ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ



ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 19 марта 2007 г. № 85

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(заголовок – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

(в редакции постановлений Правительства Ульяновской области от 10.04.2007 № 118, от 11.12.2008 № 507-П, от 15.04.2009 № 162-П, от 24.09.2014 № 440-П, от 15.02.2018 № 84-П, от 10.11.2021 № 572-П)

преамбула исключена постановлением Правительства Ульяновской области от 10.11.2021 № 572-П

1. Утвердить Регламент реестра уникальных документов Ульяновской области (прилагается).

(пункт 1 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

2. Министерству искусства и культурной политики Ульяновской области организовать работу по выявлению и описанию уникальных документов в архивах, музеях и библиотеках Ульяновской области, у держателей личных фондов и коллекций.

(пункт 2 - в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 № 440-П (НГР - RU73000201400668))

3. Министерству искусства и культурной политики Ульяновской области обеспечить проведение работы по формированию реестра уникальных документов Ульяновской области, а также ведение базы данных «Реестр уникальных документов Ульяновской области».

(пункт 3 - в ред. постановлений Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 № 440-П (НГР - RU73000201400668), от 15.02.2018 № 84-П)

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Ульяновской области Девяткину Т.В.

(пункт 4 утратил силу - постановление Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 № 440-П (НГР - RU73000201400668))

Губернатор - Председатель

Правительства области С.И. Морозов

УТВЕРЖДЁН

постановлением Правительства

Ульяновской области

от 19 марта 2007 г. № 85

РЕГЛАМЕНТ

реестра уникальных документов Ульяновской области

(наименование – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

Настоящий Регламент разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Ульяновской области от 02.12.2013 № 231-ЗО «О правовом регулировании отдельных вопросов в сфере архивного дела на территории Ульяновской области», приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

(преамбула - в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 № 440-П (НГР - RU73000201400668))

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию» и приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», а также Законом Ульяновской области от 02.12.2013 № 231-ЗО «О правовом регулировании отдельных вопросов в сфере архивного дела на территории Ульяновской области» устанавливает порядок формирования и использования реестра уникальных документов Ульяновской области (далее – реестр уникальных документов).

(пункт 1.1 в редакции постановления Правительства Ульяновской области от 10.11.2021 № 572-П)

1.2. Включению в реестр уникальных документов подлежат документы, отнесенные к уникальным документам регионального значения, независимо от формы их собственности и места хранения.

1.3. Уникальными являются особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) по внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

1.4. Отнесение архивных документов к уникальным производится в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» на основании экспертизы их ценности в порядке, установленном в настоящем Регламенте.

(пункт 1.4 - в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 10.04.2007 № 118 (НГР - RU73000200700133))

2. Выявление уникальных документов

2.1. Выявление уникальных документов организуется Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области (далее – Министерство). Непосредственную работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в пользовании которых находятся архивные документы, а также владельцы частных коллекций по собственному желанию.

(пункт 2.1 - в ред. постановлений Правительства Ульяновской области от 11.12.2008 № 507-П (НГР - RU73000200800634), от 15.02.2018 № 84-П)

2.2. Выявление уникальных документов производится в соответствии с методическими рекомендациями по определению уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов Ульяновской области (приложение № 1 к настоящему Регламенту).

(пункт 2.2 в редакции постановлений Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П, от 10.11.2021 № 572-П)

3. Описание уникальных документов

Описание уникальных документов производится в соответствии с правилами описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов Ульяновской области (приложение № 2 к настоящему Регламенту) в листе уникального документа (приложение № 3 к настоящему Регламенту).

(раздел 3 в редакции постановлений Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П, от 10.11.2021 № 572-П)

4. Представление предложений о включении документов в реестр уникальных документов

4.1. Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представляются в Министерство, в двух экземплярах (на бумажном носителе и в электронной форме) в соответствии с требованиями правил описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов Ульяновской области с соответствующим сопроводительным письмом и рекомендациями научных работников и научных советов, методических комиссий, музеев, библиотек, архивов.

(пункт 4.1 в редакции постановлений Правительства Ульяновской области от 11.12.2008 № 507-П, от 15.02.2018 № 84-П, от 10.11.2021 № 572-П)

4.2. Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представлять ежегодно по мере выявления к 01 сентября.

5. Порядок формирования реестра уникальных документов

5.1. Решение о включении документов в реестр уникальных документов принимает экспертно-проверочная комиссия Министерства.

(пункт 5.1 раздела 5 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

5.2. Документу присваивается регистрационный номер на основании решения, указанного в пункте 5.1 настоящего Регламента, который проставляется на двух экземплярах заполненной формы листа уникального документа, который включает информацию о документе в базу данных «Реестр уникальных документов Ульяновской области». Оформляется свидетельство о регистрации документа(ов) в реестре уникальных документов Ульяновской области (далее - Свидетельство) (приложение № 4 к настоящему Регламенту).

(пункт 5.2 в редакции постановлений Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П, от 10.11.2021 № 572-П)

5.3. Свидетельство вместе со вторым экземпляром листа уникального документа передается организации, в пользовании которой находится уникальный документ.

5.4. Первые экземпляры заполненных форм листов уникальных документов формируются в дела в валовой последовательности их номеров по реестру и хранятся постоянно в Министерстве.

(пункт 5.4 - в ред. постановлений Правительства Ульяновской области от 11.12.2008 № 507-П (НГР - RU73000200800634), от 15.02.2018 № 84-П)

6. Порядок внесения изменений в реестр уникальных документов

В реестр уникальных документов могут вноситься дополнительные сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях (смена собственника, проведение реставрации, экспонирования и т.п.). Изменения вносятся на основании актов, которые представляются в Министерство собственниками или организациями, в оперативном управлении или в пользовании которых находятся уникальные документы.

(раздел 6 - в ред. постановлений Правительства Ульяновской области от 11.12.2008 № 507-П (НГР - RU73000200800634), от 15.02.2018 № 84-П)

7. Порядок пользования информацией реестра уникальных документов

7.1. Информация об уникальных документах Ульяновской области является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной собственности, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.

(пункт 7.1 раздела 7 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

7.2. Запросы собственников уникальных документов, зарегистрированных в реестре уникальных документов, осуществляются бесплатно.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Регламенту

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по определению уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов Ульяновской области

(наименование – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

I. Общие положения

(наименование – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

1.1. Настоящие рекомендации определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера для организации их регистрации и учёта в реестре уникальных документов Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов). Рекомендации предназначены для использования архивами, музеями, библиотеками и иными организациями, в пользовании которых находятся уникальные архивные документы.

(пункт 1.1 раздела I – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

1.2. Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов ранних лет.

1.3. Объектом, включаемым в реестр уникальных документов, является отдельная коллекция, фонд, документ.

Включению в реестр подлежат подлинные документы, отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие Ульяновской области, жизнь и деятельность выдающихся личностей губернии, области, или документы, в силу своей древности, обладающие бесспорным историко-культурным значением.

Выявление уникальных документов производится с учётом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, предполагая необходимость коллективных решений специалистов и экспертов.

1.4. Выявление уникальных документов производят наиболее квалифицированные сотрудники архивов, музеев, библиотек и иных организаций.

II. Основные критерии определения уникальных документов

2.1. Древность документа.

По этому критерию включению в реестр уникальных документов подлежат все документы, созданные до XVIII века. В качестве древних могут рассматриваться с привлечением дополнительных аргументов документы 1-ой половины XVIII века, в особенности списки более древних грамот, договоров, картографических документов, так как в Симбирске многие древние документы были уничтожены пожаром 1864 года.

2.2. Подлинность документа.

Этот критерий является обязательным для всех документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов, за исключением древних, оговорённых в пункте. 2.1.

2.3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа.

В основном применяется к широко известным документам, которые имеют бесспорную культурно-историческую значимость.

2.4. Публичность документа.

Для включения в реестр уникальных документов документ должен быть открытым, то есть в соответствии с этим критерием в реестр уникальных документов не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или которые по каким-либо существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывших владельцев).

2.5. Отношение документа к историческому событию.

При применении этого критерия в расчёт принимается не только важность отражённого в документе события, явления, процесса, но и сама принадлежность документа к важному историческому событию.

В соответствии с данным критерием включению в реестр уникальных документов могут подлежать основополагающие законодательные акты Ульяновской области и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, отражались какие-либо реформы, преобразования, революционные события, участие населения губернии (области) в военных событиях и тому подобное. В эту же группу могут войти документы, в которых зафиксированы крупные открытия в области науки и техники, документы, отражающие редкие природные явления, представляющие собой большую художественно-эстетическую ценность (например, видеозапись спектакля с участием известных артистов).

2.6. Отношение документа к исторической личности.

По этому критерию для включения в реестр уникальных документов выявляются документы, относящиеся к личностям, по отношению к которым общеупотребителен эпитет «выдающийся».

По своему характеру, это, прежде всего, должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы. В эту группу могут входить документы, имеющие к известной личности не прямое, а косвенное отношение (письма, воспоминания и так далее). Также могут включаться письма выдающихся людей государства жителям нашего региона (при условии их подлинности, наличия автографа). Не следует применять при использовании этого критерия этическую оценку личностей.

2.7. Юридическое значение документа.

В основном рассматривается в совокупности с другими критериями.

2.8. Художественные и оформительские особенности документа.

Специфические (художественные, оформительские и другие внешние особенности документа) также влияют на ценность документа. По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей на различных грамотах, договорах.

Необходимо отметить, что при выявлении уникальных документов в основном применяется не один какой-либо критерий, а их совокупность. При решении вопроса о включении документа в реестр учитывается также его материальная ценность.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Регламенту

ПРАВИЛА

описания уникальных документов для включения в реестр
уникальных документов Ульяновской области

(наименование – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

1. Общие положения

Описание уникальных документов производится в листе учёта и описания уникального документа (приложение № 3 к Регламенту), реквизиты которого соответствуют реквизитам базы данных «Реестр уникальных документов Ульяновской области».

(абзац первый раздела 1 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

Лист учёта и описания уникального документа состоит из 4 разделов:

раздел «Описание документа»;

раздел «Физическое состояние документа»;

раздел «Место хранения документа»;

раздел «Служебная информация».

Реквизит «Регистрационный номер» в листе учёта и описания уникального документа заполняется Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области после принятия в установленном порядке решения о включении документа в реестр уникальных документов Ульяновской области.

(абзац седьмой раздела 1 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

Реквизит «Дата включения в реестр»  дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000. (01.03.2000).

2. Заполнение раздела «Описание документа»

2.1. Реквизит «Название (заголовок) документа»  указывается название документа, под которым он учтён в описи дел, других учётных документах.

2.2. Реквизит «Самоназвание документа»  указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа (по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.).

2.3. Реквизит «Вид документа»  указывается вид документа (например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.).

2.4. Реквизит «Автор документа»  указывается автор (создатель) текста  и документа (фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения). Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке (например, «Жалованная грамота Ивана III»).

2.5. Реквизит «Дата (время создания) документа» заполняется, если документ датирован его создателем; дата указывается арабскими  цифрами следующим образом: 00.00.0000.

2.6. Реквизит «Век» заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

2.7. Реквизит «Ориентировочная дата»  указывается дата, установленная косвенным путём; фиксируется в произвольной форме (например, не ранее 12.12.1923 – не позднее 12.12.1923 или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век).

2.8. Реквизит «Язык документа»  указывается язык в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

древнерусский;

старославянский;

церковно-славянский;

русский;

латинский;

греческий;

арабский;

старофранцузский;

так далее.

2.9. Реквизит «Аннотация»  излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, в том числе по истории документов, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и прочие упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение сведения. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробные сведения»).

2.10. Реквизит «Историческая справка»  включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

2.11. Реквизит «Наличие драгоценных металлов и камней»  указываются сведения на основании соответствующей графы инвентарной книги учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.

2.12. Реквизит «Палеографические особенности»  указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

2.13. Реквизит «Печати»  указывается наличие печатей, их вид, материал, оговаривается их сохранность и принадлежность, а также изображение, надписи.

2.14. Реквизит «Художественные особенности оформления документа»  отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплёта.

2.15. Реквизит «Собственность»  указывается через меню со значениями:

федеральная;

Ульяновской области;

муниципальная;

частная физического лица;

частная юридического лица.

3. Заполнение раздела «Физическое состояние документа»

3.1. Реквизит «Материальный носитель»  указывается через меню со значениями:

бумага;

калька;

пергамент;

ткань;

кора (береста);

чёрно-белая киноплёнка на триацетате;

чёрно-белая плёнка на нитрооснове;

цветная киноплёнка на триацетате;

цветная плёнка на нитрооснове;

дагерротип;

стекло;

чёрно-белая фотоплёнка на триацетатной основе;

чёрно-белая фотоплёнка на нитрооснове;

цветная плёнка на триацетатной основе;

цветная фотоплёнка на нитрооснове;

фотобумага;

магнитная плёнка на триацетатной основе;

магнитная плёнка на нитрооснове;

магнитный барабан;

металлический диск;

восковой фотографический валик;

компакт-диск.

3.2. Реквизит «Размеры»  указывается формат, размеры (в сантиметрах) документа (при необходимости  каждого листа (нескольких листов) документа).

3.3. Реквизит «Объём»  указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело; кинофильма, альбома и так далее.

3.4. Реквизит «Физическое состояние»  указывается через меню со следующими значениями:

хорошее;

удовлетворительное;

неудовлетворительное.

3.5. Реквизит «Сведения о реставрации»  отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты её проведения, организации, фамилии, имени, отчества реставраторов.

4. Заполнение раздела «Место хранения документа»

4.1. Реквизит «Место хранения документа»  указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации,
или фамилия, имя, отчество (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.

4.2. Реквизит «Адрес места хранения документа»  указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.

4.3. Реквизит «Архивный шифр»  указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.

5. Заполнение раздела «Служебная информация»

5.1. Реквизит «Кем представлен документ»  указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения в реестр уникальных документов Ульяновской области.

(пункт 5.1 раздела 5 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

5.2. Реквизит «Протокол ЭПК»  указывается название совещательного органа, номер и дата протокола заседания, утвердившего предложения
о включении уникального документа в реестр уникальных документов Ульяновской области.

(пункт 5.2 раздела 5 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

(приложение № 2 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 № 440-П (НГР - RU73000201400668))

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к Регламенту

ЛИСТ УЧЁТА И ОПИСАНИЯ

УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер_______________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _____________________

Описание документа

Название (заголовок) документа________________________________________

____________________________________________________________________

Самоназвание документа  _____________________________________________

____________________________________________________________________

Вид документа_______________________________________________________

Автор документа______________________________________________________

Дата (время создания) документа_______________________________________

Век _________________________________________________________________

Ориентировочная дата_________________________________________________

Язык документа _____________________________________________________

Аннотация___________________________________________________________

____________________________________________________________________

Историческая справка _________________________________________________

____________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней_________________________________

____________________________________________________________________

Палеографические особенности_________________________________________

___________________________________________________________________

Печати______________________________________________________________

____________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа______________________

____________________________________________________________________

Собственность________________________________________________________

Физическое состояние документа

Материальный носитель  ______________________________________________

Размеры  ____________________________________________________________

Объём ______________________________________________________________

Физическое состояние ________________________________________________

Сведения о реставрации _______________________________________________

Место хранения документа

Место хранения документа _____________________________________________

Адрес места хранения документа _______________________________________

Архивный шифр: фонд №____, оп. №____, ед. хр. №____, ед. уч. № ____, лл.___

Служебная информация

Кем представлен документ:_____________________________________________

Протокол ЭПК от _______________________ года № _____________________

(приложение № 3 – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 № 440-П (НГР - RU73000201400668))

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

к Регламенту

Министерство искусства и культурной политики Ульяновской области

СВИДЕТЕЛЬСТВО

о регистрации документа(ов) в реестре уникальных документов Ульяновской области

(наименование – в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 № 84-П)

Настоящее свидетельство выдано ____________________________________

(Ф.И.О. лица

__________________________________________________________________

или полное официально принятое наименование организации) _______________________________________________________________________

в том, что находящиеся в его (её) собственности (владении) документ(ы)

___________________________________________________________________

(название и/или краткое описание документа)

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

зарегистрированы в реестре уникальных документов за № ________________

Документы хранятся в ______________________________________________

(адрес места хранения)

Министр искусства

и культурной политики

Ульяновской области _____________ ______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

М.П.

Дата

«_______» _______________ 2000___ г.

Серия___________ № _____________

(приложение № 4 - в ред. постановления Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 № 440-П (НГР - RU73000201400668))