О ПРОВЕДЕНИИ ОБЛАСТНОГО ПУБЛИЧНОГО КОНКУРСА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ТЕРРИТОРИИ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ



Приложение 2

1

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

19.06.2013 №288

О проведении областного публичного конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Липецкой области

В целях выполнения основной задачи, стоящей перед архивной службой области по созданию условий для вечного сохранения и развития информационного потенциала Липецкой области, как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Российской Федерации, администрация Липецкой области

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

утвердить Положение о проведении областного  публичного конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Липецкой области (приложение).

Глава администрации

Липецкой области

О.П.Королёв

  Приложение

к постановлению администрации

Липецкой области «О проведении

областного публичного конкурса по

обеспечению сохранности документов

Архивного фонда Российской Федерации

на территории Липецкой области»

Положение

о проведении областного публичного конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Липецкой области

Раздел I. Общие положения

1. Положение о проведении областного публичного конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Липецкой области (далее – Положение) определяет порядок проведения областного публичного конкурса на определение лучших муниципальных архивов и архивов организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов (далее – Конкурс).

2. Организатором Конкурса является управление ЗАГС и архивов Липецкой области (далее – Организатор).

3. Конкурс проводится с целью:

- повышения уровня безопасности хранения архивных документов;

- улучшения материально-технического обеспечения и оборудования архивных учреждений;

- улучшения состояния архивного дела в муниципальных архивах и архивах организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов;

- привлечения внимания органов местного самоуправления, руководителей организаций и предприятий области к обеспечению сохранности архивных документов;

- обобщения и распространения положительного опыта в практической деятельности архивных учреждений.

4. Конкурс проводится в открытой форме.

5. Информационное сообщение о проведении Конкурса публикуется Организатором в "Липецкой газете" и на официальном сайте Организатора http://arhiv.uzags.com.

6. В Конкурсе принимают участие:

- муниципальные архивы;

- архивы организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

7. Финансирование мероприятий, связанных с проведением Конкурса, осуществляется за счет средств областного бюджета.

Раздел II. Организация проведения Конкурса

8. Для участия в Конкурсе участники Конкурса направляют Организатору заявку (приложение 1) до 1 августа 2013 года  по адресу: 398050, г. Липецк, пл. Ленина - Соборная, д.3, тел. / факс (4742) 78-19-29 на бумажном носителе и по электронной почте arhiv@admlr.lipetsk.ru.

9. В срок до 1 октября 2013 года участники Конкурса предоставляют Организатору информационную карту согласно приложению 2.

10. Основанием для отклонения заявок участников Конкурса является поступление заявок либо информационной карты после истечения установленного срока.

Раздел III. Подведение итогов Конкурса

11. Определение победителей Конкурса осуществляет областная конкурсная комиссия (далее - Комиссия), состав которой утверждается распоряжением администрации Липецкой области.

12. Комиссия для проверки сведений, указанных в информационных картах участников, осуществляет выезды в муниципальные архивы и архивы организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в соответствии с графиком посещения участников Конкурса. График составляется после подачи заявок на участие в Конкурсе и доводится до сведения участников Конкурса.

13. Комиссия оценивает результаты Конкурса в баллах на основании критериев оценки (приложение 3).

14. Победителями Конкурса признаются участники Конкурса, набравшие наибольшие количество баллов.

15. Комиссия в срок до 15 декабря 2013 года определяет победителей Конкурса, оформляет итоги протоколом, который подписывают все члены Комиссии.

                           

Раздел IV. Награждение победителей Конкурса

16. Победители Конкурса в обеих группах, предусмотренных п. 6 настоящего Положения, награждаются грамотами и ценными подарками:

- занявшие первое место – компьютер в комплекте (системный блок, монитор, клавиатура, мышь, источник бесперебойного питания);

- занявшие второе место – зеркальный фотоаппарат;

- занявшие третье место – цветной лазерный принтер.

17. Награждение победителей Конкурса проводится в торжественной обстановке в первом квартале 2014 года.

18. Материалы о проведении и итогах Конкурса публикуются в "Липецкой газете" и на официальном сайте Организатора.

             

Приложение 1

к Положению о проведении

областного публичного конкурса

по обеспечению сохранности документов

Архивного фонда Российской Федерации

на территории Липецкой области

Начальнику управления ЗАГС

и архивов Липецкой области

ЗАЯВКА

Прошу включить в список на участие _______________________ (полное название архива) в областном публичном конкурсе по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Липецкой области.

Должность                                          подпись                                          Расшифровка подписи

«____»______________2013г.

Приложение 2

к Положению о проведении

областного публичного конкурса

по обеспечению сохранности документов

Архивного фонда Российской Федерации

на территории Липецкой области

Информационная карта участника конкурса (муниципального архива)

__________________________________________

1.Содержание нормативной правовой и организационно-методической документации:_________________________________________________________

2. Состояние организации учета архивных документов: ______________________________________________________________________

3.  Состояние обеспечения сохранности архивных документов: ______________________________________________________________________

4. Состояние работы с организациями-источниками комплектования архива: ______________________________________________________________________

5. Соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов ____________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.  Обеспечение безопасности архива ______________________________________________________________________

7. Оборудование архивохранилища, в соответствии с требованиями законодательства, с учетом Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук _____________________________________________________________________________

Информационная карта участника конкурса (архива организации, являющейся источником комплектования государственных архивов)

__________________________________________

Содержание нормативной правовой и организационно-методической документации:_________________________________________________________

2.  Наличие экспертной комиссии и ее работа: ______________________________________________________________________

3.  Оборудование мест хранения архивных документов в состоянии с правилами пожарной безопасности: ______________________________________________________________________

4. Материально-техническое обеспечение архива: ______________________________________________________________________

5. Упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу по 2010 год  ______________________________________________________________________

6. Своевременность передачи дел постоянного хранения и в полном объеме на хранение в соответствующий архив ______________________________________________________________________

7. Обеспечение сохранности документов архива ______________________________________________________________________

Приложение 3

к Положению о проведении областного публичного конкурса по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Липецкой области

Критерии оценки муниципальных архивов

№

пп

Наименование

Оценка в баллах

1

2

3

1.

Наличие и содержание нормативной правовой и организационно-методической документации:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19

1

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

1

- положение о муниципальном архиве

1

- должностные инструкции

1

- номенклатура дел

1

- административные регламенты исполнение государственной и муниципальной услуг

1

- соглашение о сотрудничестве с организациями - источниками комплектования архива

1

- нормативно - методические документы, разработанные специалистами муниципального архива

1

2.

Состояние организации учета архивных документов:

- книга учета поступлений документов

1

- список фондов

1

- лист фонда

1

- карточка фонда

1

- описи дел, документов

1

- дело фонда

1

- паспорт архива на 01.01.2013

1

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источников комплектования

1

- книга выдачи дел из хранилища

1

- ведение базы данных «Архивный фонд»

1

- ведение вспомогательных учетных документов архива

1

3.

Состояние обеспечения сохранности архивных документов:

- выдача документов из хранилищ (в том числе и во временное пользование)

1

- наличие помещения для акклиматизации документов

1

- обособленное хранение учетных документов

1

- проверка наличия и состояния документов

1

- отсутствие дел в розыске

1

- ведение топографических указателей

1

- картонирование документов

1

- улучшение физического состояния дел

1

- дезинфекция и дезинсекция документов

1

- обеспыливание документов

1

- создание фонда пользования

1

4.

Состояние работы с организациями-источниками комплектования муниципального архива

- ведение списков организаций – источников комплектования архива и потенциальных источников

1

- ведение наблюдательных дел

1

- ведение карточек учета работы с организациями

1

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов

1

- ведение паспортов архива организаций – источников комплектования

1

- наличие плана-графика приема документов

1

- описание документов по 2010 год

1

- наличие описей дел постоянного хранения и по личному составу

1

- наличие дел хранящихся сверх установленного срока

1

5.

Соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов

- противопожарный режим

1

- охранный режим

1

- температурно-влажностный режим (наличие контрольно-измерительных приборов)

1

- световой режим

1

- санитарно-гигиенический режим

1

- наличие вентиляции в архивохранилищах

1

6.

Обеспечение безопасности муниципального архива

- наличие помещения (специальное, приспособленное здание или отдельное помещение в здании)

1

- наличие распашных решеток на окнах и ключей от них

1

- наличие огнетушителей

1

- наличие табличек с соответствующими надписями

1

- наличие обученных работников противопожарной безопасности

1

- наличие охранной сигнализации

1

- наличие плана эвакуации

1

- наличие плана мероприятий по ЧС

1

- наличие нормативных документов по мобилизационной подготовке и ГО

1

- наличие тревожной кнопки

1

7.

Оборудование архивохранилища, в соответствии с требованиями законодательства, с учетом Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

- наличие в хранилищах металлических дверей

1

- опечатывание хранилищ

1

- хранение ключей от хранилищ

1

- оснащение металлическими стеллажами

1

- освещение (естественное, искусственное)

1

- доля закартонированных документов от общего количества:

                                                                                           до 50 %

                                                                                           до 70%

                                                                                           свыше 70%

1

2

3

- наличие читального зала (рабочей комнаты)

1

- степень загруженности архивохранилища:

                                                               до 80%

                                                               свыше 80%

1

0,5

- 100% оснащение металлическими стеллажами

1

Критерии оценки архивов организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов

№

пп

Наименование

Оценка в баллах

1

2

3

1.

Наличие и содержание нормативной правовой и организационно-методической документации:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19

1

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

1

- положение об архиве

1

- должностные инструкции

1

- номенклатура дел

1

- инструкция по делопроизводству

1

- соглашение (договор) о сотрудничестве с муниципальным архивом

1

2.

Наличие экспертной комиссии (ЭК) и ее работа:

- положение об ЭК

1

- план работы ЭК

1

- протоколы заседаний ЭК

1

- проведение экспертизы ценности документов и составление актов о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения

1

3.

Оборудование мест хранения архивных документов в состоянии с правилами пожарной безопасности:

- вид электропроводки (скрытая, защищенная газовыми трубами)

1

- защита светильников (закрытого типа)

1

- установка вне хранилища распределительных электрощитов, предохранителей и рубильников

1

- оснащение противопожарным оборудованием (огнетушители) пожарной сигнализацией, противопожарным водоснабжением

1

- наличие инструкции о мерах пожарной безопасности, плана эвакуации документов и имущества на случай пожара

1

4.

Материально-техническое обеспечение архива:

- наличие стеллажей (металлических, деревянных с противопожарной пропиткой, шкафов), стремянок

1

- расположение стеллажей в соответствии с требованиями

1

- наличие коробок

1

- обособленность хранилища от рабочего места работника

1

5.

Упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу по 2010 год:

- переплет или подшивка дел

1

- оформление дел постоянного хранения и по личному составу

1

- оформление дел временного хранения

1

- наличие утвержденных или согласованных описей дел по 2010 год

1

- наличие акта о выделении дел к уничтожению по 2007 год

1

6.

Своевременность передачи дел постоянного хранения и в полном объеме на хранение в соответствующий архив:

- передача дел постоянного хранения в соответствующий архив для федеральных структур по 1997 год

1

- передача дел постоянного хранения в соответствующий архив для областных структур по 2002 год

1

7.

Обеспечение сохранности документов архива:

- проверка наличия и состояния дел, оформление актов

1

- отсутствие утраты дел, внесенных в утвержденные описи

1