О СИСТЕМЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ



Are You suprised ?

1

ПРАВИТЕЛЬСТВО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 20 июня 2011 года № 206

О СИСТЕМЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

(в редакции постановлений Правительства Удмуртской Республики от 28.05.2012 № 226; от 04.04.2019 № 133, от 30.03.2020 № 80)

В целях обеспечения эффективного межведомственного информационного взаимодействия в электронном виде государственных органов Удмуртской Республики, в том числе с государственными учреждениями Удмуртской Республики, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в Удмуртской Республике, органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями в Удмуртской Республике, другими организациями, участвующими в документообороте с указанными органами, Правительство Удмуртской Республики ПОСТАНОВЛЯЕТ:

(преамбула изложена в редакции постановления Правительства Удмуртской Республики от 04.04.2019 № 133)

Утвердить прилагаемые:

1) Положение о системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики;

2) Порядок работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики;

(подпункт 2 изложен в редакции постановлений Правительства Удмуртской Республики от 28.05.2012 № 226, от 30.03.2020 № 80)

3) Подпункт 3 утратил силу постановлением Правительства Удмуртской Республики от 04.04.2019 № 133.

4) Порядок работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – Порядок работы с электронной почтой в СМЭД). (введен постановления Правительства УР от 28.05.2012 № 226)

Определить Министерство информатизации и связи Удмуртской Республики оператором системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – СМЭД).

(пункт 2 изложен в редакции постановлений Правительства Удмуртской Республики от 28.05.2012 № 226, от 30.03.2020 № 80)

2.1. Пункт 2.1 утратил силу постановлением Правительства Удмуртской Республики от 04.04.2019 № 133.

2.2. Пункт 2.2 утратил силу постановлением Правительства Удмуртской Республики от 04.04.2019 № 133.

2.3. Рекомендовать:

1) подпункт 1 утратил силу постановлением Правительства Удмуртской Республики от 04.04.2019 № 133.

2) органам местного самоуправления в Удмуртской Республике и подведомственным им муниципальным учреждениям с 1 ноября 2012 года при обмене документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты руководствоваться Порядком работы с электронной почтой в СМЭД.»;

(пункт 2.3 введен  постановления Правительства УР от 28.05.2012 № 226)

2.4. Государственным органам Удмуртской Республики и государственным учреждениям Удмуртской Республики при обмене документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты руководствоваться Порядком работы с электронной почтой в СМЭД.

(пункт 2.4 введен постановлением Правительства Удмуртской Республики от 30.03.2020 № 80)

Финансирование мероприятий, проводимых в рамках развития СМЭД, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств, предусмотренных (доведенных) Министерству информатизации и связи Удмуртской Республики, участникам СМЭД – операторам иных систем электронного документооборота законом Удмуртской Республики о бюджете Удмуртской Республики на соответствующий год и на плановый период на указанные цели, а также за счет иных источников в соответствии с законодательством Российской Федерации.

(пункт 3 изложен в редакции постановления Правительства Удмуртской Республики от 30.03.2020 № 80)

Пункт 4 утратил силу постановлением Правительства Удмуртской Республики от 04.04.2019 № 133.

Рекомендовать территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в Удмуртской Республике, органам местного самоуправления и муниципальным учреждениям в Удмуртской Республике, другим организациям, участвующим в документообороте, принять участие в межведомственном электронном документообороте государственных органов  Удмуртской Республики путем заключения соответствующих соглашений.

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Министерство информатизации и связи Удмуртской Республики.

Председатель Правительства Удмуртской Республики – Ю.С.Питкевич

Утверждено

постановлением Правительства

Удмуртской Республики

от 20 июня 2011 года № 206

ПОЛОЖЕНИЕ

о системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

(в редакции постановлений Правительства Удмуртской Республики от 28.05.2012 № 226, от 30.03.2020 № 80)

1. Настоящее Положение определяет основные принципы организации системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – СМЭД).

2. СМЭД – элемент информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства в Удмуртской Республике, представляющий собой среду взаимодействия следующих компонентов:

1) подсистемы «Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» государственной информационной системы Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике», определенной постановлением Правительства Удмуртской Республики от 4 апреля 2019 года № 133 «О государственной информационной системе Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике» (далее – СЭД ГО УР);

2) иных систем электронного документооборота, операторами которых являются участники СМЭД (далее – СЭД);

3) электронной почты участников СМЭД, в том числе информационной системы «Единая коммуникационная система Удмуртской Республики», определенной распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 6 декабря 2018 года № 1440-р «Об информационной системе «Единая коммуникационная система Удмуртской Республики».

3. Обмен зарегистрированными в СЭД ГО УР или иной СЭД документами между участниками СМЭД, у которых установлена СЭД ГО УР или иная СЭД, осуществляется с их использованием.

4. При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен сведениями, составляющими государственную тайну и информацией, имеющей ограничительную пометку «Для служебного пользования».

5. При осуществлении обмена электронными документами и электронными копиями документов, содержащими информацию ограниченного доступа, участники СМЭД обязаны руководствоваться нормативными правовыми актами, регулирующими отношения в сфере информационных технологий и защиты информации, и соблюдать установленные требования по защите информации ограниченного доступа на всех этапах ее обработки, хранения и передачи.

Информационное взаимодействие участников СМЭД по открытым каналам связи допускается при обязательном применении усиленной квалифицированной электронной подписи и шифрования электронных документов и электронных копий документов, представленных в виде файлов, передаваемых между участниками СМЭД, при этом обеспечивается конфиденциальность, целостность, достоверность, неотказуемость и юридическая значимость передаваемых электронных документов и электронных копий документов.

6. Оператором СМЭД является исполнительный орган государственной власти Удмуртской Республики, определяемый Правительством Удмуртской Республики.

7. Участниками СМЭД являются государственные органы Удмуртской Республики, государственные учреждения Удмуртской Республики, территориальные органы федеральных органов власти в Удмуртской Республике, органы местного самоуправления и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике, другие организации, заключившие с оператором СМЭД соглашение об информационном взаимодействии, осуществляемом средствами информационных систем, обеспечивающих обмен документами и информацией в электронной форме.

8. Основными целями организации СМЭД являются:

1) повышение эффективности государственного управления путем совершенствования организации документационного обеспечения управления с применением современных информационных технологий;

2) создание системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами в процессе деятельности участников СМЭД;

3) создание юридически значимого межведомственного электронного документооборота участников СМЭД.

9. Основными задачами организации СМЭД являются:

1) обеспечение использования участниками СМЭД совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

2) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота, в том числе целостности и конфиденциальности передаваемой информации, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3) обеспечение использования участниками СМЭД сертифицированного программного обеспечения и программно-технических средств;

4) обеспечение согласованности действий участников СМЭД в процессе информационного обмена на основании разработанных организационных решений, обеспечивающих техническую поддержку пользователей;

5) обеспечение возможности деятельности участников СМЭД с использованием технологий удаленного доступа.

10. Оператор СМЭД осуществляет следующие функции:

1) контроль за функционированием СМЭД в соответствии с настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в сфере информационных технологий и защиты информации;

2) методическое и организационное обеспечение функционирования СМЭД;

3) подготовка проектов актов Правительства Удмуртской Республики, определяющих порядок работы с электронными документами и электронными копиями документов в СМЭД;

4) определение функционально-технических требований к взаимодействию компонентов СМЭД между собой, а также с иными информационными системами и ресурсами;

5) иные функции в соответствии с законодательством и настоящим Положением.

11. Оператор СМЭД осуществляет свои функции самостоятельно либо с привлечением иных организаций в соответствии с законодательством.

12. Оператор СЭД, функционирующей в составе СМЭД, осуществляет следующие функции:

1) контроль за функционированием СЭД в соответствии с настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в сфере информационных технологий и защиты информации;

2) организация эксплуатации СЭД пользователями СЭД;

3) методическое и организационное обеспечение функционирования СЭД;

4) организация интеграции СЭД с СЭД ГО УР и иными СЭД, функционирующими в составе СМЭД;

5) издание правовых актов по вопросам эксплуатации СЭД пользователями СЭД;

6) обеспечение актуального состояния справочников корреспондентов СЭД;

7) иные функции в соответствии с законодательством и настоящим Положением.

13. Оператор СЭД, функционирующей в составе СМЭД, осуществляет свои функции самостоятельно либо с привлечением иных организаций в соответствии с законодательством.

14. Участники СМЭД осуществляют следующие функции:

1) организация процесса работы в СМЭД;

2) обеспечение работоспособности программно-технических средств, используемых для работы в СМЭД;

3) обеспечение информационной безопасности автоматизированных рабочих мест сотрудников участника СМЭД, имеющих доступ к СМЭД;

4) контроль подлинности и действительности используемых сотрудниками участника СМЭД электронных подписей;

5) иные функции в соответствии с настоящим Положением.

15. Сотрудники участника СМЭД, обладающие правом использовать электронную подпись в СМЭД, могут быть наделены полномочиями на:

1) подписание электронных документов;

2) заверение электронных документов;

3) заверение электронных копий документов;

4) прием и отправку электронных документов.

16. Список и конкретные полномочия сотрудников участника СМЭД, обладающих правом использовать электронную подпись в СМЭД, утверждаются руководителем участника СМЭД.

Утвержден

постановлением Правительства

Удмуртской Республики

от 20 июня 2011 года № 206

ПОРЯДОК

работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов
Удмуртской Республики

(в редакции постановления Правительства Удмуртской Республики от 30.03.2020 № 80)

I. Общие положения

1. В системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – СМЭД) межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронный документ или электронную копию документа, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML и формируемые автоматически в СМЭД.

2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

3. Электронные копии документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

4. При осуществлении межведомственного электронного документооборота между участниками СМЭД используются следующие форматы файлов:

1) для электронных документов – doc, xls, а в случаях, когда создание указанных форматов файлов невозможно, – rtf;

2) для электронных копий документов – pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, – jpg;

3) для приложений к электронным документам или электронным копиям документов в виде архивированных файлов – zip, rar.

По предварительному согласованию между участниками СМЭД могут использоваться и иные форматы файлов.

5. Для подписания электронных документов (заверения электронных копий документов) участников СМЭД используются усиленные квалифицированные электронные подписи сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД.

При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен неутвержденными (неподписанными) электронными документами, которые согласно правилам делопроизводства подлежат утверждению (подписанию).

6. Каждый файл, входящий в сообщение и подлежащий утверждению (подписанию), подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью с помощью средства электронной подписи путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.

7. Формирование и проверка электронной подписи осуществляются в соответствии с требованиями законодательства в области информационных технологий и защиты информации.

8. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому и хранении электронных документов и электронных копий документов вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому сообщение преобразуется в XML-документ с описанием реквизитов сообщения и вложенных файлов.

10. В случае невозможности передачи электронных документов и электронных копий документов по телекоммуникационным каналам связи допускается передача указанных документов на электронном носителе в установленном порядке. Электронные документы и электронные копии документов на электронном носителе могут доставляться специальной (фельдъегерской) почтовой связью или уполномоченным представителем (курьером) отправителя электронных документов.

II. Работа с входящими сообщениями

11. Электронные сообщения, поступающие участнику СМЭД, проходят первичную обработку и регистрацию.

12. Первичная обработка поступивших электронных сообщений включает расшифровку и проверку подлинности электронной подписи, проверку правильности доставки электронных сообщений (правильность адресата) и наличия документов и приложений к ним (проверку полноты вложений), принятие решения о возможности регистрации.

13. Проверка наличия вновь поступивших электронных сообщений, регистрация (учет) электронных документов и электронных копий документов осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству участника СМЭД.

III. Работа с исходящими сообщениями

14. Подготовленные электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись для подписания электронных документов в СМЭД и наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

15. Подготовленные электронные копии документов заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись для заверения электронных копий документов в СМЭД, при этом должно быть обеспечено соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

16. Электронные документы и электронные копии документов, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

IV. Уведомления СМЭД

17. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания участниками СМЭД факта отправки и получения электронных сообщений, используется функционал СМЭД, обеспечивающий получение отправителем электронного сообщения следующих типов уведомлений:

1) в информационных системах электронного документооборота – о получении документа, о регистрации документа, об исполнении документа, о пересылке документа в другую организацию;

2) в информационных системах электронной почты – о доставке документа, о прочтении документа.

Отправка указанных уведомлений осуществляется в течение одного часа с момента их создания.

V. Работа с бумажными копиями электронных документов

18. Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.

19. Если бумажная копия электронного документа выдается для представления гражданину или в другую организацию, осуществляется заверение бумажной копии электронного документа в установленном порядке в соответствии с правилами делопроизводства. Заверение бумажной копии электронного документа и обеспечение взаимного соответствия исходного электронного документа и его бумажной копии осуществляется сотрудниками участника СМЭД, уполномоченными заверять бумажные копии электронных документов.

Утвержден

постановлением Правительства

Удмуртской Республики

от 20 июня 2011 года № 206

ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМЫ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ (ДАЛЕЕ – СМЭД)

(в ред. постановления Правительства УР от 28.05.2012 № 226)

№ п/п

Наименование мероприятия (работ)

Содержание мероприятия (работ)

Срок исполнения мероприятия

Исполнители

1

Переход на регистрацию  в информационных системах электронного документооборота (далее - СЭД) участника СМЭД* вновь поступивших и созданных документов участника СМЭД, подлежащих регистрации

1. Установка СЭД на рабочие места сотрудников участника СМЭД, ответственных за регистрацию документов в СЭД.

2. Обучение работе по регистрации документов в СЭД сотрудников участника СМЭД, ответственных за регистрацию документов в СЭД.

3. Регистрация вновь поступивших документов участника СМЭД (входящих, исходящих, внутренних) в журналах регистрации соответствующих документов в СЭД

с 01.07.2011

Государственные органы УР

2

Обеспечение занесения в СЭД резолюций руководителя на вновь поступившие входящие документы участника СМЭД

1. Обучение работе по занесению резолюций руководителя в СЭД сотрудников участника СМЭД, ответственных за регистрацию документов в СЭД.

2. Занесение резолюций руководителя на вновь поступившие входящие документы участника СМЭД в регистрационные карточки соответствующих документов в СЭД

с 01.08.2011

Государственные органы УР

3

Наделение сотрудников участника СМЭД полномочиями использования электронной подписи в СМЭД

1. Утверждение руководителем участника СМЭД состава сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД.

2. Обеспечение сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД, средствами электронной подписи и криптографической защиты.

3. Обучение сотрудников участника СМЭД работе с электронной подписью

01.09.2011

Государственные органы УР

4

Наделение сотрудников участника СМЭД полномочиями заверения бумажных копий электронных документов

Утверждение руководителем участника СМЭД сотрудников участника СМЭД, уполномоченных заверять бумажные копии электронных документов

01.09.2011

Государственные органы УР

5

Переход участников СМЭД на сканирование и размещение в СЭД вновь поступивших и созданных документов участника СМЭД, подлежащих регистрации

1. Обеспечение всех мест регистрации участника СМЭД устройствами для сканирования документов.

2. Обучение работе по занесению электронных образов документов в СЭД сотрудников участника СМЭД, ответственных за регистрацию документов в СЭД.

3. Сканирование всех вновь поступивших документов участника СМЭД (входящих, исходящих, внутренних).

4. Прикрепление электронных образов документов к регистрационным карточкам соответствующих документов в СЭД

с 01.10.2011

Государственные органы УР

6

Обеспечение возможности назначения, исполнения и контроля поручений по всем документам участника СМЭД в СЭД

1. Утверждение руководителем участника СМЭД сотрудников участника СМЭД, наделенных полномочиями контроля исполнения поручений (заданий) в СЭД.

2. Обеспечение возможности работы в СЭД всех сотрудников участника СМЭД, участвующих в документообороте.

3. Обучение работе с поручениями (заданиями) в СЭД сотрудников участника СМЭД, участвующих в документообороте.

4. Назначение, исполнение и контроль поручений (заданий) в СЭД

01.11.2011

Государственные органы УР

7

Переход к рассмотрению вновь поступивших документов, наложению резолюций и назначению поручений руководителями участника СМЭД и их заместителями в СЭД

1. Обучение руководителей участников СМЭД и их заместителей работе в СЭД.

2. Обучение руководителей участника СМЭД работе с электронной подписью.

3. Рассмотрение вновь поступивших документов, наложение резолюций и назначение поручений (в том числе на внутренние документы участника СМЭД) руководителями участников СМЭД и их заместителями в СЭД с использованием электронной подписи

с 01.12.2011

Государственные органы УР

8

Переход к внутреннему  согласованию проектов документов участника СМЭД в СЭД

1. Обучение работе по согласованию проектов документов в СЭД сотрудников участника СМЭД, участвующих в документообороте.

2. Осуществление внутреннего согласования проектов документов участника СМЭД в СЭД

с 01.02.2012

Государственные органы УР

9

Разработка документов, регулирующих вопросы  электронного документооборота в государственных органах Удмуртской Республики (далее – регулирующие документы)

1. Разработка регулирующих документов

01.07.2012

Оператор СМЭД

2. Участие в проведении анализа ведения делопроизводства в государственных органах Удмуртской Республики, участвующих в реализации пилотного проекта по внедрению  государственной информационной системы «Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (далее – СЭД ГО УР).

3. Участие в разработке регулирующих документов

01.07.2012

Министерство строительства, архитектуры и жилищной политики УР,

Комитет по делам архивов при Правительстве УР

10

Организация работ по разработке типового решения СЭД ГО УР в государственных органах Удмуртской Республики

Организация работ по разработке типового решения СЭД ГО УР в государственных органах Удмуртской Республики с учетом особенностей ведения делопроизводства в государственных органах Удмуртской Республики и в соответствии с регулирующими документами

01.07.2012

Оператор СМЭД

11

Обеспечение возможности формирования Реестра участников межведомственного  электронного взаимодействия в Удмуртской Республике в соответствии с Положением о государственной информационной системе Удмуртской Республики «Реестр участников межведомственного электронного взаимодействия в Удмуртской Республике», утверждаемым Правительством Удмуртской Республики (далее - Реестр участников МЭВ в УР)

Назначение сотрудников участников СМЭД, ответственных за поддержание в Реестре участников МЭВ сведений о соответствующих участниках СМЭД в актуальном состоянии

01.06.2012

Государственные органы УР

Предоставление доступа к Реестру участников МЭВ в УР

Оператор СМЭД

12

Формирование и поддержание Реестра участников МЭВ в УР в актуальном состоянии

Публикация сведений об участнике СМЭД в Реестре  участников МЭВ в УР.

Обновление сведений об участнике СМЭД в Реестре  участников МЭВ в УР в случае их изменения

с 01.06.2012

Государственные органы УР

13

Ввод СЭД ГО УР в промышленную эксплуатацию в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг в Удмуртской Республике

Начало работы многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг в Удмуртской Республике в СЭД ГО УР в режиме промышленной эксплуатации

01.06.2012

Автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в городе Ижевске», муниципальное автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» муниципального образования «Город Глазов» (по согласованию), муниципальное автономное учреждение «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг с. Малая Пурга» (по согласованию),

автономное муниципальное учреждение Увинского района «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг «Ува» (по согласованию),

автономное учреждение

«Многофункциональный центр предоставления

государственных и муниципальных услуг  в Вавожском районе» (по согласованию),

муниципальное автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Алнашском районе» (по согласованию),

муниципальное автономное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Якшур-Бодьинском районе» (по согласованию)

14

Разработка и утверждение перечня государственных учреждений Удмуртской Республики и муниципальных учреждений в Удмуртской Республике (по согласованию) для подключения к СЭД ГО УР в 2012 году и соответствующего плана-графика

Разработка и утверждение перечня государственных учреждений Удмуртской Республики и муниципальных учреждений в Удмуртской Республике (по согласованию) (далее – учреждения) для подключения к СЭД ГО УР в первом полугодии 2012 года и соответствующего плана-графика

01.06.2012

Оператор СМЭД

Разработка и утверждение перечня учреждений для подключения к СЭД ГО УР во втором полугодии 2012 года и соответствующего плана-графика

01.07.2012

Оператор СМЭД

15

Разработка и утверждение проектов перечней
документов, создание, хранение и использование
которых должно осуществляться  в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности (далее – Перечень документов)

1. Разработка проекта Перечня документов.

2. Согласование его с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве УР (далее – ЭПМК).

3. Утверждение Перечня документов.

4. Обеспечение разработки проектов Перечней документов учреждениями в соответствующей сфере деятельности.                                                                                                           5. Обеспечение утверждения Перечня документов учреждениями в соответствующей сфере деятельности

01.06.2012

Министерство информатизации и связи УР, Министерство строительства, архитектуры и жилищной политики УР,

Комитет по делам архивов при Правительстве УР

01.07.2012

Министерство здравоохранения УР, Министерство социальной защиты населения УР, Министерство образования и науки УР

01.07.2012

Государственные органы УР

6. Утверждение Перечня документов учреждениями в соответствующей сфере деятельности

01.07.2012

Государственные учреждения Удмуртской Республики и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике (по согласованию)

16

Разработка порядка межведомственного обмена документами в СМЭД

Разработка порядка межведомственного обмена документами в СМЭД

01.07.2012

Министерство информатизации и связи УР, Министерство строительства, архитектуры и жилищной политики УР,

Комитет по делам архивов при Правительстве УР

17

Внесение изменений в номенклатуры дел в части работы с документами, создание, хранение и использование которых должно осуществляться   в форме электронных документов

1. Внесение изменений в номенклатуры дел в соответствии с Перечнем документов и порядком межведомственного обмена документами в СМЭД.  2. Согласование изменений в номенклатуре дел с ЭПМК. 

3. Утверждение номенклатуры дел с внесенными изменениями.

4. Обеспечение внесения изменений в номенклатуры дел в соответствии с Перечнем документов и порядком межведомственного обмена документами в СМЭД  учреждениями в соответствующей сфере деятельности.

5. Обеспечение утверждения номенклатуры дел с внесенными изменениями учреждениями в соответствующей сфере деятельности .

01.09.2012

Министерство информатизации и связи УР, Министерство строительства, архитектуры и жилищной политики УР,

Комитет по делам архивов при Правительстве УР

01.10.2012

Министерство здравоохранения УР, Министерство социальной защиты населения УР, Министерство образования и науки УР

01.10.2012

Государственные органы УР

6. Утверждение номенклатуры дел с внесенными изменениями учреждениями в соответствующей сфере деятельности

01.10.2012

Государственные учреждения Удмуртской Республики и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике (по согласованию)

18

Внесение изменений в инструкции по делопроизводству в части работы с документами, создание, хранение и использование которых должно осуществляться   в форме электронных документов

1. Внесение изменений в инструкции по делопроизводству в соответствии с Перечнем документов и порядком межведомственного обмена документами в СМЭД .     

2. Согласование изменений в инструкции по делопроизводству с ЭПМК. 

3. Утверждение инструкции по делопроизводству с внесенными изменениями

01.10.2012

Министерство информатизации и связи УР, Министерство строительства, архитектуры и жилищной политики УР,

Комитет по делам архивов при Правительстве УР

01.12.2012

Министерство здравоохранения УР, Министерство социальной защиты населения УР, Министерство образования и науки УР

01.12.2012

Государственные органы УР

19

Подключение государственных учреждений Удмуртской Республики и муниципальных учреждений в Удмуртской Республике (по согласованию) к СЭД ГО УР

1. Проведение анализа и планирование обучения пользователей учреждений работе в СЭД ГО УР.   

2. Обучение пользователей учреждений работе в СЭД ГО УР.  

3. Настройка СЭД ГО УР в части работы подключения учреждений

01.07.2012

Оператор СМЭД,

государственные учреждения Удмуртской Республики и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике (по согласованию), подключаемые к СЭД ГО УР в первом полугодии 2012 года

31.12.2012

Оператор СМЭД,

государственные учреждения Удмуртской Республики и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике (по согласованию), подключаемые к СЭД ГО УР во втором полугодии 2012 года

20

Упорядочивание адресов электронной почты участников СМЭД

Обеспечение возможности использования почтового сервиса, предоставляемого определенной оператором СМЭД организацией государственным органам Удмуртской Республики и подведомственным им государственным учреждениям Удмуртской Республики, не являющимся операторами государственных информационных систем Удмуртской Республики, обеспечивающих обмен документами через электронный почтовый сервис

01.11.2012

Оператор СМЭД

Обеспечение по согласованию с оператором СМЭД соответствия адресов электронной почты Порядку работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

01.11.2012

Государственные органы УР и государственные учреждения УР

21

Прекращение использования для обмена документами в СМЭД бесплатных почтовых сервисов

Осуществление обмена документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты в соответствии с Порядком работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

с 01.11.2012

Государственные органы УР и государственные учреждения УР

Примечание:

* Участник СМЭД - государственный орган Удмуртской Республики, государственное учреждение Удмуртской Республики, территориальный орган федерального органа государственной власти в Удмуртской Республике, орган местного самоуправления в Удмуртской Республике, муниципальное учреждение в Удмуртской Республике или другая организация, заключившая с оператором СМЭД соглашение об информационном взаимодействии в СМЭД.

Утвержден

постановлением Правительства

Удмуртской Республики

от 20 июня 2011 года № 206

ПОРЯДОК

работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

(в редакции постановления Правительства Удмуртской Республики от 30.03.2020 № 80)

1. Настоящий Порядок определяет основные принципы организации обмена электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – СМЭД) с использованием сообщений электронной почты, в том числе информационной системы «Единая коммуникационная система Удмуртской Республики», определенной распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 6 декабря 2018 года № 1440-р «Об информационной системе «Единая коммуникационная система Удмуртской Республики» (далее – ЕКС УР).

2. Все электронные документы и электронные копии документов, передаваемые с использованием сообщений электронной почты между участниками СМЭД, имеют форматы, определенные Порядком работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики, утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 года № 206 «О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (далее – Порядок работы с документами в СМЭД).

3. Для обмена документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты участники СМЭД используют информационные системы, обеспечивающие обмен документами через электронный почтовый сервис, операторами которых они являются, либо ЕКС УР (далее – ведомственные почтовые сервисы).

В целях настоящего Порядка под почтовым сервисом понимается информационная система или совокупность информационных систем, обеспечивающих передачу сообщений электронной почты, ведение единого адресного справочника, поддержку доменных имен информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть Интернет).

4. Для каждого участника СМЭД создается уникальный официальный адрес электронной почты в сети Интернет (далее – адрес электронной почты).

Официальный адрес электронной почты участника СМЭД должен иметь следующий формат:

@<доменное имя сети Интернет участника СМЭД>,

где X – порядковый номер места регистрации документов (указывается в случае наличия у участника СМЭД нескольких мест регистрации в этом домене).

5. Служебная переписка между участниками СМЭД по электронной почте осуществляется с использованием официальных почтовых адресов электронной почты участников СМЭД.

6. Для организации переписки рабочего характера между сотрудниками участников СМЭД допускается создавать необходимое количество служебных электронных почтовых ящиков пользователей ведомственных почтовых сервисов участников СМЭД.

7. Адреса электронной почты сотрудников участника СМЭД должны соответствовать следующему единому формату:

<Фамилия сотрудника участника СМЭД латинскими буквами>_<первые буквы имени и отчества сотрудника участника СМЭД латинскими буквами>@<доменное имя сети Интернет участника СМЭД>.

При этом:

в случае совпадения фамилий, первых букв имени и отчества сотрудников участников СМЭД в адресе электронной почты каждого из них имя сотрудника участника СМЭД дополняется следующей по порядку буквой имени;

в случае совпадения фамилий, имен и первых букв отчества сотрудников участников СМЭД в адресе электронной почты каждого из них отчество сотрудника участника СМЭД дополняется следующей по порядку буквой отчества.

8. Оператор ведомственного почтового сервиса при необходимости обеспечивает возможность удаленного доступа к электронным почтовым ящикам на ведомственном почтовом сервисе с использованием технологий защиты информации в соответствии с законодательством.

9. В сообщении электронной почты обязательно указывается следующая информация:

1) тема сообщения электронной почты – краткое содержание отправляемого документа, а при отправке официальных документов, имеющих исходящий номер, – номер и дата исходящего письма;

2) приветствие;

3) цель обращения;

4) Ф. И. О. и должность отправителя сообщения электронной почты;

5) номер служебного телефона отправителя сообщения электронной почты;

6) адрес электронной почты отправителя сообщения электронной почты.

10. Общий объем вложений одного сообщения электронной почты не должен превышать 25 Мб.

11. Прием сообщений электронной почты, поступающих на официальный адрес электронной почты участника СМЭД, и отправку сообщений электронной почты с него осуществляют сотрудники участника СМЭД, ответственные за делопроизводство.

12. Проверка наличия вновь поступивших документов на официальный адрес электронной почты участника СМЭД осуществляется сотрудниками участника СМЭД, ответственными за делопроизводство, по правилу, определенному в пункте 13 Порядка работы с документами в СМЭД.

13. При работе с электронной почтой пользователи обеспечивают контроль доставки и прочтения сообщений электронной почты в соответствии с пунктом 17 Порядка работы с документами в СМЭД.

14. Почтовые клиентские программы участников СМЭД настраиваются на автоматическую доставку поступивших сообщений электронной почты с периодом проверки не более 30 минут.