официальные языки, которые могут быть употреблены вместе или в отдельности.

4. Орган исполнительной власти на основе настоящих Правил и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с учетом условий и специфики своей деятельности, разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

5. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и документооборота, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти;

«электронный образ документа» – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

«сканирование документа» – получение электронного образа документа;

«система электронного документооборота» – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

«электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

(пункт 5 в редакции постановления Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547)

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

6. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

7. Бланки исполнительного органа государственной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа и занимают площадь (72,8 х 88,6 мм). Реквизиты печатают сверху на русском языке, ниже – на языке саха.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля. Реквизиты следует печатать на одном уровне – слева на русском языке, а справа – на языке саха.

(пункт 7 в редакции постановления Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547) (в редакции постановления Правительства РС(Я) от 14.01.2015 №6)

8. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 25 мм - левое, 15 мм -правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

9. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти.

(пункт 9 в редакции постановления Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547)

10. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Республики Саха (Якутия);

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица – автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

(пункт 10 в редакции постановления Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547)

11. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением в соответствии с законодательством Российской Федерации.

12. Согласование документа в органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

13. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

14. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

15. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

16. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

17. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

(пункт 17 в редакции постановления Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547)

18. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

(пункт 18 в редакции постановления Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547)

19. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению

руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

20. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

21. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

22. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

23. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

24. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется в установленном в органе исполнительной власти порядке.

25. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.

26. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

27. Орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

28. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

29. Номенклатура дел органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией органа исполнительной власти и ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) руководителем органа исполнительной власти не позднее 15 декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия);

г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

30. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти.

31. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

32. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

33. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, за исключением информации, доступ к которой ограничен.

34. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

35. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет

включительно) хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

36. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

37. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти определяется органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

38. В органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Саха (Якутия).

39. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

40. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

41. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с Департаментом по архивному делу Республики Саха (Якутия).

42. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

43. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

44. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

45. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

46. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

47. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

48. Электронные документы формируются в дела, в соответствии с номенклатурой дел, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

49. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

50. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

(Раздел VI в редакции постановления Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547)

(Наименование приложения в редакции постановления Правительства РС (Я) от 01.11.2011 №547)

Приложение

к Правилам делопроизводства

в органах исполнительной власти

Республики Саха (Якутия), утвержденным

постановлением Правительства

Республики Саха (Якутия)

от 15 октября 2009 года № 418

НАИМЕНОВАНИЕ ЛИБО АННОТАЦИЯ ДОКУМЕНТА

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

19. Отметка о контроле