Об утверждении ведомственной целевой программы «Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области "Государственный ар...



ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

Фактически утратило силу в связи с истечением срока действия

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27.01.2014 № 54-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВЕДОМСТВЕННОЙ ЦЕЛЕВОЙ ПРОГРАММЫ «ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННОМ КАЗЁННОМ УЧРЕЖДЕНИИ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ"» НА 2014 ГОД И ПЛАНОВЫЙ ПЕРИОД 2015 И 2016 ГОДОВ И О ПРИЗНАНИИ УТРАТИВШИМ СИЛУ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ ОТ 31.01.2013 № 40-П

(В редакции

постановления Правительства ЯО от 12.03.2014 № 194-п ru 76000201400261

постановления Правительства ЯО от 18.04.2014 № 360-п ru 76000201400479

постановления Правительства ЯО от 08.12.2014 № 1270-п ru76000201401930

постановления Правительства ЯО от 13.01.2015 № 17-п ru76000201500017)

В соответствии с постановлением  Правительства области от 24.08.2012 № 819-п «Об утверждении Положения о программно-целевом планировании и контроле в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области»

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую ведомственную целевую программу «Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"» на 2014 год и плановый период 2015 и 2016 годов.

2. Признать утратившим силу постановление Правительства области от 31.01.2013 № 40-п «Об утверждении ведомственной целевой программы «Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"» на 2013 год и плановый период 2014 – 2015 годов».

3. Контроль за исполнением постановления возложить на начальника управления по делам архивов Правительства области Гузанова Е.Л.

4. Постановление вступает в силу с момента подписания.

Губернатор области              С.Н. Ястребов

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

Правительства области

от 27.01.2014 № 54-п

В редакции постановления Правительства ЯО от 12.03.2014 № 194-п ru 76000201400261

ВЕДОМСТВЕННАЯ ЦЕЛЕВАЯ ПРОГРАММА

«Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"» на 2014 год и плановый период 2015 и 2016 годов

Паспорт ВЦП

Цели ВЦП

- сохранение документального исторического наследия Ярославской области, создание нормативных условий для постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

- популяризация, повышение качества и доступности использования архивных документов

Срок действия ВЦП

2014 год

Куратор ВЦП

заместитель Губернатора области  Краснов Александр Сергеевич, тел. (4852) 78-60-10

Ответственный исполнитель ВЦП

Правительство области в лице управления по делам архивов Правительства области

начальник управления по делам архивов Правительства области Гузанов Евгений

Леонидович,

тел. (4852) 40-07-97

Исполнитель ВЦП

государственное казённое учреждение Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» (далее – ГКУ ЯО ГАЯО)

директор  ГКУ ЯО ГАЯО Шайхудинов Евгений

Хабибулович,

тел. (4852) 30-73-78

Электронный адрес размещения информации о ВЦП в интернете

http://www.yarregion.ru/depts/upda/

http://www.yar-archives.ru/

Общая потребность в финансовых ресурсах

Источник финансирования

Объём финансирования, тыс. руб.

всего

в том числе по годам

2014

2015

2016

Областной бюджет

235339,369

81298,962

77321,292

76719,115

Итого по ВЦП

235339,369

81298,962

77321,292

76719,115

I. Краткое описание текущей ситуации

Архивная отрасль играет важную роль в формировании информационного общества. Обеспечивая доступ к официальной информации, архивные учреждения способствуют развитию гражданского общества, эффективному государственному управлению в регионе, содействуют решению социально-экономических задач.

Архивы являются объектами повышенной опасности, так как хранят документы на бумажных носителях, которые подвергаются разного рода неблагоприятным внешним воздействиям (поражение плесневелыми грибами, окисление, колебания температуры и влажности, прямые солнечные лучи). Наряду с экономическим ущербом утрата архивных документов может лишить пользователей возможности получения необходимой информации.

В числе проблем, связанных с развитием архивного дела области, обеспечение сохранности архивных документов является наиболее сложной проблемой.

Обеспечение сохранности архивных документов – это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. Для обеспечения длительного хранения документов необходимо наличие зданий и их оборудование средствами хранения, соблюдение нормальных санитарно-биологических, световых и климатических условий. Защищенность архивных документов и уровень безопасности архивов  напрямую зависят от состояния материально-технической базы архивных учреждений.

Отрицательный фактор, влияющий на обеспечение сохранности документов архивного фонда, – это нарушения температурно-влажностного режима в архивохранилищах, которые приводят к ухудшению состояния основы и текста документов.

В соответствии с подпунктом 2.11.1.2 пункта 2 раздела II Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», архивохранилища должны быть оборудованы системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильный температурно-влажностный режим (17-19º С, относительная влажность воздуха 50-55 процентов), а также отвечающей современным требованиям компактности и экономичности.  Система кондиционирования в ГКУ ЯО ГАЯО не менялась с момента ввода в эксплуатацию здания учреждения в 1987 году, в настоящее время  находится в нерабочем состоянии и не подлежит ремонту в связи с устаревшим оборудованием. Это создает реальную угрозу обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Сотрудниками ГКУ ЯО ГАЯО фиксируется прогрессирующее ухудшение состояния архивных документов. Неуклонно увеличивается число документов, требующих реставрации. Так, в настоящее время в реставрации нуждается более 150000 единиц хранения архивных документов ГКУ ЯО ГАЯО. Лаборатория, являющаяся структурным подразделением ГКУ ЯО ГАЯО, не может полностью решить проблему проведения реставрации архивных документов независимо от места их хранения. Лаборатория постоянно испытывает трудности, связанные с низкой технической оснащенностью, недостатком расходных материалов, слабой подготовкой кадров.

Таким образом, имеющаяся в настоящее время материально-техническая база архивной отрасли области не позволяет обеспечить полную сохранность архивных документов и создать оптимальные условия для их хранения. Ограниченность архивных учреждений в приобретении и использовании новой техники, современных средств хранения, реставрации и воспроизведения, внедрении новых технологий обуславливает их постоянное отставание от темпов технического прогресса.

Одновременно необходимо обеспечить равный и свободный доступ пользователей всех категорий к хранящимся в архивных учреждениях документам, в том числе в режиме удалённого доступа посредством сети «Интернет».

Для этого в первую очередь необходимо наличие качественного научно-справочного аппарата к архивным документам. В ГКУ ЯО ГАЯО не завершена работа по созданию базы данных «Архивный фонд», предполагающей ведение государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, что позволило бы снизить вероятность утраты архивных документов и упростило бы работу пользователей с архивной информацией.

ГКУ ЯО ГАЯО является крупнейшим архивным учреждением области. По состоянию на 01.01.2013 в нём хранится 3629742 единицы хранения, из них более 82 процентов – документы Архивного фонда Российской Федерации. Архив комплектуется документами 112 организаций и предприятий области.

В ГКУ ЯО ГАЯО за 2012 год было исполнено 3780 тематических и 490 генеалогических запросов физических и юридических лиц. В читальных залах за 2012 год было зарегистрировано 9905 посещений исследователей, в числе которых студенты и аспиранты высших учебных заведений, сотрудники музеев, различных предприятий и организаций, а также граждане, занимающиеся составлением родословных.

В последние годы ГКУ ЯО ГАЯО исполняется ежегодно около 7 – 8 тысяч социально-правовых запросов, большинство из которых о стаже и заработной плате граждан, о награждениях и присвоениях званий.

Сотрудники архива с использованием хранящихся архивных документов готовят радио- и телепередачи, организуют проведение выставок и экскурсий, публикуют статьи и сборники документов, а также участвуют в работе научных конференций и краеведческих чтений. 

Закупка компьютерной техники, лицензионного программного обеспечения позволит перевести на новый качественный уровень проводящуюся в ГКУ ЯО ГАЯО работу по оцифровке документов Архивного фонда Российской Федерации.

Реализация программных мероприятий позволит исключить возможность утраты и повреждения архивных документов, предотвратить ущерб историко-документального наследия и информационного потенциала Ярославской области, а также обеспечить права всех категорий пользователей на поиск, получение и распространение информации.

II. Цели ВЦП

В редакции постановления Правительства ЯО от 18.04.2014 № 360-п ru 76000201400479

Целями ВЦП являются:

- сохранение документального исторического наследия Ярославской области, создание нормативных условий для постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

- популяризация, повышение качества и доступности использования архивных документов.

№

п/п

Показатели цели

наименование показателя

единица измерения

базовое значение (2013 год)

планируемое значение (нарастающим итогом)

2014 год

2015 год

2016 год

1.

Доля архивных документов, хранящихся в нормативных условиях пожарной безопасности, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение

процентов

77

100

100

100

2.

Число случаев утраты документов в ГКУ ЯО ГАЯО

фактов

0

0

0

0

3.

Доля фондов ГКУ ЯО ГАЯО, включённых в систему автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации

процентов

100

100

100

100

4.

Доля принятых ГКУ ЯО ГАЯО в течение года документов (от объёма документации, подлежащей приёму)

процентов

83

87

91

93

5.

Доля социально-правовых запросов, исполненных в установленные сроки

процентов

100

100

100

100

6.

Доля документов, находящихся в удовлетворительном состоянии

процентов

96

96

96

96

7.

Доля посетителей читального зала ГКУ ЯО ГАЯО, получивших документы в установленные сроки

процентов

100

100

100

100

Ответственный исполнитель ВЦП осуществляет:

- периодический мониторинг и анализ достижения результатов ВЦП;

- принятие корректирующих решений и внесение изменений в ВЦП (при необходимости);

- представление отчётности в установленном порядке;

- контроль целевого использования бюджетных средств, выделяемых на реализацию ВЦП, в соответствии с действующим законодательством.

Ответственный исполнитель ВЦП готовит отчёты о реализации ВЦП на основании отчётов о работе исполнителя ВЦП, представляемых в соответствии с приказом Правительства области от 19.01.2012 № 1 «О внедрении «Порядка составления и утверждения планов работы и отчётов о работе государственного казённого учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"».

Ответственный исполнитель ВЦП обеспечивает размещение на своей странице на официальном портале органов государственной власти Ярославской области текста ВЦП, информации о ходе и результатах реализации ВЦП, финансировании программных мероприятий.

Исполнитель ВЦП осуществляет достижение результатов ВЦП в соответствии со следующими нормативными документами:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- приказом Правительства области от 27.10.2010 № 8 «Об утверждении базовых требований к качеству предоставления государственной услуги "Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам"»;

- приказом Правительства области от 28.07.2011 № 9 «Об утверждении ведомственного перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными архивными учреждениями Ярославской области за счет бюджетных средств».

IV. Задачи и результаты, мероприятия ВЦП

(В редакции

постановления Правительства ЯО от 08.12.2014 № 1270-п ru76000201401930

постановления Правительства ЯО от 13.01.2015 № 17-п ru76000201500017)

№

п/п

Наименование задачи, результата, мероприятия

Вид бюджетного ассигнования

Единица измерения

Значение результата,

объем финансирования мероприятий

очередной финансовый год

1-й год планового периода

2-й год планового периода

2014 год

2015 год

2016 год

1

2

3

4

5

6

7

1.

Задача 1.

Обеспечение сохранности документов, хранящихся в ГКУ ЯО ГАЯО

тыс. руб.

79969,012

75570,442

74838,265

1.1.

Результаты

1.1.1.

Количество закартонированных архивных документов

единиц хранения

15053

13380

13380

1.1.2.

Количество отреставрированных архивных документов

единиц хранения

1177

1180

1180

1.1.3.

Количество архивных документов, прошедших физико-химическую и техническую обработку

единиц хранения

5400

5400

5400

1.1.4.

Количество архивных документов, на которые создан фонд пользования в электронном виде

единиц хранения

2036

972

1000

1.1.5.

Количество архивных документов, прошедших проверку наличия

единиц хранения

140107

140100

140100

1

2

3

4

5

6

7

1.2.

Мероприятия

1.2.1.

Обеспечение функционирования ГКУ ЯО ГАЯО (расходы на оплату труда работников, налогов, коммунальных услуг, услуг по аренде имущества и прочие расходы и услуги)

оказание государственных услуг (выполнение

работ)

тыс. руб.

70391,081

66127,996

66717,106

1.2.2.

Оплата услуг по содержанию имущества ГКУ ЯО ГАЯО

оказание государственных услуг (выполнение

работ)

тыс. руб.

6177,888

2903,618

2992,618

1.2.3.

Обеспечение охраны и функционирования противопожарной сигнализации

оказание государственных услуг  (выполнение

работ)

тыс. руб.

3400,043

6538,828

5128,541

2.

Задача 2.

Организация использования архивных документов

тыс. руб.

1329,950

1750,850

1880,850

2.1.

Результаты

2.1.1.

Количество архивных документов, выданных пользователям в электронном виде

единиц хранения

8500

9000

9000

2.1.2.

Количество восстановленных комплектов описей дел

штук

740

740

740

2.1.3.

Количество проведённых выставок архивных документов

единиц

11

9

9

1

2

3

4

5

6

7

2.1.4.

Количество публикаций и статей, опубликованных в периодических изданиях, на сайте ГКУ ЯО ГАЯО

(www.yararchive.ru) и интернет-портале архивной службы Ярославской области (www.yar-archives.ru)

единиц

27

27

27

2.1.5.

Количество архивных документов, сведения о которых внесены в электронные базы данных

единиц хранения

28145

28150

28150

2.2.

Мероприятия

2.2.1.

Оплата услуг связи, в том числе доступа в интернет

оказание государственных услуг (выполнение

работ)

тыс. руб.

425,950

501,850

501,850

2.2.2.

Приобретение и сопровождение лицензионного программного обеспечения, содержание сайта

оказание государственных услуг (выполнение

работ)

тыс. руб.

110,000

124,000

240,000

2.2.3.

Приобретение и обслуживание компьютерной и иной техники

оказание государственных услуг (выполнение

работ)

тыс. руб.

794,000

1125,000

1139,000

Итого по ВЦП

тыс. руб.

81298,962

77321,292

76719,115

V. Обоснование потребности в ресурсах, необходимых для реализации ВЦП

Финансирование ВЦП осуществляется за счёт средств областного бюджета. Общая потребность в финансовых ресурсах составляет 235339,369 тыс. рублей. Предлагаемые объёмы финансирования указаны исходя из расчётной потребности для реализации мероприятий ВЦП и будут уточняться ежегодно в соответствии со сроками бюджетного планирования. Указанные средства будут расходоваться целевым образом в соответствии с утверждёнными сметами в порядке, утверждённом действующим законодательством.

Средства, выделяемые из областного бюджета на реализацию мероприятий ВЦП, расходуются в соответствии с постановлением Правительства области от 13.07.2011 № 513-п «О Сводном отраслевом перечне государственных и муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными и муниципальными учреждениями Ярославской области за счет бюджетных средств» на оказание государственной услуги «Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам», а также на следующие виды работ:

- обеспечение сохранности и учет архивных документов;

- комплектование архивными документами;

- научное описание архивных документов, создание справочно-поисковых средств к ним;

- работы по защите сведений, составляющих государственную тайну, других охраняемых законом тайн, содержащихся в архивных документах, и организации в установленном порядке их рассекречивания;

- обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним.

VI. Задачи и результаты ВЦП с детализацией по полугодиям

(В редакции

постановления Правительства ЯО от 08.12.2014 № 1270-п ru76000201401930)

№ п/п

Наименование задачи,

результата

Единица измерения

Планируемое значение результата, в том числе по полугодиям

всего

на 2014 год

первое полу-годие 2014 года

второе полу-годие 2014 года

1

2

3

4

5

6

1. Задача 1. Обеспечение сохранности документов, хранящихся

в ГКУ ЯО ГАЯО

1.1.

Количество закартонированных

единиц

15053

7761

7292

1

2

3

4

5

6

архивных документов

хранения

1.2.

Количество отреставрированных архивных документов

единиц хранения

1177

607

570

1.3.

Количество архивных документов, прошедших физико-химическую и техническую обработку

единиц хранения

5400

2425

2975

1.4.

Количество архивных документов, на которые создан фонд пользования в электронном виде

единиц хранения

2036

548

1488

1.5.

Количество архивных документов, прошедших проверку наличия

единиц хранения

140107

67180

72927

2. Задача 2. Организация использования архивных документов

2.1.

Количество архивных документов, выданных пользователям в электронном виде

единиц хранения

8500

4250

4250

2.2.

Количество восстановленных комплектов описей дел

штук

740

250

490

2.3.

Количество проведённых выставок архивных документов

единиц

11

4

7

2.4.

Количество публикаций и статей, опубликованных в периодических изданиях, на сайте ГКУ ЯО ГАЯО (www.yararchive.ru) и интернет-портале архивной службы Ярославской области (www.yar-archives.ru)

единиц

27

13

14

2.5.

Количество архивных документов, сведения о которых внесены в электронные базы данных

единиц хранения

28145

11915

16230

1

VII. Характеристика и порядок расчёта показателей

№ п/п

Наименование показателя

Описание показателя

Формула расчёта

Исходные данные (показатели) для расчёта

Источник данных

обозначение исходного показателя

наименование исходного показателя, единица измерения

1

2

3

4

5

6

7

1.

Доля архивных документов, хранящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, процентов

условия хранения архивных документов

× 100 %

Д н

объём архивных документов ГКУ ЯО ГАЯО, хранящихся в нормативных условиях, единиц хранения

паспорт ГКУ ЯО ГАЯО на 01.01.20__

Д

объём архивных документов ГКУ ЯО ГАЯО, единиц хранения

2.

Число случаев утраты документов в ГКУ ЯО ГАЯО

состояние обеспечения сохранности архивных документов

служебная записка, акт

1

2

3

4

5

6

7

3.

Доля фондов ГКУ ЯО ГАЯО, включённых

в систему

автоматизированного государственного

учёта документов

Архивного фонда

Российской

Федерации

качественное улучшение работы

по учёту

архивных

документов

× 100 %

Ф асгу

количество фондов, включённых в обще-российскую базу данных «Архивный

фонд», единиц

отчёт о работе ГКУ ЯО ГАЯО за 20__  год

Ф

суммарное количество фондов архива, единиц

паспорт ГКУ ЯО ГАЯО на 01.01.20__

4.

Доля принятых ГКУ ЯО ГАЯО в течение года документов (от объёма документации, подлежащей приёму), процентов

соблюдение сроков приема документов, установленных законодательством

× 100 %

Д факт.

объём документов, фактически принятых в течение года, единиц хранения

отчёт о работе ГКУ ЯО ГАЯО за 20__  год

Д подл.

объём документов, подлежащих приёму по истечении установленных сроков их временного хранения, единиц хранения

паспорта архивов организаций – источников комплектования архива

5.

Доля социально-правовых запросов, исполненных в установленные сроки, процентов

степень удовлетворения потребностей граждан в

архивной

информации

× 100 %

З ср.

количество запросов социально-правового характера, исполненных в течение года в установленные сроки, единиц

отчёт о работе ГКУ ЯО ГАЯО за 20__  год

1

2

3

4

5

6

7

З

общее количество запросов социально-правового характера, исполненных в течение года, единиц

6.

Доля документов, находящихся в удовлетворительном состоянии

степень доступности документов для пользователей

Д уд.

объём архивных документов, находящихся в удовлетворительном состоянии, единиц хранения

паспорт ГКУ ЯО ГАЯО на 01.01.20__

Д

объём архивных документов ГКУ ЯО ГАЯО, единиц хранения

паспорт ГКУ ЯО ГАЯО на 01.01.20__