Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики



КАБИНЕТ МИНИСТРОВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

Признано утратившим силу постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 10.06.2020 № 281

КАБИНЕТ МИНИСТРОВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

28.05.2010 г. № 164

Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. № 3;

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 9 апреля 2014 г. № 101;

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики.

2. Изложить пункты 2.31 и 2.32 раздела II "Порядок планирования и организации работы" Типового регламента внутренней организации деятельности министерств и иных органов исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденного  постановлением  Кабинета Министров  Чувашской  Республики от 26 ноября 2005 г. № 288 (с изменениями, внесенными постановлениями Кабинета Министров Чувашской Республики от 21 марта 2006 г. № 57, от 16 марта 2007 г. № 43, от 25 декабря 2007 г. № 348, от 14 мая 2009 г. № 156, от 25 февраля 2010 г. № 44), в следующей редакции:

"2.31. Делопроизводство в органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными Кабинетом Министров Чувашской Республики. На основе указанных Правил органы исполнительной власти по согласованию с уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.32. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.".

3.              Изложить абзац первый подраздела 1.1 "Введение" раздела I "Общие положения" Типового регламента работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденного постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 23 июля 2009 г. № 236, в следующей редакции:

"1.1. Введение

Типовой регламент работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовой регламент) определяет порядок работы в органах исполнительной власти Чувашской Республики с различными видами документов, оборот которых автоматизирован с помощью программного обеспечения "Система Автоматизации Делопроизводства - Дело-2004". Типовой регламент определяет роли пользователей и последовательность операций, выполняемых при обработке документов в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными Кабинетом Министров Чувашской Республики.".

4.              Признать утратившими силу:

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 7 декабря 2001 г. № 266 "О Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики";

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 31 марта 2004 г. № 67 "О Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики";

пункт 2 постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2006 г. № 8 "О порядке подготовки и внесения проектов постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики".

5. Рекомендовать органам местного самоуправления в Чувашской Республике при разработке правил делопроизводства руководствоваться Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными настоящим постановлением.

{Пункт 6 признан утратившим силу постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. № 3}

Председатель Кабинета Министров

Чувашской Республики Н. Суслонова

УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением

Кабинета Министров

Чувашской Республики

от 28.05.2010   № 164

ПРАВИЛА

делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - органы ис
полнительной власти).

1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

1.3. Орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетомусловий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по дело
производству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти по согласованию с уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики
органом исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела).

II. Термины и определения

{Наименование в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

{Абзац первый в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

{Абзац шестой в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

{Абзацы девятый и десятый в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;

{Абзацы двенадцатый и тринадцатый в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

{Абзацы четырнадцатый признан утратившим силу постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

{Абзацы пятнадцатый в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

{Абзацы 13-17 дополнены постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. № 3}

III. Создание документов в органе исполнительной власти

3.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 К 297 мм) или
А5 (148 Ч 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2. Бланки органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом вари
анте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются  посередине листа вдоль
верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

{Абзац дополнен постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. № 3}

{Абзац второй в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

3.4. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем органа исполнительной власти.

{Пункт 3.4 в редакции постановлений Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. № 3, от 11 августа 2016 г. № 320}

3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Чувашской Республики;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные об органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

{Пункт 3.5 в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.6. Согласование документа в органе исполнительной власти оформляет-
1 визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти.

3.7. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти

4.1.              В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а)              поступающая документация (входящая);

б)              отправляемая документация (исходящая);

в)              внутренняя документация.

4.2. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

4.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное
рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4.5. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

{Пункт 4.5 в редакции постановлений Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. № 3, от 11 августа 2016 г. № 320}

{Пункт 4.6 признан утратившим силу постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

{Пункт 4.7 в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти.

{Абзац дополнен постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

4.9. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

{Пункт 4.9 в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

4.10.              Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

4.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

4.13. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве  документов  обобщаются,  анализируются  службой  делопроизводства   и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.

4.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд органа исполнительной власти

5.1.              Орган исполнительной власти:

а)              формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б)              разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых органом исполнительной власти.

{Подпункт "в" дополнен постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

5.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.

5.3. Номенклатура дел органа исполнительной власти:

а)              составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б)              утверждается после ее согласования с экспертной комиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в)              один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-методической комиссией государственного архива Чувашской Республики, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнитель ной власти документы Архивного фонда Чувашской Республики (далее - государственный архив);

г)              в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-методической комиссией государственного архива.

5.4.              Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений органа исполни тельной власти.

5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на
дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполни тельной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

{Пункт 5.9 в редакции постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 11 августа 2016 г. № 320}

5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

5.11. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти определяется уполномоченным органом в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами

в органе исполнительной власти

{Раздел VI в редакции постановлений Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. № 3, от 11 августа 2016 г. № 320}

6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Чувашской Республики".

В органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

6.3. Состав электронных документов, создаваемых в органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций уполномоченного органа в области архивного дела.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого органа исполнительной власти по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела.

6.4. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

6.5. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

6.6. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

6.7. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

6.8. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

6.9. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

6.10. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

6.11. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

6.12. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.13. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти.

Приложение

к Правилам делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики

{Приложение в редакции постановлений Кабинета Министров Чувашской Республики от 17 января 2013 г. № 3, от 11 августа 2016 г. № 320}

П е р е ч е н ь

обязательных сведений о документах,

используемых в целях учета и поиска документов

в системах электронного документооборота органов

исполнительной власти Чувашской Республики

1. Адресант (автор)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

11. Индекс дела по номенклатуре дел

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение – ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)