Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя и признании утратившими силу правовых актов П...



                                               

ПРАВИТЕЛЬСТВО  СЕВАСТОПОЛЯ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

«26»01.2017                                                                                                                    № 46-ПП

Утратил силу на основании постановления Правительства Севастополя

от 28.12.2017 № 1000-ПП

Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан  в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя и признании утратившими силу правовых актов Правительства Севастополя

(в редакции постановления Правительства Севастополя от 25.04.2017 № 335-ПП)

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Уставом города Севастополя, Законом города Севастополя от 30.04.2014 № 5-ЗС «О Правительстве Севастополя», Законом города Севастополя от 29.09.2015 № 185-ЗС «О правовых актах города Севастополя» Правительство Севастополя постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по работе с обращениями граждан                         в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (прилагается).

2. Признать утратившими силу следующие постановления Правительства Севастополя:

- от 02.07.2014 № 116 «Об утверждении Положения об Управлении     по работе с обращениями граждан и организации их личного приема Департамента административно-территориального управления и работы                 с населением»;

- от 09.10.2014 № 391 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя»;

- от 13.07.2015 № 630-ПП «О внесении изменений в постановление Правительства Севастополя от 09.10.2014 № 391 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя»;

- от 25.08.2016 № 814-ПП «О внесении изменений в постановление Правительства Севастополя от 09.10.2014 № 391 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя (в редакции постановления Правительства Севастополя  от 13.07.2015 № 630-ПП)».      

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить                на директора Департамента общественных коммуникаций города Севастополя Перла А.Н.

Временно исполняющий обязанности

Губернатора города Севастополя,

Председателя Правительства Севастополя                                 Д.В.Овсянников

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

Правительства Севастополя

от «26»01.2017 № 46-ПП

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ

Общие положения

1.1. Инструкция по работе с обращениями граждан в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя разработана с целью регламентации делопроизводства                          по обращениям граждан, адресованным Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя, заместителям                       Губернатора –Председателя Правительства Севастополя, определяет единую процедуру получения, регистрации, учета, рассмотрения и разрешения обращений граждан.

Нормативные правовые акты, являющиеся основанием для разработки, Инструкция по работе с обращениями граждан в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя   (далее – Инструкция):

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Устав города Севастополя;

- Закон города Севастополя от 30.04.2014 № 5-ЗС «О Правительстве Севастополя».

1.2. Действие настоящей Инструкции распространяется на обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращения граждан), порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», за исключением тех, которые подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном федеральными конституционными законами или иными федеральными законами, предусматривающими специальный порядок рассмотрения обращений, а также на запросы информации, подаваемые на основании Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (далее – запросы).

1.3. Делопроизводство по обращениям (запросам) граждан ведется отдельно от остальных видов делопроизводства. Обращения граждан рассматривают и поручают рассматривать (в рамках сферы руководства и координации): Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя, его заместители и руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя (далее – руководители). Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя и его заместителям, возлагается на Управление по работе с обращениями граждан Департамента общественных коммуникаций города Севастополя (далее – Управление).                                                             

Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным исполнительным органам государственной власти города Севастополя,                    возлагается на сотрудников, назначенных приказами руководителей исполнительных органов государственной власти города Севастополя.                   

Все термины в настоящей Инструкции употребляются в значении, определенном Федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и от 09.02.2009 
№ 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Методическими рекомендациями по учету, систематизации и обобщению обращений и запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденными решением                 от  27.03.2014 рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций.

1.4. Под обращениями граждан подразумеваются предложения, заявления и жалобы граждан, изложенные в письменном виде, в форме электронного документа, а также изложенные устно в ходе личного приема и записанные должностным лицом государственного органа или органа местного самоуправления.

Обращения могут быть индивидуальными (подписанные одним лицом) и коллективными (подписанные двумя и более лицами, а также резолюции митингов и собраний).

Письменные обращения, обращения в форме электронного документа,
в которых не указана фамилия автора и почтовый адрес либо адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ, признаются анонимными.

Запрос – обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа
в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа.

Не считаются обращениями тексты и отправления, в которых изложены поздравления, соболезнования, благодарности, оценка деятельности, приглашения, отклики на события, а также тексты, не имеющие понятного смыслового содержания, либо материалы, направленные для ознакомления (с приложением печатной продукции, экземпляров СМИ, книг, буклетов, листовок, аудио- и видеоматериалов и т.п.) (далее – отправления).      

1.5. Сотрудники исполнительных органов государственной власти города Севастополя несут дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством ответственность за несоблюдение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов на бумажном носителе.
При утрате подлинников документов руководитель структурного подразделения информирует руководителя исполнительного органа государственной власти города Севастополя, который в обязательном порядке назначает служебную проверку.

1.6. Исполнительные органы государственной власти города Севастополя могут разрабатывать нормативные акты, регламентирующие делопроизводство по обращениям граждан в исполнительном органе государственной власти города Севастополя с учетом специфики своей деятельности, не противоречащие положениям настоящей Инструкции.

1.7. Помещения, предназначенные для работы с обращениями граждан должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».

Рабочие места сотрудников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение обязанностей по организации деятельности
с обращениями граждан в полном объеме, обеспечивается доступ
к информационно-телекоммуникационной сети Интернет, выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.

Места ожидания личного приема граждан должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами и материалами, оборудоваться стульями, столами, необходимым количеством мест для ожидания приема, питьевой водой.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется Управлением по адресу: 299011, город Севастополь, улица Ленина, дом 2.

Телефон для справок в Управлении: (8692) 54-58-18.  

Информация о фактах коррупции в исполнительных органах государственной власти города Севастополя и органах местного самоуправления внутригородских муниципальных образований города Севастополя принимается по телефону (8692) 54-44-04.

1.8.  Круг заявителей: заявителями являются граждане, организации и общественные объединения граждан Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.

2. Состав, последовательность и сроки выполнения действий по приему обращений граждан в письменной, устной или в форме электронного документа, а также запросов информации

2.1. Сотрудник Управления в устной форме предоставляет гражданам информацию:

- о почтовых адресах и режиме работы Правительства Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя;

- порядке проведения личного приема заявителей в Правительстве Севастополя;

- об утвержденной дате и времени личного приема заявителей конкретным должностным или уполномоченным лицом в Правительстве Севастополя;

- о порядке рассмотрения обращений и запросов заявителей
в Правительстве Севастополя;

- о фамилии, имени и отчестве должностного лица, к полномочиям которого отнесены организация личного приема заявителей и обеспечение рассмотрения обращений в Правительстве Севастополя;

- о регистрационном номере поступившего обращения или запроса заявителя и о том, в какой соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или какому должностному лицу оно направлено на рассмотрение;

- о порядке обжалования действий (бездействия) должностных и уполномоченных лиц, о почтовых адресах и справочных телефонах исполнительных органов государственной власти города Севастополя, обеспечивающих рассмотрение обращений и запросов заявителей;

- иную информацию, не требующую осуществления мероприятий по ее сбору, обобщению и анализу;

- в случае выявления необходимости рассмотрения обращения
по существу заявителю даются разъяснения о возможности направления обращения в письменном виде для рассмотрения по компетенции                             в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления  или должностному лицу.

2.2. Прием от граждан и других заявителей (пользователей информации) запросов о предоставлении информации о деятельности исполнительных органов государственной власти города Севастополя:

- запросы пользователей информации поступают в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа;

- запросы, направленные по почте, поступившие по телеграфу, факсу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Управление из отдела общего делопроизводства Управления секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя;

- прием письменных запросов непосредственно от пользователей информации производится сотрудниками Управления;

- запросы, составленные в письменной форме, регистрируются в течение трех дней со дня их поступления с использованием автоматизированной информационной системы «Обращения граждан».

2.3. Зарегистрированные обращения и запросы граждан после согласования с начальником Управления ежедневно передаются в приемные Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя, его заместителей на рассмотрение в соответствии с компетенцией.

3. Прием обращений и требования к их содержанию, регистрация и сроки рассмотрения обращений граждан

3.1. Прием обращений граждан.

Основанием для начала рассмотрения письменного обращения   гражданина является личное обращение гражданина в Правительство Севастополя или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов.

Обращение может быть подано непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу,
по электронной почте, по телеграфу, с использованием иных средств связи.

Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Управление из отдела общего делопроизводства Управления секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится сотрудниками Управления. По просьбе обратившегося гражданина на копии его заявления ставится штамп «Принято» с указанием даты приема заявления и сообщается телефон для справок.

Обращения, поступившие по факсу, по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном
для письменных обращений.

3.2. Требования к обращениям граждан.

Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование высшего исполнительного органа государственной власти города Севастополя – Правительства Севастополя, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество    (последнее  – при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме. Обращения в форме электронного документа поступают на портал органов государственной власти города Севастополя (Электронная приемная).  Обращения в форме электронного документа, поступившие на адреса электронной почты Правительства Севастополя, Управления, руководителей исполнительных органов государственной власти города Севастополя, регистрации и рассмотрению не подлежат.

3.3. Регистрация поступивших обращений граждан.

Все обращения в письменной форме и в форме электронного документа (распечатанные на бумажном носителе) (далее – документы), поступившие в Управление, подлежат учету путем создания регистрационно-контрольных карточек и обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления в Базе учета и контроля обращений граждан в персональных компьютерах (далее – База учета). Во время регистрации в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится следующая информация:

- фамилия, имя, отчество (при наличии) автора (название объединения граждан);

- дата поступления;

- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа, юридический адрес объединения граждан, адрес электронной почты;

- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);

- признак поступления (первичное, повторное, многократное, дублетное, массовое);

- субъект (индивидуальное, коллективное, анонимное);

- количество подписей в коллективном обращении;

- вид обращения (предложение, заявление, жалоба);

- категория и социальное положение автора (если указано);

- вопросы, поднятые в обращении, в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений, утвержденным заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации                             от 28.06.2013 № А1-3695в; 

- другие сведения, предусмотренные Базой учета;

- если документ поступил от другого органа (корреспондента) – исходящие реквизиты сопроводительного документа, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения  (контрольность);

- при необходимости – краткая аннотация содержания документа.

Сотрудник Управления, ответственный за сортировку письменных обращений граждан, распределяет их между сотрудниками, осуществляющими регистрацию обращений граждан.

Приложенные к обращению документы (паспорта, трудовые книжки и другие), денежные знаки, ценные бумаги на хранение не принимаются.                     В таком случае составляется акт, подписываемый начальником Управления и двумя сотрудниками Управления. Акт также составляется, если в конверте нет документа, упомянутого автором письма, а также на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружено письменное вложение.

Сотрудник Управления, осуществляющий регистрацию обращений, проставляет в правом нижнем углу первой страницы письма регистрационный штамп «Правительство Севастополя» с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации (в случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение), прочитывает обращение, выявляет поставленные заявителем вопросы, проверяет обращение на повторность, осуществляет при необходимости подбор предыдущих ответов заявителя.

3.4. Сроки рассмотрения обращений граждан.

Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.    

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006           № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Губернатор города Севастополя, его заместители, руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Письменные обращения о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции рассматриваются в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения.

Рассмотрение обращений и запросов граждан

Обращения и запросы граждан (далее – обращения) могут рассматриваться непосредственно в Правительстве Севастополя и исполнительных органах государственной власти города Севастополя, в том числе с выездом на место, или их рассмотрение может быть поручено государственному органу или конкретному должностному лицу, либо быть направлены на рассмотрение в органы местного самоуправления внутригородских муниципальных образований города Севастополя в соответствии с их компетенцией.

В случае, если поручение о рассмотрении обращения дается государственным органам и их должностным лицам или обращение направлено на рассмотрение в орган местного самоуправления внутригородских муниципальных образований города Севастополя в соответствии с его компетенцией сотрудник Управления направляет уведомление заявителю о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.

В случае направления документов на исполнение нескольким исполнителям ответственному исполнителю документы направляются в подлиннике, соисполнителям – в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки готовится сотрудниками Управления. Контроль за сроками исполнения осуществляет Управление. Ответ заявителю готовит каждый исполнитель, указанный в поручении.

Если обращение поставлено на контроль федеральными органами государственной власти, подготовку ответа им осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, или указание подготовить ответ дается конкретному исполнителю. Соисполнители не позднее 7 дней до истечения срока исполнения поручения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение             15 дней представлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления.

Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ, но содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если в обращениях граждан приведены факты коррупции в исполнительных органах государственной власти города Севастополя, указанные обращения направляются в исполнительный орган государственной власти города Севастополя, осуществляющий рассмотрение данных вопросов.

4.1. В течение трех рабочих дней Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя, заместители Губернатора –Председателя Правительства Севастополя, руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя (далее – руководители) рассматривают документы и принимают одно из следующих решений:

4.1.1. Для обращений граждан:

а) принять к рассмотрению по существу затронутого вопроса (вопросов) (при необходимости применить пункт 2 части 1 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в случае необходимости запроса документов и материалов в других органах);

б) применить положения статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в случае если решение вопросов, изложенных в обращении, не относится к компетенции Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя;

в) применить положения статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в следующих случаях:

- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (часть 1);

- в обращении обжалуется судебное решение (часть 2);

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (часть 3);

- текст письменного обращения не поддается прочтению (часть 4);

- в письменном обращении содержится вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (часть 5);

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (часть 6).

4.1.2. Для запросов:

а) при запросе информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, опубликованной в средствах массовой информации либо размещенной в сети «Интернет», в ответе на запрос исполнительный орган государственной власти города Севастополя может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация;

б) об отказе в предоставлении запрашиваемой информации по основаниям, предусмотренным статьей 20 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

в) о применении части 7 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», если запрос не относится к деятельности Правительства Севастополя или Правительство Севастополя не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации о другом государственном органе или органе местного самоуправления.

4.1.3. Для отправлений:

а) о направлении ответа автору по существу;

б) о направлении автору письма с разъяснением, что его отправление не является обращением.

4.2. Содержание принятого руководителем по результатам рассмотрения обращения, запроса, отправления решения (поручения) отражается в резолюции, которая оформляется на первом листе подлинника документа или на специальном бланке. Принимать решения о применении вышеизложенных положений законодательства имеют право исключительно руководители – авторы резолюций.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия и инициалы             (в дательном падеже) должностного лица (лиц), которому (которым) дается поручение на рассмотрение (выполнение) по существу вопросов, изложенных в документе, четкое и исчерпывающее указание сути поручения, фамилия и инициалы руководителя, давшего поручение, дата. Резолюция скрепляется личной подписью руководителя.

4.2.1. Если исполнение поручения по документу поручено нескольким должностным лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является должностное лицо, указанное в резолюции первым:

Морозовой Н.В.

Федосееву Н.А.

Никитенко А.Л.

Прошу рассмотреть обращение по существу затронутых вопросов, по результатам подготовить проект ответа.

Личная подпись   Дата

4.2.2. Если рядом с фамилией соисполнителя имеется указание, кто ответственный за обобщение информации и подготовку ответа, подлинник документа и резолюции к нему направляется указанному должностному лицу.

Морозовой Н.В.

Федосееву Н.А. (отв.)

Никитенко А.Л.

Прошу рассмотреть обращение по существу затронутых вопросов, по результатам подготовить проект ответа.

Личная подпись   Дата

4.3. В перечисленных случаях Управление изготавливает необходимое количество копий документа и резолюций к нему и передает их соисполнителям одновременно, а сам подлинник документа и резолюция к нему передается ответственному исполнителю.

Соисполнители в срок, установленный отделом по работе с обращениями граждан Управления, представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции. Копия информации направляется в Управление.

4.4. В случае принятия решений, перечисленных в подпунктах «б», «в» пункта 4.1.1, подпункте «в» пункта 4.1.2 настоящей Инструкции, накладывается резолюция следующего содержания:

Петровой Л.Д.

Для работы в порядке части 3 (4,5) статьи 8 (11) Федерального закона от 02.05.2006               № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Личная подпись   Дата

Петровой Л.Д.

Для работы в порядке части 7 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009

№ 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»

Личная подпись   Дата

или указывается, что обращение подлежит направлению для рассмотрения по принадлежности, не подлежит рассмотрению по существу, подлежит возврату автору и. т. д.

4.5. Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом) и в сопроводительном письме изложена просьба о необходимости информирования о результатах рассмотрения, это отображается в резолюции:

Никоновой П.Л.

Прошу рассмотреть, подготовить ответ по сути обращения, о результатах информировать автора и (название корреспондента).

Личная подпись   Дата

4.6. При написании резолюции, в зависимости от вида текста и его содержания, повторности документа, изложенных доводов и жалоб, приобщенных материалов, принимается решение за чьей подписью готовится ответ. «Дать ответ» обозначает направление ответа за подписью руководителя структурного подразделения, указанного в резолюции, «Подготовить (ответ) проект ответа» обозначает направление ответа за подписью автора резолюции.

4.7. В случаях рассмотрения документов, в которых изложено большое количество вопросов, решение которых находится в компетенции нескольких членов Правительства, допускается подготовка ответов в части, касающейся полномочий каждого из них, что отражается в резолюции:

АТУЕВУ А.А.

РОМАНЕНКО Р.Ю.

Для рассмотрения обращения по сути, подготовки ответов в части компетенции каждого.

Личная подпись   Дата

4.8. Допускается передача документов для рассмотрения на основании резолюции между исполнительными органами государственной власти города Севастополя (как в одном департаменте, главном управлении, управлении, инспекции, так и между структурными подразделениями разных департаментов, главных управлений, управлений, инспекций). Для направления на рассмотрение документов в другие органы, которые не входят в структуру исполнительных органов государственной власти города Севастополя, готовятся сопроводительные письма.

4.9. В случае, если документ адресован члену Правительства Севастополя, а вопросы, затронутые в нем, относятся к компетенции другого члена Правительства Севастополя, допускается написание резолюции с употреблением этикетных форм:

Уважаемый Николай Петрович!

Прошу рассмотреть обращение

в соответствии с компетенцией, поручить подготовить ответ.

Личная подпись   Дата

Сопроводительные письма в указанном случае не готовятся.

4.10. Рассмотренные руководителями обращения с резолюциями в тот же день возвращаются представителями руководителей в Управление. Факт передачи документа фиксируется путем внесения соответствующей информации в регистрационно-контрольные карточки Базы учета.

Сроки выполнения поручений

5.1. После внесения текста резолюции, сведений об исполнителях в регистрационно-контрольные карточки Базы учета сотрудниками Управления устанавливается срок выполнения поручения, изложенного в резолюции:

а) 7 дней со дня регистрации:

- при направлении оригинала обращения (часть 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации») или его копий (часть 4               статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации») для рассмотрения по принадлежности с обязательным уведомлением автора;

- при направлении оригинала обращения, в котором содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем (пункт 2 части 1 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

- при возврате автору обращения, в котором обжалуется судебное решение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (часть 2 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»);

- при направлении оригинала запроса в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации или при направлении ответа о том, что орган, получивший запрос, не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом органе (часть 7 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»);

- при направлении уведомления пользователю информацией об отсрочке предоставления ответа (часть 6 статьи 18 Федерального закона   от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»).

б) не более 30 дней со дня регистрации (статья 12 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; часть 6 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»):

- при условии рассмотрения обращения и направления ответа по существу;

- при направлении автору сообщения об оставлении обращения без ответа по существу затронутых вопросов и недопустимости злоупотребления правом, если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- при направлении автору сообщения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу в случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- при направлении автору сообщения о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- при условии предоставления запрашиваемой информации по запросу;

- при направлении мотивированного отказа в предоставлении запрашиваемой информации.

5.2. При определении контрольных сроков учитывается время (по 3 рабочих дня) на визирование и подписание проекта ответа.

Срок направления соисполнителями информации ответственному исполнителю исчисляется таким образом, чтобы ответственный исполнитель получил ее за пять календарных дней до срока подготовки ответа.

5.3. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение проверки, при направлении запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия) в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок рассмотрения обращения продлевается, о чем уведомляется автор.

Сроки рассмотрения документов граждан могут быть продлены:

- обращений – не более чем на 30 дней сверх установленного;

- запросов – не более чем на 15 дней сверх установленного.

5.4. Срок предоставления необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов другими государственными органами, органами местного самоуправления и иными должностным лицам в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» составляет 15 дней.

5.5. Сроки исполнения поручений по рассмотрению документов подразделяются на типовые – установленные вышеперечисленными и иными законами, и индивидуальные – установленные руководителями (как правило, более сокращенные):

- поручения с пометкой «Незамедлительно», «Срочно» исполняются в течение 3 дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой «Оперативно» исполняются не позднее                           10 дней со дня подписания поручения.

5.6. При рассмотрении уведомлений о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований срок подготовки ответа сотрудниками Управления не проставляется, исполнитель руководствуется нормами Федерального закона от 19.06.2004 № 54-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях» в зависимости от принятого решения.

5.7. Сроки исчисляются в календарных днях, включая выходные, нерабочие праздничные дни. Первым днем рассмотрения считается дата регистрации, последним – дата направления ответа. В случае, если срок исполнения поручения приходится на выходной день, сроком исполнения является последний рабочий день перед выходным.

5.8. На первом листе подлинника документа, принятого для рассмотрения по существу, проставляется штамп «ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ», на подлиннике и копиях резолюций – штамп «КОНТРОЛЬ».

5.9. Оригиналы и изготовленные Управлением копии документов и резолюций к ним направляются для рассмотрения по сути в исполнительные органы государственной власти города Севастополя через адресные ячейки, расположенные в помещениях Управления или в кабинете № 210 в здании Правительства Севастополя по адресу: ул. Ленина, д. 2. Перечень документов отражается в журналах передачи документов на исполнение с указанием даты помещения в ячейку.

С целью создания возможности обеспечения Управлением своевременного исполнения поручений передача документов с резолюциями руководителей непосредственно исполнителям, передача документа из одного исполнительного органа государственной власти города Севастополя в другой, минуя Управление, не допускается.

6. Подготовка ответов на обращения и требования к ним

6.1. Подготовленные проекты ответов на обращения граждан, запросы и отправления передаются исполнителями в отдел по работе с обращениями граждан Управления для регистрации и последующей передачи соответствующему руководителю для подписания.

Отдел по работе с обращениями граждан Управления определяет соответствие формы проектов ответов требованиям Федерального закона             от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Государственному стандарту Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003), настоящей Инструкции.

6.2. Копия информации, подготовленной соисполнителями и направленной ответственному исполнителю, предоставляется в отдел по работе с обращениями граждан Управления.

6.3. Ответы на документы за подписью директоров департаментов оформляются на бланках для писем департаментов, за подписью заместителей Губернатора – Председателя Правительства Севастополя – на бланках заместителей Губернатора – Председателя Правительства Севастополя; за подписью Губернатора города Севастополя – на бланках для писем Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя.

6.4. Ответ на документ должен содержать следующие реквизиты и элементы: адресат, преамбулу, информацию или решения по всем поднятым вопросам, приложения, подпись, данные об исполнителе, дату и исходящий номер.

6.4.1. Ответ на индивидуальное обращение направляется его автору, реквизит «Адресат» оформляется в соответствии с требованиями приказа Минкомсвязи Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи», фамилия физического лица указывается в дательном падеже:

                                                                             Соловьеву И.Б.

ул. Хрулева, д. 15, кв. 6,

г. Севастополь, 299004

                                                                         Лаптевой И.Т.

ул. Розовая, д. 1,

с. Верхнесадовое,

г. Севастополь, 299576

Кирееву И.И.

пр. Новороссийский, д. 18, к. 3, кв. 78,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Бердник Т.М.

а/я 5, Главпочтамт, г. Севастополь, 299011

Молчановой В.А.

до востребования, отделение связи № 3,

г. Севастополь, 299003

Ответ на коллективное обращение направляется лицу, указанному в документе первому (или тому, чья фамилия и адрес читаемы) в списке граждан, подписавших обращение. Если авторов обращения только два, допускается ответ направлять в два адреса:

- лицам, проживающим по разным адресам

Солотвину И.Б.             

ул. Адмирала Макарова, д. 4, кв. 6,

г. Севастополь, 299004

Лаптевой И.Т.

ул. Разъездная, д. 41,

пр. Октябрьской Революции, д. 11, кв. 8,

г. Севастополь, 299076

- лицам, проживающим по одному адресу

                                                                     Чуднову П.Р.,

Чудновой Г.Ю.             

пер. Античный, д. 34,

г. Симферополь,

Республика Крым, 252074

В случае направления ответа физическому лицу и органу (корреспонденту), направившему документ на рассмотрение первым указывается автор обращения, вторым – орган (корреспондент):

Черненко И.С.             

ул. Николая Музыки, д. 2, кв. 16,

г. Севастополь, 299023

Законодательное Собрание

города Севастополя

Если документ направлен для рассмотрения органом власти высшего уровня, информация, отражающая результаты рассмотрения обращения, готовится отдельным письмом. В зависимости от поручения, изложенного в сопроводительном письме корреспондента, допускается направлять отдельным письмом копию ответа автору обращения.

В случае направления уведомления о переадресации документа для рассмотрения по принадлежности другому органу, первым указывается орган (адресат), вторым – автор документа:

Прокуратура города Севастополя

Райкун М.И.             

ул. Болотная, д. 23, комн. 2,

г. Севастополь, 299034

Если документ поступил в форме электронного документа и в нем содержится только адрес электронной почты, ответ направляется на адрес электронной почты:

Темненко О.

temnenko89@mail.ru

Если в документе, поступившем в форме электронного документа, указан адрес электронной почты и почтовый адрес, ответ направляется по почтовому адресу.

Ответы (уведомления) на письменные документы направляются исключительно на почтовые адреса.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица. Наименование организации или ее структурного подразделения указываются в именительном падеже:

Управление МВД России по городу Севастополю

Управление генерального плана

Департамента архитектуры и градостроительства

При адресовании документа должностному лицу, название должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией:

Начальнику Управления МВД России

по городу Севастополю

В.А. Долгому

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Солдаткиной С.М.

пр. Гагарина, д. 234,

г. Севастополь, 299012

Управление Федеральной налоговой

службы по городу Севастополю

Документ не должен содержать более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не указывается.

6.4.2. Допускается использование следующих этикетных форм при  оформлении реквизита «Обращение»:

- для индивидуальных документов:

Уважаемый Никита Михайлович!

Уважаемая Галина Сергеевна!

Уважаемый господин Ветров М.Б.!

- для коллективных документов:

Уважаемые жители села Орлиное!

Уважаемые господа!

«Обращение» отделяется от предыдущего реквизита интервалом не менее 24 пт (0,85 см), от текста документа – 18 пт (0,64 см).

6.4.3. В преамбуле ответа указывается о том, на какие документы, из каких органов поступившие (кому адресованные), в какой форме поступившие предоставляется ответ или по чьему поручению оно рассмотрено:

Ваше обращение, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, рассмотрено Правительством Севастополя. По результатам сообщаем о следующем.

Рассмотрев по поручению Губернатора города Севастополя коллективное обращение членов ЖСТ «Кальмар» сообщаю.

В ответ на Ваше обращение, поступившее в адрес Правительства Севастополя в форме электронного документа, информируем.

По Вашему устному обращению, поданному на личном приеме, осуществляемом  Губернатором города Севастополя, принято решение о следующем.

По результатам рассмотрения заявления, изложенного в Вашем обращении от 23.09.2014, принято решение об его удовлетворении.

Ваш запрос информации удовлетворяется.

Правительством Севастополя принято решение об отказе в удовлетворении запроса информации.

Коллективное обращение жильцов дома № 24 по улице Адмирала Макарова в адрес Губернатора города Севастополя рассмотрено в Департаменте городского хозяйства города Севастополя.

6.4.4. Исполнитель, которому поручено выполнение поручения                       по обращению:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение по существу вопросов, изложенных в обращении, в том числе с участием гражданина, направившего обращение;

- при необходимости запрашивает документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- при необходимости обеспечивает рассмотрение обращения с выездом на место. Результат такого рассмотрения должен быть зафиксирован в соответствующем документе (акте, протоколе и т.п.) и подписан всеми заинтересованными лицами;

- при необходимости привлекает к рассмотрению обращения компетентные и контролирующие органы.

Решения, принятые по результатам рассмотрения документов, должны быть мотивированными, соответствующими нормам действующего законодательства, изложенными литературным языком в форме делового письма, понятными, без повторов, сокращений и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки, содержащими раздельно информацию по всем поднятым в обращении вопросам, учитывающими информацию всех соисполнителей документа.

При подготовке ответов используют формы изложения:

- от первого лица множественного числа «сообщаем», «просим рассмотреть», «направляем»;

- от первого лица единственного числа «считаю необходимым», «информирую»;

- от третьего лица единственного числа «Правительство Севастополя не возражает», «Департаментом социальной политики рассмотрено».

Если по вопросам, изложенным в обращении, проводилась проверка, ответ должен содержать информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении сведений с указанием на то, подтвердились или нет эти сведения. В случае подтверждения в ходе проверки сведений, указанных в обращении, необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений. Возможно направление гражданам актов, протоколов и других документов и материалов, составленных или полученных при рассмотрении обращения. В случае предоставления разъяснений необходимо ссылаться на законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации.

6.4.5. В случае отказа в удовлетворении запроса информации или вопросов, затронутых в обращении, ответ должен содержать аргументированные разъяснения со ссылками на действующее законодательство.

6.5. Применять положения статей 8, 11 Федерального закона                              от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», статьи 7 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» исполнители могут исключительно в случае наличия резолюции, предусмотренной подпунктами 4.1.1, 4.1.2 настоящей Инструкции.

6.6. Ответ на анонимные обращения не дается.

Если анонимное обращение содержит сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, оно направляется в соответствующий государственный орган. Также руководитель, принимающий решение о применении части 1 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», может направить анонимное обращение по принадлежности для сведения, проверки изложенной в нем информации и, в случае необходимости, принятия мер.

Если в обращении отсутствует подпись автора и дата, то обращение принимается к рассмотрению на общих основаниях.

6.7. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается автору с необходимыми разъяснениями порядка обжалования судебного решения. Жалобы на совершение судьями дисциплинарных проступков направляются исполнителем, которого определит лицо, рассматривающее жалобу, в соответствующие квалификационные коллегии.

6.7.1. При рассмотрении обращения с вопросами, ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, автору направляется сообщение о невозможности дать ему ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

6.7.2. В случае рассмотрения обращения, содержащего вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу на ранее направленные обращения и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, автор уведомляется о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки по данному вопросу.

При рассмотрении обращения, по которому была прекращена переписка, автору направляется уведомление о ранее принятом решении о прекращении переписки по поставленному в обращении вопросу с указанием исходящего регистрационного номера и даты ответа о прекращении переписки.

6.7.3. В случае рассмотрения обращения в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, автору направляется письмо об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов и о недопустимости злоупотребления правом. Дополнительно может быть принято решение о направлении копии обращения в органы прокуратуры для рассмотрения вопроса о возбуждении дела об административном правонарушении по обращению, содержащему оскорбления, выраженные в неприличной форме, непристойную лексику и фразеологию, оскорбляющую общественную мораль и нарушающую нормы общественных приличий, с сообщением об этом автору; в органы внутренних дел для организации проверки в рамках уголовно-процессуального законодательства по факту угроз жизни, здоровья и имуществу должностного лица либо членов его семьи.

6.8. Отметку о наличии приложения, оговоренного в письме, оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам:

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если письмо имеет приложение, не оговоренное в тексте:

Приложение: копия ответа на обращение исх. № Б-650/2 от 12.08.2014.

Приложение: 1. Акт уничтожения документов на 1 л. в 1 экз.

                         2. Копия протокола заседания Координационного совета от 23.09.2014 № 9.

Отделяется от текста интервалом 6-12 пт (0,21-0,42 см).

6.9. В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего ответ, личная подпись, инициалы и фамилия должностного лица.

Заместитель Губернатора                                                                                                 П.Т. Тимофеев

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности относительно самой длинной строки:

            Директор Департамента

административно-территориального

  управления и работы с населением                                                                              О.Г. Борисова

Отделяется от предыдущего реквизита интервалом не менее 36 пт               (1,27 см).

В случае отсутствия должностного лица, указанного в письме, подписать подготовленный проект ответа может должностное лицо, уполномоченное на выполнение его функций. При этом рукописным способом вносятся изменения в проект ответа, указывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, фактически подписавшего ответ. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

6.10. Реквизит «Исполнитель» включает в себя инициалы и фамилию лица, подготовившего документ и номер его телефона. Реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, выполняется шрифтом размером № 10-12:

С.А. Новиков

544530

6.11. При изготовлении ответа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.12. Текст ответа выполняется машинописным способом на бумаге формата А4 (21 х 297 мм) только с одной стороны, с использованием шрифта размером № 14, гарнитуры Times New Roman, через 1 – 1,5 междустрочных интервала. Допускается уменьшение интервалов и шрифта при необходимости размещения текста на одной странице.

Каждый лист письма должен иметь поля:

30 мм – левое;

20 мм – верхнее, нижнее;

10 мм – правое.

Отступы от границы левого поля:

12,5 мм – абзацы в тексте;

92 мм – реквизит «Адресат»;

Не делается отступ от границы левого поля при оформлении реквизитов «Приложение», «Исполнитель», наименования должности реквизита «Подпись».

6.13. Исполнитель несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за объективность и всесторонность рассмотрения обращения, правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, соблюдение установленных сроков, своевременность продления сроков. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в соответствующей части в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Экземпляр ответа, который остается в материалах дела, визируется исполнителем, его непосредственным руководителем. Визы проставляются на последнем листе ответа, состоят из подписи и фамилии должностного лица. Допускается оформление листа согласования. Также исполнитель обеспечивает изготовление необходимого количества экземпляров ответа с учетом количества адресатов.

6.14. После внесения сведений о дате поступления проекта ответа в Управление в регистрационно-контрольные карточки Базы учета правильно оформленные и полные проекты ответов передаются через представителей руководителей для визирования и подписания. Перечень документов заносится в журналы передачи документов на рассмотрение и документы передаются через адресные ячейки для почты руководителей, расположенные в помещении отдела по работе с обращениями граждан Управления (кабинет № 102) в здании Правительства Севастополя по адресу: ул. Ленина, д. 2, с указанием регистрационного индекса документа, даты и времени помещения в ячейку.

6.15. Также сотрудниками Управления отмечается результат рассмотрения:

«даны разъяснения» в случае направления ответа с разъяснением действующего законодательства;

«поддержано» в случае удовлетворения изложенных в документе вопросов;

«не поддержано» в случае отказа в удовлетворении изложенных в документе вопросов;

«переадресовано» в случае направления для рассмотрения по принадлежности.

Результат рассмотрения отдельных видов обращений, предусмотренных статьей 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», относят к результату «даны разъяснения».

6.16. Проекты ответов (в том числе подписанные руководителями), не соответствующих по форме требованиям Федерального закона  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ  «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных   органов   и   органов   местного самоуправления», Государственному стандарту «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003) и настоящей Инструкции, возвращаются Управлением исполнителям для исправления несоответствий.

6.17. Обращение, запрос считаются выполненным, если решены по существу все вопросы, изложенные в нем, принято обоснованное решение и автору направлен письменный ответ. В случае, если в ответе указываются предусматриваемые меры или срок его рассмотрения продлен, документ остается на дополнительном контроле до окончательного принятия мер по затронутым вопросам, о чем дополнительно информируется автор.

В случае рассмотрения обращения с участием автора, удовлетворения вопросов, изложенных в обращении, при наличии расписки автора обращения об отсутствии необходимости давать письменный ответ, исполнитель готовит служебную записку на имя автора резолюции, которая является достаточным основанием для принятия решения о завершении делопроизводства по обращению.

Окончательный ответ на обращение, находящееся на дополнительном контроле, целесообразно начинать следующим образом:

В дополнение к исх. № _________ от «____»__________ сообщаем следующее.

На Ваше обращение от 23.06.2014 дополнительно сообщаю.

6.18. Завизированные и подписанные ответы в этот же день возвращаются представителями руководителей в Управление. 

В случае несогласия с решениями, разъяснениями, изложенными в проектах ответов, руководители возвращают их с примечаниями исполнителям для доработки через Управление. Передача руководителями (представителями руководителей) подготовленных проектов ответов исполнителям, минуя Управление, не допускается.

Возврат документов отражается Управлением в регистрационно-контрольной карточке Базы учета без продления срока.

6.19. В день возвращения в Управление подписанные ответы подлежат регистрации путем проставления даты и исходящего номера (исходящий номер ответа соответствует входящему регистрационному индексу), конвертированию и направлению адресату.

Если документ направлен на рассмотрение из другого органа (корреспондента), сотрудником Управления делается ссылка на исходящий номер и дату сопроводительного письма. Ответы на документы за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти города Севастополя подлежат регистрации в данных органах.

6.20. Ответы, в том числе на документы, поступившие в форме электронного документа, за подписью Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя и его заместителей отправляются сотрудниками Управления, за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти города Севастополя – сотрудниками исполнительных органов государственной власти города Севастополя.

6.21. На конверте проставляется исходящий номер отправления. Все отправления, предназначенные для почтовой отправки в один день, заносятся в почтовый реестр, который подписывается сотрудником Управления, его составившим, и руководителем Управления. При получении почтовой корреспонденции сотрудник почтового отделения подтверждает получение почтовой корреспонденции своей подписью.

Допускается направление нескольких ответов, направляемых по одному адресу, вкладывать в один конверт, при этом на конверте указываются все исходящие номера.

6.22. После завершения делопроизводства оригинал документа (или его копия в случае применения частей 3, 4 статьи 8, части 2  статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», части 7 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления») и все материалы по его рассмотрению вкладываются в мягкую обложку и хранятся в архивном помещении Управления. Хранение оформленных дел по рассмотрению обращений и запросов граждан у исполнителей или руководителей запрещено.

Решение о завершении делопроизводства по документу принимается руководителем, рассматривающим его, путем проставления подписи на мягкой обложке или на экземпляре ответа в левом верхнем углу.

6.23. В случае отказа граждан от дальнейшего делопроизводства по поданным обращениям на основании части 5 статьи 5 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ими оформляется соответствующее заявление.

Также, после оформления письменного заявления, автор обращения может знакомиться со всеми материалами, документами, служебной перепиской, резолюциями, которые имеются в деле по рассмотрению его обращения, в случае необходимости имеет право делать фотоснимки. 

Для получения копий имеющихся в материалах дела документов необходимо оформление отдельного заявления. Автор обращения имеет право получить приобщенные им приложения к обращению, взамен которых сотрудниками Управления изготавливаются копии.

Оригиналы обращений возвращать авторам запрещено.

6.24. Обеспечение контроля своевременности исполнения документов поступивших в адрес Правительства Севастополя, Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя, его заместителей, членов Правительства Севастополя возлагается на Управление.    

Дважды в месяц (1-го и 15-го числа месяца) в исполнительные органы государственной власти города Севастополя направляются списки документов, сроки исполнения которых выпадают на текущий месяц.

Также в адрес руководителей один раз в неделю (по понедельникам) направляются списки документов, направленных для рассмотрения, визирования и принятия решения о списании в дело.

7. Личный прием граждан

7.1. Личный прием граждан Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя, его заместителями, руководителями исполнительных органов государственной власти города Севастополя проводится в соответствии с отдельно утвержденными графиками по предварительной записи.

7.1.1. Организацию личного приема граждан Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя осуществляют сотрудники Управления в соответствии с графиком работы Управления, утвержденным приказом директора Департамента общественных коммуникаций города Севастополя. Организацией личного приема граждан заместителями Губернатора – Председателя Правительства Севастополя осуществляют их референты, помощники, секретари или иные ответственные лица, ими назначенные.

Запись на личный прием к Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя и к его заместителям осуществляется сотрудниками Управления при личном визите заявителя в Управление (ул. Ленина, 2, каб. № 103) в соответствии с графиком работы Управления.

Запись на личный прием осуществляется при наличии документов, удостоверяющих личность.

Информация о графике и порядке личного приема доводится до сведения граждан путем опубликования информации на официальном сайте Правительства Севастополя, а также на стендах в помещении Управления.

Запись на личный прием к руководителям исполнительных органов государственной власти города Севастополя осуществляет референт, помощник, секретарь руководителя исполнительного органа государственной власти города Севастополя или ответственное лицо, назначенное руководителями исполнительных органов государственной власти города Севастополя.

Личный прием граждан руководителями структурных подразделений департаментов проводится в соответствии с графиками, утвержденными руководителями структурных подразделений.

7.1.2. Организацией личного приема представителей юридических лиц занимаются:

-  к Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя: референт, помощник, секретарь Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя или ответственное лицо, назначенное Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя;

          - к заместителям Губернатора – Председателя Правительства Севастополя: референт, помощник, секретарь заместителя Губернатора – Председателя Правительства Севастополя или ответственное лицо, назначенное заместителем Губернатора – Председателя Правительства Севастополя;

          -  к руководителям исполнительных органов государственной власти города Севастополя: референт, помощник, секретарь директора департамента города Севастополя или ответственное лицо, назначенное руководителем исполнительных органов государственной власти города Севастополя.

7.2. Во время предварительной записи на личный прием в Правительстве Севастополя гражданин собственноручно пишет заявление, в котором указывает свою фамилию, имя, отчество, адрес проживания, контактный телефон, суть вопроса, который он желает решить в ходе приема.

Граждан, которые предварительно записались на личный прием, оповещают о месте и времени проведения личного приема посредством телефонной связи, используя номер телефона, указанный гражданином в заявлении:

- сотрудники Управления – при проведении личного приема Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя;

- референт, помощник, секретарь заместителя Губернатора – Председателя Правительства Севастополя или ответственное лицо, назначенное заместителем Губернатора – Председателя Правительства Севастополя при проведении личного приема заместителем Губернатора – Председателя Правительства Севастополя;

- референт, помощник, секретарь директора департамента города Севастополя или ответственное лицо, назначенное директором департамента города Севастополя при проведении личного приема директором департамента города Севастополя.

7.3. Гражданин при написании заявления для записи на прием прилагает к нему копии ответов на ранее рассмотренные обращения.

Заявление гражданина на прием с копиями ответов передаются руководителям для решения затронутых вопросов.

По результатам рассмотрения вопросов, вынесенных на личный прием, исполнителем составляется мотивированная справка в адрес Управления, в которой изложены пути решения проблемы, объективная информация по сути поднимаемых вопросов.

7.4. Личный прием граждан осуществляется исключительно по вопросам, которые относятся к компетенции Правительства Севастополя. Если вопросы, поднятые в заявлении гражданина, не относятся к компетенции Правительства Севастополя, личный прием гражданина не проводится, о чем ему сообщается в письменной форме с указанием к компетенции какого органа или должностного лица относится решение вопроса заявителя. 

7.5. Предварительная запись на личный прием к Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя, заместителям Губернатора – Председателя Правительства Севастополя осуществляется при условии, что гражданин обращался ранее с заявлением или жалобой, которые не были рассмотрены (удовлетворены), в исполнительный орган государственной власти города Севастополя или должностному лицу, которые уполномочены на решение соответствующих вопросов. Предварительная запись на личный прием к Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя осуществляется только после того, как заявитель обращался по интересующему его вопросу к заместителю Губернатора – Председателя Правительства Севастополя и его вопрос не был разрешен по сути.

7.5.1. Правом безусловного и первоочередного приема обладают члены Совета Федерации и депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы, ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны, инвалиды I и II групп, ветераны и инвалиды боевых действий, родители (опекуны, попечители приёмных родителей), на попечении которых находится трое и более детей, дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей.

7.5.2. В случаях, когда вопросы, поднимаемые гражданином при записи на личный прием, не относятся к компетенции Правительства Севастополя, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

7.5.3. Запись на повторный личный прием к Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя, его заместителям производится не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение, в случае если гражданин получил устные разъяснения в ходе личного приема, повторная запись на прием возможна в установленном порядке.

7.6. Прибыв на личный прием, гражданин проходит процедуру регистрации, для чего предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а также знакомится со сведениями, изложенными в оформленной карточке личного приема, которую подписывает в случае их подтверждения.

Гражданину отказывается в личном приеме, если у него отсутствуют документы, удостоверяющие его личность.

7.6.1. В случае неявки гражданина на личный прием и невозможности рассмотрения обращения без его участия должностное лицо, ведущее прием, переносит рассмотрение его обращения на новый срок, но не более чем на один месяц.

7.6.2. Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием не допускаются и на прием не записываются.

7.6.3. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина, совершения им действий, нарушающих общественный порядок, представляющих непосредственную угрозу для жизни и здоровья окружающих, оскорбления присутствующих на приеме должностных лиц прием может быть прекращен.

7.6.4. Информация о вышеуказанных фактах поведения гражданина отражается в карточке личного приема.

7.6.5. В ходе личного приема лицо, проводящее личный прием, сообщает заявителю решение, принятое по сути его обращения. В случае, если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства Севастополя, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

7.7. Результаты личного приема (содержание принятого решения, данных разъяснений) заносятся в карточку личного приема, которая подлежит регистрации в Базе учета обращений граждан. Если в ходе личного приема разрешить вопросы, изложенные в обращении, не представляется возможным или гражданином подается письменное обращение по незаявленному при предварительной записи вопросу, лицо, которое проводит личный прием, дает поручение должностному лицу в соответствии с компетенцией и обращение рассматривается в порядке, предусмотренном для письменных обращений.

7.8. В случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, гражданину с его согласия предоставляется устный ответ, о чем делается запись в карточке личного приема.

7.8.1. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поднятых в обращении вопросов в течение 30 календарных дней со дня подписания (регистрации) поручения по результатам личного приема.

7.8.2. Карточки личного приема Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя оформляются Управлением, карточки личного приема заместителей Губернатора – Председателя Правительства Севастополя и членов Правительства – представителями департаментов. Оформленные карточки личного приема граждан подписываются лицом, проводящим личный прием, в ходе приема (по которым даются поручения – не позднее трех дней с даты приема), после чего направляются в Управление для регистрации и внесения текста резолюции.

7.9. Карточки личного приема граждан Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя, заместителей Губернатора Севастополя – Председателя Правительства Севастополя регистрируются в Управлении.

Рассмотрение обращений граждан в данном случае ведется согласно порядку рассмотрения письменных обращений граждан.

Ответственность, в соответствии с законодательством, за объективность и всесторонность рассмотрения вопросов, отраженных в карточке личного приема, правильность и полноту ответов, которые направляются гражданам, соблюдение установленных сроков, своевременность продления сроков несет исполнитель.

7.10. Для обеспечения квалифицированного рассмотрения вопросов, поднятых гражданами в ходе личного приема, к участию в личном приеме могут привлекаться руководители, другие должностные лица исполнительных органов государственной власти города Севастополя по решению лица, осуществляющего личный прием.

Если на личном приеме возникают новые вопросы и обращения, которые не могут быть решены непосредственно во время приема, гражданину предлагается изложить интересующие его вопросы в письменном обращении, которое подлежит регистрации как вновь поступившее в установленном порядке. При этом ответы на письменные обращения граждан, поступившие в ходе личного приема, направляются заявителям за подписью должностных лиц, которым были даны поручения в ходе рассмотрения обращения на личном приеме.

7.11. Лица, признанные судом недееспособными, к участию в приеме не допускаются. Их интересы могут представлять граждане, полномочия которых оформлены в установленном действующим законодательством порядке.

7.12. Лицо, осуществляющее личный прием, обязано обеспечить прием всех граждан в соответствии со списком предварительной записи с учетом правил внутреннего трудового расписания и определенного графиком приема времени.

7.13. В случае если руководитель, который должен осуществлять личный прием граждан, отсутствует по уважительным причинам (болезнь, командировка, отпуск), личный прием проводит должностное лицо, которое исполняет его обязанности.

Лица, которые отказываются от приема, проводимого должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, который должен осуществлять личный прием, приглашаются на следующий прием.

По итогам приема в карточке личного приема и электронной регистрационной контрольной карточке делается отметка о результатах приема.

Информация о принятых мерах по обращениям граждан на личном приеме направляется на ознакомление должностному лицу, осуществлявшему личный прием.

Если не поступает дополнительных поручений, материалы снимаются с контроля должностным лицом, проводившим личный прием.

Если должностное лицо дает дополнительное поручение, то в электронной регистрационной контрольной карточке делается отметка о продлении срока, но не более чем на 30 дней. Материалы направляются исполнителю, который обязан уведомить гражданина о продлении срока.

8. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан

При рассмотрении обращения гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Предоставление информации о ходе рассмотрения обращений граждан осуществляет Управление. Информация предоставляется во время устных консультаций сотрудником Управления, ответственным за организацию личного приема в приемной Управления, и другими сотрудниками Управления.

Телефон для справок в Управлении: (8692) 54-58-18. 

По телефону информация предоставляется по следующим вопросам:

- о поступлении, дате регистрации и регистрационном номере обращения;

- о направлении обращения на рассмотрение в уполномоченный орган;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о результатах рассмотрения обращения;

- информация о нормативных правовых актах, регулирующих работу с обращениями граждан, распределении обязанностей между заместителями Губернатора – Председателя Правительства Севастополя, порядке работы с обращениями граждан в Правительстве Севастополя, графике приема граждан Губернатором города Севастополя, его заместителями.

Справочная информация по рассмотрению обращений граждан предоставляется заявителям ежедневно с 9:00 до 18:00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день – с 9:00 до 13:00.

При получении запроса по телефону сотрудник Управления:

-   называет наименование органа, в который обратился гражданин;

-   представляется и предлагает гражданину представиться;

-   выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу поставленных вопросов;

- при невозможности ответить на поставленный вопрос в момент обращения предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в определенное сотрудником Управления время;

- во время беседы с заявителем сотрудник Управления должен четко произносить слова, избегать «параллельных» разговоров с окружающими людьми.

9. Порядок подготовки и проведения приемов граждан в режиме видео-конференц-связи

Прием заявителей в режиме видео-конференц-связи                                      (далее–видеоприем) по поручению Президента Российской Федерации проводится с целью обеспечения контроля за рассмотрением обращений граждан, ранее поступивших на имя Президента Российской Федерации и взятых Администрацией Президента Российской Федерации (далее – Администрация Президента) на контроль, в целях обеспечения  исполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений.

Видеоприем проводит уполномоченное лицо Администрации Президента по поручению Президента Российской Федерации по графику, утвержденному Администрацией Президента.

Участие в видеоприеме в зависимости от поручения Администрации Президента принимает Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя или его заместители, курирующие соответствующее направление деятельности, заявленное по теме видеоприема.

Управление обеспечивает организацию видеоприемов в Правительстве Севастополя.

Видеоприем осуществляется посредством видео-конференц-связи                                      с  одновременным подключением трех сторон: Администрация Президента (инициатор видеоприема), главный федеральный инспектор по городу Севастополю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе (сторона, представляющая гражданина), Правительство Севастополя (сторона, ответственная за решение вопроса).

Участие гражданина в видеоприеме обеспечивает главный федеральный инспектор по городу Севастополю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе и Управление в части касающейся.

Управление направляет информацию об участнике видеоприема со стороны Правительства Севастополя в установленный срок в Администрацию Президента и обеспечивает своевременное предоставление материалов участнику видеоприема о возможности решения вопроса, заявленного на видеоприем.

Итоговая информация по результатам видеоприема направляется в установленный срок в Администрацию Президента за подписью Губернатора города Севастополя или его заместителей.

Во время проведения видеоприема устанавливаются контрольные сроки исполнения поручения Президента Российской Федерации.

Поручение снимается с контроля Администрацией Президента в связи с его исполнением.

10. Осуществление контроля за обращениями граждан

10.1. На контроль ставятся обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, содержащие вопросы защиты прав детей, сообщения о возможных авариях и иных чрезвычайных ситуациях, по вопросам, имеющим общественное значение, поступившие с личного приема Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя и его заместителей, а также с целью устранения недостатков в работе Правительства Севастополя.

Контрольные поручения по обращениям, поступившим из Администрации Президента, из Аппарата Правительства Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания города Севастополя, подлежат исполнению в установленные действующим законодательством сроки.

На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на рассмотрение проставляется штамп «Контроль»;

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляют сотрудники Управления.

По истечении срока рассмотрения обращения сотрудники Управления делают напоминание исполнителям об истечении срока исполнения.

10.2. Продление срока рассмотрения обращений граждан:

- срок рассмотрения обращений, стоящих на контроле в Администрации Президента, Аппарате Правительства Российской Федерации и иных федеральных органах государственной власти, продлевается путем направления уведомления за подписью должностного лица, давшего поручение. Заявитель в обязательном порядке уведомляется исполнителем о продлении срока рассмотрения обращения с указанием причин продления.

Контрольное обращение считается исполненным только после направления подписанного Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя, его заместителями, руководителями исполнительных органов государственной власти города Севастополя ответа в вышестоящий орган государственной власти.

Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

В случае продления срока рассмотрения обращения в электронной регистрационной контрольной карточке делается соответствующая отметка.

11. Результаты рассмотрения обращений граждан

Результатом рассмотрения обращения гражданина является предоставление заявителю письменного ответа по существу поставленных вопросов или уведомления о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

Результатом рассмотрения устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

Перечень оснований для отказа в рассмотрении обращения.

Обращение не рассматривается по существу, если:

- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- в обращении обжалуется судебное решение и оно в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В таком случае оно вправе быть оставленным без ответа по существу поставленных в нем вопросов с сообщением гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- текст письменного обращения не поддается прочтению. Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу.

12. Оформление ответов на обращения граждан

           Ответ на обращение гражданина подписывается должностным лицом, которому направлялось обращение на рассмотрение или давалось поручение дать ответ на обращение.

Ответы в федеральные органы государственной власти об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан подписывает Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя, его заместители, руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя. Проект ответа готовит ответственный исполнитель. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы.

При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению гражданина.

В ответах на обращения, поставленные на контроль, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

На коллективные обращения ответ направляется одному из граждан с просьбой сообщить о принятом решении другим заявителям.

К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные к обращению, если в нем содержится просьба об их возврате. Если в обращении не содержится просьба о возврате документов, они хранятся в деле.

Ответы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по работе с обращениями граждан в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

Если на обращение дается промежуточный ответ, то заявитель уведомляется о продлении срока рассмотрения обращения.

Краткое содержание ответа заносится в электронную регистрационную контрольную карточку АИС «Обращения граждан». В Управлении проверяется правильность оформления ответа. При необходимости ответ возвращается исполнителю для доработки.

При поступлении ответа сотрудниками Управления ставится штамп, а в электронной регистрационной контрольной карточке делается отметка о дате поступления ответа и заносится его краткое содержание и результат рассмотрения обращения («удовлетворено», «разъяснено», «отказано», «меры приняты» или другие указания). Обращения, снятые с контроля, помещаются в архив Управления.

13. Организация работы по обращениям граждан, которые не подлежат рассмотрению и направлению обращений граждан в другие органы

13.1. Обращения списываются «в дело» за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти города Севастополя в случае, если:

- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- текст письменного обращения не поддается прочтению. Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

-  абзац исключен;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя, его заместители, руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

13.2. Направление обращений граждан на рассмотрение в другие органы власти.

За подписью начальника Управления в соответствии с резолюцией Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя, его заместителей и директора Департамента общественных коммуникаций города Севастополя гражданам готовятся и направляются в течение 7 дней со дня регистрации разъяснения (сообщения, уведомления) в случае, если:

- обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя.

          Обращения о фактах возможных нарушений в сфере миграции направляются в течение 5 дней со дня регистрации в соответствующий территориальный орган федерального органа исполнительной власти.

14. Списание рассмотренных обращений граждан

Решение о завершении делопроизводства по документу принимается рассматривающим его руководителем путем проставления своей подписи на ответе гражданину, который остается на хранении в архиве Управления на мягкой обложке или на самом ответе в левом верхнем углу.

В случае утери оригинала обращения о завершении делопроизводства по документу может быть принято мотивированное решение с учетом следующих условий:

- заявителю направлен окончательный письменный ответ (при наличии копии обращения);

- по результатам проведенной служебной проверки виновное лицо привлечено к ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации;

- заявитель информирован о возможности повторного обращения                  (в случае отсутствия копии обращения).

После завершения делопроизводства оригинал документа и все материалы по его рассмотрению хранятся в архивном помещении Управления. 

15. Формирование подборок материалов по обращениям граждан и их хранение в архиве

        Обращения граждан, ответы и копии ответов, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела и располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются для хранения в архиве Управления, где располагаются с учетом номера, присвоенного во время регистрации в АИС «Обращения граждан».

Допускается оформление отдельных папок по многократным обращениям одного гражданина, «прямым линиям», «выездным приемам» и в других случаях.

Подборки документов по обращениям, поставленным на контроль, хранятся в отдельных папках до истечения контрольного срока. После снятия с контроля документы помещаются в текущий архив.

Архивные документы хранятся 5 лет в Управлении. Документы граждан, обращавшихся в Правительство Севастополя два и более раза, хранятся в архиве под регистрационным номером последней переписки.

Исполнителям запрещается изымать из переписки документы.  

Выдача копий документов по направленному в установленном порядке по запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица производится с разрешения начальника Управления.

______________