Об утверждении ведомственной целевой программы «Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области "Государственный ар...



ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

1

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 31.01.2013 № 40-п

г. Ярославль

Об утверждении ведомственной целевой программы «Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"» на 2013 год и плановый период 2014 – 2015 годов

(В редакции

постановления Правительства от 22.01.2014 № 20-п ru76000201400059)

В соответствии с постановлением Правительства области от 24.08.2012 № 819-п «Об утверждении Положения о программно-целевом планировании и контроле в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области»

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую ведомственную целевую программу «Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области"Государственный архив Ярославской области"»на 2013 год и плановый период 2014 – 2015 годов.

2. Контроль за исполнением постановления возложить на начальника управления по делам архивов Правительства области Гузанова Е.Л.

3. Постановление вступает в силу с момента подписания.

Губернатор области              С.Н. Ястребов

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Правительства области

от 31.01.2013 № 40-п

ВЕДОМСТВЕННАЯ ЦЕЛЕВАЯ ПРОГРАММА

«Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"»

на 2013 год и плановый период 2014– 2015 годов

I. Паспорт ВЦП

Цели ВЦП

- сохранение документального исторического наследия Ярославской области, создание норматив-ных условий для постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

- популяризация, повышение качества и доступности использования архивных документов

Срок действия ВЦП

2013 год

Куратор ВЦП

заместитель Губернатора области Берёзкин Сергей Владимирович,

тел:(4852) 30-27-10

Ответственный исполнитель ВЦП

Правительство области в лице управления по делам архивовПра-вительства области

начальникуправления по делам архивов Правительства области Гузанов Евгений Леонидович,

тел:(4852)40-07-97

ИсполнительВЦП

государственное казённое учреждение Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» (далее – ГКУ ЯО ГАЯО)

директор ГКУ ЯО ГАЯОШайхудинов Евгений Хабибулович,

тел: (4852)30-73-78

Электронный адрес размещения информации о ВЦП в интернете

http://www.yarregion.ru/depts/upda/

http://www.yar-archives.ru/

II. Общая потребность в финансовых ресурсах

(В редакции

постановления Правительства от 22.01.2014 № 20-п ru76000201400059)

Источник финансирования

Объём финансирования, тыс. руб.

всего

в том числе по годам

2013

2014

2015

Областной бюджет

237365,693

78745,439

81298,962

77321,292

Итого по ВЦП

237365,693

78745,439

81298,962

77321,292

III. Краткое описание текущей ситуации

Архивная отрасль играет важную роль в формировании информационного общества. Обеспечивая доступ к официальной информации, архивные учреждения способствуют развитию гражданского общества,эффективному государственному управлению в регионе, содействуют решению социально-экономических задач.

Архивы являются объектами повышенной опасности, так как хранят документы на бумажных носителях, которые подвергаются разного рода неблагоприятным внешним воздействиям (поражение плесневелыми грибами, окисление, колебания температуры и влажности, прямые солнечные лучи). Наряду с экономическим ущербом утрата архивных документов может лишить пользователей возможности получения необходимой информации.

В числе проблем, связанных с развитием архивного дела области, обеспечение сохранности архивных документов является наиболее сложной проблемой.

Обеспечение сохранности архивных документов – это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. С целью обеспечения длительного хранения документов необходимо наличие зданий и их оборудование средствами хранения, соблюдение нормальных санитарно-биологических, световых и климатических условий. Защищенность архивных документов и уровень безопасности архивов  напрямую зависят от состояния материально-технической базы архивных учреждений.

Отрицательный фактор, влияющий на обеспечение сохранности документов архивного фонда,- это нарушения температурно-влажностного режима в архивохранилищах, которые приводят к ухудшению состояния основы и текста документов.

В соответствии с подпунктом 2.11.1.2. пункта 2 раздела IIПравил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», архивохранилища должны быть оборудованы системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильный температурно-влажностный режим (17-19º С, относительная влажность воздуха 50-55 процентов), а также отвечающей современным требованиям компактности и экономичности.  Система кондиционирования в ГКУ ЯО ГАЯО не менялась с момента ввода в эксплуатацию здания учреждения в 1987 году, в настоящее время  находится в нерабочем состоянии и не подлежит ремонту в связи с устаревшим оборудованием. Это создает реальную угрозу обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Сотрудниками ГКУ ЯО ГАЯО фиксируется прогрессирующее ухудшение состояния оригиналов документов. Неуклонно увеличивается число документов, требующих реставрации. Так, в настоящее время в реставрации нуждается 154651 единица хранения архивных документов ГКУ ЯО ГАЯО. Лаборатория, являющаяся структурным подразделением ГКУ ЯО ГАЯО, не может полностью решить проблему проведения реставрации архивных документов независимо от места их хранения. Лаборатория постоянно испытывает трудности, связанные с низкой технической оснащенностью, недостатком расходных материалов, слабой подготовкой кадров.

Таким образом, имеющаяся в настоящее время материально-техническая база архивной отрасли области не позволяет обеспечить полную сохранность архивных документов и создать оптимальные условия для их хранения. Ограниченность архивных учреждений в приобретении и использовании новой техники, современных средств хранения, реставрации и воспроизведения, внедрении новых технологий обуславливает их постоянное отставание от темпов технического прогресса.

Одновременно необходимо обеспечить равный и свободный доступ пользователей всех категорий к хранящимся в архивных учреждениях документам, в том числе в режиме удалённого доступа посредством сети интернет.

Для этого в первую очередь необходимо наличие качественного научно-справочного аппарата к архивным документам. В ГКУ ЯО ГАЯО не завершена работа по созданию базы данных «Архивный фонд», предполагающей ведение государственного учёта документов Архивного фонда, что позволило бы снизить вероятность утраты архивных документов и упростило бы работу пользователей с архивной информацией.

ГКУ ЯО ГАЯО является крупнейшим архивным учреждением области. По состоянию на 01.01.2012 в нём хранится 3 679 462 единицы хранения, из них более 86 процентов - документы Архивного фонда Российской Федерации. Архив комплектуется документами 112 организаций и предприятий области.

В ГКУ ЯО ГАЯО за 2011 год было исполнено 3502 тематических и 502 генеалогических запроса юридических и физических лиц. В читальных залах за 2011 год было зарегистрировано более 10000 посещений исследователей, в числе которых студенты и аспиранты высших учебных заведений, сотрудники музеев, различных предприятий и организаций, а также граждане, занимающиеся составлением родословных.

В последние годы ГКУ ЯО ГАЯО исполняется ежегодно около 6 – 8 тыс. социально-правовых запросов, большинство из которых о стаже и заработной плате граждан, о награждениях и присвоениях званий.

Сотрудники архива на основании хранящихся документов готовят радио- и телепередачи, организуют проведение выставок и экскурсий, публикуют статьи и сборники документов, а также участвуют в работе научных конференций и краеведческих чтений. 

Закупка компьютерной техники, лицензионного программного обеспечения позволит перевести на новый качественный уровень проводящуюся в ГКУ ЯО ГАЯО работу по оцифровке документов Архивного фонда Российской Федерации.

Реализация программных мероприятий позволит исключить возможность утраты и повреждения архивных документов, предотвратить ущерб историко-документального наследия и информационного потенциала Ярославской области, а также обеспечить права всех категорий пользователей на поиск, получение и распространение информации.

IV. ЦелиВЦП

Целями ВЦП являются:

- сохранение документального исторического наследия Ярославской области, создание нормативных условий для постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

- популяризация, повышение качества и доступности использования архивных документов.

Показатели цели

наименование показателя

единица измерения

базовое значение (2012 год)

планируемое значение (нарастающим итогом)

2013 год

2014 год

2015 год

Доля архивных документов, хранящихся в нормативных условияхпожарной безо-пасности, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение

процентов

77

77

100

100

Число случаев утраты документов в ГКУ ЯО ГАЯО

фактов

0

0

0

0

Доля фондов ГКУ ЯО ГАЯО, включённых в систему автоматизированного госу-дарственного учёта доку-ментов Архивного фонда Российской Федерации

процентов

87

100

100

100

Доля принятых ГКУ ЯО ГАЯО в течение года документов (от объёма документации, подлежащей приёму)

процентов

77

83

87

91

Доля социально-правовых запросов, исполненных в установленные сроки

процентов

100

100

100

100

Увеличение среднегодовогопоказателя количества пользователей официального сайта ГКУ ЯО ГАЯО (www.yararchive.ru)

процентов

46 959

0,5

0,5

0,5

Доля документов, находя-щихся в удовлетворительном состоянии

процентов

95,8

96

96

96

V. Механизмы реализации и управления ВЦП

Ответственный исполнитель ВЦП осуществляет:

- периодический мониторинг и анализ достижения результатов ВЦП;

- принятие корректирующих решений и внесение изменений в ВЦП (при необходимости);

- представление отчётности в установленном порядке;

- контроль целевого использования бюджетных средств, выделяемых на реализацию ВЦП, в соответствии с действующим законодательством.

Ответственный исполнитель ВЦП готовит отчёты о реализации ВЦП на основании отчётов о работе исполнителя ВЦП, представляемых в соответствии с приказом Правительства области от 19.01.2012 № 1 «О внедрении «Порядка составления и утверждения планов работы и отчётов о работе государственного казённого учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"».

Ответственный исполнитель ВЦП обеспечивает размещение на своей странице официального портала органов государственной власти Ярославской области текста ВЦП, информации о ходе и результатах реализации ВЦП, финансировании программных мероприятий.

Исполнитель осуществляет достижение результатов ВЦП в соответствии со следующими нормативными документами:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- приказом Правительства области от 27.10.2010 № 8 «Об утверждении базовых требований к качеству предоставления государственной услуги "Исполнение запросов пользователей-физических и юридических лиц по архивным документам"»;

- приказом Правительства области от 28.07.2011 №9 «Об утверждении ведомственного перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными архивными учреждениями Ярославской области за счет бюджетных средств».

VI. Задачи результаты, мероприятия ВЦП

(В редакции

постановления Правительства от 22.01.2014 № 20-п ru76000201400059)

№

п/п

Наименование задачи, результата, мероприятия

Вид бюджетного ассигнования

Единица измерения

Значение результата,

объем финансирования мероприятий

очередной финансовый год

1-й год планового периода

2-й год планового периода

2013 год

2014 год

2015 год

1

2

3

4

5

6

7

1.

Задача 1.

Обеспечение сохранности документов, хранящихся в ГКУ ЯО ГАЯО

тыс. руб.

77186,919

80089,112

75570,442

1.1.

Результаты

1.1.1.

Количествозакартонированных архивных документов

единиц хранения

11 492

11 500

11 500

1.1.2.

Количество отреставрированных архивных документов

единиц хранения

964

1 000

1 000

1.1.3.

Количество архивных документов, прошедших физико-химическую и техническую обработку

единиц хранения

5 437

5 400

5 400

1.1.4.

Количество архивных документов, на которые создан фонд пользования в электронном виде

единиц хранения

3 000

893

972

1.1.5.

Количество архивных документов, прошедших проверку наличия

единиц хранения

114 348

100000

100000

1.2.

Мероприятия

1.2.1.

Обеспечение функционирования ГКУ ЯО ГАЯО (расходы на оплату труда работников, налогов, коммунальных услуг, услуг по аренде имущества и прочие расходы и услуги)

оказание государственных услуг (выполнение работ)

тыс. руб.

66000,273

67301,954

66127,996

1.2.2.

Оплата услуг по содержанию имущества ГКУ ЯО ГАЯО

оказание государственных услуг (выполнение работ)

тыс. руб.

5469,098

6248,330

2903,618

1

2

3

4

5

6

7

1.2.3.

Обеспечение охраны и функционирования противопожарной сигнализации

оказание государственных услуг  (выполнение работ)

тыс. руб.

5717,548

6538,828

6538,828

2.

Задача 2.

Организация использования архивных документов

тыс. руб.

1 558, 520

1209,850

1750,850

2.1.

Результаты

2.1.1.

Количество архивных документов, выданных пользователям в электронном виде

единиц хранения

8 500

9 000

9 500

2.1.2.

Количество восстановленных комплектов описей дел

штук

700

740

740

2.1.3.

Количество проведённых выставок архивных документов

единиц

9

9

9

2.1.4.

Количество публикаций и статей, опубликованных в периодических изданиях, на сайте ГКУ ЯО ГАЯО (www.yararchive.ru) и интернет-портале архивной службы Ярославской области (www.yar-archives.ru)

единиц

22

22

22

2.1.5.

Количество архивных документов, сведения о которых внесены в электронные базы данных

единиц хранения

18 826

18 826

18 826

2.2.

Мероприятия

2.2.1.

Оплата услуг связи, в т.ч. доступа в интернет

оказание государственных услуг (выполнение работ)

тыс. руб.

423, 000

501,850

501,850

2.2.2.

Приобретение и сопровождение лицензионного программного обеспечения, содержание сайта

оказание государственных услуг (выполнение работ)

тыс. руб.

220, 520

110,000

124,000

1

2

3

4

5

6

7

2.2.3.

Приобретение и обслуживание компьютерной и иной техники

оказание государственных услуг (выполнение работ)

тыс. руб.

915, 000

598, 000

1 125, 000

Итого по ВЦП

тыс. руб.

78745,439

81298,962

77321,292

VII. Обоснование потребности в ресурсах, необходимых для реализации ВЦП

Финансирование ВЦП осуществляется за счёт средств областного бюджета. Общая потребность в финансовых ресурсах составляет

237365,693 тыс. рублей. Предлагаемые объёмы финансирования указаны исходя из расчётной потребности для реализации мероприятий ВЦП и будут уточняться ежегодно в соответствии со сроками бюджетного планирования. Указанные средства будут расходоваться целевым образом в соответствии с утверждёнными сметами в порядке, утверждённом действующим законодательством. (абзац в редакции постановления Правительства от 22.01.2014 № 20-п ru76000201400059)

Средства, выделяемые из областного бюджета на реализацию мероприятий ВЦП, расходуются в соответствии с постановлением Правительства области от 13.07.2011 № 513-п «О Сводном отраслевом перечне государственных и муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными и муниципальными учреждениями Ярославской области за счет бюджетных средств» на оказание государственной услуги «Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам», а также на следующие виды работ:

- обеспечение сохранности и учет архивных документов;

- комплектование архивными документами;

- научное описание архивных документов, создание справочно-поисковых средств к ним;

- работы по защите сведений, составляющих государственную тайну, других охраняемых законом тайн, содержащихся в архивных документах, и организации в установленном порядке их рассекречивания;

- обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним.

VIII. Задачи и результаты ВЦП

с детализацией по полугодиям

(В редакции

постановления Правительства от 22.01.2014 № 20-п ru76000201400059)

№ п/п

Наименованиезадачи, результата

Единица измерения

Планируемое значение результата, в том числе по полугодиям

всего

на 2013 год

первое полу-годие 2013 года

второе полу-годие 2013 года

1

2

3

4

5

6

1.

Задача 1. Обеспечение сохранности документов, хранящихся в ГКУ ЯО ГАЯО

1.1.

Результаты

1

2

3

4

5

6

1.1.1.

Количествозакартонированных архивных документов

единиц хранения

11 492

6 722

4 770

1.1.2.

Количество отреставрированных архивных документов

единиц хранения

964

493

471

1.1.3.

Количество архивных документов, прошедших физико-химическую и техническую обработку

единиц хранения

5 437

2 792

2 645

1.1.4.

Количество архивных документов, на которые создан фонд пользования в электронном виде

единиц хранения

3 000

962

2 038

1.1.5.

Количество архивных документов, прошедших проверку наличия

единиц хранения

114 348

51 475

62 873

2.

Задача 2. Организация использования архивных документов

2.1.

Результаты

2.1.1.

Количество архивных документов, выданных пользователям в электронном виде

единиц хранения

8 500

4 000

4 500

2.1.2.

Количество восстановленных комплектов описей дел

штук

700

300

400

2.1.3.

Количество проведённых выставок архивных документов

единиц

9

5

4

2.1.4.

Количество публикаций и статей, опубликованных в периодических изданиях, на сайте ГКУ ЯО ГАЯО (www.yararchive.ru)и интернет-портале архивной службы Ярославской области (www.yar-archives.ru)

единиц

22

9

13

2.1.5.

Количество архивных документов, сведения о которых внесены в электронные базы данных

единиц хранения

18 826

9 413

9 413

IX. Характеристика и порядок расчёта показателей

№ п/п

Наименование показателя

Описание показателя

Формула расчёта

Исходные данные (показатели) для расчёта

Источник данных

обозначение исходного показателя

наименование исходного показателя, единица измерения

1

2

3

4

5

6

7

1.

Доля архивных документов, хранящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, %

условия хранения архивных документов

х 100 %

Д н

объём архивных доку-ментов ГКУ ЯО ГАЯО, хранящихся в норматив-ных условиях, единиц хранения

паспорт ГКУ ЯО ГАЯО на 01.01.20__

Д

объём архивных доку-ментов ГКУ ЯО ГАЯО, единиц хранения

2.

Число случаев утраты документов в ГКУ ЯО ГАЯО

состояние обеспечения сохранности архивных документов

служебная записка, акт

3.

Доля фондов ГКУ ЯО ГАЯО, включённых в систему автоматизирован-ного государственного учёта документов Архив-ного фонда Российской Федерации

качественное улучшение работы по учёту архивных документов

х 100 %

Ф асгу

количество фондов, включённых в обще-российскую базу данных «Архивный фонд», единиц

отчёт о работе ГКУ ЯО ГАЯО за 20__  год

Ф

суммарное количество фондов архива, единиц

паспорт ГКУ ЯО ГАЯО на 01.01.20__

1

2

3

4

5

6

7

4.

Доля принятых ГКУ ЯО ГАЯО в течение года документов (от объёма документации, подлежащей приёму), %

соблюдение сроков приема документов, установленных законодатель-ством

х 100 %

Д факт.

объём документов, фактически принятых в течение года, единиц хранения

отчёт о работе ГКУ ЯО ГАЯО за 20__  год

Д подл.

объём документов, подлежащих приёму по истеченииустанов-ленных сроков их временного хранения, единиц хранения

паспорта архивов организаций – источников комплектования архива

5.

Доля социально-правовых запросов, исполненных в установленные сроки, %

степень удов-летворенияпотребностей граждан в архивной информации

х 100 %

З ср.

количество запросов социально-правового характера, исполненных в течение года в уста-новленные сроки, единиц

отчёт о работе ГКУ ЯО ГАЯО за 20__  год

З

общее количество запро-сов социально-правового характера, исполненных в течение года, единиц

6.

Увеличение среднегодового показателя количества пользователей официаль-ного сайта ГКУ ЯО ГАЯО (www.yararchive.ru)

прогресс в обеспечении удалённого доступа к архивной информации

счётчик на сайте

7.

Доля документов, находящихся в удовлетворительном состоянии

степень доступности документов для пользователей

Д уд.

объём архивных доку-ментов, находящихся в удовлетворительномсос-тоянии, единиц хранения

паспорт ГКУ ЯО ГАЯО на 01.01.20__

Д

объём архивных документов ГКУ ЯО ГАЯО, единиц хранения

паспорт ГКУ ЯО ГАЯО на 01.01.20__

Список сокращений

ВЦП - ведомственная целевая программа «Обеспечение сохранности и использования архивных документов, хранящихся в государственном казённом учреждении Ярославской области "Государственный архив Ярославской области"»на 2013 год и плановый период 2014 – 2015 годов