О ПРИНЯТИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПОСЁЛОК СУДИСЛАВЛЬ



Опубликовано в ИБ «Судиславские ведомости» от 07.08.2020 г. № 22, стр.14

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПОСЁЛОК СУДИСЛАВЛЬ СУДИСЛАВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

16.07.2020 Г. № 49

О ПРИНЯТИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПОСЁЛОК СУДИСЛАВЛЬ

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации,

администрация городского поселения посёлок Судиславль постановляет:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации городского поселения посёлок Судиславль от 16.07.2020 года.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава городского

поселения посёлок Судиславль: М. А. Беляева

Согласовано ЭПК

департамента культуры

Костромской области

от «25» января 2019 г,

протокол № 1

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПОСЁЛОК СУДИСЛАВЛЬ

(НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ)

I. Общие положения

1. Администрация городского поселения посёлок Судиславль (далее — Организация) в целях осуществления хранения, комплектования учёта и использования Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Организации, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация, создаёт архив организации (далее — Архив организации).

Архив организации создаётся на правах структурного подразделения. (Либо: Архив организации не является структурным подразделением. Приказом руководителя Организации (либо другим распорядительным документом) ответственным за исполнением функций и задач Архива организации назначается должностное лицо и указывается наименование структурного подразделения в ведение которого находится Архив организации).

2. Положение об Архиве организации определяет статус Архива организации, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов. Положение об Архиве организации согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) департамента культуры Костромской области. После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем Организации.

3. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 - ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями), приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными документами и настоящим положением.

II. Состав документов Архива организации

4. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций — предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учётные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

5. К задачам Архива организации относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II положения об Архиве организации документами, образовавшимися в деятельности Организации.

5.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности Организации.

5.3. Учёт документов, находящиеся на хранении в Архиве организации.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

6. Архив организации осуществляет следующие функции:

6.1 Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Организации, в соответствии с утверждённым графиком.

6.2. Ведёт учёт документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

6.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учётные сведения об объёме и составе хранящихся в Архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Организации.

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов;

б) на утверждение ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел постоянного хранения;

в) на утверждение ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел по личному составу;

г) на утверждение ЭПК департамента культуры Костромской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю Организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утверждённые (согласованные) ЭПК департамента культуры Костромской области.

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а так же выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

6.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

6.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдаёт архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

6.13. Ведёт учёт использования документов Архива организации.

6.14. Создаёт фонд пользования Архива организации и организует его использование.

6.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

6.16. Участвует в разработке документов Организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениями работникам Организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

7. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству Организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях Организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать структурные подразделения Организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утверждённым графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК департамента культуры Костромской области.

VI. Ответственность

8. За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов Организации, утрату, нарушение правил использования документов и доступа к ним, руководитель Организации и должностные лица, ответственные за работу Архива организации несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела.

Согласовано ЭПК

департамента культуры

Костромской области

от «25» января 2019 г,

протокол № 1

Положение

об экспертной комиссии Администрации городского поселения посёлок Судиславль»

1. Экспертная комиссия Администрации городского поселения посёлок Судиславль (далее — ЭК) создаётся в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрация городского поселения посёлок Судиславль (далее — Организация). (наименование организации)

2. ЭК является совещательным органом при руководителе Организации, создаётся приказом Организации и действует на основании положения об экспертной комиссии Организации, утверждённого руководителем Организации, предварительно согласованного с экспертно-проверочной Организацией департамента культуры Костромской области.

3. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя Организации.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений Организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает Организация (по согласованию).

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя Организации.

4. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями), законом Костромской области от 28.04.2006 № 17 — 4 - ЗКО « О формировании и содержании архивных фондов Костромской области» (с изменениями), приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными документами и настоящим положением.

II. Функции ЭК

5. ЭК осуществляет следующие функции:

5.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Организации, для хранения и уничтожения.

5.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описи дел по личному составу;

г) описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел Организации;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении(изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов Организации по делопроизводству и архивному делу.

5.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением Организации (либо с ответственным должностным лицом), осуществляющим хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов (далее — Архив организации) предоставление на утверждение ЭПК департамента культуры Костромской области согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

5.4. Обеспечивает совместно с Архивом организации представление на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области, согласование ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел Организации.

5.5. Обеспечивает совместно с Архивом организации представление на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

5.6. Совместно с Архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников Организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

6. ЭК имеет право:

6.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам Организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Организации.

6.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

6.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в Архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

6.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

6.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

6.6. Информировать руководство Организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

7. ЭК взаимодействует с ЭПК департамента культуры Костромской области, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

8. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

9. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины её состава.

10. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют прав совещательного голоса.

11. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.