ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕ...



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

от 30.11.2009 № 504

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Утратил силу:

Постановление Губернатора

Новосибирской области от 29.03.2012 № 59

В соответствии с постановлением администрации Новосибирской области от 22.08.2006 № 64-па "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент управления государственной архивной службы Новосибирской области исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области (далее - Административный регламент).

2. Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (Попов В.Д.) обеспечить исполнение государственной функции в соответствии с Административным регламентом.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора Новосибирской области Хомлянского А.Б.

В.А.ТОЛОКОНСКИЙ

Утвержден

постановлением

Губернатора Новосибирской области

от 30.11.2009 № 504

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

управления государственной архивной службы Новосибирской области исполнения государственной функции по ведению государственного реестра уникальных документов архивного фонда Новосибирской области

I. Общие положения

1. Наименование государственной функции: ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области (далее - государственная функция).

2. Исполнение государственной функции осуществляется управлением государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС).

3. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции.

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43, ст. 4169; 11.12.2006, № 50, ст. 5280; 03.12.2007, № 49, ст. 6079; 19.05.2008, № 20, ст. 2253);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20, "Российская газета", 20.05.2009, № 89);

Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ "Об архивном деле в Новосибирской области" (Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов № 40, 30.09.2005; № 65, 12.12.2008; № 66, 19.12.2008);

постановлением Губернатора Новосибирской области от 18.04.2005 № 222 "Об управлении государственной архивной службы Новосибирской области" ("Советская Сибирь", 04.05.2005, № 83; 04.10.2005, № 190; 21.10.2008, № 205; 25.11.2008, № 229; 27.01.2009, № 13; 26.06.2009, № 115).

4. Описание результатов исполнения государственной функции.

Результатами исполнения государственной функции являются регистрация уникальных документов в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области (далее - Государственный реестр), внесение изменений в Государственный реестр.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

5. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции:

1) информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении управления ГАС при личном обращении, по письменным обращениям, а также по телефону, электронной почте, посредством размещения на официальном интернет-сайте управления ГАС www.sibarchives.ru;

2) место нахождения управления ГАС и его почтовый адрес: ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007;

3) электронный адрес управления ГАС: pvd@obladm.№so.ru;

4) телефоны управления ГАС: (383) 222-60-30 (приемная), 222-62-58 (заместитель начальника управления ГАС), 223-22-89 (начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами). Факс 222-60-30;

5) официальный интернет-сайт управления ГАС: www.sibarchives.ru;

6) график работы управления ГАС:

    понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;

    пятница:               9.00 - 17.00;

    суббота, воскресенье - выходные дни;

7) информация о месте нахождения управления ГАС и его почтовом адресе, адресе электронной почты, контактных телефонах, официальном интернет-сайте, сведения о графике работы размещаются:

на официальном интернет-сайте управления ГАС: www.sibarchives.ru;

на информационном стенде в управлении ГАС.

Сведения о графике работы дополнительно размещаются при входе в помещение управления ГАС;

8) по телефону сотрудники управления ГАС обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам исполнения государственной функции;

9) по письменным обращениям информация направляется по почте в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

10) по электронной почте информация направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;

11) при личном обращении прием осуществляет руководитель структурного подразделения управления ГАС, ответственный за исполнение государственной функции по рабочим дням:

    вторник, среда:        9.00 - 13.00;

    четверг:              14.00 - 18.00.

Прием заявителей осуществляется без предварительной записи в порядке очередности.

6. Сроки исполнения государственной функции.

Максимальный срок исполнения государственной функции составляет 10 рабочих дней со дня поступления сотруднику управления ГАС, ответственному за ведение Государственного реестра (далее - ответственный исполнитель), документов, перечисленных в пункте 7 Административного регламента.

7. Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции.

Для исполнения государственной функции необходимы следующие документы:

1) выписка из протокола заседания экспертно-проверочной комиссии управления ГАС (далее - ЭПК управления ГАС) с решением об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Государственный реестр;

2) приказ начальника управления ГАС об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Государственный реестр;

3) лист учета и описания уникального документа по форме согласно приложению № 1 к Административному регламенту;

4) акт о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, зарегистрированного в Государственном реестре (при внесении изменений).

III. Административные процедуры

8. Реализация государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация уникальных документов в Государственном реестре;

2) внесение изменений в Государственный реестр.

9. Регистрация уникальных документов в Государственном реестре:

1) основанием для начала регистрации уникальных документов в Государственном реестре является передача секретарем ЭПК управления ГАС ответственному исполнителю в течение трех рабочих дней документов, указанных в пункте 7 Административного регламента;

2) ответственный исполнитель на основании полученных документов в течение трех рабочих дней:

а) присваивает уникальному документу регистрационный номер в Государственном реестре в валовом порядке и вносит информацию об уникальном документе в Государственный реестр по форме согласно приложению № 2 к Административному регламенту;

б) заполняет электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области";

в) проставляет регистрационный номер в соответствующей графе обоих экземпляров листа учета и описания уникального документа;

3) ответственный исполнитель оформляет на каждый уникальный документ, зарегистрированный в Государственном реестре, дело уникального документа (далее - дело). Делу присваивается номер, соответствующий регистрационному номеру уникального документа. В дело включаются:

а) приказ начальника управления ГАС об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Государственный реестр;

б) выписка из протокола заседания ЭПК управления ГАС с решением об отнесении архивных документов к уникальным и включении уникальных документов в Государственный реестр;

в) лист учета и описания уникального документа;

г) акты о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа.

Документы дела нумеруются в валовом порядке. К делу составляется внутренняя опись. Дело формируется в течение семи рабочих дней после регистрации уникального документа в Государственном реестре. Дела ежегодно включаются в номенклатуру дел управления ГАС со сроком хранения "Постоянно";

4) ответственный исполнитель ежегодно в последний рабочий день декабря составляет итоговую запись к Государственному реестру о количестве уникальных документов, поступивших или выбывших в течение года, и общем количестве уникальных документов, внесенных в Государственный реестр на 1 января следующего календарного года.

10. Внесение изменений в Государственный реестр:

1) сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена собственника, проведение реставрации), регистрируются в Государственном реестре;

2) основанием для внесения изменений в Государственный реестр является получение ответственным исполнителем акта о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, зарегистрированного в Государственном реестре (далее - акт);

3) ответственный исполнитель на основании полученного документа в течение трех рабочих дней:

а) вносит изменения в соответствующую графу листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений;

б) вносит информацию в Государственный реестр и в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области";

в) приобщает акты к делу уникального документа.

Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении № 3 к Административному регламенту.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

11. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием решений осуществляет заместитель начальника управления ГАС.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверки соблюдения и исполнения сотрудниками управления ГАС положений Административного регламента.

12. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления ГАС), а также внеплановыми (осуществляться на основании приказа начальника управления ГАС).

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции приказом начальника управления ГАС формируется под руководством заместителя начальника управления ГАС комиссия, в состав которой включаются сотрудники управления ГАС.

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии.

По результатам проведения проверки в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц управления ГАС, а также принимаемых ими решений при исполнении государственной функции

13. Действия (бездействие) и решения должностных лиц управления ГАС, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы лицами, чьи права и законные интересы нарушены такими действиями (бездействием), решениями (далее - заявители), в соответствии с Административным регламентом:

1) заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностного лица управления ГАС начальнику управления ГАС, начальника управления ГАС - заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС (далее - уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица), а также в судебном порядке;

а) заявитель вправе обратиться с жалобой лично или (и) письменно;

б) при обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения;

в) заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату;

заявитель в подтверждение своих доводов вправе прилагать к письменному обращению документы и материалы либо их копии;

г) по результатам рассмотрения обращения уполномоченными на рассмотрение обращений должностными лицами принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении;

письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в обращении;

д) если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;

управление ГАС, заместитель Губернатора Новосибирской области, курирующий работу управления ГАС, при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченные на рассмотрение обращений должностные лица вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в управление ГАС, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС, или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в управление ГАС, заместителю Губернатора Новосибирской области, курирующему работу управления ГАС;

2) заявитель вправе обратиться с заявлением в федеральный суд общей юрисдикции.

Приложение № 1

к Административному регламенту

управления государственной архивной

службы Новосибирской области

исполнения государственной функции

по ведению Государственного реестра

уникальных документов Архивного

фонда Новосибирской области

              Лист учета и описания уникального документа <*>

Регистрационный номер _____________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр _________________________

1. Описание документа

Название (заголовок) документа ____________________________________________

___________________________________________________________________________

Самоназвание документа ____________________________________________________

___________________________________________________________________________

Вид документа _____________________________________________________________

Автор документа ___________________________________________________________

Дата (время создания) документа ___________________________________________

Век _______________________________________________________________________

Ориентировочная дата ______________________________________________________

Язык документа ____________________________________________________________

Аннотация _________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Историческая справка ______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней _____________________________________

___________________________________________________________________________

Палеографические особенности ______________________________________________

___________________________________________________________________________

Печати ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа ___________________________

___________________________________________________________________________

Собственность _____________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель _____________________________________________________

Размеры ___________________________________________________________________

Объем _____________________________________________________________________

Физическое состояние ______________________________________________________

Сведения о реставрации ____________________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения документа __________________________________________________

Адрес места хранения документа ____________________________________________

Архивный шифр: фонд № ___, оп. № ___, ед. хр. № ___, ед. уч. № ___, лл. ___

4. Служебная информация

Кем представлен документ: _________________________________________________

Протокол экспертной комиссии организации от _____________ года № __________

Протокол ЭПК управления ГАС от ________________________ года № ____________

--------------------------------

<*> В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Приложение № 2

к Административному регламенту

управления государственной архивной

службы Новосибирской области

исполнения государственной функции

по ведению Государственного реестра

уникальных документов Архивного

фонда Новосибирской области

Государственный реестр уникальных документов

Архивного фонда Новосибирской области

Регист-
рацион-
ный   
номер 

Название
документа

Наименование
учреждения,
осуществляю-
щего       
хранение   
документа  

Кем 
пред-
став-
лен 

Прото-
кол  
ЭПК  
управ-
ления
ГАС  

Вид 
доку-
мента

Автор
доку-
мента

Дата
соз-
дания

Язык

Анно-
тация
доку-
мента

Наличие
драгме-
таллов

Палео-
графи-
ческие
особен-
ности 

Печать

Художе-
ственные
особен-
ности  
оформ- 
ления  

Собст-
вен- 
ность

Физи- 
ческое
состоя-
ние   

1  

2   

3     

4 

5  

6 

7 

8 

9 

10 

11  

12  

13 

14  

15 

16  

Приложение № 3

к Административному регламенту

управления государственной архивной

службы Новосибирской области

исполнения государственной функции

по ведению Государственного реестра

уникальных документов Архивного

фонда Новосибирской области

Блок-схема

исполнения государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области

┌───────────────────────────────┐         ┌───────────────────────────────┐

│    Регистрация уникальных     │         │     Внесение изменений в      │

│ документов в Государственном  │         │    Государственный реестр     │

│            реестре            │         │                               │

└──────────────┬────────────────┘         └────────────────┬──────────────┘

               \/                                          \/

┌───────────────────────────────┐         ┌───────────────────────────────┐

│    Поступление документов,    │         │    Поступление документов,    │

│  необходимых для исполнения   │         │  необходимых для исполнения   │

│    государственной функции    │         │    государственной функции    │

│  ответственному исполнителю   │         │  ответственному исполнителю   │

└──────────────┬────────────────┘         └────────────────┬──────────────┘

               \/                                          \/

┌───────────────────────────────┐         ┌───────────────────────────────┐

│   Ответственный исполнитель   │         │   Ответственный исполнитель   │

│    присваивает уникальному    │         │ вносит изменения в лист учета │

│документу регистрационный номер│         │    и описания уникального     │

│  в Государственном реестре и  │         │           документа           │

│вносит информацию об уникальном│         │                               │

│  документе в Государственный  │         │                               │

│            реестр             │         │                               │

└──────────────┬────────────────┘         └────────────────┬──────────────┘

               \/                                          \/

┌───────────────────────────────┐         ┌───────────────────────────────┐

│  Заполняет электронную базу   │         │      Вносит информацию в      │

│данных "Государственный реестр │         │  Государственный реестр и в   │

│уникальных документов Архивного│         │    электронную базу данных    │

│ фонда Новосибирской области"  │         │    "Государственный реестр    │

│                               │         │уникальных документов Архивного│

│                               │         │ фонда Новосибирской области"  │

└──────────────┬────────────────┘         └────────────────┬──────────────┘

               \/                                          \/

┌───────────────────────────────┐         ┌───────────────────────────────┐

│  Проставляет регистрационный  │         │     Приобщает акты к делу     │

│номер в соответствующей графе в│         │     уникального документа     │

│двух экземплярах листа учета и │         │                               │

│описания уникального документа │         │                               │

└──────────────┬────────────────┘         └────────────────┬──────────────┘

               \/                                          │

┌───────────────────────────────┐                          │

│  Оформляет дело уникального   │                          │

│           документа           │                          │

└──────────────┬────────────────┘                          │

               └─────────────────────┬─────────────────────┘

                                     \/

                        ┌──────────────────────────┐

                        │Составляет итоговую запись│

                        │к Государственному реестру│

                        └──────────────────────────┘