Основная информация
| Дата опубликования: | 24 октября 2014г. |
| Номер документа: | RU79000201401243 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Еврейская автономная область |
| Принявший орган: | Губернатор Еврейской автономной области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Постановления |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 октября 2014 года №355
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ СО СВЕДЕНИЯМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГОХАРАКТЕРА В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ, ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ, ФОРМИРУЕМЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 №188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области.
2. Руководителям структурных подразделений аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области, органов исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области:
2.1. Довести настоящее постановление до подчиненных сотрудников.
2.2. Обеспечить строгое выполнение требований Порядка, утвержденного в соответствии с пунктом 1 настоящего постановления.
2.3.Принять организационные меры по выполнению требований по учету, использованию и обращению со сведениями конфиденциального характера.
3.Руководителям аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области и органов исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области:
3.1. Утвердить перечни сведений конфиденциального характера, образуемые в их деятельности и подлежащие защите в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Еврейской автономной области. При изменении состава сведений конфиденциального характера оперативно вносить изменения в указанные перечни.
3.2. Перечни, утвержденные в соответствии с подпунктом 3.1 настоящего пункта, направлять в департамент по защите информации аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области в течение двух недель после их утверждения.
4. Рекомендовать главам муниципальных образований Еврейской автономной области разработать и утвердить аналогичный порядок работы со сведениями конфиденциального характера.
5. Признать утратившими силу:
- постановление губернатора Еврейской автономной области от 30.11.2001 №270 «О порядке работы со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти Еврейской автономной области»;
- постановление губернатора Еврейской автономной области от 12.11.2004 №187 «О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти Еврейской автономной области, утвержденное постановлением губернатора области от 30.11.2001 №270»;
- постановление губернатора Еврейской автономной области от 12.09.2012 №219 «О внесении изменений в Положение о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти Еврейской автономной области, утвержденное постановлением губернатора Еврейской автономной области от 30.11.2001 №270 «О порядке работы со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти Еврейской автономной области»;
- постановление губернатора Еврейской автономной области от 13.12.2007 №264 «О мерах по соблюдению конфиденциальности информации в органах исполнительной власти области, аппарате губернатора области».
6. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
7. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания.
Вице-губернатор области
Г.А. Антонов
УТВЕРЖДЕН
Постановлением губернатора
Еврейской автономной области
от 24.10.2014 №355
Порядок
работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее – Порядок), разработан в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 №188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» и определяет порядок работы со сведениями конфиденциального характера, представленными в виде информации на бумажных носителях (далее – документы конфиденциального характера), а также фото-, кино-, видео-, аудиопленках, машинных (магнитных, лазерных, оптических, флеш и других) носителях информации в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области (далее – аппарат), органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее – органы исполнительной власти области).
1.2. В структурных подразделениях аппарата и органах исполнительной власти области документы конфиденциального характера разрабатываются и оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденной постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 №237, Правилами оформления документов в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденными постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 №236, Регламентом правительства Еврейской автономной области, утвержденным постановлением правительства Еврейской автономной области от 24.03.2009 №78-пп, и настоящим Порядком.
1.3. На документах конфиденциального характера, содержащих служебные сведения ограниченного доступа, проставляется ограничительная пометка «Для служебного пользования». На иных документах конфиденциального характера (содержащих персональные данные и т.п.) проставляется ограничительная пометка «Конфиденциально».
1.4. Необходимость проставления на документе ограничительных пометок «Для служебного пользования» и «Конфиденциально» (далее – ограничительные пометки) определяется его исполнителем на основании перечня сведений конфиденциального характера аппарата или органа исполнительной власти области и подтверждается должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а именно:
- губернатором Еврейской автономной области, вице-губернатором Еврейской автономной области, первыми заместителями председателя правительства Еврейской автономной области, заместителями председателя правительства Еврейской автономной области;
- руководителями структурных подразделений аппарата или органов исполнительной власти области.
1.5. Снять с документа ограничительные пометки имеет право должностное лицо, подтвердившее решение исполнителя о проставлении соответствующей ограничительной пометки согласно пункту 1.4 настоящего Порядка.
При снятии с документа ограничительных пометок в журналах учета делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым этот документ направлялся.
1.6. Должностные лица, принявшие решение о проставлении на документе ограничительных пометок, а также не указавшие ограничительные пометки на документах конфиденциального характера, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение требований настоящего Порядка.
1.7. Сведения, указанные в документах конфиденциального характера, без разрешения или резолюции должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, разглашению или распространению не подлежат.
1.8. Передача документов конфиденциального характера между сотрудниками аппарата и органов исполнительной власти области во всех случаях производится в непрозрачных папках, имеющих ограничительную пометку, под расписку согласно форме учета оборота документов конфиденциального характера, приведенной в приложении №1 к настоящему Порядку, или посредством других стандартных учетных форм делопроизводства (журналы, карточки учета, реестры и т.п.), позволяющих зафиксировать факт передачи.
1.9. Документы конфиденциального характера во время работы должны располагаться так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к ним прямого отношения.
1.10. О нарушениях требований настоящего Порядка сотрудники аппарата и органов исполнительной власти области обязаны сообщать своему непосредственному руководителю.
1.11. Ответственность за организацию работы с документами конфиденциального характера, находящимися в структурных подразделениях аппарата и органах исполнительной власти области, возлагается на руководителей соответствующих подразделений и органов.
2. Порядок регистрации входящих, исходящих, локальных документов конфиденциального характера
2.1. Регистрация входящих и исходящих документов конфиденциального характера, поступивших в адрес и отправляемых от имени:
- губернатора Еврейской автономной области, вице-губернатора Еврейской автономной области, первых заместителей председателя правительства Еврейской автономной области, заместителей председателя правительства Еврейской автономной области, осуществляется отделом делопроизводства организационного управления аппарата;
- органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата, – соответствующим сотрудником органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата, ответственным за ведение делопроизводства (далее – ответственный сотрудник).
2.2. Входящие, исходящие, локальные документы конфиденциального характера учитываются, как правило, отдельно от неконфиденциальной документации. Однако при незначительном объеме таких документов (не более десяти процентов от всего документооборота) разрешается вести их учет совместно с другими неконфиденциальными документами.
Учет документов конфиденциального характера разрешается вести как в бумажных, так и электронных журналах учета.
2.3. При регистрации документа конфиденциального характера в журналах учета документов к регистрационному индексу (номеру) документа добавляется соответствующая приставка. Для документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» добавляется приставка «ДСП», для документов с ограничительной пометкой «Конфиденциально» – приставка «К».
2.4. При регистрации документов конфиденциального характера в информационных системах электронного документооборота сканирование текста такого документа в систему разрешается только при наличии у указанной информационной системы действующего аттестата соответствия требованиям по безопасности информации, разрешающего обработку информации конфиденциального характера.
3. Порядок подготовки, изготовления, снятия копий с документов конфиденциального характера
3.1. Документы конфиденциального характера подготавливаются, печатаются и копируются только на объектах вычислительной техники и в информационных системах, имеющих действующий аттестат соответствия требованиям по безопасности информации, разрешающий обработку информации конфиденциального характера.
3.2. Съемные машинные (магнитные, лазерные, оптические, флеш и другие) носители информации (далее – съемные машинные носители информации), используемые в технологическом процессе обработки и хранения информации конфиденциального характера, подлежат регистрации.
Регистрация съемных машинных носителей информации производится самостоятельно структурными подразделениями аппарата, органами исполнительной власти области в формах учета (журналах, карточках учета) съемных машинных носителей информации. Допускается также их регистрация совместно с другими документами конфиденциального характера.
При регистрации на съемные машинные носители информации наносятся следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата, регистрационный номер, ограничительная пометка, дата регистрации.
3.3. Подготовка документов конфиденциального характера должна выполняться в соответствии со следующими требованиями:
- на первой странице основного документа и первой странице каждого из его приложений (если приложения содержат сведения конфиденциального характера) в правом верхнем углу указывается ограничительная пометка, а под ней – номер экземпляра;
- при отсутствии в основном документе информации конфиденциального характера, но при наличии хотя бы у одного из его приложений ограничительной пометки основному документу устанавливается такая же ограничительная пометка, как и у приложения;
- при необходимости использования основного документа, не содержащего сведений конфиденциального характера, без приложений, содержащих сведения конфиденциального характера, допускается указание в правом верхнем углу основного документа в отдельной строке после ограничительной пометки и номера экземпляра пометки «(без приложений неконфиденциально)»;
- при наличии приложений к основному документу после текста в основном документе указываются: номер приложения, его наименование, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них, ограничительная пометка приложения;
- на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений (содержащих сведения конфиденциального характера) в левой нижней части указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия исполнителя, фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дата печатания документа. При этом, если количество экземпляров документов составляет не более семи, в адресе рассылки указываются все получатели, если более семи – информация «согласно указателю рассылки» и на отдельном листе составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем. Допускается размещение указателя рассылки на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле.
Примеры по оформлению документов конфиденциального характера приведены в приложении № 2 к настоящему Порядку.
3.4. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы конфиденциального характера, оформленные в соответствии с пунктом 3.3 настоящего Порядка, вместе с черновиками (если таковые имеются) передаются для регистрации ответственному сотруднику.
Черновики, испорченные листы, неподписанные проекты, содержащие сведения конфиденциального характера, уничтожаются путем сжигания либо измельчения в бумагорезательной машине. В журнале учета документов делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи ответственного сотрудника и даты.
3.5. Документы конфиденциального характера копируются (размножаются) только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения аппарата или органа исполнительной власти области или его заместителя. Форма бланка-заказа на копирование (размножение) документов, содержащих сведения конфиденциального характера, приведена в приложении №3 к настоящему Порядку.
Копирование (размножение) документов конфиденциального характера для сторонних организаций производится только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке-заказе на копирование (размножение) документов, содержащих сведения конфиденциального характера, в соответствующей графе. Копия письма прилагается к бланку-заказу на копирование (размножение) документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
4. Порядок хранения, пересылки и уничтожения документов конфиденциального характера
4.1. Исполненные входящие документы конфиденциального характера, экземпляры исходящих и локальных документов, подлежащие подшивке в дело, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводства. Документы конфиденциального характера группируются в дела отдельно или вместе с другими открытыми документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены документы конфиденциального характера, проставляется соответствующая ограничительная пометка.
4.2. Документы конфиденциального характера должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц (в сейфах, запираемых шкафах и т.п.).
4.3. Документы конфиденциального характера пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться нарочным с отражением факта доставки (передачи) на обороте последнего листа основного документа экземпляра исполнителя или с отметкой в журнале, карточке учета, реестре, указателе рассылки. При этом на конверте в правом верхнем углу указывается ограничительная пометка.
4.4. Экспертиза ценности и отбор для уничтожения документов конфиденциального характера производится отдельно от аналогичных документов, не содержащих сведения конфиденциального характера.
Экспертиза ценности документов конфиденциального характера производится в соответствии с положениями Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденной постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 № 237, с учетом особенностей, предусмотренных настоящим Порядком.
4.5. Документы конфиденциального характера отбирает экспертная комиссия аппарата либо органа исполнительной власти области.
При этом ответственным сотрудником составляется акт о выделении к уничтожению документов, к которому прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени.
Описи дел с временными сроками хранения и акты о выделении к уничтожению документов должны рассматриваться на заседаниях экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем аппарата либо органа исполнительной власти области.
Дела, включенные в утвержденный акт о выделении к уничтожению документов, отделяются от остальных дел, упаковываются, опечатываются и передаются структурным подразделением аппарата на уничтожение уполномоченному структурному подразделению аппарата, в органе исполнительной власти области – специалисту, ответственному за осуществление уничтожения.
Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес сдаваемой макулатуры.
4.6. Уничтожение дел осуществляется путем сжигания либо измельчения в бумагорезательной машине в присутствии ответственного сотрудника.
Факт уничтожения фиксируется в акте об уничтожении документов, составленном ответственным сотрудником, который утверждается руководителем аппарата, органа исполнительной власти области.
К акту об уничтожении документов прилагается приемо-сдаточная накладная.
4.7. Порядок хранения, пересылки и уничтожения, снятия ограничительных пометокссъемных машинных носителей информации является таким же, как и для документов конфиденциального характера.
Приложение № 1
к Порядку работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области
ФОРМА
учета оборота документов конфиденциального характера
Дата выдачи
Кому (ФИО,должность)
Наименование документа, его дата и номер
Подпись получившего документ
Отметка о возврате документа
Приложение № 2
к Порядку работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВОЙ СТРАНИЦЫ ДОКУМЕНТА
Для служебного пользования
Экз. №__
Основной текст документа
Приложение: 1. Сводная таблица, экз. № 2, на 5 л., для служебного пользования.
2. Акт приема-передачи, экз. № 2 и № 3, на 2 л.
ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОБОРОТА ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА
ДОКУМЕНТА (ПРИЛОЖЕНИЯ)
Отп. 1 экз. – в дело
Исп. и отп. Сидоров В.В.
тел. 32-68-55
10.02.2000
Отп. 3 экз.
экз. № 1 – в адрес 1
экз. № 2 – в адрес 2
экз. № 3 – в дело
Исп. Петров Б.Б.
Отп. Иванов А.А.
тел. 32-68-55 10.02.2000
Отп. 19 экз.
экз. с № 1 по № 18 – согласно указателю рассылки
экз. № 19 – в дело
Исп. и отп. Козицын В.В.
тел. 32-68-55
10.02.2000
Приложение № 3
к Порядку работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области
БЛАНК-ЗАКАЗ
на копирование (размножение) документа, содержащего сведенияконфиденциального характера
Подразделение аппарата / ОИВ
ФИО заказчика на копирование, должность
Наименование документа (полностью)
Основание
/для сторонних организаций: дата и номер письма/
Номера страниц
Количество экземпляров
Дата заказа
Подпись заказчика на копирование
/ /
Разрешаю (подпись должностного лица)
/ /
ФИО оператора, проводящего копирование документа
Дата копирования
Подпись оператора
ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 октября 2014 года №355
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ СО СВЕДЕНИЯМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГОХАРАКТЕРА В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ, ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ, ФОРМИРУЕМЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 №188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области.
2. Руководителям структурных подразделений аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области, органов исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области:
2.1. Довести настоящее постановление до подчиненных сотрудников.
2.2. Обеспечить строгое выполнение требований Порядка, утвержденного в соответствии с пунктом 1 настоящего постановления.
2.3.Принять организационные меры по выполнению требований по учету, использованию и обращению со сведениями конфиденциального характера.
3.Руководителям аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области и органов исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области:
3.1. Утвердить перечни сведений конфиденциального характера, образуемые в их деятельности и подлежащие защите в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Еврейской автономной области. При изменении состава сведений конфиденциального характера оперативно вносить изменения в указанные перечни.
3.2. Перечни, утвержденные в соответствии с подпунктом 3.1 настоящего пункта, направлять в департамент по защите информации аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области в течение двух недель после их утверждения.
4. Рекомендовать главам муниципальных образований Еврейской автономной области разработать и утвердить аналогичный порядок работы со сведениями конфиденциального характера.
5. Признать утратившими силу:
- постановление губернатора Еврейской автономной области от 30.11.2001 №270 «О порядке работы со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти Еврейской автономной области»;
- постановление губернатора Еврейской автономной области от 12.11.2004 №187 «О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти Еврейской автономной области, утвержденное постановлением губернатора области от 30.11.2001 №270»;
- постановление губернатора Еврейской автономной области от 12.09.2012 №219 «О внесении изменений в Положение о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти Еврейской автономной области, утвержденное постановлением губернатора Еврейской автономной области от 30.11.2001 №270 «О порядке работы со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти Еврейской автономной области»;
- постановление губернатора Еврейской автономной области от 13.12.2007 №264 «О мерах по соблюдению конфиденциальности информации в органах исполнительной власти области, аппарате губернатора области».
6. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
7. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания.
Вице-губернатор области
Г.А. Антонов
УТВЕРЖДЕН
Постановлением губернатора
Еврейской автономной области
от 24.10.2014 №355
Порядок
работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее – Порядок), разработан в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 №188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» и определяет порядок работы со сведениями конфиденциального характера, представленными в виде информации на бумажных носителях (далее – документы конфиденциального характера), а также фото-, кино-, видео-, аудиопленках, машинных (магнитных, лазерных, оптических, флеш и других) носителях информации в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области (далее – аппарат), органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее – органы исполнительной власти области).
1.2. В структурных подразделениях аппарата и органах исполнительной власти области документы конфиденциального характера разрабатываются и оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденной постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 №237, Правилами оформления документов в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденными постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 №236, Регламентом правительства Еврейской автономной области, утвержденным постановлением правительства Еврейской автономной области от 24.03.2009 №78-пп, и настоящим Порядком.
1.3. На документах конфиденциального характера, содержащих служебные сведения ограниченного доступа, проставляется ограничительная пометка «Для служебного пользования». На иных документах конфиденциального характера (содержащих персональные данные и т.п.) проставляется ограничительная пометка «Конфиденциально».
1.4. Необходимость проставления на документе ограничительных пометок «Для служебного пользования» и «Конфиденциально» (далее – ограничительные пометки) определяется его исполнителем на основании перечня сведений конфиденциального характера аппарата или органа исполнительной власти области и подтверждается должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а именно:
- губернатором Еврейской автономной области, вице-губернатором Еврейской автономной области, первыми заместителями председателя правительства Еврейской автономной области, заместителями председателя правительства Еврейской автономной области;
- руководителями структурных подразделений аппарата или органов исполнительной власти области.
1.5. Снять с документа ограничительные пометки имеет право должностное лицо, подтвердившее решение исполнителя о проставлении соответствующей ограничительной пометки согласно пункту 1.4 настоящего Порядка.
При снятии с документа ограничительных пометок в журналах учета делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым этот документ направлялся.
1.6. Должностные лица, принявшие решение о проставлении на документе ограничительных пометок, а также не указавшие ограничительные пометки на документах конфиденциального характера, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение требований настоящего Порядка.
1.7. Сведения, указанные в документах конфиденциального характера, без разрешения или резолюции должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, разглашению или распространению не подлежат.
1.8. Передача документов конфиденциального характера между сотрудниками аппарата и органов исполнительной власти области во всех случаях производится в непрозрачных папках, имеющих ограничительную пометку, под расписку согласно форме учета оборота документов конфиденциального характера, приведенной в приложении №1 к настоящему Порядку, или посредством других стандартных учетных форм делопроизводства (журналы, карточки учета, реестры и т.п.), позволяющих зафиксировать факт передачи.
1.9. Документы конфиденциального характера во время работы должны располагаться так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к ним прямого отношения.
1.10. О нарушениях требований настоящего Порядка сотрудники аппарата и органов исполнительной власти области обязаны сообщать своему непосредственному руководителю.
1.11. Ответственность за организацию работы с документами конфиденциального характера, находящимися в структурных подразделениях аппарата и органах исполнительной власти области, возлагается на руководителей соответствующих подразделений и органов.
2. Порядок регистрации входящих, исходящих, локальных документов конфиденциального характера
2.1. Регистрация входящих и исходящих документов конфиденциального характера, поступивших в адрес и отправляемых от имени:
- губернатора Еврейской автономной области, вице-губернатора Еврейской автономной области, первых заместителей председателя правительства Еврейской автономной области, заместителей председателя правительства Еврейской автономной области, осуществляется отделом делопроизводства организационного управления аппарата;
- органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата, – соответствующим сотрудником органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата, ответственным за ведение делопроизводства (далее – ответственный сотрудник).
2.2. Входящие, исходящие, локальные документы конфиденциального характера учитываются, как правило, отдельно от неконфиденциальной документации. Однако при незначительном объеме таких документов (не более десяти процентов от всего документооборота) разрешается вести их учет совместно с другими неконфиденциальными документами.
Учет документов конфиденциального характера разрешается вести как в бумажных, так и электронных журналах учета.
2.3. При регистрации документа конфиденциального характера в журналах учета документов к регистрационному индексу (номеру) документа добавляется соответствующая приставка. Для документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» добавляется приставка «ДСП», для документов с ограничительной пометкой «Конфиденциально» – приставка «К».
2.4. При регистрации документов конфиденциального характера в информационных системах электронного документооборота сканирование текста такого документа в систему разрешается только при наличии у указанной информационной системы действующего аттестата соответствия требованиям по безопасности информации, разрешающего обработку информации конфиденциального характера.
3. Порядок подготовки, изготовления, снятия копий с документов конфиденциального характера
3.1. Документы конфиденциального характера подготавливаются, печатаются и копируются только на объектах вычислительной техники и в информационных системах, имеющих действующий аттестат соответствия требованиям по безопасности информации, разрешающий обработку информации конфиденциального характера.
3.2. Съемные машинные (магнитные, лазерные, оптические, флеш и другие) носители информации (далее – съемные машинные носители информации), используемые в технологическом процессе обработки и хранения информации конфиденциального характера, подлежат регистрации.
Регистрация съемных машинных носителей информации производится самостоятельно структурными подразделениями аппарата, органами исполнительной власти области в формах учета (журналах, карточках учета) съемных машинных носителей информации. Допускается также их регистрация совместно с другими документами конфиденциального характера.
При регистрации на съемные машинные носители информации наносятся следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата, регистрационный номер, ограничительная пометка, дата регистрации.
3.3. Подготовка документов конфиденциального характера должна выполняться в соответствии со следующими требованиями:
- на первой странице основного документа и первой странице каждого из его приложений (если приложения содержат сведения конфиденциального характера) в правом верхнем углу указывается ограничительная пометка, а под ней – номер экземпляра;
- при отсутствии в основном документе информации конфиденциального характера, но при наличии хотя бы у одного из его приложений ограничительной пометки основному документу устанавливается такая же ограничительная пометка, как и у приложения;
- при необходимости использования основного документа, не содержащего сведений конфиденциального характера, без приложений, содержащих сведения конфиденциального характера, допускается указание в правом верхнем углу основного документа в отдельной строке после ограничительной пометки и номера экземпляра пометки «(без приложений неконфиденциально)»;
- при наличии приложений к основному документу после текста в основном документе указываются: номер приложения, его наименование, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них, ограничительная пометка приложения;
- на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений (содержащих сведения конфиденциального характера) в левой нижней части указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия исполнителя, фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дата печатания документа. При этом, если количество экземпляров документов составляет не более семи, в адресе рассылки указываются все получатели, если более семи – информация «согласно указателю рассылки» и на отдельном листе составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем. Допускается размещение указателя рассылки на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле.
Примеры по оформлению документов конфиденциального характера приведены в приложении № 2 к настоящему Порядку.
3.4. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы конфиденциального характера, оформленные в соответствии с пунктом 3.3 настоящего Порядка, вместе с черновиками (если таковые имеются) передаются для регистрации ответственному сотруднику.
Черновики, испорченные листы, неподписанные проекты, содержащие сведения конфиденциального характера, уничтожаются путем сжигания либо измельчения в бумагорезательной машине. В журнале учета документов делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи ответственного сотрудника и даты.
3.5. Документы конфиденциального характера копируются (размножаются) только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения аппарата или органа исполнительной власти области или его заместителя. Форма бланка-заказа на копирование (размножение) документов, содержащих сведения конфиденциального характера, приведена в приложении №3 к настоящему Порядку.
Копирование (размножение) документов конфиденциального характера для сторонних организаций производится только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке-заказе на копирование (размножение) документов, содержащих сведения конфиденциального характера, в соответствующей графе. Копия письма прилагается к бланку-заказу на копирование (размножение) документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
4. Порядок хранения, пересылки и уничтожения документов конфиденциального характера
4.1. Исполненные входящие документы конфиденциального характера, экземпляры исходящих и локальных документов, подлежащие подшивке в дело, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводства. Документы конфиденциального характера группируются в дела отдельно или вместе с другими открытыми документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены документы конфиденциального характера, проставляется соответствующая ограничительная пометка.
4.2. Документы конфиденциального характера должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц (в сейфах, запираемых шкафах и т.п.).
4.3. Документы конфиденциального характера пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться нарочным с отражением факта доставки (передачи) на обороте последнего листа основного документа экземпляра исполнителя или с отметкой в журнале, карточке учета, реестре, указателе рассылки. При этом на конверте в правом верхнем углу указывается ограничительная пометка.
4.4. Экспертиза ценности и отбор для уничтожения документов конфиденциального характера производится отдельно от аналогичных документов, не содержащих сведения конфиденциального характера.
Экспертиза ценности документов конфиденциального характера производится в соответствии с положениями Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденной постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 № 237, с учетом особенностей, предусмотренных настоящим Порядком.
4.5. Документы конфиденциального характера отбирает экспертная комиссия аппарата либо органа исполнительной власти области.
При этом ответственным сотрудником составляется акт о выделении к уничтожению документов, к которому прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени.
Описи дел с временными сроками хранения и акты о выделении к уничтожению документов должны рассматриваться на заседаниях экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем аппарата либо органа исполнительной власти области.
Дела, включенные в утвержденный акт о выделении к уничтожению документов, отделяются от остальных дел, упаковываются, опечатываются и передаются структурным подразделением аппарата на уничтожение уполномоченному структурному подразделению аппарата, в органе исполнительной власти области – специалисту, ответственному за осуществление уничтожения.
Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес сдаваемой макулатуры.
4.6. Уничтожение дел осуществляется путем сжигания либо измельчения в бумагорезательной машине в присутствии ответственного сотрудника.
Факт уничтожения фиксируется в акте об уничтожении документов, составленном ответственным сотрудником, который утверждается руководителем аппарата, органа исполнительной власти области.
К акту об уничтожении документов прилагается приемо-сдаточная накладная.
4.7. Порядок хранения, пересылки и уничтожения, снятия ограничительных пометокссъемных машинных носителей информации является таким же, как и для документов конфиденциального характера.
Приложение № 1
к Порядку работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области
ФОРМА
учета оборота документов конфиденциального характера
Дата выдачи
Кому (ФИО,должность)
Наименование документа, его дата и номер
Подпись получившего документ
Отметка о возврате документа
Приложение № 2
к Порядку работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВОЙ СТРАНИЦЫ ДОКУМЕНТА
Для служебного пользования
Экз. №__
Основной текст документа
Приложение: 1. Сводная таблица, экз. № 2, на 5 л., для служебного пользования.
2. Акт приема-передачи, экз. № 2 и № 3, на 2 л.
ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ ОБОРОТА ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА
ДОКУМЕНТА (ПРИЛОЖЕНИЯ)
Отп. 1 экз. – в дело
Исп. и отп. Сидоров В.В.
тел. 32-68-55
10.02.2000
Отп. 3 экз.
экз. № 1 – в адрес 1
экз. № 2 – в адрес 2
экз. № 3 – в дело
Исп. Петров Б.Б.
Отп. Иванов А.А.
тел. 32-68-55 10.02.2000
Отп. 19 экз.
экз. с № 1 по № 18 – согласно указателю рассылки
экз. № 19 – в дело
Исп. и отп. Козицын В.В.
тел. 32-68-55
10.02.2000
Приложение № 3
к Порядку работы со сведениями конфиденциального характера в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области
БЛАНК-ЗАКАЗ
на копирование (размножение) документа, содержащего сведенияконфиденциального характера
Подразделение аппарата / ОИВ
ФИО заказчика на копирование, должность
Наименование документа (полностью)
Основание
/для сторонних организаций: дата и номер письма/
Номера страниц
Количество экземпляров
Дата заказа
Подпись заказчика на копирование
/ /
Разрешаю (подпись должностного лица)
/ /
ФИО оператора, проводящего копирование документа
Дата копирования
Подпись оператора
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | Портал "Нормативные правовые акты в Российской Федерации" от 05.01.2019 |
| Рубрики правового классификатора: | 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, 120.070.000 Информационная безопасность. Защита информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации (см. также 160.040.030) |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
