О проектном офисе органов исполнительной власти Ярославской области



ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

1

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 29.07.2014 № 732-п

г. Ярославль

О проектном офисе органов исполнительной власти Ярославской области

(В редакции

постановления Правительства ЯО от 13.10.2014 № 1010-п ru76000201401467)

В целях обеспечения реализации на территории Ярославской области проекта Министерства экономического развития Российской Федерации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и в соответствии с распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14 апреля 2014 г. № 26Р-АУ «Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти»

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.Утвердить прилагаемое Положение о проектном офисеорганов исполнительной власти Ярославской области.

2.Утвердить прилагаемую Методику управления проектамив органах исполнительной власти Ярославской области.

3. (Пункт в редакции постановления Правительства ЯО от 13.10.2014 № 1010-п ru76000201401467) Определить проектным офисом органов исполнительной власти Ярославской области управление Правительства области по организационному развитию.

4. Постановление вступает в силу с момента подписания.

Губернатор области              С.Н. Ястребов

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

Правительства области

от 29.07.2014 № 732-п

ПОЛОЖЕНИЕ

о проектном офисе органов исполнительной власти Ярославской области

1. Общие положения

1.1. (Пункт утратил силу:  постановление Правительства ЯО от 13.10.2014 № 1010-п ru76000201401467).

1.2. Основной целью деятельности проектного офиса является повышение результативности и эффективности деятельности ОИВ ЯО за счет обеспечения необходимого качества управления проектами, реализуемыми в  ОИВ ЯО.

2. Основные задачи проектного офиса

Основными задачами проектного офиса являются:

- разработка и внедрение нормативной методической документации по проектному управлению в ОИВ ЯО;

- планирование деятельности  ОИВ ЯО в части целей, направлений, контрольных              событий, показателей и управление изменениями в плановых и проектных документах;

- контроль исполнения планов деятельности и формирование отчетности по исполнению планов;

- разработка, экспертиза и согласование паспортов проектов, планов-графиков проектов, отчетов по проектам;

- контроль реализации проектов, согласование регулярной отчетности по проектам;

- экспертиза итоговой отчетности и архивов по завершенным проектам;

- внедрение, поддержка и развитие системы мотивации участников проектов;

- подготовка предложений в части приоритетных проектов для рассмотрения на стратегической сессии;

- внедрение, поддержка и развитие информационной системы управления проектами ОИВ ЯО;

- координация обучения проектному управлению в ОИВ ЯО;

- разрешение конфликтов в проектах в той части, в которой они не могут быть разрешены руководителем проекта, до момента их вынесения на уровень куратора проекта.

3. Права и полномочия проектного офиса

Проектный офис для реализации своих функций в пределах своей компетенции вправе:

- запрашивать необходимую информацию и материалы у ОИВ ЯО;

- давать разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию проектного офиса;

- участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в компетенции проектного офиса.

4. Состав и организация работы проектного офиса

4.1. (Пункт утратил силу:  постановление Правительства ЯО от 13.10.2014 № 1010-п ru76000201401467).

4.2.Руководитель проектного офиса:

- организует и контролирует работу проектного офиса;

- подписывает в пределах своей компетенции документы, касающиеся деятельности проектного офиса.

4.3. Должностные лица проектного офиса выполняют задачи проектного офиса в соответствии с должностным обязанностями, распределенными между ними руководителем проектного офиса, согласно действующим должностным регламентам.

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

Правительства области

от 29.07.2014 № 732-п

МЕТОДИКА

управления проектами в органах исполнительной власти

Ярославской области

1. Общие положения

1.1. Методика управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области (далее – Методика) разработана в соответствии с:

- Методическими рекомендациями по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденными распоряжением Министерства экономического развития Российской федерации от 14 апреля 2014 г. № 26 Р-АУ «Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти» (далее – Методические рекомендации по внедрению проектного управления);

- ГОСТ  Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 г. № 1582-ст «Об утверждении национального стандарта».

1.2. Методика:

- определяет термины, используемые в процессах управления проектами;

- описывает процессы управления проектами;

- предоставляет методологическую основу, обеспечивающую единый подход в сфере управления проектами.

1.3. Основными целями внедрения проектного управления являются:

- обеспечение достижения результатов, запланированных органами исполнительной власти Ярославской области (далее – ОИВ ЯО);

- обеспечение соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

- повышение эффективности использования ресурсов;

- прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых ОИВ ЯО решений;

- повышение              эффективности              внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с организациями, привлекаемыми ОИВ ЯО, за счет использования единых подходов проектного управления.

Термины и определения

Для целей Методики применяются термины и определения, указанные в Методических рекомендациях по внедрению проектного управления, а также следующие термины и определения:

- проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений, требующий планирования и контроля реализации. В проект могут входить мероприятия, выполняемые в рамках областных целевых программ, региональных программ и/или основных мероприятий одной или нескольких государственных программ Ярославской области:

- приоритетный проект – проект, направленный на достижение стратегических целей Ярославской области. Статус приоритетного проекта присваивается на стратегической сессии.

Процессы оперативного управления проектом

3.1. Управление проектами состоит из следующих процессов:

- инициация проекта;

- планирование проекта;

- исполнение проекта;

- управление изменениями проекта;

- контроль реализации проекта;

- завершение проекта.

3.2. Инициация проекта.

3.2.1.Проекты паспорта проекта и состава межфункциональной группы (далее – МФГ) проекта разрабатывает ОИВ ЯО, инициирующий проект. Методологическую помощь при разработке состава МФГ проекта и паспорта проекта оказывает проектный офис ОИВ ЯО (далее – проектный офис). Форма паспорта проекта приведена в приложении 1 к Методике.

3.2.2. Паспорт и состав МФГ приоритетного проекта, согласованные с проектным офисом, рассматриваются на стратегической сессии и утверждаются решением Стратегического совета области, образованного постановлением Правительства области от 19.12.2011 № 1084-п «О Стратегическом совете области» (далее – Стратегический совет). Копии утвержденного паспорта проекта и состава МФГ проекта направляются для учета в проектный офис.

3.2.3. Паспорт проекта и состав МФГ проекта, согласованные с проектным офисом, утверждаются приказом руководителя ОИВ ЯО или распоряжением Губернатора области (в случае инициации проекта структурным подразделением аппарата Правительства области).Копии утвержденного паспорта проекта и состава МФГ проекта направляются для учета в проектный офис.

3.3. Планирование проекта.

3.3.1. Планирование проекта осуществляется руководителем проекта, администратором проекта и привлеченными им участниками проекта путем детализации утвержденного плана контрольных событий проекта и составления плана-графика проекта по форме согласно приложению 2 к Методике.

3.3.2. На этапе планирования проекта проводится разделение проекта на отдельные задачи и мероприятия, выделение достаточного (на основании экспертного мнения руководителя проекта и координатора проекта) количества мероприятий и контрольных событий в разрезах отчетных периодов (неделя, месяц, квартал, год), всего проекта.

3.3.3. План-график проекта согласуется в единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области:

- участниками проекта;

- руководителем проекта;

- координатором проекта;

- куратором проекта.

3.3.4. Согласованный план-график проекта утверждается Стратегическим советом (для приоритетных проектов) или руководителем ОИВ ЯО/ структурного подразделения аппарата Правительства области(для проектов). Электронная версия утвержденного плана-графика направляется для учета в проектный офис.

3.4. Исполнение проекта.

Исполнение проекта осуществляется участниками проекта в соответствии с утвержденными паспортом проекта и планом-графиком проекта. Исполнители проекта реализуют мероприятия проекта и достигают контрольных событий, при этом своевременно информируют руководителя проекта о  возникающих проблемах посредством отчетов по проекту. При необходимости исполнители проекта готовят запросы на изменения проекта. Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом.

3.5. Управление изменениями проекта.

3.5.1.Участник проекта имеет право направить руководителю проекта по электронной почте запрос на изменение паспорта проекта, состава МФГ проекта, плана-графика проекта.

3.5.2. Пересмотр паспорта проекта, состава МФГ проекта, плана-графика проекта и внесение изменений в них осуществляются в порядке, предусмотренном для их утверждения.

3.6. Контроль реализации проекта.

3.6.1. Контроль реализации проекта осуществляется в соответствии с разделом VIПоложения по управлению проектами, приведенного в приложении 3 к Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления (далее – Положение по управлению проектами).

3.6.2. Направление администратору проекта отчетов по проекту, в том числе отчета о реализации мероприятия проекта по форме согласно приложению 3 к Методике и отчета о статусе проекта по форме согласно приложению 4 к Методике, на согласование осуществляется по электронной почте.

3.6.3.Отчеты о статусе приоритетных проектов выносятся на рассмотрение на заседаниях Стратегического совета.

3.7. Завершение проекта.

3.7.1. Инициация процедуры приостановления или прекращения проекта осуществляется в соответствии с разделом VIIПоложения по управлению проектами.

3.7.1.1. Решение о прекращении или приостановлении проекта может быть принято Стратегическим советом (для приоритетных проектов), руководителем ОИВ ЯО (для проектов). В случае утверждения паспорта проекта распоряжением Губернатора области решение о прекращении или приостановлении проекта принимает Губернатор области.

3.7.1.2.После получения указания о прекращении или приостановлении проекта руководитель проекта формирует итоговый отчет о реализации проекта по форме согласно приложению 5 к Методике(далее – итоговый отчет) и:

- согласует его с координатором проекта, куратором проекта и руководителем проектного офиса, а также представляет для рассмотрения Стратегическому совету (для приоритетных проектов);

- направляет его куратору проекта для подготовки доклада о завершении проекта и представления руководителю ОИВ ЯО или Губернатору области (в случае если паспорт проекта утвержден распоряжением Губернатора области), а также направляет копию итогового отчета для учета в проектный офис (для проектов).

3.7.1.3. Проект считается прекращенным или приостановленным с даты решения Стратегического совета (для приоритетных проектов), приказа руководителя ОИВ ЯО или распоряжения Губернатора области(в случае инициации проекта структурным подразделением аппарата Правительства области) (для проектов).

3.7.2. По итогам достижения цели (целей) проекта в соответствии с утвержденными проектными документами руководитель проекта инициирует процедуру завершения проекта.

3.7.2.1. Руководитель проекта:

- по согласованию с координатором проекта и куратором проекта направляет итоговый отчет в проектный офис для подготовки доклада о завершении проекта и представления указанного доклада на стратегической сессии (для приоритетных проектов):

- направляет итоговый отчет куратору проекта для подготовки доклада о завершении проекта и представления указанного доклада руководителю ОИВ ЯО или Губернатору области(в случае если паспорт проекта утвержден распоряжением Губернатора области) (для проектов). Копия итогового отчета направляется для учета в проектный офис.

3.7.2.2.По результатам рассмотрения доклада о завершении проекта и утверждения итогового отчета на стратегической сессии (для приоритетных проектов) или на совещании у руководителя ОИВ ЯО или Губернатора области (для проектов) принимается решение о завершении проекта: решением Стратегического совета(для приоритетных проектов) или приказом руководителя ОИВ ЯО или распоряжением Губернатора области (для проектов).

3.7.2.3.Проект решения Стратегического совета (для приоритетных проектов) или приказа руководителя ОИВ ЯО или распоряжения Губернатора области (для проектов) о завершении проекта подготавливается руководителем проекта по согласованию с куратором проекта. Материалы проекта размещаются в архиве завершенных проектов.

Приложение 1

к Методике

Форма

ПАСПОРТ

проекта ________________________________

(наименование проекта)

I. Общие положения

Наименование проекта

(указать наименование проекта)

Проект относится к категории приоритетных

(указать: да/нет)

Куратор проекта

(указать Ф И.О. куратора проекта)

Руководитель проекта

(указать Ф И.О. руководителя проекта)

Исполнители проекта

(указать наименование органа исполнительной власти)

Администратор проекта

(указать Ф.И.О. администратора проекта, сотрудника органа исполнительной власти, инициировавшего проект)

Координатор проекта

(указать Ф.И.О. координатора проекта, сотрудника проектного офиса проекта)

II. Описание проекта

Основания для инициации проекта

(указать основания для инициации проекта)

Цель (цели) проекта

(указать цель (цели) проекта)

Задачи проекта

(указать задачи проекта)

Результат (результаты) проекта

(указать планируемый результат (результаты) проекта, который (которые)будет достигнут (будут достигнуты) посредством реализации проекта)

Период реализации проекта

(указать дату начала и окончания реализации проекта)

Взаимосвязь с другими проектами

(указать взаимозависимые проекты)

III. План контрольных событий проекта

№

п/п

Наименование задачи/

контрольного события

Ответственный исполнитель (наименование органа исполнительной власти области)

Дата решения

задачи/

наступления

контрольного

события

1

2

3

4

1.

(указать наименование задачи

проекта)

до дд.мм.гг

2.

(указать наименование

контрольного события проекта)

дд.мм.гг

...

...

Приложение 2

к Методике

Форма

ПЛАН-ГРАФИК

проекта ________________________________ на 20__год

(наименование проекта)

№ п/п

Наименование мероприятия/контрольного события*

Номер контрольного события - предшественника

Дата решения задачи/наступления контрольного события

Исполнитель (Ф.И.О.)

1

2

3

4

5

1.

(указать наименование мероприятия проекта)

до дд.мм.гг

2.

(указать наименование контрольного события проекта)

дд.мм.гг

…

*Должно быть не менее 1 контрольного события в месяц.

Приложение 3

к Методике

Форма

ОТЧЕТ

о ходе реализации мероприятия проекта_________________________________________________________

(наименование проекта)

за ____ месяца (-ев) 20__ года*

№ п/п

Наименование мероприятия/контрольного события**

Плановый срок

Фактический срок

Причины отклонений

1

2

3

4

5

Прогноз достижения контрольных событий, запланированных на следующий отчетный период

Проблемы, возникшие при реализации проекта

* Отчет составляется нарастающим итогом за период от даты начала проекта до даты отчета.

**В отчет включаются только мероприятия, по которым должны быть достигнуты контрольные события в отчетном периоде в соответствии с планом.

Приложение 4

к Методике

Форма

ОТЧЕТ

о статусе проекта

______________________________________________________

(наименование проекта)

за ____ месяца (-ев) 20__ года*

№ п/п

Наименование участника мероприятия

Количество контрольных событий, которые должны быть достигнуты в отчетном периоде

Количество контрольных событий, которые фактически достигнуты в отчетном периоде

Причины отклонений

Наличие запроса на изменение

от руководителя проекта**

1

2

3

4

5

6

1

Прогноз достижения контрольных событий, запланированных на следующий отчетный период

*Отчет составляется нарастающим итогом за период от даты начала проекта до даты отчета.

Приложение 5

к Методике

Форма

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ

о реализации проекта ______________________________________________________

(наименование проекта)

№

п/п

Наименование

План

Факт

Причины отклонений

1

2

3

4

5

1.

Результаты проекта, зафиксированные в паспорте проекта

2.

Краткое описание проблем выполнения проекта