ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ "ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕНИЕ СВОЕВРЕМЕННОГО И ПО...



34-2012-19

ПРИКАЗ

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

01 февраля 2012г. №19

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ КОМИТЕТА ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ "ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕНИЕ СВОЕВРЕМЕННОГО И ПОЛНОГО РАССМОТРЕНИЯ ИХ ОБРАЩЕНИЙ, ПОДАННЫХ В УСТНОЙ ИЛИ ПИСЬМЕННОЙ ФОРМЕ, ПРИНЯТИЕ ПО НИМ РЕШЕНИЙ И НАПРАВЛЕНИЕ ЗАЯВИТЕЛЯМ ОТВЕТОВ В УСТАНОВЛЕННЫЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ СРОК"

«Волгоградская правда», №22 от 08.02.2012г.

Утратил силу - приказ Министерства культуры Волгоградской области от 15.05.2014 № 01-20/219. НГР:ru34000201400661

Изменения и дополнения:

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.05.2012г. №49, НГР: ru34000201200475

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №78, НГР: ru34000201201176

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 №373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», постановлением Администрации Волгоградской области «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг» от 25.07.2011 №369-п, постановлением Главы Администрации Волгоградской области «Об утверждении положения о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области» от 24.05.2010 №767, приказываю:

Утвердить прилагаемый административный регламент государственной услуги Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области "Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации и Волгоградской области срок".

Председатель Комитета

Л.И. Будченко

УТВЕРЖДЕН

Приказом Председателя

Комитета по управлению

архивами Администрации

Волгоградской области

от 01.02.2012 №19

Административный регламент

предоставления Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области государственной услуги "Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации и Волгоградской области срок"

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Настоящий административный регламент (далее - регламент) определяет стандарт, сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее - Комитет) по рассмотрению поступивших в Комитет обращений граждан Российской Федерации.

1.2. Круг заявителей

Заявителями на получение государственной услуги являются следующие категории граждан (далее - заявители):

а) граждане Российской Федерации;

б) иностранные граждане;

в) лица без гражданства;

г) уполномоченные в соответствии с законодательством Российской Федерации представители граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (пункт 1.2 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300).

1.3. Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

1.3.1. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Комитетом.

Местонахождение Комитета: 400131,г. Волгоград, ул. Коммунистическая, 30.

Электронный адрес Комитета: arh@volganet.ru. Справочные телефоны: (8442) 30-99-21. Факс: (8442)30-99-17. График работы Комитета:

- понедельник - четверг с 8.30 до 17.30;

- пятница с 8.30 до 16.30;

- обеденный перерыв с 12.30 до 13.18;

- выходные дни: суббота, воскресенье.

1.3.2. Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:

- по телефону;

- письменно;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан.

1.3.3. По телефону (8442)30-99-21 должностные лица отдела делопроизводства и документооборота Комитета, ответственные за предоставление государственной услуги обязаны дать исчерпывающую информацию по процедуре рассмотрения обращений граждан поступивших в Комитет.

1.3.4. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

1.3.5. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

1.3.6. При личном обращении гражданина прием граждан осуществляется председателем Комитета, заместителем председателя, другими должностными лицами согласно графику личного приема граждан.

1.3.6. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru и на стендах Комитета в местах предоставления услуг.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Наименование государственной услуги: «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации и Волгоградской области срок».

2.2. Органы и организации, участвующие в предоставлении государственной услуги

2.2.1. Предоставление государственной услуги осуществляется Комитетом.

2.2.2. При предоставлении государственной услуги Комитет взаимодействует с органами государственной власти, государственными внебюджетными фондами, иными органами власти и организациями в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является:

а) устный или письменный ответ на все поставленные в обращении вопросы, в том числе с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же заявителя и существа данных ему ответов и разъяснений;

б) необходимые действия, осуществленные в связи со всеми поставленными в обращении вопросами;

в) направление обращений заявителей по принадлежности.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Письменное обращение заявителя подлежит обязательной регистрации в день поступления в Комитет.

2.4.2. Письменное обращение заявителя, поступившее в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

2.4.3. В случае направления дополнительного запроса (при необходимости запроса дополнительных документов), связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения, а также, при необходимости, уведомлением организации, направившей обращение.

2.4.4. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комитета, направляется Комитетом в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.

2.4.5. При направлении обращения заявителя на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, при необходимости, в указанных органах или у должностного лица запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

2.4.6. Обращения заявителей, направленные вышестоящими организациями в Комитет с контролем исполнения, рассматриваются в сроки, установленные контролирующими органами, или в сроки, установленные руководством Комитета, не превышающие сроки рассмотрения обращений, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Если контролирующим органом срок не указан, то письма рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения в Комитете.

2.4.7. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в течение 7 дней со дня его регистрации в Комитете обращение подлежит направлению по компетенции в соответствующий государственный орган.

2.4.8. Если в обращении обжалуется судебное решение, то в течение 7 дней со дня регистрации обращение возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, при этом снимается копия обращения для последующего хранения его в деле.

2.4.9. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, оно не подлежит рассмотрению, а также направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление Комитетом государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, №4, ст. 445);

- Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №19, ст. 2060; 2010, №27, ст. 3410; №31, ст. 4196);

- Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, №4179, ст. 31);

- Законом Российской Федерации от 27.04.1993 №4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" (Ведомости Совета народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, №19, ст. 685; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, №51, ст. 4970; 2009, №7, ст. 772).

- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №43, ст. 4169; 2006, №50, ст. 5280; 2007, №49, ст. 6079; 2008, №20, ст. 2253);

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 №373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

- Постановлением Администрации Волгоградской области от 25.07.2011 №369-п «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг»;

- Постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 24.05.2010 №767 «Об утверждении положения о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области».

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является направленное в Комитет в письменной форме или в форме электронного документа, а также представленное на личном приеме обращение заявителя (далее - обращение) в виде:

а) заявления - просьбы заявителя о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

б) предложения - рекомендации заявителя по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

в) жалобы - просьбы заявителя о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

2.6.2. В обращении заявитель указывает либо наименование государственного органа, в который направляет обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

2.6.3. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

2.6.4. Заявитель при устном обращении сообщает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), место жительства, суть обращения.

(Нумерация пунктов 2.6.1-2.6.3 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300.)

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Обращение, поступившее в Комитет, подлежит обязательному приему.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги и для приостановления срока предоставления государственной услуги

2.8.1. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги не предусмотрены.

2.8.2. Основания для приостановления срока предоставления государственной услуги не предусмотрены.

(Раздел 2.8 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.05.2012г. №49, НГР: ru34000201200475.)

2.9. Плата, взимаемая с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации

Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

2.10.1. Срок ожидания заявителя в очереди при передаче обращения на личном приеме в Комитете не должен превышать 15 минут.

2.10.2. Срок ожидания заявителя в очереди на личном приеме в Комитете при получении ответа на обращение не должен превышать 15 минут.

2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Обращение заявителя, поступившее в Комитет, подлежит обязательной регистрации в день поступления в Комитет.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги

2.12.1. Здание, в котором предоставляется государственная услуга, оборудовано:

- охранно-пожарной сигнализацией;

- средствами пожаротушения;

- средствами оказания первой медицинской помощи.

2.12.2. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих государственную услугу, оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.12.3. Ответственному за предоставление государственной услуги выделяется бумага, расходные материалы и канцелярские товары в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги.

2.12.4. Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно обеспечивать:

- комфортное расположение заявителя и должностного лица Комитета;

- возможность и удобство оформления заявителем письменного обращения;

- телефонную связь;

- возможность копирования документов;

- доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Комитета;

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление государственной услуги;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

2.12.5. Информирование заявителей по предоставлению государственной услуги в части факта поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитов, наименования структурного подразделения Комитета, ответственного за его исполнение, осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство Комитета.

2.12.6. Перечень телефонов для предоставления государственной услуги публикуется на официальном сайте Комитета вместе с настоящим Регламентом.

2.12.7. Самостоятельная передача заявителями письменных обращений в Комитет осуществляется по адресу, указанному в пункте 1.3.1. настоящего регламента.

2.12.8. Предоставление информации по вопросам регистрации письменных обращений заявителей осуществляется согласно графику работы Комитета.

2.12.9. Письменное обращение с доставкой по почте или курьером направляется по почтовому адресу Комитета, указанному в пункте 1.3.1. настоящего регламента.

2.12.10. Обращения в электронном виде направляются на электронный адрес Комитета, указанный в пункте 1.3.1. настоящего регламента.

(Нумерация пунктов 2.12.1-2.12.8 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300.)

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.13.1. Заявитель на стадии рассмотрения в Комитете его обращения имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) должностных лиц Комитета в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

2.13.2. Должностное лицо Комитета, ответственное за рассмотрение конкретного обращения заявителя:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;

- уведомляет заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2.13.3. Основными требованиями к качеству рассмотрения жалоб в Комитете являются:

- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения обращения;

- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения обращения;

- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения.

2.13.4. Предоставление государственной услуги предусматривает взаимодействие заявителя с должностными лицами продолжительностью 15 минут не более двух раз.

2.13.5. Комитет при предоставлении государственной услуги не осуществляет взаимодействия с многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг.

2.13.6. Предоставление государственной услуги посредством использования информационно-телекоммуникационных технологий не предусмотрено.

(Нумерация пунктов 2.13.1-2.13.7 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300.)

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

2.14.1. Информация о предоставляемой государственной услуге размещается на странице Комитета портала Администрации Волгоградской области www.volganet.ru.

2.14.2. Заявитель уведомляется в форме электронного сообщения о принятии его обращения в электронном виде к рассмотрению.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к их выполнению, в том числе выполнение административных процедур (действий) в электронном виде

3.1. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация обращения;

- направление обращения на рассмотрение;

- рассмотрение ответственным исполнителем обращения;

- направление ответа на обращение.

3.2. Последовательность действий должностных лиц Комитета, при предоставлении государственной услуги

3.2.1. Прием и регистрация обращения.

Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения в Комитет.

При приеме письменных обращений:

а) проверяется правильность адресности корреспонденции;

б) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

в) поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт.

В случае отсутствия текста письма ответственным за делопроизводство, подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.

Акты на письма составляются в следующих случаях:

- к обращению прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;

- на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

- в конвертах писем обнаружилась недостача документов, упоминаемых автором или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками Комитета.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение председателю Комитета.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

Регистрация письменных обращений и обращений, поступивших в электронном виде осуществляется ответственным за делопроизводство путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в Комитет в журнал регистрации обращений граждан (далее - Журнал).

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

Ответственный за делопроизводство при регистрации проверяет установленные реквизиты обращения, наличие указанных автором вложений и приложений, а также поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же заявителя, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

Повторными считаются обращения, поступившие в Комитет от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу:

- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

- если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

- обращения одного и того же заявителя по разным вопросам;

- обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в РКК делается отметка "Повторное".

В РКК фамилия и инициалы заявителя заполняются в именительном падеже.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе "Ф.И.О." указывается первый автор, например, Сидоров Б.В., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.), а также общее число авторов указываются в графе "Краткое содержание документа". Такое обращение считается коллективным.

Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе "Ф.И.О." пишется: Сидоровы, Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров И.И., фамилии других членов семьи указываются в графе "Краткое содержание документа" (Сидорова М.М.). В РКК делается отметка "Коллективное".

Обращения заявителей, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

В РКК в графе "Ф.И.О." делается запись "Анонимное", а в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.

Графа "Адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. При этом если указан почтовый индекс, то он также заносится в соответствующую графу РКК.

РКК хранятся в Комитете для ведения контроля за установленными сроками рассмотрения обращений.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле проставляется штамп Комитета установленного образца с указанием даты регистрации обращения в Журнале и регистрационного номера обращения.

3.2.2. Направление обращения на рассмотрение.

Основанием для начала административной процедуры является регистрация обращения в Журнале.

Поступившие в Комитет обращения передаются для первичного рассмотрения председателю Комитета или лицу, исполняющему его обязанности.

После первичного рассмотрения обращения, в зависимости от их содержания, передаются на рассмотрение работникам Комитета для рассмотрения и ответа авторам обращений.

Комитет при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

Обращение заявителя, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Комитета, учреждений, находящихся в ведении Комитета, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа заявителю. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

3.2.3. Рассмотрение ответственным исполнителем в Комитете обращения.

Основанием для начала административной процедуры является направление обращения по принадлежности ответственному исполнителю в Комитете.

Обращение заявителя, поступившее в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения, а также, при необходимости уведомлением, организации, направившей обращение.

Обращения, рассмотренные председателем Комитета или лицом, исполняющем его обязанности передаются ответственному за делопроизводство для регистрации резолюции в Журнале и последующего направления обращения соответствующему сотруднику Комитета.

В случаях, когда обращение заявителя направляется для рассмотрения двум или более сотрудникам Комитета, ответственным исполнителем является сотрудник Комитета, указанный в резолюции первым (далее -ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право сбора соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для подготовки ответа гражданину. Остальным соисполнителям по обращению (далее - соисполнители) направляются копии обращения.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю предложения для включения в проект ответа заявителю или сообщают об отсутствии указанных предложений.

Подготовка проекта ответа Комитета осуществляется ответственным исполнителем. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись председателю Комитета.

Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ Комитета.

В случае если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством соответствующего структурного подразделения Комитета запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.

При необходимости проверки фактов, изложенных в обращении, на место могут быть командированы работники соответствующих структурных подразделений Комитета.

Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных работников принимается председателем Комитета или его заместителями.

Результаты рассмотрения обращения сообщаются его автору, в необходимых случаях - в контролирующий орган.

Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.

В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в отношении виновных лиц.

Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

Ответы на обращения заявителей подписывает председатель Комитета или лицо, исполняющее его обязанности.

При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются справкой. Справка вместе с обращением заявителя передается ответственному за делопроизводство.

Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются заявителю заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

В случае если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, ответственный исполнитель запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.3.1. Порядок рассмотрения отдельных обращений ответственным исполнителем.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, ответственный исполнитель вправе предложить председателю Комитета принять решение о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Комитет. С этой целью исполнитель готовит служебную записку на имя председателя Комитета, в которой обосновывает причину прекращения переписки с заявителем, а также проект письма в адрес автора обращения с аналогичным обоснованием. Председатель Комитета в случае согласия с предложением исполнителя подписывает письмо в адрес заявителя, а также ставит резолюцию "согласен" на служебной записке.

В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Комитет или соответствующему должностному лицу.

(Пункт 3.2.3.1 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.05.2012г. №49, НГР: ru34000201200475.)

3.2.4. Направление ответа на обращение заявителя.

Основанием для начала административной процедуры является направление подготовленного ответа на регистрацию.

Исходящие регистрационные номера ответам на обращения присваиваются сотрудником, ответственным за делопроизводство в Комитете.

Перед передачей ответов заявителям на отправку сотрудник, ответственный за делопроизводство в Комитете, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

Материалы исполненного обращения формируются в дела сотрудником, ответственный за делопроизводство в Комитете в соответствии с номенклатурой дел.

3.3. Организация личного приема граждан

Личный прием граждан осуществляется должностными лицами Комитета согласно графику.

Организацию приема посетителей председателем Комитета, заместителем председателя Комитета осуществляет отдел делопроизводства и документооборота.

Оформление всех материалов для личного приема руководством Комитета осуществляется структурным подразделением Комитета, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос.

Материалы, подготовленные к приему руководством Комитета, докладываются соответствующим лицом - руководителем структурного подразделения Комитета, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос.

Поступившая информация о мерах, принятых по обращениям на личном приеме, направляется ответственному исполнителю для работы. После возвращения материалов с доклада, если по ним не поступило дополнительных поручений, они списываются в дело и снимаются с контроля.

3.4. Проведение личного приема

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Заявители приглашаются на прием в порядке очередности. Результаты приема заносятся в карточку личного приема. Максимальное время ожидания в очереди при личном приеме не должно превышать 15 минут.

Заявители, находящиеся в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, на личный прием не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости могут быть вызваны сотрудники полиции.

3.4.1. Ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке приема (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

На личном приеме заявитель имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него ответ в сроки, установленные законодательством для рассмотрения таких обращений.

На обращениях заявителей, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка "принято на личном приеме". Рассмотрение таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комитета, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.4.2. Анализ обращений, поступивших в Комитет.

Работник, ответственный за делопроизводство в Комитете, при необходимости совместно со структурными подразделениями Комитета, обеспечивает учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях заявителей, в том числе анализ следующих данных:

- количество и характер рассмотренных обращений;

- количество и характер решений, принятых по обращениям Комитетом в пределах его полномочий;

- количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.

Работник, ответственный за делопроизводство в Комитете обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам года и представляет информацию председателю Комитета.

3.5. Сроки выполнения административных процедур

Выполнение административных процедур должно быть осуществлено в следующие сроки:

- прием и регистрация обращения - в день поступления;

- направление обращения на рассмотрение по подведомственности в течение семи дней;

- рассмотрение ответственным исполнителем обращения, принятие по нему решения и направление ответа не более тридцати дней (в случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения, а также при необходимости уведомлением организации, направившей обращение).

3.6. Требования к порядку выполнения административных процедур

3.6.1. Ответственный исполнитель обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием заявителей, направивших обращения.

3.6.2. Запрещается преследование заявителя в связи с его обращением в Комитет с критикой деятельности Комитета, подведомственных учреждений Комитета либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

3.6.3. Обращение не может быть оставлено без рассмотрения или рассмотрено с нарушением срока по причине продолжительного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) или увольнения исполнителя. В указанных случаях исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения на рассмотрение другому сотруднику, который согласно распределению обязанностей замещает исполнителя во время его отсутствия.

3.7. Особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.7.1. Заявитель имеет право направлять обращения в электронной форме.

3.7.2. В случае направления заявителем обращений в электронной форме, ответ ему может быть дан в форме электронного документа в установленном порядке.

4. Формы контроля исполнения административного Регламента

4.1. Контроль исполнения Регламента осуществляется председателем Комитета в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения их прав, свобод и законных интересов, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.

4.2. Контроль исполнения обращений включает:

- постановку поручений по исполнению обращений на контроль;

- сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

- подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

- подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям заявителей;

- снятие обращений с контроля;

- проведение плановых, внеплановых проверок.

4.3. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется руководством структурного подразделения Комитета, сотрудник которого определен в качестве ответственного исполнителя.

4.4. Работник, ответственный за делопроизводство осуществляет контроль за сроками рассмотрения обращений в структурных подразделениях Комитета.

4.5. Сотрудник, ответственный за делопроизводство еженедельно подготавливает информацию для председателя Комитета об обращениях, срок рассмотрения которых истек либо истекает в ближайшие семь дней.

4.6. Личная ответственность за исполнение обращений в установленные сроки возлагается на руководство структурных подразделений Комитета.

4.7. Датой снятия с контроля является дата отправления окончательного ответа заявителю и в контролирующий орган.

4.8. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

4.9. Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни заявителя влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.

4.10. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению гражданина. В случае проведения проверки по конкретному обращению гражданина, содержащему жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц, срок организации проверки, ее проведения и оформления результатов - не более 30 дней с момента регистрации обращения.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц Комитета в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Информация о праве заявителя на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1. Заявители имеют право подать жалобу в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган.

5.2. Предмет досудебного обжалования

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования заявителем являются решения и действия (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

5.3. Перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо для приостановления рассмотрения жалобы

Основания для отказа в рассмотрении жалобы либо для приостановления срока рассмотрения жалобы не предусмотрены (раздел 5.3 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 02.05.2012г. №49, НГР: ru34000201200475).

5.4. Информация об основаниях для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

5.4.1.Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация жалобы заявителя.

Регистрация жалоб выполняется специалистом, осуществляющим прием и отправку почтовой корреспонденции.

Жалобы представляются непосредственно председателю Комитета.

5.4.2. Поданная заявителем жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу государственного или служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии (пункт 5.4.2 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300).

5.4.3. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

5.5. Сведения об органе государственной власти и должностных лицах, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

5.5.1. Заявители могут обжаловать решения, действия (бездействие):

- председателя Комитета - в Администрацию Волгоградской области по адресу: им. В.И.Ленина просп., д. 9, Волгоград, 400098.;

- руководителей структурных подразделений Комитета - председателю Комитета или заместителю председателя Комитета;

- иных должностных лиц Комитета - Председателю Комитета или заместителю председателя Комитета.

5.5.2. График приема председателя Комитета: 2 и 4 понедельник каждого месяца с 16.00 до 17.00.

5.5.3. Сведения о Комитете:

Местонахождение: 400131,г. Волгоград, ул. Коммунистическая, д. 30,

электронный адрес: arh@volganet.ru, интернет-страница:

http://www.volganet.ru/irj/avo.html. Режим работы Комитета:

понедельник - четверг с 8.30 до 17.30, пятница с 8.30 до 16.30; обед с 12.30 до 13.18.

выходные дни - суббота и воскресение.

Справочные телефоны Комитета:

тел. (8-442) 30-99-21, 30-99-20

факс (8-442)30-99-17. 5.5.4.

5.5.4. Председатель Комитета:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление и (или) защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе (претензии) вопросов.

5.5.5. Ответ на жалобу (претензию) подписывается председателем Комитета в случае обжалования действий (бездействия) председателя Комитета ответ заявителю подписывается уполномоченным должностным лицом (пункт 5.5.5 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 12.09.2012г. №78, НГР: ru34000201201176).

5.5.6. Ответ на жалобу (претензию), поступившую в государственный архив не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы (пункт 5.5.6 в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300).

(Нумерация пунктов в редакции Приказа Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300.)

5.6. Информация о сроках рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. Сведения о решении принятом по результатам досудебного (внесудебного) обжалования

5.7.1. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7.2. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть направлена в судебные органы.

5.7.3. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

(Пункт 5.7.3 введен Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26.03.2012г. №41, НГР: ru34000201200300.)

Приложение

Блок-схема алгоритма предоставления государственной услуги

Блок-схема алгоритма проведения личного приема граждан