Об утверждении положения об архиве администрации Асиновского района



АДМИНИСТРАЦИЯ АСИНОВСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

22.04.2020                                                                                                               № 554

г. Асино

Об утверждении положения об архиве администрации Асиновского района

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемое положение об архиве администрации Асиновского района.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его опубликования в средствах массовой информации и подлежит размещению на официальном сайте муниципального образования «Асиновский район» www.asino.ru.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Главы администрации Асиновского района по управлению делами.

Глава Асиновского района                                                            Н.А.Данильчук

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Асиновского района

от 22.04.2020 № 554

ПОЛОЖЕНИЕ

Об Архиве администрации Асиновского района

I. Общие положения

1. Архив администрации Асиновского района (далее – Архив администрации) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Асиновского района, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение муниципальный архив администрации Асиновского района, источником комплектования которого выступает администрации Асиновского района 

2. Архив действует на основании положения об Архиве, разработанного в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42.

3. Разработанное положение согласовывается Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Департамента по культуре Томской области и утверждается постановлением администрации Асиновского района.

4. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, законом Томской области от 11.11.2005 № 204-ОЗ «Об архивном деле в Томской области» и иными нормативными правовыми актами Томской области в области архивного дела, локальными нормативными актами администрации Асиновского района.

II. Состав документов Архива

5. Архив хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации Асиновского района;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников;

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива.

III. Задачи Архива

6. К задачам Архива относятся:

6.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего Положения.

6.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности администрации Асиновского района 

6.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

6.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

6.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Муниципальный архив администрации Асиновского района.

6.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации Асиновского района  и своевременной передачей их в Архив.

IV. Функции Архива

7. Архив осуществляет следующие функции:

7.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Асиновского района, в соответствии с утвержденным графиком.

7.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве.

7.3. Представляет в Муниципальный архив администрации Асиновского района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

7.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации Асиновского района.

7.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации Асиновского района  описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе  Асиновского района  описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области.

7.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Муниципальный архив администрации Асиновского района 

7.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.

7.9. Организует информирование руководства и работников администрации Асиновского района  о составе и содержании документов Архива.

3

7.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

7.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

7.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

7.13. Ведет учет использования документов Архива.

7.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива.             

7.15. Участвует в разработке документов администрации Асиновского района  по вопросам архивного дела и делопроизводства.

7.16. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации Асиновского района  в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

              б) структурным подразделениям и работникам администрации Асиновского района  в  подготовке документов к передаче в Архив.

V. Права Архива

8. Архив имеет право:

а) представлять Главе Асиновского района (главе администрации) предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве;

б) запрашивать в структурных подразделениях администрации Асиновского района  сведения, необходимые для работы Архива;

в) давать рекомендации структурным подразделениям администрации Асиновского района  по вопросам, относящимся к компетенции Архива;

              г) информировать структурные подразделения администрации Асиновского района  о необходимости передачи документов в Архив в соответствии с утвержденным графиком;

              д) принимать участие в заседаниях ЭПК Департамента по культуре Томской области.