Об утверждении государственной программы "Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015 - 2020 годы"



Правительства Севастополя

Постановление
18.05.2015                                                                                   N 412-ПП

Об утверждении государственной программы "Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015 - 2020 годы"

В редакции постановления Правительства Севастополя от 11.04.2016 № 307-ПП

В редакции постановления Правительства Севастополя от 27.10.2016 № 1022-ПП

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Уставом города Севастополя, Законом города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя", Законом города Севастополя от 30.04.2014 N 6-ЗС "О системе исполнительных органов государственной власти города Севастополя", Правительство Севастополя постановляет:

1. Утвердить государственную программу "Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015 - 2020 годы" (прилагается).

2. Департаменту финансов города Севастополя (Штоп В.В.) при формировании бюджета города Севастополя на очередной финансовый год и плановый период предусматривать средства на финансирование государственной программы "Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015 - 2020 годы".

3. Управлению информационной политики и взаимодействия со СМИ опубликовать настоящее постановление на официальном сайте Правительства Севастополя.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

5. Контроль за выполнением постановления возложить на директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя Рослякова О.Ю.

Губернатор города Севастополя,
Председатель Правительства Севастополя

С.И. Меняйло

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

Правительства Севастополя

от 18.05.2015 № 412-ПП

Государственная программа
"Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015 - 2020 годы"

Паспорт
государственной программы "Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015 - 2020 годы" (далее - Программа)

Ответственный исполнитель Программы

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

Соисполнители Программы

Департамент капитального строительства города Севастополя

Участники Программы

Государственное казённое учреждение «Архив города Севастополя» (далее – ГКУ «Архив города Севастополя», ГКУ АГС)

Государственное казённое учреждение «Капитальное строительство» 

Программно-целевые инструменты

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральная целевая программа «Социально-экономическое развитие Республики Крым и  г. Севастополя до 2020 года», утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 11.08.2014 № 790;

Закон города Севастополя от 29.05.2015 № 150-ЗС «Об архивном деле в городе Севастополе»

Цели Программы

создание эффективной системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города Севастополя в интересах граждан, общества, государства

Задачи Программы

­ обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя;

­ укрепление и модернизация материально-технической базы и оснащенности Государственного казённого учреждения «Архив города Севастополя»;

­ расширение доступа к документам Архивного фонда города Севастополя;

­ повышение эффективности и улучшение условий труда специалистов ГКУ «Архив города Севастополя»;

­ создание эффективной системы научно-справочного аппарата в электронном виде и оцифровка комплексов наиболее востребованных документов;

­ повышение уровня квалификации сотрудников архивных органов и учреждений путем организации и проведения советов, семинаров, конференций

Целевые индикаторы и показатели Программы

­ обеспечение города архивными площадями, оснащенными современным оборудованием, общая площадь помещений 2651,82 кв. м, площадь хранения 948 кв. м, обеспечение дополнительного количества рабочих мест             в количестве 29;

­ доля архивных документов, находящихся в условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве архивных документов;

­ количество документов (дел), находящихся на хранении в ГКУ «Архив  города Севастополя»;

­ количество документов, находящихся на хранении у источников комплектования Архивного фонда города Севастополя сверх установленных сроков;

­ количество архивных документов (дел), на которые созданы электронные образы

Этапы и сроки реализации Программы

Реализация государственной программы рассчитана на 2015–2020 годы.

Этапы не предусмотрены

Объемы бюджетных ассигнований Программы

Общий объем финансирования программы составляет 216149,4 тыс. руб., в том числе:

­ за счет средств федерального бюджета - 185000 тыс. руб.;

­ за счет средств бюджета города Севастополя - 31149,4 тыс. руб.

Ожидаемые конечные результаты реализации программы

­ увеличение доли документов Архивного фонда города Севастополя, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве архивных документов;

­ проведение капитального ремонта помещений, расположенных по адресу: г. Севастополь, ул.Володарского, дом 9, переданных ГКУ АГС на праве оперативного управления;

­ проведение капитального ремонта помещений расположенных по адресу: г. Севастополь, пр. Героев Сталинграда, дом 64, находящихся у ГКУ АГС в безвозмездном пользовании;

­ улучшение условий труда специалистов ГКУ АГС;

­ повышение эффективности труда сотрудников ГКУ АГС путем увеличения количества квалифицированно подготовленных кадров;

­ улучшение условий работы пользователей читального зала;

­ обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя путем ограничения доступа пользователей к оригиналам архивных документов и предоставление в пользование электронных образов

I. Характеристика фактического состояния сферы реализации Программы и прогноз развития на перспективу

Разработка государственной программы "Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015 - 2020 годы" обусловлена необходимостью создания условий, обеспечивающих развитие архивного дела, повышения безопасности и эффективности работы архивов, их превращения в полноценный элемент новой информационной культуры, ростом потребностей граждан и организаций в получении архивной информации, в том числе в электронном формате.

Архивный фонд города Севастополя является неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, частью культурного наследия, информационного и интеллектуального достояния народа.

Работу по комплектованию, хранению и использованию государственных информационных ресурсов Архивного фонда города Севастополя осуществляют Управление архивным делом в городе Севастополе (далее - Управление) и Государственное казенное учреждение Архив города Севастополя (далее - ГКУ АГС).

Деятельность архивных учреждений города Севастополя сосредоточена на вопросах обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города Севастополя. Серьезное внимание уделяется вопросам информатизации архивного дела, удовлетворению потребностей населения в ретроспективной информации.

Текущее состояние архивной отрасли города характеризуется следующими показателями:

1. Государственное казённое учреждение «Архив города Севастополя» (ранее – Государственный архив города Севастополя) с момента своего создания в 1921 году находилось в помещениях, приспособленных для хранения документов. Для размещения архива в разные годы были приспособлены помещения Петропавловской церкви, Покровского собора, с 1994 года и по сегодняшнее время архив находится в помещениях, принадлежащих  Государственному унитарному предприятию Севастополя «Севастополь Телеком», по адресу: г. Севастополь, пр. Героев Сталинграда, дом 64. Под архивохранилища приспособлены помещения общей площадью 1329 кв. м, на которых установлено стеллажное оборудование общей протяженностью 5515 п.м. По состоянию на 01.02.2015 степень заполнения стеллажного оборудования составляет 130%. Температурно-влажностный режим в хранилищах не соблюдается, отсутствует система кондиционирования, система вентиляции находится в нерабочем состоянии, перепад температуры в архивохранилищах  составляет от  + 3 (зимой) до + 35 (летом). Отсутствует система автоматического пожаротушения, физическая охрана не осуществляется. Охранный режим  обеспечивается только сигнализацией, подключенной на центральный пульт ФГКУ «Управление вневедомственной охраны Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по г. Севастополю». Установленная противопожарная сигнализация подключена на пульт дежурного ГУП С «СЕВТЕЛЕКОМ», у которого помещения находятся в хозяйственном ведении. Кровля в здании по адресу: пр. Героев Сталинграда, дом 64 находится в неудовлетворительном состоянии, наблюдается постоянное попадание атмосферных осадков в помещения, требуется капитальный ремонт. Архивохранилища ГКУ АГС расположены на верхнем этаже здания, аварийное состояние кровли представляет угрозу сохранности документов. Распоряжением Правительства Севастополя от 27.04.2015 № 341-РП «О закреплении государственного имущества на праве оперативного управления за Государственным казенным учреждением Архив города Севастополя» ГКУ АГС переданы в оперативное управление помещения по адресу: г. Севастополь, ул. Володарского, дом 9. Помещения находятся в неудовлетворительном состоянии, необходимо проведение капитального ремонта.

2. Общий объем документов Архивного фонда, находящихся на хранении в ГКУ АТС на 01.11.2014 года составляет более 256 114 единицы хранения (далее - ед.хр.) документов на бумажных носителях и 22008 единиц аудиовизуальных документов. Структура архивных документов представлена документами на бумажных носителях: в том числе управленческая документация - 82%, научно-техническая документация - 2%, документы личного происхождения - 2%, документы по кадровым вопросам (личному составу) - 14%; аудиовизуальной документацией: фотодокументами - 80%; фонодокументов - 9%, видеодокументов - 11%.

3. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 21 марта 2014 года N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов Республики Крым и города федерального значения Севастополя", изменением юрисдикции с украинской на российскую, большинство предприятий, действующих на территории Севастополя, находятся в стадии ликвидации. По завершению ликвидационных процедур документы постоянного хранения и по личному составу будут переданы на хранение в ГКУ АТС. Прогнозируемый объем документов, подлежащих приему на хранение, составляет 300 000 ед. хр., в том числе 2014 году - 25 000 ед. хр.; 275 000 ед. хр. в 2015 году.

4. Среднегодовой показатель количества обращений граждан в ГКУ АТС составляет 7000 обращений, в т.ч. 2000 - обращения по поводу получения архивных документов для работы в читальном зале.

5. По состоянию на 01.11.2014 в архиве оцифровано 175 описей, что составляет 16% от общего количества описей документов, хранящихся в архиве.

6. Изготовлены электронные образы 299 ед. хр., что составляет 0,12% от общего количества дел, находящихся на хранении в ГКУ АГС по состоянию на 01.01.2015. К наиболее востребованным документам можно отнести более 15 000 ед. хр. (документы, которые выдаются в пользование не

менее 1 раза в год). Для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя, целесообразно провести оцифровку данных документов, минимизировав или полностью ограничив доступ к оригиналам.

Согласно действующему законодательству архивные документы должны храниться в нормативных условиях, обеспечивающих их вечное хранение и безопасность.

Создание нормативных условий хранения документов это сложная, дорогостоящая и многоплановая проблема. На способы и методы ее решения существенное влияние оказывает множество факторов, в том числе экономические возможности и достигнутый технический уровень.

В последний год произошли позитивные изменения в архивной отрасли: были выделены дополнительные помещения, приспособленные под архивохранилища.

Вместе с тем многие проблемы архивной отрасли остаются нерешенными.

1. Документы постоянного хранения размещаются в помещениях, несоответствующих требованиям Правил хранения.

2. В организациях - источниках комплектования Архива на хранении сверх установленных сроков находится 300 000 ед. хр.

3. Читальный зал находится в приспособленном помещении, отсутствует система кондиционирования, вентиляции и отопления, количество посетителей, имеющих возможность одновременно работать в читальном зале, ограничена количеством 6 человек, отсутствует система видеонаблюдения.

4. Часть компьютерной техники морально устарела. Отсутствует необходимое оборудование, в том числе аппарат для микрофильмирования, необходимых для создания страхового фонда особо ценных документов и книжный сканер для создания фонда пользования наиболее востребованных документов.

Большинство проблем обеспечения сохранности документов, развития информационных технологий, архивно-издательской деятельности, а также развитие других направлений деятельности длительное время (более 10 лет) оставались нерешенными из-за полного отсутствия бюджетного финансирования.

ІІ. Приоритеты, цели, задачи и показатели (целевые индикаторы), результаты, этапы и сроки реализации Программы

Государственная программа «Развитие архивного дела» имеет следующие цели:

­ создание эффективной системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города Севастополя в интересах граждан, общества, государства;

­ популяризация архивных документов, повышение интереса к архивным документам со стороны граждан.

Для осуществления установленных целей поставлены следующие задачи:

­ обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя;

­ укрепление и модернизация материально-технической базы и оснащенности ГКУ АГС;

­ расширение доступа к документам Архивного фонда города Севастополя;

­ повышение эффективности и улучшение условий труда специалистов ГКУ «Архив города Севастополя»;

­ повышение уровня квалификации сотрудников архивных органов и учреждений путем организации и проведения научно-методических советов.

Основные показатели (целевые индикаторы) программы приведены в приложении 1 к программе.

Реализация Программы запланирована на 2015–2020 годы. В связи с целостностью мероприятий по реализации Программы этапы не предусмотрены.

В результате реализации Программы ожидается увеличение доли архивных документов, находящихся в условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ АГС,  проведение капитального ремонта помещений,  находящихся в оперативном управлении ГКУ АГС и занимаемых ГКУ АГС на основании договора безвозмездного пользования, повышение эффективности труда сотрудников ГКУ АГС путем увеличения количества квалифицированно подготовленных кадров, обеспечение соблюдения законных прав граждан в части получения доступа к информации, содержащейся в архивных документах.

SWOT-анализ развития архивной отрасли в Севастополе

              С целью разностороннего изучения состояния архивной отрасли
в Севастополе и выявления проблем, требующих решения, осуществлен стратегических анализ развития архивного дела по методике SWOT, результаты которого приведены в таблице:

Сильные стороны (S)

­ эффективная система управления в области архивного дела позволяет проводить на территории города Севастополя единую государственную политику, направленную на сохранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда города Севастополя;

­ сохранение традиционной единой системы планирования основных показателей и отчетности;

­ активное использование документальных информационных ресурсов в целях удовлетворения потребностей государства и общества в ретроспективных сведениях, в том числе для защиты конституционных прав граждан;

­ высокое качество услуг, предоставляемых органами и учреждениями архивной отрасли

Слабые стороны (W)

­ полное отсутствие резерва площадей для осуществления планового приема документов, недостаточность площадей для приема документов ликвидированных организаций;

­ не создан Архив документов по личному составу;

­ материально-техническая база ГКУ Архив находится на низком уровне, требует существенных финансовых вложений;

­ отсутствие в архивохранилищах систем автоматического пожаротушения, вентиляции и кондиционирования, и как следствие, нарушение температурно-влажностного режима и противопожарной безопасности;

­ отсутствие оборудования для проведения работ по  микрофильмированию, оцифровке и реставрации документов, и как следствие, неосуществление работ по созданию страхового фонда, фонда пользования документов;

­ случаи утраты документов на стадии ведомственного хранения

Возможности развития (O)

­ расширение площадей архивохранилищ и рабочих помещений архивов, что обеспечит полноценное комплектование архивов;

­ создание нормативных условий, обеспечивающих постоянное (вечное) хранение документов Архивного фонда города Севастополя;

­ улучшение материально-технической базы отрасли, создание возможностей для приема на хранение электронных документов;

­ расширение спектра услуг, оказываемых отраслью, внедрение услуг, оказываемых в электронном формате;

­ автоматизация основных процессов архивной деятельности и создание условий для оказания гражданам и организациям государственных услуг по предоставлению информации, содержащейся в архивных документах, в режиме он-лайн;

­ предотвращение утраты документов на стадии ведомственного хранения

Риски (T)

­ реструктуризация Управления, негативно влияющая на развитие архивного дела;

­ сокращение штатной численности сотрудников органов и учреждений архивной отрасли, что негативно скажется на выполнении функций и задач, возложенных на органы и учреждения архивной отрасли Севастополя;

­ снижение уровня финансирования архивных органов и учреждений;

­ утрата документов Архивного фонда города Севастополя по причинам пожаров, затоплений, в связи с тем, что архивохранилища расположены в арендованных помещениях, режим противопожарной безопасности не соблюдается;

­ прекращение комплектования архивов в связи с нехваткой площадей для размещения документов, и как следствие, утрата документов Архивного фонда города Севастополя на этапе ведомственного хранения

III. Характеристика мероприятий Программы

Для осуществления поставленных задач государственной программой предусмотрены следующие мероприятия:

Основное мероприятие 1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя:

­ окончание строительства здания ГКУ АГС;

­ установка современного оборудования в новом здании ГКУ АГС (после окончания строительства) для рационального использования площадей архивохранилищ, увеличения количества стеллажных площадей;

­ приобретение и установка специального оборудования (книжных сканеров, оборудования для микрофильмирования и т.д.) для создания страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования наиболее востребованных документов;

­ прием на государственное хранение в ГКУ АГС архивных документов, находящихся на хранении в органах государственной власти, местного самоуправления, предприятиях, учреждениях и организациях сверх установленных сроков, в том числе созданных в советский и постсоветский (украинский) периоды;

­ установка серверного оборудования для хранения электронных образов фонда пользования и обеспечения деятельности локальной сети с правом доступа пользователей читального зала, в том числе удаленного доступа с использованием сети Интернет;

­ оборудование рабочих мест посетителей читального зала современными техническими средствами (компьютерным оборудованием с доступом к локальному хранилищу документов фонда пользования);

­ приобретение и установка оборудования для ремонтно-реставрационной мастерской.

Основное мероприятие 2. Проведение работ по капитальному ремонту помещений. 

Мероприятие 2.1. Капитальный ремонт помещений, расположенных по адресу: г. Севастополь, ул. Володарского, дом 9, закрепленных за ГКУ АГС на праве  оперативного управления.

Мероприятие 2.2. Капитальный ремонт помещений, расположенных по адресу: г. Севастополь,  пр. Героев Сталинграда, дом 64, находящихся у ГКУ АГС в безвозмездном пользовании.

Основное мероприятие 3. Создание фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя, находящихся на хранении в ГКУ АГС: 

­ создание электронных образов особо ценных документов и комплексов наиболее востребованных документов;

­ создание эффективной системы научно-справочного аппарата (оцифровка описей фондов ГКУ АГС).

Основное мероприятие 4. Организация и проведение научно-методического совета Северо-Кавказского и Южного федеральных округов.

IV. Характеристика мер правового регулирования

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" регламентирует нормативное хранение архивных документов. Условия хранения документов в ГКУ АТС не отвечают нормативным требованиям.

Также планируется принятие нормативных актов: Закона города Севастополя "Об архивном деле в городе Севастополе".

Информация о мерах правового регулирования в сфере реализации Программы представлена в приложении 3 к Программе.

V. Прогноз сводных показателей государственных заданий по этапам реализации Программы

Государственное задание на оказание государственных услуг (работ) ГКУ АГС по государственной программе в рамках Программы не формируется.

VI. Участие общественных, научных и иных организаций в реализации Программы

Участие общественных, научных и иных организаций в реализации Программы не предусмотрено.

VII. Обоснование ресурсного обеспечения Программы

Источником финансирования программы являются средства федерального бюджета и бюджета города Севастополя.

Общий объем финансирования в 2015–2020 годах составит 216 149,4 тыс. рублей, в том числе:

средства федерального бюджета – 185 000 тыс. рублей, в том числе:

2015 год – 6 030 тыс. рублей;

2016 год – 178 970 тыс. рублей;

2017 год – 0 тыс. рублей;

2018 год – 0 тыс. рублей;

2019 год – 0 тыс. рублей;

2020 год – 0 тыс. рублей;

средства бюджета города Севастополя – 31149,4 тыс. рублей, в том числе:

2015 год – 0 тыс. рублей;

2016 год – 7 149,4 тыс. рублей;

2017 год – 6 000 тыс. рублей;

2018 год – 6 000 тыс. рублей;

2019 год – 6 000 тыс. рублей;

2020 год – 6 000 тыс. рублей. 

Объем финансирования государственной программы определен на основании проработки проектов-аналогов с учетом потребностей ГКУ АГС.

Объем финансирования государственной программы в части окончания строительства здания ГКУ АГС определен федеральной целевой программой  «Социально-экономическое развитие Республики Крым и г. Севастополя до 2020 года» по согласованию с Федеральным архивным агентством. В соответствии с планом-графиком реализации мероприятий федеральной целевой программы «Социально-экономическое развитие Республики Крым и г. Севастополя до 2020 года» по итогам проведения проектно-изыскательских работ будет определена стоимость работ по окончанию строительства здания ГКУ АГС.

В связи с тем, что реализация мероприятия 2.1 «Капитальный ремонт помещений, расположенных по адресу: г. Севастополь,  Володарского, дом 9, закрепленных за ГКУ АГС на праве  оперативного управления» предполагает привлечение сторонних организаций, оказывающих услуги по проведению ремонтных работ, объем финансирования данного мероприятия определен на основании проработки коммерческих предложений организаций, оказывающих подобные услуги.

Реализация мероприятия 2.2 «Капитальный ремонт помещений, расположенных по адресу: г. Севастополь, пр.  Героев Сталинграда, дом 64, находящихся у ГКУ АГС в безвозмездном пользовании» предполагает долевое участие в проведении капитального ремонта помещений здания, находящегося на праве хозяйственного ведения у Государственного унитарного предприятия Севастополя «Севастополь Телеком». ГУП С «СЕВТЕЛЕКОМ» является балансодержателем целостно-имущественного комплекса помещений по адресу: г. Севастополь, пр.  Героев Сталинграда, дом 64, отвечает за конструктив здания. Архивохранилища ГКУ АГС расположены на верхнем этаже здания, аварийное состояние кровли представляет угрозу сохранности документов. Общая сумма затрат ГУП С «СЕВТЕЛЕКОМ», предполагаемых для обеспечения проведения ремонтных работ, составляет 1834 тыс. руб.  Объем финансирования определен пропорционально размеру площадей, занимаемых ГКУ АГС в здании по адресу: г. Севастополь, пр. Героев Сталинграда, дом 64, и составляет 30,75 % от общей суммы затрат, предполагаемых для обеспечения проведения ремонтных работ.

Реализация основного мероприятия 3 «Создание фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя, находящихся на хранении в ГКУ АГС» предполагает привлечение сторонних организаций по переводу архивных документов
в электронный вид, в связи с чем объем финансирования данного мероприятия определен на основании проработки коммерческих предложений организаций, оказывающих подобные услуги. 

Реализация основного мероприятия 4 «Организация и проведение научно-методического совета Северо-Кавказского и Южного федеральных округов» также предполагает привлечение сторонних организаций, предоставляющих услуги по организации и проведению общественных мероприятий, в том числе семинаров, круглых столов, конференций и др. Объем финансирования данного мероприятия определен на основании проработки коммерческих предложений  организаций по предоставлению подобных услуг.

Объем финансирования Программы подлежит уточнению каждые полгода в соответствии с законом о бюджете города Севастополя
на очередной финансовый год и изменениями параметров федерального бюджета.

VIII. Риски реализации Программы и меры по управлению рисками

На достижение запланированных результатов могут оказать влияние определенные риски, связанные с различными факторами.

Риски определяются как внешние, так и внутренние.

Внешние риски не зависят от действий ответственного исполнителя или соисполнителя. Проведенный качественный анализ внешних рисков (угроз), влияющих на развитие отрасли, выявил наибольшую вероятность их появления в социально-экономической и организационной сфере.

Решающий фактор - социально-экономические, политические и общественные процессы, происходящие в городе: в соответствии с Федеральным конституционным законом от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" Севастополь принят в состав Российской федераций в статусе города федерального значения. В связи с изменением юрисдикции в Севастополе начался массовый процесс ликвидации органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций (далее - Организаций) и последующим созданием соответствующих организаций в юридическом поле Российской Федерации. Созданные организации, имея полномочия и исполняя функции ликвидированных организаций, юридически не являются их правопреемниками. В связи с ликвидацией большого количества Организаций одновременно, прогнозируется, что до 2020 года на хранение в ГКУ Архив поступит до 300 тыс. ед. хр. Документы на бумажной основе были сформированы в Организациях в советский и постсоветский период, представлены как документами постоянного хранения, сформированными в процессе деятельности Организаций - источников комплектования ГКУ Архив, так и документами о трудовых отношениях граждан (документы по личному составу). Расчеты показывают, что прием такого количества документов приведет не только в полной 100% загруженности уже существующих архивохранилищ, но и на 100% заполнит архивохранилища в здании ГКУ Архив по адресу пр. Ген. Острякова, 36а, строительство которого на данный момент не закончено.

Кроме того, остро стоит проблема сохранения документов по личному составу. Архив документов по личному составу в Севастополе не создан, в данный период в связи с ликвидацией большого количества Организаций и отсутствия правопреемников, документы по личному составу также поступают на хранение в ГКУ Архив, свободных площадей архивохранилищ которого недостаточно для осуществления планового приема документов постоянного хранения.

Финансовый фактор - так как архивная отрасль во всем мире не является прибыльной и самоокупаемой, при наличии ограниченных возможностей по расширению платных услуг, ее развитие в основном зависит от бюджетного финансирования. Недофинансирование отрасли неблагоприятно скажется на ее кадровом и техническом потенциале и в конечном итоге на достижении общественно значимых целей: обеспечения гарантированной сохранности документов и создания необходимых условий для их использования в интересах граждан, общества и государства.

Информатизация делопроизводственных процессов, реальный переход на электронный документооборот - с одной стороны, для хранения и использования электронных документов не потребуется большого объема площадей. С другой стороны, обострятся технические и финансовые проблемы отрасли, так как для электронных документов необходимо создание специальных условий хранения и использования, что требует значительных финансовых вложений.

Управление внешними рисками возможно только в объеме анализа общемировых тенденций развития экономики и влияния внутригосударственных экономических процессов на развитие экономики на территории города Севастополя.

Внутренние риски относятся к сфере компетенции исполнителей и соисполнителей Программы.

Управление внутренними рисками осуществляется с помощью детального планирования и осуществления постоянного мониторинга реализации мероприятий Программы.

Для управления внутренними рисками ответственным исполнителем осуществляется контроль, основными задачами которого являются:

- рассмотрение информации о ходе реализации программных мероприятий и предоставление рекомендаций по их корректировке;

- рассмотрение итогов реализации программы;

- выявление технических и организационных проблем в ходе реализации программы и разработка предложений по их решению.

Наиболее серьезным финансовым риском является недостаток финансирования Программы. Причины возникновения данного риска в большей степени определяются внутренними показателями состояния экономики государства. Наступления данного риска может повлечь за собой полное или частичное невыполнение мероприятий Программы. Минимизация последствий наступления риска недофинансирования Программы осуществляется при помощи рационального использования имеющихся средств, корректировки мероприятий Программы в соответствии с фактическим уровнем финансирования и перераспределении средств между приоритетными направлениями Программы.

Правовые риски реализации Программы связаны с возможным изменением законодательства или приоритетов государственной политики в сфере архивного дела. Минимизация последствий рисков, связанных с изменением законодательства или приоритетов государственной политики в области архивного дела осуществляется путем постоянного мониторинга изменений законодательства.

IX. Оценка эффективности реализации Программы

Оценка эффективности реализации Программы проводится ответственным исполнителем ежегодно до 1 марта года, следующего за отчетным. Показателями социально-экономической эффективности Программы являются:

- увеличение доли архивных документов, находящихся в условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве архивных документов;

- создание комфортных условий пользования информационными ресурсами Архивного фонда города Севастополя для всех пользователей информаций;

- полноценное комплектование Архивного фонда города Севастополя документами на различных видах носителей;

- рост посещаемости ГКУ АГС, удовлетворение потребностей всех категорий пользователей на получение и использование информации содержащейся в документах Архивного фонда города Севастополя;

- наличие эффективной системы научно-справочного аппарата;

- наличие электронных образов наиболее востребованных архивных документов, их количество в соотношении к общему количеству архивных документов, требующих первоочередного создания электронных образов.

Директор Департамента
аппарата Губернатора
и Правительства Севастополя

О.Ю. Росляков

Приложение 1
к государственной программе
"Развитие архивного дела в городе
Севастополе на 2015 - 2020 годы"

Сведения
о показателях (индикаторах) государственной программы и их значениях

N
п/п

Показатель (индикатор)

Единица измерения

Отчетный год (2014)

Текущий год (2015)

Первый год планового периода (2016)

Второй год планового периода (2017)

Третий год планового периода (2018)

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

Обеспечение города архивными площадями, оснащенными современным оборудованием, общая площадь помещений 2651,82 кв. м, площадь хранения 948 кв. м, обеспечение дополнительного количества рабочих мест в количестве 29

да/нет

нет

нет

да

да

да

2.

Доля архивных документов, находящихся в условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве архивных документов

%

0

0

55

64

82

3.

Количество документов (дел), находящихся на хранении в ГКУ Архив города Севастополя

ед. хр.

256 114

279 114

306 114

356 114

456 114

4.

Количество документов, находящихся на хранении у источников комплектования Архивного фонда города Севастополя сверх установленных сроков

ед. хр.

300 000

277 000

250 000

200 000

100 000

5.

Количество архивных документов (дел), на которые созданы электронные образы

ед. хр.

299

299

1299

2299

3299

Приложение 2

к государственной программе

«Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015–2020 годы»

(в редакции постановления Правительства Севастополя от 27.10.2016 № 1022-ПП)

Перечень основных мероприятий государственной программы

№ п/п

Код целевой статьи расходов (КЦСР)

Наименование

основного мероприятия

Ответственный исполнитель, соисполнители

Срок реализации

Ожидаемый результат (краткое описание)

Последствия нереализации

мероприятий

начало

окончание

1.

Основное мероприятие 1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя

Департамент капитального строительства города Севастополя

2015

2016

Завершение строительства здания ГКУ АГС. Увеличение доли документов Архивного фонда города Севастополя, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве архивных документов

Угроза утраты или физического повреждения документов  Архивного фонда города Севастополя

2.

Основное мероприятие 2.

Проведение работ по капитальному ремонту помещений

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

2016

2016

Осуществление капитального ремонта помещений, находящихся в оперативном управлении и безвозмездном пользовании ГКУ АГС

Угроза утраты или физического повреждения документов  Архивного фонда города Севастополя

3.

Мероприятие 2.1. Капитальный ремонт помещений, расположенных по адресу: г. Севастополь, ул.   Володарского, дом 9, закрепленных за ГКУ АГС на праве  оперативного управления

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

2016

2016

Осуществление капитального ремонта помещений (замена дверей и окон, внутренние работы), расположенных по адресу:  г. Севастополь, ул.   Володарского, дом 9

Угроза физического повреждения документов, находящихся на хранении в помещениях, не отвечающих требованиям нормативных документов

4.

Мероприятия 2.2. Капитальный ремонт помещений, расположенных по адресу: г.  Севастополь,  пр. Героев Сталинграда, дом 64, находящихся                   у ГКУ АГС в безвозмездном пользовании

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

2016

2016

Осуществление капитального ремонта кровли здания по адресу: по адресу: г. Севастополь,  Героев Сталинграда, 64

Угроза физического повреждения и безвозвратной утраты единственного экземпляра особо ценных документов, являющихся историческим достоянием города Севастополя

5.

Основное мероприятие 3. Создание фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя, находящихся на хранении в ГКУ АГС

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

2016

2020

Создание электронных образов архивных документов и обеспечение сохранности оригиналов документов

Угроза физического повреждения документов Архивного фонда города Севастополя

6.

Основное мероприятие 4.

Организация и проведение научно-методического совета Северо-Кавказского и Южного федеральных округов

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

2016

2016

Проведение научно-методического совета Северо-Кавказского и Южного федеральных округов

Невыполнение плана работы научно-методического совета Северо-Кавказского и Южного федеральных округов, утвержденного Федеральным архивным агентством

Приложение 3
к Государственной программе
"Развитие архивного дела в городе
Севастополе на 2015 - 2020 годы"

Сведения
об основных мерах регулирования в сфере реализации государственной программы

N
п/п

Вид нормативного правового акта

Основные положения нормативного правового акта

Ответственный исполнитель н соисполнители

Ожидаемые сроки принятия

1

2

3

4

5

1.

Закон города Севастополя "Об архивном деле в городе Севастополе"

Осуществление государственной политики в сфере архивного дела на территории города Севастополя. Регулирование отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя, и других архивных документов независимо от их форм собственности, в интересах граждан, общества и государства

Управление архивным делом в городе Севастополе

апрель 2015

Приложение 4

к государственной программе

«Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015–2020 годы»

(в редакции постановления Правительства Севастополя от 27.10.2016 № 1022-ПП)

Ресурсное обеспечение и прогнозная (справочная) оценка расходов на реализацию                                                                                        целей государственной программы по источникам финансирования

Наименование государственной программы, мероприятий

Статус

Ответственный исполнитель, соисполнители

Источник финансирования (наименования источников финансирования)

Оценка расходов по годам реализации государственной программы (тыс. рублей)

2015

2016

2017

2018

2019

2020

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Развитие архивного дела в городе Севастополе                      на 2015–2020 годы

Государственная программа 

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

всего,

6030

186119,4

6000

6000

6000

6000

в т.ч. по отдельным источникам финансирования:

федеральный бюджет

6030

178970









бюджет города Севастополя



7149,4

6000

6000

6000

6000

внебюджетные средства













Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя

Основное мероприятие 1.

Департамент капитального строительства города Севастополя

всего,

6030

178970









в т.ч. по отдельным источникам финансирования:

федеральный бюджет

6030

178970









бюджет города Севастополя













внебюджетные средства













Проведение работ по капитальному ремонту помещений

Основное мероприятие 2.

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

всего,



964









в т.ч. по отдельным источникам финансирования:

федеральный бюджет













бюджет города Севастополя



964









внебюджетные средства













Капитальный ремонт помещений, расположенных по адресу: г. Севастополь, ул.   Володарского, дом 9, закрепленных за ГКУ АГС на праве  оперативного управления

Мероприятие 2.1

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

всего,



400









в т.ч. по отдельным источникам финансирования:

федеральный бюджет













бюджет города Севастополя



400









внебюджетные средства













Капитальный ремонт помещений, расположенных по адресу: г.  Севастополь,  пр. Героев Сталинграда, дом 64, находящихся у ГКУ АГС в безвозмездном пользовании

Мероприятие 2.2

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

всего,



564









в т.ч. по отдельным источникам финансирования:

федеральный бюджет













бюджет города Севастополя



564









внебюджетные средства













Создание фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя, находящихся на хранении в ГКУ АГС

Основное мероприятие 3.

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

всего,



6000

6000

6000

6000

6000

в т.ч. по отдельным источникам финансирования:

федеральный бюджет













бюджет города Севастополя



6000

6000

6000

6000

6000

внебюджетные средства













Организация и проведение научно-методического совета Северо-Кавказского и Южного федеральных округов

Основное мероприятие 4.

Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя

всего,



185,4









в т.ч. по отдельным источникам финансирования:

федеральный бюджет













бюджет города Севастополя



185,4









внебюджетные средства













Начальник Управления
архивным делом
в городе Севастополе

Н.С. Калинина