Об утверждении Порядка передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива



АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДА ЩЁЛКИНО

ЛЕНИНСКОГО РАЙОНА

РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

№72

«25» марта 2020г.                                                                                                                              г. Щёлкино

Об утверждении Порядка передачи

книг регистрации захоронений

(захоронений урн с прахом) на постоянное

хранение в архивный фонд муниципального архива

В соответствии со статьёй 34 Закона Республики Крым от 30 декабря 2015 г. N 200-ЗРК/2015 "О погребении и похоронном деле в Республике Крым" руководствуясь уставом муниципального образования городское поселение Щёлкино Ленинского района Республики Крым Администрация города Щёлкино

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Порядок передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива согласно приложению.

2. Настоящее постановление обнародовать на официальном Портале Правительства Республики Крым, странице Ленинского муниципального района (lenino.rk.gov.ru) в разделе «Муниципальные образования Ленинского района» подразделе «Щёлкинское городское поселение», а также на официальном сайте муниципального образования городское поселение Щёлкино.

3.Настоящее постановление вступает в силу со дня обнародования.

4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарат Администрации города Щёлкино.

Глава администрации

города Щёлкино Ленинского района                                          В.В. Загребельский

Приложение№1

ПОРЯДОК

передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в муниципальный архив

1. Формирование (комплектование) и хранение документов захоронений уполномоченным органом в сфере погребения и похоронного дела

Книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (далее - Книги) являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения.

Законченные делопроизводством Книги хранятся в уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела в течение пяти лет, по истечении которых передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

Книги передаются в упорядоченном состоянии по описям (приложение № 1).

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел между Администрацией города Щёлкино и муниципальным архивом (приложение № 2).

Вместе с документами передаются три экземпляра описей.

Книги передаются в муниципальный архив в архивных коробках.

Все работы, связанные с передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их транспортировкой, выполняются за счет средств уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела.

Упорядочение книг проводится ответственными за ведение книг сотрудниками Администрации города Щёлкино при методической помощи специалистов муниципальных архивов.

В целях учета находящихся на хранении книг создаются учетные документы:

- описи дел;

- листы фондов для учета состава и объема книг по каждому кладбищу (приложение № 3);

- паспорт архива для суммарного количества дел. Паспорт составляется ежегодно в декабре месяце, и один экземпляр представляется в муниципальный архив (приложение № 4);

- дело фонда, в состав дела включаются акты приема-передачи книг, исторические справки, акты и листы проверки наличия книг, акты выдачи книг, документы о работе с фондом, изменениях его объема и состава.

Администрация города Щёлкино не реже одного раза в течение пяти лет представляет описи книг на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии органа, уполномоченного в сфере архивного дела.

2. Составление описей дел

В Администрации города Щёлкино описи Книг хранятся на протяжении пяти лет по каждому кладбищу отдельно.

По истечении пятилетнего срока Книги входят в состав фонда Администрации города Щёлкино, который составляет на каждое кладбище отдельную опись дел.

Описи дел систематизируются в алфавитном порядке, каждой описи присваивается свой порядковый номер (1, 2, 3 и т.д.). Описи дел сопровождаются единым титульным листом, оглавлением (перечень кладбищ) и исторической справкой.

3. Использование документов

Использование документов - применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов являются:

- исполнение запросов граждан (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме) (приложение № 5);

- выдача документов во временное пользование (приложение № 6).

Срок исполнения запросов граждан и организаций не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения. Выдача книг во временное пользование производится на срок не более 3 месяцев.

Книги, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату.

4. Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением сохранности и подготовки для постоянного хранения книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом)

Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением сохранности и передачи книг захоронений (захоронений урн с прахом) в Щёлкинском городском поселении осуществляет уполномоченный орган в сфере погребения и похоронного дела совместно с уполномоченным Правительством Республики Крым в сфере управления архивным делом.

Приложение № 1

к Порядку

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела

Формат А4 (210 x 297)

____________________________________________________

(наименование уполномоченного органа местного

____________________________________________________

самоуправления в сфере погребения и похоронного дела)

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Наименование должности

                                                руководителя организации

Фонд N __________________

ОПИСЬ N ________________                        Подпись Расшифровка подписи

ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ                        Дата

ЗА ______________ ГОД

N 
п/п

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние  
даты

Количество   
листов

Примечания

1

   2  

         3         

    4    

      5      

      6      

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ___________________________ в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись       Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации                           Подпись       Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК ________________         Протокол ЭПК _________________________

(наименование органа)                (наименование уполномоченного

____________________________         ______________________________________

                                     органа исполнительной власти в области

                                     архивного дела, федерального архива)

от ______________ N ______________   от ______________ N ______________

Приложение № 2

к Порядку

Форма акта приема-передачи документов на хранение

Формат А4 (210 x 297

УТВЕРЖДАЮ                              УТВЕРЖДАЮ

____________________________________   ____________________________________

(наименование должности руководителя   (наименование должности руководителя

___________________________________    ____________________________________

        организации-сдатчика)                  организации-приемщика)

Подпись         Расшифровка подписи    Подпись          Расшифровка подписи

Дата            Печать                 Дата             Печать

         АКТ

_________ N __________

(дата)

ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

НА ХРАНЕНИЕ

___________________________________________________________________________

                           (основание передачи)

___________________________________________________________________________

                      (название передаваемого фонда)

сдал, _____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                      (название организации-сдатчика)

принял ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                     (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N 
п/п

Название, номер описи

Количество  
экземпляров 
описи

Количество ед. 
хр.

Примечания

1

2

3

4

5

Итого принято ___________________________ ед. хр.

┌──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐

│Передачу произвели:               │Прием произвели:                      │

│Должность   Подпись   Расшифровка │Должность   Подпись      Расшифровка  │

│                          Подписи │                             Подписи  │

│                                  │                                      │

│Дата                              │Дата                                  │

└──────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘

Приложение № 3

к Порядку

Форма книги учета поступлений документов

Формат А3 (420 x 297 мм)

КНИГА

УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

N 
п/п

Дата      
поступления

Наименование
организации
(фамилия,  
инициалы   
лица), от  
которой    
поступили  
документы

Наименование,
номер и дата
документа, по
которому    
приняты     
документы

Название
фонда

Годы     
документов

Кол-во    
ед. хр. или
неописанных
документов
(листов)

Краткая 
характе-
ристика 
состояния

Номер     
фонда,    
присвоенный
поступившим
документам
по списку 
фондов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Итого поступило за ____ год _________________ ед. хр. (документов, листов)

                           (цифрами и прописью)

В том числе <*>: _________________________________________________________

__________________________________________________________________________

_________________________________________ Наименование должности работника

                          Подпись                      Расшифровка подписи

Дата

___________________________

В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма листа фонда

Формат А4 (210 x 297 мм)

ЛИСТ ФОНДА N __________________

____________________________________________________________________ _________________________

(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) (Дата первого поступления

                                                                         документов фонда)

Крайние даты каждого  
названия фонда

Название фонда

           1          

                        2                       

1. Учет неописанных документов

Дата  
записи

Название, N и дата     
документа, по которому 
поступили или выбыли   
документы

Поступление

Выбытие

Кол-во
ед.  
хр.

Крайние
даты

Кол-во
ед. хр.

Крайние
даты

1

2

3

4

5

6

Форма листа фонда

2. Учет описанных документов

Дата 
записи

Номер
описи
дел

Крайние
даты  
дел по
описи

Название 
описи или
аннотация
документов

Поступило
дел

Выбытие

Наличие (остаток)

Дел

Основание
выбытия  
(название,
дата, N  
документа)

В том числе
по описям, 
утвержденным
ЭПК

ед. хр.

В том числе

постоянного хранения

по л/с

Дел

Крайние
даты  
дел

Из них по  
описям,    
утвержденным
ЭПК

ед. хр.

крайние
даты

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Приложение № 4

к Порядку

Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

Формат А3 (297 x 420 мм)

Кому предоставляется ______________________________________________________

                               (наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется _______________________________________________________

                       (наименование и адрес отчитывающейся организации)

___________________________________________________________________________

             (форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

НА ___ ________ 20___ ГОДА

1. Общие сведения

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилища
(кв. м)               

Загруженность      
архивохранилища (%)

    А    

        1       

           2          

         3         

101      

2. Сведения о документах

Показатели          

Код    
строки 

Количество единиц хранения                                                 

Всего

Крайние даты     

Из них внесено в описи, 
утвержденные            
(согласованные) ЭПК     
архивного учреждения    

Хранится сверх
установленного
срока        

Всего

Крайние даты      

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

          А         

   Б   

  1 

    2   

   3   

  4 

    5   

    6   

      7      

Постоянного хранения

201    

По личному составу  

202    

3. Кадры

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное

Отопление: центральное, печное, отсутствует.

     Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

                                                                 Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

"__" ___________ 20__ г.                                         Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Глава _______________ сельского                                                Читальный зал: есть, нет.

поселения                                                                                                        Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

______________________________________                          

             (подпись)

Фамилия и телефон исполнителя

Приложение № 5

к Порядку

Форма архивной справки

Формат А4 (210 x 297 мм)

_________________________________________

         (название архива)

_________________________________________

        (почтовый индекс, адрес,                           Адресат

_________________________________________

             телефон, факс)

            АРХИВНАЯ СПРАВКА

__________________ N ____________________

      (дата)

На N _____________ от ___________________

Руководитель организации          Подпись               Расшифровка подписи

Основание:

Исполнитель                       Подпись               Расшифровка подписи

                                       Печать

Приложение № 6

к Порядку

Форма книги выдачи дел из хранилища

Формат А4 (210 x 297 мм)

                                                           (Титульный лист)

Администрация _______________

сельского поселения

                                   КНИГА

                                                    ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № _______

                        Начата ____________________

                        Окончена __________________

Форма титульного листа книги выдачи документов

Формат А4 (210 x 297 мм)

                                                               (лист книги)

N 
п/п

Дата 
выдачи

Фонд.
N

Опись N

Ед.хр.

Кому 
выдано

Расписка в получении
дела

Дата возврата дела

Расписка в
возвращении дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

ИТОГО в __________________ году выдано из хранилища N _____________________

                                                      (цифрами и прописью)

___________________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись               Подпись      Расшифровка подписи

Дата