Об утверждении Положения об архиве Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан



Примерное положение об архиве организации

Администрация сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

16 марта 2020 года № 13

Об утверждении Положения об архиве Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Башкортостан от 03.02.2006 №278-ФЗ «Об архивном деле в Республике Башкортостан», примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. №42, примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. №43, в целях совершенствования архивного дела и делопроизводства Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (приложение №1).

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (приложение №2).

3. Утвердить состав экспертной комиссии Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (приложение №3).

4. Назначить ответственным за архив и ведение делопроизводства управляющую делами Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан Махмутову Анастасию Павловну.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения

Копей-Кубовский сельсовет

муниципального района

Буздякский район РБ

Р.Р.Латыпов

Приложение №1

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением сельского поселения

Копей-Кубовский сельсовет муниципального

района Буздякский район Республики

Башкортостан от «16» марта 2020 г. № 13

Положение об архиве Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан

I. Общие положения

1. Положение об архиве Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее - Положение) разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. №42.

2. Архив Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее – Архив Администрации сельского поселения) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее – Администрация сельского поселения), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Муниципальное бюджетное учреждение «Буздякский районный архив» муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее - муниципальный архив), источником комплектования которого выступает Администрация сельского поселения.

3. Администрации сельского поселения разрабатывает положение об Архиве Администрации сельского поселения. Положение об Архиве Администрации сельского поселения подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Администрации сельского поселения с муниципальным архивом.

После согласования положение об Архиве Администрации сельского поселения утверждается главой сельского поселения.

4. Главой сельского поселения из работников Администрации сельского поселения назначается должностное лицо, ответственное за архив, которое обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование документов, образующихся в процессе деятельности Администрации сельского поселения.

Должностное лицо, ответственное за архив составляет локальные нормативные акты, регулирующие делопроизводство и архивное дело, номенклатуру дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, паспорт архива Администрации сельского поселения, оказывает методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел у работников Администрации сельского поселения, организует передачу архивных документов в муниципальный архив, проводит проверку наличия и состояния документов.

5. Архив Администрации сельского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 06.10.2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Башкортостан от 03.02.2006 №278-ФЗ «Об архивном деле в Республике Башкортостан», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа и настоящим Положением.

II. Состав документов Архива Администрации сельского поселения

6. Архив Администрации сельского поселения хранит:

а)              документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации сельского поселения;

б)              архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

в)              документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);

г)              фонд пользования (архива) (при наличии);

д)              справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Администрации сельского поселения.

III. Задачи Архива Администрации сельского поселения

7. К задачам Архива Администрации сельского поселения относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

7.2. Комплектование Архива Администрации сельского поселения документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации сельского поселения.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации сельского поселения.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел у работников Администрации сельского поселения и своевременной передачей их в Архив Администрации сельского поселения.

IV. Функции Архива Администрации сельского поселения

8. Архив Администрации сельского поселения осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации сельского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Администрации сельского поселения.

8.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации сельского поселения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Администрации сельского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации сельского поселения.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а)              на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации сельского поселения описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б)              на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Республики Башкортостан (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

в)              на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г)              на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д)              на утверждение главе сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, согласованные с центральной экспертной комиссией при Администрации муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее- ЦЭК).

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации сельского поселения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации сельского поселения.

8.9. Организует информирование главы сельского поселения и работников Администрации сельского поселения о составе и содержании документов Архива Администрации сельского поселения.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом)

зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива Администрации сельского поселения.

8.14. Создает фонд пользования Архива Администрации сельского поселения и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Администрации сельского поселения.

8.16. Участвует в разработке документов Администрации сельского поселения по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а)              работникам Администрации сельского поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б)              работникам Администрации сельского поселения в подготовке документов к передаче в Архив Администрации сельского поселения.

V. Права Архива Администрации сельского поселения

9. Архив Администрации сельского поселения имеет право:

а)              представлять главе сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Администрации сельского поселения;

б)              запрашивать у работников Администрации сельского поселения сведения, необходимые для работы Архива Администрации сельского поселения;

в)              давать рекомендации работникам Администрации сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции Архива Администрации сельского поселения;

г)              информировать работников Администрации сельского поселения о необходимости передачи документов в Архив Администрации сельского поселения в соответствии с утвержденным графиком;

д)              принимать участие в заседаниях ЦЭК.

VI. Ответственность

10. Лица, виновные в утрате, порче или несанкционированном уничтожении документов постоянного и временного срока хранения, в том числе документов по личному составу, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Управляющая делами Администрации

сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет

муниципального района Буздякский район

Республики Башкортостан _____________ А.П. Махмутова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК при Администрации

муниципального района Буздякский район

Республики Башкортостан

от «___» ____________ 2020 г. № ____

Приложение №2

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет

муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан

от «16» марта 2020 г. № 13

Положение об экспертной комиссии Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан

I. Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее - Положение) разработано в соответствии с примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. №43.

2. Экспертная комиссия Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее - ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрации сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее – Администрация сельского поселения).

3. ЭК является совещательным органом при главе сельского поселения, создается распоряжением главы сельского поселения и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного главой сельского поселения.

Администрация сельского поселения, выступающая источником комплектования Муниципального бюджетного учреждения «Буздякский районный архив» муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан (далее - муниципальный архив), согласовывает положение об ЭК с муниципальным архивом.

4. Персональный состав ЭК определяется постановлением главы сельского поселения.

Председателем ЭК назначается глава сельского поселения.

В состав ЭК в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив Администрации сельского поселения.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Башкортостан от 03.02.2006 №278-ФЗ «Об архивном деле в Республике Башкортостан», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа в области архивного дела и делопроизводства, организационно-распорядительными документами Администрации сельского поселения и настоящим положением.

II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Администрации сельского поселения, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а)              описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б)              перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в)              описей дел по личному составу;

г)              описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д)              номенклатуры дел организации;

е)              актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж)              актов об утрате документов;

з)              актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и)              предложений об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

к)              проектов локальных нормативных актов и методических документов Администрации сельского поселения по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением Администрации сельского поселения, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – Архив Администрации сельского поселения) представление на экспертизу в муниципальный архив и на утверждение ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан (далее – ЭПК) согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с Архивом Администрации сельского поселения представление на экспертизу в муниципальный архив и на согласование ЭПК, согласованные ЭК описи дел по личному составу,

6.5. Обеспечивает совместно с Архивом Администрации сельского поселения представление на экспертизу в муниципальный архив и на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Обеспечивает совместно с Архивом Администрации сельского поселения представление на согласование муниципального архива номенклатуры дел, положения об Архиве, положения об ЭК, инструкции по делопроизводству Организации.

6.7. Совместно с Архивом организует для работников Администрации сельского поселения консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

7. ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации работникам Администрации сельского поселения по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в Архив Администрации сельского поселения.

7.2. Запрашивать у работников Администрации сельского поселения:

а)              письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б)              предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях работников о ходе подготовки документов к передаче на хранение в Архив Администрации сельского поселения, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов Администрации сельского поселения.

7.6. Информировать главу сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с ЭПК, Центральной экспертной комиссией при Администрации муниципального района Буздякский район Республики Башкортостан, а также с муниципальным архивом.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Управляющая делами Администрации

сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет

муниципального района Буздякский район

Республики Башкортостан _____________ А.П. Махмутова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК при Администрации

муниципального района Буздякский район

Республики Башкортостан

от «___» ____________ 2020 г. № ____

Приложение №3

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением сельского поселения Копей-Кубовский

сельсовет муниципального района Буздякский район

Республики Башкортостан

от «16» марта 2020 г. № 13

СОСТАВ

экспертной комиссии Администрации сельского поселения

Копей-Кубовский сельсовет муниципального района

Буздякский район Республики Башкортостан:

Латыпов Р.Р. – глава сельского поселения, председатель комиссии;

Махмутова А.П. – управляющая делами, секретарь комиссии, ответственная за архив;

Хабибуллина С.Ш. – специалист 1 категории, член комиссии.