Об утверждении административного регламента оказания муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, организаций всех форм собственност...



КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ

ПРОМЫШЛЕННОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от «20» августа 2020г. №1285-П

пгт. Промышленная

Об утверждении административного регламента оказания муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, организаций всех форм собственности на основе архивных документов»

Во исполнение Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», на основании постановления администрации Промышленновского муниципального района от 19.09.2011 №1182-П «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов оказания муниципальных услуг в Промышленновском муниципальном районе»:

1. Утвердить административный регламент оказания муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, организаций всех форм собственности на основе архивных документов» согласно приложению.

2. Постановление администрации Промышленновского муниципального района от 22.12.2015 №2157-П «Об утверждении административного регламента оказания муниципальной услуги по предоставлению архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, организаций всех форм собственности на основе архивных документов» считать утратившим силу.

3. Настоящее постановление подлежит обнародованию на официальном сайте администрации Промышленновского муниципального округа в сети Интернет.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Промышленновского муниципального округа О.Н. Шумкину.

5. Постановление вступает в силу со дня подписания.

Глава Промышленновского муниципального округа

Д.П. Ильин

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

Промышленновского муниципального округа

от 20 августа 2020 №1285-П

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, организаций всех форм собственности на основе архивных документов»

Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, организаций всех форм собственности на основе архивных документов» (далее: административный регламент; муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Промышленновского муниципального округа (далее – архивный отдел) при предоставлении муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, организаций всех форм собственности на основе архивных документов» (далее – муниципальная услуга).

1.2. Круг заявителей.

В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства;

- организации.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в настоящем пункте для получения и использования необходимой информации.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о местах нахождения и графике работы и способы получения информации о местах нахождения и графиках работы администрации Промышленновского муниципального округа, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг МАУ «МФЦ Промышленновского муниципального округа» (далее - МФЦ).

1.3.1. Место нахождения архивного отдела: 652380, Кемеровская область, пгт. Промышленная, ул. Коммунистическая, д.23а.

1.3.2. График (режим) работы архивного отдела:

Понедельник - пятница с 08- 30 до 17- 30.

Обед с 13- 00 до 14-00.

Суббота и воскресенье - выходной.

График (режим) приема заявителей:

Понедельник, среда, пятница с 09- 00 до 17- 00.

1.3.3. Справочный телефон архивного отдела: 8 (384 42) 7-45-63.

1.3.4. Адрес электронной почты архивного отдела: arhiv-prom@mail.ru

1.3.5. Адрес официального сайта администрации Промышленновского муниципального округа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» www.admprom.ru

Место нахождения и график работы МФЦ:

МФЦ располагается по адресу: пгт. Промышленная, ул. Коммунистическая, д. 20 а.

График работы: с понедельника по четверг с 8-30 до 18-30, в пятницу с 8-30 до 17-30, в субботу с 9-00 до 14-00, без перерыва для отдыха и питания.

Приемные дни: с понедельника по субботу.

Информация о местах нахождения и графиках работы администрации Промышленновского муниципального округа, комиссии, а также МФЦ может быть получена:

1) по справочному телефону 8 (38442) 71145 администрации Промышленновского муниципального округа;

в том числе номер телефона – автоинформатора: отсутствует;

2) по справочному телефону в МФЦ: по справочному телефону в МФЦ: 8 (38442) 72689, в том числе номер телефона-автоинформатора: отсутствует.

3) в информационно - телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть «Интернет»):

- на официальном сайте администрации Промышленновского муниципального округа: www.admprom.ru;

- на официальном сайте МФЦ www.prom-mfc.ru;

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций): www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал).

1.3.6. Информация о муниципальной услуге предоставляется:

1.3.7. Информация о предоставлении муниципальной услуги заявителями может быть получена:

1) в сети «Интернет»:

- на официальном сайте администрации Промышленновского муниципального округа;

- на официальном сайте МФЦ;

- на Едином портале;

2) у сотрудников администрации Промышленновского муниципального округа;

3) у специалистов МФЦ;

4) на информационных стендах в помещениях администрации Промышленновского округа и МФЦ;

5) в средствах массовой информации: публикации в газете;

6) в печатных информационных материалах (брошюрах, буклетах, листовках).

1.3.8. На официальном сайте администрации в сети «Интернет» подлежит размещению следующая информация:

1) почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов справочной службы, график (режим) приема заявителей;

2) административный регламент с приложениями;

3) тексты нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги;

4) порядок и способы подачи заявления;

5) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (далее - необходимые документы);

6) порядок и способы получения результата предоставления муниципальной услуги;

7) порядок и способы получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

8) порядок и способы предварительной записи на подачу заявления;

9) порядок информирования о ходе рассмотрения заявления и о результатах предоставления муниципальной услуги;

10) порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

На официальном сайте МФЦ в сети «Интернет» подлежит размещению следующая информация:

1) почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов справочной службы, график (режим) приема заявителей;

2) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (далее - необходимые документы);

3) порядок и способы предварительной записи на подачу заявления;

4) порядок информирования о ходе рассмотрения заявления и о результатах предоставления муниципальной услуги;

5) порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной

услуги;

6) сроки оказания муниципальной услуги.

1.3.9. Сведения о ходе предоставления муниципальной услуги можно получить у сотрудников администрации или специалистов МФЦ.

Информация в МФЦ предоставляется при личном обращении в часы приема, посредством электронной почты или по телефону.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудник администрации в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по вопросам предоставления муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании отдела администрации, фамилии, имени, отчестве (при наличии) и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник администрации, осуществляющий устное информирование, предлагает заинтересованным лицам направить в орган, оказывающий муниципальную услугу, или в МФЦ письменное обращение о предоставлении консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги (в том числе в электронном виде по адресам электронной почты).

1.3.10. Консультирование заявителей в МФЦ осуществляется по следующим вопросам:

1) перечень необходимых документов;

2) сроки предоставления муниципальной услуги;

3) ход выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.

1.3.11. На информационных стендах администрации подлежит размещению следующая информация:

1) в отношении администрации: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов справочной службы, график (режим) приема заявителей, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица;

2) в отношении МФЦ: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов справочной службы, график (режим) приема заявителей, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) руководителя МФЦ;

3) порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

На информационных стендах МФЦ подлежит размещению следующая информация:

1) сроки предоставления муниципальной услуги;

2) порядок обжалования решений, действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, МФЦ, работников МФЦ;

3) информация о предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, работников МФЦ, за нарушение порядка предоставления муниципальных услуг;

4) информацию о порядке возмещения вреда, причиненного заявителю в результате ненадлежащего исполнения либо исполнения МФЦ или его работниками обязанностей, предусмотренных законодательством РФ.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги «Предоставление архивной информации по запросам граждан, органов государственной власти, организаций всех форм собственности на основе архивных документов ».

2.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом, заявление можно подать через МФЦ, а также с помощью Единого портала.

2.3. Архивное управление Кузбасса участвует в предоставлении муниципальной услуги, осуществляя координацию, методическое обеспечение и контроль деятельности по предоставлению услуги, содействие в автоматизации процедур, а также путем предоставления пользователю архивных документов справочно-поисковых средств и информации об этих средствах.

2.4. Запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в утвержденный перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.5. Результат предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

1) информационные письма;

2) архивные справки;

3) архивные копии;

4) архивные выписки;

5) ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

6) рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

7) уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

2.5.2. В административном регламенте применяются следующие термины:

1) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

2) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

3) архивная справка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

4) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства;

5) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

6) архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

2.5.3. Результат предоставления муниципальной услуги может быть получен:

- в архивном отделе, на бумажном носителе, при личном обращении заявителя;

- МФЦ;

- на Едином портале государственных услуг.

2.6. Срок предоставления муниципальной услуги, срок приостановления предоставления муниципальной услуги, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Запросы подлежат обязательной регистрации в день поступления в архивный отдел, в том числе с помощью Единого портала или через МФЦ.

Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 13 дней со дня их регистрации.

2.6.2. Запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации, поступившие в архивный отдел, в течение 5 дней со дня регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем архивный отдел сообщает заявителю.

2.7. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

1) Конституцией Российской Федерации (официальный текст Конституции Российской Федерации с внесенными поправками от 21.07.2014 опубликован на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 01.08.2014, Собрание законодательства Российской Федерации, 04.08.2014, №31, ст. 4398);

2) Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Российская газета», №237, 27.10.2004, Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, №43, ст. 4169);

3) Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», №95 05.05.2006, Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, №19, ст. 2060);

4) Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» («Российская газета», №165, 29.07.2006, Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, №31 (1 часть), ст. 3448);

5) Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», №168, 30.07.2010, Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, №31, ст. 4179);

6) приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10.09.2015);

7) приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 №143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»(зарегистрирован 01.11.2017 №48765) (официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 02.11.2017);

8) Законом Кемеровской области от 13.10.2005 №105-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов архивного фонда Кемеровской области» (газета «Кузбасс», №194, 19.10.2005, Законодательный вестник Совета народных депутатов Кемеровской области, №40, 2005 (подписано в печать 08.11.2005));

9) Законом Кемеровской области от 26.03.2007 №35-ОЗ «Об архивном деле» (газета «Кузбасс», №55, 30.03.2007, Законодательный вестник Совета народных депутатов Кемеровской области, №63, 2007 (подписано в печать 30.04.2007));

2.8. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

2.8.1. Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет следующие документы:

1) личное письменное заявление;

2) заполненное заявление заявителя по форме согласно приложению №2 к административному регламенту;

3) документ, удостоверяющий личность заявителя.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

Письменный запрос в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, составляется заявителем лично.

2.8.1.1. В запросе указываются следующие сведения:

1) наименование организации, в которую направляется письменный запрос;

2) для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя или лица, на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии, имени, отчества либо одного из них, даты смены);

3) дата рождения заявителя или лица, на которое запрашивается документ;

4) адрес заявителя (почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса);

5) номер контактного телефона заявителя или его доверенного лица;

6) для какой цели требуется документ;

7) форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии);

8) дата составления запроса;

9) личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

10) дата отправления.

Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительных документов, копии листов трудовой книжки).

2.8.2. Для истребования информации о стаже работы (службы), размере заработной платы заявитель вправе (при наличии) предоставить в архивный отдел копию трудовой книжки.

2.8.3. Запрещается требовать от заявителя или его представителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области - Кузбасса, муниципальными правовыми актами.

Данные документы и информация должны запрашиваться в порядке межведомственного электронного взаимодействия без участия граждан.

Заявитель может представить указанные документы по собственной инициативе.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.9.1. Основания для отказа в приеме заявления и необходимых документов:

1) отсутствия в заявлении необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

2) отсутствия у заявителя муниципальной услуги документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

3) отсутствия в заявлении наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса заявителя;

4) неудовлетворительного физического состояния запрашиваемых архивных фондов и документов.

2.9.2. Основаниями для отказа в предоставлении услуги, в том числе исполнения запроса, переданного по электронной почте, являются:

- отсутствие в заявлении фамилии, имени, отчества заявителя, его направившего, и (или) почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ о результатах рассмотрения заявления;

- неподдающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

- отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.

2.9.3. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.

Сообщение об отказе в приеме документов, направленных в архивный отдел по почте или в электронном виде, направляется заявителю в срок, не превышающий пяти рабочих дней со дня регистрации обращения по почте или в электронном виде.

2.10. Муниципальная услуга предоставляется без взимания платы за предоставление услуг.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги в архивном отделе не должен превышать 15 минут.

2.12. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, услуги организации, участвующей в ее представлении.

Заявление, представленное заявителем лично, регистрируется в архивном отделе в день обращения заявителя.

Заявление, представленное посредством почтового отправления, регистрируется в архивном отделе в день его поступления от организации почтовой связи.

Заявление, поступившее в электронной форме, регистрируется в архивном отделе в день его поступления. Заявление, поступившее в нерабочее время, регистрируется в первый рабочий день.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги.

2.14.1. Архивным отделом обеспечивается создание инвалидам и иным маломобильным группам населения следующих условий доступности муниципальной услуги:

1) оказание инвалидам помощи, необходимой для получения в доступной для них форме информации о правилах предоставления муниципальной услуги, в том числе об оформлении необходимых для получения муниципальной услуги документов, о совершении ими других необходимых для получения муниципальной услуги действий.

2.14.2. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, места ожидания, соответствуют установленным противопожарным и санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам к рабочим (офисным) помещениям, где оборудованы рабочие места с наличием персональных компьютеров, копировальной техники, иной оргтехники.

2.14.3. Места для заполнения необходимых документов оборудованы стульями, столами и обеспечены письменными принадлежностями, формами запросов, образцами заполнения заявлений.

2.14.4. Места предоставления муниципальной услуги оборудованы средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.15. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги.

К показателям, характеризующим качество и доступность муниципальной услуги, относятся:

1) сроки предоставления муниципальной услуги;

2) время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги;

3)полнота, актуальность и доступность информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

4) количество взаимодействий заявителя со специалистами архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур по предоставлению муниципальной услуги, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Перечень административных процедур.

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация заявления и необходимых документов;

2) рассмотрение заявления и необходимых документов;

3) подготовка документов по результатам рассмотрения заявления и необходимых документов;

4) выдача документов по результатам предоставления муниципальной услуги.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена согласно приложению №1 к административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, при обращении заявителя в архивный отдел.

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является личное обращение заявителя в архивный отдел с заявлением и прилагаемыми документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги.

В ходе приема документов от заявителя специалист, ответственный за прием документов, проверяет представленные заявление, согласно приложения №2 и документы на предмет:

1) оформления заявления в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих предоставление муниципальной услуги;

2) наличия прилагаемых документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

3.2.2. При предъявлении заявителем документа, специалист ответственный за прием документов, проверяет наличие документов, подтверждающих полномочия представителя.

При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям специалист отдела уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении муниципальной услуги. Факт приема заявителя фиксируется в журнале регистрации приема граждан.

Специалист, ответственный за прием документов, информирует заявителя о сроках исполнения муниципальной услуги.

3.2.3. Если представленные копии указанных документов нотариально не заверены (и их нотариальное заверение не предусмотрено федеральным законом), специалист, осуществляющий прием документов, сравнив копии документов с их оригиналами, выполняет на таких копиях надпись об их соответствии оригиналам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов.

3.3. Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, при направлении заявления почтовым отправлением.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в архивный отдел почтового отправления, содержащего заявление и прилагаемые необходимые документы.

В ходе приема документов специалист архивного отдела проверяет представленные документы на предмет:

1) оформления заявления в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;

2) наличия прилагаемых документов необходимых для получения муниципальной услуги.

Заявление и прилагаемые документы регистрируются в архивном отделе.

3.3. Результатом административной процедуры по приему и регистрации заявления и необходимых документов при направлении заявления почтовым отправлением является сформированное учетное дело.

3.4. Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в форме электронных документов.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в архивный отдел, заявления и прилагаемых необходимых документов в форме электронных документов от заявителя, из МФЦ и с использованием Единого портала государственных услуг.

3.4.2. При направлении заявления о предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю необходимо заполнить на Едином портале государственных услуг заявление на предоставление муниципальной услуги, приложить к заявлению в электронном виде документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, а также выбрать место получения результата предоставления муниципальной услуги и предъявления оригиналов документов для сверки.

Заявление и прилагаемые необходимые документы, представленные в форме электронных документов, регистрируются в установленном порядке.

3.5. Рассмотрение заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является личное обращение в архивный отдел или в МФЦ заявителя (его представителя) с комплектом документов.

В рамках рассмотрения заявления и прилагаемых необходимых документов осуществляется проверка заявления и прилагаемых документов на предмет наличия (отсутствия) оснований для приостановления или отказа в оказании муниципальной услуги.

3.5.2. Результатом выполнения административной процедуры является принятие специалиста архивного отдела, ответственным за исполнение запроса, решения:

1) о возможности исполнения запроса;

2) о направлении запроса по принадлежности;

3) об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

4) о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений;

5) о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

3.6. Подготовка документов по результатам рассмотрения заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

3.6.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение специалиста архивного отдела о возможности исполнения запроса.

3.6.2. После выявления необходимых архивных документов на их основе специалистом архивного отдела составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся архивные копии.

3.6.3. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

3.6.3.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает два листа, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.6.3.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.6.4. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

3.7. Выдача документов по результатам предоставления муниципальной услуги.

3.7.1. Выдача документов по результатам предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе.

3.7.1.1. Основанием для начала процедуры выдачи документов является сформированные документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги и обращение заявителя для получения документов.

Для получения результатов предоставления муниципальной услуги заявитель предъявляет следующие документы:

1) документ удостоверяющий личность заявителя;

2) документ подтверждающий полномочия представителя на получение документов (если от имени заявителя действует представитель);

3) расписка в получении документов (при ее наличии у заявителя).

Специалист, ответственный за выдачу (направление) документов:

1) устанавливает личность заявителя;

2) проверяет правомочия заявителя действовать от его имени при получении документов;

3) находит копию заявления и документы, подлежащие выдаче заявителю;

4) знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов (оглашает названия выдаваемых документов);

5) выдает документы заявителю;

6) регистрирует факт выдачи документов заявителю;

7) отказывает в выдаче документов в случае, если за выдачей документов обратилось лицо, не являющееся заявителем (его представителем), либо обратившееся лицо отказалось предъявить документ, удостоверяющий его личность.

3.7.1.2. Если заявитель, не согласившись с перечнем выдаваемых ему документов, отказался проставить свою подпись в получении документов, документы ему не выдаются и специалист, осуществляющий выдачу документов, на копии заявления, проставляет отметку об отказе в получении документов путем внесения слов «Получить документы отказался», заверяет своей подписью.

При установлении расхождений документов, направленных в электронной форме, с оригиналами, результат предоставления услуги заявителю не выдается, о чем составляется акт.

3.7.1.3. Результатом административной процедуры является выдача заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

3.8. Направление документов по результатам рассмотрения заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в форме электронных документов.

Результатом выдачи заявителю результата предоставления муниципальной услуги является направление уведомления в личный кабинет заявителя на Едином портале государственных услуг содержащего результат оказания услуги.

В личном кабинете на Едином портале государственных услуг заявителю предоставляется возможность распечатать результат услуги на бумажном носителе.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений административного регламента.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.3. Ответственность лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.

По результатам проверок в случае выявления нарушений положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, виновные специалисты архивного отдела несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Специалисты, ответственные за прием заявлений и документов, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема и регистрации документов.

Специалисты, ответственные за подготовку документов, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка оформления документов.

Специалисты, ответственные за выдачу документов, несут персональную ответственность за соблюдение порядка выдачи документов.

Персональная ответственность специалистов и начальника архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) начальника архивного отдела и его специалистов

5.1. Заявитель имеет право подать жалобу на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги, выразившееся в неправомерных решениях и (или) действиях (бездействии) администрации Промышленновского муниципального округа, ее должностных лиц, муниципальных служащих, участвующих в предоставлении услуги (далее - жалоба; уполномоченный орган; муниципальные служащие соответственно).

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

5.2.1. Нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;

5.2.2. Нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

5.2.3. Требование представления заявителем документов, не предусмотренными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами администрации Промышленновского муниципального округа для предоставления муниципальной услуги;

5.2.4. Отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами администрации Промышленновского муниципального округа;

5.2.5. Отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами администрации Промышленновского муниципального округа для предоставления муниципальной услуги;

5.2.6. Требование внесения заявителем при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами администрации Промышленновского муниципального округа;

5.2.7. Отказ администрации Промышленновского муниципального округа в исправлении, допущенных опечаток и ошибок, в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги, выразившееся в неправомерных решениях и (или) действиях (бездействии) должностных лиц и муниципальных служащих, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.

Жалоба на решения и (или) действия (бездействие) органов, предоставляющих муниципальные услуги, должностных лиц органов, предоставляющих муниципальные услуги, либо муниципальных служащих при осуществлении в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являющихся субъектами градостроительных отношений, процедур, включенных в исчерпывающие перечни процедур в сферах строительства, утвержденные Правительством Российской Федерации, в соответствии с частью 3.2 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» может быть подана в порядке, установленном указанной статьи, либо в порядке, установленном антимонопольным законодательством Российской Федерации, в антимонопольный орган.

Жалоба подается в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, в форме электронного документа, или направляется по почте.

Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги МФЦ подается в администрацию Промышленновского муниципального округа.

5.4. Жалоба должна содержать:

5.4.1. наименование уполномоченного органа, фамилию, имя, отчество (при наличии) должностного лица либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

5.4.2. фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

5.4.3. сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) уполномоченного органа, его должностного лица либо муниципального служащего;

5.4.4. доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя:

а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

Прием жалоб в письменной форме осуществляется в общем отделе администрации Промышленновского муниципального округа по адресу её нахождения. В случае, если рассмотрение жалобы не входит в компетенцию органа, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации жалоба подлежит направлению в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

Время приема жалоб совпадает со временем предоставления муниципальной услуги.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством:

а) официального сайта администрации Промышленновского муниципального округа: www.admprom.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

б) Единого портала.

В жалобе, поданной в форме электронного документа, в обязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения.

При подаче жалобы в электронном виде, документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном органе.

В случае поступления жалобы в МФЦ лицо, получившее жалобу, обеспечивает ее передачу в соответствующий орган, не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном органе.

В случае если в жалобе не указаны фамилия гражданина или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ не дается. Если в жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае если текст жалобы не позволяет определить суть жалобы, ответ не дается и жалоба не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу.

В случае, если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник главного управления либо уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в главное управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

5.5. Жалоба, поступившая в уполномоченный орган, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены уполномоченным органом.

5.6. Основания для приостановления рассмотрения жалобы не предусмотрены.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы уполномоченный орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений.

Уполномоченный орган отказывает в удовлетворении жалоб в следующих случаях:

а) наличие вступившего в законную силу решения суда по жалобе по тому же предмету и по тем же основаниям;

б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего административного регламента в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы;

г) если жалоба признана необоснованной.

5.8. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме или по желанию заявителя в электронном виде.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом уполномоченного органа.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

а) наименование уполномоченного органа, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

в) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

г) основания для принятия решения по жалобе;

д) принятое по жалобе решение;

е) в случае если жалоба признана обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.9. Решение по жалобе может быть оспорено в судебном порядке.

5.10. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Заместитель главы Промышленновского муниципального округа

О.Н. Шумкина

Приложение №1

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Предоставление архивной информации

по запросам граждан,

органов государственной власти,

организаций всех форм собственности

на основе архивных документов»

БЛОК-СХЕМА

Начало исполнения услуги:

Поступление запроса в архивный отдел администрации Промышленновского муниципального округа

Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

и передача их на исполнение

Анализ тематики поступивших запросов

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка документов заявителю

Направление запросов по принадлежности

Завершение исполнения муниципальной услуги:

Выдача или отправка документов по результатам предоставления муниципальной услуги

Приложение №2

к административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

«Предоставление архивной информации

по запросам граждан,

органов государственной власти,

организаций всех форм собственности

на основе архивных документов»

Начальнику архивного отдела

администрации

Промышленновского

муниципального округа

от ____________________________

(указать полностью ФИО, и дату рождения) ____________________________________

____________________________________,

проживающего (ей) по адресу:

___________________________________________

(указать полностью прописку заявителя)

____________________________________

(указать контактный телефон)

Заявление

Прошу предоставить архивную справку (архивную копию, архивную выписку)

(нужное подчеркнуть)

для предъявления в _________________________________________________

(указать наименование органа, организации)

Указать даты рождения детей (число, месяц, год рождения):

_____________________

_____________________

В случае смены фамилии, указать предыдущую фамилию (с какого года была изменена)

____________________________________________________

_____________________________ _____________________________

(дата) (подпись, расшифровка)