О единых принципах регистрации и учета документов



ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ

Ямало-Ненецкий автономный округ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Администрации муниципального образования город Муравленко

О единых принципах регистрации и учета документов

(внесены изменения постановлением Администрации

муниципального образования город Муравленко

от 13.11.2020 № 736)

от 27 октября 2020 года                                                                                                     № 682

Руководствуясь постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.05.2020 № 92-ПГ «О единых принципах регистрации и учета документов органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им государственных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа», в целях организации единого документационного пространства органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко, основанного на единых принципах  регистрации  и  учета  документов,  Администрация  города  Муравленко п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить:

1.1. Порядок составления номенклатуры дел, формирования дел и составного регистрационного номера документов органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко (далее – Порядок, органы местного самоуправления, структурные подразделения, муниципальные учреждения) согласно приложению № 1;

1.2. Типовую номенклатуру дел органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко (далее – Типовая номенклатура дел) согласно приложению № 2;

1.3. перечень органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко с указанием кодов (далее – перечень) согласно приложению № 3.

2. Структурным подразделениям, муниципальным учреждениям при составлении номенклатур дел на 2021 год и последующие периоды руководствоваться Порядком и обеспечить строгое соответствие Типовой номенклатуре дел.

3. Рекомендовать Городской Думе города Муравленко, Контрольно-счетной палате города Муравленко при составлении номенклатур дел на 2021 год и последующие периоды использовать положения Порядка, Типовую номенклатуру дел и руководствоваться перечнем органов при осуществлении делопроизводства и реализации документационного взаимодействия.

5. Отделу по делам архивов Администрации города Муравленко принимать номенклатуры дел органов местного самоуправления, структурных подразделений, муниципальных учреждений к рассмотрению и согласованию с учётом положений настоящего постановления.

6. Признать утратившими силу постановления Администрации города Муравленко:

- от 25.10.2013 № 552 «О единых принципах регистрации и учета документов»;

- от 30.09.2015 № 370 «О внесении изменений в приложения №№ 2, 3, утвержденные постановлением Администрации города от 25.10.2013 № 552».

7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации города, руководителя аппарата.

Глава города Муравленко                                                                       Е.В. Молдован

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕН

постановлением

Администрации города Муравленко

от 27.10.2020 № 682

ПОРЯДОК

составления номенклатуры дел, формирования дел и составного регистрационного номера документов органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет единые принципы составления номенклатуры дел, формирования дел и составного регистрационного номера документов органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко (далее – Порядок) в целях:

- создания единого и однородного документационного пространства органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко, а также постоянно действующих коллегиальных органов, создаваемых ими (далее – органы местного самоуправления, структурные подразделения, учреждения, при совместном именовании – участник, участники);

- унификации принципов формирования номенклатуры дел участников;

- снижения организационно-материальных затрат на реализацию функций делопроизводства и эксплуатацию системы электронного документооборота и делопроизводства автономного округа;

- обеспечения совместимости и совместного ведения делопроизводства различными участниками.

1.2. Положения настоящего Порядка являются обязательными при разработке и ведении номенклатур дел.

II. Порядок составления номенклатуры дел

2.1. В номенклатуре дел под указанием наименования участника на следующей строке в скобках должен быть указан код участника по перечню органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко с указанием кодов (далее – перечень).

Составной код учреждения формируется на основе использования кода органа (структурного подразделения) – учредителя по правилам формирования номеров индексов дел разделов его номенклатуры. Нумерация учреждений ведется отдельно по каждому учредителю с начальным номером заведомо больше возможного количества основных структурных подразделений. Предпочтительной точкой отсчета является число 50.

Например, для учреждений, учредителем которого является орган с кодом «12», составные коды могут быть определены из последовательности 1251, 1252 и т.д.

2.2. Первый раздел («Руководство») номенклатуры дел участника формируется на основе Типовой номенклатуры дел органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко (далее – Типовая номенклатура дел).

Иные индексы дел первого раздела располагаются после перечня индексов, определенных Типовой номенклатурой дел, с группировкой по видам документов. Индексы дел иных разделов также группируются по видам документов с предшествованием видов документов, являющихся общими (едиными) для всех основных структурных подразделений участника.

2.3. В обязательном порядке в первом разделе номенклатуры дел учитываются документы:

- поступившие на имя руководителя или в адрес участника;

- отправляемые от имени участника, руководителя участника или лица, исполняющего его обязанности;

- правовые акты и другие документы участника, подписанные руководителем участника или лицом, исполняющим его обязанности.

2.4. Наименованиями других разделов номенклатуры дел участника являются наименования его основных структурных подразделений или коллегиальных органов, обеспечение деятельности которых возложено на него.

Для структурных подразделений, входящих в состав основных структурных подразделений участника, возможно формирование отдельных разделов номенклатуры дел в случае осуществления ими специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства или территориального местонахождения, отличного от местонахождения участника.

2.5. При организации централизованного делопроизводства запрещается дублировать индексы дел первого раздела в других разделах номенклатуры дел под другими индексами, в т.ч. и с указанием слова «копии» или аналогичных ему. В случае необходимости дублирования данных дел в других разделах номенклатуры дел и, соответственно, размещения копий документов в других структурных подразделениях участника они формируются в дела с указанием индекса первого раздела и слова «копии» без дополнительного учета в номенклатуре дел.

Исключением являются номенклатуры дел структурных подразделений участника, имеющих фактический адрес, отличный от фактического адреса участника. В этом случае в наименовании соответствующего раздела номенклатуры дел (наименования структурного подразделения) указывается его фактический адрес.

2.6. При организации децентрализованного делопроизводства в первом разделе указываются журнальные формы соответствующих индексов с организацией формирования дел на местах с сохранением исходного индекса.

2.7. Допускается учитывать указанные в пункте 2.3 настоящего Порядка документы специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства в иных разделах номенклатуры дел (соответствующих структурных подразделениях) участника под другими индексами по установленным правилам специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре дел.

2.8. При размещении подлинников указанных в пункте 2.3 настоящего Порядка документов и, следовательно, формировании соответствующих дел в других структурных подразделениях их фактическое местонахождение указывается в графе «Примечание» номенклатуры дел.

2.9. Дела постоянно действующего коллегиального органа группируются и включаются в номенклатуру дел участника, на которого возложены обязанности по обеспечению его деятельности, в виде отдельного раздела. При наличии нескольких таких коллегиальных органов дела каждого из них группируются в отдельный раздел с указанием его наименования.

При незначительном количестве заводимых дел (менее пяти) коллегиального органа эти дела могут быть включены в раздел номенклатуры дел основного структурного подразделения участника, непосредственно осуществляющего обеспечение деятельности данного коллегиального органа.

Документы коллегиальных органов, действующих на временной основе и/или не имеющих утвержденного состава, а также организованных для реализации разовых задач, регистрируются и относятся к индексам номенклатуры дел автора документов вне зависимости от места их подготовки.

2.10. Последовательность и наименование, с учетом наименования участника, опорных индексов Типовой номенклатуры дел является обязательной.

2.11. Перечни документов, не учтенных в Типовой номенклатуре дел, добавляются в первый раздел с присвоением индексов, номерами больше учтенных опорных.

2.12. При необходимости учета специфики деятельности участника в пределах опорных индексов создаются подчиненные (трехсоставные) индексы путем добавления к номеру опорного индекса через дефис номера подчиненного индекса.

Например, в опорном индексе 01-01 «Правовые и организационно-распорядительные документы Российской Федерации, органов власти Российской Федерации и иных субъектов власти Российской Федерации» может быть создан подчиненный индекс 01-01-06 «Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации».

В случае необходимости дополнительной детализации соответствующего подчиненного индекса номера нижеследующих индексов образуются добавлением соответствующего номера через разделительную точку.

Например, для подчиненного индекса 01-01-06 «Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации» может быть создан индекс 01-01-06.2 «Приказы Министерства здравоохранения Российской Федерации по вопросам организации летнего отдыха детей».

2.13. В случае ведения контроля исполнения документов и формирования контрольных дел по соответствующему индексу дел индекс контрольного дела образуется на основе (использования) индекса дел контролируемых документов с добавлением справа литеры «к».

Например, при формировании контрольных дел по документам индекса 01-02-01 «Постановления Губернатора автономного округа по основной деятельности» они формируются в дело с индексом 01-02-01к «Контрольные дела о выполнении постановлений Губернатора автономного округа по основной деятельности».

2.14. При разделении мест регистрации и формирования документов в дела (журнальная форма регистрации) индекс регистрации образуется на основе использования индекса дел регистрируемых документов с добавлением литеры «ж».

Например, при ведении журнала регистрации по документам индекса 01-03-01 «Постановления Администрации города Муравленко» он учитывается под индексом 01-03-01ж «Журнал регистрации постановлений Администрации города Муравленко».

2.15. При необходимости ведения раздельной регистрации проектов документов и самих документов проекты учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры «п».

Например, при регистрации проектов постановлений Администрации города они учитываются в деле с индексом 01-03-01п «Проекты постановлений Администрации города Муравленко».

2.16. При необходимости ведения журналов рассылки или выдачи документов данные журналы учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры «р».

Например, при ведении журнала рассылки по документам индекса           01-03-01 «Постановления Администрации города Муравленко» он учитывается под индексом 01-03-01р «Журнал рассылки постановлений Администрации города Муравленко».

III. Порядок формирования дел

3.1. В настоящем разделе отражены особенности формирования дел в случае наличия допускаемых расхождений номенклатуры дел участника и Типовой номенклатуры дел.

3.2. В случае отсутствия в номенклатуре дел участника соответствующего подчиненного индекса допускается оформлять документы в дела с индексом, отличным от указанного в регистрационном номере, но в пределах данного опорного индекса.

Например, документ, отнесенный автором к подчиненному индексу 01-04-02 «Переписка с Федеральным Собранием РФ по основным вопросам деятельности», может формироваться в дело 01-04 «Переписка с органами власти Российской Федерации».

3.3. В случае наличия дополнительной детализации (подчиненных индексов) опорного индекса в номенклатуре дел участника, отсутствующей в Типовой номенклатуре дел, допускается разнесение документов в дела подчиненных индексов в пределах одного опорного индекса.

Например, документ, отнесенный автором к опорному индексу 01-07 «Переписка с исполнительными органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственными им учреждениями Ямало-Ненецкого автономного, с Законодательным Собранием Ямало-Ненецкого автономного округа и иными государственными органами Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления в Ямало-Ненецком автономном округе по основной деятельности», может формироваться в дело 01-07-01 «Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по вопросам здравоохранения».

3.4. Отнесение документа в дело с опорным индексом, отличным от опорного индекса, указанного в регистрационном номере, запрещается.

IV. Порядок формирования регистрационного номера

4.1. Изложенные принципы формирования составного регистрационного номера документа обеспечивают уникальность в пределах календарного года регистрационного номера каждого документа каждого участника в едином документационном фонде муниципального образования город Муравленко.

4.2. Порядковые номера всех документов обнуляются каждый календарный год.

4.3. Регистрационный номер документов (за исключением писем) формируется на основании порядкового номера документа для данного вида документов участника. Возможно дополнение после порядкового номера буквенным символом кириллического алфавита через дефис.

Составной регистрационный номер в этом случае будет состоять из наименования вида документа, наименования (краткого или полного) участника, вспомогательного описания вида документа, порядкового номера и, при наличии, литеры.

Например:

«Распоряжение Администрации города Муравленко по личному составу           № 123-лс;

«Протокол заседания антитеррористической комиссии муниципального образования города Муравленко округе № 3».

4.4. Регистрационный номер писем (служебных записок) формируется с использованием сквозного порядкового номера по разделу номенклатуры дел данного места регистрации. Для документов специального, кадрового или бухгалтерского делопроизводства возможна реализация отдельных счетчиков.

4.5. Составной регистрационный номер писем (служебных записок) формируется в следующей последовательности (слева направо):

4.5.1. «89» – код субъекта Российской Федерации по классификатору адресов Российской Федерации (КЛАДР);

4.5.2. разделительный символ «-».

Положения подпунктов 4.5.1, 4.5.2 могут не применяться для писем, направляемых организациям, являющимся участниками системы электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа;

4.5.3. «175» - код второго уровня Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

4.5.4. разделительный символ «-».

Положения подпунктов 4.5.3, 4.5.4 могут не применяться для писем, направляемых органам местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурным подразделениям Администрации города Муравленко, муниципальными учреждениям города Муравленко;

4.5.5. код по перечню.

За исключением писем Администрации города Муравленко, имеющей код «0»;

4.5.6. разделительный символ «/»;

4.5.7. индекс отнесенного дела номенклатуры дел участника;

4.5.6. разделительный символ «/»;

4.5.7. порядковый номер;

4.5.8. допускается использование дополнительных символов – знаков препинания и цифр – в целях отражения взаимосвязи документов;

4.5.9. дополнительные нецифровые символы, отражающие должность и личность подписавшего документ, другие переменные обстоятельства, размещаются в правой части регистрационного номера через дефис.

Например:

- письмо за подписью Главы города Муравленко, направляемое в орган власти Российской Федерации (индекс «01-04») получит регистрационный номер вида: 89-175/01-04/999, аналогичное письмо Городской Думы города Муравленко (код «1») получит регистрационный номер вида: 89-175-1/01-04/999;

- письмо за подписью Главы города Муравленко, направляемое в орган власти Ямало-Ненецкого автономного округа (индекс «01-07») получит регистрационный номер вида: 89-175/01-07/999 (в сокращенном варианте 175/01-07/999), аналогичное письмо Городской Думы города Муравленко (код «1») получит регистрационный номер вида: 89-175-1/01-04/999 (в сокращенном варианте 175-1/01-07/999);

- внутреннее письмо (индекс «01-05») отдела бухгалтерского учета Администрации города Муравленко (код «07») будет иметь регистрационный номер вида: 89–175-07/01-05/999 (в сокращенном варианте 07/01-05/999), а аналогичное письмо МАУ «Муравленко Медиа»: 89-175-0751/01-05/999 (в сокращенном варианте 0751/01-05/999)  .

4.6. Размещение нецифровых символов в начале регистрационного номера не допускается.

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕН

постановлением

Администрации города Муравленко

от 27.10.2020 № 682

Типовая номенклатура дел

органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

1

2

3

1.

01-01

Правовые и организационно-распорядительные документы Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации

2.

01-02

Правовые и организационно-распорядительные документы Ямало-Ненецкого автономного округа, органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа или иных государственных органов Ямало-Ненецкого автономного округа или подведомственных им государственных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа

3.

01-03

Правовые и организационно-распорядительные документы органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко, структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко

4.

01-04

Переписка с органами власти Российской Федерации

6.

01-05

Переписка с органами местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурными подразделениями Администрации города Муравленко, муниципальными учреждениями города Муравленко

8.

01-06

Переписка с предприятиями, организациями по основным вопросам деятельности

5.

01-07

Переписка с исполнительными органами государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственными им учреждениями Ямало-Ненецкого автономного, с Законодательным Собранием Ямало-Ненецкого автономного округа и иными государственными органами Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления в Ямало-Ненецком автономном округе по основной деятельности

9.

01-08

Обращения, заявления граждан и организаций, документы по их рассмотрению

10.

01-09

Документы ограниченного доступа, в том числе с отметкой «Для служебного пользования»

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕН

постановлением

Администрации города Муравленко

от 27.10.2020 № 682

ПЕРЕЧЕНЬ

органов местного самоуправления муниципального образования город Муравленко,  структурных подразделений Администрации города Муравленко, муниципальных учреждений города Муравленко

№ п/п

Код

Наименование

1

2

3

1.

0

Администрация города Муравленко

2.

1

Городская Дума города Муравленко

3.

2

Контрольно-счетная палата города Муравленко

5.

01

Организационное управление Администрации города Муравленко

6.

02

Отдел информации и общественных связей Администрации города Муравленко

7.

03

Отдел по организации деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Администрации города Муравленко

8.

04

Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям Администрации города Муравленко

9.

05

Правовое управление Администрации города Муравленко

10.

06

Управление информационных технологий Администрации города Муравленко

11.

07

Отдел бухгалтерского учета Администрации города Муравленко

12.

08

Отдел специальных мероприятий Администрации города Муравленко

13.

09

Отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Муравленко

14.

10

Управление экономики и прогнозирования Администрации города Муравленко

15.

11

Управление финансов Администрации города Муравленко

16.

12

Управление образования Администрации города Муравленко

17.

13

Управление культуры и молодежной политики Администрации города Муравленко

18.

14

Управление физической культуры и спорта Администрации города Муравленко

19.

15

Управление социальной защиты населения Администрации города Муравленко

20.

16

Управление жилищно-коммунального хозяйства Администрации города Муравленко

21.

17

Управление архитектуры и градостроительства Администрации города Муравленко

22.

18

Управление муниципального имущества Администрации города Муравленко