Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Тарногского муниципального района



РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                                                              

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От

26.05.2020 г.

№

210

с. Тарногский Городок

Вологодская область

Об  утверждении  инструкции   по делопроизводству в администрации Тарногского муниципального района

    Руководствуясь Уставом муниципального образования «Тарногский муниципальный район», администрация района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

     1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Тарногского муниципального района (далее - инструкция) (прилагается).

     2. Заместителям руководителя администрации района, руководителям органов администрации района, руководителям структурных подразделений  администрации района, работникам администрации района принять меры к исполнению инструкции.

     3. Управляющему делами администрации района (Вячеславов А.А.) ознакомить с инструкцией заместителей руководителя администрации района, руководителей органов администрации района, руководителей структурных подразделений  администрации района.

     4. Руководителям органов администрации района, руководителям структурных подразделений  администрации района ознакомить с инструкцией работников соответствующих органов и структурных подразделений администрации района.

     5. Признать утратившим силу постановление Главы района от 02.10.2006 г. № 494 «Об утверждении инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации Тарногского муниципального района» (с изменениями от 28.08.2008г. № 501).

     6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

Первый заместитель руководителя

администрации района, начальник

управления инфраструктурного развития                                           Н.А.Шамонин     

УТВЕРЖДЕНА                                                                              постановлением администрации района от 26.05.2020 г.  № 210

                                                                           

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации

Тарногского муниципального района

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

              1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в администрации Тарногского муниципального района (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и автоматизированными информационными ресурсами в администрации района, органах и структурных подразделениях администрации района (далее также - администрация района, структурные подразделения).

              1.2. Документы и автоматизированные информационные ресурсы администрации района, структурных подразделений являются районной собственностью, имуществом администрации района.

              1.3. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), приказом Федерального Архивного агентства от 11.04.2018г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», Регламентом администрации района.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой «Для служебного пользования» с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации Тарногского муниципального района, утвержденной распоряжением администрации района от 22 марта 2017 года № 192-р.

Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию) в администрации района регулируются отдельными нормативными правовыми актами.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в администрации района возлагается на управление делами администрации района (далее - Управление).

Ответственность за организацию работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется делопроизводителем или иным работником, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

1.7. Основные потоки документов в администрации района делятся на:

документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти области, структурных подразделений, обладающих статусом юридического лица, а также физических лиц;

документы, направляемые в иные организации, документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, в структурные подразделения, обладающие статусом юридического лица, а также физическим лицам;

документы, созданные в администрации района, структурных подразделениях и не предназначенные для направления в иные организации, органы исполнительной государственной власти области, (далее также - внутренняя корреспонденция, входящая внутренняя корреспонденция, исходящая внутренняя корреспонденция).

1.8. Организация работы с документами, поступившими от иных организаций, и с документами, направляемыми в иные организации, осуществляется специалистом приемной администрации района (далее   также - специалист приемной) в автоматизированной системе электронного документооборота (далее - АСЭД) и на бумажных носителях.

Организация работы с обращениями, запросами осуществляется специалистом приемной в автоматизированной системе «Обращения граждан» (далее - АС «Обращения граждан») и на бумажных носителях.

Организация работы с документами, связанными с проведением личных приемов граждан руководителем администрации района, заместителями руководителя администрации района, осуществляется специалистом приемной в АС «Обращения граждан» и на бумажных носителях.

              1.9. Организация работы с внутренней корреспонденцией, осуществляется специалистом приемной в АСЭД и на бумажных носителях.

              1.10. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений.

              1.11. Передача документов (копий документов) для официального опубликования представителям средств массовой информации осуществляется  специалистом приемной.

              1.12. При работе с подлинниками документов в администрации района, структурных подразделениях не разрешается вносить в них исправления и делать  пометки, искажающие смысл и содержание документа.

              1.13. Требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц администрации района, структурных подразделений. Должностные лица несут ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность служебных документов.

1.14. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе должностные лица обязаны передать все находящиеся у них документы должностному лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или иному должностному лицу по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении должностного лица или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.15. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

реквизит документа - элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

документооборот - движение документов в администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации района, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

входящие документы - документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти области, структурных подразделений, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;

исходящие документы - документы, направляемые в иные организации, документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, структурные подразделения, обладающие статусом юридического лица, а также исходящая внутренняя корреспонденция;

дело -  документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в администрации района, оформляются на бланках (черно-белых) и бланках с цветным изображением герба (далее - цветные бланки), стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.

2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

При подготовке документов в администрации района используются электронные шаблоны бланков документов.

2.1.3. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.1.4. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочный интервал.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

2.1.5. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.1.6. В администрации района применяются следующие виды бланков:

бланк постановления администрации района;

бланк распоряжения администрации района;

бланк письма администрации района;

бланк структурного подразделения администрации района.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.

На продольных бланках помещается изображение герба Тарногского муниципального района. Размер изображения герба должен быть не более 20 мм.

Для каждого вида бланков устанавливается свой состав реквизитов:

для бланков постановления, распоряжения администрации (продольные черно-белые бланки):

- герб Тарногского муниципального района;

- наименование органа местного самоуправления (администрация Тарногского муниципального района);

- вид документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- место составления (издания) документа;

для бланков письма администрации района (угловые черно-белые бланки):

- герб Тарногского муниципального района;

- должность лица, подписавшего документ (руководитель администрации района, первый заместитель руководителя администрации района, заместитель руководителя администрации района);

- справочные данные об администрации района (почтовый адрес, номера телефона, телетайпа, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа (далее - адресанта);

для бланка структурного подразделения (угловой черно-белый бланк):

- наименование органа местного самоуправления (администрация Тарногского муниципального района);

- наименование структурного подразделения;

- справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое,

10 мм – правое,

20 мм – верхнее,

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения могут иметь левое поле не менее 30 мм.

Образцы бланков, используемых в администрации района, структурных подразделениях, приведены в приложении 1 к Инструкции.

2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые в процессе деятельности администрации района, структурных подразделений, имеют установленный состав реквизитов, а также порядок их расположения и оформления.

Настоящей Инструкцией устанавливается следующий состав реквизитов документов администрации района:

герб Тарногского муниципального района;

наименование органа местного самоуправления – автора документа (администрация Тарногского муниципального района);

наименование структурного подразделения – автора документа;

наименование должности лица – автора документа;

справочные данные об органе местного самоуправления - администрации Тарногского муниципального района;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об электронной подписи;

оттиск печати;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция;

отметка о контроле документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;

должность лица, подписавшего документ;

отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Правила оформления реквизитов документов представлены в приложении 2 к Инструкции.

2.3. Подготовка и оформление проектов муниципальных

правовых актов

2.3.1. Постановления и распоряжения администрации района (далее в настоящем подразделе также - Проект правовых актов, проект, постановление, распоряжение) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов области, по поручению Губернатора области, по поручению руководителя администрации района, а также по инициативе заместителей руководителя администрации района, руководителей структурных подразделений.

2.3.2. Постановления и распоряжения администрации района оформляются на бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов. В администрации района, структурных подразделениях используются электронные шаблоны бланков Проектов правовых актов.

2.3.3. Проекты постановлений и распоряжений администрации района готовятся в соответствии с порядком подготовки и в сроки, установленные Регламентом администрации района.

Порядок согласования проектов постановлений  и распоряжений администрации района, состав документов, сопровождающих указанные проекты, порядок принятия и доведения до исполнителей принятых актов устанавливаются Регламентом администрации района.

2.3.4. Основные требования к оформлению Проектов правовых актов.

2.3.4.1. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) без оборотной стороны шрифтом № 14  с соблюдением полей, установленных пунктом 2.1.2. подраздела 2.1. раздела II Инструкции. В верхнем правом углу первого листа проекта печатается слово «Проект».

2.3.4.2. Проекты правовых актов содержат следующие реквизиты:

проекты постановлений и распоряжений администрации района:

- наименование органа местного самоуправления (администрация Тарногского муниципального района),

- наименование вида акта (постановление, распоряжение),

- дата,

- регистрационный номер,

- место составления (издания) правового акта (Вологодская область с. Тарногский Городок),

- заголовок,

- текст,

- подпись должностного лица,

- виза должностного лица, ответственного за разработку проекта.

2.3.4.3. Такие реквизиты, как наименование вида акта, наименование органа местного самоуправления, дата, регистрационный номер, место составления (издания) правового акта, оформляются в соответствии с правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к Инструкции).

2.3.4.4. Заголовок оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля, печатается жирным шрифтом через один межстрочный интервал без кавычек и не подчеркивается. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста правового акта. Точка в конце заголовка не ставится.

2.3.4.5. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа), печатается через одинарный межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст правового акта должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.

Текст может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей или распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки акта. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и другое. Если акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и наименование документа (заголовок к тексту).

Преамбула в постановлениях администрации района завершается словами «администрация района ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Завершающие слова печатаются с новой строки без отступа от границы левого поля. Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ» печатаются прописными буквами жирным шрифтом.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

2.3.4.6. Постановляющая (распорядительная) часть Проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые также нумеруются арабскими цифрами с точкой.

В постановляющей (распорядительной) части могут содержаться конкретные поручения, указываться исполнители (структурные подразделения, органы местного самоуправления района и их руководители, конкретные должностные лица), описываться механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, устанавливаться сроки их исполнения, могут содержаться сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением данного акта.

              В текстах постановлений, распоряжений и текстовых приложениях допускается использование стандартных общепринятых сокращений слов и словосочетаний с целью сокращения объема документа и ускорения восприятия информации (например: г. - год, город; ул. - улица; и т.д. - и так далее; и т.п. - и тому подобное). Использование аббревиатур в постановлениях, распоряжениях и текстовых приложениях к ним допускается только при условии введения их в качестве сокращения какого-либо понятия (словосочетания, наименования и другое) после первого его упоминания в тексте, например:

Утвердить Положение о правовом отделе администрации Тарногского муниципального района (далее - Положение).

В нетекстовых приложениях помимо общепринятых сокращений допускается использовать аббревиатуры без введения их в качестве сокращений, но при этом необходимо составлять список сокращений, использованных в таких приложениях.

Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. При этом в тексте допускается последующее сокращение наименования.

2.3.4.7. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Подчеркивание, выделение слов или словосочетаний в текстах правовых актов не допускаются. В тексте не допускается написание аббревиатуры РФ вместо слов «Российская Федерация».

Не допускается вместо года «2018 (2019, 2020)» писать «18 (19, 20)».

В тексте Проекта правового акта используется словесно-цифровое написание даты: «5 января 2019 г.» либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.01.2019. Проставлять ноль в обозначении даты, содержащей одну цифру при написании даты словесно-цифровым способом, не следует.

В тексте Проекта правового акта инициалы рекомендуется ставить перед фамилией. Не допускается переносить на другую строку или страницу фамилии от инициалов, знаки номера, параграфа, процентов, часа и прочее от соответствующих цифр.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (в последней группе - три цифры): 65 439; 7 230. Разбивка чисел на группы возможна только в отношении чисел, обозначающих количественные выражения (объем, сумма, количество и другое).  В числах, состоящих из целой и дробной частей, точка между цифровыми группами не ставится. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов, знаменательных дат не рекомендуется переносить словесные выражения на другую строку или страницу отдельно от цифровых.

2.3.4.8. В Проектах правовых актов о выделении средств из бюджета района наименования статей расхода бюджета должны соответствовать их наименованиям в решении Представительного Собрания о бюджете на соответствующий календарный год.

В предписаниях, адресуемых  не находящимся в подчинении администрации района организациям, расположенным на подведомственной территории, применяются глаголы «предложить», «рекомендовать». В отдельных случаях возможна категоричная форма обращения, если распорядительный правовой акт издается по вопросам компетенции руководителя администрации района, по которым он вправе давать общеобязательные указания.

2.3.4.9. При необходимости признания утратившим силу действующего (действующих) акта (актов) текст пункта об этом начинается словами:

«Признать утратившим (утратившими) силу …».             

              Далее следуют реквизиты правовых актов (перечень правовых актов), которые утрачивают силу, в последовательности: вид правового акта, наименование органа, принявшего (издавшего) акт, дата, регистрационный номер, наименование акта.

              Проекты о внесении изменений в ранее принятые акты, как правило, начинаются фразой:

«Внести в постановление (распоряжение) администрации района (дата, номер, наименование) следующие изменения:»

или

«Внести следующие изменения в постановление (распоряжение) администрации района (дата, номер, наименование):».

Далее следует перечень изменений, которые необходимо внести в правовой акт, по схеме от меньшего к большему: абзац, подпункт, пункт, раздел, например: «в абзац первый подпункта 1.1 пункта 1 раздела I».

Все изменения, вносимые в ранее принятые постановления, распоряжения, должны соответствовать структуре основного правового акта, в который вносятся изменения.

При необходимости внесения существенных и многочисленных изменений в действующий правовой акт составляется новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего, подлежащего отмене или признанию утратившим силу.

Внесение поправок, меняющих смысл и содержание текстов Проектов правовых актов, полностью прошедших согласование в администрации района в соответствии с Регламентом администрации района, не допускается. Внесение изменений в утвержденные правовые акты осуществляется в соответствии с Регламентом администрации района.

2.3.4.10. Подпись отделяется от текста правового акта 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Руководитель администрации района» инициалов и фамилии руководителя администрации района, или слов «Первый заместитель руководителя администрации района», инициалов и фамилии первого заместителя руководителя администрации района. Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при необходимости размещения текста проекта на одной странице.

2.3.4.11. Проекты распоряжений и постановлений администрации района могут иметь приложения.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифта идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений администрации района. В тексте приложений используется одинарный межстрочный интервал.

              В приложениях помещаются положения, порядки, регламенты, перечни, списки, составы комиссий, графики и иное. В тексте постановлений и распоряжений администрации района должна содержаться ссылка на приложение.

Приложения нумеруются в порядке их упоминания в тексте, знак «№» при этом не ставится. Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложение не утверждается, в тексте правового акта делается ссылка «согласно приложению» или «(прилагается)», на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», а ниже дается ссылка на соответствующее постановление или распоряжение в дательном падеже. Все составные части реквизита оформляются флаговым способом  (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов), например:

Приложение

к постановлению

администрации района

от ___________ № ______

              При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения со ссылкой на постановление или распоряжение, его дату и номер, например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

администрации района

от ____________ № ______

Гриф утверждения в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: соответственно порядок - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, рекомендации - УТВЕРЖДЕНЫ.

Если утверждается (приводится) форма какого-либо стандартного, типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через дополнительный интервал от границы правого поля пишется слово «Форма», а далее идет заголовок приложения, например:

Приложение 1

к Порядку

Форма

Отчет

об использовании субсидии на компенсацию затрат

сельхозтоваропроизводителей на горюче-смазочные материалы

Слово «Форма», как правило, включается в заголовок приложения, если он не является частью утверждаемой (приводимой в приложении) формы, например:

Форма

номенклатуры дел администрации Тарногского муниципального района

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении  3 к Инструкции.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, жирным шрифтом, например:

Положение

об управлении делами администрации

Тарногского муниципального района

Через 1 межстрочный интервал печатается текст приложения.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Для обозначения подразделов используется нумерация второго уровня (с использованием двух цифр). Пункты в подразделах нумеруются с использованием нумерации третьего уровня (тремя цифрами, разделенными точками, первая и вторая из которых повторяют номер подраздела, третья обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации четвертого уровня (номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами, пункты - арабскими или разделы - арабскими с нумерацией первого уровня, пункты - арабскими с нумерацией второго уровня, например:

1. Название раздела

1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта.

1.3.1. Текст подпункта.

1.3.2. Текст подпункта.

1.3.3. Текст подпункта.

или

I. Название раздела

1.1. Название подраздела

1.1.1. Текст пункта.

1.1.2. Текст пункта.

1.2. Название подраздела

1.2.1. Текст пункта.

1.2.2. Текст пункта.

II. Название раздела

2.1. Название подраздела

2.2.1. Текст пункта.

2.2.2. Текст пункта.

2.3.4.12. Для объяснения тех или иных особенностей, которые могут быть отражены в нормативном предписании Проекта правового акта, а также в целях уточнения отдельных нормативных предписаний проекта к отдельным его частям (пунктам, подпунктам, абзацам, отдельным словосочетаниям или словам) может быть сделана сноска, обозначаемая звездочкой или арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса, например: «¹», «²» и так далее.

Текст сноски печатается через один межстрочный интервал, размером шрифта меньше размера шрифта основного текста (например, размером № 10 или № 12) в конце каждой страницы. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. 

Также после символа сноски можно поставить знак «тире». В этом случае текст сноски будет печататься со строчной буквы, после сноски будет ставиться точка с запятой, а после последней сноски - точка.

Применяемые в Проекте правового акта тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.

В Проекте правового акта допускается использование примечаний в случаях, когда нормативное предписание не представляется возможным изложить в соответствующем пункте текста. Если примечаний несколько, они обозначаются порядковыми номерами, оформленными арабскими цифрами. Примечания могут оформляться в конце пункта (подпункта) проекта, после таблицы или в конце документа.

Примечания печатаются шрифтом меньшего размера, чем размер шрифта основного текста (например, размером № 10 или № 12).

Если примечание одно, то после текста с красной строки пишется слово «Примечание», ставится двоеточие и далее в строку со строчной буквы пишется текст примечания.

Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются после слова «Примечания», каждое с красной строки, например:

Примечания:

1. ....

2. ....

и т.д.

2.3.4.13. Если в текст приложения необходимо включить формулу, то следует придерживаться соответствующего порядка ее пояснения:

сначала упоминается наименование показателя, рассчитываемого по формуле, после которого в скобках указывается его буквенное обозначение и ставится двоеточие;

далее после двоеточия через дополнительный межстрочный интервал по центру текстового поля пишется формула, после которой через запятую пишется слово «где» и ставится двоеточие;

далее с красной строки следуют пояснения буквенных обозначений формулы в порядке их следования в ее составе, например:

Коэффициент бюджетной эффективности налогоплательщиков - физических лиц (Кбэпн) рассчитывается по формуле:

        ПБ1

К бэпн  =  __________, где:

                                                                     ПБ2

ПБ1 - объем потерь бюджета района в результате предоставления налоговых льгот за период, предшествующий оцениваемому;

ПБ2 - объем потерь районного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за оцениваемый период.

2.3.4.14. Если проект предусматривает утверждение состава комиссии, то, как правило, персональный состав комиссии оформляется в приложении. Помимо председателя комиссии в составе должен быть определен секретарь комиссии. Также может быть определен заместитель председателя комиссии.

Перед перечнем членов комиссии должна быть строка «Члены комиссии:», перечень оформляется без нумерации. Сведения о членах комиссии содержат фамилии, инициалы (допускается при необходимости прописывать имена и отчества членов комиссии полностью), должности.

Если член комиссии не является должностным лицом администрации района, структурного подразделения, к сведениям о нем добавляется отметка «(по согласованию)». Если таких членов в комиссии более пяти, то отметку «(по согласованию)» можно заменить значком «*», а в конце последнего листа сделать сноску:

* - по согласованию.

Указанные выше требования также обязательны при оформлении составов любых коллегиальных органов (комитетов, советов и др.).

              2.3.4.15. Таблицы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 «№ п/п», после которой текст строки в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст пишется со строчной буквы, за исключением имен собственных и наименований, пишущихся с заглавной буквы.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, выравниваются по центру. Текст в строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы, например:

Наименование объекта

Объем финансирования за счет средств

федерального 
бюджета

областного 
бюджета

местного  
бюджета

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, сокращение слов в заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы (например, в графе «Единица измерения») употребляются только общепринятые условные обозначения. Главным словом заголовков и подзаголовков граф и строк таблицы является, как правило, имя существительное в именительном падеже единственного числа. В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс. рублей, тыс. тонн и другое).

Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф. Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами разных граф, то он опускается.

Если в таблице есть строки, содержащие слова «Итого», «Всего», то после указанных слов двоеточие не ставится.

Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять кавычками в пределах фрагмента таблицы, расположенного на одной странице. Повторяющиеся в графах числовые значения заменять кавычками нельзя, например:

№

п/п

Наименование

организации-поставщика

Единица измерения

Коли-

чество

Срок

поставки

Наименование

ответственного

органа

1.

ОАО «Сатурн»

штук  

100  

I квартал
2018 года

Отдел строительства, энергетики и ЖКХ управления инфраструктурного развития администрации района

2.

ОАО «Автодизель»

- " - 

100  

- " - 

- " -       

С целью однозначного, правильного понимания соотношения элементов таблицы числовые значения располагаются на уровне последней строки наименования показателя (в приведенной выше таблице – показатель «штук»). В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись начинается на уровне первой строки, например:

№
п/п

Наименование  показателя

Пояснения по заполнению

1.

Высшие и средние     
специальные учебные  
заведения            

указываются полные наименования учебных      
заведений (указание сокращенных наименований 
не допускается)                              

2.

Специальность        

наименование специальности указывается в     
соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию 

Оформление таблиц допускается на листах формата А3.

2.4. Оформление отдельных видов документов в администрации

района

2.4.1. Состав документов администрации района

2.4.1.1. В деятельности администрации района помимо правовых актов (постановления и распоряжения) создается комплекс организационно-распорядительных документов: положения, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другое.

2.4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний администрации района, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний (далее также – заседания (совещания).

2.4.1.3. Взаимные обязательства администрации района с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

2.4.1.4. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности администрации района создаются иные виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другое.

2.4.2. Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях (отделах, управлениях, комитетах), утверждаются постановлениями администрации района и должны содержать следующие разделы: общие положения, задачи, функции, организация деятельности, ответственность.

Текст положения об отделе (управлении, комитете) излагается от третьего лица единственного числа.

Разделы положения об отделе (управлении, комитете) могут делиться на подразделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

              В разделе «Общие положения» указываются официальное наименование отдела (управления, комитета) и наименование администрации района, в структуру которой входит отдел (управление, комитет), дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует структурное подразделение администрации района, чем руководствуется отдел (управление, комитет) в своей деятельности,

              В разделе «Задачи» излагается перечень задач, решаемых отделом (управлением, комитетом).

В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности отдела (управления, комитета),  в том числе конкретные действия или виды работ, которые должны выполняться отделом (управлением, комитетом) для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности отдела (управления, комитета).

В разделе «Организация деятельности» отражается структура отдела (управления, комитета) (в случае наличия внутри отдела (управления) структурных подразделений), порядок назначения и полномочия руководителя и заместителя руководителя (при наличии) отдела (управления, комитета), порядок организации работы отдела (управления, комитета), контроля деятельности отдела (управления, комитета).

В разделе «Ответственность» устанавливаются меры персональной ответственности руководителя отдела (управления, комитета).

2.4.3. Протокол

2.4.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях каких-либо коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных секретарем совещания (заседания) либо иным участником совещания (заседания) во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.4.3.2. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.4.3.2.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должности. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня (сколько пунктов включено в повестку, столько разделов она содержит). Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса  излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал).

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:) отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 

1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,

1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

При необходимости приводятся итоги голосования:

«За - ...,

против - ...,

воздержалось - ...».

2.4.3.2.2. Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей, а справа от наименования должностей – соответствующие инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Первый заместитель руководителя

администрации района                                                                                        И.О. Фамилия

Заместитель руководителя администрации

района                                                                                                                      И.О. Фамилия

                                                                                                                                                         

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрировано размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Инициалы и фамилии печатаются с красной строки через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.4.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

2.4.3.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы заседаний рабочих групп, протоколы координационных, экспертных советов и иные.

2.4.3.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4, и имеют следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления района (администрация Тарногского муниципального района) - печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку жирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита «вид документа» одним межстрочным интервалом, печатается жирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится заседание (совещание) или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания (совещания)», отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже реквизита «место проведения заседания (совещания)»; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста основной части протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

2.4.3.7. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

Образцы оформления протоколов (полного и краткого) представлены в приложениях 4, 5 к Инструкции.

2.4.4. Акт

              2.4.4.1. Акт - документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

              2.4.4.2. Акт оформляется на угловом бланке администрации района, структурного подразделения либо на листах бумаги формата А4.

              2.4.4.3. Акт содержит следующие реквизиты: наименование органа местного самоуправления (администрация Тарногского муниципального района), наименование структурного подразделения, название вида документа (АКТ), дата и номер акта, место издания, заголовок, текст документа, отметка о наличии приложений (при необходимости), подписи, гриф утверждения (при необходимости).

Наименование органа местного самоуправления района (администрация Тарногского муниципального района) - указывается полное официальное наименование.

Наименование структурного подразделения - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование структурного подразделения, к компетенции которого отнесено составление акта.

Наименование вида документа - если акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово АКТ печатается прописными буквами в разрядку жирным шрифтом размером № 17, допускается центрирование.

Дата и номер акта - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже реквизита «наименование вида документа»; номер акта обозначается арабскими цифрами, состоит из порядкового номера документа, который при необходимости дополняется индексом дела по номенклатуре.

Место составления - с. Тарногский Городок.

Заголовок – включает в себя краткое содержание текста. Он может начинаться с предлога «О» или «Об», например: «О проверке наличия и сохранности документов».

              Текст имеет сложную структуру и делится на части.

              Вводная часть всегда начинается со слова «ОСНОВАНИЕ». Далее в именительном падеже указываются реквизиты правового акта, в соответствии с которым была образована комиссия, например:

ОСНОВАНИЕ: распоряжение администрации района от 5 августа 2019 года № 215 «О проведении инвентаризации»

Далее ниже указывается состав комиссии начиная с председателя, например:

Составлен комиссией:

Председатель комиссии                            должность                                           И.О. Фамилия

Члены комиссии                                                        должность                                          И.О. Фамилия

Если во время работы комиссии присутствовали другие должностные лица, не включенные в состав  комиссии, это оформляется так:

Присутствовали                                                        должность                                          И.О. Фамилия

Констатирующая часть начинается с целей и задач проведения работы, далее фиксируются установленные факты. Эта часть акта может быть оформлена в виде таблицы, которая позволяет в небольшом объеме обеспечить высокую степень информативности.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа (комиссия установила).

Число экземпляров акта определяется либо нормативными документами, либо практической необходимостью. При указании экземплярности указывается их местонахождение, например:

Составлен в 2 экземплярах:

1 экз. – в бухгалтерию;

2 экз. – в дело №.

Приложение - отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Такое оформление допускается в том случае, когда наименование прилагаемого документа указано в тексте. Если наименование прилагаемого документа не указано в тексте, отметку о наличии приложения оформляют так:

Приложение: Инструкция по делопроизводству на 2 л. в 1 экз.

В самом приложении к акту на первом его листе в правом верхнем углу делается отметка о принадлежности приложения к акту с указанием даты составления и номера акта, например:

Приложение

к акту комиссии

от 05.07.2019 № 7

Если приложений несколько, они обязательно нумеруются.

Подпись - акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

              Гриф утверждения - состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего акт, его подписи, даты утверждения.

В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией, дата утверждения ставится собственноручно в момент утверждения акта должностным лицом, который ставит подпись.

              Гриф утверждения акта располагают в правом верхнем углу.

Образец оформления акта представлен в приложении 6 к Инструкции.

2.4.5. Записка (докладная, объяснительная)

2.4.5.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю администрации района, первому заместителю руководителя администрации района, заместителю руководителя администрации района или руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может носить инициативный (побуждающий принять решение), информационный или отчетный характер.

2.4.5.2. Докладная записка оформляется на листе бумаги формата А4 в свободной форме, подписывается составителем и не регистрируется.

2.4.5.3. Докладная записка должна иметь следующие реквизиты:

адресат - руководитель администрации района, первый заместитель руководителя администрации района, заместитель руководителя администрации района или руководитель структурного подразделения,

фамилия, имя, отчество составителя докладной записки,

заголовок к тексту, который начинается с предлога «О» или «Об»,

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) - слова                  ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА печатаются прописными буквами в разрядку жирным шрифтом размером № 17 по центру),

текст документа - состоит из двух частей: в первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, и приводится их анализ, во второй содержатся выводы и предложения,

дата,

подпись составителя докладной записки.

              2.4.5.4. Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию руководителя администрации района, первого заместителя руководителя администрации района, заместителя руководителя администрации района или руководителя структурного подразделения.

              Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

2.4.6. Служебная переписка

2.4.6.1. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату.

              2.4.6.2. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы (бланк письма администрации района, структурного подразделения) и имеют следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления,

должность лица, подписавшего документ,

справочные данные об администрации района, структурном подразделении,

адресат,

дата документа,

регистрационный номер документа,

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,

наименование к документу (заголовок к тексту),

текст документа,

отметка о наличии приложений,

подпись должностного лица,

виза,

отметка об исполнителе.

Реквизиты служебного письма оформляются в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к Инструкции).

2.4.6.3. Требования к тексту служебного письма.

Текст письма печатается через один межстрочный интервал (если текст небольшой по объему (4-5 строк), допускается полуторный межстрочный интервал) размером шрифта № 14 и представляет собой последовательное, связное изложение, состоящее, как правило, из двух частей.

В первой части служебного письма указываются причины, основания или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма; во второй (заключительной), начинающейся с абзаца, помещаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и другое, то для лучшего восприятия его следует делить на абзацы.

Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. Несколько вопросов освещаются в письме в том случае, если они связаны одной темой.

Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, без многословия, которое может мешать выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным, без использования вычурных оборотов изъявления вежливости типа «не будете ли вы так любезны», «соблаговолите подписать», носящих архаичный оттенок.

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается использованием вводных слов и конструкций: «по-видимому», «по-прежнему», «как известно», «если возможно» и т.д. При обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений, например: «В порядке обмена...», «В связи...», «В соответствии...».

Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая обстоятельства ….», «принимая во внимание», «руководствуясь правовыми актами …» и т.п.

Оформленное на бланке письмо не рекомендуется начинать с указания наименования подразделения - автора, оно уже имеется в самом бланке.

Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц печатного текста.

Служебные письма излагаются, как правило, от третьего лица единственного числа, например:

              «Администрация района рассмотрела…»,

              «Отдел считает…»

              или от первого лица множественного числа, например:

              «Просим направить…»,

              «Высылаем перечень…».

              Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например:

              «Прошу представить отчет…»,

              «Направляю для  рассмотрения…».

2.4.6.4. К служебным письмам составляется реквизит «наименование документа (заголовок к тексту)», отвечающий на вопрос «О чем ?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

              2.4.6.5. В служебных письмах чаще всего используются фразы этикетного характера: «Уважаемый…!» - в начале письма над текстом и  «С уважением …» - в заключительной части письма.

2.4.6.6. Служебные письма администрации района готовятся:

как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, Губернатора и Правительства Вологодской области;

как сопроводительные письма к документам;

как ответы на письма (запросы) различных органов власти, организаций и физических лиц;

как инициативные письма.

2.4.6.6.1. Процедура согласования, составления и оформления служебных писем администрации района, которые готовятся как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, определяется Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденным соответствующим постановлением администрации района.

Процедура согласования, составления и оформления служебных писем администрации района, которые готовятся как информации об исполнении нормативных правовых и иных актов вышестоящих органов власти, администрации района, поручений Губернатора Вологодской области и руководителя администрации района, определяется Положением об организации контроля за исполнением нормативных правовых и иных актов вышестоящих органов власти, администрации района, поручений Губернатора и Правительства Вологодской области, поручений руководителя администрации района, утвержденным соответствующим постановлением администрации района.

2.4.6.6.2. Сопроводительные письма прилагаются к документу либо пакету документов, направляемых в чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются документы. Сопроводительное письмо может содержать информацию о поручениях и сроках их исполнения.

2.4.6.6.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать, поступившим запросам, указаниям по исполнению поступивших документов, на которые готовится ответ.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы, содержащиеся в письме, на которое дается ответ, могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если ответное письмо содержит отказ, он должен быть убедительно аргументирован.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, проставляется в бланке письма. В тексте письма - ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.4.6.6.4. Инициативные письма составляются по инициативе должностных лиц администрации района, структурных подразделений, в зависимости от цели подразделяются на следующие виды:

письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-обращение и другое);

письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение и другое).

2.4.6.6.5. По характеру информации письма подразделяются на:

информационные;

гарантийные;

письма-подтверждения;

письма-напоминания;

письма-приглашения;

письма-извещения и др.

Информационные письма - это письма, сообщающие различного рода сведения.

Гарантийные письма - документы, обеспечивающие исполнение изложенных в нем обязательств. В них адресату обычно гарантируется оплата или исполнение иного обязательства. Изложение текста в таких письмах должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи: руководителя администрации района и начальника финансового управления администрации района или лиц, ими уполномоченных.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки таких писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Допустимо составление писем-напоминаний, содержащих в себе только заключительную часть.

Письма-приглашения содержат предложение адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Как правило, текст этих писем начинается словами: «Приглашаем Вас...», «Просим Вас принять участие...». В них раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Текст письма-извещения обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и т.п. Такие письма составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.

Образец расположения реквизитов письма и границы заполнения на формате А4 представлен в приложении 7 к Инструкции.

Информация, объем которой превышает две страницы печатного текста, оформляется приложением к сопроводительному письму.

             

2.4.7. Договор (соглашение)

2.4.7.1. Договор (соглашение) - соглашение двух или нескольких сторон об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

2.4.7.2. Договор (соглашение) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа - ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) - печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля прописными буквами или с прописной буквы жирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля;

заголовок договора (соглашения) - печатается жирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится, например:

ДОГОВОР

между администрацией Тарногского муниципального района

и Правительством Вологодской области о …

дата - печатается от правой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка и оформляется словесно-цифровым способом после подписания договора (соглашения) последней стороной договора (соглашения);

регистрационный номер - печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала от заголовка (на одном уровне с датой);

текст - состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора (соглашения). Статьи договора (соглашения) могут иметь заголовки;

преамбула - содержит следующую информацию: наименование сторон (полное и сокращенное), фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, которыми будет подписан договор (соглашение), наименования и реквизиты документов, на основании которых действуют представители сторон;

число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора (соглашения) и согласия сторон;

заключительная часть - содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов сторон, подписи должностных лиц (подпись состоит из наименования должности лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личной подписи и расшифровки подписи), оттиска печати каждой из сторон;

приложения - ряд урегулированных договором (соглашением) вопросов может быть вынесен в приложения. В этом случае они рассматриваются как составные части договора (соглашения). В тексте договора (соглашения) обязательно должна быть сделана ссылка на имеющиеся приложения, а также должно быть отмечено, что все приложения к договору (соглашению) являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

2.4.7.3. Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение), за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами предусмотрено иное количество экземпляров договора (соглашения). Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

2.4.7.4. Основные требования и порядок подготовки, согласования, регистрации и хранения договоров (соглашений) определены Регламентом администрации района.

2.4.8. Доверенность

2.4.8.1. Доверенность - письменно оформленное полномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

2.4.8.2. Доверенность оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и подписывается руководителем.

2.4.8.3. Доверенность содержит следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления - администрация Тарногского муниципального района (наименование должности лица, подписавшего доверенность - руководитель администрации района),

наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ),

дата и регистрационный номер,

текст - в тексте указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица (наименование органа), передающего полномочия, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует (за исключением доверенности от имени руководителя администрации района); фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица; перечисляются передаваемые по доверенности полномочия, устанавливается срок действия доверенности,

подпись (руководителя администрации района или лица, им уполномоченного),

оттиск гербовой печати.

2.4.9. Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи

2.4.9.1. Телеграмма

              2.4.9.1.1. Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов может использоваться передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм).

  2.4.9.1.2. В администрации района отправка телеграмм осуществляется через приемную администрации района.

              2.4.9.1.3. Телеграмма составляется и адресуется так же, как письмо. Отметка об особом виде телеграммы (срочная, обыкновенная, на художественном бланке, схемная и др.) делается перед адресом.

К отправке не принимаются телеграммы, текст которых содержит исправления и пометки.

2.4.9.1.4. Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, печатается размером шрифта № 14 и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы,

отметка о виде телеграммы,

наименование адресата (адресатов),

текст документа,

регистрационный номер документа и дата документа,

подпись отправителя (руководителя).

2.4.9.1.5. При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить специалисту приемной администрации района список адресатов.

2.4.9.1.6. Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания – строчными (тчк - точка, зпт - запятая, двтч - двоеточие, квч – кавычки), без предлогов, союзов и местоимений.

              2.4.9.1.7. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются.

              2.4.9.1.8. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных (подпись должностного лица и ее расшифровка) сплошной чертой.

              Под чертой печатаются строчными буквами от левого поля: наименование и адрес отправителя, подпись должностного лица и ее расшифровка, визы исполнителей.

              В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.

2.4.9.2. Факсограмма

              2.4.9.2.1. Факсограмма - это документ, получаемый по каналам факсимильной связи. Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

2.4.9.2.2. Факсограмма подлежит первичной обработке в случае наличия в ней следующих реквизитов:

адресант,

почтовый и электронный адрес адресанта,

регистрационный номер и дата,

текст,

должность и фамилия лица, подписавшего документ,

подпись.

              2.4.9.2.3. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:

              запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения и иную информацию ограниченного доступа, а также тексты документов с грифом «Для служебного пользования» и рукописные материалы;

              документы на иностранных языках, направляемые посредством факсимильной связи, отправляются в иные органы и организации при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ на иностранном языке, а иностранному адресату передаются без перевода;

              ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ и на должностное лицо, его подписавшее.

2.4.9.3. Телефонограмма

              2.4.9.3.1. Телефонограмма - документ, в котором содержится дословное содержание сообщения (информации), переданного (принятого) посредством телефонной связи.

Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания, конкретные срочные поручения и другое).

2.4.9.3.2. Телефонограммы оформляются на бумаге в свободной форме.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

2.5.9.3.3. При оформлении телефонограммы могут использоваться следующие реквизиты:

наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА),

адресат, адресант,

текст передаваемого (принимаемого) сообщения,

дата и время передачи (получения) телефонограммы.

2.4.9.4. Электронный документ

Исходящий электронный документ должен содержать реквизиты, установленные для служебных писем пунктом 2.4.6.2 подраздела 2.4.6 подраздела 2.4 раздела II настоящей Инструкции.

Входящий электронный документ подлежит первичной обработке в случае наличия в нем следующих реквизитов:

адресант,

почтовый и электронный адрес адресанта,

регистрационный номер и дата,

текст,

должность и фамилия лица, подписавшего документ,

подпись.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1. Принципы организации документооборота

              3.1.1. Движение документов в администрации района, структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения (помещения в дело) или отправки образует документооборот.

3.1.2. Технология работы с документами в администрации района определяется Регламентом администрации района.

3.1.3. Разработку типовых маршрутов в АСЭД выполняет управление делами администрации района

3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

              3.2.1. Доставка документов в администрацию района осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электросвязи, а также нарочными, курьерами, гражданами.

3.2.2. Специалист приемной администрации района принимает документы, доставленные посредством почтовой связи, фельдъегерской связи, под подпись. Документы с грифом «секретно» и «Для служебного пользования» принимаются управляющим делами администрации района.

Поступившие обращения, запросы принимаются специалистом приемной администрации района.

              3.2.3. При приеме документов проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, при вскрытии конверта - наличие в нем документов, а также всех названных в документах приложений.

3.2.4. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений,
несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении
документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых - приобщается к
поступившему документу, второй - отсылается адресанту. В акте обязательно
указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, вскрывшего
конверт, дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер,
дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт
подписывают лицо, вскрывшее конверт, и его непосредственный руководитель. Акт утверждает руководитель администрации района либо первый заместитель руководителя администрации района.

Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов, представлена в приложении 8 к Инструкции.

Документы с некомплектными приложениями, а также ошибочно доставленные документы возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом.

3.2.5. Конверты от поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают обращения;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

Если на конверте или поступившем документе имеются грифы «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», на данном документе отмечается точные дата и время его получения, например: 05.12.2019 10.35.

Поступившие конверты (пакеты) с грифом «Лично» не вскрываются, на таком конверте (пакете) проставляется штамп «администрация Тарногского муниципального района», указывается дата поступления, и он передается адресату.

3.2.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются диспетчерами ЕДДС. Указанные документы передаются специалисту приемной администрации района не позднее 9 часов следующего рабочего дня и регистрируются как поступившие в день передачи.

О документах, требующих срочного исполнения, специалистом приемной администрации района оперативно докладывается руководителю администрации района.

3.2.7. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 9 к Инструкции.

3.2.8. По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.2.9. Прием (передача) телефонограмм, адресованных руководителю администрации района, первому заместителю руководителя администрации района, заместителю руководителя администрации района и руководителям структурных подразделений осуществляется специалистом приемной администрации района.

3.3. Регистрация входящих документов

3.3.1. Регистрация документов, поступивших в администрацию района, структурные подразделения, осуществляется в АСЭД, кроме обращений и запросов, которые регистрируются в АС «Обращения граждан», специалистом приемной администрации района (специалистами в структурных подразделениях администрации района в АСЭД,  АС «Обращения граждан», либо в соответствующих журналах), в соответствии с Регламентом администрации района.

3.3.2. Поступившие документы регистрируются в день их поступления, созданные - в день подписания или утверждения руководителем администрации района, первым заместителем руководителя администрации района, заместителем руководителя администрации района, руководителем структурного подразделения, за исключением обращений и запросов, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления в администрацию района.

Документы, поступившие в администрацию района после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.

Телеграммы и документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и документы, требующие срочного исполнения, регистрируются в АСЭД незамедлительно после их поступления.

3.3.3. В нижнем правом углу первого листа документа проставляется
регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и
регистрационного номера, за исключением обращения и запроса, регистрационный штамп на которых ставится в правом верхнем углу первой страницы или на месте, свободном от текста, а также на всех сопроводительных документах, прилагаемых к обращению и запросу.

В регистрационном штампе на обращении и запросе указывается дата регистрации обращения и запроса и регистрационный номер.

Обращению и запросу, приложенным к ним сопроводительным письмам, присваивается регистрационный номер соответствующего обращения, запроса.

Обращения, переданные на личном приеме, подлежат передаче специалисту приемной администрации района для регистрации. На них ставится регистрационный штамп «принято на личном приеме».

3.3.4. Зарегистрированный специалистом приемной администрации района документ направляется на рассмотрение в структурные подразделения, в структурных подразделениях повторно не регистрируется.

3.3.5. В документы, поступившие в администрацию района и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить правки и пометки, искажающие смысл и содержание документа.

3.3.6. Телеграммы и документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» регистрируются в АСЭД и доставляются адресатам немедленно.

3.3.7. Документы, ошибочно направленные специалистом приемной администрации района в адрес руководителя администрации района, первого
заместителя руководителя администрации района, заместителя руководителя администрации района, руководителя структурного подразделения, незамедлительно возвращаются специалисту приемной администрации района.

3.4. Порядок подготовки документов к рассмотрению

3.4.1. Подготовка документов к рассмотрению осуществляется специалистом приемной администрации района в АСЭД, обращений, запросов - в АС «Обращения граждан» и включает в себя следующие действия:

ознакомление с содержанием документов;

передача документов для рассмотрения руководителю администрации района, первому заместителю руководителя администрации района.

3.4.2. Порядок оформления резолюций представлен в приложении 2 к Инструкции.

В случае, если резолюция оформлена непосредственно на документе, электронный образ документа с резолюцией помещается в АСЭД и связывается с входящим документом.

3.4.3. Руководитель администрации района, первый заместитель руководителя администрации района при поступлении документа на рассмотрение:

знакомятся с содержанием документа;

оформляют резолюцию.

3.4.4. Поступившие документы должны рассматриваться должностными
лицами администрации района, структурных подразделений в день их
поступления и регистрации в АСЭД, за исключением обращений, запросов, которые рассматриваются не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации в АС «Обращения граждан».

Документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и требующие срочного исполнения, рассматриваются незамедлительно.

3.4.5. Первый заместитель руководителя администрации района, заместитель руководителя администрации района, руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.             

3.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

3.5.1. Регистрация, подготовка к отправке и хранение исходящих документов, подписанных руководителем администрации района, первым заместителем руководителя администрации района, заместителем руководителя администрации района, руководителями структурных подразделений, осуществляются  в соответствии с Регламентом администрации района.

3.5.2. Исходящие документы, не связанные с деятельностью администрации района, структурных подразделений, к отправке не принимаются.

3.5.3. Регистрация исходящих документов осуществляется в АСЭД, кроме обращений, запросов, ответов на обращения, запросы, которые регистрируются в АС «Обращения граждан».

Ответу на обращение, запрос присваивается регистрационный  номер обращения, запроса.

3.5.4. Исходящим документам одинаковым по содержанию и направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

3.5.5. Документы, направляемые в иные организации, после подписания электронной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание в АСЭД, оформляются на бланке администрации района, структурного подразделения, подписываются подлинной подписью, регистрируются в АСЭД и отправляются адресату.

              Документы, направляемые в иные организации, отправляются только с подлинной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание. Использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя администрации района с помощью средств механического или иного копирования, допускается только в исключительных случаях (при отсутствии руководителя администрации района, первого заместителя руководителя администрации района и необходимости срочного направления документа адресату).

              Документы, направляемые в структурные подразделения администрации района, обладающие статусом юридического лица, а также исходящая внутренняя корреспонденция подписываются электронной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание, и после регистрации в АСЭД автоматически передаются адресату - участнику  автоматизированной системы электронного документа по АСЭД.

3.5.6. Документы, направляемые в иные организации, поступившие специалисту приемной администрации района для отправки после 15 часов, кроме телеграмм и срочных документов, отправляются на следующий день.

3.5.7. Документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других реквизитов, необходимых для их отправки, принимаются специалистом приемной администрации района на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

              3.5.8. Подготовка документов к отправке в иные организации включает в себя проставление на конвертах адресных данных, фальцовку (сложение путем перегиба) документов, вложение документа в конверты (тексты, упаковки), заклеивание конвертов. Если документы направляются в иные организации фельдъегерской или специальной связью, на конвертах  проставляется оттиск печати «Для пакетов».

              3.5.9. Подготовка документов, направляемых в иные организации к отправке почтовой, фельдъегерской и специальной связью:

              подписанных руководителем администрации района, первым заместителем руководителя администрации района, заместителем руководителя администрации района - осуществляется специалистом приемной администрации района;

         подписанные документы с грифом «секретно» и «для служебного пользования» - готовятся и отправляются фельдъегерской и специальной связью управляющим делами администрации района;

              подписанных руководителями структурных подразделений администрации района со статусом юридического лица - осуществляется специалистами соответствующего структурного подразделения.

Уведомления гражданам о рассмотрении обращений, запросов, поступивших на официальный сайт администрации района, по электронной почте, направляются адресату в электронном виде специалистом приемной администрации района.

              3.5.10. Реестры на подлежащую отправке фельдъегерской и специальной связью документацию составляет управляющий делами администрации района.

Подготовленные к отправке документы сдаются курьеру специальной или фельдъегерской связи.

  3.5.11. Передача телеграмм осуществляется специалистом приемной администрации района.

3.6. Прием, регистрация, подготовка к рассмотрению и передача документов по каналам факсимильной связи

3.6.1. Поступающие на официальный номер факса администрации района, в структурные подразделения факсограммы регистрируются в АСЭД специалистом приемной администрации района либо специалистом структурного подразделения в АСЭД (соответствующем журнале).

3.6.2. Дальнейшая подготовка к рассмотрению документов, полученных по факсимильной связи, осуществляется соответствующими должностными лицами администрации района, структурных подразделений в соответствии с подразделами 3.3. - 3.4. настоящего раздела Инструкции.

Поступившему впоследствии документу, полученному ранее по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы.

3.6.3. По факсимильной связи могут быть переданы документы, создаваемые в процессе деятельности администрации района, структурных подразделений. При этом регистрации подлежит документ, направляемый в иные организации.

3.6.4. После передачи документа, направляемого в иные организации,  адресату посредством факсимильной связи подлинник данного документа направляется адресату.

3.6.5. Для передачи исходящего документа посредством факсимильной связи нескольким адресатам составляется список рассылки, в котором указываются адресат, номер факса адресата.

3.6.6. Факсограммы, поступившие в администрацию района, структурные подразделения до 17 часов, регистрируются в АСЭД и передаются адресату в тот же день, после 17 часов - на следующий рабочий день, факсограммы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и требующие срочного исполнения - незамедлительно.

3.6.7. Факсограммы, поступившие в адрес руководителя администрации района, первого заместителя руководителя администрации района, заместителя руководителя администрации района, подшиваются и хранятся специалистом приемной администрации района в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.              

3.6.8. Факсограммы, поступившие в адрес структурных подразделений, подшиваются и хранятся в структурных подразделениях.

3.7. Прием, обработка и передача документов

по электронной почте

3.7.1 Поступающие на официальные адреса электронной почты
администрации района, структурных подразделений электронные документы
(далее также - документы, поступившие по электронной почте) переносятся на
бумажный носитель, регистрируются в АСЭД, за исключением обращений, запросов, которые переносятся на бумажные носители, регистрируются в АС «Обращения граждан».

В случае, если объем поступившего документа превышает 10 страниц печатного текста, перенесение его на бумажный носитель не требуется. Такой документ направляется в адрес ответственного исполнителя по электронной почте.

3.7.2. Дальнейшая подготовка к рассмотрению документов, полученных по электронной почте, осуществляется соответствующими должностными лицами администрации района, структурных подразделений в АСЭД в соответствии с подразделами 3.3. - 3.4. настоящего раздела Инструкции.

Поступившему впоследствии документу, полученному ранее по электронной почте, присваивается регистрационный номер электронного документа.

3.7.3. По электронной почте могут быть переданы документы, создаваемые в процессе деятельности администрации района, структурных подразделений. При этом регистрации подлежит исходящий документ.

3.7.4. После передачи электронного документа подлинник исходящего документа направляется адресату.

3.7.5. Для передачи электронных документов нескольким адресатам составляется список рассылки, в котором указываются адресат, адрес электронной почты адресата.

3.7.6. В администрации района прием электронных документов и отправка с официального адреса электронной почты администрации района (pr.admtar@yandex.ru) осуществляются специалистом приемной администрации района.

Прием электронных документов и отправка с официальных адресов электронной почты структурных подразделений администрации района осуществляются соответствующими специалистами.

С официального адреса электронной почты администрации района документы  направляются за подписью руководителя администрации района, первого заместителя руководителя администрации района, заместителя руководителя администрации района.

С официальных адресов электронной почты структурных подразделений администрации района документы направляются за подписью руководителей этих подразделений.

Ответ на обращение в электронном виде передается специалисту приемной администрации района для отправки заявителю. Информация об отправке ответа на обращение оформляется специалистом приемной администрации района на бумажном носителе с указанием даты.

3.7.7. Документы, поступившие по электронной почте в администрацию района, структурные подразделения до 17 часов, регистрируются в АСЭД и передаются адресату в тот же день, после 17 часов - на следующий рабочий день, электронные документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и требующие срочного исполнения - незамедлительно.

3.7.8. Перенесенные на бумажный носитель документы, обращения, запросы, поступившие по электронной почте в адрес руководителя администрации района, первого заместителя руководителя администрации района, заместителя руководителя администрации района, подшиваются и хранятся специалистом приемной администрации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В случае, если объем поступившего документа превышает 10 страниц печатного текста и если указанный документ не является документом постоянного срока хранения, в дело подшивается только сопроводительное письмо к документу.

3.7.9. Перенесенные на бумажный носитель документы, поступившие по электронной почте в адрес структурных подразделений, подшиваются и хранятся в структурных подразделениях.

В случае, если объем поступившего документа превышает 10 страниц печатного текста, в дело подшивается только сопроводительное письмо к документу.

             

3.8. Подсчет объема документооборота

3.8.1. Объем документооборота - это количество документов, зарегистрированных в администрации района, структурных подразделениях за определенный период времени (год, квартал, месяц).

Показатели объема документооборота используются для анализа процессов работы с документами в управленческой деятельности и выработке мер по совершенствованию работы с ними.

3.8.2. Подсчет количества документов в администрации района и структурных подразделениях, при необходимости, производится один раз в год.

3.8.3. Входящие и исходящие документы подсчитываются раздельно. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.8.4. Учет количества документов проводится специалистами в местах регистрации документов.

3.8.5. Результаты учета количества документов, обращений, запросов обобщаются специалистом приемной администрации района.

IV. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ

РАБОТ

4.1. Докумен­ты и материалы, непосредственно касающиеся деятельности руководителя администрации района, первого заместителя руководителя администрации района, заместителя руководителя администрации района, структурных подразделений, тиражируются:

в черно-белом изображении - машинисткой администрации района;

в полноцветном изображении - отделом информационных технологий и защиты информации управления делами администрации района.

4.2. Тиражирование документов и материалов, указанных в пункте 4.1. настоящего раздела, производится в структурных подразделениях либо по заявке руководителя структурного подраз­деления, заместителя руководителя структурного подразделения, начальника (заместителя начальника) управления (отдела) в составе структурного подразделения администрации района, оформленной как заказ на копирование документов. Форма заказа представлена в приложении 10 к Инструкции.

4.3. Изготовление копий документов и материалов производится в порядке очередности их сдачи машинистке.

Копирование документов с пометкой «срочно» выполняется вне очереди.

Срок исполнения срочных заявок на изготовление копий - один час, остальных - в течение рабочего дня.

4.4. Порядок копирования документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации района.

4.5. Изготовление копий с секретных документов, документов, содержащих информацию ограниченного распространения, запрещается.

4.6. Копирование документов из архивных дел осуществляется по заказам, подписанным управляющим делами администрации района.

4.7. Служебные документы, подлежащие копированию на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на бе­лой бумаге четким черным шрифтом.

4.8. Документы, поступившие для тиражирования, учитываются в журнале регистрации поступления и выполнения заказов на копировально-множительные работы. Форма журнала представлена в приложении 11 к Инструкции.

4.9. Изготовление тиражей документов объемом до 3 машинописных страниц и в количестве до 5 экземпляров осуществляется, как правило, в структурных подразделениях, в которых имеются множительные аппараты.

V. ВЕДЕНИЕ И РАСШИФРОВКА ЗВУКОЗАПИСЕЙ

5.1. Звуковые записи заседаний администрации района, совещаний, проводимых под председательством руководителя администрации района или лица, им уполномоченного, произво­дятся и хранятся отделом информационных технологий и защиты информации управления делами администрации района.

5.2. Расшифровка и распечатка звукозаписей производится после завершения заседания, совещания по заявкам управляющего делами администрации района,  руководителя структурного подразделения в течение трех рабочих дней, срочные - в течение двух рабочих дней со дня подачи заявки.

Для обеспечения качественной расшифровки звукозаписи должностным лицом структурного подразделения, отвечающим за проведение заседания, совещания, в отдел информационных технологий и защиты информации управления делами администрации района представляется список выступающих и приглашенных с указанием их фамилий, имен, отчеств и занимаемых должностей.

5.3. Расшифровка звукозаписей заседаний, совещаний, записанных на диктофонной технике непосредственно структурными подразделениями, произ­водится только при условии представления качественной звукозаписи на стандартных цифровых носителях, принятых к использованию в администрации района.

5.4. Расшифровки звукозаписей заседаний администрации района на бумажных носителях приобщаются к протоколам заседаний администрации района, хранятся в  управлении делами администрации района, формируются в дела и передаются на архивное хранение.

5.5. Расшифрованные звукозаписи выдаются под подпись в журнале учета выдачи расшифровок фонограмм. Форма журнала представлена в приложении 12  к Инструкции.

VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1.              В администрации района существуют номенклатура дел администрации района (далее - номенклатура дел), которая  представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве администрации района, структурных подразделений с указанием сроков их хранения, оформленная в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

6.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.3.              В номенклатуру дел должны включаться все документы, образующиеся в деятельности администрации района, структурных подразделений, коллегиальных органов, в том числе переходящие дела, документы с пометкой «Для служебного пользования».

6.1.4. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов.

6.1.5. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

         6.1.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламен-

том администрации района, положениями о структурных подразделениях админист-

рации района, приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее - Перечень документов), номенклатурами дел за предшествующие годы.

6.1.7. Вновь созданное структурное подразделение администрации района обязано в месячный срок со дня вступления в силу положения о структурном подразделении представить управляющему делами администрации района предложения о внесении изменений в номенклатуру дел администрации района.

6.1.8. Номенклатура дел администрации района составляется, при необходимости, ежегодно не позднее 15 декабря текущего года управляющим делами администрации района по форме согласно приложению 13 к Инструкции на основе предложений структурных подразделений, печатается на стандартном листе бумаги формата А 4, согласовывается архивным отделом администрации района, согласовывается с экспертной комиссией администрации района (далее - ЭК).

6.1.9. Согласованная с ЭК номенклатура дел уточняется и утверждается руководителем администрации района либо первым заместителем руководителя администрации района не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

6.1.10. После утверждения номенклатуры дел управление делами направляет в структурные подразделения выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

          6.1.11. Графы номенклатуры дел администрации района, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

          В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в адми­нистрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделе­ния. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-11, где 01 - обозначение структурного подразделения, 11 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

          В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

          Порядок расположения заголовка дел внутри разделов и подразделов но­менклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

          В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содер­жащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

          Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

          Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формули­ровок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

          Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

          Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности :

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название администрации района или структурного подразделения;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки, к которым относятся документы дела);

указание на копийность документов дела.

          При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

          Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

          В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласо­ванный с архивным отделом администрации района срок хранения.

          В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

          6.1.12. Утвержденная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит пересоставлению в случае коренных изменений функций и структуры администрации района. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

          6.1.13. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения возникающих в течение года дел.

6.1.11. В случае изменения функций и структуры администрации района номенклатура дел подлежит переработке,  утверждению руководителем администрации района либо первым заместителем руководителя администрации района, согласованию с ЭК.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурами дел.

6.2.2. Дела структурных подразделений формируются в этих подразделениях специалистами.

6.2.3. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет руководитель структурного подразделения.

6.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело делится на тома.

6.2.5. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет специалист.

              На документе проставляются отметка «В дело № ...», дата, подпись специалиста или руководителя структурного подразделения.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

6.2.7. Правовые акты администрации района вместе с приложениями к ним группируются в дела по видам и хронологии.

6.2.8. Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повесткой дня, приглашением, списками участников заседания и приглашенных, докладами или тезисами выступлений, справочными материалами по обсуждаемым вопросам, проектами решений и итоговых документов (все по одному экземпляру).               Допускается группировать протоколы и материалы к ним в разные дела: в одно дело - протоколы, в другое - материалы к ним.

                6.2.9. Протоколы разных коллегиальных органов формируются в разные дела.

                6.2.10. Протоколы в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам.

          Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

                      6.2.11. Утвержденные документы формируются в дела отдельно от проектов данных документов.

6.2.12. Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления.

6.2.13. Ведение личных дел лиц, замещающих муниципальные должности, муниципальных служащих осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства.

6.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по  определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.3. Оформление дел

6.3.1. Дела администрации района и структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

6.3.2. Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке и проводится специалистами при методической помощи работников архивного отдела администрации района.

6.3.3. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

6.3.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

6.3.5. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела,

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:

- полное название структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел и номер тома;

- заголовок дела;

- дату дела (крайние даты начала и окончания дела);

- количество листов в деле;

- срок хранения (или отметка «хранить постоянно»).

6.3.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле,

не нумеровать листы дела,

не составлять листы-заверители дела.

6.3.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

6.3.8. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела по форме согласно приложению 16 к Инструкции, который располагается в конце дела.

Лист - заверитель дела составляется на отдельном листе. В листе - заверителе дела цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Лист - заверитель дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с листом - заверителем дела.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне документов.

6.3.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 17 к Инструкции.

6.3.10. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

6.3.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре или пять проколов в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6.3.12. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по форме согласно приложению  18 к Инструкции.

6.3.13. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распоряжений, протоколов, виды и формы отчетности и другое).

6.3.14. При изменении наименования структурного подразделения течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в иное структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование этого структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки.

6.4. Экспертиза ценности документов

6.4.1. Экспертиза ценности документов в администрации района - это изучение состава и содержания документов администрации района, структурных подразделений на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

6.4.2. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности документов подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений.

6.4.3. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

6.4.4. Экспертиза ценности документов проводится:

в структурных подразделениях специалистами при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в управление делами администрации района;

управляющим делами администрации района в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации района.

6.4.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации района создается экспертная комиссия администрации района (ЭК).

6.4.6. Состав, функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается распоряжением администрации района.

6.4.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

6.4.8. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело,  законченное делопроизводством в 2015 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2021 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, то есть нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2013 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2015 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2019 года.

6.4.9. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

6.4.10. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях администрации района  или на обложках дел без просмотра самих документов.

6.4.11. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

6.4.12. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.              

6.4.13. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии.

6.4.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению в администрации района производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании ЭК. 

6.4.15. Документы структурных подразделений, не подлежащие хранению и дела с истекшими сроками хранения уничтожаются без согласования с ЭПК при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК самостоятельно согласовывает описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов в структурных подразделениях с истекшими сроками хранения.

6.4.16. После согласования с ЭК описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов администрации района, структурных подразделений утверждаются руководителем администрации района либо первым заместителем руководителя администрации района и после этого документы с истекшими сроками хранения уничтожаются.

6.5. Составление описей дел и актов о выделении к уничтожению

документов, сроки хранения которых истекли

6.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и прошедшие экспертизу ценности документов, ежегодно составляются:

описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения администрации района (далее - опись) управляющим делами администрации района по форме согласно приложению 20 к Инструкции.

6.5.2. На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.

6.5.3. На дела по личному составу составляются отдельные описи согласно приложению 19 к Инструкции.

6.5.4. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с утвержденной  номенклатурой дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям  со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и другое.

6.5.5. В конце описей вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и  прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.5.6. Опись подписывается составителем - специалистом с указанием его должности, управляющим делами администрации района, утверждается руководителем администрации района после согласования с ЭК и ЭПК.

6.5.7. Опись составляется в четырех экземплярах.

6.5.8. Опись дел по личному составу подписывается составителем -специалистом с указанием его должности, управляющим делами администрации района, утверждается руководителем администрации района после согласования с ЭК и ЭПК.

6.5.9. Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а другой остается в качестве контрольного экземпляра в управлении делами администрации района.

6.5.10. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях специалистами составляются акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, по форме согласно приложению 14 к Инструкции.

6.5.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и состав­ление акта о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, производится в структурных подразделениях после составления описей дел за этот же период.

                6.5.12. Акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, структурных подразделений подписываются специалистом с указанием его должности, утверждаются руководителем структурного подразделения администрации района после согласования с ЭК.

6.5.13. Акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а другой остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

                      6.5.14. Акты о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли,  структурных подразделений являются основой для подготовки сводного акта о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли (далее - сводный акт), который оформляется  управляющим делами по форме согласно приложению 23 к Инструкции.

6.5.15. Сводный акт составляется на дела всей администрации района, название каждого структурно­го подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

6.5.16. Указанные сводные описи и сводные акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

6.5.17. Сводный акт подписывается составителем - специалистом с указанием его должности, управляющим делами администрации района, утверждается руководителем администрации района после согласования с ЭК и ЭПК.

6.5.18. Сводный акт составляется в четырех экземплярах.

6.6. Уничтожение дел

6.6.1. После составления и утверждения описей дел администрации района,  актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, документы с истекшим сроком хранения, а также документы со сроком хранения «До минования надобности» унич­тожаются.

6.6.2. Документы передаются для уничтожения по акту установленной формы (приложение 15 к Инструкции) в управление делами администрации района или уничтожаются специалистами самостоятельно.

                       6.6.3. Тиражированные экземпляры копий документов, изго­товленные для различных мероприятий, черновики документов хранению, как правило, не подлежат и оперативно уничтожаются специалистами самостоятельно без составления акта.

6.7. Оперативное хранение документов и дел

             

6.7.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях.

6.7.2. Руководители структурных подразделений и  специалисты несут ответственность за сохранность дел.

                6.7.3. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

                6.7.4. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

6.7.5. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

6.8. Передача дел на архивное хранение

6.8.1. Документы администрации района являются районной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством России (Росархив), подлежат обязательной передаче на постоянное  хранение в архив.

6.8.2. До передачи в архив документы постоянного хранения находятся в управлении делами администрации района. Документы по личному составу хранятся в управлении делами 50 лет.

                6.8.3. В архив передаются дела постоянного, вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача произво­дится по описям дел администрации района.

6.8.4. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в управлении делами администрации района.

6.8.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ар­хив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Такие дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения.

                      6.8.6. Передача дел в архив осуществляется по графику, со­ставленному  специалистом архивного отдела администрации района, утвержденному распоряжением администрации района.

          Дела передаются по акту установленной формы согласно приложения 21 к инструкции.

6.8.7. Прием каждого дела производится специалистом архивного отдела в присутствии управляющего делами администрации района. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, де­лается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера от­сутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи специалиста архивного отдела и управляющего делами, передавшего дела.

6.8.8. В случае выявления в формировании и оформлении дел недостатков указанные дела возвращаются специалистом архивного отдела для устранения недостатков в течение месяца со дня поступления дел.

6.8.9. Если отдельные дела необходимо оставить на хранение в структурном подразделении для текущей работы, специалист архивного отдела по заявке руководителя структурного подразделения оформляет выдачу дел во временное пользование.

6.8.10. Отбор, учет, сохранность, обработка, хранение и передача кинофотодокументов, образующихся в процессе деятельности руководителя администрации района и администрации района, осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

6.8.11. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения документы данного структурного подразделения, подлежащие хранению, передаются в архив.

6.8.12. Порядок приема-передачи документов при ликвидации или реорганизации структурного подразделения определяется распорядительным документом.

6.8.13. В состав ликвидационной комиссии должен входить специалист архивного отдела.

6.8.14. При смене специалиста архивного отдела прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также проверка помещения архива, инвентаря и оборудования производятся по акту установленной формы согласно приложению 22 к Инструкции.

6.8.15. При приеме-передаче дел проверяется наличие и состояние:

документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;

учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и замещающих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступления и выбытия документов);

штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

6.9. Использование документов архива

6.9.1.              Использование архивных документов - применение информации архивных доку­ментов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения за­конных прав и интересов граждан.

Документы архива являются открытыми для использования всеми пользовате­лями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательны­ми актами в категории ограниченного доступа.

6.9.2. Дела, хранящиеся в архиве, предоставляются должностным лицам администрации  района и работникам структурных подразделений для работы под подпись в книге вы­дачи дел во временное пользование на срок не более одного месяца по заявке руководителя структурного подразделения.

6.9.3. На выданное дело в архиве заводится карта-заместитель дела установленной формы (при­ложение 23 к Инструкции). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

6.9.4. Должностным лицам администрации  района и работникам структурных подразделений запрещается расшивать дела, делать в них какие-либо пометки, исправления, подчеркивания. По возвращении дела в архив специалист архива обязан проверить наличие всех страниц в деле.

6.9.5. Должностные лица администрации  района и работникам структурных подразделений несут ответствен­ность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и со­держащейся в них информации.

6.9.6. При увольнении должностное лицо администрации  района и работники структурных подразделений обязаны сдать в архив находя­щиеся у них во временном пользовании архивные документы.

6.9.7. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разре­шения руководителя администрации района или лица, им уполномоченного, на срок не более трех месяцев.

6.9.8. Дела с подлинными постановлениями и распоряжениями администрации района, должностным лицам администрации района и работникам структурных подразделений администрации района для работы из архива не выдаются.

6.9.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях в установленном законодательством порядке, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выемке документов.

6.9.10. Выдача копий с документов, находящихся на хранении в архиве, производится на основании письменного запроса, направленного в адрес заведующего архивным отделом администрации района(приложение 24 к Инструкции).

6.9.11. При необходимости копии документов заверяются работниками архивного отдела и печатью.

VII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. В администрации района создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в АСЭД.

7.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД. Документы, создаваемые в администрации района и поступающие в администрацию района на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в АСЭД возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа).

7.3. Составление и оформление проектов электронных документов осуществляется по правилам делопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних документов, создаваемых в электронной форме, в АСЭД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

7.4. При передаче электронных документов на рассмотрение руководителю администрации района, направлении в структурные подразделения администрации района, отправке электронных документов и хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

7.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.6. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем администрации района, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

7.8.  Хранение электронных документов, относящихся к входящей и исходящей внутренней корреспонденции, документам, направляемым в органы администрации района, обладающие статусом юридического лица,  документам, поступающим от органов администрации района, обладающих статусом юридического лица, может осуществляться в электронном виде (в том числе в АСЭД), а также посредством их перевода на бумажный носитель с последующим формированием в дела согласно номенклатуре дел администрации района.

Организация хранения указанных в настоящем пункте электронных документов в структурных подразделениях осуществляется руководителями данных структурных подразделений администрации района.

VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Изготовление, учет, хранение, использование и уничтожение гербовых и простых печатей и штампов

8.1.1. Изготовление печатей с воспроизведением герба

Тарногского муниципального района

8.1.1.1. Воспроизведение на печатях герба Тарногского муниципального района регламентируется:

          решением комитета районного самоуправления от 30 декабря 2002 года № 320 «О гербе Тарногского муниципального района Вологодской области»;

          постановлением администрации района от 08.02.2019г. № 51 «О порядке помещения герба района на фасадах зданий, вывесках, печатях, бланках документов и официальных символах муниципальных учреждений района, сувенирной, представительской и иной продукции».

8.1.1.2. Герб Тарногского муниципального района воспроизводится на печатях администрации района и структурных подразделений администрации района (далее - гербовые печати).

Право иметь гербовые печати закрепляется положением о структурном подразделении.

8.1.1.3. Гербовой печатью заверяются подлинные экземпляры документов, указанных в приложении 25 к Инструкции.

8.1.1.4. В администрации района гербовой печатью заверяются подписи руководителя администрации района, первого заместителя и заместителя руководителя администрации района, других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением руководителя администрации района предоставлены соответствующие полномочия.

Оттиск гербовой печати ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей руководителя администрации района, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Право заверения копий документов принадлежит управляющему делами администрации района.

Оттиск всех элементов гербовой печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск гербовой печати проставляют на специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

8.1.1.5. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает управляющий делами администрации района.

8.1.1.6. Гербовые печати хранятся в управлении делами администрации района. В исключительных случаях гербовые печати могут передаваться с оформлением соответствующих актов руководителям органов администрации района, структурных подразделений администрации района.

8.1.2. Простая печать и штамп

8.1.2.1. Структурные подразделения администрации района могут иметь простые печати и штампы без изображения герба Тарногского муниципального района.

8.1.2.2. Право иметь простые печати закрепляется положением о структурном подразделении.

8.1.2.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: «Контроль», «Верно:», «Подлежит возврату», «Регистрационный штамп» входящих и исходящих документов и другие.

8.1.2.4. В управлении делами администрации района применяются простые печати с надписями: «Для документов», «Для пакетов».

Оттиск печати с надписью «Для документов» ставится на экземплярах постановлений и распоряжений администрации района, не переданных на хранение в архив.

Оттиск печати с надписью «Для пакетов» ставится на пакетах документов, отправляемых в иные организации фельдъегерской или специальной связью.

8.1.3. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых

и простых печатей, штампов и их учет

8.1.3.1. Изготовление гербовых печатей, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

8.1.3.2. Размещение заказов администрации района и структурных подразделений на изготовление печатей и штампов осуществляется управлением делами администрации района на основании заявки руководителя структурного подразделения.

8.1.3.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с правовым отделом администрации района.

8.1.3.4. Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения вместе с прилагаемыми эскизами направляется управляющему делами администрации района.

8.1.3.5. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управлении делами администрации района в специальном журнале с проставлением их оттисков и передаются под подпись в журнале форма журнала представлена в приложении 26 к Инструкции) в структурные подразделения.

8.1.3.6. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за использование и сохранность печатей и штампов либо назначают специалистов, ответственных за учет, использование и хранение печатей и штампов, несущих персональную ответственность за их использование и сохранность.

8.1.3.7. Печати и штампы выдаются руководителями структурных подразделений специалистам, ответственным за их учет, использование и хранение, под подпись.

8.1.3.8. Передача печатей, штампов посторонним лицам и вынос их за пределы здания администрации района не допускаются.

8.1.4. Хранение печатей и штампов

8.1.4.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет должностное лицо, получившее печати в установленном Инструкцией порядке.

8.1.4.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

8.1.4.3. Запрещается передавать печати и штампы на хранение лицам, не имеющим на это право.

8.1.4.4. При утере печати незамедлительно в письменном виде ставится в известность управляющий делами администрации района.

8.1.5. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

8.1.5.1. Должностное лицо, получающее печать, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

8.1.5.2. Печати числятся за получившим их должностным лицом до их передачи (сдачи) в управление делами администрации либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном Инструкцией.

8.1.5.3. Замена печатей производится на основании разрешения управляющего делами администрации района.

Для замены ранее выданных печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты должностное лицо, ответственное за учет, использование и хранение печатей и штампов, должно представить управляющему делами администрации района:

письмо с просьбой о замене печати, штампа;

объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа.

8.1.5.4. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с подразделом 8.1.3 раздела 8 Инструкции.

8.1.5.5. В случае ликвидации структурного подразделения или прекращения его деятельности в результате реорганизации, имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче управляющему делами администрации района для последующего уничтожения по акту.

Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

8.1.5.6. В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

Акт подшивается в дело. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа в журнал учета.

8.1.6. Контроль за состоянием учета, использования и

хранения печатей и штампов

8.1.6.1. Проверку наличия и контроль за правильностью использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации района осуществляет управление делами администрации района.

Результаты проверок рассматриваются комиссией по уничтожению печатей, штампов и бланков и оформляются протоколом. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета.

8.1.6.2. При переводе, увольнении должностного лица, ответственного за учет, использование и хранение печатей и штампов, руководитель структурного подразделения создает комиссию для проверки соответствия фактического наличия печатей и штампов, переданных на хранение указанному сотруднику, записям в журнале учета.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому должностному лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов.

8.1.6.3. В случае ненадлежащих учета и условий хранения печатей и штампов, повлекших их порчу или утрату, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности должностных лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

8.2. Изготовление и использование

бланков документов, удостоверений

          8.2.1. Документы администрации района должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

          Официальные документы администрации района оформляются на бланках с изображением герба Тарногского муниципального района.

          8.2.2. Гербовые бланки используются строго по назначению и без разрешения управляющего делами не могут передаваться другим организациям и лицам.

          8.2.3. Бланки организационно-распорядительных документов изготавливаются на персональных компьютерах и копировально-множительных аппаратах в управлении делами администрации района.

          8.2.4. В исключительных случаях, с разрешения управляющего делами администрации района, бланки организационно-распорядительных документов могут изготавливаться в структурных подразделениях администрации района.

          8.2.5. Удостоверения работникам администрации района изготавливаются и выдаются управлением делами. Срок их изготовления - 2, 3 дня при наличии фотографии.

          8.2.6. Оформленные удостоверения являются документами строгой отчетности.  

          За их сохранность работники несут персональную ответственность. При увольнении владелец обязан сдать удостоверение по месту его получения.

          8.2.7. В случае повреждения или утраты удостоверения подается заявление на имя управляющего делами с объяснением причин и обстоятельств повреждения или утраты.

          По данному факту проводится служебное расследование и принимается соответствующее решение.

Приложение 1
к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От

№

                         с. Тарногский Городок

                           Вологодской область

Образец бланка постановления администрации района

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

От

№

                         с. Тарногский Городок

                              Вологодской область

Образец бланка распоряжения администрации района

АДМИНИСТРАЦИЯ

ТАРНОГСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

161560, с. Тарногский Городок,

ул. Советская, 30, тел. 2-16-55,

факс (817-48) 2-19-69

e-mail: pr.admtar@yandex.ru

№

На №

от

Образец углового штампа

Приложение 2
к Инструкции

Правила
оформления реквизитов документов

Герб Тарногского муниципального района (герб района)

Изображение герба Тарногского муниципального района при продольном расположении реквизитов помещается в центре верхнего поля (постановления, распоряжения администрации района), а при угловом расположении реквизитов (письма) - в левой части верхнего поля письма над серединой строки.

Наименование органа местного самоуправления

Наименование администрации района, структурных подразделений указывается в точном соответствии с учредительными документами (Уставом, положением).

Сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах, помещается ниже полного наименования (в скобках).

Над наименованием структурного подразделения указывается наименование органа местного самоуправления – Администрация Тарногского муниципального района.

Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в письмах должностных лиц (руководитель администрации района, первый заместитель руководителя администрации района, заместитель руководителя администрации района).

Справочные данные об органе местного самоуправления

Справочные данные об администрации района, структурном подразделении помещаются только на бланках писем. Этот реквизит включает в себя почтовый адрес, номера телефона, факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составление или издания документа (Вологодская область с. Тарногский Городок) указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распоряжение, постановление, письмо, докладная, служебная записка акты и др.) утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или специалистом приемной администрации района при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 15.01.2019.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (здесь и далее примеры носят условный характер), например, в договорах: 15 января 2019 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документу в администрации района присваивается АСЭД, в случае если документ подлежит регистрации в АСЭД.

Структура регистрационного номера состоит из порядкового номера документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают его регистрационный номер и дату. Этот реквизит располагается под датой и номером исходящего документа, например:

     09.07.2018 № 125

     На № 01-0245/18 от 23.06.2018

Наличие указанного реквизита в ответном документе исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Адресат

Документы адресуют органам власти, их структурным подразделениям, организациям, должностным лицам, гражданам.

Реквизит печатается в правом верхнем углу документа (при угловом расположении реквизитов - на одном уровне с наименованием организации - автора) и состоит из элементов (наименование организации, наименование структурного подразделения, должность получателя, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес), каждый из которых печатается с новой строки через одинарный межстрочный интервал.

При оформлении реквизита первая строка должна располагаться не выше уровня, на котором находится первое после герба слово углового штампа. Строки адреса и адресата выравниваются по левому краю. Допускается центровка элементов адресата относительно самой длинной строки реквизита. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

При адресовании документа в орган власти или структурное подразделение (без указания должностного лица), организацию их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                  Администрация

                                                  города Вологды

                                                  Департамент

                                                  экономического развития

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее - Правила). В соответствии с указанными Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество (инициалы для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа руководителю организации, наименование которой входит в состав наименования должности адресата, должность и фамилия указываются в дательном падеже, например:

                                                   Генеральному директору

                                                   ООО «Север»

                                                   И.О. Фамилия

или:

При адресовании документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                                   ООО «Снежинка»

                                                   Главному бухгалтеру

                                                   И.О. Фамилия

Фамилия, имя, отчество отделяются от наименования должности двойным межстрочным интервалом, инициалы ставятся перед фамилией, между инициалами и фамилий ставится пробел.

При адресовании документа частному лицу указываются фамилия (в дательном падеже) и инициалы, между фамилий и инициалами ставится пробел, а затем через двойной межстрочный интервал указываются почтовой адрес и индекс получателя, например:

                                            Фамилия И.О.

                                            ул. Лермонтова, д. 15, кв. 8,

                                            г. Белозерск,

                                            Вологодская область,

                                            161200

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует указывать обобщенно, например:

Главам                                                 Руководителям

муниципальных                                 структурных подразделений

образований области                         администрации района

Почтовый адрес не указывается в документах за подписью руководителя администрации района, его заместителей,  направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, аппарата Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания области, Губернатора области, первого заместителя и заместителей Губернатора области, руководителей Департаментов, комитетов, Правительства области, постоянных корреспондентов.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки документа.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименование вида документа, например:

Распоряжение

- о чем?

О создании комиссии

Инструкция

- по чему?

Инструкция по технике безопасности

- о чем

Инструкция о порядке представления отчетов

Письмо

- о чем?

Об оказании консультационной помощи

Должностная инструкция

- кого?

Должностная инструкция главного специалиста отдела

Положение

- о чем

Положение о порядке реализации Федерального закона «О ветеранах»

Протокол

- чего?

Протокол совещания с главами сельских поселений района

Договор

- о чем?

Договор об оказании услуг

- на что?

Договор на расчетно-кассовое обслуживание

- чего?

Договор поручительства

Акт

- о чем?

Акт о списании

- чего?

Акт приема-передачи.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка, от границы левого поля непосредственно перед текстом шрифтом № 14 через одинарный интервал. Заголовок может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

В проектах нормативных правовых актов, правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

Заголовок не заключается в кавычки, не подчеркивается, в конце его точка не ставится.

Текст документа

Документ может быть оформлен в виде текста, представляющего собой последовательное, связное изложение, таблицы или в виде соединения этих структур. Текст должен отражать основное смысловое содержание документа - управленческое решение, действие, порядок и другое.

В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, вторая часть представляет собой решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать и одну часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата и регистрационный номер документа, его полное наименование, например:

     На основании   Федерального   закона  от  27  июля 2004 года № 79-ФЗ

«О    государственной    гражданской  службе    Российской  Федерации»...

    В соответствии с постановлением Правительства области от 21 января 2013 года № 56 «О региональных стандартах на 2013 год»...

Если текст содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки пишутся также с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами разделенными точками. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

В постановлениях администрации района изложение текста должно идти соответственно от третьего лица единственного числа («Администрация района постановляет: создать …)

В совместных распорядительных документах, протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («постановили», «решили», «слушали», «выступили»).

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Администрация района не возражает», «Отдел считает возможным»).

В отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень, статистический отчет) тексты излагаются в виде таблиц, которые оформляются в соответствии с правилами, изложенными в подразделе 2.3 раздела II настоящей Инструкции.

При создании текста документа используется официально-деловой стиль речи, основными чертами которого являются нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность. Кроме того, особенностью данного стиля речи является широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Это вызвано, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов. В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он».

Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям и распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля через один межстрочный интервал.

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, употребляется в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Отметку о наличии приложения, наименование которого содержится в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, наименование которого не содержится в тексте документа, указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Справка о выполнении поручения на 3 л. в 1 экз.

                       2. Проект постановления администрации района на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор   о  сотрудничестве   от   15   июля   2018 года  № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования,  № 27-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Приложения оформляются на отдельных листах. В приложении к сопроводительному письму на первом его листе в правом верхнем углу слово «Приложение» не пишется.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу пишется, например:

Приложение
к постановлению
администрации района
от _________ № ______

Если приложение одно, оно не нумеруется. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Нумерация приложений к документу осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа, знак номера не ставится, например:

Приложение 2
к распоряжению
администрации района
от __________ № ______

Если приложением к правовому акту администрации района является утверждаемый этим актом документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа, а ниже - отметка о приложении, например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
администрации района
от ___________ № _____

(приложение 1)

В случае, если приложение к правовому акту администрации района также имеет приложения, рассматриваемый реквизит на первом листе приложения к приложению оформляется следующим образом:

Приложение
к Порядку

или

Приложение 7
к Инструкции

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

Гриф согласования

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (внешнее согласование) или визой на документе (внутренне согласование).

Внешнее согласование имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Он располагается ниже подписи на лицевой стороне документа в левом нижнем углу, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник финансового управления

администрации района

личная подпись И.О. Фамилия

дата

Внешнее согласование может быть оформлено документом, как правило, письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной

комиссии администрации Тарногского

муниципального района

от             №

Виза

Согласование проекта документа (договора, законопроекта, распорядительного документа, письма и другое) с должностными лицами администрации района, структурных подразделений оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

     Личная подпись И.О. Фамилия

     дата

При наличии замечаний по документу виза согласования оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются.

     Заведующий правовым отделом

     администрации района

     личная подпись И.О. Фамилия

     дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Представляемые на подпись документы визируются полистно на оборотной стороне проекта документа (включая приложения к ним) ответственным исполнителем или руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Проекты правовых актов администрации района, которые проходят процедуру согласования без оформления листа согласования, визируются должностными лицами, согласующими проект, на первой странице проекта.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и других) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При согласовании отдельных видов документов в случаях, установленных Регламентом администрации района, используются листы согласования установленной формы, которые прилагаются к Регламенту администрации района.

Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, придающим ему юридическую силу. Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с распределением обязанностей между руководителем администрации района, первым заместителем, заместителем руководителя администрации района  и с компетенцией руководителей структурных подразделений администрации района. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за его содержание.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

Председатель комитета по управлению имуществом администрации Тарногского муниципального района

личная подпись

И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник финансового управления                   личная подпись      И.О. Фамилия

Заместитель начальника финансового управления      личная подпись      И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне, например:

Первый заместитель руководителя                        Первый заместитель руководителя

администрации Тарногского                                  администрации Верховажского

муниципального района                                          муниципального района

_____________ И.О. Фамилия                                  _____________ И.О. Фамилия

           (личная подпись)                                                     (личная подпись)

В документах, составленных комиссией (иными коллегиальными органами), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                личная подпись          И.О. Фамилия

Члены комиссии                            личная подпись          И.О. Фамилия

(в алфавитном порядке)               личная подпись          И.О. Фамилия

                                                         личная подпись          И.О. Фамилия

Документ может быть подписан заместителем руководителя или исполняющим обязанности руководителя с указанием его фактической должности и фамилии. В наименовании должности слово «Заместитель» пишется полностью или в сокращении «Зам.», а словосочетание «Исполняющий обязанности» - в сокращенной форме: «И.О.» Не допускается перед наименованием должности ставить предлог «За» или косую черту.

Право подписи документов устанавливается организационно-распорядительными документами администрации района, положениями о структурных подразделениях администрации района, должностными инструкциями, в которых предусматривается порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты, например:

                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

                                                                                             Руководитель администрации района

                                                                                             ____________ И.О. Фамилия

                                                                                                    (личная подпись)

                                                                                             ___________

                                                                                                    (дата)

Допускается в реквизите «гриф утверждения документа» центрировать элементы относительной самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа постановлением (распоряжением), решением, приказом гриф утверждения состоит из слова «Утвержден», которое согласуется с видом утверждаемого документа (соответственно инструкция Утверждена, положение Утверждено, акт Утвержден, мероприятия Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                                                                                Утвержден

                                                                                                 постановлением

                                                                                                 администрации района

                                                                                                 от ________ № _______

Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенной отметкой «М.П.» или иным образом.

В делопроизводстве администрации района, структурных подразделений применяются:

гербовая печать, включающая изображение герба района и официальное наименование органа, имеющего печать;

простая печать, воспроизводящая наименование администрации Тарногского муниципального района, «Для документов», «Для справок»;

простая печать, воспроизводящая лишь наименование структурного подразделения.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа проставляют заверительную надпись «Верно» (с прописной буквы, без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию, дату заверения - при необходимости), например:

     Верно

     Управляющий делами администрации

     Тарногского муниципального района             личная подпись        И.О. Фамилия

     Дата

       Заверение может производиться с использованием соответствующего штампа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе

Отметка оформляется, как правило, шрифтом 10 - 12 размера, включает инициалы, фамилию исполнителя и номер контактного телефона с указанием кода междугородной связи.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле, например:

     Н.Н. Иванова

     (81748) 2-16-66

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы, фамилия и рабочий телефон основного исполнителя.

Указания по исполнению документа (резолюция)

После первичной обработки и регистрации документ направляется должностному лицу для рассмотрения. Результат рассмотрения и принятое решение отражается в резолюции.

Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По характеру резолюция может быть двух видов: содержащая решение вопроса (например, «Выделить 100 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок действий по решению вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается - характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей указываются в таком случае обычно после фамилии, например:

                                         Смирновой Н.В.

                                         Прошу подготовить проект

                                         постановления администрации

                                         района к 25 августа 2019 года

                                         ________________________________

                                         личная подпись должностного лица

                                         дата

В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный исполнитель организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса, например:

                                           Попову В.А.

                                           Фомичевой Т.П.

                                           Прошу подготовить ответ

                                           о невозможности удовлетворения

                                           просьбы из-за отсутствия

                                           законных оснований.

                                           Срок исполнения -

                                           15.10.2018

                                           ________________________

                                           личная подпись

                                           должностного лица

                                           дата

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируются порядок исполнения документов, срок их исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок исполнения вопроса, подпись и дату.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

В случае представления документа на рассмотрение в АСЭД резолюция к нему составляется в АСЭД.

Отметка о контроле документа

Отметка о контроле об исполнении документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Реквизит проставляется справа в углу верхнего поля первого листа документа.

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Сведения об исполнении документа заносятся в его регистрационно-контрольную форму.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в администрацию района (или структурное подразделение администрации района) содержит порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом справа на нижнем поле первого листа документа.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации устанавливаются Указом Президента Российской Федерации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования» и проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Оформление грифа ограничения доступа к документам устанавливается Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в администрации Тарногского муниципального района.

Приложение 3
к Инструкции

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

1. Акт.

2. Инструкция (правила).

3. Отчет.

4. План.

5. Перечень.

6. Положение.

7. Программа.

8. Смета.

9. Стандарты.

10. Структура и штатная численность.

11. Штатное расписание.

12. Тарифная ставка.

13. Устав.

14. Формы унифицированных документов.

15. Регламент.

16. Порядок.

17. Состав комиссии (совета, рабочей группы и другое).

Приложение 4
к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПРОТОКОЛ

совещания руководителя администрации района И.О.Ф. с главами

сельских поселений района

Вологодская область

с. Тарногский Городок                                                                                 № _____________

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. Об оказании содействия ...

Доклад  управляющего делами администрации района …

     2. О ......................................

     1. СЛУШАЛИ:

     И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

     И.О. Фамилия - краткая запись выступления

     И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

     1.1.

     1.2. ...

     2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председательствующий       Подпись              И.О. Фамилия

Секретарь                               Подпись              И.О. Фамилия

Образец оформления полного протокола

Приложение 5
к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАРНОГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПРОТОКОЛ

совещания у заместителя руководителя администрации района

И.О. ФАМИЛИЯ

___________________________________________

Вологодская область

с. Тарногский Городок                                                                              № _____________

Присутствовали:

Наименование должности                  -                    И.О. Фамилия

Наименование должности                  -                    И.О. Фамилия

Наименование должности                  -                    И.О. Фамилия

                 I. О реализации проекта «Команда Губернатора:

                             муниципальный уровень»

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

     1. Принять к сведению ...

     2. Управляющему делами администрации района ...

            II. О развитии форм участия молодежи в осуществлении

                             местного самоуправления

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

     1. Принять к сведению ...

     2.

Заместитель руководителя администрации района                              И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола

Приложение 6
к Инструкции

Администрация Тарногского                                      УТВЕРЖДАЮ

муниципального района                                              Руководитель администрации района

Наименование структурного                                      Подпись       Расшифровка подписи

подразделения                                                                                                                                                                                                           

                                                                                                              Дата

      АКТ

_________ № _________

    (дата)

с. Тарногский Городок

Заголовок акта

ОСНОВАНИЕ:    распоряжение  (приказ)  руководителя  организации «Название

распоряжения, (приказа)» от _________________ № ___________

Составлен комиссией:

Председатель:      (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. (должность, инициалы, фамилия)

                               2. (должность, инициалы, фамилия)

                               Текст

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр...

2-й экземпляр...

Председатель комиссии              Подпись            Расшифровка подписи

Члены комиссии                          Подпись            Расшифровка подписи

Образец оформления акта

Приложение 7
к Инструкции

┌───────────────────────────────────▲───────────────────────────────────┐

│                                   │                                   │

│                                   │ Не менее 20 мм                    │

│     ┌─────────────────────────────▼─────────────────────────────┐     │

│     │    Наименование органа местного                           │     │

│     │      самоуправления района                                │     │

│     │    (Администрация Тарногского              Адресат        │     │

│     │       муниципального района)                              │     │

│     │    Наименование структурного                              │     │

│     │подразделения администрации района                         │     │

│     │       Справочные данные                                   │     │

│     │  о структурном подразделении                              │     │

│     │     администрации района                                  │     │

│     │    (адрес, телефоны, факс,                                │     │

│     │    адрес электронной почты)                               │     │

│     │   _____________ № __________                              │     │

│     │                                                           │     │

│     │   На № ________ от _________                              │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                           │     │

│     │       Заголовок к тексту                                  │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                           │     │

│◄───►│     Начало текста (абзаца)                                │◄───►│

│Не   │                                                           │Не   │

│менее│                                    ТЕКСТ                  │менее│

│20 мм│                                  ДОКУМЕНТА                │10 мм│

│     │                                                           │     │

│     │ Приложение                                                │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                           │     │

│     │Должность лица,                                            │     │

│     │подписавшего документ        Подпись       И.О. Фамилия    │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                           │     │

│     │                                                          │     │

│     │                                                           │     │

│     │Отметка об исполнителе                                     │     │

│     │                                                           │     │

│     └─────────────────────────────▲─────────────────────────────┘     │

│                                   │                                   │

│                                   │ Не менее 20 мм                    │

└───────────────────────────────────▼───────────────────────────────────┘

Образец расположения реквизитов письма и границы заполнения на формате А4

Приложение 8
к Инструкции

                                                                                                                         Форма

                                                                                              УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                                              

                                                                                                _______________________________

                                                                                                     (наименование должности лица,             

                                                                                                                            ________________________________________

                                                                                                                                                 утвердившего акт)

                                                                                                                             ________________________________________

                                                                                                                                   (подпись) (расшифровка подписи)

                                                                                               «_____»____________ 20___ года

АКТ*

     Мы, нижеподписавшиеся ________________________________________________

_________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения, должности)

составили акт о том, что «_____» ____________ 20____ года при вскрытии пакета

_________________________________________________________________________

в нем не оказалось ________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Непосредственный руководитель

должностного лица,

вскрывшего конверт                 ___________________         _________

                                                               должность                                  подпись

Должностное лицо,

вскрывшее конверт                   ___________________         _________

                                                              должность                                   подпись

______________________________

*Акт  оформляется  на  бланке  или  на  стандартных листах бумаги шрифтом

размером № 14.

Форма акта, составляемого при отсутствии в конверте указанных

документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров

и неисправимом повреждении документов

Приложение 9
к Инструкции

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. ГОСТы, ОСТы, ТУ.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация.

4. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».

5. Научные отчеты.

6. Нормы и нормативы расхода материалов.

7. Планово-финансовые документы.

8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

9. Поздравительные письма, телеграммы.

10. Прейскуранты.

11. Презентации.

12. Пригласительные билеты.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

15. Задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командировкам.

16. Технические условия.

17. Учебные планы, программы.

18. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).

                                                                                                                        Приложение 10

                                                                                                                      к Инструкции

                                                                    Форма

Управление делами администрации района

ЗАКАЗ

на копирование документов

Изготовить ______________________________________________________________

                                                              (наименование документа)

Количество страниц оригинала _____________________________________________

Требуемый тираж _________________________________________________________

                                                                        (экземпляров)

Заказчик ________________________________________________________________

                                                                                (фамилия, должность)

Подразделение ___________________________________________________________

Дата _______________ Время ________________ Телефон ______________________

                                             Подпись     Расшифровка подписи

                                                    Формат А6 (105х148 мм)

Форма заказа на копирование документа

Приложение 11

                                                                                                                      к Инструкции

                                                                    Форма

ЖУРНАЛ

регистрации поступления и выполнения заказов

на копировально-множительные работы

№
п/п

Дата

Наименование копируемого документа

Наименование структурного подразделения

Ф.И.О. лица, подписавшего заказ на копирование документов

Кол-во страниц документа

Тираж (экз.)

Отметка о получении

1

2

3

4

5

6

7

8

Форма журнала регистрации поступления и выполнения заказов

на копировально-множительные работы

Приложение 12   

                                                                                                                      к Инструкции

                                                                   Форма

ЖУРНАЛ

учета выдачи расшифровок фонограмм

№
п/п

Наименование структурного подразделения (заказчика)

Кто разрешил

Наименование мероприятия (дата)

Кол-во листов расшифровки

Отметка о получении расшифровки (подпись и дата)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Форма журнала учета выдачи расшифровок фонограмм

Приложение 13

                                                                                                                      к Инструкции

                                                                    Форма

Администрация Тарногского

муниципального района

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                       УТВЕРЖДАЮ

___________________                                                              Руководитель администрации

___________________                                                              района               

(место составления)

______ год                                                                               Подпись  Расшифровка подписи

                                                                                                                       Дата

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Управляющий делами администрации

Тарногского муниципального района                   Подпись   Расшифровка подписи

                      Дата

СОГЛАСОВАНО                          

Протокол ЭК администрации                        

Тарногского муниципального района                

от __________ № _____                

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в администрации Тарногского муниципального района

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Форма номенклатуры дел администрации района

  Приложение 14

                                                                                                         к Инструкции

                                                              Форма

Администрация Тарногского

муниципального района

              АКТ                                                                УТВЕРЖДАЮ

________ № _________                                              Руководитель администрации

О выделении к уничтожению                                 района 

документов, не подлежащих                                   Подпись    Расшифровка подписи

хранению                                                                                        Дата                                                                                

     На основании номенклатуры  дел и Перечня типовых документов отобраны к  уничтожению    как   не   имеющие   научно-исторической    ценности, утратившие  практическое  значение  и  не подлежащие дальнейшему хранению документы и дела:

№

п/п

Заголовок дела или

групповой заголо-

вок документов

Край-

ние

даты

Индекс дела по

номенклатуре

Кол-во

томов

Сроки хране-

ния и номера

статей по пе-

речню

При

ме-

чание

1

2

3

4

5

6

7

Итого ___________________________________________________________________

                                                       (цифрами и прописью)

______________________ единиц хранения за _________________________ годы.

Вышеперечисленные документы полностью уничтожены путем сожжения.

Управляющий делами администрации

Тарногского муниципального района

                                                                        Подпись    Расшифровка подписи

                                                                                       Дата

Наименование должности специалиста,

присутствовавшего

при уничтожении документов                    Подпись   Расшифровка подписи

                                                                                       Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

администрации района

от ________ № _______

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Приложение 15

                                                                                                          к Инструкции

                                                             Форма

УТВЕРЖДАЮ                                             УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности                          Управляющий делами администрации

руководителя структурного                      Тарногского муниципального района

подразделения                             

Подпись   Расшифровка подписи               Подпись   Расшифровка подписи

                   Дата                                                               Дата

                       АКТ

____________ № _____________

приема-передачи на временное

    хранение документов,

  выделенных к уничтожению

________________________________________________________________________

                             (наименование структурного подразделения администрации района)

________________________________________________________________________

передает,  а  управляющий  делами администрации района принимает на временное хранение документы за ______________________ годы, выделенные к уничтожению, в количестве _______________________________________________________

                                                                  (цифрами и прописью)

единиц хранения.

     Экспертиза ценности документов проведена.

     Прием-передачу произвели:

Наименование                                              Наименование должности специалиста

должности специалиста                              управления делами администрации района

структурного подразделения           

администрации района                

Подпись    Расшифровка подписи             Подпись    Расшифровка подписи

                 Дата                                                                   Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта приема-передачи на временное хранение документов,

выделенных к уничтожению

Приложение 16

                                                                                                         к Инструкции

                                                             Форма

                    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______________

     В деле подшито и пронумеровано _________________________ листа (ов),

                                                                         (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности

специалиста, составившего

заверительную надпись                  Подпись      Расшифровка подписи

                                                                                  Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 17

                                                                                                          к Инструкции

                                                             Форма

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ___________

№
п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого _______________________________________________________ документов.

                                                    (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                                             (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                    Подпись       Расшифровка подписи

                                                                                        Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 18

                                                                                                          к Инструкции

                                                             Форма 

Администрация Тарногского муниципального района

__________________________________________________

      (наименование структурного подразделения)

Дело № ___________ том № ________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

                                                                                (заголовок дела)

________________________________________________________________________

                                                                                 (крайние даты)

                                                      На ___________ листах

                                                      Хранить ___________

                                                 Формат С4 (230 х 320 мм)

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 19

                                                                                                          к Инструкции

                                                            Форма

Администрация Тарногского                             УТВЕРЖДАЮ

муниципального района                                       Руководитель администрации района

Фонд № _________                                               Подпись    Расшифровка подписи

                                                                                                     Дата

ОПИСЬ № ________

дел по личному составу

за ______________ год

Название раздела

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты дела

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

     В данный раздел описи внесено ______________________________ ед.хр.,

                                                                         (цифрами и прописью)

с № _______ по № _________, в том числе:

     литерные номера: ___________________________________________________

     пропущенные номера:_________________________________________________

Наименование должности специалиста

составителя описи                                                    Подпись   Расшифровка подписи

                                                                                                       Дата

Управляющий делами

администрации района

                                                                                    Подпись    Расшифровка подписи

                                                                                                        Дата

СОГЛАСОВАНО                                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                                     Протокол ЭПК Департамента культуры

администрации района                                      и туризма  Вологодской области

_____________ № _____                                                 _____________ № _____

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение 20

                                                                                                          к Инструкции

                                                            Форма

Администрация Тарногского                                УТВЕРЖДАЮ

муниципального района                                       Руководитель администрации района

Фонд № _________                                                Подпись     Расшифровка подписи

                                                                                                        Дата

ОПИСЬ № ________

дел постоянного хранения

(дел временного (свыше 10 лет)

хранения)

за _________________ год

Название раздела (структурного подразделения администрации района)

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Крайние даты дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

     В данный раздел описи внесено _______________________________ ед.хр.

                                                                            (цифрами и прописью)

с № _______ по № _________, в том числе:

     литерные номера: ____________________________________________________

     пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности специалиста              Подпись        Расшифровка подписи

составителя описи                                                                     Дата

Управляющий делами

администрации района                                          Подпись        Расшифровка подписи

                                                                                                           Дата

УТВЕРЖДЕНО                                                 СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Департамента                          Протокол ЭК

культуры и туризма Вологодской                   администрации района

области                            

________________ № ________                      ________________ № _______

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения

Приложение 21

                                                                                                          к Инструкции

                                                                                                                  Форма

УТВЕРЖДАЮ                                                       УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности                                  Руководитель администрации района

руководителя структурного                 

подразделения                             

администрации района                                                           

Подпись    Расшифровка подписи                       Подпись    Расшифровка подписи           

                    Дата                                                                        Дата

                   АКТ

__________ № _____________

приема-передачи документов

   на хранение в архив

  администрации района

     В связи  с  истечением  срока  хранения  в  структурном подразделении документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) и по личному составу срока хранения

___________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения администрации района)

________________________________________________________________________

передает,   а   архивный отдел администрации района принимает на хранение следующие документы за _______________________ годы

и справочный аппарат к ним:

№

п/п

Наименование и номер описи

Кол-во дел по описи

Кол-во томов дела

Примечание

1

2

3

4

5

Итого принято ___________________________________________________________

                                                                            (цифрами и прописью)

________________________________________________________ единиц хранения.

Прием-передачу произвели:

Наименование должности                                Специалист архивного отдела

специалиста структурного                                администрации района

подразделения администрации                            

района                     

Подпись   Расшифровка подписи                     Подпись   Расшифровка подписи

                   Дата                                                                      Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта приема-передачи документов на хранение в архив

Приложение 22

                                                                                                          к Инструкции

                                                             Форма

Администрация Тарногского                             УТВЕРЖДАЮ

муниципального района                                      Руководитель администрации района

                                                                              Подпись   Расшифровка подписи

                                                                                                   Дата

                    АКТ

___________ № ____________

__________________________

           (место составления)

приема-передачи при смене

работника архивного отдела

администрации района

     В соответствии с распоряжением администрации района от _________ № ______

______________________________ передал, а ________________________________

                     (ф.и.о. передающего)                                                      (ф.и.о. принимающего)

принял  в  присутствии  комиссии,  образованной  на   основании   данного распоряжения, в составе председателя ___________________________ и членов _______                                                                                       

                                                                               (ф.и.о.)

_______________________________________________________________

документы архива за ______________________________ годы и справочный аппарат к ним.

№

п/п

Название и № описи

Кол-во экземпляров описи

Количество принятых дел - числитель, знаменатель, количество ОЦД*

Примечание

1

2

3

4

5

ИТОГО принято ______________________________________________________ дел,

      (цифрами и прописью)

в том числе ___________________________________________ особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

_________________________ описей в __________________________ экземплярах

        (цифрами и прописью)                                                 (цифрами и прописью)

     Состояние документов и описей: _________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(общая характеристика)

     Одновременно передаются ____________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(виды НСА* и его объемы, состояние)

     Состояние помещения архива: ___________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

     Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ___________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал                                                                    Подпись        Расшифровка подписи

Принял                                                                     Подпись        Расшифровка подписи

Председатель комиссии                                        Подпись        Расшифровка подписи

Члены комиссии                                                     Подпись        Расшифровка подписи

______________________________

* - особо ценные документы

* - научно-справочный аппарат

                                                   Формат А4 (210х297 мм)

Форма акта приема-передачи при смене специалиста архива

Приложение 23

                                                                                                          к Инструкции

                                                             Форма

Администрация Тарногского

муниципального района

Архивный отдел

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _______________________

                 (номер и заголовок)

Опись ______________________

                   (номер и название)

Фонд _______________________

               (номер и название)

Выдано _______________________________________________________________________

                    (дата выдачи, кому выдано: наименование структурного подразделения, подпись)

_______________________________________________________________________

во временное пользование по _____________________________________________

                                                                        (дата возврата, подпись)

Работник архивного отдела

администрации района                                         Подпись        Расшифровка подписи

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма карты-заместителя дела

Приложение 24

                                                                                                          к Инструкции

                                                            Форма

ЗАПРОС

на выдачу копий документов из архива

     Прошу   выдать    заверенные    ксерокопии   следующих   документов:

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Количество экземпляров __________________________________________________

Заказчик ________________________________________________________________

Подразделение ___________________________________________________________

Дата заказа _____________________________________________________________

СОГЛАСОВАНО

Заведующий архивным

отделом                                                               Подпись    Расшифровка подписи

Получено _______________________ документ ________________________ в экз.

Дата получения копий ____________________________________________________

Подпись получателя   __________________________ (_______________________)

                                                 Формат А5 (210 х 148 мм)

Форма заказа на выдачу копий документов

из архива

Приложение 25

                                                                                                         к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которых ставится оттиск гербовой печати

1. Почетные грамоты, Благодарности, Благодарственные письма администрации района

2. Документы по вопросам награждения государственными, ведомственными, областными наградами, оформляемые в соответствии с требованиями федерального законодательства, законодательства области.

3. Договоры, соглашения, государственные контракты.

4. Доверенности.

5. Карточки с образцами подписей и оттиска печати органов местного самоуправления, органов администрации района.

6. Сметы расходов на содержание администрации района и органов администрации района.

7. Финансовые документы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды.

8. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате.

9. Акты о выполненных работах и предоставленных услугах.

10. Акты ревизии, инвентаризации, приема-передачи товарно-материальных ценностей.

11. Гарантийные письма.

12. Планы финансово-хозяйственной деятельности учреждений, подведомственных администрации района.

13. Постановления и распоряжения администрации района

Приложение 26

                                                                                                          к Инструкции

                                                                                                                    Форма

Журнал

учета печатей и штампов

№

п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование печати (штампа)

Дата получения печати (штампа)

Предприятие -

изготовитель, дата и № сопроводительного документа

Кому выдана (должность, подразделение)

1

2

3

4

5

6

Подпись специалиста

Дата возврата печати

Подпись специалиста

Дата уничтожения печати

Дата, номер акта

7

8

9

10

11

Форма журнала учета печатей и штампов