ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ДЕПАРТАМЕНТА СТРОИТЕЛЬСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН"



АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 22 июля 2009 года №284-па

г. Южно-Сахалинск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ДЕПАРТАМЕНТА СТРОИТЕЛЬСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»

{Утратило силу:

постановление Правительства Сахалинской области от 08.04.2011 №121}

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)», постановлением администрации Сахалинской области от 14 ноября 2008 года № 359-па «Об организации разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, а также анализа практики их применения» администрация Сахалинской области постановляет:

1. Утвердить Административный регламент департамента строительства Сахалинской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» (прилагается).

2. Опубликовать настоящее постановление в газете «Губернские ведомости».

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора Сахалинской области С.П.Вильямова.

Исполняющий обязанности губернатора

Сахалинской области К.М. Строганов

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

Сахалинской области

от 22.07.2009 №284-па

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

департамента строительства Сахалинской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

Раздел 1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Рассмотрение обращений граждан.

1.2. Наименование органа власти, исполняющего государственную функцию

Исполнение государственной функции осуществляет департамент строительства Сахалинской области (далее - департамент).

1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» (далее - государственная функция) осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25 декабря 1993 года);

- Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», 05 мая 2006 года);

- Положением о департаменте строительства Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации Сахалинской области от 18 августа 2006 № 191-па («Губернские ведомости», 30 сентября 2006 года).

1.4. Описание результатов исполнения государственной функции

Конечными результатами исполнения государственной функции являются:

- разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов;

- направление заявителю письменного ответа, содержащего исчерпывающие ответы на вопросы, поставленные в обращении;

- получение заявителем устного ответа на вопросы, поставленные им в устном обращении;

- направление обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления или другим лицам, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.5. Заявители и их представители

Заявителями являются граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или законодательством Российской Федерации, либо их представители, уполномоченные в установленном законом порядке (далее - заявитель).

Раздел 2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

2.1.1. Информация о месте нахождения департамента: 693021, Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск, ул. Карла Маркса, 20, офис 309.

График работы департамента: понедельник - четверг с 09.00 - 18.15, пятница с 09.00 - 17.00, перерыв на обед с 13.00 - 14.00.

Телефоны для справок (консультаций): телефоны 8 (4242) 468-560, 8 (4242) 468-558, 8 (4242) 468-555; факс 8 (4242) 468-559.

Адрес официального сайта департамента в сети Интернет:

Адрес электронной почты:

2.1.2. Информация о порядке исполнения государственной функции сообщается заявителю лично, по телефону, по почте, по электронной почте, по факсу, посредством размещения на информационном стенде, расположенном в департаменте.

2.1.3. О ходе исполнения государственной функции представляется следующая информация:

- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы обращения с использованием автоматизированной информационной системы «Письма и обращения граждан» региональной системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот» (далее - АИС «Письма и обращения граждан»);

- о стадии исполнения государственной функции, а также о принятом решении по конкретному обращению;

- о факте переадресации письменного обращения с указанием органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- о причинах невозможности рассмотрения обращения.

2.1.4. Информирование проводится в форме:

- устного информирования;

- письменного информирования.

2.1.5. Устное информирование осуществляется государственными гражданскими служащими при обращении заявителя за информацией лично или по телефону.

Государственные гражданские служащие, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для информирования заявителя.

2.1.6. При ответах на телефонные звонки государственные гражданские служащие подробно в корректной форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности государственного гражданского служащего, принявшего телефонный звонок.

При устном обращении заявителя (лично или по телефону) государственные гражданские служащие дают ответы самостоятельно. Если государственный гражданский служащий, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить заявителю обратиться письменно либо назначить другое удобное заявителю время для получения ответа.

2.1.7. Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу).

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона государственного гражданского служащего департамента.

Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении лица.

Ответ на обращение заявителя, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

2.1.8. Официальный сайт должен содержать:

- сведения о месте нахождения и графике работы департамента, номера телефонов для справок, адрес электронной почты департамента;

- порядок информирования о правилах исполнения государственной функции;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

- краткое изложение процедуры исполнения государственной функции.

2.1.9. Информационный стенд должен содержать:

- сведения о месте нахождения и графике работы департамента, номера телефонов для справок, адрес электронной почты;

- порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

- краткое изложение процедуры исполнения государственной функции.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом.

2.1.10. Исполнение государственной функции осуществляется департаментом на бесплатной основе.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Письменное обращение, поступившее в департамент в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», руководитель департамента либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.

2.2.2. Сроки прохождения отдельных административных действий:

- прием и первичная обработка обращений - один рабочий день с момента поступления обращения в департамент;

- регистрация и аннотирование обращений - в течение трех дней с момента поступления в департамент;

- запись заявителя на личный прием - не превышает 10 минут;

- личный прием заявителя - 20 минут;

- первичное рассмотрение обращения руководителем департамента - два рабочих дня с момента получения им обращения;

- направление обращений на рассмотрение исполнителю - один рабочий день с момента получения обращения регистратором;

- рассмотрение обращения и подготовка ответа - не позднее, чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения государственной функции;

- направление ответа на обращение - один рабочий день с момента регистрации обращения;

- оформление дела по обращению и его хранение - семь рабочих дней с момента направления ответа.

2.2.3. Решение об отказе в исполнении государственной функции по письменному обращению направляется заявителю в семидневный срок со дня, следующего за днем регистрации обращения.

2.2.4. Решение об отказе в исполнении государственной функции в ходе личного приема сообщается заявителю в устной форме непосредственно при обращении.

2.2.5. Направление письменного обращения заявителя по подведомственности в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу осуществляется в семидневный срок со дня, следующего за днем регистрации обращения.

Уведомление заявителя о направлении его обращения по подведомственности осуществляется в день направления обращения по подведомственности.

2.2.6. Сроки выдачи документов, являющихся результатом исполнения государственной функции:

- ответ на письменное обращение заявителя в письменной форме направляется почтовым отправлением не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации;

- по предварительной договоренности ответ на письменное обращение может быть выдан заявителю лично в руки при непосредственном обращении в департамент.

2.2.7. Срок ожидания в очереди при подаче и получении документов заявителем составляет не более 15 минут.

2.3. Перечень оснований отказа в исполнении государственной функции

Заявитель вправе получить на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- если в обращении обжалуется судебное решение, обращение возвращается заявителю, направившему его, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- при получении департаментом письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, департамент вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель департамента либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении заявителя, направившего обращение;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в департамент или соответствующему должностному лицу.

2.4. Требования к местам исполнения государственной функции

2.4.1. Места для исполнения государственной функции включают места для записи заявителей на личный прием, ожидания, информирования, личного приема, которые оборудуются стульями, столами и обеспечиваются писчей бумагой, письменными принадлежностями (для записи информации).

2.4.2. Информация, предусмотренная пунктом 2.1.9 раздела 2 настоящего Административного регламента и предназначенная для ознакомления заявителей, размещается на информационном стенде департамента.

2.4.3. Места ожидания размещаются в здании, в котором осуществляет свою деятельность департамент, и оборудуются стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

2.4.4. Центральный вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской) с наименованием департамента.

2.4.5. На территории, прилегающей к зданию, оборудуются в установленном порядке места для парковки автотранспортных средств.

2.4.6. Пропуск в здание осуществляется в установленном порядке при наличии у заявителя документа, удостоверяющего личность.

2.4.7. Места для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются информационными стендами, стульями и столами для заполнения документов.

2.4.8. Прием заявителей осуществляется в кабинетах, которые оборудуются информационными табличками с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени и отчества государственного гражданского служащего, осуществляющего исполнение государственной функции.

2.4.9. Для обеспечения заявителей комфортными условиями, в том числе обеспечения возможности реализации прав инвалидов на предоставление по их заявлениям государственной функции, инвалидам по зрению, по слуху и другим заявителям с ограниченными физическими возможностями при необходимости государственными гражданскими служащими оказывается соответствующая помощь.

2.4.10. Каждое рабочее место государственного гражданского служащего оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

Раздел 3. Административные процедуры

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- рассмотрение письменных обращений заявителей;

- рассмотрение обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема.

Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении к настоящему Административному регламенту.

3.1. Рассмотрение письменных обращений заявителей

Рассмотрение письменных обращений заявителей включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка обращений;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- первичное рассмотрение обращения руководителем департамента;

- направление обращения на рассмотрение исполнителю;

- рассмотрение обращения и подготовка ответа;

- направление ответа заявителю;

- оформление дела по обращению и его хранение.

3.1.1. Прием и первичная обработка обращений

3.1.1.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения заявителя в департамент.

Обращение может поступить в департамент одним из следующих способов:

- почтовым отправлением;

- лично от заявителя;

- посредством факсимильной связи;

- по электронной почте или на Интернет-сайт департамента;

- посредством передачи из администрации Сахалинской области в установленном порядке.

3.1.1.2. Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию обращений, является государственный гражданский служащий, ответственный за прием входящих документов (далее - специалист приемной).

3.1.1.3. В случае поступления письменного обращения почтовым отправлением специалист приемной:

- проверяет целостность упаковки конвертов, а в случае их ошибочного поступления, возвращает на почту невскрытыми;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

- вскрывает конверты (за исключением адресованных должностному лицу с пометкой «Лично»), проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письменного обращения прилагает конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы;

- в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку: «Письма в адрес департамента нет», подписывает ее и прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами, подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, указанных в описях на ценные письма.

3.1.1.4. В случае поступления письменного обращения непосредственно от заявителя специалист приемной по просьбе заявителя выдает ему расписку в получении документов установленной формы (прилагается) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, перечня прилагаемых к обращению документов, номера телефона для справок по обращениям заявителей.

3.1.1.5. В случае поступления письменного обращения по электронной почте или на Интернет-сайт департамента электронное письмо распечатывается на бумаге специалистом приемной с указанием вида поступления письменного обращения.

3.1.1.6. В случае поступления письменного обращения из администрации Сахалинской области специалист приемной должен убедиться, что оно сопровождается регистрационной карточкой администрации Сахалинской области, содержащей поручение (резолюцию) вышестоящего должностного лица. При отсутствии регистрационной карточки администрации Сахалинской области специалист приемной возвращает письменное обращение в администрацию Сахалинской области, уведомив об этом структурное подразделение аппарата администрации Сахалинской области, в компетенцию которого входит работа с обращениями граждан.

3.1.1.7. Во всех случаях, предусмотренных подпунктом 3.1.1.1 раздела 3 настоящего Административного регламента, специалист приемной, убедившись в правильности направления обращения в адрес департамента и выполнив действия по приему обращений, на первом листе обращения или на регистрационной карточке администрации Сахалинской области (в случае поступления письменного обращения из администрации Сахалинской области) проставляет в левом нижнем углу отметку «Принято», личную подпись и дату.

3.1.1.8. Обращения обрабатываются в течение одного рабочего дня в порядке общей очереди всей поступающей в приемную корреспонденции. Время нахождения обращения на этапе приема и первичной обработки - 1 рабочий день с момента поступления обращения в департамент.

3.1.1.9. Критерием принятия решения при приеме и первичной обработке обращений является наличие письменного обращения, содержащего наименование департамента, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, наличие личной подписи и даты, а в случае поступления письменного обращения из администрации Сахалинской области - наличие регистрационной карточки администрации Сахалинской области с резолюцией вышестоящего руководителя.

3.1.1.10. Результатом выполнения административного действия является прием и первичная обработка обращений.

3.1.1.11. Фиксация результата выполнения административного действия осуществляется проставлением отметки «Принято».

3.1.2. Регистрация и аннотирование обращений

3.1.2.1. Основанием для начала административного действия является прием и первичная обработка обращения, подлежащего регистрации.

3.1.2.2. Должностным лицом, ответственным за регистрацию обращений, является государственный гражданский служащий, ответственный за организацию работы с обращениями граждан в департаменте (далее - регистратор).

3.1.2.3. Предварительно регистратор отделяет от письма поступившие деньги, документы, ценные бумаги и возвращает их сотруднику приемной для отправки заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом.

3.1.2.4. Регистратор при регистрации обращений руководствуется инструкцией по работе с АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.2.5. Предварительно регистратор производит поиск регистрационной карточки заявителя в базе данных АИС «Письма и обращения граждан» в случае многократного обращения и проверяет правильность ее заполнения в сравнении с реквизитами, указанными в поступившем обращении (фамилия, имя, отчество, адрес, контактные реквизиты, социальное положение), при необходимости корректирует реквизиты регистрационной карточки заявителя.

В случае отсутствия в базе данных АИС «Письма и обращения граждан» информации о заявителе регистратор создает новую регистрационную карточку заявителя, в которой указывает:

- фамилию, имя и отчество (или инициалы, если указаны только инициалы) заявителя (в именительном падеже), его адрес;

- признак коллективного обращения (обращение считается коллективным, если подписано двумя и более авторами или поступило от имени коллектива организации, а также к коллективным обращениям относятся резолюции собраний и митингов);

- социальное положение и льготную категорию заявителя;

- контактные реквизиты (телефон, адрес электронной почты и другие).

3.1.2.6. Далее регистратор заполняет карточку обращения в АИС «Письма и обращения граждан», а именно:

- прочитывает поступившее обращение и выявляет поставленные заявителем в обращении вопросы;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- указывает наименование отправителя обращения («заявитель», «администрация Сахалинской области»);

- используя справочники АИС «Письма и обращения граждан», определяет вид («жалоба», «заявление» или другой), признак («коллективное», «депутатское обращение» или другой) и форму обращения («письмо», «Интернет-сайт» и иное);

- проставляет реквизит «Контроль» в случае, если обращение поступило из администрации Сахалинской области и содержит поручение вышестоящего должностного лица с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения;

- если обращение поступило из другой организации, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- указывает количество листов, приложений;

- формулирует и вводит краткое содержание обращения (аннотацию). Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;

- при необходимости указывает созаявителей.

3.1.2.7. После заполнения карточки обращения регистратор по каждому вопросу, содержащемуся в обращении, заполняет карточку вопроса:

- указывает тематику вопроса, используя справочник АИС «Письма и обращения граждан»;

- формулирует и вводит краткое содержание вопроса;

- указывает руководителя департамента либо лица, его замещающего (далее - руководитель департамента), которому обращение будет передано на рассмотрение;

- указывает дату передачи обращения руководителю департамента и срок, определяемый в соответствии с пунктом 2.2.1 раздела 2 настоящего Административного регламента.

3.1.2.8. После завершения регистрации обращения в АИС «Письма и обращения граждан» регистратор:

- в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет регистрационный штамп «Департамент строительства Сахалинской области» с указанием даты и регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- распечатывает карточку обращения и карточку каждого вопроса, формирует дело по письменному обращению. Конверты, в которых поступили обращения, вкладываются в дела.

3.1.2.9. Срок административного действия по регистрации и аннотированию обращения - не более 2 рабочих дней с момента приема и первичной обработки обращения.

3.1.2.10. Критериями принятия решений в процессе регистрации и аннотирования обращений являются содержание обращения, его соответствие справочникам АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.2.11. Результатами административного действия являются регистрация обращения и формирование дела для направления на рассмотрение руководителю департамента.

3.1.2.12. Поступившее обращение фиксируется в АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.3. Первичное рассмотрение обращения руководителем департамента

3.1.3.1. Основаниями для начала административного действия являются регистрация обращения и формирование дела для направления на рассмотрение руководителю департамента.

3.1.3.2. Должностным лицом, ответственным за первичное рассмотрение обращения, является руководитель департамента.

3.1.3.3. Руководитель департамента рассматривает обращение по существу (за исключением случаев, предусмотренных подразделом 2.3 раздела 2 настоящего Административного регламента), определяет конкретных исполнителей из числа должностных лиц департамента (далее - исполнитель) по каждому из содержащихся в обращении вопросов и накладывает резолюцию по существу принятого решения.

3.1.3.4. Во всех случаях отказа в рассмотрении обращения по существу резолюция должна содержать причину отказа.

3.1.3.5. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, резолюция должна содержать указание о перенаправлении обращения в правоохранительные органы в соответствии с их компетенцией, определенной законодательством Российской Федерации.

3.1.3.6. Если в обращении содержится просьба о личном приеме, то резолюция может содержать поручение исполнителю о направлении заявителю уведомления о дате и времени личного приема либо сообщение о порядке записи на прием заявителей.

Такие обращения должны списываться «В дело» как исполненные.

3.1.3.7. При определении исполнителей руководителю департамента запрещается направлять обращения, содержащие жалобу на действие (бездействие) должностного лица тому исполнителю, действие (бездействие) которого обжалуется.

3.1.3.8. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не относится к полномочиям департамента, то руководитель департамента накладывает резолюцию о направлении обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленного в обращении вопроса.

3.1.3.9. Срок первичного рассмотрения обращения не превышает двух дней с момента получения обращения руководителем департамента.

3.1.3.10. Критерием принятия решения при первичном рассмотрении обращения является отнесение вопросов, поставленных в обращении, к компетенции департамента.

3.1.3.11. Результатом выполнения административного действия является наложение резолюции, содержащей поручения исполнителям.

3.1.3.12. Фиксацией результата выполнения административного действия по первичному рассмотрению обращения является резолюция руководителя департамента.

3.1.4. Направление обращения на рассмотрение исполнителю

3.1.4.1. Основанием для начала административного действия является получение регистратором обращения, содержащего резолюцию руководителя департамента.

3.1.4.2. Должностным лицом, ответственным за направление обращений на рассмотрение, является регистратор.

3.1.4.3. Регистратор вводит содержание резолюции руководителя департамента в АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.4.4. Если в резолюции руководителя департамента дано поручение одному или нескольким исполнителям, то регистратор направляет им копии обращения и, при необходимости, всех приложенных документов. Дело с подлинником обращения остается у регистратора на хранении.

3.1.4.5. Если в резолюции руководителя департамента содержится отказ от исполнения обращения или указание о перенаправлении обращения, то регистратор готовит соответствующие уведомления или информационные письма за подписью руководителя департамента.

3.1.4.6. Срок выполнения административного действия по направлению обращения на рассмотрение - 1 день с момента получения обращения регистратором.

3.1.4.7. Критерием принятия решения о направлении обращений на рассмотрение является содержание резолюции руководителя департамента.

3.1.4.8. Результатом выполнения административного действия является направление исполнителям копии обращения заявителя и всех приложенных к нему материалов с резолюцией руководителя департамента.

3.1.4.9. Результат выполнения административного действия по направлению обращения на рассмотрение фиксируется в АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.5. Рассмотрение обращения и подготовка ответа

3.1.5.1. Основанием для начала административного действия является получение исполнителем обращения и всех приложенных к нему материалов с резолюцией руководителя департамента.

3.1.5.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является исполнитель.

3.1.5.3. Обращения рассматриваются исполнителем непосредственно на своем рабочем месте или с выездом на место.

3.1.5.4. Исполнитель:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- подготавливает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.1.5.5. Исполнитель не позднее, чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения государственной функции передает письменный ответ, подписанный руководителем департамента и в установленном порядке зарегистрированный в электронной системе делопроизводства «Служебная корреспонденция», для направления заявителю.

3.1.5.6. Соисполнитель не позднее чем за семь рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции передает подготовленную в письменном виде информацию по исполнению обращения основному исполнителю.

3.1.5.7. Текст ответа заявителю должен содержать ссылку на форму обращения, орган государственной власти или должностное лицо, к которому обращался заявитель, дату обращения; излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению заявителя.

3.1.5.8. В случае подготовки ответа заявителю на основании поручения администрации Сахалинской области исполнитель подготавливает информацию об исполнении данного поручения для направления в администрацию Сахалинской области. При необходимости информация должна содержать копию ответа для направления его заявителю.

3.1.5.9. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовки ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции департамента и отсутствие оснований для отказа в исполнении государственной функции.

3.1.5.10. Результатами выполнения административного действия по рассмотрению обращения и подготовке ответа являются:

- рассмотрение обращения и подготовка ответа по существу поставленных в нем вопросов;

- направление обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении, подготовка уведомления;

- рассмотрение обращения и подготовка ответа не по существу поставленных в нем вопросов в случаях, установленных действующим законодательством.

3.1.5.11. Фиксацией административного действия по рассмотрению обращения заявителя и подготовке ответа является подписание руководителем департамента ответа (уведомления, информации) и его регистрация в установленном порядке.

3.1.6. Направление ответа заявителю

3.1.6.1. Основанием для начала административного действия по направлению ответа заявителю является получение регистратором подписанного и зарегистрированного в установленном порядке (имеющего исходящий номер департамента и дату регистрации) ответа на обращение.

3.1.6.2. Должностным лицом, ответственным за направление ответа на обращение, является регистратор.

3.1.6.3. Регистратор заносит исходящий номер, дату регистрации и краткое содержание ответа в карточку обращения АИС «Письма и обращения граждан». Письменный ответ направляется по почте или передается иным способом, указанным заявителем в обращении.

3.1.6.4. Подлинники обращений заявителей, поступившие в департамент из администрации Сахалинской области, возвращаются в администрацию Сахалинской области при наличии на них штампа «подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме. Копии обращений остаются в департаменте на хранении в деле.

3.1.6.5. Срок направления ответа на обращение составляет один рабочий день с момента его регистрации.

3.1.6.6. Критерием принятия решения при направлении ответа на обращение является наличие подписанного и зарегистрированного ответа на обращение.

3.1.6.7. Результатом выполнения административного действия является направление заявителю письменного ответа на его обращение.

3.1.6.8. Фиксацией результата административного действия является отметка в АИС «Письма и обращения граждан» о факте и способе направления ответа заявителю.

3.1.7. Оформление дела по обращению и его хранение

3.1.7.1. Основанием для начала административного действия является направление ответа на обращение.

3.1.7.2. Должностным лицом, ответственным за оформление дела по обращению заявителя и хранение, является регистратор.

3.1.7.3. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в течение 7 рабочих дней с момента направления ответа заявителю.

3.1.7.4. Оформление дел осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством.

3.1.7.5. Дела по обращению хранятся в департаменте в течение 5 лет.

3.1.7.6. Критерием принятия решения при оформлении дела и хранении является наличие всех документов, связанных с рассмотрением обращения.

3.1.7.7. Результатом выполнения административного действия по оформлению дела по обращению заявителя и его хранению является оформленное и находящееся на архивном хранении дело по обращению заявителя.

3.1.7.8. Оформленное дело подшивается в папку в соответствии с номенклатурой дел.

3.2. Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема

Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема, включает в себя следующие административные действия:

- запись заявителя на личный прием;

- личный прием заявителя;

- направление обращения, поступившего в ходе личного приема, на рассмотрение;

- рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема, и подготовка ответа;

- направление ответа на обращение, поступившее в ходе личного приема;

- оформление дела по обращению, поступившему в ходе личного приема, и его хранение.

3.2.1. Запись заявителя на личный прием

3.2.1.1. Основанием для начала административного действия является обращение заявителя в департамент по вопросу записи на личный прием к руководителю департамента.

3.2.1.2. Должностным лицом, ответственным за запись заявителя на личный прием, является специалист приемной.

3.2.1.3. Специалист приемной проводит беседу с заявителем, обратившимся в департамент по вопросу записи на прием, разъясняет порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения, фиксирует результат приема («Разъяснено», «Направлен в органы государственной власти области», «Направлен в органы местного самоуправления», «Записан на прием в департамент»). Указанные реквизиты отражаются в журнале «Личный прием граждан».

Специалист приемной регистрирует заявителя, записанного на личный прием, в АИС «Письма и обращения граждан», распечатывает карточку личного приема заявителя и помещает в папку «Личный прием граждан».

3.2.1.4. Запись на прием к руководителю департамента осуществляется специалистом приемной в соответствии с графиком личного приема. Продолжительность процедуры записи заявителя на личный прием не превышает 10 минут.

3.2.1.5. Критерием принятия решения при обращении заявителя в департамент по вопросу записи на личный прием является соответствие обращения заявителя компетенции департамента.

3.2.1.6. Результатами выполнения административного действия по записи заявителя на личный прием являются:

- запись заявителя на личный прием к руководителю департамента на конкретную дату и оформление карточки личного приема данного заявителя на бумажном носителе;

- направление заявителя на прием в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления или к должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение вопросов, с которыми заявитель намеревался обратиться при личном приеме.

3.2.1.7. Информация обо всех заявителях, обратившихся с вопросом записи на личный прием, фиксируется в журнале «Личный прием граждан».

3.2.2. Личный прием заявителя

3.2.2.1. Основанием для начала административного действия является наступление даты и времени личного приема заявителя.

3.2.2.2. Должностным лицом, ответственным за личный прием заявителя, является руководитель департамента.

3.2.2.3. Материалы, подготовленные к личному приему, передаются регистратором руководителю департамента не позднее 16 часов в день, предшествующий дню приема.

3.2.2.4. Прием заявителей руководителем департамента осуществляется в его служебном кабинете.

3.2.2.5. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях руководитель департамента ведет прием одновременно только одного заявителя (за исключением случаев коллективного обращения).

3.2.2.6. Во время личного приема заявитель имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка в получении документов установленной формы (прилагается).

3.2.2.7. Руководитель департамента, осуществляющий личный прием, выслушивает устное обращение заявителя.

3.2.2.8. Содержание обращения заносится в карточку личного приема. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.2.9. По окончании приема руководитель департамента информирует заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

3.2.2.10. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию департамента, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу поставленных вопросов.

3.2.2.11. В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.2.12. Срок личного приема заявителей не превышает 20 минут.

3.2.2.13. Критериями принятия решения являются получение заявителем, присутствующим на личном приеме, исчерпывающих ответов на все поставленные в его обращении вопросы и принятие всех мер, необходимых для решения поставленных вопросов.

3.2.2.14. Результатами выполнения административного действия по личному приему заявителя являются:

- получение заявителем, присутствующим на личном приеме, исчерпывающих ответов на все поставленные в его обращении вопросы и принятие всех мер, необходимых для решения поставленных вопросов;

- поручение, данное руководителем департамента исполнителю о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов;

- разъяснение заявителю, присутствующему на личном приеме, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу вопроса, поставленного в устном обращении;

- отказ в дальнейшем рассмотрении обращения.

3.2.2.15. Результат выполнения административного действия фиксируется в карточке личного приема и в АИС «Письма и обращения граждан».

3.2.3. Направление обращения, поступившего в ходе личного приема, на рассмотрение

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.4 раздела 3 настоящего Административного регламента.

3.2.4. Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема, и подготовка ответа

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.5 раздела 3 настоящего Административного регламента.

3.2.5. Направление ответа на обращение, поступившее в ходе личного приема

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.6 раздела 3 настоящего Административного регламента.

3.2.6. Оформление дела по обращению, поступившему в ходе личного приема, и его хранение

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.7 раздела 3 настоящего Административного регламента.

Раздел 4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением государственными гражданскими служащими (ответственными лицами), а также принятием ими решений осуществляется путем проведения проверок в порядке и сроки, устанавливаемые правовым актом департамента.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) государственных гражданских служащих, замещающих должности в департаменте.

Проверки полноты и качества исполнения государственной функции, а также периодичность их проведения осуществляются на основании правовых актов департамента.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы департамента) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции правовым актом департамента формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие, замещающие должности в департаменте.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается членами комиссии.

4.3. Государственные гражданские служащие несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции.

4.4. Контроль за исполнением административных процедур по исполнению государственной функции со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещенной на официальном сайте департамента.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции

5.1. Действия (бездействие) государственного гражданского служащего и решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, обжалуются в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

5.2. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения государственного гражданского служащего в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения к руководителю департамента.

5.3. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является нарушение порядка осуществления административных процедур, изложенных в разделе 3 настоящего Административного регламента, а также других требований и положений настоящего Административного регламента.

5.4. По основаниям, установленным федеральным законом, в рассмотрении жалобы может быть отказано либо ее рассмотрение приостановлено.

5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (обращения) в департамент от заявителя лично или в виде почтового отправления, а также по адресу электронной почты департамента, указанным в настоящем Административном регламенте.

5.6. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы в установленном законом порядке.

5.7. Вышестоящим органом государственной власти, которому может быть адресована жалоба в досудебном (внесудебном) порядке, является администрация Сахалинской области.

5.8. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать тридцати дней с момента ее регистрации.

Срок рассмотрения жалобы может быть продлен в порядке, установленном федеральным законом.

5.9. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

5.10. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) государственного гражданского служащего и решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента в судебном порядке, установленном федеральным законом.

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Административному регламенту

департамента строительства

Сахалинской области по

исполнению государственной

функции «Рассмотрение

обращений граждан»,

утвержденному постановлением

администрации Сахалинской области

от 22.07.2009 №284-па

БЛОК-СХЕМА

исполнения государственной функции департамента строительства Сахалинской области «Рассмотрение обращений граждан»

Заявитель

Направление обращения

Почтой

Лично

Факсом

По электронной почте

Интернет сайт

Из администрации Сахалинской области

Запись заявителя на личный прием

Прием и первичная обработка обращения

Регистрация и аннотирование поступивших обращений

Первичное рассмотрение руководителем департамента

Направление обращения на рассмотрение исполнителю

Личный прием

Рассмотрение обращения и подготовка ответа

Направление ответа заявителю

Оформление дела по обращению и его хранение

Разъяснение, устный ответ заявителю

ФОРМА

к Административному регламенту

департамента строительства

Сахалинской области по

исполнению государственной

функции «Рассмотрение

обращений граждан»,

утвержденному постановлением

администрации Сахалинской области

от 22.07.2009 №284-па

РАСПИСКА

в получении документов

Дана ________________________________________________________

(Ф. И. О. заявителя)

в том, что «________» ______________________ 20______ года его (ее) ______________________________________________________ поступило(а) (наименование поступившего документа: письмо, жалоба, ходатайство и тому подобное)

в департамент строительства Сахалинской области на ____ листах, __ фото.

Приложены документы:

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Телефон для справок 8 (4242) 468-560

Специалист департамента ________________________ (_________________)

(подпись) (Ф.И.О. специалиста)