Об утверждении правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти



ГУБЕРНАТОР КАМЧАТСКОГО КРАЯ

Правительство Республики Башкортостан

Постановление

18 ноября 2010 года № 436

Об утверждении правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти

(ВНЕСЕНЫ ИЗМЕНЕНИЯ постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525)

В целях установления единого порядка делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти Правительство Республики Башкортостан постановляет:

1. Утвердить прилагаемые правила делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти.

2. Республиканским органам исполнительной власти на основе указанных правил по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства в подведомственных им организациях.

Исполняющий обязанности

Премьер-министра

Правительства

Республики Башкортостан

Р.З. Хамитов

Утверждены

постановлением Правительства

Республики Башкортостан

от 18 ноября 2010 года № 436

Правила делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти

1. Общие положения

1. Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Республиканский орган исполнительной власти на основе настоящих правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем республиканского органа исполнительной власти по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.

II. Термины и определения

4. Для целей настоящих правил используются следующие термины и определения:

«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности республиканского органа исполнительной власти;

«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в республиканских органах исполнительной власти;

«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот              республиканского органа

исполнительной власти;

«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«номенклатура дел» - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа; «регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

«реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

«система межведомственного электронного документооборота» - республиканская государственная информационная система, обеспечивающая возможность создания электронных документов и их электронных копий, регистрацию документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также обеспечивающая в автоматизированном режиме обмен электронными документами между участниками межведомственного электронного документооборота;

«служба делопроизводства» - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

«электронная копия документа» - копия документа, созданная в электронной форме;

«электронный документооборот» - документооборот с применением системы межведомственного электронного документооборота.

{раздел в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

3. Создание документов в республиканском органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в республиканском органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки республиканского органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

{абзац в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем республиканского органа исполнительной власти.

{пункт в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности республиканского органа исполнительной власти, являются:

а)              Государственный герб Республики Башкортостан;

б)              наименование республиканского органа исполнительной власти;

в)              наименование структурного подразделения республиканского органа исполнительной власти;

г)              наименование должности;

д)              справочные данные о республиканском органе исполнительной власти;

е)              наименование вида документа;

ж)              дата документа;

з)              регистрационный номер документа;

и)              ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу; м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у)подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело; ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

{пункт в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в республиканском органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица республиканского органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в республиканском органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

4. Требования к организации документооборота в республиканском органе исполнительной власти

12. В документообороте республиканского органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В республиканском органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в республиканский орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.

{пункт в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

17. {пункт признан утратившим силу постановлением Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю республиканского органа исполнительной власти или по решению руководителя республиканского органа исполнительной власти его иным должностным лицам.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

{пункт в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение республиканского органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе межведомственного электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в республиканском органе исполнительной власти.

{абзац в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

20. Документы после их подписания руководителем республиканского органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

{пункт в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями республиканского органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В республиканском органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю республиканского органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота республиканского органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота республиканского органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

5. Документальный фонд республиканского органа исполнительной власти

26.  Республиканский орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан номенклатуру дел, образующихся в процессе его деятельности, а также примерные или типовые номенклатуры дел подведомственных ему организаций.

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых республиканским органом исполнительной власти;

{пункт в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

27. Формирование документального фонда республиканского органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив республиканского органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел республиканского органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией республиканского органа исполнительной власти руководителем республиканского органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан;

г) в случае изменения функций и структуры республиканского органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел республиканского органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений республиканского органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив республиканского органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем республиканского органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя республиканского органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя республиканского органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив республиканского органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив республиканского органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях республиканского органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив республиканского органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

{пункт в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в республиканском органе исполнительной власти определяется Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.

VI. Особенности работы с электронными документами в республиканском органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе межведомственного электронного документооборота.

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

В республиканском органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в республиканском органе исполнительной власти, устанавливается разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности республиканского органа исполнительной власти.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности республиканского органа исполнительной власти, утверждается его руководителем по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан и организатором межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан.

40. В системе межведомственного электронного документооборота могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи".

41. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти Республики Башкортостан, органы местного самоуправления Республики Башкортостан, а также иным участникам системы межведомственного электронного документооборота, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица республиканского органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" с наложением штампа времени.

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему межведомственного электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление им, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в республиканском органе исполнительной власти и (или) поступившие в него на бумажном носителе, регистрируются в системе межведомственного электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе межведомственного электронного документооборота.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме (отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание»).

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе межведомственного электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем республиканского органа исполнительной власти.

{раздел в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

Приложение

к правилам делопроизводства

в республиканских органах

исполнительной власти

{приложение в редакции постановления Правительства Республики Башкортостан от 21.12.2016 года № 525}

ПЕРЕЧЕНЬ

обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска в системе электронного документооборота

1. Адресант (автор)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

11. Индекс дела по номенклатуре дел

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложениях (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество и имена файлов)

{ОТФОРМАТИРОВАНО: Сергеев А.Л. 18.01.2017 г.}