Об утверждении Положения об архиве Администрации Красносулинского района



1

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

«КРАСНОСУЛИНСКИЙ РАЙОН»

АДМИНИСТРАЦИЯ

КРАСНОСУЛИНСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 24.08.2020                                                                                                                                            № 662

г. Красный Сулин

Об утверждении Положения об архиве Администрации Красносулинского района

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказа Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», руководствуясь статьей 37 Устава муниципального образования «Красносулинский район», Администрация Красносулинского района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации Красносулинского района согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Постановление Администрации Красносулинского района от 21.03.2013 № 303 «Об утверждении Положения об архиве Администрации Красносулинского района» считать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации Красносулинского района Кишкинову И.Ю.

Глава Администрации

Красносулинского района

Н.А. Альшенко

Постановление вносит сектор

«муниципальный архив»

Приложение

к постановлению

Администрации

Красносулинского района

от 24.08.2020 № 662

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Администрации Красносулинского района

1. Общие положения

1.1. Архив Администрации Красносулинского района (далее – Архив Администрации) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации Красносулинского района, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в сектор «муниципальный архив» Администрации Красносулинского района (далее – сектор «муниципальный архив»), источником комплектования которого выступает Администрация Красносулинского района.

1.2. Координацию деятельности Архива Администрации осуществляет управляющий делами Администрации Красносулинского района.

1.3. За работу Архива Администрации отвечает работник, ответственный за ведение архива, назначенный распоряжением Администрации Красносулинского района.

1.4. В структурных подразделениях распоряжением Администрации Красносулинского района назначаются ответственные за подготовку и передачу архивных документов в Архив Администрации.

1.5. Архив Администрации в своей деятельности руководствуется:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526);

перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», (утвержден приказом Федерального архивного агенства от 20.12.2019 № 236 и зарегистрирован Министерством юстиции РФ 06.02.2020 рег. № 57449);

номенклатурой дел Администрации Красносулинского района;

распорядительными документами Администрации Красносулинского района;

инструкцией по делопроизводству в Администрации Красносулинского района;

настоящим положением.

2. Состав документов Архива Администрации

2.1. Архив Администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации Красносулинского района.

3. Задачи Архива Администрации

3.1. К задачам Архива Администрации относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 Положения.

3.1.2. Комплектование Архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации Красносулинского района.

3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение сектору «муниципальный архив» с соблюдением установленных требований.

3.1.6. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации Красносулинского района.

4. Функции Архива Администрации

4.1. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

4.1.1. Принимает не позднее чем через 5 лет после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации Красносулинского района, обработанные в соответствии с установленными требованиями, по описям дел.

4.1.2. Разрабатывает и согласовывает с ведущим специалистом сектора «муниципальный архив» графики предоставления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Ростовской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение.

4.1.3. Составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии по экспертизе ценностей документов образующихся в деятельности Администрации Красносулинского района (далее – ЭК).

4.1.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел. Периодически (не реже 1 раза в 10 лет) организует проверку наличия дел в Архиве Администрации, а также при смене ответственного лица за ведение Архива Администрации.

4.2. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование ЭК описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе Администрации Красносулинского района описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

4.3. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение.

4.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.5. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

4.6. Организует информирование руководства и работников Администрации Красносулинского района о составе и содержании документов Архива Администрации.

4.7. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.8. Организует выдачу документов и дел для работы в помещении Архива Администрации или во временное пользование.

4.9. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.10. Ведет учет использования документов Архива Администрации.

4.11. Участвует в разработке нормативных и методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.д.) по архивному делу и документационному обеспечению в Администрации Красносулинского района.

4.12. Осуществляет комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, противопожарный, охранный режимы хранения).

5. Права Архива Администрации

5.1. Архив Администрации имеет право:

а) представлять руководству Администрации Красносулинского района предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Администрации;

б) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации Красносулинского района;

в) запрашивать в структурных подразделениях Администрации Красносулинского района сведения, необходимые для работы Архива Администрации;

г) давать рекомендации структурным подразделениям Администрации Красносулинского района по вопросам, относящимся к компетенции Архива Администрации;

д) требовать от структурных подразделений Администрации Красносулинского района своевременной передачи в Архив Администрации документов в упорядоченном состоянии.

6. Ответственность

6.1. Работник, назначенный ответственным за ведение Архива Администрации, совместно с руководством Администрации Красносулинского района несут ответственность за:

6.1.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности архивных документов.

6.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение архивных документов.

6.1.3. Нарушение установленных правил использования архивных документов и доступа пользователей к ним.

6.1.4. Нарушение норм, установленных настоящим Положением.

Управляющий делами

Администрации района

И.Ю. Кишкинова

Внес в регистр МкртчянГМ