ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ СЕВЕРНАЯ ОСЕТИЯ-АЛАНИЯ



Стандарт государственной услуги

1

Утратил силу постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 09.07.2019 №234

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ СЕВЕРНАЯ ОСЕТИЯ-АЛАНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 28 июня 2013 № 239

г. Владикавказ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ СЕВЕРНАЯ ОСЕТИЯ-АЛАНИЯ

В соответствии с постановлением  Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 11 марта 2011 года № 51 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»  Правительство Республики Северная Осетия-Алания постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной услуги «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы  Республики Северная Осетия-Алания».

2. Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания обеспечить исполнение утвержденного настоящим постановлением Административного регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Председателя Правительства Республики Северная Осетия-Алания С.С. Таболова.

Председатель  Правительства

Республики  Северная  Осетия-Алания С.Такоев

1

УТВЕРЖДЕН

Постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 28 июня 2013 № 239

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания по предоставлению государственной услуги «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Республики Северная Осетия – Алания»

1. Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

1.1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной услуги «Прием документов на государственное хранение  в государственные архивы Республики Северная Осетия – Алания» (далее - Административный регламент) определяет стандарт и порядок предоставления государственной услуги в Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания.

1.2. Цель оказания государственной услуги - обеспечение сохранности документов организаций, подлежащих постоянному и долговременному хранению в установленном законодательством порядке, а также документов граждан, поступающих в государственные архивы по договору, завещанию, решению суда.

Архивные документы принимаются в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

2.1. «Прием документов на государственное хранение  в государственные архивы Республики Северная Осетия – Алания» (далее - государственная услуга).

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

2.2. Предоставление государственной услуги осуществляют Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания (далее – Архивная служба) и государственные архивы Республики Северная Осетия-Алания.

Описание результата предоставления государственной услуги

2.3. Конечным результатом предоставления государственной услуги является:

обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу и архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в целях удовлетворения потребностей общества и государства в ретроспективной информации;

отказ в приеме документов с изложением причин отказа.

Процедура предоставления государственной услуги завершается путем приема документов на государственное хранение и составления соответствующего акта приема-передачи или отказа в приеме документов в письменной или устной форме или в форме электронного документа.

Срок предоставления государственной услуги

2.4. Срок предоставления государственной услуги устанавливается по согласованию с потребителем государственной услуги.

Максимальное время ожидания при подаче документов для предоставления государственной услуги по предварительной записи не должно превышать 15 минут.

2.5. При поступлении в Архивную службу обращений заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Архивная служба в 10-дневный срок запрашивает автора обращения об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

2.6. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) (с учетом поправок, внесенных законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; № 1, ст. 1; № 1, ст. 2);

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 (ред. от 15.11.2010) «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235; 1997, № 41, ст. 4673; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, № 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711; 2004, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055; 2007, № 49, ст. 6079; 2010, № 47, ст. 6033; 1996, № 15, ст. 1768; 2002, № 52 (2 ч.), ст. 5288; 2003, № 6, ст. 549; 2010, № 47, ст.6032; 2011, № 30 (ч. 1), ст. 4590, ст. 4596);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст.4179; 2011, № 15, ст. 2038, № 27, ст. 3880, № 29, ст. 4291, № 30 (ч. 1), ст. 4587, № 49 (ч. 5), ст. 7061, № 27, ст. 3873);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038, № 30 (ч. 1), ст. 4660);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции приказа Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный № 13893) («Российская газета», № 89, 20.05.2009);

Закон Республики Северная Осетия-Алания от 30 декабря 2005 г. № 80-РЗ «Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания» (газета «Северная Осетия», 26 января 2006 г., № 13);

постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 11 марта 2011 г. № 51 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»;

постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 17 июля 2009 г. № 221 «Об утверждении Положения об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.7. Основаниями для предоставления государственной услуги являются:

истечение сроков ведомственного хранения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации (для юридических и физических лиц – источников комплектования государственных архивов);

ликвидация юридического лица, прекращение предпринимательской деятельности гражданином, занимавшимся указанной деятельностью без

образования юридического лица;

заявление физического лица о намерении представить документы на государственное хранение.

2.8. Для получения государственной услуги:

1) юридические и физические лица – источники комплектования государственных архивов представляют в государственный архив следующие документы:

утвержденные экспертно-проверочной комиссией Архивной службы описи документов, отобранных в состав Архивного фонда Российской Федерации (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре  источника комплектования (при последующих приемах);

страховые копии на  особо ценные документы и уникальные документы;

справку (акт) об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2) ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в государственный архив следующие документы:

заявление о приеме документов;

документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином (копия);

описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

сдаточные  описи архивных  документов с не истекшими сроками временного хранения (в 3-х экземплярах);

историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде;

справку (акт) об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены;

3) физические лица:

заявление о приеме документов;

архивные документы, сдаваемые на государственное хранение.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

2.9. Государственная услуга не предоставляется в следующих случаях:

не истечение срока ведомственного хранения документов (для организаций – источников комплектования государственных архивов), за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством;

отсутствие у потребителя государственной услуги документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности физическим лицом;

отказ упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других  архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и  библиотеках, организациях Российской академии наук;

решение экспертно-проверочной комиссии Архивной службы о том, что документы не подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;

неудовлетворительное физическое состояние архивных документов (обширные механические повреждения материального носителя, поражения биологическими вредителями, плесневыми грибками и т.д.);

неправильное (неудовлетворительное) формирование и оформление дел;

отсутствие свободных площадей архивохранилищ в государственном архиве.

2.10. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги, установленные законодательством.

2.10.1. Все работы, связанные с  отбором, подготовкой и передачей архивных документов на  хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются  за счет средств юридических и физических лиц, передающих указанные  документы.

2.10.2. Государственные архивы могут проводить упорядочение документов организаций, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, в порядке оказания платных услуг (в соответствии с учредительными документами государственного архива).

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной оплаты, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.11. Предоставление государственной услуги для юридических и физических лиц – источников комплектования государственных архивов осуществляется на безвозмездной основе.

2.12. Возможен прием документов на хранение  в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) до истечения срока ведомственного хранения документов (для организаций – источников комплектования государственных архивов).

Максимальный срок  ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата  предоставления таких услуг.

2.13. При нахождении заявителя в Архивной службе, государственных архивах, архивных отделах, органах и организациях максимальных срок ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

Круг заявителей

2.14. Получателями государственной услуги могут быть: органы государственной власти, местного самоуправления; организации и общественные объединения; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее – заявители).

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

2.15. Место нахождения Архивной службы и её почтовый адрес:

362019, г. Владикавказ, ул. Пушкинская, 10.

График работы:  понедельник - пятница с 9.00 до 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);   выходные дни - суббота, воскресенье.

2.16. Справочные телефоны Архивной службы:

(8672)54-62-55, факс (8672)53-00-96.

2.17. Адрес Internet-сайта Архивной службы, содержащий информацию о предоставлении государственной услуги:

archive-osetia.ru

Адрес электронной почты:

archive@rso-a.ru.

2.18. Информация о месте нахождения государственных  архивов  Республики Северная Осетия-Алания, их почтовых, контактных телефонах размещена на официальном сайте Архивной службы: archive-osetia.ru.

Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

по телефону;

в письменной форме;

при личном обращении в Архивную службу;

на официальном сайте Архивной службы.

2.19. По телефону и при личном приеме должностное лицо Архивной службы, ответственное за предоставление государственной услуги, дает исчерпывающую информацию о порядке предоставления государственной услуги, а также проводит консультации по вопросам, касающимся упорядочения документов, подлежащих передаче на государственное хранение; документов, представляемых в государственный архив, и предъявляемых к ним требований.

В случае если должностное лицо Архивной службы, ответственное за предоставление государственной услуги, не компетентно в поставленном вопросе, консультацию проводит другое должностное лицо или же обратившемуся заявителю сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.20. Личный прием граждан проводится руководителем Архивной службы, его заместителями во  все рабочие дни с 14 до 16 часов без предварительной записи.

2.21. На информационном стенде в Архивной службе размещается следующая информация:

график приема граждан;

текст Административного регламента;

фамилия, имя, отчество должностного лица Архивной службы, ответственного за предоставление государственной услуги;

фамилия, имя, отчество и должность лица, осуществляющего прием и информирование заявителей;

номера телефонов, адрес электронной почты Архивной службы;

перечень документов (сведений), необходимых для предоставления государственной услуги.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления услуг

2.22. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

2.23. Для ожидания гражданами приема и заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможного оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками.

2.24. Вход в помещения и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает:

1) организацию и проведение личного приема заявителей;

2) прием  письменного обращения заявителей;

3) рассмотрение обращения руководством Архивной службы и передачу его на исполнение должностному лицу Архивной службы;

4) составление плана-графика приема архивных документов от юридических и физических лиц – источников комплектования государственных архивов, регистрацию заявления получателя государственной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования государственных архивов);

5) анализ документов, предоставленных получателем государственной услуги;

6) направление описей дел, исторических справок, предоставленных получателем государственной услуги, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Архивной службой;

7) прием документов юридического или физического лица на хранение в государственный архив.

Последовательность действий должностных лиц Архивной службы при предоставлении государственной услуги

Организация и проведение личного приема граждан

3.2. Руководитель Архивной службы и его заместители осуществляют прием граждан во все рабочие дни с 14 до 16 часов без предварительной записи.

Проход в помещения Архивной службы осуществляется по пропуску, выписанному дежурным поста охраны и зарегистрированным в специальном журнале. Пропуск оформляется при наличии у заявителя паспорта гражданина Российской Федерации или иного документа, удостоверяющего личность.

3.3. В случае если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию Архивной службы, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти или иные организации.

Прием и регистрация письменного обращения заявителя

3.4. Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.5. Поступившие в Архивную службу письменные и полученные при личном обращении заявления регистрируются  должностным лицом в службе «одного окна».

3.6. При поступлении в Архивную службу обращения заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте обращения, не требующего последующих действий Архивной службы по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником Архивной службы по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

Рассмотрение обращения руководством Архивной службы и передача его на исполнение должностному лицу Архивной службы

3.7. Поступившие в Архивную службу заявления после регистрации докладываются руководству Архивной службы и передаются на рассмотрение в профильное структурное подразделение.

Составление плана-графика приема архивных документов

3.8. План-график приема документов Архивного фонда Российской Федерации от юридических и физических лиц составляется в государственных архивах один раз в год на основе анализа сроков ведомственного хранения архивных документов, а также условий их хранения.

В случае внепланового приема документов рассматривается вопрос о возможности приема документов на хранение на основании заявления получателя государственной услуги (приложение 1) и заключения соответствующего договора.

3.9. Юридические и физические лица, включенные в план-график на очередной год, информируются об истечении сроков ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и организации процедуры приема-передачи дел на хранение в соответствующий государственный архив до утверждения плана-графика. Сроки приема документов могут быть скорректированы по заявлению юридических и физических лиц.

3.10. План-график утверждается руководителем Архивной службы до 1 декабря года, предшествующего планируемому году.

Анализ документов, предоставленных получателем государственной услуги

3.11. В ходе анализа документов, предоставленных получателем государственной услуги, определяются:

1) правомочность получения заявителем государственной услуги;

2) качество составления описей дел, исторической справки (или дополнения к исторической справке);

3) объем архивных документов, подлежащих приему в государственный архив;

4) возможные сроки приема документов на хранение в государственный архив.

3.12. По итогам анализа документов специалист, ведущий прием, в течение 10 дней с момента регистрации представленных документов:

1) определяет порядок организации (фондирования) документов юридического или физического лица, присвоения номеров описям дел;

2) в случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки, информирует об этом получателя государственной услуги;

3) в случае если юридическое или физическое лицо не является источником комплектования государственного архива, готовит проект договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;

4) информирует получателя государственной услуги о принятом решении.

Направление описей дел, исторических справок, предоставленных получателем государственной услуги, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Архивной службой

3.13. Экспертно-проверочная комиссия Архивной службы регистрирует представленные документы в книге учета юридических и физических лиц.

Рассмотрение документов, включенных в повестку дня заседания ЭПК, осуществляется в соответствии с порядком проведения заседаний и документирования деятельности ЭПК, установленными административным регламентом исполнения государственной функции «Включение документов в состав Архивного фонда  Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания», утвержденным постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 26 октября 2012 года № 379, и Регламентом работы Экспертно-проверочной комиссии Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания, утверждённым приказом руководителя Архивной службы от 06 октября 2011 года № 27.

Прием документов юридического или физического лица на хранение в государственный архив

3.14. Прием документов юридического или физического лица на хранение в государственный или муниципальный архив осуществляется в соответствии с утвержденным планом-графиком или на основании договора между государственным архивом и юридическим или физическим лицом.

3.15. Специалист, ведущий прием, проводит проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы, описей дел и справочно-поисковых средств к ним. 

3.16. На всех экземплярах описей дел делаются отметки о приеме архивных документов. При отсутствии дел, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены копиями.

3.17. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 2), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном архиве, второй экземпляр, заверенный подписью руководителя государственного архива, выдается (направляется) получателю государственной услуги.

3.18. Государственная услуга считается предоставленной, если документы потребителя государственной услуги приняты на хранение в государственный архив.

4 . Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляет заместитель руководителя Архивной службы.

4.2. Текущий контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги, за принятием решений осуществляется заместителем руководителя Архивной службы постоянно.

4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, соблюдения и исполнения положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов, выявления и обеспечения устранения выявленных нарушений, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения участников предоставления государственной услуги, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Архивной службы, участвующих в предоставлении государственной услуги.

4.4. Должностные лица Архивной службы, участвующие в организации предоставления государственной услуги, несут персональную ответственность за организацию работы по предоставлению государственной услуги в соответствии с Административным регламентом и нормативными правовыми актами, устанавливающими требования к предоставлению государственной услуги, за обеспечение полноты и качества предоставления государственной услуги.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и (или) юридических лиц действиями (бездействием) должностных лиц Архивной службы, участвующих в предоставлении государственной услуги, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Северная Осетия-Алания.

4.6. Персональная ответственность должностных лиц Архивной службы закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

4.7. За допущенные нарушения правильности действий и сроков предоставления государственной услуги, предусмотренных Административным регламентом, руководитель Архивной службы принимает решение о привлечении должностных лиц Архивной службы к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Северная Осетия-Алания.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Действия (бездействие), решения должностных лиц Архивной службы, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы:

руководителю Архивной службы;

Заместителю Председателя Правительства  Республики Северная Осетия-Алания, курирующему  архивную сферу деятельности по адресу: пл. Свободы, д. 1, Владикавказ, 362038;

в досудебном и судебном порядках.

5.2. Обращение подается в письменной форме или в форме электронного документа и должно содержать:

1) при подаче обращения физическим лицом - его фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), при подаче обращения юридическим лицом - его полное и точное наименование;

2) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, контактный телефон;

3) наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, должность соответствующего лица;

4) суть обращения;

5) при подаче обращения физическим лицом - личную подпись лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи), при подаче обращения юридическим лицом - подпись руководителя (заместителя руководителя) юридического лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи);

6) дату обращения.

К обращению могут быть приложены копии документов (в том числе в форме электронных документов), подтверждающих изложенную в обращении информацию.

5.3. Рассмотрение обращений и принятие по ним решений осуществляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации в Архивной службе.

5.4. Результатом рассмотрения обращения является:

признание правомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица при предоставлении государственной услуги и обоснованный отказ в удовлетворении претензии;

признание неправомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица полностью или частично и удовлетворение претензии заявителя путем устранения нарушений прав граждан и организаций при предоставлении государственной услуги.

5.5. Если в результате рассмотрения обращения будут выявлены нарушения должностными лицами Архивной службы положений Административного регламента, то принимается решение о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим такие нарушения в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента.

Приложение 1

к Административному регламенту

Образцы письма-обращения организации (граждан) к руководителю государственного архива о приеме документов на государственное хранение[*]

_______________________________

_______________________________

Просим принять на хранение в

_____________________________________________________________________

                                          (наименование государственного архива)

документы _____________________________________________________________

                                          (наименование организации, передающей документы)

на основании ___________________________________________________________

                            (указать основание передачи документов в архив: план-график приема документов,

____________________________________________________________________________________________

документы о ликвидации, решение Экспертно-методической комиссии Архивной службы РСО-Алания,  договор и т. д.)

характеристика документов, сдаваемых на хранение (постоянного срока хранения, личного состава, личного происхождения)

Объем документов - _____________ед. хр. за ________________ годы.

                                                        (кол-во)

Наименование должности                            Подпись              Расшифровка

руководителя организации                                                        подписи

В _______________________________

                                   (адресат)

_________________________________

гр-на ____________________________

                         (фамилия, имя, отчество)

_________________________________

проживающего____________________

_________________________________

_________________________________

            (полный почтовый адрес, индекс)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять на хранение в _____________________________________________

                                          (наименование государственного архива)

документы ___________________________________________________________________

                                          (Ф.И.О. собственника/владельца)

Дата                                                                                                  Подпись

________________

Приложение 2

К Административному регламенту

Формы актов приема-передачи документов Форма акта приема-передачи документов на хранение

                                  УТВЕРЖДАЮ                                                                   УТВЕРЖДАЮ

________________________________                            ________________________________

  (наименование должности руководителя                              (наименование должности руководителя

________________________________                            ________________________________

               организации-сдатчика)                                                                      организации-приемщика)

Подпись              Расшифровка подписи                            Подпись              Расшифровка подписи

Дата               Печать                                          Дата              Печать

                   АКТ

___________ № ___________

      (дата)

приема-передачи документов

на хранение

__________________________________________________________________________

(основание передачи)

_____________________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

_____________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________ сдал,

(название организации-сдатчика)

а ___________________________________________________________________ принял

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

Итого принято _____________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                                                        Прием произвели:

Должность               Подпись               Расшифровка                             Должность               Подпись               Расшифровка

подписи                                                                                    подписи

Дата                                                         Дата

Фонду присвоен № ____________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность                             Подпись                             Расшифровка подписи

Дата

Форма акта приема на хранение документов

личного происхождения

___________________________________________________________________________

                                          (название архива)

                    АКТ                                                                                            УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________                                                        Директор ________________________

      (дата)                                                                                     (название архива)

приема на хранение документов                                          Подпись              Расшифровка подписи

личного происхождения

                                                        Дата

На основании решения Экспертно-проверочной комиссии Архивной службы

Республики Северная Осетия-Алания (протокол от _________________ № ___________) и договора от ____________________ №________

______________________________________________________________________ сдал,

(Ф.И.О. собственника/владельца)

приняты документы ___________________________________________________________________________

(общая характеристика документов)

___________________________________________________________________________

в количестве _____________ ед.хр. (условных) ______________ документов (листов)  по архивной сдаточной описи.

Фонду присвоен № ________________

Собственник/владелец                            Подпись                                          Расшифровка подписи

    (нужное подчеркнуть)

Наименование должности

работника                            Подпись                                          Расшифровка подписи

             

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности

работника                            Подпись                                          Расшифровка подписи

[*] Для юридических лиц – на бланке организации