Об утверждении Административного регламента службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги «Исполнение запросов иностранных граждан»



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Об утверждении Административного регламента службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги «Исполнение запросов иностранных граждан»

Документ утр. силу:

-постановлением Правительства автономного округа от 11.06.2013 № 442-П

Во исполнение Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа

постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги «Исполнение запросов иностранных граждан».

2. Признать утратившим силу подпункт 1.5 пункта 1 постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 24 июня 2010 года № 53-П «Об утверждении административных регламентов службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственных услуг».

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Соколову И.Б.

Губернатор Ямало-Ненецкого

автономного округа                                                                                                   Д.Н. Кобылкин

от 18 января 2012 г. № 20-П

Руководитель службы по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа Н.П.Головина

1

УТВЕРЖДЁН

постановлением Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 18 января 2012 года № 20-П

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги «Исполнение запросов иностранных граждан»

I. Общие положения

1. Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Исполнение запросов иностранных граждан» (далее – Административный регламент, государственная услуга) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в целях повышения качества предоставления государственной услуги и устанавливает порядок и стандарт предоставления государственной услуги.

Заявители, имеющие право на получение государственной услуги

2. Заявителями на получение государственной услуги являются физические и юридические лица либо их уполномоченные представители.

Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

3. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги:

3.1. служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – служба, автономный округ) расположена по адресу: ул. Матросова, д. 7, корп. 1, г. Салехард, 629008, тел. (34922) 2-41-46, факс (34922) 2-23-05.

Адрес электронной почты: arсhivе@arch.gov.yanao.ru.

Адрес Интернет-представительства: www.region-yamal.ru.

Государственная услуга предоставляется непосредственно отделом хранения и использования архивных документов архивного управления (Государственного архива автономного округа) службы (далее – профильное структурное подразделение службы), расположенным по адресу: ул. Комсомольская, д. 37-а, г. Салехард, 629001, тел. (факс) (34922) 4-78-79.

График приёма заявителей специалистами профильного структурного подразделения службы (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):

понедельник               9.00 – 17.00;

среда                                                        9.00 – 16.00;

перерыв на обед               12.30 – 14.00;

выходные дни               суббота, воскресенье.

В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, график работы службы изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час);

3.2. информация о государственной услуге, процедуре её предоставления производится:

- при личной явке заявителя, с использованием средств телефонной связи и электронной почты – начальником и специалистами профильного структурного подразделения службы, непосредственно участвующими в предоставлении государственной услуги;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе в информационной системе «Портал государственных услуг Ямало-Ненецкого автономного округа» (www.pgu-yamal.ru), на Интернет-представительстве службы (www.region-yamal.ru), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов, проспектов), на информационных стендах в помещении службы;

3.3. для получения информации о государственной услуге, процедуре её предоставления, ходе предоставления государственной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- в устной форме лично или по телефону к начальнику и специалистам профильного структурного подразделения службы, участвующим в предоставлении государственной услуги;

- в письменной форме лично или почтой в адрес службы;

- в письменной форме по адресу электронной почты службы (arсhivе@arch.gov.yanao.ru).

4. Информирование заявителей проводится в двух формах: устной и письменной.

При ответах на телефонные звонки и обращения заявителей лично в приёмные часы специалисты профильного структурного подразделения службы, участвующие в предоставлении государственной услуги, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который поступил звонок, и фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить интересующую его информацию.

Устное информирование обратившегося лица осуществляется не более 15 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, предлагает направить обращение о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления государственной услуги либо назначает другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.

Письменное информирование по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется при получении обращения заинтересованного лица о предоставлении письменной информации по вопросам предоставления государственной услуги.

Специалисты профильного структурного подразделения службы, участвующие в предоставлении государственной услуги, ответственные за рассмотрение обращения, обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения и в течение 10 дней со дня его регистрации в службе готовят письменный ответ по существу поставленных вопросов. Письменный ответ на обращение, содержащий фамилию и номер телефона исполнителя, подписывается руководителем службы и направляется по почте простым письмом в адрес заявителя, проживающего в государстве – участнике Содружества Независимых Государств (далее – СНГ), Федерального архивного агентства или в адрес Консульского департамента Министерства иностранных дел России для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

Ответ на обращение, поступившее на электронный адрес службы, в течение 10 дней со дня его регистрации направляется по электронный почте на электронный адрес заявителя.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги «Исполнение запросов иностранных граждан».

6. Государственная услуга предоставляется службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

Специалисты службы не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Результат предоставления государственной услуги

7. Результатом предоставления государственной услуги являются:

предоставление имеющейся информации в форме информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

направление запроса по принадлежности.

Сроки предоставления государственной услуги

8. Государственная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса специалистом, ответственным за приём и регистрацию поступающих документов.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по поступившему запросу срок рассмотрения может быть продлен руководителем службы не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Правовые основания для предоставления государственной услуги

9. Правовыми основаниями предоставления государственной услуги являются:

Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года;

Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов от 05 октября 1961 года;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»;

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 года № 894 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»;

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Закон автономного округа от 28 декабря 2005 года № 105-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе»;

постановление Губернатора автономного округа от 02 июля 2010 года № 133-ПГ «О службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа».

Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги

10. Для получения государственной услуги посредством личного обращения заявитель представляет в адрес службы письменный запрос на бланке установленной формы (приложения №№ 1, 2 к настоящему Административному регламенту) в единственном экземпляре.

10.1. Для получения государственной услуги заявитель вправе обратиться в адрес службы, направив письменный запрос в произвольной форме посредством почтовой, телеграфной, факсимильной связи либо по электронной почте (arсhivе@arch.gov.yanao.ru) или на Интернет-представительство службы (www.region-yamal.ru) либо заполнив электронную форму запроса на Портале государственных услуг автономного округа (www. pgu-yamal.ru);

10.2. Для получения результата государственной услуги посредством личного обращения заявитель представляет следующие документы:

- документ, удостоверяющий личность;

- доверенность, выданную в установленном законодательством Российской Федерации порядке на предоставление интересов заявителя.

11. Представленный запрос должен содержать информацию:

11.1. для юридических лиц – наименование организации, ее почтовый адрес и номер телефона, факса, фамилию, имя и отчество исполнителя для направления ответа или уточнения содержания запроса;

11.2. для физических лиц – фамилию, имя и отчество (последнее – при наличии), почтовый и (или) электронный адрес заявителя, номер телефона для уточнения содержания запроса, дату;

11.3. интересующий заявителя вопрос (тема, событие, факт) и хронологические рамки запрашиваемой информации;

11.4. форму исполнения запроса (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии).

12. Текст запроса должен быть написан разборчиво от руки или при помощи средств электронно-вычислительной техники без исправлений. При написании текста запроса на языке, отличном от государственного языка Российской Федерации, представляется заверенный в установленном порядке перевод на русский язык.

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

13. Основаниями для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются представление документов, не соответствующих требованиям, указанным в пунктах 11, 12 настоящего Административного регламента.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

14. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

14.1. отсутствие у заявителя права на получение государственной услуги в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

14.2. отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения (проведения поисковой работы);

14.3. отсутствие запрашиваемой информации.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

15. Государственная услуга предоставляется без предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

16. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении государственной услуги

17. Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов составляет 5 минут; максимальная продолжительность приёма документов составляет 15 минут.

18. Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет 5 минут; максимальная продолжительность выдачи документов составляет 25 минут.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

19. Запрос регистрируется в день поступления в службу.

Запрос заявителя, поступивший после 16.30 часов (15.30 – в предпраздничные дни) регистрируется на следующий после поступления рабочий день.

Требования к помещениям предоставления государственной услуги

20. Требования к помещениям предоставления государственной услуги.

20.1. требования к местам приема заявителей:

существующие здания (строения) службы и профильного структурного подразделения службы при наличии соответствующих технических возможностей оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски, а также стоянками для автомобилей заявителей. На стоянке автотранспортных средств выделяется не менее 10 процентов мест (но не менее одного места) для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов, которые не должны занимать иные транспортные средства. Доступ к парковочным местам является бесплатным;

служебные кабинеты специалистов, участвующих в предоставлении государственной услуги, в которых осуществляется прием заявителей, должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, ведущего прием;

места для приема заявителей оборудуются стульями и столами, оснащаются канцелярскими принадлежностями для обеспечения возможности оформления документов;

20.2. требования к местам для ожидания:

места для ожидания в очереди оборудуются стульями и (или) кресельными секциями;

места для ожидания находятся в холле или ином специально приспособленном помещении;

в здании, где организуется прием заявителей, предусматриваются места общественного пользования (туалеты) и места для хранения верхней одежды;

20.3. требования к местам для информирования заявителей:

оборудуются визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационном стенде;

оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов;

информационный стенд, столы размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.

Показатели доступности и качества государственных услуг

21. Показателями оценки доступности и качества государственной услуги являются:

№ п/п

Наименование показателя качества государственной услуги

Единица измерения

Нормативное значение

1

2

3

4

1.

Транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги

да/нет

да

2.

Наличие полной, достоверной и доступной для заявителя информации о содержании государственной услуги, способе, порядке и условии ее получения, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования «Портал государственных услуг Ямало-Ненецкого автономного округа» (www.pgu-yamal.ru),

Интернет-представительство службы (www.region-yamal.ru)

да/нет

да

3.

Обеспечение возможности направления запроса по электронной почте (arсhivе@arch.gov.yanao.ru)

да/нет

да

4.

Актуальность и работоспособность контактных координат (официальные и почтовые адреса, адреса электронной почты, номера телефонов, факсов и т.д.), указанных в настоящем Административном регламенте

да/нет

да

5.

Укомплектованность квалифицированными кадрами по штатному расписанию

%

не менее 95

6.

Соблюдение срока предоставления государственной услуги, установленного настоящим Административным регламентом

да/нет

да

7.

Отсутствие повторных запросов заявителей по предмету ранее предоставленной государственной услуги, вызванных её неполным или некачественным исполнением

%

0

1

2

3

4

8.

Отсутствие фактов обжалования заявителями действий (бездействия) должностных лиц, осуществленных в ходе предоставления государственной услуги, от общего количества запросов, поступивших за год

%

не более 0,1

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

22. Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги приводится в приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.

23. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

23.1. приём и регистрация запроса;

23.2. анализ тематики запроса;

23.3. подготовка и оформление информации по запросу (ответ на запрос);

23.4. проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях;

23.5. выдача (отправка) результата предоставления государственной услуги.

В электронном виде результат государственной услуги не предоставляется.

Описание последовательности действий при приёме и регистрации запроса

24. Основанием для начала исполнения административной процедуры является личное обращение заявителя в службу либо поступление письменного обращения посредством почтовой связи, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет (www.region-yamal.ru, www.pgu-yamal.ru), включая электронную почту (arсhivе@arch.gov.yanao.ru).

25. Специалист, ответственный за приём и регистрацию запросов:

25.1. проверяет соответствие представленного запроса требованиям, установленным пунктами 11, 12 настоящего Административного регламента;

25.2. регистрирует поступление запроса в соответствии с установленными правилами делопроизводства, в случае личного обращения заявителя сообщает номер и дату регистрации запроса.

Максимальный срок выполнения действия при приеме запроса в ходе личного обращения заявителя составляет не более 15 минут.

26. При наличии оснований для отказа в приеме запроса, предусмотренных пунктом 13 настоящего Административного регламента, специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов:

26.1. при личном обращении заявителя сообщает об этом заявителю с указанием причин отказа в принятии запроса, предоставляя ему возможность оперативно привести запрос в соответствие с установленными требованиями;

26.2. при получении средствами электронной почты информирует заявителя об этом в ответном письме;

26.3. при наличии оснований в отказе приема запроса по основаниям, предусмотренным пунктом 13 настоящего Административного регламента, или при отсутствии контактных реквизитов заявителя поступивший запрос дальнейшему рассмотрению не подлежит.

Максимальный срок выполнения действия при отказе в приеме запроса и информирования заявителя:

- при личном обращении составляет не более 15 минут;

- при письменном обращении посредством почтовой, телеграфной, факсимильной связи либо по электронной почте (arсhivе@arch.gov.yanao.ru) или на Интернет-представительство службы (www.region-yamal.ru, www. pgu-yamal.ru) – в течение 5 дней с момента регистрации обращения.

27. По итогам административной процедуры специалист, ответственный за приём и регистрацию запросов, формирует результат административной процедуры по приёму и регистрации запроса и передаёт его в установленном порядке на рассмотрение руководителю службы.

28. В соответствии с резолюцией руководителя службы запрос направляется должностному лицу, ответственному за организацию предоставления государственной услуги.

29. Результатом административной процедуры является получение должностным лицом, ответственным за организацию предоставления государственной услуги, принятого запроса.

30. Срок с момента регистрации запроса до поступления запроса ответственному исполнителю по организации предоставления государственной услуги не должен превышать 3 дней.

Описание последовательности действий при анализе тематики запроса

31. Основанием для начала процедуры анализа тематики запроса заявителя является получение должностным лицом, ответственным за организацию предоставления государственной услуги, запроса и указаний по его исполнению.

32. Должностное лицо, ответственное за организацию предоставления государственной услуги, обеспечивает оперативное рассмотрение запроса заявителя, доведение его до специалиста профильного структурного подразделения службы, ответственного за предоставление государственной услуги (далее – ответственный исполнитель).

33. Ответственный исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего запроса с использованием имеющихся в службе архивных справочников в традиционной и электронной форме. При этом определяются:

33.1. основания для отказа в предоставлении государственной услуги, установленные пунктом 14 настоящего Административного регламента;

33.2. местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

33.3. адреса конкретных архивных учреждений автономного округа и (или) организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

34. Ответственный исполнитель письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации автономного округа.

35. В случае если запрос требует исполнения несколькими архивными учреждениями и (или) организациями автономного округа, ответственный исполнитель направляет в соответствующие архивные учреждения и (или) организации автономного округа копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес cлужбы.

36. Ответственный исполнитель письменно запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми сведениями, выявленными в ходе его исполнения.

37. При направлении запросов на исполнение по принадлежности служба при необходимости уведомляет соответствующие архивные учреждения и (или) организации автономного округа о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

38. Результатом административной процедуры является выполнение ответственным исполнителем одного из следующих действий:

при наличии запрашиваемых сведений в профильном структурном подразделении службы начинает работу по исполнению запроса;

при наличии запрашиваемых сведений в архивных учреждениях и (или) организациях автономного округа направляет запрос на исполнение по принадлежности и информирует об этом заявителя;

при отсутствии запрашиваемых сведений в архивных учреждениях и (или) организациях автономного округа информирует об этом заявителя и при необходимости дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

при установлении оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, установленных пунктом 14 настоящего Административного регламента, уведомляет об этом заявителя с указанием причин отказа.

39. Продолжительность административной процедуры – не более 5 дней с момента поступления запроса в профильное структурное подразделение службы.

Описание последовательности действий при подготовке и оформлении информации по запросу (ответ на запрос)

40. Основанием для начала процедуры подготовки и оформления результата предоставления государственной услуги является получение ответственным исполнителем запроса и указаний по его исполнению.

41. По итогам анализа тематики поступившего в адрес службы запроса ответственный исполнитель:

при наличии архивных документов, необходимых для исполнения запроса в профильном структурном подразделении службы, приступает к исполнению данного запроса;

при выявлении факта хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в других архивных учреждениях и (или) организациях автономного округа направляет запрос по принадлежности.

42. Архивные учреждения и (или) организации автономного округа, исполняющие полученные от службы или непосредственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов. По результатам рассмотрения запросов готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии или информационные письма об отсутствии запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют их в службу.

43. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, муниципальных архивов) или печатью организации. В случае подготовки архивной справки организацией её текст должен оформляться на бланке организации. Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления.

44. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

45. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя организации.

46. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

47. Ответственный исполнитель анализирует полученные ответы из архивных учреждений и (или) организаций автономного округа, оценивает полноту полученной информации и готовит проект информационного письма с приложением поступивших из архивных учреждений и (или) организаций информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

48. Служба в случае необходимости вправе запрашивать у архивных учреждений автономного округа и (или) организаций-исполнителей по запросу копии писем о результатах рассмотрения запросов заявителей.

49. В случае если запрос не может быть исполнен, ответственный исполнитель готовит проект информационного письма с объяснением причин невозможности исполнения данного запроса.

При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений других субъектов Российской Федерации.

50. При отсутствии у заявителя права на получение запрашиваемых сведений ответственный исполнитель дает мотивированный отказ в получении запрашиваемых сведений и разъясняет заявителю дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

51. Ответственный исполнитель передает результат предоставления государственной услуги для рассмотрения должностному лицу, ответственному за организацию предоставления государственной услуги.

Должностное лицо, ответственное за организацию предоставления государственной услуги, после рассмотрения передаёт результат предоставления государственной услуги на подпись руководителю службы.

Максимальный срок выполнения действия составляет 3 дня.

52. Подготовленная по запросу информация в течение 2 дней подписывается руководителем службы.

53. При наличии замечаний подготовленная по запросу информация возвращается на доработку ответственному исполнителю, дорабатывается в течение 1 дня и передаётся на рассмотрение должностному лицу, ответственному за организацию предоставления государственной услуги, после чего передаётся на подпись руководителю службы.

54. Результатом административной процедуры является подписание руководителем службы информации.

55. Общая продолжительность исполнения административной процедуры составляет не более 30 дней с момента принятия запроса к рассмотрению.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по поступившему запросу срок рассмотрения может быть продлен руководителем службы (в его отсутствие – первым заместителем руководителя), не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Описание последовательности действий при проставлении апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

56. Основанием для начала процедуры проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях является оформление в профильном структурном подразделении службы архивных справок, архивных выписок и архивных копий или поступление в службу от архивных учреждений и (или) организаций автономного округа архивных справок, архивных выписок и архивных копий, требующих дальнейшего направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов.

57. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа-апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

58. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных профильным структурным подразделением службы, архивными учреждениями автономного округа, а также организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), осуществляет служба.

59. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме архивных учреждений автономного округа), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в службу образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов оттисков печатей.

В случае непредставления указанных документов организации направляется уведомление об отказе в проставлении апостиля.

60. Проставление апостиля производится путём оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

61. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

62. Результатом административной процедуры является:

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, информационных письмах;

уведомление об отказе в проставлении апостиля.

63. Продолжительность административной процедуры – не более 3 дней с момента поступления соответствующих архивных справок, архивных выписок и архивных копий в службу.

Описание последовательности действий при выдаче (отправке) результата предоставления государственной услуги

64. Основанием для начала процедуры выдачи (отправки) результата предоставления государственной услуги является подписание руководителем службы соответствующих документов и поступление их специалисту, ответственному за прием и регистрацию документов.

При выдаче результатов государственной услуги посредством личного обращения требуется представить документы, предусмотренные пунктом 10.2 настоящего Административного регламента.

65. Информационное письмо о предоставлении или отказе в предоставлении государственной услуги регистрирует специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, в соответствии с правилами делопроизводства в течение 20 минут.

66. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются службой по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

В случае если запрос поступил из Федерального архивного агентства, ответы направляются непосредственно в его адрес или адрес, указанный Федеральным архивным агентством в сопроводительном письме к запросу.

67. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются службой в Консульский департамент Министерства иностранных дел России.

68. В случае исполнения запроса несколькими архивными учреждениями и (или) организациями автономного округа все полученные от архивных учреждений и (или) организаций автономного округа архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений служба с сопроводительным письмом направляет в Консульский департамент Министерства иностранных дел России, либо в Федеральное архивное агентство, либо в адрес заявителя.

69. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные архивными учреждениями и (или) организациями автономного округа и требующие проставления апостиля, направляются архивными учреждениями и (или) организациями автономного округа в службу.

70. После проставления апостиля служба направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в Консульский департамент Министерства иностранных дел России.

71. Копии информационного письма, запроса заявителя и документов по нему остаются на хранении в делопроизводстве службы.

При отправке информационного письма посредством почтовой связи или иным способом специалист ставит отметку о способе отправке письма, указывает время и дату отправки и ставит личную подпись.

72. Результатом административной процедуры является выдача (отправка) заявителю результатов государственной услуги.

73. Продолжительность административной процедуры – не более 25 минут.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением положений Административного регламента

74. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, определённых настоящим Административным регламентом, и принятием в ходе предоставления государственной услуги решений осуществляют руководитель службы, его первый заместитель, начальник архивного управления (Государственного архива автономного округа).

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги

75. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений.

Проверки могут быть плановыми на основании планов работы службы либо внеплановыми, проводимыми в том числе по жалобе заявителей на своевременность, полноту и качество предоставления государственной услуги.

Решение о проведении внеплановой проверки принимает руководитель службы.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.

Ответственность государственных служащих и должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

76. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления государственной услуги в случае выявления нарушений виновные государственные гражданские служащие и должностные лица автономного округа привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Законом автономного округа от 29 марта 2005 года № 26-ЗАО «О государственной гражданской службе Ямало-Ненецкого автономного округа», а также с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций

77. Заявители вправе направить письменное обращение в адрес руководителя службы с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, полноты и качества предоставления государственной услуги в случае нарушения прав и законных интересов заявителей при предоставлении государственной услуги.

В случае проведения внеплановой проверки по конкретному обращению в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения обратившемуся направляется по почте информация о результатах проверки, проведённой по обращению. Информация подписывается руководителем службы или уполномоченным им должностным лицом.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

78. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия службы, предоставляющей государственную услугу, и должностных лиц службы в досудебном порядке.

79. Заявители имеют право обратиться в службу с жалобой лично или направить обращение (жалобу) в службу в письменной форме или в форме электронного документа.

80. Заявитель имеет право на получение информации и копий документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

81. Заявитель в своём письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает:

81.1. наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

81.2. фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя – физического лица;

81.3. почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

81.4. суть обращения (жалобы);

81.5. личную подпись и дату подачи обращения (жалобы).

В жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства и доводы, на основании которых заявитель считает нарушенными его права и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования (об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия)), а также иные сведения, которые считает необходимым сообщить для рассмотрения жалобы.

Обращение (жалоба), поступившее в службу или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в установленном действующим законодательством порядке. В обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

Ответ на обращение (жалобу), поступившее в службу или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении (жалобе).

К жалобе могут быть приложены документы или копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства и доводы.

82. Письменное обращение заявителей рассматривается в течение 30 дней с момента регистрации такого обращения.

В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса государственным органам, органам местного самоуправления и должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов руководитель службы либо иное уполномоченное им должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив письменно о продлении срока его рассмотрения заявителя.

83. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не даётся. Если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, ответ на обращение не даётся, о чём в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, руководитель службы или уполномоченное им должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нём вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нём вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

84. В случае подтверждения в ходе проведения проверок фактов, изложенных в жалобе на действия (бездействие) и решения должностных лиц службы, принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, руководитель службы либо иное уполномоченное им должностное лицо принимает решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.

1

Приложение № 1

к Административному регламенту службы

по делам архивов Ямало-Ненецкого

автономного округа по предоставлению

государственной услуги «Исполнение

запросов иностранных граждан»

ЗАПРОС

иностранного гражданина по истребованию документов из России (в случае личного обращения) для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа

Вопросы

Ответы

1. Фамилия, имя и отчество гражданина (если фамилия менялась – укажите их все)

2. Год и место рождения гражданина (укажите область, район, город, деревню, посёлок)

3. Гражданство (если гражданство менялось – укажите их все)

4. Название запрашиваемого документа:

а) документ об образовании – укажите название и адрес учебного заведения, дату поступления и окончания;

б) документ о стаже работы – укажите название и адрес предприятия, учреждения, время работы и в качестве кого работали;

в) сведения о заработной плате;

г) другой документ (указать какой)

5. Цель запрашиваемой архивной информации

6. Адрес места жительства гражданина, чей документ запрашивается

7. Документ, удостоверяющий личность (номер, кем и когда выдан)

8. Дата заполнения запроса

9. Подпись гражданина

1

Приложение № 2

к Административному регламенту

службы по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

по предоставлению государственной

услуги «Исполнение запросов

иностранных граждан»

ЗАПРОС

иностранного гражданина по истребованию документов из России (для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах) для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа

Вопросы

Ответы

Данные о гражданине, о котором запрашивается документ

1. Фамилия, имя и отчество гражданина, о котором запрашивается документ (если фамилия менялась – укажите их все)

2. Год и место рождения этого гражданина (укажите область, район, город, деревню, посёлок)

3. Гражданство этого гражданина (если гражданство менялось – укажите их все)

4. Название запрашиваемого документа:

а) документ об образовании – укажите название и адрес учебного заведения, дату поступления и окончания;

б) документ о стаже работы – укажите название и адрес предприятия, учреждения, время работы и в качестве кого работали;

в) сведения о заработной плате;

г) другой документ (указать какой)

5. Цель запрашиваемой архивной информации

6. Адрес места жительства гражданина, чей документ запрашивается

Данные о гражданине, заполнившем запрос

7. Фамилия, имя, отчество гражданина, запрашивающего документ

8. Данные паспорта

(серия, номер, кем выдан, дата выдачи)

9. Доверенность (номер, дата)

10. Год и место рождения

11. Гражданство (если гражданство менялось – укажите их все)

12. Родственные отношения с гражданином, на имя которого запрашиваются документы

13. Адрес места жительства

14. Дата заполнения запроса

15. Подпись гражданина

Приложение № 3

к Административному регламенту

службы по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

по предоставлению государственной услуги

«Исполнения запросов иностранных граждан»

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Условные обозначения

Начало или завершение административной

процедуры

Операция, действие, мероприятие

Ситуация выбора, принятие решения

Внешний документ, передача документа

1

       НЕТ              ДА