ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ «ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ...



34-2012-18

ПРИКАЗ

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

01 февраля 2012г. №18

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ «ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД, ОФОРМЛЕНИЕ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА»

«Волгоградская правда», №22 от 08.02.2012г.

Изменения и дополнения:

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 №373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", постановлением Администрации Волгоградской области «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг» от 25.07.2011 №369-п, постановлением Главы Администрации Волгоградской области «Об утверждении положения о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области» от 24.05.2010 №767, приказываю:

Утвердить прилагаемый административный регламент государственной услуги Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области «Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

Председатель Комитета

Л.И. Будченко

УТВЕРЖДЕН

Приказом Председателя

Комитета по управлению

архивами Администрации

Волгоградской области

от 01.02.2012 №18

Административный регламент

предоставления Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области государственной услуги «Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования настоящего регламента являются отношения между заявителем и Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - Комитет) связанные с предоставлением государственной услуги «Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (далее - государственная услуга).

1.2. Круг заявителей

В качестве получателей государственной услуги выступают российские, иностранные граждане, лица без гражданства и их представители, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их получателями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

1.3. Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Комитетом.

Фактический, юридический адрес Комитета: 400131,г. Волгоград, ул. Коммунистическая, 30.

- электронный адрес Комитета: arh@volganet.ru.

- справочные телефоны: (8442) 30-99-21;

- факс: 30-99-17

- график работы Комитета:

понедельник - четверг с 8.30 до 17.30,

пятница с 8.30 до 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18,

выходные дни: суббота - воскресенье.

Адреса и телефоны подведомственных Комитету областных государственных архивов, участвующих в предоставлении государственной услуги:

- Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» (далее ГКУВО «ГАВО»):

- место нахождения архива: ул. Коммунистическая, д. 30, Волгоград, 400131;

- электронный адрес архива: volgogosarhiv@coltel.ru;

- справочные телефоны: (8442) 30 - 99 - 06, 30 - 97 - 87;

- факс: 30-99-06;

- график работы архива:

понедельник - четверг 8.30 - 17.30,

пятница 8.30 - 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18,

выходные дни - суббота - воскресенье;

- Государственное казенное учреждение Волгоградской области Центр документации новейшей истории Волгоградской области (далее ГКУВО ЦДНИВО):

- место нахождения архива: 400005, Волгоград, ул. Дымченко, д. 16,;

- электронный адрес архива: gu_cdnivo@inbox.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23 - 43 - 03, 23 - 72 - 31; факс: 23-43-03;

- график работы архива:

понедельник - четверг 8.30 - 17.30,

пятница 8.30 - 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18,

выходные дни - суббота -воскресенье;

- Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области» (далее ГКУВО «ГАДСПЗГВО»):

- место нахождения архива: ул. Дымченко, д. 16, Волгоград, 400005;

- электронный адрес архива: gu_dspz@mail.ru;

- справочные телефоны: (8442) 23 - 71 - 74;

- график работы архива:

понедельник - четверг 8.30 - 17.30,

пятница 8.30 - 16.30,

обеденный перерыв с 12.30 до 13.18,

выходные дни - суббота -воскресенье.

Сведения о месте нахождения, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах Комитета и государственных архивов Волгоградской области размещены на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru.

Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

По телефону (8442)30-99-16 должностные лица научно-методического отдела Комитета, ответственные за предоставление государственной услуги обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения государственной услуги.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

Личный прием граждан председателем Комитета осуществляется в соответствии с регламентом государственной услуги Комитета «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации и Волгоградской области срок» - во второй, четвертый понедельник месяца с 16.00 до 17.00 час, предварительная запись осуществляется по телефону (8442)30-99-21.

Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru, на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги: «Исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги по исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет Комитет с участием государственных архивов Волгоградской области и архивных учреждений органов местного самоуправления Волгоградской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является предоставление российским, иностранным гражданам, лицам без гражданства, а также их законным представителям писем, архивных справок, выписок, копий с проставлением на них апостиля.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

Запросы, поступившие в Комитет, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В случае направления запроса Комитетом о предоставлении необходимых документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления, а так же архивные учреждения, председатель Комитета, вправе продлить срок исполнения запроса не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Поступившие в Комитет запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются адресату с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы о чем уведомляется заявитель.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (опубликована в "Российской газете" - Федеральный выпуск №4831 21 января 2009г.);

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 №117-ФЗ (Опубликовано: "Российская газета" 12 марта 2007г.);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961 (Бюллетень международных договоров, 1993, №6);

Закон СССР от 24 июня 1991г. №2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, №27, ст. 784);

Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №19, ст. 2060);

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №43, ст. 4169; 2006, №50, ст. 5280; 2007, №49, ст. 6079; 2008, №20, ст. 2253);

Федеральный закон от 27 июля 2010г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 №1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 №2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, №17, ст. 496);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011г. №373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» ("Российская газета" - Федеральный выпуск №5565 26 августа 2011г.);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Постановление Администрации Волгоградской области «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг» от 25 июля 2011 года №369-п;

Постановление Главы Администрации Волгоградской области «Об утверждении положения о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области» от 24 мая 2010 года №767.

Постановление Главы Администрации Волгоградской области от 21 декабря 2011г. №1385 «Об утверждении перечня государственных услуг, оказываемых Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области" 2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос или запрос заявителя по электронной почте направленный в адрес Комитета.

В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами -название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Все поступившие в Комитет запросы подлежат приему и регистрации.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является:

- отсутствие сведений в указанных в перечне документах раздела 2.6. настоящего Регламента, необходимых для проведения поисковой работы,

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию, в этом случае заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на обращение в органы государственной власти.

2.9. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины при предоставлении государственной услуги

Заявитель в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивает государственную пошлину в размере 1500 рублей за каждый документ, до проставления апостиля (подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации) по коду бюджетной классификации «829 1 08 07300 01 1000 ПО».

Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены органы государственной власти, органы местного самоуправления.

Согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами Российской Федерации (подраздел 2.9 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175).

2.10. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

Плата за предоставление государственной услуги не взимается.

2.11. Максимальный срок ожидания при подаче запроса о предоставлении государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 мин.

2.12. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления в Комитет.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга

Здание, в котором предоставляется государственная услуга, оборудовано:

- охранно-пожарной сигнализацией;

- средствами пожаротушения;

- средствами оказания первой медицинской помощи.

Ожидающие прием заявители располагаются в фойе Комитета, которое оборудовано столом, стульями, бумагой и ручками для записи информации.

Все кабинеты Комитета снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц Комитета, ответственных за предоставление государственной услуги.

Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудованы оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

Ответственному за предоставление государственной услуги выделяется бумага, расходные материалы и канцелярские товары в достаточном количестве, для предоставления государственной услуги.

Организация работы по предоставлению государственной услуги осуществляется специалистами Комитета на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.

2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.14.1. Показателем доступности государственной услуги является обеспеченность получателей доступной и достоверной информацией о ходе предоставления государственной услуги.

2.14.2. Показателем качества государственной услуги является процент исполненных запросов без нарушения сроков оказания государственной услуги.

2.14.3. Предоставление государственной услуги предусматривает взаимодействие заявителя с должностными лицами продолжительностью 15 минут не более двух раз.

2.14.4. Комитет при предоставлении государственной услуги не осуществляет взаимодействия с многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг.

2.14.5. Предоставление государственной услуги посредством использования информационно-телекоммуникационных технологий не предусмотрено.

2.15. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

2.15.1. Информация о предоставляемой государственной услуге размещается на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru.

2.15.2. Заявитель уведомляется в форме электронного сообщения о принятии его обращения в электронном виде к рассмотрению.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Перечень административных процедур

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Комитета:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- подготовка ответов заявителям;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.2. Регистрация обращений (запросов) и передача их на исполнение

Поступившие в Комитет письменные запросы регистрируются специалистом Комитета, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции в день поступления запроса и передаются на визирование председателю Комитета.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Запросы, поступающие в Комитет направляются руководству Комитета, после чего с резолюцией отправляются в отдел научно-методической работы Комитета.

Срок исполнения данной административной процедуры - день поступления.

3.3. Анализ тематики запросов

Сотрудники отдела научно-методической работы Комитета осуществляют анализ тематики поступивших запросов. В результате анализа определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

Срок исполнения данной административной процедуры - 5 дней.

3.4. Направление запросов Комитета на исполнение по принадлежности

По итогам анализа тематики поступивших запросов сотрудники отдела научно-методической работы Комитета направляют запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

- в государственные архивы Волгоградской области;

- в архивные учреждения муниципальных образований Волгоградской области;

- в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Комитет направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес Комитета.

Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

3.5. Подготовка ответов заявителям

Подготовку ответов заявителям требующих проставления апостиля осуществляют сотрудники отдела научно-методической работы Комитета. Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии с проставлением апостиля;

- справку об отсутствии запрашиваемых сведений, указанием причин по которым они не могут быть выданы заявителю.

Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

3.6. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Сотрудник ответственный за делопроизводство в Комитете проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае, лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

Срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.

В случае отказа в проставлении апостиля заявителю сотрудники отдела научно-методической работы Комитета в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

3.7. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются сотрудниками отдела научно-методической работы Комитета по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, сотрудники отдела научно-методической работы Комитета с сопроводительными письмами направляет в адрес заявителя.

Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Комитет вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

Организация работы по реализации административного регламента осуществляется председателем Комитета, либо уполномоченным лицом, назначаемым приказом председателя Комитета в течение периода исполнения запроса.

4.2. Порядок осуществления и периодичность проведения плановых и внеплановых проверок

Проверки проводятся по конкретному обращению пользователя, содержащего жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми, проводимые по конкретным заявлениям и жалобам.

Сроки проведения проверки - 30 дней, с момента регистрации жалобы.

Контроль полноты и качества исполнения государственной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в отчетах работы Комитета.

4.3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Требования к осуществлению и формам контроля предоставления государственной услуги

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется председателем Комитета, технический контроль осуществляет специалист Комитета в соответствии с приказом председателя Комитета.

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает проведение мониторинга по предоставлению и качеству оказываемой государственной услуги.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц Комитета в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Информация о праве заявителя на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1. Заявители имеют право подать жалобу в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган.

5.2. Предмет досудебного обжалования

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования заявителем являются решения и действия (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

5.3. Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо для приостановления рассмотрения жалобы

Основания для отказа в рассмотрении жалобы либо для приостановления срока рассмотрения жалобы не предусмотрены (подраздел 5.3 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175).

5.4. Информация об основаниях для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

5.4.1.Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация жалобы заявителя.

Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.

Жалобы представляются непосредственно председателю Комитета.

5.4.2. Поданная заявителем жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю (абзац 3 подраздела 5.4.2 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175);

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного или служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного ого служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4.3. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (пункт 5.4.3 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175).

5.5. Сведения об органе государственной власти и должностных лицах, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

5.5.1. Заявители могут обжаловать решения, действия (бездействие):

- председателя Комитета - в Администрацию Волгоградской области по адресу: им. В.И.Ленина просп., д. 9, Волгоград, 400098.;

- руководителей структурных подразделений Комитета - председателю Комитета или заместителю председателя Комитета;

- иных должностных лиц Комитета - Председателю Комитета или заместителю председателя Комитета.

5.5.2. График приема председателя Комитета: 2 и 4 понедельник каждого месяца с 16.00 до 17.00.

5.5.3. Сведения о Комитете:

Местонахождение: 400131,г. Волгоград, ул. Коммунистическая, д. 30,

Электронный адрес: arh@volganet.ru, интернет-страница:

http://www.volganet.ru/irj/avo.html. Режим работы Комитета:

понедельник - четверг с 8.30 до 17.30, пятница с 8.30 до 16.30;

обед с 12.30 до 13.18.

выходные дни - суббота и воскресение.

Справочные телефоны Комитета:

тел. (8-442) 30-99-21, 30-99-20 факс (8-442)30-99-17.

5.5.4. Председатель Комитета:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление и (или) защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов (пункт 5.5.4 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175).

5.5.5. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета в случае обжалования действий (бездействия) председателя Комитета ответ заявителю подписывается уполномоченным должностным лицом (пункт 5.5.4 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175).

5.5.6. Ответ на жалобу, поступившую в Комитет не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы (пункт 5.5.5 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175).

(Нумерация подраздела в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175.)

5.6. Информация о сроках рассмотрения жалобы

Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации (пункт 5.6 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175).

5.7. Сведения о решении принятом по результатам досудебного (внесудебного) обжалования

5.7.1. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7.2. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть направлена в судебные органы.

5.7.3. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

(Пункт 5.7.3 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №77, НГР: ru34000201201175.)

Приложение

Блок-схема

алгоритма предоставления государственной услуги

Блок-схема

административной процедуры проставления апостиля