Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя



Утратило силу – постановление Правительства Севастополя от 10.09.2018 № 590-ПП

ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

30.12.2015                                                                                                 N 1333-ПП

Об утверждении инструкции по делопроизводству

в Правительстве Севастополя, исполнительных органах

государственной власти города Севастополя

В соответствии с Уставом города Севастополя, законами города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя", от 30.04.2014 N 6-ЗС "О системе исполнительных органов государственной власти города Севастополя", от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", от 29.09.2015 N 185-ЗС "О правовых актах города Севастополя", постановлением Правительства Севастополя от 24.11.2015 N 1084-ПП "О Регламенте Правительства Севастополя" Правительство Севастополя постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - Инструкция).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти города Севастополя обеспечить изучение Инструкции работниками структурных подразделений и неукоснительное соблюдение установленного порядка работы со служебными документами.

3. Установить, что руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя несут персональную ответственность за строгое соблюдение требований Инструкции.

4. Признать утратившим силу постановление Правительства Севастополя от 27.06.2014 N 101 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя".

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя Еремеева А.А.

Губернатор города Севастополя,

Председатель Правительства Севастополя

С.И.МЕНЯЙЛО

Утверждена

постановлением

Правительства Севастополя

от 30.12.2015 N 1333-ПП

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ,

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и города Севастополя в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организацию и ведение секретного делопроизводства осуществляет Управление специальной документальной связи и мобилизационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

1.5. Требования Инструкции обязательны для исполнения в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - исполнительные органы).

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

В исполнительных органах могут разрабатываться методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства, а также, при необходимости, инструкции по делопроизводству в исполнительном органе, не противоречащие настоящей Инструкции.

1.6. В Правительстве Севастополя используется система электронного документооборота (СЭД).

Работа СЭД должна обеспечивать соблюдение требований Инструкции.

1.7. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Правительстве Севастополя осуществляется Управлением секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление секретариата, делопроизводства и контроля).

Методическое руководство по вопросам формирования, обработки, хранения и использования документального фонда Правительства Севастополя, исполнительных органов осуществляется Управлением архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление архивным делом в городе Севастополе).

Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности, электронного документооборота возлагается на Главное управление информатизации и связи города Севастополя.

Инструктивные материалы, письма указанных управлений по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в исполнительных органах и их структурных подразделениях.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в исполнительных органах возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений исполнительных органов обеспечивают обязательное ознакомление работников с Инструкцией.

Работники Правительства Севастополя, исполнительных органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

1.9. Должностные регламенты и должностные инструкции работников, отвечающих за организацию работы с документами (далее - служба делопроизводства), разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются в установленном порядке.

1.10. На службу делопроизводства возлагаются следующие основные обязанности:

- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;

- учет (регистрация) внутренних документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю;

- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

- контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

- подготовка проекта номенклатуры дел;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, при наличии дел постоянного хранения - передача их в Государственное казенное учреждение Архив города Севастополя (далее - Архив);

- выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в исполнительных органах (структурных подразделениях), контроль их возврата;

- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя исполнительного органа об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- ознакомление работников с правовыми актами, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;

- консультирование работников по вопросам работы с документами.

1.11. Персональные данные, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.12. Передача документов, их копий, проектов правовых актов в связи со служебной необходимостью сторонним организациям допускается с разрешения руководителей исполнительных органов.

1.13. При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель исполнительного органа письменно информирует об этом факте директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, который инициирует проведение служебного расследования.

1.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику службы делопроизводства или другому работнику по указанию руководителя. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшее документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и (или) отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц;

официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях;

унифицированная форма документа; УФД: формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная карточка документа - хранилище реквизитов документа. Электронная карточка документа включает в себя следующие реквизиты: вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа, отметку о конфиденциальности, сведения о поступлении документа, об исполнителе, адресате, исполнении документа, о согласовании документа, в том числе фамилию, имя, отчество, время согласования, должность лица, с которым согласован документ, резолюцию, подпись;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

При создании официальных документов в Правительстве Севастополя и исполнительных органах необходимо соблюдать следующие требования.

Все документы, создаваемые в Правительстве Севастополя и исполнительных органах, кроме распорядительных, должны иметь служебные поля с размерами (мм):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница" (стр.) и знаков препинания.

Не допускается внесение исправлений в подписанный документ, а также в согласованный проект документа.

Если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности исполнителя (без фамилии) в дательном падеже, например:

Начальнику организационного отдела сформировать план работы...

В качестве исполнителей могут быть указаны конкретные исполнительные органы или учреждения (организации), например:

Департаменту финансов города Севастополя провести публичные слушания по вопросу...

Если задание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе и т.д.), оно всегда адресуется конкретному лицу - председателю комиссии, руководителю рабочей группы и т.п. Это подчеркивает персональную ответственность руководителя за работу подчиненных и не допускает неоднозначной трактовки адресата задания.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки.

Информация об исполнении документа, направлении его в дело, месте хранения вносится в СЭД.

В случае если ответ дается не на все поставленные вопросы, документ остается на контроле. Данный ответ является промежуточным и в СЭД вносится соответствующая отметка.

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Правительстве Севастополя и исполнительных органах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм), имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Для изготовления бланков используется белая бумага (в исключительных случаях - слабо окрашенная в светлые тона).

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.2. В Правительстве Севастополя и исполнительных органах используются следующие бланки документов:

- бланк Указа Губернатора города Севастополя;

- бланк распоряжения Губернатора города Севастополя;

- бланк отдельного поручения Губернатора города Севастополя;

- бланк постановления Правительства Севастополя;

- бланк распоряжения Правительства Севастополя;

- бланк Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя для писем;

- бланк заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя для писем;

- бланки исполнительных органов.

Образцы бланков документов исполнительных органов утверждаются руководителями этих органов.

Образцы бланков приведены в приложениях N 1 - 7.

3.1.3. Состав реквизитов для бланка письма:

- герб города Севастополя (до принятия закона о гербе города федерального значения Севастополя);

- наименование исполнительного органа (должностного лица - автора документа);

- справочные данные об исполнительном органе (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.4. Для учета бланков допускается проставлять учетные порядковые номера на правом, левом и нижнем полях с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.

3.1.5. Образцы бланков с воспроизведением герба города Севастополя утверждаются Правительством Севастополя.

3.1.6. Бланки с воспроизведением герба города Севастополя хранятся в сейфах или запираемых шкафах у лиц, ответственных за их учет и хранение.

3.1.7. Управление секретариата, делопроизводства и контроля осуществляет учет изготовления и выдачу бланков для писем с воспроизведением герба города Севастополя под роспись в специальных журналах для каждого вида бланка писем отдельно.

3.1.8. Бланки Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя для писем выдаются службам делопроизводства структурных подразделений Правительства Севастополя и исполнительных органов, которые ведут учет использования этих бланков.

Бланки заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя для писем выдаются сотрудникам, обеспечивающим деятельность заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, которые ведут учет использования этих бланков.

3.1.9. Форма журнала учета выдачи бланков писем приведена в приложении N 8. Листы в журнале учета выдачи бланков нумеруются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Сотрудником службы делопроизводства, выполнившим эту работу, делается надпись: "В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью (количество листов цифрами и прописью) листов. Должность сотрудника, подпись, И.О. Фамилия".

3.1.10. Испорченные бланки для писем подлежат уничтожению в службах делопроизводства по месту их использования. Об уничтожении испорченных бланков для писем составляется акт по форме согласно приложению N 9. Допускается акты уничтожения испорченных бланков составлять ежемесячно или ежеквартально, но не реже одного раза по итогам года.

3.2. Оформление реквизитов документов

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

При подготовке и оформлении документов Правительства Севастополя, исполнительных органов используют следующие реквизиты <*>:

--------------------------------

<*> Оформление реквизитов распорядительных документов см. в разделе 3.3 "Распорядительные документы Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, исполнительных органов".

01 - Герб города Севастополя.

В многоцветном варианте размещают (до принятия закона о гербе города Севастополя) на бланках писем, распорядительных документов Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя, писем заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя. В одноцветном варианте размещают на бланках распорядительных документов, писем исполнительных органов. Изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа, посередине зоны, занятой реквизитом 02 "Наименование исполнительного органа - автора документа".

02 - Наименование исполнительного органа - автора документа (полное и сокращенное).

Должно соответствовать наименованию, установленному положением об исполнительном органе. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием. Над наименованием структурного подразделения, находящегося в ведении исполнительного органа, указывается полное или сокращенное наименование исполнительного органа.

03 - Наименование должности лица, подписавшего документ.

Указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки. Наименование должности лица указывается под наименованием (полным и сокращенным) исполнительного органа.

04 - Справочные данные об исполнительном органе.

Указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес (в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи), номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, могут быть дополнены интернет-адресом и другими сведениями.

05 - Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

06 - Место составления (издания) документа.

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 02 - 04. Не указывается на бланках писем.

07 - Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или регистрации (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или работниками службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Реквизит "Дата" отделяется от реквизита "Вид документа" интервалом не менее 24 пт (0,85 см).

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква "г." после цифр не ставится.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами: 16 марта 2014 г. В этом случае в конце даты слово "год" пишется в сокращении "г.".

Проставлять ноль в обозначении дня, месяца, если он содержит одну цифру, обязательно (6.3.2014 - неправильно, 06.03.2014 - правильно).

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

08 - Регистрационный номер документа.

Присваивается документу при его регистрации (после подписания (утверждения)).

Отделяется от реквизита "Вид документа" интервалом 24 пт (0,85 см).

09 - Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата.

Включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется при

регистрации письма-ответа (на N _____________ от _______________).

Является обязательным реквизитом.

10 - Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже (допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке), например:

                                               Министерство образования

                                               и науки Российской Федерации

или:

                                         Правительство Российской Федерации

                                            Департамент делопроизводства

                                                      и архива

При адресовании документа руководителю наименование организации и наименование должности указываются в дательном падеже, например:

                                            Руководителю Федеральной службы

                                            по труду и занятости

                                            И.И. Иванову

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их названия указываются обобщенно, например:

                                          Структурные подразделения

                                          Департамента аппарата Губернатора

                                          и Правительства Севастополя

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подписывается исполнителем. На самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

                                                 Образцову О.П.

                                                 ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                                 г. Липки, Киреевский р-н,

                                                 Тульская обл., 301264

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                         Сахалинская транспортная инспекция

                                         ул. Пограничная, д. 45

                                         г. Южно-Сахалинск, 693000

11 - Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6 или имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Например:

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце через один межстрочный интервал, может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитами бланка (отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт (0,85 см)).

12 - Текст документа.

В исполнительных органах документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст излагается литературным языком с учетом особенностей официального делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Документы печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравниваются по левой и правой границам текстового поля. В отдельных случаях допускается уменьшение интервалов и шрифта (до N 13) при необходимости размещения текста на одной странице.

Обращение "Уважаемый(ая) ...!" отделяется от предыдущего реквизита интервалом не менее 24 пт (0,85 см), от текста документа - интервалом не менее 18 пт (0,64 см).

При отсутствии обращения "Уважаемый(ая) ...!" текст отделяется от наименования документа (заголовка) интервалом не менее 24 пт (0,85 см).

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Связный текст, как правило, состоит из двух и более частей. В первой части (преамбуле) указываются обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; во второй, начинающейся с абзаца, - решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации, согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражения благодарности или сочувствия и др.; в справках, докладных записках - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданных органами власти, документов других организаций, ранее изданных документов, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Дата и номер при этом указываются перед наименованием документа, например:

В соответствии с Законом города Севастополя от 30.04.2015 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя"...

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов в тексте выделяются части, главы, разделы, подразделы, пункты, подпункты. Заголовки частей, разделов и глав печатаются прописными буквами или полужирным шрифтом, центрованным способом (относительно границ текста), нумеруются римскими цифрами. Подразделы, пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами и пишутся с абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1). Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается.

Тексты документов излагаются от:

- 1-го лица единственного числа - документы, принимаемые на принципах единоначалия. Например:

Предлагаю подготовить и представить на рассмотрение...;

Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

- 3-го лица единственного числа - документы коллегиальных органов. Например:

Комиссия рассмотрела...;

- 1-го лица множественного числа - протоколы. Например:

Слушали...; Выступили...; Решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного числа (комиссия не возражает, комиссия считает возможным).

Перед реквизитом "Подпись" в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза "С уважением, ..." (пишется с абзацного отступа). Таким образом, обращение "Уважаемый ...!" в начале письма и заключительная этикетная фраза "С уважением" составляют так называемую этикетную рамку.

В тексте документа не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований.

Полностью пишутся наименования населенных пунктов.

Не употребляются сокращенные наименования должностей. Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий, исполняющий обязанности и иные слова.

Не допускается использование сокращенного наименования исполнительного органа, если это специально не оговорено в тексте.

Используются только общепринятые сокращения (например, просп. - проспект, м - метр, кг - килограмм, мин. - минута).

Названия исполнительных органов, управлений следует писать с прописной буквы, а названия отделов, находящихся в их составе, - со строчной буквы.

В обозначении номера дома с литерой использовать строчную букву рядом с цифрой, например, "д. 48а".

В написании количественных и порядковых числительных исходить из того, что количественные числительные не требуют наращения (категорически неправильно писать "не более 5-ти", должно быть написано: "не более 5" или "не более пяти"). И, напротив, падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должно присутствовать:

- в виде однобуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует гласный звук: "5-й" (неправильно "5-ый"), "5-е" (неправильно "5-ое"), "5-х" (неправильно "5-ых");

- в виде двухбуквенного, в случае если последней букве числительного предшествует согласный звук: "5-го" (неправильно "5-ого"), "5-му" (неправильно "5-ому"), "30-ми" (неправильно "30-ыми").

Не допускается отделять, размещая на разных строках:

- инициалы от фамилии;

- знак "N" от самого номера, написанного цифрами;

- в написании даты число от месяца, год от слов "год", "г." или "гг.";

- число от единицы измерения ("48 куб. м", "510 кг", "5 руб.");

- названия предприятий (например, ООО "Старстрой").

В тексте документа могут использоваться таблицы. Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских и организационно-распорядительных документах.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности и удобства чтения.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть грамматически согласованы с заголовками. Заголовки граф в таблице пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Например:

Объем строительно-монтажных работ, выполненных

подрядным способом

хозяйственным способом

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точка в заголовках и подзаголовках граф не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице (либо повторяется пронумерованное на первой странице количество граф).

В строках таблицы знаки препинания ставятся только внутри текста. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Слева над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

13 - Отметка о наличии приложения.

Оформляется под текстом от границы левого поля.

После слова "Приложение" ставится двоеточие. Приложение отделяется от текста интервалом 6 - 12 пт (0,21 - 0,42 см).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов, количестве экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается, например:

Приложение: Программа в 1 экз.

Если документ имеет приложение (приложения), не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

Приложения:  1.  Протокол  собрания  учредителей  АО  "Стройдеталь" на 5 л.

             в 1 экз.

             2. Проект решения собрания на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 31.02.2007 N 17 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л в 1 экз. только в первый адрес.

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Приложения к документам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов. Номера страниц каждого приложения (приложения к приложению) проставляются как в самостоятельном документе.

Приложения, в которых представлены информация, какие-либо сведения, обязательно должны быть подписаны.

Если приложений несколько, они нумеруются: приложение N 1, приложение N 2 и т.д. Одно приложение не нумеруется.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

14 - Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа власти, подразделения), подписи должностного лица, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

    СОГЛАСОВАНО

    Директор Департамента финансов

    города Севастополя

    подпись           И.О. Фамилия

    Дата

Если согласование осуществляется служебным письмом, то оформляется по следующей форме:

    СОГЛАСОВАНО

    Письмо Департамента финансов

    города Севастополя

    от 15.05.2014 N 45-12/10

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

- исполнительными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;

- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (например, экологической, налоговой);

- подведомственными организациями;

- при необходимости, с общественными организациями.

15 - Виза.

Реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Согласование проекта документа оформляется визой, включающей в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

    Директор Департамента аппарата

    Губернатора и Правительства Севастополя

    личная подпись             И.О. Фамилия

    Дата

Визы проставляются на экземплярах, которые помещаются в дела службы делопроизводства исполнительного органа, на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. В случае если свободное место для проставления виз отсутствует, допускается проставление виз на оборотной стороне последнего листа документа.

Проставление виз на оборотной стороне последнего листа предусматривается при оформлении некоторых видов документов, таких как соглашения, договоры, контракты. В этом случае визы проставляются на экземпляре, который остается в делах исполнительного органа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения для защиты от возможной замены листов.

В отдельных случаях возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

    Замечания прилагаются

    Директор Департамента...

    личная подпись          И.О. Фамилия

    Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

16 - Подпись.

В состав подписи входят: полное наименование должности лица, подписавшего документ (за исключением варианта, когда используется бланк должностного лица), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник Управления финансового

контроля города Севастополя          личная подпись            И.О. Фамилия

Или на бланке:

Начальник управления               личная подпись              И.О. Фамилия

Подпись отделяется от последней строки текста интервалом не менее 36 пт (1,27 см).

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитах различных видов документов указан в приложении N 10.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Подписи могут отделяться одна от другой 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Начальник Департамента

образования города Севастополя          личная подпись         И.О. Фамилия

Главный бухгалтер                       личная подпись         И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Начальник                            Начальник

Департамента образования             Департамента здравоохранения

города Севастополя                   города Севастополя

личная подпись   И.О. Фамилия        личная подпись   И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки не используют.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии              личная подпись              И.О. Фамилия

Члены комиссии                     личная подпись              И.О. Фамилия

                                   личная подпись              И.О. Фамилия

Подписи в составе членов комиссии располагаются по алфавиту фамилий.

При отсутствии должностного лица, подпись которого оформлена на документе, документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности должностного лица, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.

В этом случае указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ, или сотрудником делопроизводственной службы при регистрации документа - "исполняющий обязанности", "заместитель", И.О. Фамилия). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ подготовлен в адрес высших должностных лиц или высших органов государственной власти, внесение таких изменений недопустимо. Необходимо подготовить новый проект документа.

При подписании документа лицом, на которое возложены обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Губернатора города Севастополя         подпись                 И.О. Фамилия

При необходимости к основному документу прилагается копия документа, подтверждающего полномочия подписавшего документ.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

17 - Гриф утверждения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым распорядительным документом (постановление, распоряжение, приказ, протокол). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Губернатор города Севастополя

                                              ________________ И.О. Фамилия

                                              (личная подпись)

                                              Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                              Губернатор города Севастополя

                                              ________________ И.О. Фамилия

                                              (личная подпись)

                                                             Дата

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа и печатают прописными буквами от границы верхнего поля без кавычек (допускается слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатать шрифтом другой насыщенности).

18 - Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Оттиск печати с изображением герба города Севастополя, содержащей основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), проставляется на документы, требующие особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 11.

Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительного органа, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов.

При оформлении командировочных удостоверений лиц, посещающих город Севастополь, оттиск негербовой печати проставляется на подписи сотрудника подразделения, принимающего командировочного.

Проставление печати Правительства Севастополя на отпускных билетах не предусмотрено.

19 - Отметка о заверении копии.

В исполнительных органах заверяются копии издаваемых ими документов и копии подлинников документов, зарегистрированных и хранящихся в делопроизводственных службах. Изготовление копии осуществляется по письменному указанию руководителя исполнительного органа.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Верно

Начальник общего отдела          подпись                       И.О. Фамилия

Дата

Многостраничные копии брошюруются. На левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается нить. Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги с заверительной надписью. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:

Прошнуровано и пронумеровано

6 (шесть) листов

Верно

Начальник общего отдела             подпись                    И.О. Фамилия

Дата

Заверительная надпись может оформляться в форме штампа.

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен.

20 - Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа для решения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа шрифтом размером N 10 - 12. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

В.А. Петров

74-45-67

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (8692) 74-45-67.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На экземпляре документа, который остается в делопроизводственной службе, реквизит "Отметка об исполнителе" дополняется личной подписью исполнителя и датой.

21 - Указания по исполнению документа (резолюция).

Оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на специальном бланке (как правило, формата А6).

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

    Иванову А.А., Морозовой Н.В.

    Прошу подготовить проект договора

    к 05.12.2015

    Личная подпись     Дата

Текст резолюции должен быть кратким с использованием устоявшейся терминологии.

В случае необходимости подготовки ответа:

- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам непосредственно исполнителем;

- резолюция "Для подготовки ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию;

- резолюция "Для работы в установленном порядке" подразумевает исполнение документов в рамках функциональных обязанностей исполнителя.

22 - Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

23 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

24 - Отметка о конфиденциальности.

Проставляется на документах, содержащих информацию, отнесенную в установленном порядке к служебной информации ограниченного распространения или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, например:

Лично

или

Для служебного пользования

Экз. N ____

25 - Отметка о поступлении документа.

Проставляется в виде штампа в нижнем правом углу на первом листе документа.

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер (см. реквизит 09) и дату поступления (при необходимости может дополняться информацией о времени поступления).

Данный реквизит обязателен для поступивших (входящих) документов, подлежащих регистрации.

3.3. Распорядительные документы Губернатора города

Севастополя, Правительства Севастополя,

исполнительных органов

3.3.1. Подготовка распорядительных документов

3.3.1.1. Проекты распорядительных документов готовятся отделами (подразделениями) по поручению руководителя исполнительного органа или по собственной инициативе.

3.3.1.2. Исполнительные органы представляют в Правительство Севастополя проекты указов и распоряжений Губернатора города Севастополя, постановлений и распоряжений Правительства Севастополя.

3.3.1.3. Распорядительные документы должны соответствовать требованиям действующего законодательства, юридико-технического оформления, отвечать критериям качества, гарантирующим наличие закрепленных в нем правил:

а) свойств нормативности и общеобязательности, полноты и конкретности;

б) простоты и ясности, краткости и точности;

в) определенности, последовательности и непротиворечивости; быть подготовленными с учетом ранее принятых актов, исключать дублирование и необходимость издания дополнительных распорядительных документов по данному вопросу; не содержать положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции.

3.3.1.4. К подготовке и оформлению распорядительных документов исполнительных органов (приказы, распоряжения) предъявляются те же требования, что и к оформлению распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя, изложенные в подразделах 3.3.2 - 3.3.9, если иное не установлено инструкцией по делопроизводству исполнительного органа.

3.3.2. Требования к составлению распорядительных документов

3.3.2.1. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу распорядительных документов, являются:

- герб города Севастополя (на бланке изображен на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование организации (должностного лица)";

- наименование организации (должностного лица) - автора документа (в соответствии с законодательством города Севастополя авторами документа являются: Правительство Севастополя, Губернатор города Севастополя, исполнительные органы);

- название вида документа (указ, постановление, распоряжение, приказ, отдельное поручение);

- дата, регистрационный номер;

- заголовок;

- текст документа;

- подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ;

- лист согласования.

3.3.2.2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Наименование располагается после реквизитов "дата" и "регистрационный номер документа" от границы левого поля, печатается с прописной буквы, без кавычек и не подчеркивается.

Наименование может занимать до пяти строк, в каждой не более 28 - 30 знаков. Если наименование к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце наименования не ставят.

3.3.2.3. Текстовая часть документа отделяется от заголовка 1 - 2 межстрочными интервалами.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

3.3.2.4. Текстовая часть подразделяется на преамбулу (введение), содержательную часть, заключительные положения.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты.

3.3.2.5. В преамбуле указываются причины, основания, цели составления документа, содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок, например:

В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей"...

На основании постановления Законодательного Собрания города Севастополя от ... N ...

В связи с уточнением размера земельного участка...

В связи с кадровыми изменениями...

В целях совершенствования и рационального расходования бюджетных средств...

3.3.2.6. В преамбулу не включаются положения нормативного характера.

Преамбула в постановлениях Правительства Севастополя завершается словами "Правительство Севастополя постановляет:". Слово "постановляет" печатается полужирным шрифтом. Преамбула от текста постановляющей части отделяется 1 - 2 межстрочными интервалами.

3.3.2.7. Содержательная часть делится на пункты, если исполнение предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например:

1. Создать рабочую группу в составе...

3.3.2.8. В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например:

Начальнику Управления организационной работы Котовой А.Д. подготовить проект Инструкции об организации работы по...

Начальнику Правового управления Шахову И.С. предоставить отделу протокола и международных отношений необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения, тогда фамилии руководителей указываются в скобках в именительном падеже, например:

Департаменту внутренней политики города Севастополя (Седов С.В.) и Департаменту образования города Севастополя (Петрова Н.И.) обеспечить проведение...

3.3.2.9. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения, например:

Срок представления 15.08.2015.

3.3.2.10. Заключительная часть включает информацию о вступлении в силу правового акта, положения, направленных на внесение вытекающих из содержания правового акта изменений в ранее принятые правовые акты, предписывающие соответствующим исполнительным органам (должностным лицам) внести вытекающие из правового акта изменения в изданные такими органами правовые акты меньшей юридической силы.

3.3.2.11. В последнем пункте содержательной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа, например:

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на директора Департамента... Соколова К.М.

3.3.2.12. В правовых актах, содержащих сведения о составе коллегиальных, консультативных, контрольных и иных органов (коллегии, комиссии, советы, комитеты, штабы и др.) (далее - комиссии), инициалы и фамилии не указываются, за исключением случаев, если положением о комиссии, утвержденным распорядительным документом, предусмотрен персональный состав формирования комиссии.

3.3.2.13. Фамилии, имена, отчества членов комиссий в проектах распорядительных документах печатаются в алфавитном порядке. Полужирный шрифт при печати не используется.

3.3.2.14. В документах должностных лиц, действующих на принципах единоначалия (указ, распоряжение, приказ и т.д.), текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

3.3.2.15. Наименование правового акта, изменяющего основной правовой акт, должно начинаться со слов:

"О внесении изменений (в соответствующем числе) в ...".

Далее указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения.

Если изменения вносятся одновременно в несколько документов, допускается указывать в наименовании только дату и регистрационный номер каждого из них.

3.3.2.16. Содержательная часть распорядительного документа о внесении изменений в ранее изданный документ начинается со слов: "Внести изменение(я) в ...", затем указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения; или "Внести в ...", затем указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения, "... следующее(ие) изменение(я): ...".

3.3.2.17. Внесением изменений считается:

- замена слов, цифр;

- исключение структурных единиц, слов, цифр, предложений;

- новая редакция структурной единицы правового акта (заголовка, преамбулы или постановляющей части, пункта, подпункта, абзаца), приложения;

- дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

- дополнение структурными единицами правового акта;

- приостановление действия правового акта или его структурных единиц;

- продление действия правового акта или его структурных единиц.

3.3.2.18. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (начиная с наименьшей), в которую вносятся изменения. Например:

"абзац второй пункта 4 после слов "частями 5 и 11 статьи 37" дополнить словами "и статьей 74.1".

3.3.2.19. Если из текста документа исключаются (дополняются) отдельные слова, то в правовом акте, которым вносятся изменения, указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, пункт, абзац, приложение и т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.

3.3.2.20. Внесение изменений в документ в обобщенной форме (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") не допускается. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретного структурного элемента правового акта. Внесение изменений в обобщенном виде допускается только в одну структурную единицу правового акта.

3.3.2.21. Если в тексте документа заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте правового акта, которым вносятся изменения, указываются в кавычках.

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа". Например:

цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126" соответственно.

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова". Например:

слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".

3.3.2.22. Дополнение абзацами вносится только в конец соответствующего структурного элемента. При необходимости включить новый абзац между уже имеющимися абзацами дается новая редакция того структурного элемента правового акта, к которому относится абзац.

3.3.2.23. При исключении из нормативного правового акта разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, а также при дополнении нормативного правового акта разделами, подразделами, пунктами и подпунктами изменение нумерации последующих разделов, подразделов, пунктов и подпунктов не производится.

3.3.2.24. Внесение значительного числа изменений в правовой акт может осуществляться путем принятия его в новой редакции.

При внесении изменений в правовой акт путем принятия его в новой редакции не допускается изменение вида и наименования правового акта.

При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения может включаться в текст изменяющего правового акта или являться приложением к нему.

3.3.2.25. Примеры написания некоторых пунктов распорядительных документов:

- В пункте 1 слова "и тарифов за выполненные работы" исключить;

- ... слова "45,0 тысячи рублей" заменить словами "42,5 тысячи рублей".

    -   Внести  в  постановление  Правительства  Севастополя  от 23.03.2015

N  218-ПП  "О  порядке  проведения открытого конкурса по отбору управляющей

организации  для  управления  многоквартирным  домом  в городе Севастополе"

                             1

изменение, дополнив пунктом 5  следующего содержания:

      1

    "5 .   Настоящее   постановление   вступает  в  силу  с   момента   его

опубликования.".

- 1. Внести в Порядок предоставления мер социальной поддержки..., утвержденный постановлением Правительства Севастополя от 29.05.2014 N 23, следующие изменения:

1.1. Пункт 2 после слов "участники Великой Отечественной войны" дополнить словами "жители осажденного Севастополя" в соответствующем падеже.

1.2. В пункте 9:

- абзац первый после слов "граждане" дополнить словами "или их законные представители";

- абзац седьмой изложить в следующей редакции:

"- копий документов с указанием банковских реквизитов;".

1.3. В пункте 13 цифры "10" исключить.

1.4. Пункты 15 и 24 исключить.

2. Дополнить Порядок оценки эффективности предоставляемых налоговых льгот, утвержденный постановлением Правительства Севастополя от 15.05.2014 N 5 (далее - Порядок), формой N 1.1 согласно приложению N 1 к настоящему постановлению.

3. Приложение к Порядку... изложить в новой редакции согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.

- 1. Внести изменения в состав конкурсной комиссии..., утвержденный постановлением Правительства Севастополя от 05.06.2014 N 14 (или: Внести в состав конкурсной комиссии..., утвержденный постановлением Правительства Севастополя от 05.06.2014 N 14, следующие изменения:):

1.1. Вывести из состава Петрова И.И., Ивановскую Л.Ю.

1.2. Ввести в состав:

Сидорову Ольгу Андреевну - начальника Управления информационной политики и взаимодействия со СМИ;

Артова Ивана Григорьевича - преподавателя кафедры информационных систем Севастопольского государственного университета, доцента, кандидата технических наук (по согласованию).

1.3. Наименование должности Сафонова О.А. изложить в следующей редакции: "начальник отдела финансово-экономического обеспечения".

Или

- позицию "Сеитов Р.И. - заместитель начальника Департамента..." заменить позицией следующего содержания: "Сеитов Р.И. - начальник Департамента...".

1.4. Слова "Иванова Ксения Евгеньевна" заменить словами "Сомов Иван Иванович".

В тексте допускается использовать общепринятые сокращения: Госстройнадзор, МВД, ОАО и др.

Графические: ул., ж.-д., шт., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

3.3.2.26. Недопустимо разрывать на разные строки инициалы и фамилию, общепризнанные сокращения со словом или цифрой, к которым они относятся, например:

    Неправильно: Ф.Ф.                10                         г.

                 Гордеев             км                         Севастополь

3.3.2.27. Подпись распорядительного документа отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. В состав реквизита "подпись" входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ;

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Директор Департамента             личная подпись               В.М. Семенов

3.3.2.28. Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает несколько строк, инициалы и фамилия печатаются без пробела на уровне последней строки наименования должности, например:

Начальник Главного

управления...                  личная подпись                   Г.О. Петров

3.3.2.29. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением (приказом) о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

3.3.2.30. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

Директора Департамента...            личная подпись            И.О. Фамилия

или:

Временно исполняющий обязанности

Губернатора города Севастополя       личная подпись            И.О. Фамилия

3.3.2.31. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "наименование документа (заголовок)", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста на одной странице.

3.3.2.32. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона (печатается шрифтом N 10). Отметку об исполнителе располагают или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.А. Громов

54-67-95

3.3.2.33. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа (приложение N 12).

В случае наличия замечаний они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

3.3.2.34. В случае когда визы согласования не помещаются на одном листе, на отдельном листе оформляется продолжение листа согласования (приложение N 13).

3.3.2.35. Распорядительные документы, в том числе приложения к ним, печатаются на одной стороне листа.

3.3.2.36. Все листы распорядительных документов (основной документ и приложения к нему) подписываются сотрудником Правового управления с оборотной стороны листа.

3.3.3. Особенности подготовки некоторых видов

распорядительных документов

Отдельные виды распорядительных документов имеют определенные особенности оформления.

3.3.3.1. Распорядительные документы могут издаваться совместно двумя или более исполнительными органами. В этом случае документ оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4. Вверху на листе указываются наименования органов, издающих документ, текст подписывается руководителями этих органов (лицами, их замещающими). Подписи располагают на одном уровне, например:

Директор Департамента                          Директор Департамента

здравоохранения...                             образования...

Личная подпись   С.И. Иванов                   Личная подпись   И.Н. Петров

3.3.3.2. Распорядительные действия руководителей исполнительных органов, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, оформляются распоряжениями (приказами) по личному составу по вопросам:

- прием на работу и увольнение;

- перевод на другие должности;

- поощрение и взыскание;

- предоставление отпусков;

- командирование;

- другие юридические факты, возникающие в процессе трудовой деятельности сотрудников.

Проекты распоряжений (приказов) по личному составу готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Преамбула в распоряжениях (приказах) по личному составу может отсутствовать. Содержательная часть должна начинаться с глагола, обозначающего действие: "назначить", "перевести", "освободить", "объявить благодарность", "предоставить очередной отпуск" (указываются количество дней отпуска, дата его начала и окончания), "командировать" (указываются место и срок командировки), фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Далее указываются должность сотрудника, полное наименование подразделения. Распоряжение (приказ) по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия (личное заявление, служебная записка и др.).

3.3.3.3. Отдельные поручения Губернатора города Севастополя оформляются на бланках с изображением герба города Севастополя, выполненного в одноцветном варианте, изготовленных средствами оперативной полиграфии.

3.3.3.4. Заместители Губернатора - Председателя Правительства Севастополя издают отдельные поручения в соответствии с распределением обязанностей на стандартном листе бумаги формата А4.

3.3.3.5. Проекты поручений визируются на втором экземпляре проекта поручения на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. На подписываемый руководителем (лицом, исполняющим обязанности руководителя) экземпляр визы не переносятся.

3.3.4. Оформление приложений распорядительных документов

3.3.4.1. Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к распорядительным документам, например: уставы, положения, инструкции, правила, протоколы, акты, графики, схемы, перечни, штатные расписания и т.д.

3.3.4.2. Приложения к распорядительным документам являются их неотъемлемой частью и подписываются руководителем департамента или управления, которое является их разработчиком.

В случае отсутствия подписи после текста приложения через 3 межстрочных интервала проводится горизонтальная черта длиной 2 - 3 см.

3.3.4.3. Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), то в соответствующем пункте распорядительной части перед наименованием документа пишется слово "прилагаемый" или после наименования пишется "(прилагается)", в случае наличия нескольких приложений - "(приложение N 1)". Например:

Утвердить прилагаемое Положение об оплате труда и премировании

или

Утвердить Положение об оплате труда и премировании (прилагается).

3.3.4.4. На самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕН со ссылкой на распорядительный документ, его дату, номер. Слово УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.п.

Гриф утверждения документа оформляется флажковым способом, например:

                                                  УТВЕРЖДЕН

                                                  распоряжением Губернатора

                                                  города Севастополя

                                                  от ______________ N _____

3.3.4.5. Заголовок к тексту приложения должен в точности повторять наименование, указанное в тексте распорядительного документа.

Заголовок печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, например:

                                 ПОЛОЖЕНИЕ

                              об охране труда

                                 ПЕРЕЧЕНЬ

                  документов, необходимых для оформления

                     гражданства Российской Федерации

3.3.4.6. Тексты приложений могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.

3.3.4.7. Если прилагаемый документ не утверждается, в тексте дается ссылка "согласно приложению", а в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                 Приложение

                                                 к распоряжению Губернатора

                                                 города Севастополя

                                                 от ______________ N ______

Если приложений несколько, то они нумеруются. Приложения оформляются в зависимости от упоминания прилагаемого документа в тексте, например:

1. Утвердить порядок... (приложение N 1).

2. Предоставить данные согласно таблице... (приложение N 2).

Приложение в данном случае следует оформлять следующим образом:

                                                  Приложение N 1

                                                  УТВЕРЖДЕН

                                                  распоряжением Губернатора

                                                  города Севастополя

                                                  от _____________ N ______

                                                 Приложение N 2

                                                 к распоряжению Губернатора

                                                 города Севастополя

                                                 от ______________ N ______

3.3.4.8. Если в распорядительном документе, который вносит изменение в ранее изданный акт, приложение излагается в новой редакции, приложение оформляется следующим образом:

                                             Приложение

                                             к распоряжению Губернатора

                                             города Севастополя

                                             от ______________ N ______

                                             Приложение N 2

                                             к распоряжению Губернатора

                                             города Севастополя

                                             от 15.05.2014 N 13

                                             (в редакции распоряжения

                                             Губернатора города Севастополя

                                             от _____________ N _____)

или

                                             Приложение

                                             к распоряжению Губернатора

                                             города Севастополя

                                             от _______________ N _____

                                             УТВЕРЖДЕН

                                             распоряжением Губернатора

                                             города Севастополя

                                             от 15.05.2014 N 13

                                             (в редакции распоряжения

                                             Губернатора города Севастополя

                                             от _______________ N _____)

3.3.4.9. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов распорядительных документов.

3.3.4.10. Каждое приложение нумеруется как отдельный документ со второго листа.

3.3.5. Бланки распорядительных документов

3.3.5.1. Для издания распорядительных документов используются бланки установленного образца.

3.3.5.2. В соответствии с Законом города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя" официальные бланки распорядительных документов высшего должностного лица и Правительства Севастополя утверждены с изображением герба города Севастополя.

3.3.5.3. Для подготовки распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя используются продольные бланки (приложения N 1 - 5), устанавливается формат бланка А4 (210 x 297) с размерами полей:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3.3.5.4. Каждый исполнительный орган разрабатывает и утверждает приказом руководителя свой вид бланков распорядительных документов. На бланке обязательно указываются:

- наименование исполнительного органа;

- вид документа;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.3.5.5. Бланки для распорядительных документов постоянного хранения изготовляются на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы исполнительного органа. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от копии.

3.3.5.6. Бланки распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя изготавливаются типографским способом. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

3.3.5.7. На бланках, для их учета, на правом нижнем поле проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера.

3.3.5.8. Организацию работы по изготовлению и учету бланков распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя осуществляет отдел по работе с распорядительными документами Управления секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - отдел по работе с распорядительными документами).

3.3.5.9. Бланки выдаются исполнителю документа или работникам, ответственным за делопроизводство в исполнительных органах и их структурных подразделениях, под роспись в журналах учета бланков установленного образца (приложение N 14).

3.3.5.10. В целях обеспечения порядка использования бланков в исполнительных органах определяется подразделение (работник), ответственное за ведение учета, порядок выдачи бланков, возврата и уничтожения испорченных бланков распорядительных документов.

3.3.5.11. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в отдел по работе с распорядительными документами.

3.3.6. Оформление и выпуск распорядительных

документов на бланке

3.3.6.1. Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. При подготовке принтерных текстов применяется текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, при использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не менее N 12. Текст документа рекомендуется печатать через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

3.3.6.2. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

Реквизиты "наименование документа" и "подпись" печатают через один межстрочный интервал.

3.3.6.3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" и знаков препинания.

3.3.6.4. С учетом удобства чтения и задач копирования цвет текста официальных документов должен быть черным. Контраст текста - качественный, нормальный. Не допускается нанесение слабоконтрастных текстов с использованием принтерных режимов экономной печати.

3.3.6.5. Окончательный вариант распорядительного документа после проверки Правовым управлением вместе с электронной версией в формате Microsoft Word подается на проверку в отдел по работе с распорядительными документами через журнал регистрации проектов распорядительных документов, принятых на проверку.

Ответственность за соответствие электронной версии проекту на бумажном носителе несет исполнитель документа.

3.3.6.6. Проекты распорядительных документов объемом до 2 листов проверяются в течение 1 рабочего дня, от 2 до 5 листов - в течение 2 рабочих дней, свыше 5 листов - в течение 3 рабочих дней.

3.3.6.7. В случае правильного оформления проекта распорядительного документа исполнитель получает проект, оформленный на бланке, или соответствующий бланк.

3.3.6.8. Проект, подготовленный с нарушениями требований Регламента Правительства Севастополя и настоящей Инструкции, возвращается разработчику с отметкой в журнале регистрации проектов распорядительных документов, принятых на проверку.

3.3.6.9. На повторную проверку проект принимается в соответствии с пунктом 3.3.6.5.

3.3.6.10. Сотрудник отдела по работе с распорядительными документами на листе согласования проверенного проекта распорядительного документа ставит штампом или собственноручно отметку "ПРОВЕРЕНО".

3.3.6.11. Исполнитель оформляет визы согласования, указанные на проекте распорядительного документа. После получения подписи ответственного лица исполнитель собственноручно проставляет дату визирования документа в случае ее отсутствия.

3.3.6.12. Указы и распоряжения Губернатора города Севастополя передаются на подпись через начальника Управления секретариата, делопроизводства и контроля.

3.3.6.13. Постановления и распоряжения Правительства Севастополя вместе с электронной версией в формате Microsoft Word подаются в отдел организационной работы Управления организационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя для подготовки к рассмотрению на заседании Правительства Севастополя.

3.3.7. Регистрация распорядительных документов Губернатора

города Севастополя, Правительства Севастополя

3.3.7.1. Документ имеет юридическую силу при наличии подписи, даты и номера.

Регистрации подлежат все распорядительные документы, изданные Губернатором города Севастополя, Правительством Севастополя и исполнительными органами.

Регистрация распорядительных документов Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя ведется с начала до конца года раздельно для указов, распоряжений и отдельных поручений Губернатора города Севастополя, постановлений, распоряжений Правительства Севастополя, осуществляется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса. Регистрационный номер оформляется арабскими цифрами, буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.

В Правительстве Севастополя при регистрации распорядительных документов применяются следующие индексы:

- указы Губернатора города Севастополя - "УГ";

- распоряжения Губернатора города Севастополя - "РГ";

- постановления Правительства Севастополя - "ПП";

- распоряжения Правительства Севастополя - "РП";

- распоряжения Губернатора города Севастополя по кадровым вопросам - "РГ/К" и "РГ/КО".

Отдельным поручениям Губернатора города Севастополя присваиваются порядковые регистрационные номера без буквенного индекса.

Если регистрационный номер распорядительного документа содержит одну цифру, перед ней ставится цифра "0".

3.3.7.2. Документы Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя регистрируются в отделе по работе с распорядительными документами в день подписания или на следующий рабочий день.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

3.3.7.3. Датой документа преимущественно является дата его подписания. Дата проставляется цифровым способом.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 25 июня 2014 г. следует оформлять: 25.06.2014.

3.3.8. Осуществление рассылки распорядительных документов

Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя

3.3.8.1. Рассылка распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя в виде копий документов, заверенных оттиском печати, осуществляется отделом по работе с распорядительными документами в срок, не превышающий 3 рабочих дней, согласно листу рассылки, оформленному исполнителем документа.

Копии отдельного поручения Губернатора города Севастополя в течение 1 рабочего дня (срочных и оперативных поручений - незамедлительно) передаются исполнителям поручения и в отдел контроля Управления секретариата, делопроизводства и контроля.

На копии проставляется печать, которая ставится на свободном от текста месте, не затрагивая личную подпись, захватывая окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

3.3.8.2. Копии распорядительных документов передаются через ячейку исполнительного органа (с отметкой в журнале), фельдъегерскую или почтовую связь или через исполнителя.

3.3.8.3. При объеме документа, превышающем 20 листов, или в случае его адресования более 10 получателям, рекомендуется в листе рассылки указывать электронные адреса получателей, которым направляются сканированные копии распорядительного документа.

3.3.8.4. Подлинники распорядительных документов на бумажных носителях находятся на хранении до сдачи в архив в отделе по работе с распорядительными документами.

3.3.8.5. Выдавать оригиналы распорядительных документов за пределы указанного структурного подразделения запрещается.

3.3.9. Выдача копий распорядительных документов Губернатора

города Севастополя и Правительства Севастополя

и выписок из них

3.3.9.1. Оформление заверенных копий распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя производится согласно отметке в листе рассылки либо по письменной заявке исполнительного органа, направленной на имя директора Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (в исключительных случаях заявка направляется в виде факсограммы или телефонограммы).

3.3.9.2. Копии распорядительных документов выдаются под роспись в соответствующем журнале сотруднику исполнительного органа, направившего заявку.

3.3.9.3. Руководству Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, Правовому управлению копии выдаются при оформлении заявки в журнале.

3.3.9.4. Срок предоставления копий распорядительных документов исполнительным органам составляет 3 дня с даты получения заявки. В исключительных случаях, при большом количестве изготовления заверенных копий, срок может составлять 5 дней.

3.3.9.5. Отдел по работе с распорядительными документами выдает копии документов, которые издаются Правительством Севастополя, Губернатором города Севастополя, и копии регистрационных документов исполнительных органов, учредителем которых является Правительство Севастополя, при предоставлении оригиналов документов.

3.3.9.6. Документы заверяются в соответствии с п. 3.2 настоящей Инструкции.

3.3.9.7. На копии может проставляться отметка о местонахождении подлинного документа.

3.3.9.8. Заверять копии документов может руководитель структурного подразделения, в котором хранится оригинал документа, или иное уполномоченное им должностное лицо.

3.3.9.9. Предоставление копий распорядительных документов при письменном обращении юридических и физических лиц (предприятий, учреждений и граждан) производится в соответствии с действующим законодательством в установленные сроки.

3.3.9.10. Выписка из документа - это копия части (частей) письменного документа.

Выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит информацию ограниченного доступа) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

3.3.9.11. При оформлении выписки полностью воспроизводятся реквизиты бланка, за исключением реквизита "наименование вида документа" (приложение N 15). В состав данного реквизита добавляется фраза "ВЫПИСКА ИЗ...". Например, вместо слова "ПРИКАЗ" следует писать "ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА".

3.3.9.12. На выписке указываются регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа. Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита "подпись" в выписке не ставится.

3.3.9.13. Чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит 19, требования к оформлению которого были рассмотрены выше.

3.4. Оформление отдельных видов документов

3.4.1. Протокол заседания (совещания)

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.

Протоколы заседаний Правительства Севастополя оформляются на бланках в соответствии с положениями Регламента подготовки и проведения заседаний Правительства Севастополя.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющий неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" (Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании, при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Ниже перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий и инициалов, а также должностей.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписки из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование исполнительного органа;

- вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру);

- вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру);

- место проведения заседания (совещания);

- дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами;

- основная часть протокола;

- подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

3.4.2. Служебные письма

3.4.2.1. Служебное письмо - обобщенное название по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.

3.4.2.2. Служебные письма в Правительстве Севастополя готовятся как:

- ответы о выполнении нормативных и организационно-распорядительных документов, поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других вышестоящих органов;

- сопроводительные письма;

- ответы на запросы;

- инициативные письма.

3.4.2.3. Руководители подразделений исполнительных органов несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.

3.4.2.4. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты исходящего номера и даты документа адресата делать не следует.

3.4.2.5. Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных исполнительных органов, необходимо направить поручения в каждый исполнительный орган отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.

3.4.2.6. В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю, сообщаю и т.д.).

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам компаний фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.

Текст письма, как правило, не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

3.4.2.7. Визы на служебном письме проставляются на экземплярах, которые остаются в службе делопроизводства исполнительного органа, на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. В случае если свободное место для проставления виз отсутствует, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

3.4.2.8. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись".

3.4.2.9. Право подписи на бланках писем имеют:

- на бланке писем Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя - только Губернатор города Севастополя или лицо, исполняющее его обязанности;

- на бланках писем исполнительного органа - руководители этих органов.

Члены Правительства - директора департаментов города Севастополя имеют право подписи на бланках своего департамента.

3.4.2.10. Служебные письма - ответы на документы, поступившие в адрес Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя, оформляются в соответствии с резолюциями руководителей.

Если в резолюции Губернатора города Севастополя дано поручение подготовить проект ответа, он готовится на бланке письма Губернатора.

Если резолюцией поручено дать ответ, он готовится на бланке письма Правительства или должностном бланке руководителя исполнительного органа - исполнителя документа.

Ответы на контрольные документы Президента Российской Федерации, Аппарата Президента Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента РФ в Крымском федеральном округе, Правительства Российской Федерации, прошедшие централизованную регистрацию, направляются исключительно за подписью Губернатора или его заместителей на бланках писем Губернатора или Правительства Севастополя соответственно.

3.4.2.11. Письма в адрес Президента Российской Федерации, Председателя и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов в г. Севастополе, руководителей органов прокуратуры, Федеральной службы безопасности РФ, Министерства внутренних дел РФ, председателя Законодательного Собрания города Севастополя подписываются лично Губернатором города Севастополя.

3.4.2.12. Заместителями Губернатора подписываются письма в адрес федеральных органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов в городе Севастополе, Законодательного Собрания города Севастополя, а также руководителям этих органов соответствующего уровня.

3.4.2.13. Служебные инициативные письма за подписью руководителей исполнительных органов и их заместителей по вопросам, входящим в их компетенцию и письма - ответы на документы, зарегистрированные в службах делопроизводства исполнительных органов, оформляются на бланках исполнительных органов, регистрируются в их службах делопроизводства и отправляются самостоятельно.

3.4.2.14. При подписании документов, проставлении регистрационных номеров, написании резолюции и т.п. используются чернила темного контрастного цвета (синие, черные, фиолетовые).

4.5.2.15. Подписанные служебные письма регистрируются и отправляются делопроизводственной службой в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключением срочной корреспонденции).

Сроки подготовки ответных служебных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями исполнительных органов.

3.4.3. Записка

(служебная, докладная, объяснительная, аналитическая)

Записки создаются в исполнительном органе для информационного обмена и деловой переписки между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками.

В зависимости от содержания и предназначения могут быть служебными, докладными, объяснительными, аналитическими.

Служебная записка составляется с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы исполнительного органа, его структурного подразделения или конкретного работника.

Докладная записка предназначена для доведения важной информации до руководителей вышестоящих инстанций и, как правило, имеет своей целью не просто ознакомление со сложившейся ситуацией или с ходом проведения работ, но и побуждение к принятию неотложных мер, направленных на решение описанной проблемы.

Объяснительная записка является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Также объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Аналитическая записка содержит обобщенный материал о каких-либо выполненных исследованиях, анализах. Целью ее написания, как правило, является формулирование выводов.

Записка имеет те же реквизиты, что и служебное письмо, с добавлением реквизита "Вид документа".

Записка, подготовленная сотрудником или подразделением, не имеющим своего бланка, оформляется на чистом листе бумаги. В этом случае, если в исполнительном органе ведется учет внутренней переписки, после реквизита "подпись" необходимо оформить реквизиты "дата" и "регистрационный номер" в таком виде:

_______________

N _____________

Допускается оформление объяснительных записок на чистом листе бумаги, независимо от наличия бланка.

3.4.4. Акт

Акт - документ, составленный уполномоченными лицами (комиссией), подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Датой акта является дата его составления (утверждения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части указываются распорядительный документ, на основании которого актируется событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата, состав комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

Основная (констатирующая) часть текста акта начинается с абзаца. В основной (констатирующей) части излагаются суть, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Сведения о количестве напечатанных экземпляров акта и их направлении адресатам помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложений, например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия,

2-й экземпляр - юридический отдел.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (установлении фактов, событий). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии (замечания прилагаются). Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги формата А4. Текст печатается прописными буквами размером N 14 через один межстрочный интервал.

Акты имеют следующие реквизиты:

- Гриф утверждения (при необходимости) - печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами от границы верхнего поля, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

- Наименование вида документа - АКТ.

Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита интервалом 36 пт (1,27 см), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

- Номер печатается арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке.

- Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6 пт (0,21 см), печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен соответствовать тексту акта, например:

О передаче документов, находящихся на исполнении

или

О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих

дальнейшему хранению

- Текст отделяется от заголовка интервалами 24 пт (0,85 см) и печатается через 1 межстрочный интервал.

- Подпись (подписи) отделяется от текста интервалом 36 пт (1,27 см).

Форма акта приведена в приложении N 16.

3.4.5. Доверенность

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть предоставлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

Доверенность выдается представителю исполнительного органа на представление интересов, совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени исполнительного органа.

Проекты доверенностей, выдаваемых лицам, на которых возложено представительство исполнительных органов, подлежат обязательному согласованию в юридической службе исполнительного органа. Доверенности подлежат обязательной регистрации в службе делопроизводства исполнительного органа.

Доверенность оформляется только в письменной форме. Доверенность составляется в виде отдельного документа или путем включения в договор, определяющий внутренние отношения представляемого и представителей.

Документ должен содержать данные, необходимые для признания его доверенностью:

- дату составления;

- реквизиты представителя и представляемого;

- существо полномочий.

Кроме того, доверенность должна быть подписана лицом, ее выдавшим.

Доверенность оформляется на бланке исполнительного органа, подпись уполномоченного должностного лица заверяется гербовой печатью.

3.4.6. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Служба делопроизводства Правительства Севастополя принимает к отправке телеграммы за подписью Губернатора или его заместителей.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Указывается полный почтовый адрес, должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание. Не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем. Цифровые данные пишутся словами. Цифры допускаются только в нумерации домов, квартир, в заводских и торговых знаках и марках. Знаки N, -, + следует писать словами номер или НР, минус, плюс и т.д.

Подпись в телеграмме оформляется в соответствии с правилами оформления реквизита "Подпись".

Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте.

Телеграмма печатается прописными буквами.

Для регистрации и отправки телеграммы, подписанные Губернатором города Севастополя или его заместителями, в бумажном и электронном виде подаются в службу делопроизводства Правительства Севастополя.

3.4.7. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Регистрация и дальнейшее хранение в установленном порядке телефонограммы осуществляются в структурном подразделении исполнительного органа, ответственном за ее передачу.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:

- исходящий номер и дата;

- текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;

- должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

- должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

- входящий номер телефонограммы.

Учет и регистрация входящих телефонограмм осуществляется аналогично.

Прием и отправка телефонограмм осуществляется, как правило, через приемные соответствующего руководителя исполнительного органа.

IV. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ

КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ

ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Принципы организации документооборота

Организация документооборота в исполнительных органах должна отвечать следующим требованиям:

- оперативное прохождение документов;

- распределение документов на документопотоки;

- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

- однократность регистрации документов.

В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

4.2. Прием, первичная обработка, предварительное

рассмотрение поступающей корреспонденции

4.2.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в службе делопроизводства исполнительного органа.

Прием и отправка документов осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой;

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- с использованием электронной, телеграфной, факсимильной связи;

- через почтовый ящик, расположенный в здании Правительства Севастополя.

Прием телефонограмм, адресованных Губернатору города Севастополя и его заместителям, производится в структурных подразделениях (приемных), обеспечивающих их деятельность, в соответствии с компетенцией, с регистрацией телефонограмм в специальных журналах.

Прием корреспонденции в форме электронного документа на имя Губернатора города Севастополя и его заместителей, в адрес Правительства Севастополя осуществляется централизованно только через информационный ресурс, размещенный на официальном сайте Правительства Севастополя.

При приеме документов от нарочных или курьеров в разносной книге отправителя ставится соответствующая печать (штамп) делопроизводственной службы, дата и подпись сотрудника, принявшего документ.

При необходимости на документе может указываться время его поступления (получения). По просьбе заявителя время поступления документа может проставляться на его экземпляре документа (в разносной книге нарочного или курьера).

4.2.2. Документы, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным Правительства Севастополя с обязательной последующей передачей их в делопроизводственную службу для регистрации не позднее 9.30 следующего рабочего дня. О поступлении документа, требующего срочного исполнения, ответственный дежурный оперативно докладывает Губернатору города Севастополя в установленном порядке.

4.2.3. Обращения граждан, организаций, общественных объединений, другие документы, подлежащие регистрации в подразделении исполнительного органа по работе с обращениями граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением, поступившие в службу делопроизводства, направляются в соответствующее подразделение для организации дальнейшей работы.

4.2.4. При приеме документов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата или пересылается по назначению не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

При выявлении повреждения или недостачи документа составляется акт в 2 экземплярах (приложение N 17), один из которых остается в делопроизводственной службе, другой направляется отправителю документа. В случае если документ принимается в делопроизводство, акт составляется в 3 экземплярах и третий экземпляр присоединяется к документу. Акт утверждается начальником службы делопроизводства.

При доставке корреспонденции нарочным проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При выявлении неустранимых замечаний документы не принимаются.

4.2.5. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов, а также конверты от ценных и заказных писем.

4.2.6. Во время предварительного рассмотрения документов необходимо руководствоваться распределением обязанностей между Губернатором города Севастополя и его заместителями, руководителями и заместителями руководителей исполнительных органов, положениями об исполнительных органах, должностными регламентами, номенклатурой дел и также установленными схемами прохождения документов.

Предварительное рассмотрение и регистрация поступивших документов осуществляются в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения.

Корреспонденция, полученная после 17 часов или в нерабочее время, обрабатывается и регистрируется на следующий рабочий день.

Документы, поступившие из органов высшего уровня, а также документы с отметками "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и передаются адресату.

Документы, поступившие по электронной почте, факсимильной и телеграфной связью, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

4.2.7. В службе делопроизводства Губернатора и Правительства Севастополя централизованно регистрируются в соответствии с номенклатурой дел документы:

- адресованные Губернатору города Севастополя;

- адресованные заместителям Губернатора города Севастополя;

- поступившие в адрес Правительства Севастополя без указания конкретного должностного лица;

- письма - ответы на вышеуказанные документы за подписью Губернатора города Севастополя и его заместителей;

- инициативные документы за подписью Губернатора города Севастополя и его заместителей;

- договоры и соглашения Правительства Севастополя;

- внутренняя переписка за подписью Губернатора города Севастополя и его заместителей.

4.2.8. К документам, не подлежащим регистрации, относятся статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания; рекламные документы и коммерческие предложения; поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, приглашения, выполненные в виде открыток; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые, поступившие без сопроводительного письма.

4.2.9. Документы, направленные в адрес руководителей исполнительных органов, минуя службу делопроизводства, подлежат обязательной регистрации в службе делопроизводства. Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.

4.2.10. Документы, адресованные непосредственно в исполнительные органы, в комиссии, созданные при Правительстве Севастополя, и поступившие централизованно в службу делопроизводства Губернатора и Правительства Севастополя, передаются в соответствующий исполнительный орган без регистрации для организации дальнейшей работы с документами.

Документы, направленные в адрес Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", передаются для регистрации и организации дальнейшей работы в соответствующее подразделение.

4.2.11. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, проставляется штамп, в который вносится информация о регистрационном номере и дате регистрации (реквизит 25).

Регистрационный номер документа включает в себя порядковый номер по единой нумерации в течение календарного года (отдельно на входящие, исходящие и другие виды документов) и индекс по номенклатуре дел. Регистрационный номер может быть дополнен индексами структурного подразделения-исполнителя, инициалами должностного лица, подписавшего документ, буквенными индексами, обозначающими способ получения документа (тлг - телеграмма, ф - факс, ЭП - электронная почта), и др.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

В службе делопроизводства Губернатора и Правительства Севастополя используется следующая индексация документов:

****/**/*_**

│   │  │  │

│   │  │  └─────> две последние цифры текущего делопроизводственного года,

│   │  │          например, "15" - 2015 год;

│   │  │

│   │  └────────> обозначение типа документопотока:

│   │              1 - поступающая (входящая) документация;

│   │              2 - отправляемая (исходящая) документация;

│   │              3 - внутренняя документация;

│   │              4 - договоры, соглашения, контракты;

│   │

│   └───────────> индекс по номенклатуре дел;

│

└───────────────> порядковый номер входящего документа в текущем

                   делопроизводственном году.

Например, регистрационный номер документа "144/45/1-15":

144 - порядковый номер входящего документа в 2015 делопроизводственном году;

45 - индекс по номенклатуре дел;

1-15 - обозначение входящего документа 2015 делопроизводственного года;

или: регистрационный номер документа "2549/26/2-15":

2549 - порядковый номер исходящего документа в 2015 делопроизводственном году;

26 - индекс по номенклатуре дел;

2-15 - обозначение исходящего документа 2015 делопроизводственного года.

При регистрации исходящего письма-ответа (по типу "запрос-ответ"), к регистрационному номеру входящего документа-запроса добавляется порядковый номер исходящего письма. Например, "144/45/1-15/4850".

4.2.12. Создание регистрационно-контрольной карты в СЭД осуществляется не позднее следующего рабочего дня после поступления документа.

Работниками службы делопроизводства документы регистрируются путем заполнения электронной регистрационно-контрольной карты (ЭРКК) в СЭД, в которую вносятся сведения об авторе документа, дата и номер документа, дата поступления и регистрационный номер документа, краткое содержание или заголовок, резолюция, ответственный исполнитель, сроки исполнения, отметка об исполнении. При заполнении сведений об авторе документа рекомендуется вносить и информацию о лице, подписавшем его (фамилию, инициалы).

Ко всем документам, зарегистрированным в службе делопроизводства Губернатора и Правительства Севастополя, централизованно в СЭД вносятся резолюции (поручения) Губернатора города Севастополя и итоговая информация по их исполнению.

4.2.13. В исполнительных органах, в которых СЭД не используется, регистрация документов осуществляется по журналам, формы которых приведены в приложении N 18. Листы в журналах регистрации входящих и исходящих документов нумеруются, прошнуровывается и скрепляются печатью. На оборотной стороне последнего листа делается надпись: "В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью (количество листов цифрами и прописью) листов. Должность сотрудника, подпись, И.О. Фамилия).

4.3. Порядок рассмотрения документов руководителями

исполнительных органов и доведение

документов до исполнителей

4.3.1. Поступившие документы направляются на рассмотрение руководителям в день их регистрации или на следующий рабочий день, если они поступили в нерабочее время или после 17 часов текущего дня (за исключением документов с пометкой "Срочно", "Незамедлительно").

Сразу после регистрации руководителю передаются акты органов государственной власти, поручения высших должностных лиц, документы, поступившие из Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов высшего уровня.

4.3.2. Учет документов, которые передаются на рассмотрение руководителям, осуществляется под роспись уполномоченного сотрудника в журнале учета переданных документов.

4.3.3. Рассмотрение документа предполагает ознакомление с содержанием документа и подписание резолюции.

Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких руководителей) соответственно этапам рассмотрения. Например, резолюции Губернатора города Севастополя и резолюции его заместителей, указанные в резолюции Губернатора. При этом последующая резолюция не должна дублировать первую и противоречить ей, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение и определить исполнителей с учетом изменившихся обстоятельств.

4.3.4. Рассмотрение документов руководителем производится в течение не более двух рабочих дней. Документы с отметкой "Срочно", "Вручить немедленно" рассматриваются незамедлительно.

4.3.5. Документы, рассмотренные руководителем, возвращаются в службу делопроизводства для передачи исполнителям в соответствии с резолюцией.

Доведение до исполнителей резолюции Губернатора города Севастополя осуществляется централизованно отделами Управления секретариата, делопроизводства и контроля. При исполнении срочных документов оригинал документа передается ответственному исполнителю, остальным направляются копии.

Текст резолюции в СЭД вносит сотрудник, обеспечивающий работу руководителя, и, если документ имеет пометку "Срочно", "Доложить немедленно", незамедлительно информирует исполнителей, а оригинал документа с визой руководителя и отметкой об ознакомлении исполнителей возвращает в делопроизводственную службу.

4.3.6. Если срок исполнения документа составляет до 3 дней, то всем предполагаемым исполнителям, в соответствии с функциональными обязанностями, для организации оперативного исполнения централизованно направляется копия документа одновременно с передачей оригинала на доклад Губернатору города Севастополя.

4.3.7. Если исполнитель в резолюции указан не в соответствии с его функциональными обязанностями, он должен в течение 3 рабочих дней (при получении срочного документа - незамедлительно) вернуть документ руководителю для внесения соответствующих изменений. Если такие изменения своевременно не были внесены, документ должен быть исполнен указанным в резолюции исполнителем в указанные сроки. При смене состава исполнителей в обязательном порядке вносятся изменения в оригинал резолюции к документу (либо оформляется дополнительная резолюция), о чем информируется служба делопроизводства для внесения изменений в СЭД.

4.3.8. Доведение до исполнителей резолюций заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя к документам, имеющим отметку "Срочно", "Вручить немедленно", "Исполнить в возможно короткие сроки" и т.п., осуществляется сотрудником, обеспечивающим деятельность заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя.

Указанные сотрудники в этом случае направляют копии срочного документа и резолюции исполнителям, а оригиналы документа и резолюции с отметками о дате (при необходимости - времени) передачи копии исполнителю возвращают в службу делопроизводства.

4.3.9. Подлинники документов высших органов государственной власти, резолюции к ним сохраняются в службе делопроизводства по месту их регистрации, а исполнителям направляются копии.

Подлинники остальных документов могут передаваться исполнителю временно на период работы с документом. Законченный делопроизводством документ подлежит обязательному возврату в службу делопроизводства, в которой был зарегистрирован документ.

Если в резолюции (поручении) к документу указано несколько исполнителей, то подлинник документа может быть передан ответственному исполнителю на период работы с документом с одновременной передачей копий соисполнителям.

Факт передачи документов фиксируется путем внесения соответствующей информации в СЭД с указанием исполнителей, которым переданы подлинник документа и его копии.

4.3.10. Резолюция руководителя "Для сведения", "Для исполнения", "Для руководства", "Для работы", "В работу", "Для ответа", "Для рассмотрения" позволяет его заместителям при ознакомлении с документом самостоятельно дополнять и определять меры по его исполнению в своих резолюциях.

Если в резолюции к документу Губернатором города Севастополя или его заместителями указано "Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то эти документы снимаются с контроля автором резолюции.

4.4. Организация работы с отправляемыми документами,

регистрация отправляемых документов, отправка документов

4.4.1. Документы, подписанные Губернатором города Севастополя и его заместителями, регистрируются в Управлении секретариата, делопроизводства и контроля.

4.4.2. Документы, подписанные руководителями исполнительных органов, передаются на регистрацию в соответствующую службу делопроизводства.

4.4.3. Служба делопроизводства перед регистрацией осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности, правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений (подписанных), при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки, соответствия количества экземпляров документа списку рассылки.

4.4.4. Сотрудники службы делопроизводства имеют право в случае неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю на доработку с указанием ошибок;

- пригласить исполнителя по документам срочного характера для исправления ошибок.

4.4.5. К документу, передаваемому на регистрацию в службу делопроизводства, исполнитель обязан приложить материалы, послужившие основанием для его подготовки (подлинник или копия). В случае если у исполнителя находится подлинник исполняемого документа, он подлежит возврату в службу делопроизводства в обязательном порядке.

4.4.6. Служебные письма, являющиеся ответами на поступившие документы, должны регистрироваться в связке с входящим документом.

4.4.7. Если документ содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр и экземпляр с визами, который остается в деле для хранения в службе делопроизводства.

Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписываются и регистрируются первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки, и экземпляр с визами.

4.4.8. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день. Исключение составляет срочная корреспонденция, которая регистрируется и отправляется в первую очередь.

4.4.9. Исходящие письма отправляются адресатам с использованием почтовой, факсимильной, телеграфной связи, а также фельдъегерской службой. Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель документа, в связи с чем допускается передача исходящего письма после регистрации исполнителю для организации отправки или доставки его адресату.

4.4.10. Регистрационный номер документа и дата регистрации (реквизиты 07, 08) проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре с визами, остающемся в деле службы делопроизводства исполнительного органа.

4.4.11. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Отправка корреспонденции через почтовое отделение осуществляется на следующий рабочий день.

4.4.12. Отправка телефонограмм, подписанных Губернатором города Севастополя и его заместителями, осуществляется исполнителями телефонограмм.

4.4.13. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службами делопроизводства в соответствии с утвержденными Правилами оказания услуг почтовой связи в Российской Федерации, а предназначенных для отправки телеграфной связью - в соответствии с утвержденными Правилами оказания услуг телеграфной связи.

4.5. Подготовка, регистрация и прохождение

внутренней документации

4.5.1. Внутренняя документация делится на следующие виды:

- распоряжения и приказы исполнительного органа по основной деятельности и по личному составу;

- служебная записка (докладная, отчет, запрос, документ информационного характера и др.);

- информация - создается, в основном, во исполнение поручений Губернатора города Севастополя и его заместителей, а также в качестве ответа на служебную записку;

- протоколы заседаний (совещаний), проводимых Губернатором города Севастополя и его заместителями, руководителями исполнительных органов;

- отдельные поручения Губернатора города Севастополя, заместителей Губернатора города Севастополя.

4.5.2. Служебная записка, информация, оформленные на бланке исполнительного органа, подписываются руководителем исполнительного органа. Допускается оформление служебной записки на чистом листе бумаги. При этом необходимо предусмотреть место для даты и регистрационного номера.

4.5.3. Регистрация служебных записок, информаций осуществляется в службе делопроизводства исполнительного органа - исполнителя.

Регистрация служебных записок, подписанных заместителями Губернатора города Севастополя, осуществляется отделом внутреннего делопроизводства Управления секретариата, делопроизводства и контроля.

Переписка между департаментами и их структурными подразделениями регистрируется службами делопроизводства соответствующих департаментов.

4.5.4. Документы, подготовленные исполнительными органами, подаются на рассмотрение Губернатору города Севастополя только после согласования с заместителем Губернатора, курирующим соответствующее направление, при наличии всех необходимых виз, а также с приложением документов, послуживших основанием для их подготовки.

4.5.5. Протоколы аппаратных совещаний у заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя регистрируются в соответствующей службе заместителя Губернатора. Регистрацию и контроль исполнения протокольных поручений осуществляет сотрудник, обеспечивающий деятельность заместителя Губернатора.

4.5.6. В целях создания оптимальных условий для работы Правительства Севастополя, его аппарата при подготовке документов, которые относятся к отделу внутреннего делопроизводства, используются следующие индексы, например:

N п/п

Корреспондент

Ф.И.О.

ИНДЕКС

1.

Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя

Меняйло Сергей Иванович

СМ

2.

Заместитель Губернатора - Председателя Правительства Севастополя

Пушкарев Александр Геннадьевич

АГП

Индекс соответствует первым буквам имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, и указывается после числового значения номера, например, N 137-СМ. Если первые буквы имени и фамилии руководителей совпадают, добавляется первая буква отчества, например, N 137-АГП.

4.5.7. Учет документов, которые передаются на рассмотрение Губернатору города Севастополя, его заместителям, директорам департаментов, в исполнительные органы, осуществляется через журнал учета документов, переданных на исполнение, с проставлением подтверждающих подписей за полученные документы ответственными исполнителями или сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

4.5.8. Информация об исполнении поручения (документа) в срок, указанный в документе или резолюции, должна быть направлена лицу, который дал поручение, либо ответственному исполнителю, если он указан в резолюции.

4.5.9. Договоры и соглашения (контракты), подписанные и скрепленные печатью, регистрируются в службе делопроизводства исполнительного органа. Подлинник экземпляра, на котором проставлены визы исполнителей и должностных лиц, хранится в службе делопроизводства.

4.5.10. В службе делопроизводства исполнительного органа в обязательном порядке ведутся журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции (приложение N 18). Допускается ведение журналов регистрации в электронном виде.

4.6. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

Иностранная корреспонденция обрабатывается службой делопроизводства в том же порядке, что и обычная корреспонденция.

В случае отсутствия у поступившего документа идентичного текста на русском языке, документ в день поступления направляется в подразделение по вопросам международных связей и протокола для подготовки перевода.

Перевод письма (с указанием должности, инициалов, фамилии сотрудника, выполнившего перевод и его подписью) в тот же день возвращается для организации дальнейшей работы в установленном порядке в службу делопроизводства исполнительного органа.

Если текст, подлежащий переводу, имеет большой объем, допускается выполнять краткую аннотацию, позволяющую определить корреспондента и суть документа. Полный перевод при необходимости выполняется позже.

При подготовке исходящего письма на иностранном языке исполнитель обязан приложить к экземпляру, передающемуся на хранение в дело службы делопроизводства, дословный перевод отправляемого письма, подписанный исполнителем.

V. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ. КОНТРОЛЬ

ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Работа исполнителя с документами

5.1.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях исполнительных органов осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя исполнительного органа, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

Подразделение-исполнитель получает документы на исполнение в службе делопроизводства исполнительного органа.

5.1.2. Для четкого взаимодействия со службой делопроизводства Губернатора и Правительства Севастополя, ритмичности работы по обеспечению своевременного исполнения документов, оказания методической и консультационной помощи необходимо учитывать график работы службы делопроизводства, которая регламентируется временем поступления почтовой корреспонденции, фельдъегерской почты, режимами работы с документами Губернатора города Севастополя и его заместителей:

9.00 - 10.00

прием документов после их рассмотрения Губернатором города Севастополя и его заместителями, работа с подразделениями-исполнителями, оказание консультационной и методической помощи

10.00 - 12.00

прием, предварительное рассмотрение и регистрация почтовой корреспонденции, подготовка документов для передачи подразделениям-исполнителям

12.00 - 13.00

работа с подразделениями-исполнителями, прием и регистрация служебных документов, оказание консультационной и методической помощи

13.00 - 13.45

обеденный перерыв

13.45 - 17.00 (в пятницу до 15.45)

работа с подразделениями-исполнителями, прием и регистрация служебных документов, оказание консультационной и методической помощи

17.00 - 18.00 (в пятницу после 15.45)

регистрация служебных документов, подготовка документов для доклада Губернатору города Севастополя

5.1.3. Учет документов (оригиналов, копий), которые передаются на исполнение, осуществляется в службе делопроизводства исполнительного органа через журналы учета документов, с проставлением в них подписи уполномоченного сотрудника.

Передача документа от одного исполнителя другому, минуя службу делопроизводства, в которой документ зарегистрирован, запрещается.

5.1.4. Специалисты структурных подразделений исполнительного органа в процессе исполнения документа осуществляют:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- подготовку списка рассылки документа (при необходимости);

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству.

5.1.5. Ответственность за соблюдение определенного настоящей Инструкцией порядка составления и оформления проекта документа, а также его согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителя структурного подразделения - исполнителя документа.

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении в качестве исполнителя первым (если ответственный исполнитель не указан руководителем).

Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по его требованию представить все необходимые материалы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Для исполнения поручений в сжатые сроки ответственный исполнитель может создавать рабочие группы в составе соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводить необходимые совещания.

5.1.6. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю необходимую информацию для подготовки итогового документа.

В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этих подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней от даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное исполнение документов и достоверность информации, представленной ответственному исполнителю для свода.

5.1.7. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем (соисполнителями) ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

5.1.8. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ за 3 дня до истечения ранее установленного срока. "Промежуточным" считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет справочный или информационный характер и содержит мотивированную просьбу о продлении срока исполнения до определенного числа. Письмо готовится за подписью должностного лица, давшего поручение.

Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ и не написал промежуточного ответа с просьбой о продлении срока исполнения, документ считается неисполненным или исполненным с нарушением срока.

5.1.9. Срок, в течение которого проект исходящего документа может находиться на согласовании у соисполнителей, определяется исходя из числа соисполнителей и срока исполнения документа, не может быть более трех рабочих дней. При исполнении срочного документа согласование выполняется незамедлительно.

5.1.10. В случае несогласия с ответом визирующее должностное лицо вносит соответствующие замечания, и документ возвращается исполнителю на доработку. При возникновении разногласий между исполнителем и визирующим окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.

5.1.11. Исходящие документы должны визироваться, подписываться руководителями в течение не более 2 рабочих дней. Срочные документы визируются и подписываются руководителями незамедлительно.

5.1.12. Подписанные документы передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки адресатам вместе с документами, на основании которых они были подготовлены.

5.1.13. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

5.1.14. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.2. Контроль исполнения документов

5.2.1. Задачи и общие правила контроля

5.2.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

5.2.1.2. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:

- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);

- регистрируемая без постановки на контроль.

5.2.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа, а также требующие исполнения согласно резолюции Губернатора города Севастополя (заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя).

5.2.1.4. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся документы, не требующие исполнения или ответа (информационные письма, повестки и др.).

В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль исходя из содержания резолюции.

5.2.1.5. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.2.1.6. Организационный контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Губернатором города Севастополя, его заместителями.

5.2.1.7. Контроль сроков исполнения документов вышестоящих органов власти, писем министерств, запросов и обращений депутатов Государственной Думы и Совета Федерации РФ, депутатов Законодательного Собрания города Севастополя, поручений Губернатора города Севастополя, писем с пометкой "Личный контроль Губернатора" осуществляет отдел контроля Управления секретариата, делопроизводства и контроля.

Контроль сроков исполнения писем Законодательного Собрания города Севастополя, силовых ведомств Севастополя, писем с пометкой "Контроль" осуществляет отдел внутреннего делопроизводства Управления секретариата, делопроизводства и контроля.

В исполнительных органах контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляют помощники заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, а также специалисты, ответственные за делопроизводство и контроль.

Контроль за соблюдением сроков исполнения документов в исполнительных органах осуществляется при помощи системы электронного документооборота.

5.2.1.8. Управление секретариата, делопроизводства и контроля осуществляет контроль за документооборотом всей корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя.

5.2.1.9. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя и непосредственные исполнители. В случае если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, ответственным за организацию исполнения (обобщение информации) является лицо, которое в резолюции указано первым, если в резолюции не указано иное.

5.2.1.10. В случае если документ расписан не в соответствии с функциональными обязанностями, исполнитель должен в течение 2 дней вернуть его для изменения резолюции лицу, подписавшему резолюцию, с объяснением причин о невозможности исполнить документ. В противном случае документ должен быть исполнен указанным исполнителем.

После изменения резолюции исполнитель обязан сообщить о соответствующих изменениях в Управление секретариата, делопроизводства и контроля.

5.2.1.11. Проверку качества исполнения документов за подписью заместителей Губернатора города Севастополя осуществляют их помощники.

5.2.1.12. Контроль исполнения документов в исполнительных органах осуществляют специалисты, назначенные руководителями соответствующих исполнительных органов.

5.2.2. Организация контроля исполнения документов, порядок

снятия документов с контроля

5.2.2.1. Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины все поручения, выдаваемые в исполнительные органы, должны фиксироваться и направляться исполнителям при помощи электронной базы данных "Дело".

5.2.2.2. Отдел контроля Управления секретариата, делопроизводства и контроля осуществляет контроль исполнения документов через помощников заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя и руководителей исполнительных органов.

5.2.2.3. При необходимости срок исполнения документа определяется в момент его подготовки. В тексте проекта делается об этом запись (определяются конкретные сроки исполнения и исполнители). Если срок исполнения в документе не указан, то документ подлежит исполнению в течение месяца.

5.2.2.3.1. На каждый поставленный на контроль документ заводится контрольная карточка, где делаются соответствующие записи по его исполнению. В порядке упреждающего контроля исполнителю направляется напоминание с указанием сроков предоставления информации.

5.2.2.3.2. Контроль исполнения правовых актов Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя осуществляется путем получения справок и других информационных материалов, а также путем рассмотрения хода выполнения постановления или отдельных его пунктов на заседаниях Правительства Севастополя, совещаниях, проводимых руководителями города.

5.2.2.3.3. На поручения Правительства РФ ответственный исполнитель готовит аналитическую информацию с результатами исполнения в адрес Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя.

Для снятия документа с контроля исполнитель представляет в отдел контроля Управления секретариата, делопроизводства и контроля копию исходящего документа (аналитической информации).

5.2.2.3.4. Снятые с контроля правовые акты вместе со справками об исполнении хранятся в Управлении секретариата, делопроизводства и контроля.

5.2.2.4. Документы вышестоящих, контролирующих, надзорных и правоохранительных органов снимаются с контроля только Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя.

5.2.2.5. Информация (отчет) в адрес первых лиц вышестоящих организаций, судебных и правоохранительных органов, органов прокуратуры, Законодательного Собрания города Севастополя подписывается Губернатором города Севастополя, в его отсутствие - лицом его заменяющим.

5.2.2.6. Исполненные письма предприятий, учреждений, организаций могут быть списаны в дело исполнителем. В этом случае исполнитель - руководитель исполнительного органа направляет копию ответа на бумажном носителе для списания в дело в Управление секретариата, делопроизводства и контроля.

5.2.2.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

5.2.3. Сроки исполнения документов

5.2.3.1. Сроки исполнения документов вышестоящих органов власти исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления (регистрации).

5.2.3.2. Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- парламентский запрос - не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня их получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

- обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения). При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне;

- запросы Законодательного Собрания города Севастополя - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный Законодательным Собранием срок. Запрос, требующий проведения проверки и (или) дополнительного изучения вопроса - не позднее чем в месячный срок со дня получения запроса с уведомлением Законодательного Собрания об указанных обстоятельствах в трехдневный срок со дня получения запроса;

- обращения депутатов Законодательного Собрания города Севастополя - безотлагательно, но не позднее 10 дней со дня получения обращения. Обращение, требующее проведения проверки и (или) дополнительного изучения вопроса, - не позднее чем в месячный срок со дня получения обращения, с уведомлением депутата об указанных обстоятельствах в трехдневный срок со дня получения обращения;

- письма министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку или в течение 30 дней;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих и контролирующих органов, надзорных, правоохранительных органов - согласно указанному в них сроку, сроку, указанному в резолюции, или в течение 30 дней;

- письма организаций - в течение 30 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "срочно", "незамедлительно" (или аналогичные), - в течение 3 дней;

- письма, поручения, имеющие отметку "оперативно", - в течение 10 дней;

- редакционный запрос - в семидневный срок. Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации с указанием причин в соответствии с Законом РФ от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации".

Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации с указанием причин в соответствии с Законом РФ от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации";

- протест прокурора или его заместителя - не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста;

- представление прокурора или его заместителя - в течение месяца со дня внесения представления.

5.2.3.3. В случае если срок исполнения поручения приходится на выходной день, сроком исполнения является последний рабочий день перед выходным.

5.2.3.4. Срок исполнения документа может быть изменен лишь по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия - должностного лица, его замещающего. В случае необходимости срок может быть продлен по обоснованной просьбе исполнителя, которая подается не позже чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а по исполнению документа без определения срока - до окончания 30-дневного срока от даты получения.

5.2.3.5. Информация о выполнении актов и поручений Президента РФ, Правительства РФ, документов полномочного представителя Президента России в Крымском федеральном округе представляется для визирования заместителю Губернатора - Председателя Правительства Севастополя в соответствии с распределением обязанностей не позже чем за 5 дней до срока исполнения, указанного в документе.

На подпись Губернатору города Севастополя документ подается не позже чем за 3 дня до истечения срока исполнения.

VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД: ФОРМИРОВАНИЕ, ОБРАБОТКА, ХРАНЕНИЕ

Формирование документального фонда Правительства Севастополя, исполнительных органов осуществляется службами делопроизводства путем формирования и оформления дел согласно утвержденной номенклатуре дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивы исполнительных органов и их структурных подразделений (далее в этом разделе - Архив).

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения - систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения исполнительного органа в определенном году.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласно установленной форме (приложение N 19) согласовывается со службой делопроизводства исполнительного органа, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства не позднее 1 ноября текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение в 3-месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в службу делопроизводства.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется не менее чем в двух экземплярах: 1-й используется в структурном подразделении как рабочий экземпляр, 2-й сдается в службу делопроизводства исполнительного органа. Сводная номенклатура дел исполнительного органа составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) исполнительного органа один раз в 5 лет, утверждается руководителем исполнительного органа после согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе (приложение N 20).

Сводная номенклатура дел исполнительного органа готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в Архиве, 4-й - после согласования с ЦЭПК остается в Управлении архивным делом в городе Севастополе.

6.1.2. Номенклатура дел исполнительного органа (структурного подразделения) разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов.

При составлении номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) следует руководствоваться структурой, функциями и задачами исполнительного органа (структурного подразделения) на основе их организационных документов.

6.1.3. Графы номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) заполняются следующим образом.

6.1.3.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в исполнительном органе цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или исполнительного органа в целом. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например, 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью дефиса.

6.1.3.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Заголовок дела может состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название исполнительного органа или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе, например:

Приказы начальника Управления образования по основной деятельности

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например:

"Документы к протоколам заседаний коллегии Департамента"

Название исполнительного органа в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название, например:

"Протоколы аппаратного совещания при Губернаторе города Севастополя"

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с управлениями по вопросам противодействия коррупции"

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются, например:

"Переписка об организации совещаний, заседаний по вопросам инвестиций и кредитования"

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

"Переписка с Роспотребнадзором по вопросам защиты прав потребителей"

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с муниципальными образованиями по вопросам обеспечения углем жителей частного сектора"

- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

"Переписка с Департаментом архитектуры и градостроительства г. Москвы по вопросам сотрудничества"

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

"Квартальные отчеты Инспекции о работе автотранспорта"

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих документы вышестоящих органов (указы, постановления, приказы, поручения); далее располагаются: организационно-распорядительная документация исполнительного органа (устав, положение, приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов); организационные документы, относящиеся к деятельности структурного подразделения (положение о подразделении, должностные регламенты); планово-отчетная документация; переписка. Завершают номенклатуру дел учетно-справочные документы (книги учета, журналы регистрации, картотеки) и номенклатура дел.

Каждую из этих групп документов рекомендуется размещать по степени их важности. Сначала указываются заголовки дел постоянного срока хранения, потом - длительного и в конце - временного срока хранения. В планово-отчетной группе заголовки также размещаются по степени их важности, например: годовые планы, квартальные, месячные. В группе "Переписка" первыми размещаются дела, содержащие переписку с вышестоящими органами, далее - со сторонними и подведомственными организациями.

6.1.3.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

6.1.3.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный).

При включении в номенклатуру дел заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭК исполнительного органа по согласованию с ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок "до минования надобности" (ДМН). Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения инструкции, методички, хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется органом исполнительной власти, но не может быть менее одного года.

Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка ЭПК, которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

6.1.3.5. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, о ведении дела в электронном виде и др.

По окончании календарного года службой делопроизводства исполнительного органа в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел исполнительного органа, в обязательном порядке сообщаются Архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

6.2. Формирование, учет и текущее хранение дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.1. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Дела формируются децентрализованно, т.е. в каждом подразделении отдельно. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Общий контроль правильного формирования дел в подразделениях осуществляет ЭК исполнительного органа.

6.2.1.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника в исполнительном органе; документов выборных органов и их постоянных комиссий;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д.

6.2.1.2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Документы более позднего периода создания располагаются в деле после документов, созданных ранее.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, Правительства Севастополя, Губернатора города Севастополя, Законодательного Собрания города Севастополя.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению вышеуказанных актов, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.

Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы исполнительного органа, его структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Указания руководства по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

6.2.2. Дела со дня их заведения до передачи в Архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого зарегистрированного (исполненного) документа.

Руководители исполнительных органов (структурных подразделений) и ответственный за делопроизводство сотрудник обеспечивают сохранность документов и дел.

6.2.2.1. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел, обеспечения доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

6.2.2.2. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

6.2.3. Дела исполнительного органа (структурного подразделения), находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

6.2.3.1. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя исполнительного органа (структурного подразделения), сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, при реорганизации и ликвидации исполнительного органа (структурного подразделения).

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

6.2.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

6.2.3.3. Выдача дел иным государственным органам и организациям осуществляется на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа по актам.

6.2.3.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.3. Подготовка документов и дел к передаче

на хранение в Архив

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в Архив предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

6.3.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и города Севастополя в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения.

Целями экспертизы ценности документов в исполнительном органе (структурном подразделении) являются:

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.3.1.1. Экспертизе ценности подлежат все документы исполнительного органа (структурного подразделения) независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов в исполнительном органе (структурном подразделении) проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел исполнительного органа (структурного подразделения) и при подготовке дел к передаче в Архив;

в Архиве - в процессе подготовки сводных описей дел по личному составу и постоянного хранения.

6.3.1.2. В исполнительном органе (структурном подразделении) для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия.

ЭК является совещательным органом при руководителе исполнительного органа, создается приказом руководителя, действует на основании положения, согласованного с ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.

Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел исполнительного органа, описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;

подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

методическое руководство в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов исполнительного органа.

6.3.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с Архивом при методическом руководстве Управления архивным делом в городе Севастополе.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

6.3.2. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на хранение в Архив.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, под контролем Архива при методическом руководстве Управления архивным делом.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

6.3.2.1. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет документов дела;

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 21);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 22);

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 23).

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

6.3.2.2. Документы на бумажном носителе подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела - лист-заверитель дела.

6.3.2.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме чистых, листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например:

"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например:

"Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

6.3.2.4. После завершения нумерации листов на отдельном листе, в картотеках - на отдельном листе формата карточки, оформляется лист-заверитель дела (приложение N 21). В нем цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

6.3.2.5. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, с учетом специфики данной документации (личные дела, особо ценные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.) составляется внутренняя опись документов дела на отдельном листе по установленной форме (приложение N 22).

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.3.2.6. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

6.3.2.7. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 23).

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Допустимо использовать обложку, изготовленную типографским способом. Наклеивание на обложку дела титульного листа запрещается.

На обложке дела указываются реквизиты:

наименование исполнительного органа (фондообразователя) и его непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела исполнительного органа будут переданы на государственное хранение.

Наименование фондообразователя указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования фондообразователя (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование исполнительного органа или организации-правопреемника (структурного подразделения).

Индекс дела - это цифровое обозначение дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке указывается номер тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний".

Заголовок дела (тома, части) должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Заголовок дела должен соответствовать содержанию документов в деле.

Крайние даты дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки, делается об этом запись:

В деле имеются документы за ... год(ы).

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе (до этого он проставляется карандашом).

6.3.2.8. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

6.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (приложение N 24), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 25) и дел по личному составу (приложение N 26), а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 27).

Дела передаются в Архив по описям, составленным в структурных подразделениях.

Опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Описи дел структурных подразделений (приложение N 28) составляются в двух экземплярах и представляются в Архив не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел исполнительного органа, которую готовит Архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Описи дел исполнительного органа составляются по установленной форме (приложения N 24, 25, 26) и представляются в Архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и дела, состоящие из документов, характерных только для данного исполнительного органа (структурного подразделения) (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам). Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их в делопроизводстве. В случаях когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование с указанием крайних дат.

6.3.3.1. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации с использованием номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";

в описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

6.3.3.2. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

6.3.3.3. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел исполнительного органа.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

6.3.3.4. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел исполнительного органа (структурного подразделения), принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем исполнительного органа (структурного подразделения) и передается вместе с описью дел исполнительного органа (структурного подразделения) в Архив (приложение N 29).

6.3.3.5. К описи дел составляется предисловие, в котором излагаются:

краткая история исполнительного органа и его структурных подразделений;

состав и содержание документов описи;

особенности формирования, описания и систематизации дел.

6.3.3.6. Исполнительный орган - источник комплектования государственного (муниципального) архива является фондообразователем. Его документы, включенные в состав Архивного фонда города Севастополя, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, и поступившие в Архив, образуют самостоятельный фонд. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю исполнительного органа со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название исполнительного органа-предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу).

Историческая справка подписывается руководителем исполнительного органа и составляется в двух экземплярах, один - хранится в деле фонда, второй - передается в государственный (муниципальный) архив.

Изменения, происходящие в наименовании, функциях исполнительного органа, фиксируются в дополнении к исторической справке.

6.3.4. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях исполнительного органа составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме акта.

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 27). До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение дел запрещается.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

6.3.4.1. Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению рассматриваются на заседании ЭК одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

6.3.4.2. Согласованные ЭК описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе:

постоянного срока хранения - на утверждение;

по личному составу - на согласование;

ЦЭПК утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЦЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронной форме через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

6.3.4.3. После утверждения и согласования ЦЭПК описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем исполнительного органа, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

6.3.4.4. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

6.3.4.5. После утверждения руководителем исполнительного органа актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

6.3.4.6. После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ______________ N _____" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

6.3.5. В Архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором они закончены в делопроизводстве.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Архив не подлежат, подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.3.5.1. Передача дел в Архив осуществляется по графику, согласованному с руководителем исполнительного органа (структурного подразделения), передающего документы в Архив, и утвержденному руководителем исполнительного органа (структурного подразделения).

6.3.5.2. В период подготовки дел на бумажном носителе к передаче в Архив сотрудником Архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

6.3.5.3. Прием-передача дел в Архив производится работником Архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за Архив, и лица, передавшего дела.

6.3.5.4. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел.

6.3.5.5. Передача электронных документов в Архив производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в Архиве информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в Архив выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе исполнительного органа (структурного подразделения) электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка Архивом электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в Архив на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

6.3.5.6. Прием электронных документов в Архив по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в Архиве информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в Архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника Архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя исполнительного органа (структурного подразделения).

6.3.5.7. После приема в Архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в Архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в Архиве, указывается:

наименование исполнительного органа (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ

СЕВАСТОПОЛЯ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ, ПОРЯДОК ИХ УЧЕТА,

ХРАНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ

7.1. Для удостоверения подлинности подписей должностных лиц на документах Правительства Севастополя, исполнительных органов используется печать с изображением государственного герба Российской Федерации.

Различаются 2 вида печатей с изображением государственного герба Российской Федерации:

- печать, содержащая наименование исполнительного органа и регистрационные номера - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и индивидуальный налоговый номер (ИНН). Печать с регистрационными номерами используется для заверения подлинности подписей на документах, требующих особого удостоверения подлинности (финансовые документы, договоры и т.д.);

- печать, содержащая наименование исполнительного органа, не содержащая регистрационных номеров, которая может быть использована для заверения подлинности подписей руководителей в документах, удостоверяющих личность, трудовых книжках, различных удостоверений, справок и т.п.

Примерный перечень документов, заверяемых печатями с изображением государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении N 11.

По решению руководителей исполнительных органов допускается изготовление нескольких печатей с изображением государственного герба Российской Федерации для структурных подразделений. В этом случае в структурном подразделении разрабатывается и утверждается регламент использования печатей.

Печати с изображением государственного герба Российской Федерации изготавливаются в соответствии с требованиями государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации".

7.2. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении документов и для других отметок справочного характера.

7.3. Для изготовления печати (штампа) исполнительного органа руководитель исполнительного органа направляет в Департамент аппарата Губернатора и Правительства Севастополя служебную записку с обоснованием необходимости изготовления печати (штампа) и описания ее (его) оттиска.

При изготовлении печатей, содержащих изображение государственного герба Российской Федерации, к служебной записке прилагаются копии:

- положения об исполнительном органе (структурном подразделении);

- свидетельства о регистрации исполнительного органа (структурного подразделения), содержащего ОГРН и ИНН.

7.4. Изготовленные печати (штампы) передаются в Управление специальной документальной связи и мобилизационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя для учета в журналах учета печатей (штампов) (приложение N 30).

Учтенные печати (штампы) выдаются исполнителям под роспись на основании приказов руководителей исполнительных органов о закреплении печатей (штампов) за должностными лицами структурных подразделений.

Допускается выдавать все печати (штампы) структурного подразделения одному представителю в случае назначения его ответственным за ведение учета печатей (штампов) в подразделении. В этом случае в структурном подразделении заводится отдельный журнал учета печатей (штампов) (приложение N 30), в котором исполнители расписываются за полученные печати (штампы).

7.5. Для опечатывания сейфов с документами, содержащими конфиденциальную информацию, входных дверей режимных помещений и хранилищ дел, документов, материальных ценностей Управление специальной документальной связи и мобилизационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя по заявкам руководителей структурных подразделений выдает номерные металлические печати исполнителям под роспись.

7.6. По миновании надобности печати (штампы) сдаются для уничтожения в Управление специальной документальной связи и мобилизационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя. Печати и штампы уничтожаются специально назначенной комиссий, о чем составляется акт. Один экземпляр акта на уничтожение печатей направляется в Управление финансово-бухгалтерского учета Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя для списания с материального учета уничтоженных печатей (штампов).

VIII. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

8.1. Требования настоящего раздела определяют общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации <*>, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

--------------------------------

<*> Требования настоящего пункта распространяются также и на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.).

Требования настоящего пункта не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности исполнительных органов, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

8.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры исполнительного органа, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

8.4. На документах (а в необходимых случаях - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

8.5. Исходя из задач и функций структурного подразделения, его руководитель организует работу по составлению Перечня служебной информации ограниченного распространения и утверждает указанный перечень. Кроме того, руководитель структурного подразделения в пределах своей компетенции определяет:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

8.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории служебной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящей Инструкцией.

8.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции должностного лица, подписавшего (утвердившего) соответствующий документ, не подлежит разглашению (распространению).

8.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, виновное лицо может быть привлечено к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

8.9. В случае ликвидации исполнительного органа решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

8.10. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

8.11. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

8.12. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

изготавливаются с использованием сертифицированных по требованиям безопасности технических средств в помещениях, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией и аттестованных по требованиям безопасности информации;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам структурных подразделений под роспись;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

передаются нарочными с оформлением реестра;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, которое оформляется на поступившем документе. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

8.13. На обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в структурном подразделении, исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа. На обороте последнего листа остальных экземпляров документа исполнитель проставляет дату изготовления (печатания) документа, свою фамилию и номер служебного телефона. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах.

8.14. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

8.15. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

8.16. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

8.17. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

8.18. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

8.19. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов.

Результаты проверки оформляются актом.

8.20. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель исполнительного органа и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. По результатам работы комиссии составляется акт с указанием перечня утраченных документов, причин и обстоятельств утраты (разглашения), виновных должностных лиц, выводов и предложений комиссии. Акт докладывается руководителю, назначившему комиссию, для принятия решения.

На основании решения руководителя, назначившего комиссию, делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в Архив для включения в дело фонда.

8.21. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Приложение N 1

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.2)

Герб города Севастополя

ГУБЕРНАТОР ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ

УКАЗ

"___" _________________                                             N _____

Форма бланка Указа Губернатора города Севастополя

Приложение N 2

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.2)

Герб города Севастополя

ГУБЕРНАТОР ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

"___" _________________                                             N _____

Форма бланка распоряжения Губернатора города Севастополя

Приложение N 3

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.2)

Герб города Севастополя

ГУБЕРНАТОР ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ

ОТДЕЛЬНОЕ ПОРУЧЕНИЕ

"___" _________________                                             N _____

Форма бланка отдельного поручения Губернатора

города Севастополя

Приложение N 4

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.2)

Герб города Севастополя

ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

    "____" ___________________                                      N _____

Форма бланка постановления Правительства Севастополя

Приложение N 5

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.2)

Герб города Севастополя

ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

"___"__________________                                             N _____

Форма бланка распоряжения Правительства Севастополя

Приложение N 6

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.2)

Герб города Севастополя

ГУБЕРНАТОР ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ,

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА СЕВАСТОПОЛЯ

ул. Ленина, 2, г. Севастополь, 299011, тел. (8692) 54-42-14,

факс (8692) 54-20-53, сайт: pravitelstvo@sevastopol.gov.ru

___________________ N ________________

на N _________________ от ____________

Форма бланка Губернатора города Севастополя,

Председателя Правительства Севастополя для писем

Приложение N 7

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.2)

Герб города Севастополя

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА - ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА СЕВАСТОПОЛЯ

ул. Ленина, 2, г. Севастополь, 299011, тел. (8692) 54-42-14,

факс (8692) 54-20-53, сайт: pravitelstvo@sevastopol.gov.ru

_____________________ N _____________

на N ___________________ от _________

Форма бланка заместителя Губернатора -

Председателя Правительства Севастополя для писем

Приложение N 8

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.9)

Дата поступления

Количество экземпляров

Дата выдачи

Номера бланков

Кому выдано

Примечания

Департамент, Управление, отдел

фамилия, имя, отчество, подпись

1

2

3

4

5

6

7

Формат А4 (210 x 297 мм), ориентация альбомная

Форма журнала учета поступления и выдачи бланков

Приложение N 9

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.1.10)

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                        Руководитель

                                                    исполнительного органа

                                                 _____________ И.О. Фамилия

                                                   "___" __________ 20__ г.

                                    АКТ

"___" _____________ 20___ г.                                         N ____

                    Об уничтожении испорченных бланков

                с воспроизведением герба города Севастополя

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии: __________________________ _________________________

                        (наименование должности)         (И.О. Фамилия)

Члены комиссии: 1. ______________________________ _________________________

                      (наименование должности)           (И.О. Фамилия)

                2. ______________________________ _________________________

                      (наименование должности)           (И.О. Фамилия)

NN п/п

Наименование вида бланка

Серия и номер бланка

Примечание

1

2

3

4

ИТОГО уничтожено (цифрами и прописью) бланков.

Настоящий акт составлен в __________________________ экземплярах:

экземпляр N 1 - в дело

экземпляр N 2 - ____________

Председатель комиссии: __________________________ _________________________

                             (личная подпись)           (И.О. Фамилия)

Члены комиссии: _________________________________ _________________________

                      (личная подпись)                  (И.О. Фамилия)

                _________________________________ _________________________

                      (личная подпись)                  (И.О. Фамилия)

               Форма акта об уничтожении испорченных бланков

Приложение N 10

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.2)

Порядок

следования фамилий и инициалов

в реквизитах различных видов документов

Реквизиты документа

Местоположение инициалов и фамилии

инициалы перед фамилией

инициалы после фамилии

нет жестких ограничений

Гриф утверждения документа

X

Подпись

X

Гриф согласования документа

X

Визы согласования документа

X

Отметка о заверении копии

X

Отметка об исполнителе

X

Адресат (при адресовании документа должностному лицу)

X

Адресат (при адресовании документа физическому лицу)

X

Резолюция

X

Текст документа

X

Приложение N 11

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.2, 7.1)

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, заверяемых оттиском гербовой печати, содержащей

регистрационные реквизиты (ОГРН, ИНН):

- акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

- доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

- договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

- заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

- нормы расхода на драгоценные металлы;

- образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

- письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

- поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные и т.д.);

- смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.).

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, заверяемых оттиском гербовой печати,

не содержащей регистрационные реквизиты (ОГРН, ИНН):

- акты проверок (работы комиссий);

- доверенности (на ведение дел в арбитраже, представление интересов и т.д.);

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

- заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

- заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

- исполнительные листы;

- командировочные удостоверения;

- представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);

- положения о структурных подразделениях;

- протоколы заседаний комиссий (советов);

- справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

- спецификации (изделий, продукции и т.д.);

- титульные списки;

- уставы организаций (предприятий, объединений);

- штатные расписания и изменения к ним.

Приложение N 12

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.3.2.33)

ПОДГОТОВЛЕНО                          СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента...              Заместитель Губернатора -

города Севастополя                    Председателя Правительства

________________ И.О. Фамилия         Севастополя

"__" ____________ 201  г.              ________________ И.О. Фамилия

                                      "__" ____________ 201  г.

                                                 Исполняющий обязанности

                                                 заместителя Губернатора -

                                                 Председателя Правительства

                                                 Севастополя

                                                ______________ И.О. Фамилия

                                                "___" _____________ 201  г.

                                                 Директор Департамента...

                                                 города Севастополя

Постановление направлено в соответствии с       ______________ И.О. Фамилия

перечнем (прилагается на отдельном листе)       "___" ____________ 201  г.

                                                 Начальник Правового

                                                 управления

                                                ______________ И.О. Фамилия

                                                "___" ____________ 201  г.

И.И. Иванов

54-11-14

           Форма листа согласования распорядительного документа

Приложение N 13

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.3.2.34)

Продолжение листа согласования

проекта постановления Правительства Севастополя от ___________ N __________ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя"

                                              Директор Департамента...

                                              города Севастополя

                                             _________________ И.О. Фамилия

                                              "___" _____________ 201  г.

                                              Начальник Главного управления

                                              ... города Севастополя

                                             _________________ И.О. Фамилия

                                              "___" _____________ 201  г.

                                              Начальник Управления...

                                              Департамента...

                                              города Севастополя

                                             _________________ И.О. Фамилия

                                              "___" _____________ 201  г.

Продолжение листа согласования распорядительного документа

Приложение N 14

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.3.5.9)

Журнал учета бланков (вид распорядительного документа)

Номер бланка

Дата

Кому выдан

N документа

структурное подразделение

фамилия, имя, отчество

подпись

Форма журнала учета бланков распорядительных документов

Приложение N 15

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.3.12.14)

Герб города Севастополя

ГУБЕРНАТОР ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ

ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ

"__" ___________                                                    N _____

Форма бланка для оформления выписки из распоряжения

Губернатора города Севастополя

Приложение N 16

к Инструкции

по делопроизводству (п. 3.4.4)

                                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                         Руководитель

                                                     исполнительного органа

                                                 _____________ И.О. Фамилия

                                                      (подпись)

                                                  "___" ___________ 20__ г.

                                    АКТ

"___" ____________ 20__ г.                                          N _____

О _________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Основание: ________________________________________________________________

Составлен комиссией, назначенной приказом _________________________________

                                          (наименование должностного лица,

____________________________________________ в составе:

            дата и номер приказа)

Председатель комиссии ________________________ ____________________________

                      (наименование должности)        (И.О. Фамилия)

Члены комиссии: 1. ___________________________ ____________________________

                     (наименование должности)         (И.О. Фамилия)

                2. ___________________________ ____________________________

                     (наименование должности)         (И.О. Фамилия)

                3. ___________________________ ____________________________

                     (наименование должности)         (И.О. Фамилия)

    Комиссия установила: __________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

    Настоящий акт составлен в ____________________________ экземплярах:

    экземпляр N 1 - в дело

    экземпляр N 2 - __________

    Приложения: 1.

                2.

Председатель комиссии: ____________________ _______________________________

                         (личная подпись)            (И.О. Фамилия)

Члены комиссии:        ____________________ _______________________________

                         (личная подпись)            (И.О. Фамилия)

                       ____________________ _______________________________

                         (личная подпись)            (И.О. Фамилия)

Приложение N 17

к Инструкции

по делопроизводству (п. 4.2.4)

                               АКТ N _______

"___" _______________ 20  г.

        об отсутствии (повреждении) документов или других вложений

                в поступившем конверте (пакете, бандероли)

    Мы, работники _________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

___________________________________________________________________________

           (должности, фамилии, инициалы не менее трех работников)

составили настоящий акт о нижеследующем:

"__" ___________ 20  г. в _________________________________________________

                              (наименование структурного подразделения)

от ________________________________________________________________________

                          (наименование адресата)

поступило _________________________________ с ____________________________,

            (письмо, бандероль, посылка)            (вид документа)

исходящий регистрационный N ______ от "____" _______________ 20  г.

При вскрытии почтового отправления обнаружено: ____________________________

                                                 (отсутствие (повреждение)

___________________________________________________________________________

    основного документа, отсутствие приложения, отсутствие материалов,

                  указанных в документе или в приложении,

___________________________________________________________________________

                    перечислить недостающие материалы)

    Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Должность _______________                    ______________________________

             (подпись)                          (расшифровка подписи)

Должность _______________                    ______________________________

             (подпись)                          (расшифровка подписи)

Должность _______________                    ______________________________

             (подпись)                          (расшифровка подписи)

       Форма акта об отсутствии (повреждении) документов или других

            вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли)

Приложение N 18

к Инструкции

по делопроизводству (п. 4.2.12, 4.5.10)

Журнал регистрации входящей корреспонденции

NN п/п

Дата регистрации

Дата поступления, индекс документа

Корреспондент, дата и индекс полученного документа

Краткое содержание

1

2

3

4

5

Кем рассмотрен, резолюция

Исполнитель

Срок исполнения

Дата получения, роспись

Информация об исполнении документа, месте хранения

Примечание

6

7

8

9

10

11

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

NN п/п

Дата регистрации

Корреспондент

Краткое содержание

Кем подписан, исполнитель

Отметка об исполнении документа

Информация о месте хранения документа

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Формат А4 (210 x 297 мм), ориентация альбомная

Приложение N 19

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.1.1)

Наименование исполнительного

органа

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на _________ год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения              Подпись                    Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в ______ году в структурном подразделении

исполнительного органа

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности

составителя                 Подпись                     Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в Архив

Наименование должности лица,

передавшего сведения        Подпись                     Расшифровка подписи

Дата

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 20

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.1.1)

Наименование исполнительного                   УТВЕРЖДАЮ

органа

                                               Руководитель исполнительного

                                               органа

                                               подпись  расшифровка подписи

                                               Дата

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

    на _______ год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства

исполнительного органа              Подпись             Расшифровка подписи

Виза руководителя Архива

(лица, ответственного за Архив)

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК исполнительного               Протокол ЦЭПК Управления

органа                                    архивным делом в городе

от _______________ N _____                Севастополе

                                          от _____________ N ____

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в __________ году в исполнительном органе

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства

исполнительного органа              Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в Архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения                Подпись             Расшифровка подписи

Дата

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 21

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.2.1)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______

В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ листов

                                        (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________________;

+ листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности

сотрудника                  Подпись                     Расшифровка подписи

Дата

                        Форма листа-заверителя дела

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 22

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.2.1)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _____________

N п/п

Регистрационный индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого _________________________________________________________ документов.

                           (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________________.

                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                 Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

                  Форма внутренней описи документов дела

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 23

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.2.1)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

          (наименование государственного (муниципального) архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                   (наименование исполнительного органа)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                 (наименование структурного подразделения)

                          ДЕЛО N _____ ТОМ N ____

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

___________________________________________________________________________

                              (крайние даты)

                                                    На _____________ листах

                                                    Хранить _______________

┌───────────────┐

│Ф. N _________ │

│Оп. N ________ │

│Д. N _________ │

└───────────────┘

                            Форма обложки дела

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 24

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.3)

Наименование исполнительного                   УТВЕРЖДАЮ

органа

                                               Руководитель исполнительного

                                               органа

                                               подпись          расшифровка

                                                                подписи

                                               Дата

Фонд N ___________

ОПИСЬ N ____________

дел постоянного хранения

за _______ год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

    В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел,

                                         (цифрами и прописью)

с N ______________________ по N _____________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                Подпись                Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за Архив)         Подпись                Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                             УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК исполнительного             Протокол ЦЭПК Управления

органа                                  архивным делом в городе

от ____________ N ____                  Севастополе

                                        от ____________ N ____

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 25

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.3)

Наименование исполнительного               УТВЕРЖДАЮ

органа

                                           Руководитель исполнительного

                                           органа

                                           подпись              расшифровка

                                                                подписи

                                           Дата

Фонд N ________

ОПИСЬ N __________

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за ________ год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

    В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

с N ___________________ по N ________________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи               Подпись                 Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за Архив)        Подпись                 Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК исполнительного

органа

от ______________ N _____

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 26

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.3)

Наименование исполнительного                УТВЕРЖДАЮ

органа

                                            Руководитель исполнительного

                                            органа

                                            подпись             расшифровка

                                                                подписи

                                            Дата

Фонд N _________

ОПИСЬ N ________

дел по личному составу

за ____ год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

    В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел,

                                         (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи             Подпись                   Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за Архив)      Подпись                   Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК исполнительного           Протокол ЦЭПК Управления

органа                                архивным делом в городе

от ______________ N _____             Севастополе

                                      от _____________ N ____

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 27

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.3, 6.3.4)

Наименование исполнительного            УТВЕРЖДАЮ

органа                                  Руководитель исполнительного органа

                                        Подпись         Расшифровка подписи

                                        Дата

             АКТ

_____________ N __________

о выделении к уничтожению

архивных документов,

не подлежащих

хранению

    На основании __________________________________________________________

                 (название и выходные данные перечня документов с указанием

                                  сроков их хранения)

___________________________________________________________________________

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ________________

                                                   (название фонда)

N п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Номер описи <*>

Номер ед. хр. по описи

Количество ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого ________________________________ ед. хр. за ___________________ годы.

           (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены ЦЭПК

Управления архивным делом в городе Севастополе

(протокол от __________________ N ___________).

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за Архив)        Подпись                 Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК исполнительного

органа от ___________ N _____

Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом _____________________________________ кг сданы

на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________

___________________________________________________________________________

                           (способ уничтожения)

Наименование должности сотрудника,

сдавшего документы                  Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности сотрудника

Архива, внесшего изменения

в учетные документы                Подпись              Расшифровка подписи

Дата

    --------------------------------

    <*>  При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче

в Архив, графы 4, 5 не заполняются.

             Форма акта о выделении к уничтожению документов,

                          не подлежащих хранению

                                                   Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 28

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.3)

Наименование структурного              УТВЕРЖДАЮ

подразделения исполнительного

органа                                 Руководитель структурного

                                       подразделения исполнительного органа

                                       подпись                  расшифровка

                                                                подписи

                                       Дата

ОПИСЬ N ______

дел _______________________

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

    В данную опись внесено ___________________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                  Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Передал _______________________________________________________________ дел

                           (цифрами и прописью)

и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

   (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения         Подпись              Расшифровка подписи

Принял ________________________________________________________________ дел

                           (цифрами и прописью)

и _______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

   (цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника Архива                  Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 29

к Инструкции

по делопроизводству (п. 6.3.3.4)

Наименование органа                      УТВЕРЖДАЮ

исполнительной власти                    Руководитель органа исполнительной

                                         власти

                                         Подпись        Расшифровка подписи

                                         Дата

           АКТ

___________ N _______

об утрате документов

Фонд N ____________________________________________________________________

                             (название фонда)

    В результате ___________________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных   ниже   дел,   предпринятые  Архивом  меры  по  розыску  дел

положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным  снять с

учета:

N п/п

Опись N

Ед. хр.

N

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

Итого _____________________________________________________________ ед. хр.

                           (цифрами и прописью)

    Содержание   утраченных   документов  может  быть  частично  восполнено

следующими ед. хр.: _______________________________________________________

                           (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование  должности

руководителя Архива (лица,

ответственного за Архив)       Подпись                  Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО <*>                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭПК Управления                  Протокол ЭК органа исполнительной

архивным делом в городе                   власти

Севастополе                               от ____________ N ______

от ____________ N ______

Изменения в учетные документы Архива внесены.

Наименование должности работника Архива     Подпись     Расшифровка подписи

    --------------------------------

    <*> Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Приложение N 30

к Инструкции

по делопроизводству (п. 7.4)

Книга

учета печатей и штампов

N п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование печати (штампа)

Дата получения печати (штампа) от изготовителя

Предприятие-изготовитель и N сопроводительного документа

Кому выданы (должность, подразделение)

Роспись работника (дата)

Дата возврата печати (штампа)

Роспись работника (дата)

Дата и N акта уничтожения печати (штампа)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11