Об управлении (администрировании) системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа



ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

1

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Об управлении (администрировании) системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

документ утратил силу:

-постановлением Правительства автономного округа от 07.02.2018 № 103-П

Документы с изменениями внесенными:

(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 13.10.214 № 798-П)

-постановлением Правительства автономного округа от 08.05.2015 № 411-П

В целях обеспечения управления системой электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Принять многосоставную иерархическую структуру (доменную топологию) с единой системной организацией «Правительство автономного округа» на основе использования единых баз данных с возможностью делегирования функций управления (администрирования) составных структур (доменов) как основной принцип формирования системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – СЭДД).

2. Установить, что органы государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и органы местного самоуправления в Ямало-Ненецком автономном округе подключаются к СЭДД только как отдельные структуры (домены) самостоятельных системных организаций на основе раздельного использования баз данных.

3. Утвердить Положение об управлении (администрировании) системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа согласно приложению № 1.

4. Осуществлять управление (администрирование) структур (доменов) СЭДД в соответствии со схемой структурного (доменного) распределения исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и государственных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа согласно приложению № 2.(в ред. от 13.10.2014 № 798-П)

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Фиголь Н.В. (с изм. от 08.05.2015 № 411-П)

Губернатор Ямало-Ненецкого

автономного округа                                                                                                                Д.Н. Кобылкин

от 23 августа  2011 г. № 606-П

1

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении (администрировании) системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет полномочия, права, обязанности и ответственность:

- исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – автономный округ), и подведомственных им государственных учреждений осуществляющих делопроизводство и организацию документооборота с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее – участники);(в ред. от 13.10.2014 № 798-П)

- исполнительных органов государственной власти автономного округа, и государственных учреждений автономного округа осуществляющих действия по управлению (администрированию) системой электронного документооборота и делопроизводства (далее – администраторы). (в ред. от 13.10.2014 № 798-П)

1.2. Предметом настоящего Положения является совместная деятельность участников и администраторов по эксплуатации и организации эксплуатации, развитию системы электронного документооборота и делопроизводства (далее – СЭДД).

II. Обязанности и права участника и администратора

2.1. Участник и администратор:

- обеспечивают соблюдение принципов организации взаимодействия, установленных настоящим Положением;

- обеспечивают своевременность, полноту передаваемой информации и административных действий;

- несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Положения, в рабочем порядке принимая меры по устранению выявленных нарушений;

- приказом назначают ответственных лиц, осуществляющих непосредственное взаимодействие по исполнению настоящего Положения;

- несут ответственность за нарушение конфиденциальности информации в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- при необходимости организовывают проведение совместных мероприятий.

2.2. Обязанности участника и администратора.

2.2.1. Администратор:

- осуществляет сопровождение СЭДД в соответствии с правилами, установленными фирмами-разработчиками системного и прикладного программного обеспечения;

- в оперативном порядке по заявке участника осуществляет создание, изменение, удаление учетных записей сотрудников участника, а также осуществляет назначение, изменение, передачу их полномочий на осуществление доступа или действий с документами СЭДД;

- осуществляет мониторинг и контроль работы СЭДД;

- в случае обнаружения ошибки в ходе работы СЭДД принимает весь необходимый комплекс мер по её устранению, информируя об этом участника;

- осуществляет резервное копирование и, в случае необходимости, восстановление баз данных СЭДД;

- поддерживает справочники СЭДД в актуальном состоянии;

- заблаговременно предупреждает о проведении регламентных и иных работ, влияющих на работу СЭДД;

- осуществляет консультативную и информационно-методическую поддержку освоения, внедрения и эксплуатации СЭДД;

- организует или осуществляет групповое обучение сотрудников участника основам работы и использования СЭДД.

2.2.2. Участник:

- организует работу своих сотрудников в СЭДД в соответствии с установленным порядком осуществления делопроизводства и использования СЭДД;

- принимает меры по исключению дискредитации учетных записей и паролей доступа сотрудников;

- оперативно и своевременно представляет информацию об используемой номенклатуре дел, изменениях своей структуры, штатного расписания и кадрового состава, а также сведения о структурных подразделениях и сотрудниках, требуемые для эксплуатации СЭДД в соответствии с перечнем сведений об участнике СЭДД, его структурных подразделениях и сотрудниках, согласно приложению к настоящему Положению;

- самостоятельно организует или осуществляет техническое сопровождение автоматизированных рабочих мест своих сотрудников, локальной вычислительной сети, коммутационного и серверного оборудования;

- принимает меры к устранению причин, негативно сказывающихся на работоспособности СЭДД.

2.3. Права участников и администраторов.

2.3.1. Администратор имеет право:

- запрашивать и получать информацию, необходимую для обеспечения эксплуатации СЭДД;

- получать доступ к документам СЭДД участника в случае если это необходимо для выявления и устранения причин нарушения работоспособности СЭДД, в т.ч. осуществлять их изменение или удаление;

- сообщать участнику о выявленных фактах нецелевого, неправильного использования СЭДД, а также о действиях, ставящих под угрозу работоспособность СЭДД или отдельных её функциональных модулей;

- приостанавливать работу сотрудника участника при обнаружении фактов или признаков грубого нарушения установленных правил делопроизводства и эксплуатации СЭДД, если предварительные сообщения об этих фактах не привели к их недопущению;

- осуществлять взаимодействие с администраторами других структур (доменов) СЭДД;

- согласовывать мероприятия по изменению состава участников и администраторов в части, его касаемой.

2.3.2. Участник имеет право:

- направлять предложения по совершенствованию порядка использования СЭДД, внесению изменений или дополнений в функциональные возможности модулей СЭДД;

- требовать и получать разъяснения по фактам полного или частичного нарушения работоспособности СЭДД;

- в случае неоднократного или устойчивого нарушения работоспособности СЭДД, вызванного неоперативными или ненадлежащими действиями администратора, письменно извещать его об этом;

- в случае неоднократного направления вышеуказанных письменных извещений и при сохранении нарушений работоспособности СЭДД инициировать процедуру смены закрепленного администратора или самостоятельной реализации функций по управлению (администрированию);

- формировать и направлять групповые заявки на потребность в обучении сотрудников основам работы в СЭДД.

III. Предметный администратор СЭДД

Предметный администратор СЭДД дополнительно осуществляет:

3.1. координацию действий администраторов;

3.2. централизовано, с привлечением (при необходимости) иных администраторов действия управляющего (администрирующего) характера всей СЭДД, в т.ч., добавление и обновление функциональных модулей СЭДД;(в ред. от 13.10.2014 № 798-П)

3.3. сопровождение баз данных внешних контактов СЭДД «Список организаций» и «Перечень персон»;

3.4. мероприятия по изменению функциональных возможностей СЭДД как путем самостоятельного, по согласованию с лицензиатом программного обеспечения, изменения исходного кода и дизайна баз данных СЭДД, так и вводом в эксплуатацию полученных от фирмы-производителя новых (измененных) редакций и версий функциональных модулей СЭДД;

3.5. добавление, изменение и удаление используемых в работе СЭДД индексов номенклатур дел участников и обеспечивает возможность их использования в соответствии с установленными правилами;(утр. силу от 13.10.2014 № 798-П)

3.6. свод полученных от участников и администраторов предложений по внесению изменений в функциональные возможности СЭДД с целью формирования единого технического задания.

1

Приложение

к Положению об управлении

(администрировании) системы

электронного документооборота

и делопроизводства исполнительных

органов государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа

ПЕРЕЧЕНЬ

сведений об участнике, его структурных подразделениях и сотрудниках

1. Перечень сведений об участнике:

1.1. полное и  краткое наименование (при наличии) в соответствии с утверждённым Положением;

1.2. юридический и почтовый адрес, местонахождение;

1.3. контактные координаты приёмной руководителя: номера телефонов и телефаксов с указанием кода междугородной связи, адрес электронной почты, номер кабинета (комнаты);

1.4. адрес официального сайта в сети Интернет (при наличии);

1.5. номенклатура дел в части документов, регистрация которых будет осуществляться с использованием СЭДД;

1.6. список делопроизводителей, осуществляющих регистрацию документов, с указанием места регистрации.

2. Перечень сведений о структурных подразделениях участника:

2.1. полное наименование с указанием всех уровней иерархии;

2.2. юридический и почтовый адрес, местонахождение (в случае отличия от данных участника);

2.3. делопроизводитель места регистрации (при наличии).

3. Перечень сведений о сотрудниках участника:

3.1. фамилия, имя, отчество в именительном и дательном падеже, а также в латинской транскрипции;

3.2. полное наименование замещаемой должности с указанием всех уровней иерархии;

3.3. контактные координаты: номера телефонов и аппаратов факсимильной связи с указанием кода междугородной связи;

3.4. данные места нахождения: юридический и почтовый адрес (в случае отличия от данных структурного подразделения участника) и номер кабинета (комнаты);

3.5. фотография в электронном виде формата JPG (необязательно);

3.6. список сотрудников, замещающих в СЭДД данного сотрудника.

1

Приложение № 2

к постановлению Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 23 августа  2011 года № 606-П

(в редакции постановления ПравительстваЯмало-Ненецкого автономного округаот 13 октября 2014 года №  798-П)

схема

структурного (доменного) распределения исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого

автономного округа и государственных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа

Структура (домен) СЭДД

Исполнительные органы государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и государственные учреждения Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – автономный округ), осуществляющие действия по управлению (администрированию) СЭДД (администраторы)

Исполнительные органы государственной власти автономного округа с подведомственными государственными учреждениями автономного округа, реализующие делопроизводство и организацию документооборота с использованием СЭДД (участники СЭДД)

1

2

3

Government

аппарат Губернатора автономного округа (предметный администратор СЭДД)

аппарат Губернатора автономного округа

государственно-правовой департамент автономного округа

департамент внутренней политики автономного округа

департамент международных и внешнеэкономических связей автономного округа (с представительствами автономного округа за его пределами)

департамент по науке и инновациям автономного округа

департамент специальных мероприятий автономного округа

департамент финансов автономного округа

департамент экономики автономного округа

управление делами Правительства автономного округа

YANAO

государственное казённое учреждение

«Ресурсы Ямала»

департамент агропромышленного комплекса, торговли и продовольствия автономного округа

департамент государственного жилищного надзора автономного округа

департамент государственного заказа автономного округа

департамент гражданской защиты и пожарной безопасности автономного округа

департамент занятости населения автономного округа

департамент здравоохранения автономного округа (без подведомственных государственных учреждений)

департамент имущественных отношений автономного округа

департамент информационных технологий и связи автономного округа

департамент культуры автономного округа

департамент молодежной политики и туризма автономного округа

департамент образования автономного округа

департамент по взаимодействию с федеральными органами государственной власти и мировой юстиции автономного округа

департамент по делам коренных малочисленных народов Севера автономного округа

департамент по физической культуре и спорту автономного округа

департамент природно-ресурсного регулирования, лесных отношений и развития нефтегазового комплекса автономного округа

департамент социальной защиты населения автономного округа

департамент строительства и жилищной политики автономного округа

департамент тарифной политики, энергетики и жилищно-коммунального комплекса автономного округа

департамент транспорта и дорожного хозяйства автономного округа

служба ветеринарии автономного округа

служба государственного строительного надзора автономного округа

служба записи актов гражданского состояния автономного округа

служба по делам архивов автономного округа

служба по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники автономного округа

LPU

лечебно-профилактические учреждения автономного округа

                                                                                                                                                                                                  ».