Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя



УТВЕРЖДЕНА

постановлением

Правительства Севастополя

от 27.06.2014 № 101

В редакции постановления Правительства  Севастополя от 09.09.2015 № 850-ПП

утратил силу на основании постановления Правительства Севастополя от 30.12.2015 № 1333-ПП

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя (далее по тексту - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Севастополя документов, совершенствования делопроизводства в Правительстве Севастополя и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, города федерального значения Севастополя (далее по тексту - город Севастополь) в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Севастополя, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.3. Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на отдел специальной документальной связи аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

1.4. Требования настоящей Инструкции по делопроизводству обязательны для исполнения в структурных подразделениях Правительства Севастополя, органах местного самоуправления города Севастополя, учреждениях, предприятиях и иных организациях, расположенных на территории города Севастополя.

Структурные подразделения Правительства Севастополя, отраслевые (функциональные) органы Правительства Севастополя, учреждения, функции и полномочия учредителя которых осуществляются Правительством Севастополя, далее по тексту читать как Подразделения.

1.5. Основные понятия.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других Подразделениях;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

реквизит документа - элемент оформления документа;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

унифицированная форма документа; УФД - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);

электронная карточка документа - хранилище реквизитов документа. Электронная карточка документа включает в себя следующие реквизиты: вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа, отметку о конфиденциальности, сведения о поступлении документа, об исполнителе, адресате, исполнении документа, о согласовании документа, в том числе фамилию, имя, отчество, время согласования, должность лица, с которым согласован документ, резолюцию, подпись.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

1.6. В Правительстве Севастополя используется система электронного документооборота (СЭД).

При обновлении или замене СЭД необходимо обеспечить соответствие новой системы требованиям настоящей Инструкции по делопроизводству.

1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству, установленного порядка работы с документами в Правительстве Севастополя осуществляется Подразделениями, в ведение которых входит ведение делопроизводства и контроля (далее по тексту - делопроизводственная служба).

Письма делопроизводственной службы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Подразделениях.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами в Подразделениях возлагается на их руководителей.

Работники Подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов на бумажном носителе.

1.9. Должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях, разрабатываются на основе настоящей Инструкции по делопроизводству и утверждаются руководителями Подразделений.

1.10. На сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделениях, возлагаются следующие основные обязанности:

- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

- учет (регистрация) внутренних документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю;

- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

- контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

- подготовка проекта номенклатуры дел Подразделения;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, при наличии дел постоянного хранения, передача их в Архив города Севастополя (далее по тексту - Архив);

- выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в Подразделении, контроль их возврата;

- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- консультирование работников по вопросам работы с документами.

1.11. Персональные данные, содержащиеся в проектах документов, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.12. Передача документов, их копий, проектов постановлений, распоряжений Правительства Севастополя в связи со служебной необходимостью сторонним организациям, гражданам допускается с разрешения руководителей Подразделений или их заместителей.

При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель Подразделения письменно информирует начальника Правового управления Правительства Севастополя, который назначает служебное расследование.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

1.13. В Подразделениях могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции по делопроизводству методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за организацию работы с документами Подразделения, или другому работнику по указанию руководителя Подразделения. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.15. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и случаях, предусмотренных федеральным законодательством. Производится с разрешения Губернатора города Севастополя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника или протокола о выдаче копии.

II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Оформление реквизитов документов

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов Правительства Севастополя и Подразделений используют следующие реквизиты:

01 - герб города федерального значения Севастополя размещают на бланках писем (должностного лица, органа), распорядительных документов, а также на бланках Подразделений;

02 - наименование автора документа (должностного лица, органа) на бланках документов должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах;

03 - наименование Подразделения должно соответствовать наименованию, установленному положением о Подразделении. Подразделение указывают в том случае, если оно является автором документа и подписывается его руководителем.

Наименование Подразделения располагают ниже наименования Правительства Севастополя. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием (в случае если это предусмотрено положением о Подразделении);

04 - справочные данные о Правительстве Севастополя указываются в письмах и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, официальный адрес электронной почты. Могут быть дополнены интернет-адресом и другими сведениями;

05 - справочные данные о Подразделении включают в себя информацию о Подразделении в соответствии с реквизитом 04;

06 - вид документа - наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

В письме наименование вида и разновидности документа не указывается;

07 - дата документа - датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работниками службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Реквизит "Дата" отделяется от "Вида документа" интервалом не менее 24 пт (0,85 см).

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква "г." после цифр не ставится.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами:

16 марта 2014 г.

В этом случае в конце даты слово "год" пишется в сокращении "г.".

Проставлять ноль в обозначении дня, месяца, если оно содержит одну цифру, обязательно (6.3.2014 - неправильно, 06.03.2014 - правильно).

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться;

08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение (печатается арабскими цифрами), присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от реквизита "Вид документа" интервалом 24 пт (0,85 см).

Регистрационный номер документа должен включать порядковый номер по единой нумерации в течение календарного года (отдельно на входящие и исходящие документы), индекс по номенклатуре дел, а также может быть дополнен индексами структурного подразделения, подготовившего документ, должностного лица, подписавшего его, и т.п.

Регистрационный номер совместно изданного документа состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

В Правительстве Севастополя используется следующая индексация документов:

- для входящих - 144/45/1-14, где:

144 - порядковый номер входящего документа в 2014 делопроизводственном году;

45 - индекс по номенклатуре дел;

1-14 - обозначение входящего документа 2014 делопроизводственного года;

- для исходящих документов - 25/26/2-14/МС, где:

25 - порядковый номер исходящего документа в 2014 делопроизводственном году;

26 - индекс по номенклатуре дел;

2-14 - обозначение исходящего документа 2014 делопроизводственного года;

МС - инициалы (фамилия и имя) руководителя, подписавшего документ;

09 - ссылка на исходящий номер и дату документа адресата - включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется при регистрации письма-ответа (на N _____ от _____).

Является обязательным реквизитом.

При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты исходящего номера и даты документа адресата делать не следует;

10 - место составления (издания) документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 02 - 05. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления;

11 - отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной информации ограниченного распространения или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка (без кавычек) "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, на первой странице сопроводительного письма к документам и дополняется указанием номера экземпляра документа;

12 - адресат - документы адресуют в органы власти, учреждениям, организациям, должностным лицам, Подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, учреждение, организацию или Подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже (допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке), например:

Министерство труда и социальной

защиты Российской Федерации

или:

Правительство Российской Федерации

   Департамент делопроизводства

           и архива

При адресовании документа руководителю наименование организации и наименование должности указываются в дательном падеже, например:

Руководителю Федеральной службы

по труду и занятости

И.О. Фамилия

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их названия указываются обобщенно, например:

     Структурные подразделения

Департамента экономической политики

           и финансов

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подписывается исполнителем. На самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Сахалинская транспортная инспекция

ул. Пограничная, д. 45,

г. Южно-Сахалинск, 693000

13 - гриф утверждения документа - документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым организационно-распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ, протокол). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор города Севастополя

______________ (инициалы, фамилия)

(личная подпись)

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

            УТВЕРЖДАЮ

  Губернатор города Севастополя

__________________ (инициалы, фамилия)

(личная подпись)

              Дата

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на наименование вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

распоряжением Губернатора

города Севастополя

от _________ N ______

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают прописными буквами от границы верхнего поля без кавычек (допускается слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатать шрифтом другой насыщенности);

14 - указания по исполнению документа (резолюция), написанные должностным лицом, включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Иванову А.А., Морозовой Н.В.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2011

Личная подпись      Дата

Текст резолюции должен быть кратким, с использованием устоявшейся терминологии.

В случае необходимости подготовки ответа:

- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам непосредственно исполнителем;

- резолюция "Для подготовки ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию;

- резолюция "Для работы в установленном порядке" подразумевает исполнение документов в рамках функциональных обязанностей исполнителя.

Текст резолюции в СЭД вносят сотрудники, обеспечивающие работу руководителей, и, если документ имеет пометку "Срочно", "Доложить немедленно", незамедлительно доводят его до исполнителей;

15 - наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6 или имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Например:

Постановление (о чем?) о создании аттестационной комиссии

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце через один межстрочный интервал, может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитами бланка (отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт (0,85 см));

16 - отметка о контроле исполнения документа - обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", с обязательной отметкой в СЭД.

Оформляется на всех документах, подлежащих контролю, с указанием срока исполнения;

17 - текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.

Обращение "Уважаемый(ая) ...!" отделяется от предыдущего реквизита интервалом не менее 24 пт (0,85 см), от текста документа - интервалом не менее 18 пт (0,64 см).

При отсутствии обращения "Уважаемый(ая) ...!" текст отделяется от наименования документа (заголовка) интервалом не менее 24 пт (0,85 см).

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В отдельных случаях допускается уменьшение интервалов и шрифта (до N 13) при необходимости размещения текста на одной странице.

Связный текст, как правило, состоит из двух и более частей. В первой части (преамбуле) указываются обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, во второй, начинающейся с абзаца, - решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации, согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п.

Текст может содержать одну заключительную часть (например: в постановлении, распоряжении - постановляющую (распорядительную) часть без констатирующей; письме, заявлении - просьбу без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражения благодарности или сочувствия и др.; справках, докладных записках - оценку фактов, выводы). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о Подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения документа.

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органами власти, документов других организаций, ранее изданных документов указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Дата и номер при этом указываются перед наименованием документа.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются части, главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты. Заголовки частей разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом, центрованным способом (относительно границ текста), нумеруются римскими цифрами. Подразделы, пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами и пишутся с абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1). Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" (стр.) и знаков препинания.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

- 1-го лица единственного числа - распорядительные документы, принимаемые на принципах единоначалия. Например:

Предлагаю подготовить и представить на рассмотрение;

Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

- 3-го лица единственного числа - документы коллегиальных органов. Например:

Комиссия рассмотрела...

- 1-го лица множественного числа - протоколы. Например:

слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем...; решили...

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного числа (комиссия не возражает, комиссия считает возможным).

Перед реквизитом "Подпись" в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза "С уважением, ...". Таким образом, обращение "Уважаемый ...!" в начале письма и заключительная этикетная фраза "С уважением" составляют так называемую этикетную рамку.

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер;

18 - отметка о наличии приложения оформляется под текстом от границы левого поля.

После слова "Приложение" ставится двоеточие. Приложение отделяется от текста интервалом 6 - 12 пт (0,21 - 0,42 см).

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

Приложения к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

Приложения к проекту постановления, распоряжения Правительства Севастополя подписываются руководителем Подразделения, внесшего проект, в отдельных случаях - заместителем Губернатора - директором Департамента в соответствии с распределением обязанностей.

Если приложений несколько, они нумеруются: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д. Одно приложение не нумеруется.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается, например:

Приложение: Программа в 1 экз.

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов, количестве экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение (приложения), не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

Приложения: 1. Протокол собрания учредителей АО "Стройдеталь" на 5 л.

               в 1 экз.

            2. Проект решения собрания на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 31.02.2007 N 17 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, имеющие гриф "Для служебного пользования", отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:  Справка  о  неплатежеспособных  предприятиях,  для  служебного

             пользования, рег. N 26ДСП, на 2 л. в 1 экз.

В распорядительных документах (постановления, распоряжения, решения, приказы) сведения о наличии приложений указывают в тексте, например:

Разработать и представить на утверждение график приема граждан на первый квартал 2012 г. по форме, указанной в приложении N 1 (слово "приложение" печатается со строчной буквы).

Если в тексте распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишут "Приложение N ..." (без кавычек, печатают от границы верхнего поля листа), ниже дается ссылка на наименование вида основного документа, его дату и регистрационный номер. Печатается через один межстрочный интервал. Например:

                                                 Приложение N 2

                                                 к распоряжению Губернатора

                                                 города Севастополя

                                                 от 12.05.2014 N 45

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, инструкциям и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер или отдельные пункты документа, к которым даются пояснения.

                                                        Приложение N 1

                                                        к приказу Росархива

                                                        от 12.11.2009 N 125

                                                        Приложение N 2

                                                        к подпункту 3.2.1

Если приложением к документу (например, к постановлению, приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа. Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция - УТВЕРЖДЕНА и т.д.

                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                                  постановлением

                                                  Правительства Севастополя

                                                  от 12.11.2009 N 125

Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт (1,27 см), от текста приложения - интервалом 24 пт (0,85 см). Наименование вида документа (первое слово заголовка приложения) (положение, устав, инструкция и др.) и заголовок оформляются прописными буквами полужирным шрифтом, например:

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ

При размещении заголовка к тексту большого объема (более 2 - 3 строк) наименование вида документа (положение, инструкция, программа) выделяется полужирным шрифтом, заголовок - строчными буквами, например:

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в федеральных органах исполнительной

власти

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок;

19 - подпись является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита "подпись" входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ (за исключением бланка должностного лица), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник Управления финансового

контроля города Севастополя               личная подпись       И.О. Фамилия

Или на бланке:

Начальник управления                     личная подпись        И.О. Фамилия

Подпись отделяется от последней строки текста интервалом не менее 36 пт (1,27 см).

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитах различных видов документов указан в приложении N 1.

Заместитель начальника

общего отдела                       личная подпись             И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Подписи могут отделяться одна от другой 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Начальник Департамента

образования                               личная подпись       И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                         личная подпись       И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Начальник                                      Начальник

Департамента образования                       Департамента здравоохранения

Личная подпись  И.О. Фамилия                   Личная подпись  И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки не используют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                     личная подпись       И.О. Фамилия

Члены комиссии:                           личная подпись       И.О. Фамилия

                                          личная подпись       И.О. Фамилия

Подписи в составе членов комиссии располагаются по алфавиту фамилий.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ, - "исполняющий обязанности", "заместитель", И.О. Фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, на которое возложены обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Губернатора города Севастополя             подпись             И.О. Фамилия

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон;

20 - гриф согласования. Согласование проекта документа с другими органами власти, организациями, Подразделениями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа власти, Подразделения), подписи должностного лица, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:

                                          СОГЛАСОВАНО

                                      Начальник Управления

                                      финансового контроля

                                      города Севастополя

                                      Личная подпись   И.О. Фамилия

                                      Дата

Если согласование осуществляется служебным письмом, то оформляется по следующей форме:

                                     СОГЛАСОВАНО

                                     Письмо Управления финансового контроля

                                     города Севастополя

                                     от 15.05.2014 N 45-12

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается";

21 - виза согласования - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Согласование проекта документа оформляется визой, включающей в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

                                    Директор Департамента аппарата

                                    Губернатора и Правительства Севастополя

                                    личная подпись      И.О. Фамилия

                                    Дата

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом, например:

                                    Замечания прилагаются

                                    Директор Департамента аппарата

                                    Губернатора и Правительства Севастополя

                                    личная подпись   И.О. Фамилия

                                    Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к проекту документа.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Допускается полистное визирование документа и его приложения для защиты от возможной замены листов. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути;

22 - оттиск печати. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Оттиск печати с изображением Герба города Севастополя ставится на документы, требующие особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 2.

Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направленных за пределы Правительства Севастополя, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

При оформлении командировочных удостоверений лиц, посещающих город Севастополь, оттиск негербовой печати проставляется на подписи сотрудника Подразделения, принимающего командировочного.

Проставление печати Правительства Севастополя на отпускных билетах не предусмотрено;

23 - отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится в необходимых случаях для придания ему юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Верно

Главный специалист общего отдела       личная подпись          И.О. Фамилия

16.03.2014

Правительство Севастополя, Подразделения могут заверять копии только издаваемых ими документов.

Копии распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя (постановлений, указов, распоряжений и др.) для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются печатью, заверительная надпись "Верно" не проставляется.

Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок и т.п.), то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается нить. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги с заверительной надписью. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:

Прошнуровано и пронумеровано

6 (шесть) листов

Верно

Начальник общего отдела

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Заверительная надпись может оформляться в форме штампа.

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен;

24 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа шрифтом размером NN 10 - 12. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (без буквы "т" и пробелов или дефисов между цифрами номера), например:

В.А. Петров

744567

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (0692) 744567.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

В документах с грифом "Для служебного пользования" отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и дополняется информацией о количестве отпечатанных экземпляров, рассылке и дате печатания документа;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Информация об исполнении документа, направлении его в дело, месте хранения документа вносится в СЭД.

В случае если ответ дается не на все поставленные вопросы, документ остается на контроле. Данный ответ является промежуточным и в СЭД вносится соответствующая отметка;

26 - отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в нижнем правом углу на первом листе документа.

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер (см. п. 09) и дату поступления (при необходимости - указание времени).

Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

2.2.2. Для изготовления бланков используется белая бумага (в исключительных случаях - слабо окрашенная в светлые тона) формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм). Разрешается использовать бумагу формата А3 (297 x 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 x 148 мм) - для резолюций (поручений).

Бланки документов, кроме распорядительных, должны иметь такие поля (мм):

не менее 30 - левое;

не менее 10 - правое;

не менее 20 - верхнее и нижнее.

Бланки распорядительных документов должны иметь такие поля (мм):

35 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

2.2.3. В Правительстве Севастополя используются следующие бланки документов:

- бланки Губернатора и Правительства для писем (приложение N 4);

- бланки конкретных видов документов с указанием на бланке вида документа (приложение N 3);

- бланки структурных подразделений (приложение N 5).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов, бланки отдельных должностных лиц.

2.2.4. Для учета бланков допускается проставлять учетные порядковые номера на правом, левом и нижнем полях с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

2.2.5. Образцы бланков с воспроизведением герба города Севастополя утверждаются Правительством города Севастополя.

2.2.6. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

2.2.7. Гербовые бланки распорядительных документов, бланки писем Губернатора Севастополя и Правительства Севастополя являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

2.2.8. Гербовые бланки хранятся в сейфах или запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет и хранение гербовых бланков.

2.2.9. Делопроизводственная служба Правительства Севастополя осуществляет учет изготовления и выдачу гербовых бланков службам делопроизводства департаментов Правительства под роспись в специальном журнале (приложение N 6).

2.2.10. Службы делопроизводства департаментов Правительства ведут учет использования бланков структурными подразделениями соответствующего Департамента (приложение N 6).

Испорченные бланки хранятся до конца текущего года в службах делопроизводства департаментов, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных бланков составляется акт по форме согласно приложению N 7. Допускается акты уничтожения испорченных бланков составлять ежемесячно или ежеквартально, но не реже одного раза по итогам года.

III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

При оформлении правовых актов, вносимых на рассмотрение в Законодательное Собрание города Севастополя, распорядительных документов Губернатора, служебных писем и других официальных документов Правительства Севастополя и структурных подразделений необходимо соблюдать следующие требования:

- не допускается внесение исправлений в подписанный документ, а также в согласованный проект документа.

Если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности исполнителя (без фамилии) в дательном падеже, например:

Начальнику организационного отдела сформировать план работы...

В качестве исполнителей могут быть указаны учреждения (организации) или Подразделения, например:

Управлению архитектуры провести публичные слушания по вопросу...

Последний пункт постановляющей части должен содержать сведения о Подразделении или должность лица, на которое возлагается контроль исполнения постановления (распоряжения), например:

Контроль исполнения постановления Правительства Севастополя возложить на заместителя Губернатора по городскому хозяйству...

- если задание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе и т.д.), оно всегда адресуется конкретному лицу - председателю комиссии, руководителю рабочей группы и т.п. Это подчеркивает персональную ответственность руководителя за работу подчиненных и не допускает неоднозначной трактовки адресата задания;

- до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки;

- текст излагается простым, доступным языком;

- не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований;

- названия Подразделений следует писать с прописной буквы, название отделов, находящихся в составе управлений, департаментов, комитетов, - со строчной буквы;

- избегать использования архаичных терминов и оборотов ("поименованный" заменить на "указанный"; "служебное письмо составляется" или "направляется", а не "пишется" или "посылается");

- использовать только общепринятые сокращения (например, просп. - проспект, м - метр, кг - килограмм, мин - минута);

- в обозначении номера дома с литерой использовать строчную букву рядом с цифрой, например, "д. 48а";

- в написании количественных и порядковых числительных исходить из того, что количественные числительные не требуют наращения (категорически неправильно писать "не более 5-ти", должно быть написано: "не более 5" или "не более пяти"). И, напротив, падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должно присутствовать:

- в виде однобуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует гласный звук: "5-й" (неправильно - "5-ый"), "5-е" (неправильно - "5-ое"), "5-х" (неправильно - "5-ых");

- в виде двухбуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует согласный звук: "5-го" (неправильно - "5-ого"), "5-му" (неправильно - "5-ому"), "30-ми" (неправильно - "30-ыми");

- полностью пишутся наименования населенных пунктов;

- не употребляются сокращенные наименования должностей. Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова;

- не допускается использование сокращенного наименования органа власти, Подразделения, учреждения (организации), если это специально не оговорено в тексте;

- не допускается при написании инициалов и фамилии отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

- не допускается отрывать знак "N" от самого номера, написанного цифрами, размещая их на разных строках;

- недопустимо отделение (разнесение на разные строки) даты или года от слов "год", "г." или "гг." и др.;

- не допускаются разрывы в названиях предприятий при переходе на новую строку (например, ООО "Старстрой").

3.1. Распорядительные документы органов исполнительной

власти города Севастополя

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Губернатор города Севастополя на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Устава города Севастополя и законов города Севастополя издает указы и распоряжения, обязательные для исполнения на всей территории города Севастополя.

Правительство Севастополя, исполнительные органы государственной власти города Севастополя на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Устава города Севастополя, законов города Севастополя и правовых актов Губернатора издают постановления и распоряжения Правительства Севастополя, приказы и распоряжения исполнительных органов государственной власти города Севастополя.

Постановления и распоряжения Правительства Севастополя, приказы и распоряжения исполнительных органов государственной власти города Севастополя, принятые в пределах их полномочий, обязательны к исполнению в городе Севастополе.

3.1.1. Подготовка проектов нормативных правовых актов

Губернатора, Правительства Севастополя

3.1.1.1. Органы исполнительной власти представляют в Правительство Севастополя проекты указов и распоряжений Губернатора города Севастополя, постановлений и распоряжений Правительства Севастополя.

3.1.1.2. Нормативные правовые акты Губернатора и Правительства Севастополя издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Губернатора и Правительства Севастополя в пределах их компетенции.

3.1.1.3. При подготовке к проекту постановления или распоряжения (в случае если вопрос нуждается в дополнительных пояснениях) прикладывается пояснительная записка. Пояснительная записка должна содержать: обоснование необходимости принятия данного проекта, его цели, основные ключевые моменты предлагаемого правового регулирования, какую проблемную ситуацию позволит разрешить то или иное конкретное нововведение в правовом регулировании и систему мер, обеспечивающих достижение целей проекта. К пояснительной записке прикладываются документы, послужившие основанием для разработки проекта (статистические данные, расчеты, правоустанавливающие документы, переписка, схемы, заявления и другие материалы). Содержание пояснительной записки, ее основные элементы зависят от правового решения конкретной ситуации и должны быть ориентированы на структуру проекта, его содержание и социальную значимость. Пояснительные записки к проектам, имеющим особо важное значение, должны быть более обстоятельны (развернуты).

3.1.1.4. Порядок опубликования нормативных правовых актов Правительства Севастополя устанавливается законом города Севастополя.

3.1.1.5. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Губернатор города Севастополя и Правительство Севастополя издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты;

- персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

- действие которых исчерпывается однократным применением;

- об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

- оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных высшему исполнительному органу государственной власти города Севастополя;

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений высшего исполнительного органа государственной власти города Севастополя и не содержащие новых правовых норм;

г) технические акты (тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;

д) акты рекомендательного характера.

3.1.1.6. Правовые акты, соответствующие пунктам а (за исключением актов, срок действия которых истек), б, в, издаются Губернатором города Севастополя и Правительством Севастополя в форме распоряжений.

3.1.1.7. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более органами исполнительной власти города Севастополя. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти и иных органов (организаций).

3.1.1.7.1. Обязанности по подготовке проектов правовых актов о внесении изменений, дополнении или отмене ранее принятых правовых актов по результатам рассмотрения и (или) в связи с исполнением документов рекомендательного, предписывающего или обязывающего характера, поступивших из органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти (их структурных подразделений, территориальных органов и т.п.), а также из органов судебной власти и органов прокуратуры Российской Федерации, возлагаются на исполнительный орган государственной власти города Севастополя, осуществлявший подготовку проекта изменяемого, дополняемого или отменяемого правового акта либо выступавший ответственным исполнителем при подготовке проекта ранее принятого правового акта несколькими органами.

(п. 3.1.1.7.1 введен Постановлением Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.1.7.2. Документы рекомендательного, предписывающего или обязывающего характера, поступившие из органов, указанных в п. 3.1.1.7.1, относительно внесения изменений, дополнения или отмены ранее принятых правовых актов рассматриваются в установленные законом сроки с обязательным участием органа, осуществлявшего подготовку проекта ранее принятого правового акта.

(п. 3.1.1.7.2 введен Постановлением Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.1.7.3. В случае прекращения деятельности исполнительного органа государственной власти города Севастополя, осуществлявшего подготовку проекта первоначального правового акта, обязанности по подготовке проекта правового акта в соответствии с п. 3.1.1.7.1 возлагаются на орган, являющийся правопреемником органа, деятельность которого прекращена, либо орган, уполномоченный осуществлять функции в сфере, регулируемой ранее принятым правовым актом.

(п. 3.1.1.7.3 введен Постановлением Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.1.8. При подготовке проектов постановлений и распоряжений следует исходить из того, что:

- постановления издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам исполнительной власти города и местного самоуправления законами города Севастополя;

- постановления нормативного характера направлены на установление, изменение или отмену правовых норм (правил поведения) и имеют общеобязательные предписания постоянного или временного характера, рассчитанные для исполнения и многократного применения неопределенным кругом лиц;

- распоряжения издаются по вопросам организации работы органа исполнительной власти (оперативным, организационным, кадровым);

- постановления и распоряжения должны соответствовать требованиям действующего законодательства, юридико-техническому оформлению, отвечать критериям качества, гарантирующим наличие закрепленных в нем правил:

а) свойств нормативности и общеобязательности, полноты и конкретности;

б) простоты и ясности, краткости и точности;

в) определенности, последовательности и непротиворечивости; быть подготовленными с учетом ранее принятых актов, исключать дублирование и необходимость издания дополнительных распорядительных документов по данному вопросу; не содержать положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции;

- в постановлении и распоряжении указываются конкретные виды, объемы работ, сроки исполнения и исполнители. В необходимых случаях в постановления (распоряжения) включается пункт о сроках представления информации.

3.1.2. Процедура согласования документа

3.1.2.1. Исполнитель, подготовивший проект распорядительного документа (постановления, распоряжения и т.п.), осуществляет его согласование с руководителями Подразделений и других организаций, при этом проекты постановлений и распоряжений согласовываются:

- об утверждении городских программ, о внесении изменений в действующие городские программы в части изменения их объема финансирования, в том числе за счет средств местного бюджета и средств, выделяемых из других бюджетов Российской Федерации, по вопросам выделения денежных средств из федерального бюджета, а также об утверждении федеральных программ, ведомственных целевых программ, внесении в них изменений, отчетов об их исполнении - с Департаментом экономической политики и финансов, Главным управлением экономического развития, Главным управлением финансов;

- по вопросам, затрагивающим интересы города и населенных пунктов, находящихся на территории города Севастополя, - с заместителем Губернатора, заместителем Председателя Правительства Севастополя, Департаментом городского хозяйства;

- по вопросам изменения структуры и штатного расписания, переименования органов государственной власти города Севастополя (их структурных подразделений), утверждения и изменения их Положений, поощрения, награждения, оплаты труда работников - с Управлением государственной службы и кадров Департамента внутренней политики, государственной службы и кадров и с Управлением финансово-бухгалтерского учета Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя;

- о командировании сотрудников Правительства - с директором Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя и начальником Управления финансово-бухгалтерского учета Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя;

- о распределении служебных зданий и помещений для Подразделений - с Департаментом аппарата Губернатора и Правительства Севастополя;

- касающиеся историко-культурного и мемориального наследия города Севастополя - с Главным управлением культуры и охраны культурного наследия.

3.1.2.2. Все проекты правовых актов Правительства Севастополя, Губернатора города Севастополя подлежат согласованию с начальником Правового управления Правительства Севастополя.

(п. 3.1.2.2 в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.2.3. Очередность прохождения согласования проектов распорядительных документов:

- юридическая служба Подразделения, внесшего проект постановления (распоряжения);

- руководитель Подразделения, внесшего проект постановления (распоряжения);

- директор Департамента в соответствии с распределением обязанностей;

- руководители Подразделений, учреждений (организаций), в полномочия которых входит рассмотрение излагаемого в документе вопроса;

- Правовое управление Правительства Севастополя;

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

- заместитель Губернатора, заместитель Председателя Правительства Севастополя.

3.1.2.4. Рецензенты имеют право возвратить проект постановления (распоряжения) на доработку исполнителю (разработчику) в следующих случаях:

- нарушение положений настоящей Инструкции по делопроизводству;

- несоответствие пояснительной записки требованиям настоящей Инструкции по делопроизводству или ее отсутствие;

- наличие неустраненных замечаний (заключений);

- проект содержит опечатки, грамматические ошибки либо требует внесения дополнений или изменений (поправок).

3.1.2.5. Возражения к проекту постановления (распоряжения), возникающие у рецензентов при согласовании, оформляются на отдельным листе "Замечания (заключения)" в виде примечаний по тексту представленного проекта, отдельными комментариями.

3.1.2.6. При наличии разногласий по проекту постановления или распоряжения разработчик организовывает их обсуждение с заинтересованными сторонами с целью снятия разногласий. Если после обсуждения разногласия не сняты, то неурегулированные разногласия рассматриваются курирующим (руководящим) заместителем Губернатора, в соответствии с распределением обязанностей, который проводит обсуждение с заинтересованными сторонами.

3.1.2.7. Если после этого разногласия не сняты, то к проекту постановления или распоряжения прилагаются протокол разногласий, утвержденный заместителем Губернатора (или завизированный заместителем Губернатора) в соответствии с распределением обязанностей, и справка с изложением мнений сторон, имеющих замечания.

3.1.2.8. Разногласия по проекту постановления или распоряжения рассматриваются Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя или лицом, его замещающим.

3.1.2.9. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения или дополнения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию рецензентами.

3.1.2.10. Срок, в течение которого проект постановления (распоряжения) может находиться на согласовании у заместителей Губернатора, в Подразделениях и иных организациях, не должен превышать 3 (трех) рабочих дней, за исключением Правового управления Правительства Севастополя, проводящего правовую и антикоррупционную экспертизу проектов постановлений.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.2.11. Положения и Порядки, регулирующие принятие расходных обязательств, муниципальные Программы находятся на согласовании в Финансовом управлении не более 5 рабочих дней.

3.1.2.12. Общий срок, в течение которого проект постановления (распоряжения) может находиться на согласовании, не должен превышать месяца со дня его внесения.

3.1.2.13. Исполнитель, подготовивший проект постановления (распоряжения), представляет в Правовое управление Правительства Севастополя по запросу пакет документов, требуемый для проведения антикоррупционной экспертизы.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.2.14. Правовое управление Правительства Севастополя проводит правовую и антикоррупционную экспертизу проектов постановлений в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента их поступления в Правовое управление Правительства Севастополя.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

Указанный срок может быть сокращен директором Правового управления Правительства Севастополя по мотивированному ходатайству руководителя Подразделения, внесшего проект постановления.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.2.15. В исключительных случаях при наличии существенных оснований, а также если проект постановления требует более глубокого изучения, срок проведения экспертизы может быть продлен начальником Правового управления Правительства Севастополя, но не более чем на 10 рабочих дней.

(п. 3.1.2.15 в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.2.16. Коррупциогенные факторы, выявленные при проведении антикоррупционной экспертизы проектов постановлений, устраняются Подразделениями, являющимися разработчиками соответствующих проектов. Положения проекта постановления, способствующие созданию условий для проявления коррупции, выявленные при проведении антикоррупционной экспертизы, проводимой директором Правового управления Правительства Севастополя, устраняются на стадии доработки проекта документа разработчиком проекта.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.2.17. В случае несогласия разработчика документа с результатами антикоррупционной экспертизы, проведенной Правовым управлением Правительства Севастополя, свидетельствующими о наличии в проекте документа положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, разработчик проекта в течение 5 рабочих дней представляет в Правовое управление Правительства Севастополя письменные возражения с обоснованием своего несогласия. Если возражения отклоняются Правовым управлением Правительства Севастополя, они рассматриваются с участием разработчика, должностного лица Правового управления Правительства Севастополя и иных заинтересованных лиц при курирующем заместителе Губернатора, после чего принимается окончательное решение, которое направляется Губернатору, Председателю Правительства.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.2.18. При наличии мотивированных возражений разработчика проекта постановления на замечания по результатам проведения правовой экспертизы Правовое управление Правительства Севастополя проводит повторную правовую экспертизу. В рамках проведения повторной экспертизы проекта директор Правового управления Правительства Севастополя вправе организовать совещание с участием разработчика и иных заинтересованных лиц для рассмотрения и обсуждения отдельных вопросов, касающихся проекта постановления.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.1.2.19. Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений, распоряжений и их доработку несут руководители Подразделений, внесшие проекты.

3.1.2.20. Внесение изменений, дополнений и отмена постановлений или распоряжений производятся актом равной юридической силы.

3.1.2.21. Если постановление или распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

3.1.2.22. Если в основной документ были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается.

В случае когда вносимые изменения и дополнения затрагивают более половины текста ранее принятого постановления или распоряжения или в него ранее были внесены изменения и дополнения более чем тремя актами, то оно должно быть признано утратившим силу и принимается новый акт.

3.1.3. Подготовка к оформлению проекта документа на бланке

3.1.3.1. Исполнитель документа получает бланк в отделе по работе с распорядительными документами при предоставлении подписанного руководителем структурного подразделения проекта постановления, распоряжения, указа.

3.1.3.2. Сотрудники отдела имеют право возвратить проект на доработку исполнителю (разработчику) в следующих случаях:

- нарушение положений настоящей Инструкции по делопроизводству;

- проект содержит опечатки, грамматические ошибки либо требует внесения дополнений или изменений (поправок).

3.1.3.3. После устранения замечаний отдел по работе с распорядительными документами выдает исполнителю бланк необходимого распорядительного документа.

3.1.3.4. Исполнитель согласовывает проект распорядительного документа и передает его на подпись Губернатору, Председателю Правительства вместе с электронной версией документа (Microsoft Word) через отдел по работе с распорядительными документами или, в исключительных случаях, через начальника Секретариата Губернатора. Проект распорядительного документа без электронной версии этого документа не принимается.

3.1.3.5. Постановления и распоряжения, указы, подписанные Губернатором, регистрируются отделом по работе с распорядительными документами в срок, не превышающих трех рабочих дней.

3.1.3.6. Указы, постановления и распоряжения вступают в силу со дня их подписания, если действующим законодательством или в самом акте не предусмотрено иное.

3.1.3.7. Указы, постановления и распоряжения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).

3.1.3.8. В проекты постановлений и распоряжений, подлежащие опубликованию, вносится пункт следующего содержания: "Опубликовать в установленном законом порядке на официальном сайте Правительства Севастополя".

3.1.4. Требования к составлению документа

3.1.4.1. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность и краткость текста.

3.1.4.2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы о чем? (о ком?), например:

(Распоряжение) о создании аттестационной комиссии

3.1.4.3. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

"О подготовке проекта договора"

Заголовок составляет исполнитель документа.

В заголовке к постановлению или распоряжению о внесении изменений или дополнений в ранее принятые акты указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения (дополнения).

Если вносятся изменения (дополнения) одновременно в несколько постановлений или распоряжений, то допускается указывать в заголовке только дату и регистрационный номер каждого постановления или распоряжения.

3.1.4.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке указов, постановлений, распоряжений.

3.1.4.5. В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.

3.1.4.6. В документах (указ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

3.1.4.7. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

3.1.4.8. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

3.1.4.9. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, его название.

3.1.4.10. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

3.1.4.11. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:

В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц"...

3.1.4.12. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания постановления, распоряжения, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, например:

"В соответствии со ст. 7 Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя"...,

"На основании решения Законодательного Собрания Севастополя...",

"В связи с уточнением размера земельного участка...",

"В связи с кадровыми изменениями...",

"В целях совершенствования и рационального расходования бюджетных средств..."

3.1.4.13. В преамбулу не включаются положения нормативного характера.

Преамбула в постановлениях завершается словами "Правительство Севастополя постановляет". Слово "постановляет" печатается полужирным шрифтом. Преамбула от текста постановляющей части отделяется интервалом 18 пт (0,64 см).

3.1.4.14. Постановляющая (распорядительная) часть проекта постановления и распоряжения начинается со слов: "Внести изменения в ...", "Внести следующие изменения в ...", затем указывается вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения, или "Внести в ...", затем указывается вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения, "...следующие изменения (дополнения): ...".

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, предложения, рекомендации.

3.1.4.15. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например:

1. Создать рабочую группу в составе...

3.1.4.16. В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например:

1. Начальнику управления протокола и международных отношений Котовой А.Д. подготовить проект "Инструкции об организации работы по...".

2. Начальнику правового управления Шахову И.С. предоставить отделу протокола и международных отношений необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

3.1.4.17. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.08.2014.

3.1.4.18. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на директора Департамента ... Соколова К.М.

3.1.4.19. В правовых актах, содержащих сведения о составе коллегиальных, консультативных, контрольных и иных органов (коллегии, комиссии, советы, комитеты, штабы и др.) (далее - комиссии), инициалы и фамилии не указываются, за исключением случаев, если положением о комиссии, утвержденным постановлением (распоряжением), предусмотрен персональный состав формирования комиссии.

3.1.4.20. Фамилии, имена, отчества членов комиссий в проектах постановлений (распоряжений) печатаются в алфавитном порядке.

3.1.4.21. Примеры написания некоторых пунктов постановлений и распоряжений:

- В наименовании и пункте 1 слова "и тарифов за обеспечение работ" исключить;

- ... цифры и слова "45,0 тысячи рублей" заменить цифрами и словами "42,5 тысячи рублей";

- 1. Внести следующие дополнения и изменения в постановление Правительства Севастополя от 24.05.2014 N 13 "Об утверждении правил благоустройства территории города Севастополя":

1.1. Пункты 5 и 6 считать пунктами 6, 7 соответственно;

1.2. Дополнить пунктом 5 следующего содержания:

"5. Настоящее постановление вступает в силу с ...";

- 3. Внести в Порядок предоставления мер социальной поддержки ..., утвержденный постановлением Правительства Севастополя от 29.05.2014 N 23, следующие дополнения и изменения:

3.1. В пункте 9:

- абзац первый после слов "граждане" дополнить словами "или их законные представители";

- абзац седьмой изложить в следующей редакции (текст изложить в следующей редакции, слова изложить в следующей редакции):

"- копий документов с указанием банковских реквизитов ...".

3.2. Пункты 15 и 24 исключить.

3.3. Пункты 2, 4, 6, 9 после слов "участники Великой Отечественной войны" дополнить словами "жители осажденного Севастополя" в соответствующем падеже.

3.4. В пункте 13 цифру "10" исключить;

- 2. Дополнить Порядок оценки эффективности предоставляемых налоговых льгот, утвержденный постановлением Правительства Севастополя от 15.05.2012 N 5, формой N 1.1 согласно приложению к настоящему постановлению;

- 1. Внести изменения в состав конкурсной комиссии ..., утвержденный постановлением Правительства Севастополя от 05.06.2014 N 14 (Внести в состав конкурсной комиссии ..., утвержденный постановлением Правительства города Севастополя от 05.06.2014 N 14, следующие изменения:):

1.1. Вывести из состава Петрова И.И., Ивановскую Л.Ю.

1.2. Ввести в состав:

Сидорову Ольгу Андреевну - начальника Управления информационной политики и мониторинга Департамента информационной политики и информационных ресурсов;

Артова Ивана Григорьевича - преподавателя кафедры информационных систем Севастопольского Национального технического университета, доцента, кандидата технических наук (по согласованию).

1.3. Наименование должности Сафонова О.А. изложить в следующей редакции: "начальник отдела финансово-экономического обеспечения".

Или:

- позицию "Сеитов Р.И. - заместитель директора Департамента ..."

заменить позицией следующего содержания:

"Сеитов Р.И. - директор Департамента ...".

1.4.1. Слова "Иванова Ксения Евгеньевна" заменить словами "Сомов Иван Иванович".

3.1.4.22. В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:

РФ, Госстройнадзор, зам. и др.;

Графические: г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

3.1.4.23. Недопустимо разрывать на разные строки инициалы и фамилию, а также общепризнанные сокращения со словом или цифрой, к которым они относятся. Например:

    Ф.Ф.      10     г.

  Гордеев     км     Севастополь

3.1.4.24. Реквизит "Подпись документа" оформляется в соответствии с п. 2.1 "Оформление реквизитов документов" настоящей Инструкции по делопроизводству.

На бланках Губернатора города Севастополя ставится подпись только Губернатора или лица, его замещающего. Например:

Исполняющий обязанности

Губернатора города Севастополя             Подпись             С.И. Меняйло

На бланках постановлений, распоряжений Правительства Севастополя ставится подпись Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя или лица, его замещающего. Например:

Исполняющий обязанности

Губернатора города Севастополя,

Председатель Правительства Севастополя     Подпись             С.И. Меняйло

3.1.4.25. Лист согласования оформляется следующим образом:

    ПОДГОТОВЛЕНО                             СОГЛАСОВАНО

Руководитель структурного                Заместитель Губернатора,

подразделения                            заместитель Председателя

_____________________ И.О. Фамилия       Правительства Севастополя -

"___" _________________ 20___ года       _____________________ И.О. Фамилия

                                         "___" _________________ 20___ года

                                         Заместитель Губернатора,

                                         заместитель Председателя

                                         Правительства Севастополя -

                                         директор Департамента по правовым,

                                         имущественным и земельным

                                         отношениям

                                         _____________________ И.О. Фамилия

                                         "___" _________________ 20___ года

                                         Заместитель Губернатора,

                                         заместитель Председателя

                                         Правительства Севастополя -

                                         (в соответствии

                                         с распределением обязанностей)

                                         _____________________ И.О. Фамилия

                                         "___" _________________ 20___ года

3.1.4.26. Реквизиты "Отметка об исполнителе", "Отметка о конфиденциальности" оформляются в соответствии с п. 2.1 "Оформление реквизитов документов" настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.1.5. Бланки распорядительных документов

3.1.5.1. Согласно п. 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, распорядительные документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.5.2. В соответствии с Законом города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя" официальные бланки распорядительных документов высшего должностного лица и высшего органа исполнительной власти города утверждены с изображением герба города Севастополя.

Образцы бланков распорядительных документов Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя утверждены распоряжениями от 19.05.2014 N 133 и от 29.05.2014 N 8 соответственно.

3.1.5.3. Для подготовки нормативных правовых актов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя используются продольные бланки. При продольном на бланке название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

На бланке обязательно указывается:

- наименование федерального органа исполнительной власти;

- вид документа;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для изготовления распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя устанавливается формат бланка по ГОСТ 9327-60: А4 (210 x 297), с размерами полей не менее:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

3.1.5.4. Бланки для распорядительных документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

3.1.5.5. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники. Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита герб Севастополя. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

3.1.5.6. На бланках, для их учета, на правом, левом и нижнем полях проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера проставляются с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

3.1.5.7. Каждый орган исполнительной власти города Севастополя должен разработать свои бланки распорядительных документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 и данной Инструкцией по делопроизводству.

3.1.5.8. Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного Подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

3.1.5.9. Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов осуществляют отдел по работе с распорядительными документами Губернатора города Севастополя и отдел внутреннего делопроизводства Правительства Севастополя.

3.1.5.10. Бланки выдаются исполнителю документа или работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журналах учета бланков установленного образца (приложение N 13).

В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запирающихся шкафах;

- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

- испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Подразделение, осуществляющее учет бланков.

3.1.5.11. В целях обеспечения порядка использования бланков в каждом органе исполнительной власти определяется Подразделение (работник), отвечающее за ведение учета бланков, порядок выдачи бланков, возврата и уничтожения испорченных бланков.

3.1.6. Выпуск распорядительных документов

3.1.6.1. Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах (применимо при изготовлении секретных документов и документов для служебного пользования) в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 14, при использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (12 - 14).

3.1.6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм. Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

3.1.6.3. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал.

Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев);

5 (1,25 см) - для начала абзаца в тексте;

34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

3.1.6.4. Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

3.1.6.5. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

3.1.6.6. С учетом удобства чтения и задач копирования цвет текста официальных документов должен быть черным. Контраст текста - качественный, нормальный. Не допускается нанесение слабоконтрастных текстов с использованием принтерных режимов экономной печати, а также применение принтерных и машинописных лент малой интенсивности, изношенных лент.

3.1.7. Регистрация распорядительных документов

3.1.7.1. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы.

Документ имеет юридическую силу при наличии: подписи, даты и номера.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для указов, распоряжений Губернатора, постановлений, распоряжений Правительства Севастополя.

3.1.7.2. Документы регистрируются в отделе по работе с распорядительными документами Секретариата Губернатора города Севастополя.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрационный номер документа (реквизит 08) состоит из его порядкового номера, который оформляется арабскими цифрами.

3.1.8. Осуществление рассылки распорядительных документов

3.1.8.1. Указы, постановления, распоряжения после регистрации размещаются в сети электронного документооборота Правительства (alldocs), о чем письменно уведомляются структурные подразделения согласно листу рассылки, оформленному на обратной стороне документа.

3.1.8.2. Во внешние организации, не подключенные к общей сети электронного документооборота (alldocs), копии распорядительных документов направляются на бумажном носителе.

3.1.8.3. При необходимости, в срок, не превышающий 3 рабочих дней, согласно листу рассылки, оформленному исполнителем документа, оформляются копии постановлений, указов, распоряжений на бумажном носителе, заверенные оттиском печати.

Согласно действующему законодательству, под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

3.1.8.4. Оформление заверенных копий документа производится согласно отметке в листе рассылки либо по заявке структурного подразделения.

3.1.8.5. Подлинники постановлений и распоряжений на бумажных носителях находятся на хранении до сдачи в Архив в отделе по работе с распорядительными документами Секретариата Губернатора.

Выдавать их для работы за пределы указанного структурного подразделения запрещается.

3.1.8.6. Предоставление копий распорядительных документов при письменном обращении организаций, граждан производится в соответствии с действующим законодательством в установленные сроки.

3.1.8.7. Структурные подразделения заказывают копии распорядительных документов в отделе по работе с распорядительными документами при наличии обоснований в их получении.

3.2. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

3.2.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.

Протоколы заседаний Правительства Севастополя и совещаний с участием Губернатора города Севастополя оформляются на бланках в соответствии с положениями Регламента Правительства Севастополя и Правилами оформления протоколов заседаний, собраний Правительства, разработанными Управлением организационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

3.2.2. В протоколе указываются:

- наименование исполнительного органа;

- вид документа - ПРОТОКОЛ;

- наименование вида заседания (совещания);

- место заседания (совещания);

- дата и номер протокола;

- время начала и окончания заседания (совещания);

- фамилии, инициалы и должности председательствующего и присутствующих;

- повестка дня;

- перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих;

- перечень принятых решений.

3.2.3. Протокол подписывается председательствующим и секретарем, датой протокола заседания (совещания) является дата его проведения.

3.2.4. Протоколы делятся на краткие и полные.

Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, если ход заседания (совещания) стенографируется; оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия.

3.2.5. В разделе "Присутствовали" при количестве участников более 15 человек указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)

При количестве участников до 15 человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий (в алфавитном порядке) и инициалов, а также должностей.

3.2.6. В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их значимости или сложности и установленного времени рассмотрения с указанием докладчика по каждому вопросу.

Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например:

"Об итогах...", "О деятельности..."

Вопросы повестки дня печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

3.2.7. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания).

Разделы строятся по единой схеме:

1. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ (или ПОСТАНОВИЛИ)...

2. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ и т.д.

3.2.7.1. В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".

3.2.7.2. В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

3.2.7.3. В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.2.8. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

3.2.9. После подписания протоколы регистрируются, тиражируются в виде копий или выписок из протокола и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки.

3.3. Акт

3.3.1. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами (комиссией), подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

3.3.2. Датой акта является дата его составления (утверждения).

3.3.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части указываются распорядительный документ, на основании которого актируется событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата, состав комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

Основная (констатирующая) часть текста акта начинается с абзаца. В основной (констатирующей) части излагаются суть, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Сведения о количестве напечатанных экземпляров акта и их направлении адресатам помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложений. Например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия,

2-й экземпляр - юридический отдел

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

3.3.4. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (установлении фактов, событий). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии (замечания прилагаются). Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

3.3.5. Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги форматом А4. Текст печатается прописными буквами размером N 14 через один межстрочный интервал.

3.3.6. Акты имеют следующие реквизиты:

- Гриф утверждения (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами от границы верхнего поля, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

- Наименование вида документа - АКТ.

Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт (1,27 см), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

- Номер печатается арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке.

- Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт (0,21 см), печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

О передаче документов, находящихся на исполнении

или:

О выделении к уничтожению документов и дел,

не подлежащих дальнейшему хранению

- Текст отделяется от заголовка интервалами 24 пт (0,85 см) и печатается через 1 межстрочный интервал.

- Подпись (подписи) отделяется от текста интервалом 36 пт (1,27 см).

3.4. Доверенность

3.4.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть предоставлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

3.4.2. Доверенность выдается Правительством Севастополя своему представителю на представление интересов, совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени Правительства Севастополя.

Проекты доверенностей, выдаваемых сотрудникам юридических служб или лицам, на которых возложено представительство по правовым вопросам, исполнительных органов государственной власти города Севастополя, подлежат обязательному согласованию Правовым управлением Правительства Севастополя. Доверенности подлежат обязательной регистрации.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

3.4.3. Доверенность оформляется только в письменной форме. Доверенность составляется в виде отдельного документа или путем включения в договор, определяющий внутренние отношения представляемого и представителей.

Документ должен содержать данные, необходимые для признания его доверенностью:

- дату составления;

- реквизиты представителя и предоставляемого;

- существо полномочий.

Кроме того, доверенность должна быть подписана лицом, ее выдавшим.

3.4.4. Если доверенность выдана Правительством Севастополя, то кроме подписи уполномоченного должностного лица необходим еще и оттиск печати. Доверенность оформляется на бланке Правительства Севастополя, подпись уполномоченного должностного лица заверяется гербовой печатью.

3.5. Таблицы

3.5.1. Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских и организационно-распорядительных документах.

3.5.2. При построении таблицы необходимо выполнить условия логичности и удобства чтения.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть грамматически согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Например:

Объем строительно-монтажных работ, выполненных

подрядным способом

хозяйственным способом

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точка в заголовках и подзаголовках граф не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице (либо повторяется пронумерованное на первой странице количество граф).

Слева над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

3.6. Телеграмма

3.6.1. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Делопроизводственная служба Правительства Севастополя принимает к отправке телеграммы за подписью Губернатора или его заместителей.

3.6.2. Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Указывается полный почтовый адрес, должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

3.6.3. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание. Не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Цифровые данные пишутся словами. Цифры допускаются только в нумерации домов, квартир, в заводских и торговых знаках и марках. Знаки N, -, + следует писать словами номер или НР, минус, плюс и т.д.

3.6.4. Подпись в телеграмме оформляется в соответствии с правилами оформления реквизита "Подпись".

3.6.5. Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте.

Телеграмма печатается прописными буквами.

Для регистрации и отправки телеграмма в бумажном и электронном виде подается в делопроизводственную службу Правительства Севастополя.

3.7. Служебные письма

3.7.1. Служебное письмо - обобщенное название по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.

Служебные письма в Правительстве Севастополя готовятся как:

- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов;

- сопроводительные письма;

- ответы на запросы;

- инициативные письма.

Руководители Подразделений несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных Подразделений, необходимо направить поручения в каждое Подразделение отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются просьбы, решения и т.д.

В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю, сообщаю и т.д.).

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам компаний фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.

Текст письма, как правило, не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в делопроизводственной службе. Допускается оформлять визы согласования в виде таблицы на обратной стороне последнего листа (в случае если виз более 2).

3.7.2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, Подразделений и др., оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти (Подразделений, организаций и др.) - авторов документа указываются в реквизите "Подпись".

3.7.3. Письма на бланках Губернатора города Севастополя подписывает только Губернатор города Севастополя или исполняющий его обязанности, письма на бланках Правительства Севастополя подписывают Губернатор города Севастополя - Председатель Правительства и заместители Губернатора города Севастополя - Председателя Правительства.

3.7.4. Письма за подписью руководителей Подразделений и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию Подразделений, оформляются на бланках Подразделений, регистрируются в Подразделении и отправляются самостоятельно.

3.7.5. Подписанные письма регистрируются и отправляются делопроизводственной службой в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключением срочной корреспонденции).

3.7.6. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями Правительства Севастополя, руководителями Подразделений.

3.8. Телефонограмма

3.8.1. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

3.8.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Регистрация и дальнейшее хранение в установленном порядке телефонограммы осуществляется в Подразделении, ответственном за ее передачу.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:

- исходящий номер и дата;

- текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;

- должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

- должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

- входящий номер телефонограммы.

3.8.3. Учет и регистрация входящих телефонограмм осуществляется аналогично.

Прием и отправка телефонограмм осуществляется, как правило, через приемные соответствующего руководителя Правительства Севастополя или Подразделения.

IV. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ

КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОФОРМЛЕНИЕ,

РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

В документообороте Правительства Севастополя в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

- оперативное прохождение документов;

- распределение документов на документопотоки;

- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

- однократность регистрации документов.

4.1. Порядок приема, первичной обработки, регистрации

и распределения поступающей корреспонденции

4.1.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в делопроизводственной службе Правительства Севастополя.

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовое отделение, нарочным, курьерами, организациями и гражданами (через ящик приема документации в здании Правительства Севастополя), с использованием факсимильной, телеграфной связи, с использованием электронной почты.

Обращения граждан, организаций, общественных объединений, другие документы, подлежащие регистрации в Подразделении Правительства по работе с обращениями граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением, поступившие в делопроизводственную службу, направляются в соответствующее Подразделение для организации дальнейшей работы.

4.1.2. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

При повреждении или недостаче документа составляется акт в 2 экземплярах (приложение N 8), один из которых остается в делопроизводственной службе, другой направляется отправителю документа. В случае если документ принимается в делопроизводство, акт составляется в 3 экземплярах, и третий экземпляр присоединяется к документу. Акт утверждается директором Департамента аппарата Правительства Севастополя.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов.

При доставке корреспонденции нарочным проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При выявлении неустранимых замечаний документы не принимаются.

4.1.3. Предварительное рассмотрение и регистрация поступивших документов, как правило, осуществляются в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения.

Корреспонденция, полученная после 17 часов или в нерабочее время, обрабатывается и регистрируется на следующий рабочий день.

Документы, поступившие из органов высшего уровня, а также документы с отметками "Срочно", "Оперативно", телеграммы, факсограммы и др. регистрируются незамедлительно.

Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.

4.1.4. Документы, поступившие по электронной почте, факсимильной и телеграфной связью, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях.

4.1.5. К документам, не подлежащим регистрации, относятся статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания; рекламные документы и коммерческие предложения; поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, приглашения, выполненные в виде открыток; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые, поступившие без сопроводительного письма.

4.1.6. Документы, поступившие в нерабочее время, а также выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным Правительства Севастополя с обязательной последующей передачей их в делопроизводственную службу для регистрации. Такие документы регистрируются как поступившие в день передачи на регистрацию. О документе, требующем срочного исполнения, ответственный дежурный оперативно докладывает Губернатору города Севастополя в установленном порядке.

4.1.7. Документы, направленные в адрес Губернатора и Правительства Севастополя и полученные их помощниками, минуя делопроизводственную службу, подлежат обязательной передаче для регистрации в СЭД. Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.

4.1.8. Документы, адресованные непосредственно в Подразделения, в комиссии, созданные в Правительстве Севастополя, передаются без регистрации в соответствующее Подразделение.

4.1.9. Документы, направленные в адрес Губернатора и Правительства Севастополя в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", передаются для регистрации и дальнейшего исполнения в Управление по работе с обращениями граждан и организации их личного приема.

4.1.10. Работниками делопроизводственной службы документ регистрируется путем заполнения электронной регистрационно-контрольной карты в СЭД, в которую вносятся все необходимые данные.

4.1.11. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, на первом листе документа в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, в который вносится информация о регистрационном номере и дате регистрации.

4.1.12. Письма, поступающие на иностранном языке, в день поступления направляются в Подразделение по вопросам международных связей и протокола для перевода. Перевод письма (с указанием должности, инициалов и фамилии сотрудника, выполнившего перевод) в тот же день возвращается для дальнейшей работы в делопроизводственную службу Правительства Севастополя.

4.1.13. Во время предварительного рассмотрения документов необходимо руководствоваться распределением обязанностей между Губернатором Севастополя и его заместителями, положениями про Подразделения, должностными инструкциями, номенклатурой дел и также установленными схемами прохождения документов.

4.2. Порядок рассмотрения входящих документов

в Правительстве Севастополя и доведение документов

до исполнителей

4.2.1. Поступившие в Правительство Севастополя документы направляются на рассмотрение руководителям в день их регистрации или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время.

Сразу после регистрации Губернатору Севастополя передаются акты органов государственной власти, поручения высших должностных лиц, документы, поступившие из Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов высшего уровня.

4.2.2. Документы, рассмотренные Губернатором, возвращаются в делопроизводственную службу для передачи исполнителям в соответствии с резолюцией.

Подлинники документов высших органов государственной власти, резолюции к ним сохраняются в делопроизводственной службе, исполнителям направляются копии.

Подлинники остальных документов могут передаваться исполнителю на период работы с документом. Законченный делопроизводством документ подлежит обязательному возврату в делопроизводственную службу Правительства Севастополя.

Подлинник документа, исполнителями которого являются несколько Подразделений, может быть передан ответственному исполнителю с одновременной передачей его копий соисполнителям.

Факт передачи документов фиксируется путем внесения соответствующей информации в СЭД с указанием исполнителей, которым переданы подлинник документа и его копии.

4.2.3. Передача документа из одного Подразделения в другое, минуя делопроизводственную службу, в которой документ зарегистрирован, запрещается.

4.2.4. Учет документов, которые передаются на рассмотрение Губернатору Севастополя, его заместителям, в Подразделения, осуществляется через журналы учета документов, с проставлением подписи уполномоченного сотрудника.

4.2.5. Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня поступления (регистрации) документа.

4.2.6. Поручения, содержащие указания "Срочно", "Незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание "Оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты регистрации документа. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения поручения считается ближайший следующий за ним рабочий день.

4.2.7. В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении в качестве исполнителя первым.

4.2.8. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию главного исполнителя представить все необходимые материалы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Для исполнения поручений в сжатые сроки ответственный исполнитель может создавать рабочие группы в составе соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводить необходимые совещания.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документов и достоверность информации, представленной ответственному исполнителю для свода.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.2.9. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этих Подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

При смене состава исполнителей в обязательном порядке информируется делопроизводственная служба для внесения изменений в СЭД.

4.2.10. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, с отметкой о согласовании юридической службы своего Подразделения (при необходимости).

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем (соисполнителями) ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

Правовое управление Правительства Севастополя, являясь соисполнителем, при отсутствии предложений согласовывает проект ответа, подготовленного ответственным исполнителем.

(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 09.09.2015 N 850-ПП)

4.2.11. В случае если поручение руководителя не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 1 дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок.

4.2.12. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ. "Промежуточным" обычно считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или информационный характер и содержит просьбу о продлении срока исполнения до определенного числа.

Продление сроков исполнения производится на основании представления через делопроизводственную службу служебного письма в адрес заявителя с мотивированной просьбой о продлении срока и о причинах отсрочки не позднее чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока. Письмо готовится за подписью должностного лица, давшего поручение.

Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, ответа, документ считается неисполненным или исполненным с нарушением срока.

4.2.13. Изменение срока исполнения фиксируется в СЭД. Документы, по которым срок исполнения не был своевременно продлен, считаются не исполненными в срок.

4.2.14. Резолюция Губернатора Севастополя "Для сведения", "Для исполнения", "Для руководства", "Для работы", "В работу", "Для ответа", "Для рассмотрения" позволяет заместителям Губернатора и руководителям Подразделений при ознакомлении с документом самостоятельно дополнять и определять меры по его исполнению в своих резолюциях.

Если в резолюции к документу Губернатором или его заместителями указано "Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то эти документы снимаются с контроля автором резолюции.

4.2.15. На подпись и регистрацию проект документа подается вместе с документами, на основании которых он был подготовлен.

4.3. Контроль исполнения документов

4.3.1. Задачи и общие правила контроля

4.3.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

4.3.1.2. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:

- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);

- регистрируемая без постановки на контроль.

4.3.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа, а также требующие исполнения согласно резолюции Губернатора (первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора города).

4.3.1.4. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся документы, не требующие исполнения или ответа (информационные письма, повестки и др.).

В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль исходя из содержания резолюции.

4.3.1.5. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.3.1.6. Организационный контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Губернатором, первым заместителем Губернатора, заместителями Губернатора города.

4.3.1.7. Контроль сроков исполнения документов и поручений осуществляет отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя.

В департаментах Правительства Севастополя контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляют помощники первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора города, а также специалист, ответственный за делопроизводство и контроль.

Контроль за соблюдением сроков исполнения документов в департаментах Правительства Севастополя осуществляется при помощи электронной базы данных "Дело".

4.3.1.8. Сотрудники делопроизводственной службы Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя осуществляют контроль за документооборотом всей корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора, Председателя Правительства Севастополя.

4.3.1.9. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя, и непосредственные исполнители. В случае если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, ответственным за организацию исполнения (обобщение информации) является лицо, которое в резолюции указано первым, если в резолюции не указано иное.

4.3.1.10. Проверку качества исполнения документов за подписью первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора осуществляют их помощники.

4.3.1.11. Контроль исполнения документов в Подразделениях осуществляют специалисты, назначенные руководителями соответствующих Подразделений.

4.3.2. Организация контроля исполнения документов, порядок

снятия документов с контроля

4.3.2.1. Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины все поручения, выдаваемые в Подразделения, должны фиксироваться и направляться исполнителям при помощи электронной базы данных "Дело".

4.3.2.2. Отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя осуществляет контроль исполнения документов через помощников первого заместителя Губернатора, заместителей Губернатора и руководителей структурных подразделений.

4.3.2.3. При необходимости срок исполнения правового акта администрации города определяется в момент его подготовки. В тексте проекта делается об этом запись (определяются конкретные сроки исполнения и исполнители). Если срок исполнения в документе не указан, то документ подлежит исполнению в течение месяца.

4.3.2.3.1. На каждый поставленный на контроль правовой акт заводится контрольная карточка, где делаются соответствующие записи по его исполнению. В порядке упреждающего контроля исполнителю направляется напоминание с указанием сроков предоставления информации.

4.3.2.3.2. Контроль исполнения правовых актов Губернатора, Председателя Правительства города осуществляется путем получения справок и других информационных материалов, а также путем рассмотрения хода выполнения постановления или отдельных его пунктов на Коллегии при Губернаторе, Председателе Правительства города, совещаниях, проводимых руководителями города.

4.3.2.3.3. На поручения Правительства РФ ответственный исполнитель готовит аналитическую информацию с результатами исполнения в адрес Губернатора, Председателя Правительства города Севастополя.

Для снятия документа с контроля исполнитель представляет в отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя копию исходящего документа (аналитической информации).

4.3.2.3.4. Снятые с контроля правовые акты вместе со справками об исполнении хранятся в делопроизводственной службе Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя.

4.3.2.4. Документы вышестоящих, контролирующих, надзорных и правоохранительных органов снимаются с контроля только Губернатором, Председателем Правительства Севастополя.

4.3.2.5. Исполненные письма предприятий, учреждений, организаций могут быть списаны в дело исполнителем. В этом случае исполнитель - руководитель Подразделения направляет копию ответа на бумажном носителе для списания в дело в отдел контроля Секретариата Губернатора и Правительства Севастополя.

4.3.2.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

4.3.3. Сроки исполнения документов

4.3.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления.

4.3.3.2. Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- парламентский запрос - не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня их получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

- обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения). При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне;

- запросы Законодательного Собрания города Севастополя - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный Законодательным Собранием срок. Запрос, требующий проведения проверки и (или) дополнительного изучения вопроса, - не позднее чем в месячный срок со дня получения запроса Законодательного Собрания с уведомлением Законодательного Собрания об указанных обстоятельствах в трехдневный срок со дня получения запроса;

- обращения депутатов Законодательного Собрания города Севастополя - безотлагательно, но не позднее 10 дней со дня получения обращения. Обращение, требующее проведения проверки и (или) дополнительного изучения вопроса, - не позднее чем в месячный срок со дня получения обращения с уведомлением депутата об указанных обстоятельствах в трехдневный срок со дня получения обращения;

- письма министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку или в течение 30 дней;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих и контролирующих органов, надзорных, правоохранительных органов - согласно указанному в них сроку, сроку, указанному в резолюции, или в течение 30 дней;

- письма организаций - в течение 30 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "срочно", "незамедлительно" (или аналогичные) - в течение 3 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "оперативно" - в течение 10 дней;

- редакционный запрос - в семидневный срок. Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации с указанием причин в соответствии с Законом РФ от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации".

Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации с указанием причин в соответствии с Законом РФ от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации";

- протест прокурора или его заместителя - не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста;

- представление прокурора или его заместителя - в течение месяца со дня внесения представления.

4.3.3.3. В случае если срок исполнения поручения приходится на выходной день, сроком исполнения является последний рабочий день перед выходным.

4.3.3.4. Срок исполнения документа может быть изменен лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, его замещающего. В случае необходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позже чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а по исполнению документа без определения срока - до окончания 30-дневного срока от даты получения.

4.4. Организация работы с отправляемыми документами,

регистрация отправляемых документов, отправка документов

4.4.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, а также согласование проекта документа с заинтересованными и должностными лицами возлагается на руководителя Подразделения - исполнителя документа.

4.4.2. Представляемый на подпись Губернатору города Севастополя, его заместителям проект документа должен быть завизирован всеми ответственными за его подготовку исполнителями с расшифровкой их подписей.

4.4.3. Срок, в течение которого проект исходящего документа может находиться на согласовании в Подразделении, составляет не более трех рабочих дней.

4.4.4. В случае несогласия с ответом визирующее должностное лицо вносит соответствующие замечания и документ возвращается исполнителю на доработку. При возникновении разногласий между исполнителем и визирующим окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.

4.4.5. Исходящие документы должны визироваться, подписываться руководителями в течение не более 2 рабочих дней. Подписанные документы передаются помощником в делопроизводственную службу для регистрации и отправки адресатам.

4.4.6. Делопроизводственная служба осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности, правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений (подписанных), при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки, соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.4.7. К ответу на входящий документ исполнитель обязан приложить подлинник указанного документа.

4.4.8. Письма, являющиеся ответами на поступившие документы, должны регистрироваться в связке с входящим документом, ответом на который они являются.

4.4.9. Если документ содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр и экземпляр с визами, который остается в деле для хранения в делопроизводственной службе.

4.4.10. Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки, и экземпляр с визами.

4.4.11. Исходящие письма регистрируются и отправляются в день их регистрации или на следующий рабочий день, за исключением срочной корреспонденции. Исходящие письма отправляются адресатам с использованием почтовой связи, факсимильной, телеграфной, а также фельдъегерской службой.

4.4.12. Документы, подписанные руководителями Подразделений, регистрируются в Подразделении и рассылаются самостоятельно.

4.5. Подготовка, прохождение и контроль внутренней

документации

4.5.1. Внутренняя документация делится на следующие виды:

- служебная записка (докладная, отчет, запрос, документ информационного характера и др.);

- информация - создается, в основном, во исполнение поручений Губернатора города Севастополя и его заместителей, а также в качестве ответа на служебную записку;

- протоколы заседаний (совещаний), проводимых Губернатором города Севастополя и его заместителями, руководителями Подразделений;

- поручения заместителей Губернатора.

4.5.2. Служебная записка, информация, оформленные на бланке Подразделения, подписываются руководителем Подразделения.

4.5.3. Регистрация служебных записок, информации осуществляется в Подразделении-исполнителе.

4.5.4. Регистрация служебных записок, подписанных заместителями Губернатора, осуществляется отделом внутреннего делопроизводства Секретариата Губернатора.

4.5.5. Переписка между департаментами и Подразделениями департаментов регистрируется службами делопроизводства соответствующих департаментов.

4.5.6. Документация, подготовленная структурными подразделениями Правительства, подается на рассмотрение Губернатору города Севастополя только после согласования с курирующим заместителем Губернатора, директором Департамента.

4.5.7. Протоколы аппаратных совещаний у заместителей Губернатора регистрируются в соответствующей службе заместителя Губернатора. Регистрацию и контроль исполнения осуществляет сотрудник, обеспечивающий деятельность заместителя Губернатора.

4.5.8. В целях создания оптимальных условий для работы Правительства города, его аппарата, Секретариата Губернатора при подготовке документов, которые относятся к отделу внутреннего делопроизводства, устанавливаются следующие индексы, например:

N п/п

Корреспондент

Ф.И.О.

ИНДЕКС

1.

И.о. Губернатора, Председатель Правительства

Меняйло Сергей Иванович

МС

2.

Заместитель Губернатора, заместитель Председателя Правительства Севастополя

Поздняков Андрей Евгеньевич

ПА

Индекс означает первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, индекс указывается после числового значения номера, например, N 137-МС.

4.5.9. Отдел внутренних систем Управления информационных технологий и телекоммуникаций аппарата Губернатора и Правительства оперативно вносит данные об изменении исполнителей в систему электронного документооборота по представлению Управления кадровой работы.

4.5.10. Учет документов, которые передаются на рассмотрение Губернатору, заместителям Губернатора, директорам департаментов, структурным подразделениям Правительства и другим структурным подразделениям, а также из одного структурного подразделения в другое, осуществляется через журнал учета документов, переданных на исполнение, с проставлением подтверждающих подписей за полученные документы ответственными исполнителями или сотрудниками, ответственными за делопроизводство в Подразделении (журналы находятся в каб. 210).

4.5.11. Информация об исполнении поручения (документа) в срок, указанный в документе или резолюции, должна быть направлена заместителю Губернатора, директору Департамента, который дал поручение, либо ответственному исполнителю, если он указан в резолюции.

4.5.12. Отдел внутренних систем Управления информационных технологий и телекоммуникаций аппарата Губернатора и Правительства вносит данные в программу электронного документооборота для оперативного осуществления регистрации и контроля.

4.5.13. Временно, до введения в Подразделениях и департаментах Губернатора и Правительства общей системы электронного документооборота, необходимо вести журналы входящей и исходящей корреспонденции (приложение N 9).

V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД: ФОРМИРОВАНИЕ, ОБРАБОТКА, ХРАНЕНИЕ

И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Формирование документального фонда Правительства Севастополя, Подразделений осуществляется службами делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в сектор архивной работы отдела внутреннего делопроизводства Секретариата Губернатора и Правительства или архив Подразделения (далее в этом разделе - Архив).

5.1. Составление номенклатуры дел

5.1.1. Номенклатура дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Подразделения, их виды, состав и содержание.

5.1.3. В Правительстве города Севастополя составляются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений, инспекций, отделов) (приложение N 10) и номенклатура дел Правительства (Департамента Правительства) Севастополя или сводная номенклатура дел (приложение N 11).

5.1.3.1. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службой делопроизводства, подписывается руководителем Подразделения, предоставляется на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом (далее - ЦЭПК), представляется в службу делопроизводства не позднее 1 ноября текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Вновь созданное Подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел Подразделения и представляет ее в службу делопроизводства.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется не менее чем в двух экземплярах: 1-й используется в структурном подразделении как рабочий экземпляр, 2-й сдается в Управление архивным делом.

5.1.3.2. Номенклатура дел Правительства Севастополя составляется службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Правительства согласовывается с ЦЭПК.

Номенклатура дел Правительства, подписанная начальником Секретариата Правительства, утверждается Председателем Правительства после ее согласования с экспертной комиссией (ЭК) Правительства не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры Подразделений номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЦЭПК.

Номенклатура дел Правительства готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в Архиве, 4-й - сдается в Управление архивным делом. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.

5.1.4. После утверждения номенклатуры дел источника комплектования его Подразделения получают ее копию либо выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.5. Основой для определения структуры номенклатуры дел является штатное расписание. Наименованиями разделов, подразделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

5.1.6. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

5.1.6.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного штатным расписанием цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

5.1.6.2. В графу 2 включаются заголовки дел, которые должны охватывать все документируемые участки работы, в том числе документы с грифом "Для служебного пользования", журналы, справочные картотеки и электронные базы данных.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов, сокращенных слов и наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, обращения граждан, нормативные акты и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, договоры и т.д.);

- название организации - автора документа;

- название организации - адресата документа;

- краткое содержание документа;

- название территории, с которой связано содержание документов;

- период, к которому относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, информация и т.д.).

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например:

Документы к протоколам заседания Общественного Совета

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с учебными заведениями о проведении ЕГЭ

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Финансовым управлением по вопросам финансового обеспечения

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается то, что если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами администраций районов по вопросам местного самоуправления

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с администрацией Балаклавского района по вопросам развития малого предпринимательства

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами своего руководства. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, и т.д.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

5.1.6.3. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

5.1.6.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЦЭПК по представлению Архива и ЭК.

5.1.6.5. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др., отражающие специфику делопроизводства в Подразделении.

5.1.7. Если в течение года возникают новые документированные участки работы и на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.8. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в Управление архивным делом (Подразделениям - в Архив), о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

5.2. Формирование дел

5.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и списаны в дело.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

5.2.3. Дела формируются децентрализованно, т.е. в каждом Подразделении отдельно. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.4. Общий контроль правильного формирования дел в Подразделениях осуществляют ЭК источников комплектования при методической помощи Архива.

5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

5.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органа исполнительной власти, его Подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

5.3. Организация текущего хранения дел

5.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в Архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

5.3.2. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

5.3.3. В каждом структурном подразделении ответственными за сохранность документов и формирование их в дела являются ответственные за делопроизводство. Руководители Подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

5.3.4. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

5.3.4.1. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

5.3.4.2. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей дел в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим Подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам Подразделений для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора соответствующего Департамента или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

5.3.4.4. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное

хранение

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

5.4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве и его структурных подразделениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых руководителем соответствующего Подразделения.

5.4.1.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством Архива.

5.4.1.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

5.4.1.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 12), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 13).

5.4.2. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем Архива.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14);

- нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 15);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16);

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.4.2.1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование фондообразователя (Правительство города Севастополя);

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный номер (индекс) дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела и номер статьи по перечню;

- архивный шифр дела.

5.4.2.2. Наименование фондообразователя указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование.

Наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой.

5.4.2.3. Делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний".

5.4.2.4. Заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭК. Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных.

5.4.2.5. Дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки, делается об этом запись:

"В деле имеются документы за ... год(ы)"

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

5.4.2.6. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

5.4.2.7. Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные).

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

5.4.2.8. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЦЭПК (до этого он проставляется карандашом).

5.4.2.9. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и Подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

5.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

5.4.3.1. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

5.4.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

5.4.3.3. Сложенный лист большого формата (А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5.4.3.4. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например:

"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа"

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

5.4.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

5.4.3.6. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в Архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

5.4.3.7. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

5.4.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле.

Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

5.4.4.1. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.4.4.2. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

5.4.4.3. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

5.4.4.4. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

5.4.4.5. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак "+".

5.4.5. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

5.4.5.1. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

5.4.5.2. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

5.4.5.3. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

5.4.5.4. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размер 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

5.4.6. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

5.5. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно в каждом структурном подразделении по результатам экспертизы ценности документов под методическим руководством Архива составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. По этим описям документы сдаются в Архив.

5.5.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Севастополя, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в Архив города Севастополя.

5.5.1.1. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 12) и представляются в Архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

5.5.1.2. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

5.5.1.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела (для дел временного (свыше 10 лет) хранения).

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

5.5.1.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

5.5.1.5. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

5.5.1.6. Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

5.5.1.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

5.5.1.8. К описи дел составляется предисловие, в котором излагаются:

- краткая история Подразделения и его отделов;

- состав и содержание документов описи;

- особенности формирования, описания и систематизации дел.

5.5.1.9. Подразделение - источник комплектования Архивного фонда Российской Федерации является фондообразователем. Его документы, поступившие в Архив, образуют самостоятельный фонд. К фонду Подразделения - источника комплектования должностным лицом этого Подразделения составляется историческая справка, содержащая сведения об образовании, переименовании фондообразователя, о его структуре и функциях со ссылкой на конкретные документы.

Изменения, происходящие в наименовании, функциях Подразделения, фиксируются в дополнении к исторической справке.

Историческая справка и дополнения к ней составляются в двух экземплярах, один из которых передается в Архив, второй - хранится у лица, ответственного за ведение Архива в источнике комплектования.

5.5.1.10. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

5.5.1.11. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

5.5.2. Результаты отбора к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 19 - не приводится).

5.5.2.1. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 г.).

5.5.2.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

5.5.2.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

5.5.2.4. После утверждения руководителем актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

5.6. Передача дел на архивное хранение

5.6.1. В Архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел.

5.6.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.6.3. Передача дел осуществляется по графику, составленному Архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства.

5.6.4. Прием дел производится работником Архива в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела).

5.6.5. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в Архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в Архив несет структурное подразделение, передающее документы).

5.6.6. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение N 1

к п. 2.1

Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитах

различных видов документов

Реквизиты документа

Местоположение инициалов и фамилии

инициалы перед фамилией

инициалы после фамилии

нет жестких ограничений

Гриф утверждения документа

X

Подпись

X

Гриф согласования документа

X

Визы согласования документа

X

Отметка о заверении копии

X

Отметка об исполнителе

X

Адресат (при адресовании документа должностному лицу)

X

Адресат (при адресовании документа физическому лицу)

X

Резолюция

X

Текст документа

X

Приложение N 2

к п. 2.1

Примерный перечень

видов документов, на которых проставляется оттиск печати

с изображением герба города Севастополя

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.).

3. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).

5. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. Командировочные удостоверения.

7. Описи дел.

8. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

9. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

10. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; на перевод валюты; на импорт и т.д.).

11. Учредительные документы организаций.

12. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

13. Сметы расходов.

14. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.).

15. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

16. Удостоверения.

17. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 3

к п. 2.3.3

                         /\

                         |  20 мм

                        \/

        ┌------------------------------------------------------------┐

        |                                                            |

        |                  Герб города Севастополя                   |

        |                                                            |

        |                 ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ                  |

        |      ________________________________________________      |

        |                                                            |

        |                        РАСПОРЯЖЕНИЕ                        |

        |                                                            |

        |"___" ___________ 2014 г.                            N ____ |

        |                                                            |

        |           73 мм                                            |

        |<----------------------------->                             |

        |О  признании   утратившим  силу                             |

        |распоряжения     Правительства                              |

        |Севастополя от 12 мая 2014 года                             |

        |N   34   "Название   документа"                             |

        |                /\                                          |

        |                |                                           |

        |                |   2 - 3 инт.                              |

        |                |                                           |

        |125 мм         \/                                           |

        |<---->В   соответствии   с    Законом   города   Севастополя|

        |от 30 апреля 2014 года N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя",|

        |Уставом города Севастополя:                                 |

        |                /\                                          |

        |                |   1,5 инт.                                |

35 мм  |               \/                                           |10 мм

<------>|    1. Признать утратившим силу распоряжение Правительства  |<--->

        |Севастополя от 12 мая 2014 года N 34 "Название документа".  |

        |    2. Контроль   за   исполнением  настоящего  распоряжения|

        |возложить    на   заместителя    Губернатора,    заместителя|

        |Председателя Правительства Севастополя Ф.И.О.               |

        |(в соответствии с распределением обязанностей).             |

        |                /\                                          |

        |                |                                           |

        |                |   2 - 3 инт.                              |

        |                |                                           |

        |               \/                                           |

        |Исполняющий обязанности                                     |

        |Губернатора города Севастополя,                             |

        |Председатель Правительства                                  |

        |Севастополя                                     С.И. Меняйло|

        └------------------------------------------------------------┘

                         /\

                         |  20 мм

                        \/

Приложение N 4

к п. 2.3.3

                         /\

                         |  20 мм

                        \/

        ┌------------------------------------------------------------┐

        |       Герб                                                 |

        |города Севастополя                                          |

        |                                                            |

        |    ГУБЕРНАТОР                                              |

        |ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ                                          |

        |                                                            |

        | ул. Ленина, 2, г. Севастополь, 299011                      |

        |тел. (0692) 54-42-14, факс (0692) 54-20-53                  |

        |  сайт: pravitelstvo@sevastopol.gov.ru                      |

        | __________________ N ____________________                  |

        |на N _________________ от ______________                    |

        |                                                            |

        |                                 Министерство труда         |

        |             92 мм               и социальной защиты        |

        |<------------------------------->Российской Федерации       |

        |                          /\                                |

        |                          |  2 - 3 инт.                     |

        |                         \/                                 |

        |О перерегистрации уставных                                  |

        |документов                                                  |

        |             73 мм                                          |

        |<----------------------->                                   |

        |                          /\                                |

        |                          |  2 - 3 инт.                     |

        |1,25 мм                  \/                                 |

        |<----->Письмо   Министерства   труда  и   социальной  защиты|

        |Российской Федерации  по вопросу прорабатываемых предложений|

        |по  определению  юридического  статуса,  форм  собственности|

30 мм  |предприятий общественных организаций инвалидов рассмотрено. | 10

<------>|    В  настоящее  время  общественными  организациями города|<--->

        |проводится работа  по перерегистрации  уставных  документов.|

        |    Все   действия   по  определению   юридического  статуса|

        |существующих  предприятий  и  организаций  будут проводиться|

        |в  соответствии  с Федеральным  законом  от 5 мая 2014  года|

        |N 124 "О внесении изменений в  Федеральный закон "О введении|

        |в  действие  части первой  Гражданского  кодекса  Российской|

        |Федерации" и статью 1202 части третьей  Гражданского кодекса|

        |Российской Федерации".                                      |

        |                /\                                          |

        |                |  2 инт.                                   |

        |               \/                                           |

        |Приложение:  Перечень   общественных   организаций   города,|

        |             которыми  проводится  перерегистрация  уставных|

        |             документов, на 2 л. в 1 экз.                   |

        |                /\                                          |

        |                |  3 инт.                                   |

        |               \/                                           |

        |Исполняющий обязанности                                     |

        |Губернатора города Севастополя                  С.И. Меняйло|

        |                                                            |

        |Реквизит "Исполнитель" печатается шрифтом размером          |

        |10 - 12 печатных пунктов.                                   |

        |О.В. Жукова                                                 |

        |(0692) 537599                                               |

        └------------------------------------------------------------┘

                         /\

                         | 20 мм

                        \/

Приложение N 5

к п. 2.2.3

   Герб                        ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

  города                              ДЕПАРТАМЕНТ

Севастополя      по правовым вопросам, земельным и имущественным отношениям

                    ул. Ленина, 2, г. Севастополь, 299011, тел. 54-47-73

                 __________________________________________________________

                                       ПРИКАЗ

________________________                        N _________________________

Директор Департамента

Приложение N 6

к п. 2.2.9

Журнал учета поступления и выдачи бланков в структурные

подразделения

Дата поступления

Количество экземпляров

Дата выдачи

Номера бланков

Кому выдано

Примечания

департамент, управление, отдел

фамилия, имя, отчество, подпись

1

2

3

4

5

6

7

Формат А4 (210 x 297 мм), ориентация альбомная.

Приложение N 7

к п. 2.2.10

Акт об уничтожении испорченных бланков с воспроизведением

герба города Севастополя

Правительство города                                       Гриф утверждения

Севастополя

        АКТ

________ N ________

(дата)

Об уничтожении испорченных бланков

с воспроизведением герба города

Севастополя

N п/п

Наименование вида бланка

Серия и номер бланка

Примечание

1

2

3

4

ИТОГО уничтожено _________________________________ бланков.

                       (цифрами и прописью)

Наименование

должности лица,

ответственного за учет,

использование

и хранение гербовых                                     Расшифровка

бланков                       Подпись                   подписи

Приложение N 8

к п. 4.1.2

                                   АКТ N ______

"___" ____________ 20___ г.

об отсутствии (повреждении) документов или других вложений в поступившем

                       конверте (пакете, бандероли)

Мы, работники

___________________________________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

__________________________________________________________________________,

          (должности, фамилии, инициалы не менее трех работников)

составили настоящий акт о нижеследующем:

"___" ____________ 20___ г. в _____________________________________________

                                (наименование структурного подразделения)

от ________________________________________________________________________

                                (наименование адресата)

поступило ____________________________ с _________________________________,

          (письмо, бандероль, посылка)            (вид документа)

исходящий регистрационный N _____ от "___" ____________ 20___ г.

При вскрытии почтового отправления обнаружено: ____________________________

                                                (отсутствие (повреждение)

___________________________________________________________________________

    основного документа, отсутствие приложения, отсутствие материалов,

__________________________________________________________________________.

указанных в документе или в приложении, перечислить недостающие материалы)

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Должность               _____________              ________________________

                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

Должность               _____________              ________________________

                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

Должность               _____________              ________________________

                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

Приложение N 9

к п. 4.5.13

Журнал регистрации входящей корреспонденции

NN п/п

Дата регистрации

Дата поступления, индекс документа

Корреспондент, дата и индекс полученного документа

Краткое содержание

1

2

3

4

5

Кем рассмотрен, резолюция

Исполнитель

Срок исполнения

Дата получения, роспись

Информация об исполнении документа, месте хранения

Примечание

6

7

8

9

10

11

Формат А4 (210 x 297 мм), ориентация альбомная.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

NN п/п

Дата регистрации

Корреспондент

Краткое содержание

Кем подписан, исполнитель

Отметка об исполнении документа

Информация о месте хранения документа

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Формат А4 (210 x 297 мм), ориентация альбомная.

Приложение N 10

к п. 5.1.3

Номенклатура дел структурного подразделения органа

исполнительной власти

Наименование органа исполнительной власти

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________ N ________

___________________

(место составления)

На ___________ год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                        Подпись            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя

делопроизводственной службы          Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

(лицо, ответственное

за архив)                            Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в ______ году в структурном подразделении

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности ответственного

за делопроизводство                    Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в делопроизводственную службу.

Наименование должности

передавшего сведения                 Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 11

к п. 5.1.3

Номенклатура дел органа исполнительной власти (сводная)

Наименование органа исполнительной власти

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                УТВЕРЖДАЮ

________ N ________                             Наименование должности

___________________                             руководителя органа

(место составления)                             исполнительной власти

                                                Подпись         Расшифровка

На ____________ год                                             подписи

                                                Дата

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства              Подпись                   Расшифровка подписи

Дата

Виза заведующего архивом

(лица, ответственного

за архив)

СОГЛАСОВАНО                                  СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                  Протокол ЭПК

от ______________ N _________                Управления архивным делом

                                             от ______________ N __________

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных

в ______ году в органе исполнительной власти

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности руководителя

делопроизводственной службы          Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения                 Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 12

к п. 5.4.1.3

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу структурного подразделения

___________________________________________________________________________

                (наименование органа исполнительной власти)

___________________________________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                       Наименование должности

                                       руководителя организации

                                       Подпись          Расшифровка

                                                          подписи

                                       Дата

Фонд N ________

Опись N _______

дел постоянного (временного, по личному составу) хранения

за ________ год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

В данную опись (раздел описи) внесено ________________________________ дел,

                                            (цифрами и прописью)

с N _________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________,

пропущенные номера: ______________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи                 Подпись               Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО

Наименование должности                     Протокол ЭК

руководителя службы                        структурного подразделения

делопроизводства                           от _______________ N _____

Подпись            Расшифровка

                   подписи

Дата

Передал _______________________________________________________________ дел

                              (цифрами и прописью)

и _____________________________________ регистрационно-контрольных картотек

         (цифрами и прописью)

к документам.

Наименование должности сотрудника        Подпись                Расшифровка

структурного подразделения                                          подписи

Дата

Принял _____________________________ дел и ________________________________

            (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности работника         Подпись                Расшифровка

архива органа исполнительной власти                                 подписи

Дата

Приложение N 13

к п. 5.4.1.3

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Наименование органа

исполнительной власти

      АКТ                                         УТВЕРЖДАЮ

__________ N _______                       Наименование должности

____________________                       руководителя организации

(место составления)

о выделении к уничтожению                  Подпись              Расшифровка

документов, не подлежащих                                           подписи

хранению                                   Дата

На основании ______________________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

___________________________________________________________________________

                          с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению   как  не  имеющие   научно-исторической  ценности

и утратившие практическое значение документы фонда N _____________________.

                                                        (название фонда)

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур за годы)

Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи

Количество дел

Сроки хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого ___________________________ дел за ____________________________ годы.

         (цифрами и прописью)

Описи  дел  постоянного  хранения  за _______ годы утверждены, а по личному

составу   согласованы   с   ЭПК ___________________________________________

                                    (наименование архивного учреждения)

(протокол от ___________ N __________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов               Подпись               Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от __________ N _________

Документы в количестве _______________________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

весом _________ кг сданы в ________________________________________________

                                    (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N __________.

Наименование должности работника,

сдавшего документы                   Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учетные документы        Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 14

к п. 5.4.2

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения

__________________________________________________________ Ф. N ___________

                                                           Оп. N __________

__________________________________________________________ Д. N ___________

        (наименование государственного архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

  (наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения)

                        ДЕЛО N ______ ТОМ N ______

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

___________________________________________________________________________

                              (крайние даты)

                                                          На _______ листах

                                                          Хранить _________

Ф. N ____________

Оп. N ___________

Д. N ____________

Приложение N 15

к п. 5.4.2

Форма листа-заверителя дела

1

                        Лист-заверитель дела N ____

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),

                                   (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________________;

+ листов внутренней описи ________________________________________________.

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности

работника                         Подпись               Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 16

к п. 5.4.2

Форма внутренней описи документов дела

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

       документов дела N __________________________________________

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого _________________________________________________________ документов,

                           (цифрами и прописью)

количество листов внутренней описи _______________________________________.

                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                   Подпись               Расшифровка подписи

Дата