Об административном регламенте агентства по делам архивов Астраханской области по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрени...



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АГЕНТСТВО ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

от 24.07.2012               № 3

Об административном регламенте агентства по делам архивов Астраханской области по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям  в установленный законодательством Российской Федерации срок»

(Утратил силу:

постановление агентства по делам архивов Астраханской области от 01.02.2013 № 1)

(Изменения и дополнения:

постановление агентства по делам архивов Астраханской области от 11.09.2012 № 4)

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и постановлением Правительства Астраханской области от 30.09.2010 № 427-П «О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» агентство по делам архивов Астраханской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент агентства по делам архивов Астраханской области по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок».

2. Сектору организационно – методической работы агентства по делам архивов Астраханской области (Полякова М.И) направить копию настоящего постановления:

- не позднее 7 рабочих дней со дня подписания в прокуратуру Астраханской области;

- в 7-дневный срок после его принятия, а также копию официального издания, в котором опубликовано настоящее постановление, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области.

2.1. Обеспечить направление копии постановления в агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области для его официального опубликования и поставщикам справочно-правовых систем «Консультант Плюс» ЗАО «ТЕЛЕКОМ-СКИФ», «ГАРАНТ», ЗАО НПП «Астрахань-Гарант-Сервис».

2.2. Разместить утвержденный административный регламент на официальном сайте агентства по делам архивов Астраханской области http://archive.astrobl.ru.

2.3. Разместить сведения о государственной услуге в государственной информационной системе «Региональный реестр государственных услуг (функций) Астраханской области».

3. Постановление вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования.

Заместитель руководителя агентства

Р.П.Любимов

Утвержден

Постановлением агентства

по делам архивов

Астраханской области

от 24.07.2012 № 3

Административный регламент агентства по делам архивов Астраханской области по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент агентства по делам архивов Астраханской области (далее - агентство) по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее - административный регламент) устанавливает порядок предоставления государственной услуги и стандарт предоставления государственной услуги, в том числе сроки и последовательность административных процедур и административных действий агентства, осуществляемых по запросу физического или юридического лица либо их уполномоченных представителей (далее - заявители) в пределах, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Астраханской области полномочий в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

1.2. Административный регламент размещен на официальном сайте агентства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее - сеть «Интернет») http://archive.astrobl.ru, в информационных системах http://gosuslugi.astrobl.ru, http://www.gosuslugi.ru (далее - региональный, единый порталы).

Текст административного регламента размещается также в местах предоставления государственной услуги.

1.3. Государственная услуга «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее - государственная услуга) исполняется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации (далее - заявители).

От имени заявителя могут выступать физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с государственными органами (далее - заявители).

1.4. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.

1.4.1. Информация о месте нахождения и графике работы агентства:

Почтовый адрес: 414000, г. Астрахань, ул. Володарского 17.

График работы: понедельник – четверг, с 8.00 до 17.00, пятница с 8.00 – 16.00, обеденный перерыв: с 12.00 до 12.45, выходные дни - суббота, воскресенье.

Справочные телефоны: 8 (8512) 44-77-34 - приемная агентства.

Адрес официального сайта агентства в сети «Интернет»: http://archive.astrobl.ru.

Адрес электронной почты агентства astrarchives@mail.ru.

1.4.2. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги.

Информирование заявителей о предоставлении государственной услуги осуществляется должностными лицами агентства, ответственными за предоставление государственной услуги.

Должностное лицо агентства, ответственное за предоставление государственной услуги, осуществляет информирование по следующим направлениям:

- о местонахождении и графике работы агентства;

- о справочных телефонах агентства;

- об адресе официального сайта агентства в сети «Интернет», адресе электронной почты агентства, о возможности получения государственной услуги в электронном виде через региональный и единый порталы;

- о порядке получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги с использованием государственных информационных систем;

- о порядке, форме и месте размещения указанной в абзацах четвертом - седьмом настоящего подпункта информации.

Основными требованиями к консультации заявителей являются:

- полнота, актуальность и достоверность информации о порядке предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме;

- своевременность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования;

- наглядность форм подачи материала;

- удобство и доступность.

Консультирование осуществляется как в устной, так и в письменной форме, в том числе в электронной форме. Время получения ответа при индивидуальном устном консультировании не должно превышать 15 минут. Письменные обращения предоставляются по устному либо письменному запросу заявителя, в том числе в электронной форме.

1.4.3. Информирование заявителей в агентстве осуществляется в форме:

- непосредственного общения заявителей (при личном обращении либо по телефону) с должностными лицами агентства, ответственными за консультацию, по направлениям, предусмотренным подпунктом 1.4.2 пункта 1.4 административного регламента;

- взаимодействия должностных лиц агентства, ответственных за предоставление государственной услуги, с заявителями по почте, электронной почте;

- информационных материалов, которые размещаются на официальном сайте агентства сети «Интернет» http://archive.astrobl.ru, региональном портале http://gosuslugi.astrobl.ru, едином портале http://www.gosuslugi.ru и на информационных стендах, размещенных при входе в помещение агентства.

1.4.4. Требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц агентства с заявителями:

- при ответе на телефонные звонки должностное лицо агентства, ответственное за предоставление государственной услуги, представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность с указанием наименования места работы, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора следует произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;

- при личном обращении заявителей должностное лицо агентства, ответственное за предоставление государственной услуги, представляется, указав фамилию, имя и отчество, сообщить занимаемую должность, самостоятельно дает ответ на заданный заявителем вопрос;

- в конце консультирования (по телефону или лично) должностное лицо агентства, ответственное за предоставление государственной услуги, кратко подводит итоги и перечисляет меры, которые следует принять заявителю (когда и что должен сделать);

- письменный ответ на обращения, в том числе в электронной форме, дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица агентства, ответственного за предоставление государственной услуги, исполнившего ответ на обращение. Письменный ответ на обращения, в том числе в электронной форме, дается в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

1.4.5. На информационных стендах, сайте агентства размещаются следующие информационные материалы:

- текст настоящего административного регламента;

- сведения о перечне предоставляемых государственных услуг;

- блок-схема, наглядно отображающая последовательность прохождения всех административных процедур (приложение № 1 к административному регламенту);

- образец заполнения письменного обращения (приложение № 2 к административному регламенту);

- адрес, телефоны и график работы агентства;

- адрес электронной почты агентства, адреса регионального портала  и единого порталов;

- информация о порядке рассмотрения отдельных обращений;

- информация о порядке личного приема заявителей (место, дни и часы приема, номер контактного телефона, факса);

- досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) агентства, а также должностных лиц, государственных служащих.

Информационные стенды, содержащие информацию о процедуре предоставления государственной услуги, размещаются при входе в помещение агентства.

Информационные стенды максимально заметны, хорошо просматриваемы и функциональны, оборудованы карманами формата А4, в которых размещаются информационные листки.

Текст материалов, размещаемых на стендах, напечатан удобным для чтения шрифтом, основные моменты и наиболее важные места выделяются жирным шрифтом.

При изменении условий и порядка предоставления государственной услуги информация об изменениях выделяется цветом и пометкой «Важно».

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги:

«Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок».

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу.

Государственная услуга предоставляется агентством.

Ответственными за предоставление государственной услуги являются уполномоченные должностные лица агентства (далее - должностные лица).

2.3. В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» при предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации.

2.4. Описание результата предоставления государственной услуги.

2.4.1. Результатом предоставления государственной услуги является:

- разрешение по существу всех поставленных в индивидуальных и коллективных, письменных и устных обращениях заявителей вопросов;

- принятие необходимых мер, осуществляемых в связи со всеми поставленными в обращении вопросами;

- направление письменного ответа в установленный срок либо с согласия заявителя устного ответа на обращение в ходе личного приема;

- перенаправление обращения в другой государственный орган или соответствующему должностному лицу с уведомлением заявителя о переадресовании обращения.

2.4.2. Процедура предоставления государственной услуги завершается путем направления ответа.

2.5. Сроки предоставления государственной услуги.

2.5.1. Предоставление  государственной  услуги  осуществляется  агентством в течение  30 дней со  дня  регистрации  обращения  в агентстве.

Срок предоставления государственной услуги складывается из следующих сроков:

- прием, регистрация и аннотирование поступивших обращений - в течение 1 дня;

- рассмотрение обращения, принятие по нему решения и направление ответа - в течение 30 дней со дня регистрации;

- личный прием заявителей руководителем агентства по делам Астраханской области (далее – руководитель агентства), иными уполномоченными должностными  лицами агентства - в течение 30 минут.

2.5.2. В случае  направления  агентством  в установленном  порядке  запроса о предоставлении  необходимых  для рассмотрения  обращения  документов  и материалов  в  другие  государственные  органы, органы  местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов,  органов дознания и органов предварительного следствия, руководитель агентства продлевает срок  рассмотрения  письменных  обращений,  но  не  более   чем  на 30  дней,  уведомив  о  продлении  срока  его рассмотрения  заявителя, направившего обращение.

В случае  если заявитель в одном обращении ставит ряд вопросов, разрешение которых находится в компетенции  нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или  должностных лиц, копия обращения  должна  быть  направлена  в  течение  семи  дней  со  дня  регистрации в соответствующие органы или соответствующим  должностным лицам.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию агентства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в абзаце втором настоящего подпункта.

(Абзац в редакции постановления агентства по делам архивов Астраханской области от 11.09.2012 № 4)

2.5.3. Максимальное время ожидания и продолжительность приема заявителей при решении отдельных вопросов, связанных с предоставлением государственной услуги.

Время ожидания в очереди при подаче обращения, а также при получении результата государственной услуги не должно превышать 15 минут.

2.6. Правовые основания для предоставления государственной услуги.

Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги:

- Конституция Российской Федерации («Российская газета», 1993, № 237;  2008 № 267);

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст.2291; 2010, № 31, ст.4196)

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410, № 31, ст. 4196);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2010, № 31, ст. 4179; 2011, № 15, ст. 2038, № 27, ст. 3873, ст. 3880, № 29, ст. 4291, № 30 (ч. 1) ст. 4587, № 49 (ч. 5), ст. 7061);

- Закон Астраханской области от 10.04.2012 № 14/2012-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Астраханской области» («Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской области», 2012 № 17);

- постановление Правительства Астраханской области от 30.09.2010 № 427-П «О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» («Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской области», 2010, № 43; 2011, № 25, № 37, № 46; 2012 № 21);

- постановление Правительства Астраханской области от 31.03.2005 № 39-П «Об агентстве по делам архивов Астраханской области» (Астраханские известия, 2005, № 20; Сборник законов и нормативных правовых актов Астраханской области, 2010, № 23, 45; 2011, № 19, 30, 53).

2.7. Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги.

2.7.1. Заявители могут обращаться в агентство лично, а также направлять в агентство как индивидуальные, так и коллективные обращения.

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в агентство поступают следующие виды обращений граждан (далее - обращение):

предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Граждане, указанные в абзаце двадцать четвертом подпункта 3.5.1 пункта 3.5 административного регламента, обладающие правом на личный прием по месту их нахождения (далее - личный выездной прием), в письменном обращении, направляемом в агентство, вправе дополнительно заявить о проведении личного выездного приема, указав адрес места их нахождения, телефон для уведомления о дате и времени его проведения (при наличии), а также приложив копию справки, подтверждающей факт установления инвалидности.

Письменные обращения заявителя могут содержать жалобы на действия (бездействие) должностных лиц агентства в ходе предоставления государственной услуги, предоставления государственных услуг в установленной сфере  деятельности, в том числе в ходе предоставления государственной услуги, предусмотренной настоящим регламентом.

2.7.2. Общие требования к оформлению документов, необходимых для получения государственной услуги.

Письменное обращение заявителя составляется в произвольной форме рукописным или машинописным способом и в обязательном порядке должно содержать:

- наименование государственного органа, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- почтовый адрес заявителя, на который должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения;

- суть предложения, заявления, жалобы;

- личную подпись заявителя;

- дату написания.

Образец оформления письменного обращения приведен в приложении № 2 к административному регламенту.

Обращение, поступившее в агентство в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящим административным регламентом. В обращении заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Документы и материалы, прилагаемые к обращению в виде электронных документов, должны быть отсканированы в общедоступном графическом формате (pdf, gif, tiff, rtf).

2.7.3. Порядок обращения в агентство при подаче документов.

По выбору заявителя обращение представляется в агентство посредством личного обращения заявителя, либо направления по почте, по телеграфу, на личном приеме, либо с использованием электронных носителей и (или) по информационно-телекоммуникационным сетям общего пользования, в том числе в сети «Интернет» (далее - в электронной форме):

- лично или через законного представителя при посещении агентства;

- посредством регионального портала http://gosuslugi.astrobl.ru или единого портала http://www.gosuslugi.ru;

- по электронной почте агентства astrarchives@mail.ru, через официальный сайт агентства в сети «Интернет», «Интернет» - приемную на сайте агентства  http://archive.astrobl.ru.

- иным способом, позволяющим передать в электронной форме заявление и документы.

Прием заявителей для подачи обращений осуществляется в соответствии с графиком работы агентства, указанным в подпункте 1.4.1 пункта 1.4 административного регламента.

В случае направления обращения в электронной форме через региональный портал http://gosuslugi.astrobl.ru или единый портал http://www.gosuslugi.ru обращение заполняется в электронной форме согласно представленной на региональном, едином порталах электронной форме обращения.

2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, для отказа в предоставлении государственной услуги.

2.8.1. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

2.8.2. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги отсутствуют.

2.9. Требования к взиманию с заявителя платы за предоставление государственной услуги.

Государственная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Требования к помещению, в котором предоставляется государственная услуга.

Центральные входы в агентство оборудованы информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о месте нахождения агентства соответственно.

В помещении агентства отводятся места для ожидания приема, ожидания в очереди при подаче заявления, получения информации и заполнения документов.

Помещения агентства оборудованы:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- средствами оказания первой медицинской помощи (аптечки);

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

В местах для приема заявителей создаются условия, необходимые для обеспечения реализации прав инвалидов на предоставление по их заявлению государственной услуги.

Места для получения информации и заполнения документов оборудуются информационными стендами.

Помещения для непосредственного взаимодействия должностных лиц с заявителями соответствуют комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям труда должностных лиц.

Каждое рабочее место должностных лиц оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

Места для ожидания приема, ожидания в очереди для подачи и получения документов, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются достаточным количеством офисной мебели (стульями, столами), бумаги и канцелярских принадлежностей.

Количество мест для сидения определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании. Общее число мест для сидения - не менее 3.

2.11. Показатели доступности и качества государственной услуги:

- своевременное, полное информирование о государственной услуге посредством форм информирования, предусмотренных подпунктом 1.4.3 пункта 1.4 административного регламента;

- соблюдение сроков предоставления государственной услуги и условий ожидания приема;

- получение государственной услуги в электронной форме, в иных формах по выбору заявителя;

- минимальные количество и продолжительность взаимодействий заявителей и должностных лиц при предоставлении государственной услуги;

- соответствие должностных регламентов ответственных должностных лиц, участвующих в предоставлении государственной услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков;

- ресурсное обеспечение исполнения административного регламента.

Соответствие исполнения административного регламента требованиям к качеству и доступности предоставления государственной услуги осуществляется на основе анализа практики применения административного регламента.

Анализ практики применения административного регламента проводится должностными лицами агентства один раз в год.

Результаты анализа практики применения административного регламента размещаются в сети «Интернет» на официальном сайте агентства  http://archive.astrobl.ru, а также используются для принятия решения о необходимости внесения соответствующих изменений в административный регламент в целях оптимизации административных процедур, уменьшения сроков исполнения административных процедур и административных действий.

2.12. Особенности предоставления государственной услуги в электронной форме.

Предоставление государственной услуги в электронной форме обеспечивает возможность:

- подачи заявления обращения в электронной форме, в том числе через региональный, единый порталы в порядке, установленном подпунктом 2.7.3 пункта 2.7 административного регламента;

- получения заявителем сведений о ходе рассмотрения обращения;

- получение заявителем результата государственной услуги в порядке, установленном пунктом 3.4 административного регламента.

3. Состав, последовательность и сроки выполненияадминистративных процедур, требования к порядку ихвыполнения, в том числе особенности выполненияадминистративных процедур в электронной форме

3.1. Последовательность административных процедур, выполняемых при предоставлении государственной услуги, показаны на блок-схеме в приложении № 1 к административному регламенту.

3.2. Предоставление государственной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:

- прием, регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- рассмотрение обращения, принятие по нему решения и направление ответа;

- личный прием заявителей руководителем агентства, иными уполномоченными должностными лицами агентства.

3.3. Прием, регистрация и аннотирование поступивших обращений.

Основанием для начала данной административной процедуры является поступление устного или письменного обращения заявителя в агентство, а также поступление обращения заявителя с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения.

Обращение может быть доставлено непосредственно заявителем, через «Интернет» - приемную на сайте агентства, поступить по почте, электронной почте, посредством факсимильной связи, на личном приеме, либо в  электронной форме, посредством регионального или единого порталов.

Приём письменных обращений, доставленных непосредственно заявителем, поступивших по почте, посредством факсимильной связи, по телеграфу, осуществляется должностным лицом, ответственным за документооборот.

При приеме письменного обращения непосредственно от заявителя по его требованию на втором экземпляре обращения, который остается у заявителя, либо на копии обращения, которая остается у заявителя, ставится отметка о принятии обращения с указанием даты, фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) лица, принявшего обращение, а также сообщается контактный телефон.

Должностное лицо, ответственное за делопроизводство:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу), письма;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту обращения прилагает конверт;

- в случае отсутствия текста обращения составляет справку с текстом: «Письма в адрес (наименование государственного органа) нет», датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет акт на обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых заявителем в описях на ценные письма.

Письменные обращения в виде электронных документов, направленные по электронной почте агентства, посредством регионального или единого порталов, принимаются должностным лицом, ответственным за документооборот.

Все поступившие в агентство обращения независимо от способа их доставки подлежат обязательной регистрации должностным лицом, ответственным за документооборот.

В случае получения обращения в виде электронного документа, заявителю по адресу электронной почты, указанному им в обращении, должностным лицом, ответственным за документооборот, направляется уведомление о том, что  данное обращение зарегистрировано, с указанием даты регистрации, и будет рассмотрено в 30-дневный срок со дня его регистрации, за исключением случаев, установленных подпунктом 2.5.2 пункта 2.5 административного регламента.

Регистрация обращений заявителей осуществляется должностным лицом, ответственным за документооборот, путем ввода необходимых данных об обратившихся заявителях и содержании их обращений в регистрационно-контрольную карточку системы электронного документооборота (далее – СЭД).

Должностное лицо, ответственное за делопроизводство:

- в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет регистрационный штамп «Агентство по делам архивов Астраханской области» с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом обращения, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационно-контрольной карточке СЭД указывает фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес, количество листов в обращении, данные о наличии приложений. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ;

- при оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Думы Астраханской области, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом фамилия, имя, отчество заявителя с указанием его почтового адреса;

- в регистрационно-контрольной карточке СЭД отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Думы Астраханской области и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- знакомится с содержанием обращения, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

- проверяет обращение на повторность, сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- в регистрационно-контрольной карточке СЭД вводит аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать направление обращения на рассмотрение исполнителю по компетенции.

В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство, регистрирует его в день поступления, передает обращение руководителю для рассмотрения, подшивает его в соответствии с резолюцией руководителя «В дело». Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, должностное лицо, ответственное за делопроизводство, передает обращение с проектом сопроводительного письма о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией руководителю для рассмотрения, после подписания руководителем агентства сопроводительного письма направляет обращение с сопроводительным письмом в течение семи дней со дня регистрации в указанный государственный орган, копии обращения и сопроводительного письма подшивает в дело.

Письменные обращения, полученные на личном приеме руководителя агентства, или лиц, его замещающих, или заместителя руководителя агентства, а также устные обращения, занесенные на личном приеме в карточку личного приема гражданина (приложение № 3 к административному регламенту), подлежат регистрации должностным лицом ответственным за делопроизводство.

Результатом выполнения административной процедуры по приему, регистрации и аннотированию поступивших письменных обращений является регистрация обращения в журнале, подготовка обращения заявителя к передаче на рассмотрение руководителю агентства.

Срок административной процедуры по приему, регистрации и аннотированию обращений не может превышать 1 день.

3.4. Рассмотрение обращения, принятие по нему решения и направление ответа.

Основанием для начала административной процедуры является регистрация письменного обращения в СЭД  и передача его руководителю агентства.

Должностное лицо агентства, ответственное за делопроизводство в день регистрации направляет письменное обращение на рассмотрение руководителя агентства, а далее на основании резолюции руководителя агентства заместителю руководителя агентства (заместителю руководителя) либо непосредственно в соответствующие структурное подразделение агентства для рассмотрения и подготовки ответа заявителям.

Обращение заявителя, содержащее обжалование решений и действий (бездействий) агентства, а также конкретных должностных лиц агентства, государственных служащих, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа заявителю. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд согласно разделу 5 административного регламента.

В случаях, когда обращение заявителя направляется для рассмотрения двум или нескольким должностным лицам агентства, ответственным исполнителем является должностное лицо агентства, указанного в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право сбора соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа заявителю. Должностное лицо изучает обращение заявителя, при необходимости делает с него копии и передает соисполнителям по обращению (далее - Соисполнители).

Соисполнители при необходимости делают копии с обращения, передают обращение ответственному исполнителю. Соисполнители в срок не более 15 дней представляют ответственному исполнителю письменные предложения для включения в проект ответа заявителю или письменно сообщают об отсутствии указанных предложений.

Подготовка проекта ответа агентства осуществляется ответственным исполнителем. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись руководителя агентства. Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ агентства.

Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

В случае ошибочного направления обращения должностному лицу агентства он в срок до 3-х дней с даты его регистрации в агентстве возвращает его должностному лицу ответственному за делопроизводство для внесения соответствующих исправлений в регистрационно-контрольной карточке и передачи обращения по принадлежности.

В случае если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, должностное лицо агентства запрашивает необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.

При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место командируются работники агентства.

Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных работников принимается руководителем агентства.

При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются служебной запиской на имя руководителя агентства.

При рассмотрении обращения, отнесенного к предложениям, ответственный исполнитель определяет, какие конкретные предложения содержатся в обращении. В отношении каждого предложения производится оценка возможности его принятия.

При проведении данной оценки учитываются следующие обстоятельства:

- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

- наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящегося к компетенции агентства;

- материальные и денежные затраты на реализацию предложения;

- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса, которого касается предложение.

С учетом результатов анализа предложения в отношении отмеченных обстоятельств по согласованию с руководителем агентства принимается решение о принятии или непринятии предложения.

Принятые предложения учитываются в ходе проводимых в установленном порядке работ по совершенствованию регулирования вопросов, затронутых предложением.

О результатах рассмотрения предложения сообщается заявителю. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято.

При рассмотрении обращения, отнесенного к заявлениям, ответственный исполнитель выполняет действие, на необходимость совершения которого заявитель указывает, проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения.

Если установлено, что имеются достаточные основания для совершения действия, указанного в заявлении, принимаются меры для удовлетворения заявления: результаты проведенного анализа докладываются руководителю агентства, который дает соответствующие поручения по совершению испрашиваемого действия, в результате исполнения которого заявителю направляется соответствующий ответ.

В случае если в заявлении содержится сообщение о недостатках в деятельности агентства, проверяется обоснованность этой критики.

При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобам, ответственный исполнитель анализирует обоснованность каждого из мотивов, приведенных в жалобе, то есть проверяет, соответствовали ли обжалуемые действия (бездействие) работника (ов) агентства положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов.

Если в результате проведенного анализа факты, приведенные в жалобе, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, подтверждаются, жалоба признается обоснованной.

В случае признания жалобы обоснованной результаты рассмотрения и предложения по устранению причин допущенных нарушений докладываются руководителю агентства.

Если жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по восстановлению нарушенных прав обратившегося заявителя и ему сообщается о результатах.

Если жалоба признана необоснованной, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

В случае если в обращении обжалуется судебное решение, ответственный исполнитель в течение 7 дней со дня регистрации обращения в агентстве, возвращает обращение заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, при этом снимается копия обращения для последующего хранения его в деле.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу, при этом должностное лицо, определенное в качестве ответственного исполнителя, направляет заявителю уведомление о прекращении с ним переписки.

В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, должностным лицом, определенным в качестве ответственного исполнителя, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в агентство.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и заявителю дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

При направлении заявителям ответов на обращения им в обязательном порядке должны быть возвращены приложенные к обращению документы, если требование о возврате таких документов было письменно заявлено заявителем. При этом агентство  или должностное лицо вправе оставить в своем распоряжении копии возвращенных документов.

Ответ на коллективное обращение заявителей направляется одному из авторов обращения, указанному в обращении в качестве получателя ответа или представителя всех авторов обращения при его рассмотрении. Если такое лицо в коллективном обращении не указано, ответ направляется одному из списка граждан, подписавших обращение, для доведения содержания ответа до сведения остальных авторов обращения.

Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

Ответы на обращения заявителей подписываются руководителем агентства.

Ответственный исполнитель и руководитель агентства, подписавший ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

Вносить какие-либо изменения в содержание подписанного ответа без разрешения руководителя агентства запрещается.

Подписанные письменные ответы на обращения регистрируются должностным лицом ответственным за делопроизводство и передаются заявителю.

Материалы исполненного обращения с визовой копией ответа заявителю формируются в дела в агентстве в соответствии с номенклатурой дел агентства.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается структурным подразделением, определенным в качестве ответственного исполнителя, в текущем архиве в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения в архиве соответствующие обращения и материалы их рассмотрения, в соответствии с заключением экспертной комиссии агентства, уничтожаются в установленном порядке.

Оформленные надлежащим образом ответы на обращения, принятые непосредственно от заявителя либо полученные по почте, должностное лицо ответственное за делопроизводство направляет заявителю по каналам почтовой связи, а в случае личной явки заявителя выдает ответ на руки заявителю под роспись.

Перед передачей должностному лицу ответственному за делопроизводство ответов заявителям для их отправки по почте, должностное лицо проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие и наличие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

В случае если обращение было получено через региональный, единый порталы, поступило в адрес электронной почты агентства, ответ также направляется и по электронной почте, указанной в обращении.

Результатом исполнения данной административной процедуры является принятие решения по результатам рассмотрения письменного обращения и направление ответа заявителю.

Срок исполнения данной административной процедуры - не более 30 дней со дня регистрации письменного обращения за исключением случая, предусмотренного абзацем первым подпункта  2.5.2 пункта 2.5 административного регламента.

(Абзац в редакции постановления агентства по делам архивов Астраханской области от 11.09.2012 № 4)

3.5. Личный приём заявителей руководителем агентства и уполномоченными должностными лицами агентства.

3.5.1. Организация личного приёма заявителей.

Основанием для административной процедуры по организации личного приёма является устное (по телефонам агентства, либо при непосредственном обращении в агентство) или письменное (направленное по почте, в электронной форме, посредством факсимильной связи, врученное непосредственно заявителем) обращение заявителя в агентство с просьбой о личном приёме руководителем агентства или иными уполномоченными должностными лицами агентства, в том числе обращение заявителя на выездном приёме.

Личный приём заявителей руководителем агентства проводится каждую среду месяца с 14.00 до 17.00.

(Абзац в редакции постановления агентства по делам архивов Астраханской области от 11.09.2012 № 4)

Иные уполномоченные должностные лица агентства осуществляют приём в соответствии с графиком, приведенном в подпункте 1.4.1 пункта 1.4 административного регламента.

Дата приёма заявителей руководителем агентства и иными уполномоченными должностными лицами, не должна быть назначена позднее 30 дней с даты регистрации в агентстве обращения заявителя с просьбой о личном приёме.

Техническую работу по организации и обеспечению личного приема граждан в агентстве осуществляет должностное лицо, ответственное за организацию личного приема.

Запись заявителей на прием к руководителю агентства производится должностным лицом, ответственным за организацию личного приема в рабочем порядке на основании обращений заявителей, а также по поручению руководителя агентства.

Сведения об обращении заявителя с просьбой о личном приеме должностное лицо, ответственное за организацию личного приема, направляет руководителю агентства.

В случае необходимости руководитель агентства дает поручение должностным лицам о подготовке материалов по рассматриваемому вопросу к дате приема.

Информация о времени и месте их приема доводится до сведения заявителей должностным лицом, ответственным за организацию личного приема устно (по телефону или лично), а в случае невозможности устного информирования - письменно (по почте).

В случае, если обращение с просьбой о записи на приём пришло в электронной форме, то информирование о дате и месте личного приёма осуществляется должностным лицом, ответственным за организацию личного приёма заявителей, одним из вышеуказанных доступных способов (устно, либо письменно), а также путем направления письма в виде электронного документа в адрес электронной почты заявителя должностным лицом, ответственным за организацию личного приёма.

Правом на первоочередной личный прием обладают:

- ветераны Великой Отечественной войны;

- ветераны боевых действий;

- инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;

- инвалиды I и II групп, их законные представители, семьи, имеющие детей-инвалидов;

- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

- лица старше 60 лет;

- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы;

- граждане, удостоенные звания Героев Социалистического Труда, и полные кавалеры ордена Трудовой Славы.

В случае, если правом на первоочередной личный прием одновременно обладают несколько граждан, прием указанных граждан производится в порядке их явки на личный прием.

Должностное лицо агентства, ответственное за организацию личного приёма, проверяет у заявителя документ, удостоверяющий личность, заносит все необходимые сведения в карточку личного приёма заявителя (далее – карточка) (приложение № 3 к административному регламенту).

При личном приеме заявители, обладающие право на первоочередной личный прием, предъявляют также документ, подтверждающий их право на первоочередной личный прием.

Заявители, являющиеся инвалидами I группы, обладают правом на личный выездной прием руководителем агентства или уполномоченным им на проведение личного приема лицом агентства.

В письменном обращении, направляемом в агентство, граждане, обладающие правом на личный выездной прием, вправе дополнительно заявить о проведении личного выездного приема,  указав адрес места их нахождения, телефон для уведомления о дате и времени его проведения (при наличии), а также приложив копию справки, подтверждающей факт установления личности.

В случае непредставления гражданином копии справки, подтверждающей факт установления инвалидности, руководитель государственного органа или уполномоченное им на проведение личного приема лицо принимает решение об отказе в проведении личного выездного приема, а поступившее в государственный орган письменное обращение рассматривается по существу.

Личный выездной прием проводится руководителем или уполномоченным им на проведение личного приема  должностным лицом агентства.

Информация о дате и времени проведения личного (личного выездного приема) доводится до сведения заявителей должностным лицом агентства, ответственным за организацию личного приема, по телефону или иным доступным способом, указанным в обращении заявителя.

Информация о времени и месте их приема доводится до сведения заявителей должностным лицом агентства, ответственным за организацию личного приема устно (по телефону или лично), а в случае невозможности устного информирования – письменно (по почте).

В случае, если обращение с просьбой о записи на прием пришло в электронной форме, то информирование о дате и месте личного приема осуществляется должностным лицом агентства по работе с обращениями граждан, ответственным за организацию личного приема заявителей, одним из вышеуказанных доступных способов (устно, либо письменно), а также путем направления письма в виде электронного документа в адрес электронной почты заявителя.

Результатом административной процедуры по организации личного приёма заявителей является назначение даты и времени личного приёма заявителя руководителем агентства либо должностным лицом агентства, ответственным за организацию личного приёма.

Срок административной процедуры по организации личного приёма заявителей составляет не более 30 дней со дня регистрации в агентстве обращения заявителя с просьбой о личном приёме.

3.5.2. Проведение личного приёма руководителем агентства, иными уполномоченными должностными лицами агентства.

Основанием для начала административного действия по проведению личного приема является назначение даты и времени личного приема заявителя руководителем агентства иным должностным лицом агентства.

Заявители приглашаются на прием в порядке очередности с учетом категории льгот и состояния здоровья заявителя, даты и времени обращения заявителя. Время ожидания в очереди не должно превышать 30 минут.

Должностное лицо агентства, ответственное за исполнение данного административного действия, проверяет у заявителя документ, удостоверяющий личность, заносит все необходимые сведения в карточку личного приема гражданина (далее - карточка) (приложение № 3 к административному регламенту).

Подготовка документов для приема заявителей руководителем агентства возлагается на сотрудников агентства, к компетенции которых относятся вопросы, поставленные в обращении. При необходимости по инициативе сотрудников, к этой работе могут привлекаться другие работники, к ведению которых относится решение вопросов, содержащихся в обращении.

Во время личного приема заявитель вправе обратится с обращением письменно или устно.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Содержание как устных, так и письменных обращений в ходе личного приема руководителем агентства либо уполномоченным должностным лицом заносится в карточку, которая передается в общий отдела для последующего внесения информации в журнал регистрации личного приема граждан (далее - журнал).

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию агентства, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема заявителю отказывается в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточку личного приема гражданина и журнал регистрации личного приема граждан.

Сведения о результатах приема заявителей руководителем агентства либо иными должностными лицами агентства вносятся в карточки и передаются для учета и внесения сведений ответственному за делопроизводство.

Результатом исполнения данной административной процедуры является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился заявитель, либо принятие руководителем агентства решения по разрешению поставленного вопроса, либо прием письменного обращения, оставленного на личном приеме, либо направление заявителя для рассмотрения в уполномоченный орган или для личного приема к компетентному должностному лицу.

Срок исполнения данной административной процедуры - не более 30 минут.

4. Формы контроляза предоставлением государственной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий при предоставлении государственной услуги осуществляется заместителем руководителя агентства.

Ответственность должностных лиц агентства закрепляется в их должностных регламентах:

- за приём, регистрацию и аннотирование поступивших обращений ответственность несет должностное лицо, ответственное за делопроизводство;

- за рассмотрение обращения, принятие по нему решения и направление ответа заявителю ответственность несут все указанные в резолюции на этом обращении должностные лица агентства,  руководитель агентства;

- за личный приём заявителей ответственность несут руководитель агентства, должностные лица агентства, ведущие личный приём.

-  за рассмотрение письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа, ответственность несет должностное лицо агентства, определенное визой руководителя, либо иное уполномоченной лицо агентства;

-  за организацию личного приема заявителей агентством либо иным уполномоченным должностным лицом агентства ответственность несет должностное лицо по работе с обращениями граждан, ответственное за организацию личного приема;

-  за организацию личного приема заявителей должностными лицами агентства ответственность несут должностные лица агентства, ведущие личный прием;

-  за проведение личного приема заявителей ответственность несет непосредственно руководитель агентства, ведущий личный прием, либо иное уполномоченное должностное лицо агентства, ведущее прием заявителей.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами, ответственными за предоставление государственной услуги, положений настоящего административного регламента.

4.3. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляется руководителем агентства и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц агентства.

Периодичность проведения проверок носит плановый характер (осуществляется на основании полугодовых или годовых планов работы), тематический характер (проверка предоставления государственной услуги отдельным категориям заявителей) и внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).

4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. В целях контроля за предоставлением государственной услуги граждане, их объединения и организации имеют право запросить и получить, а должностные лица агентства обязаны им предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, относящимися к предоставлению государственной услуги, а также непосредственно затрагивающими их права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах и материалах.

По результатам рассмотрения документов и материалов граждане, их объединения и организации направляют в управление предложения, рекомендации по совершенствованию качества и порядка предоставления государственной услуги, а также заявления и жалобы с сообщением о нарушении должностными лицами, ответственными за предоставление государственной услуги, положений административного регламента, которые подлежат рассмотрению в установленном порядке.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решенийи действий (бездействия) агентства, а такжедолжностных лиц, государственных служащих

5.1. Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги.

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Астраханской области, для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Астраханской области, для предоставления государственной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Астраханской области;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Астраханской области;

- отказ агентства, должностного лица, а в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Порядок подачи и рассмотрения жалобы.

5.3.1. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети «Интернет», официального сайта агентства, единого портала либо регионального портала, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.3.2. Почтовый адрес: 414000, г. Астрахань, Володарского, 17, агентство по делам архивов Астраханской области.

Адрес электронной почты: astrarchives@mail.ru.

Адрес официального сайта в сети «Интернет»: http://archive.astrobl.ru.

Адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций): http://www.gosuslugi.ru.

Адрес регионального портала: http://www.gosuslugi.astrobl.ru.

5.3.3. Личный прием заявителей осуществляет руководитель агентства. Личный прием заявителей проводится по адресу, указанному в подпункте 5.3.2 пункта 5.3 административного регламента.

Личный прием заявителей проводится по предварительной записи, которая осуществляется ежедневно в приемной руководителя агентства. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.

Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях ответ дается в установленном настоящим разделом административного регламента порядке.

5.4. Исчерпывающий перечень случаев, в которых ответ на жалобу не дается.

В случае, если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается. Если в указанной жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Жалоба, в которой обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему жалобу, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Агентство или должностное лицо агентства при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, и она не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель агентства вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

В случае, если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить жалобу в агентство или соответствующему должностному лицу.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы заявителя в агентство или соответствующему должностному лицу.

Жалоба должна содержать:

- наименование агентства, должностного лица агентства либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) агентства, должностного лица агентства либо государственного служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) агентства, должностного лица агентства либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.6. Права заявителей на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Для обоснования и рассмотрения жалобы заявители имеют право представлять в агентство дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме.

Агентство или должностное лицо агентства по направленному в установленном порядке запросу заявителя, рассматривающие жалобу, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

5.7. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в агентство. Жалобы на решения, принятые руководителем агентства, рассматриваются непосредственно руководителем агентства.

5.8. Сроки рассмотрения жалобы.

Жалоба, поступившая в агентство, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа агентства, должностного лица агентства в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации, если Правительством Российской Федерации не установлен сокращенный срок рассмотрения жалобы.

5.9. Результат досудебного (внесудебного) обжалования.

5.9.1. По результатам рассмотрения жалобы агентство принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных агентством опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Астраханской области, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.9.2. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанных в подпункте 5.9.1 пункта 5.9, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9.3. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9.4. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные с согласия заявителя ответы.

Приложение № 1

к административному регламенту

БЛОК-СХЕМАПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУРПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

Заявитель

Направление обращения

Почтой

Лично

Факсом

Электронной почтой агентства

Через официальный сайт агентства

Через региональный,

единый порталы

Приём, регистрация и аннотирование поступивших обращений (1 день)

Запись на приём

(30 дней с даты обращения о приёме)

Подача заявителем в ходе приёма письменного обращения

Рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа заявителю (30 дней с даты регистрации обращения)

Рассмотрение обращения в ходе личного приема (30 минут)

Устный ответ (с согласия заявителя) по существу поставленных вопросов

Приложение № 2

к административному регламенту

ОБРАЗЕЦОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ

Руководителю агентства по делам архивов

Астраханской области

___________________ (Ф.И.О.)

от _______________ (Ф.И.О.),

проживающего (ей) по адресу:

____________________________

тел: ________________________

адрес эл. почты: _____________

Текст обращения

__________               ________________           _______________________

(дата)           (подпись)              

Приложение № 3

к административному регламенту

КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАНИНА

Ф.И.О.

гражданина

Пол

Адрес, место работы (службы), должность и другие сведения о гражданине

Дата приема:

Телефон:

По вопросу:

Резолюция руководителя агентства